Spis treści WSTĘP... 3 KWALIFIKOWALANOŚĆ WYDATKÓW ZWIĄZANYCH Z WYNAGRODZENIAMI W RAMACH PO KL... 3 PRZEPISY PRZEJŚCIOWE... 10 INTERPRETACJE... 11 BIBLIOGRAFIA:... 12 2
Wstęp Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki stanowią podstawowe zasady finansowania wydatków przy realizacji projektów unijnych. Od momentu pojawienia się środków unijnych wytyczne ulegały kilkakrotnym zmianom i uzupełnieniom. 2 kwietnia 2014 roku Minister Infrastruktury i Rozwoju zatwierdził nową wersję, która obowiązywać ma od 1 maja 2014 roku. Najważniejsze zmiany związane są z zatrudnianiem personelu, którego wynagrodzenie bardzo często stanowi o niekwalifikowalności podczas przeprowadzanych kontroli i audytów. Niniejszy e-book poświęcony będzie wynagrodzeniom finansowanym i współfinansowanych ze środków unijnych w kontekście nowych wytycznych oraz przepisów w zakresie Prawa i Pracy i Prawa Cywilnego. Kwalifikowalaność wydatków związanych z wynagrodzeniami w ramach PO KL Zgodnie ze słownikiem wytycznych: 1) personel projektu - osoby zaangażowane do realizacji zadań w ramach projektu, które osobiście wykonują zadania w ramach projektu, tj. w szczególności osoby zatrudnione na podstawie stosunku pracy lub stosunku cywilnoprawnego, osoby samozatrudnione, osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, osoby współpracujące w rozumieniu ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 1442, z późn. zm.) oraz osoby wykonujące świadczenia w formie wolontariatu; 2) personel zarządzający projektu - personel projektu uwzględniony w zadaniu zarządzanie projektem. Zgodnie z sekcją 2 Zakaz podwójnego finansowania: 1) Niedozwolone jest zrefundowanie tego samego wydatku w ramach dwóch różnych projektów dofinansowanych w ramach PO KL lub innych programów operacyjnych finansowanych z funduszy strukturalnych lub Funduszu Spójności; 2) Podwójnym finansowaniem jest również finansowanie w ramach umowy cywilnoprawnej zadań osoby stanowiącej personel projektu, które mieszczą się w zakresie obowiązków służbowych wynikających ze stosunku pracy tej osoby. UWAGA: zgodnie z punktem 2 zawarta umowa cywilnoprawna musi mieć zakres czynności zupełnie odmienny niż umowa o pracę. W tym celu konieczne jest bardzo szczegółowe określenie zakresu czynności zarówno w umowie o pracę jak i w umowie zlecenie. Żadna z czynności nie powinna powielać się ponieważ podczas kontroli może być to uznane za podwójne finansowanie. Przy konstruowaniu umów warto posłużyć się polską klasyfikacją zawodów i specjalności http://www.klasyfikacje.gofin.pl/kzis/6,0.html. Zgodnie z podsekcją 1 Zasada konkurencyjności: Zasady konkurencyjności nie stosuje się do: 1) Zamówień dotyczących zadań wykonywanych przez personel zarządzający projektu; 3
2) Zamówień dotyczących zadań wykonywanych przez personel projektu, z którym Beneficjent w okresie co najmniej jednego roku przed złożeniem wniosku o dofinansowanie projektu współpracował w sposób ciągły lub powtarzalny. UWAGA: ponieważ zasada konkurencyjności nie obejmuje personelu opisanego w punkcie 1 i 2 należy pamiętać, że Beneficjent nie jest zwolniony ze stosowania zasady efektywnego zarządzania finansami w przypadku wyboru tego personelu. W tym celu konieczne jest stosowanie procedury opisanej w poniższej sekcji 4. Zgodnie z sekcją 4 zasada efektywnego zarządzania finansami: W przypadku zakupu usługi lub towaru o wartości powyżej 20 tys. zł netto, tj. bez podatku od towarów i usług (VAT), Beneficjent zobowiązany jest dokonać rozeznania rynku w celu potwierdzenia jego ceny rynkowej, przy czym nie dotyczy to zakupu towaru lub usługi dokonanego zgodnie z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych lub zasadą konkurencyjności zawartą w Wytycznych. Przy czym za usługę rozumie się także angażowanie personelu projektu na podstawie umów cywilnoprawnych. UWAGA: zatrudniając personel powinniśmy dokonać rozeznania rynku. Jednym ze sposobów respektowanych przez IP, IZ jest dokonanie rozeznania rynku spośród osób, z którymi już współpracujemy. W tym celu konieczne jest dla celów dowodowych opracowanie protokołu z przeprowadzonych rozmów bezpośrednich. W protokole należy konieczne opisać zaproponowane stawki przez co najmniej 3 uczestników takich rozmów. Zgodnie z podrozdziałem 3 Koszty zarządzania obejmują: wynagrodzenia koordynatora/kierownika projektu lub innej osoby mającej za zadanie koordynowanie lub zarządzanie projektem lub innego personelu bezpośrednio zaangażowanego w zarządzanie projektem i jego rozliczanie, o ile jego zatrudnienie jest niezbędne dla realizacji projektu. Zgodnie z podrozdziałem 4 Koszty pośrednie: stanowią następujące koszty administracyjne związane z funkcjonowaniem Beneficjenta: 1) koszty zarządu (koszty wynagrodzenia osób uprawnionych do reprezentowania jednostki, których zakresy czynności nie są przypisane wyłącznie do projektu, np. kierownik jednostki); 2) koszty personelu obsługowego (obsługa kadrowa, finansowa, administracyjna, sekretariat, kancelaria, obsługa prawna) na potrzeby funkcjonowania jednostki; 3) koszty obsługi księgowej (koszty wynagrodzenia osób księgujących wydatki w projekcie, w tym koszty zlecenia prowadzenia obsługi księgowej biuru rachunkowemu); Niedopuszczalna jest sytuacja, w której koszty, o których mowa w pkt 1, zostaną wykazane w ramach kosztów bezpośrednich, w szczególności w zadaniu zarządzenie projektem. Oznacza to, że podmiot dokonujący oceny kwalifikowalności na etapie wyboru projektu ma obowiązek zweryfikować, czy w ramach zadań określonych w budżecie projektu (w kosztach bezpośrednich) nie zostały wykazane koszty, które stanowią koszty pośrednie. Dodatkowo, na etapie realizacji projektu podmiot zatwierdzający wniosek o płatność weryfikuje, czy w zestawieniu poniesionych wydatków bezpośrednich załączanym do wniosku o płatność nie zostały wykazane wydatki pośrednie. 4
UWAGA: Koszty pośrednie związane są z kosztami ponoszonymi przez Beneficjenta bez względu na to czy realizuje on dany projekt czy też nie realizuje żadnego. Niestety zgodnie z punktem 3 za koszty pośrednie zgodnie z wytycznymi uznane są koszty księgowania wydatków w ramach danego projektu. Jest to pewne niezgodność przepisów kwalifikowlaności z zasadami rachunkowości. Zgodnie bowiem z definicją kosztu pośredniego w rachunkowości kosztowej takie koszty należy uznać za bezpośrednie. Tym bardziej, że każdy projekt księgowany jest na wydzielonych subkontach księgowych. Zgodnie z podrozdziałem 5 koszty związane z angażowaniem personelu to: 1) Wydatki związane z wynagrodzeniem personelu są ponoszone zgodnie z przepisami krajowymi, w szczególności zgodnie z ustawą z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94, z późn. zm.) oraz z ustawą z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz. U. z 2014 r., poz. 121). 2) W ramach wynagrodzenia personelu, zasadniczo są kwalifikowalne wszystkie składniki wynagrodzenia, w szczególności wynagrodzenie brutto, składki pracodawcy na ubezpieczenia społeczne, składki na Fundusz Pracy oraz odpisy na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, o ile przepisy niniejszego Podrozdziału nie stanowią inaczej. 3) W ramach wynagrodzenia personelu, wpłaty dokonywane przez pracodawców zgodnie z ustawą z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz. U. z 2011 r. Nr 127, poz. 721, z późn. zm.) na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, zwany dalej PFRON, nie są wydatkiem kwalifikowalnym. 4) W ramach projektu nie są kwalifikowalne nagrody jubileuszowe dla personelu projektu. 5) Dodatkowe wynagrodzenie roczne personelu projektu jest kwalifikowalne wyłącznie jeżeli wynika z właściwych przepisów prawa pracy i odpowiada proporcji, w której wynagrodzenie będące podstawą jego naliczenia jest rozliczane w ramach projektu. 6) Niekwalifikowalne jest wynagrodzenie personelu projektu zatrudnionego jednocześnie w instytucji uczestniczącej w realizacji PO KL na podstawie stosunku pracy, chyba że nie zachodzi konflikt interesów lub podwójne finansowanie. 7) Wydatki związane zzaangażowaniem osoby wykonującej zadania w projekcie lub projektach są kwalifikowalne, o ile: a) obciążenie z tego wynikające, nie wyklucza możliwości prawidłowej i efektywnej realizacji wszystkich zadań powierzonych danej osobie; b) łączne zaangażowanie zawodowe tej osoby w realizację wszystkich projektów finansowanych z funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności oraz działań finansowanych z innych źródeł, w tym środków własnych Beneficjenta i innych podmiotów, nie przekracza 240 godzin miesięcznie. Beneficjent weryfikuje spełnienie warunków, o których mowa w lit. a i b, przed zaangażowaniem osoby do projektu i zobowiązuje ją do spełnienia tych warunków w okresie kwalifikowania jej wynagrodzenia w tym projekcie. 1) Wydatki związane z zaangażowaniem osoby wykonującej zadania w więcej niż jednym projekcie są kwalifikowalne, o ile osoba będąca personelem projektu: a) prowadzi ewidencję godzin i zadań realizowanych w ramach wszystkich projektów NSRO, z wyłączeniem przypadku, gdy osoba ta wykonuje wszystkie zadania na podstawie jednego stosunku pracy; b) przekazuje Beneficjentowi ewidencję, o której mowa w lit. a, w odniesieniu do okresu wykonywania 5
zadań w ramach projektu Beneficjenta. 2) Wydatki na wynagrodzenie personelu są kwalifikowalne pod warunkiem, że ich wysokość odpowiada stawkom stosowanym u Beneficjenta. Dotyczy to również pozostałych składników wynagrodzenia personelu, w tym nagród i premii. 3) Koszty związane z wyposażeniem stanowiska pracy personelu projektu są kwalifikowalne w pełnej wysokości tylko i wyłącznie w przypadku wyposażenia stanowiska pracy personelu zatrudnionego na podstawie stosunku pracy w wymiarze co najmniej % etatu. UWAGA1: najważniejsza wprowadzona w tej sekcji zmiana dotyczy 240 godzin. Dotychczas obejmowały one tylko i wyłącznie godziny finansowane ze środków publicznych. Nowe wytyczne powodują, że limit 240 godzin tyczy się wszystkich godzin pracy danej osoby bez względu na źródło finansowania tego wynagrodzenia. W związku z powyższym Beneficjenci będą musieli przed podpisaniem umów z personelem żądać informacji nt. etatu oraz ilości godzin (w tym np. nadliczbowych) związanych z pracą np. w prywatnych firmach. Przed wprowadzeniem zmian możliwe było, aby osoba pracująca w prywatnej firmie wzięła urlop i ramach tego urlopu np. prowadziła szkolenia finansowane ze środków publicznych. W obecnej sytuacji nie będzie takiej możliwości. Jedynie urlop bezpłatny będzie umożliwiał wykonywanie czynności finansowanych ze środków unijnych. Problemem może być także udział takich osób nawet w formie wolontariatu lub prowadzenie własnej firmy. Przepisy bowiem odnoszą się do godzin pracy a nie wynagradzania za godziny pracy. Zapewne za jakiś czas pojawią się interpretacje w tym zakresie. To już nie pierwszy raz gdy wprowadzone wytyczne zawierają pewne nieokreślone przepisami zdarzenia. UWAGA1A: zgodnie z wytycznymi składana miesięczna ewidencja godzin pracy dotyczy tylko zadań wykonywanych i finansowanych w ramach NSRO natomiast limit 240 godzin odnosi się już do wszystkich czynności wykonywanych przez personel projektu. UWAGA2: punkt 9 niniejszego podrozdziału odwołuje się do stawek stosowanych przez beneficjenta, ale z doświadczeń lat ubiegłych można obserwować, że większość instytucji wdrażających posiada własne taryfikatory stawek dotyczących kadry. Niektóre instytucje podają je oficjalnie na swoich stronach internetowych inne zaś mają je tylko i wyłącznie do wiadomości członków oceniających nasze wnioski. W efekcie tego bardzo często IP kwestionuje stawki budżetowe na etapie oceny projektu a następnie podczas procedury negocjacyjnej. W efekcie czego Beneficjenci zmuszeni są do zmian tych stawek dla potrzeb realizowanego projektu. Tym samym narażają się podczas kontroli z PIP za niestosowanie Regulaminu Wynagradzania oraz płacenia różnym pracownikom za te same czynności zupełnie innych wynagrodzeń. W mojej ocenie zapisy tego punktu są od kilku lat wytycznymi martwymi i nie respektowanymi przez IP/IZ na niekorzyść realizujących projekty. A tzw. stawki rynkowe nie odwołują się ani do wielkości projektów, ani do doświadczenia i kwalifikacji personelu. Efektem takich działań z czasem będzie spadek jakości świadczonych usług specjalistycznych w ramach projektów współfinansowanych i finansowanych ze środków unijnych. Zgodnie z sekcją 1 Stosunek pracy 1) W przypadku zatrudniania personelu na podstawie stosunku pracy, wydatki na wynagrodzenie personelu są kwalifikowalne, jeżeli są spełnione łącznie następujące warunki: 6
a) pracownik jest zatrudniony lub oddelegowany w celu realizacji zadań związanych bezpośrednio z wdrażaniem projektu; b) okres zatrudnienia lub oddelegowania jest kwalifikowalny wyłącznie do końcowej daty kwalifikowania wydatków wyznaczonej w umowie o dofinansowanie projektu; powyższe nie oznacza, że stosunek pracy nie może trwać dłużej niż okres realizacji projektu; c) zatrudnienie lub oddelegowanie do pełnienia zadań związanych z realizacją projektu jest odpowiednio udokumentowane postanowieniami umowy o pracę lub zakresem czynności służbowych pracownika lub opisem stanowiska pracy, w tym informacją o przyznaniu dodatku, o którym mowa w pkt 5; przez odpowiednie udokumentowanie należy rozumieć m.in. wskazanie w ww. dokumentach wszystkich zadań, które dana osoba będzie wykonywała w ramach projektu. 2) Umowa o pracę z osobą stanowiącą personel projektu obejmuje wszystkie zadania wykonywane przez tą osobę w ramach projektu lub projektów realizowanych przez Beneficjenta, co jest odpowiednio udokumentowane zgodnie z pkt 1 lit. c. 3) W przypadku gdy osoba będąca personelem projektu jest pracownikiem Beneficjenta, którego umowa o pracę tylko w części obejmuje zadania w ramach projektu (np. na % etatu, % etatu w ramach projektu), wydatki związane z wynagrodzeniem w ramach projektu są kwalifikowalne, o ile: a) zadania związane z realizacją projektu zostaną wyraźnie wyodrębnione w umowie o pracę lub zakresie czynności służbowych pracownika lub opisie stanowiska pracy; b) zakres zadań związanych z realizacją projektu stanowi podstawę do określenia proporcji faktycznego zaangażowania pracownika w realizację projektu w stosunku do czasu pracy wynikającego z umowy o pracę tego pracownika; c) wydatek związany z wynagrodzeniem personelu projektu odpowiada proporcji, o której mowa w lit. b. Prawidłowość wyliczenia proporcji faktycznego zaangażowania pracownika w realizację projektu może podlegać kontroli. 4) Wydatkami kwalifikowalnymi w przypadku wynagrodzenia personelu mogą być również nagrody, z wyłączeniem nagrody jubileuszowej, lub premie, o ile są spełnione następujące warunki: a) nagrody lub premie zostały przewidziane w regulaminie pracy lub regulaminie wynagradzania danej instytucji lub też innych właściwych przepisach prawa pracy; b) nagrody lub premie zostały wprowadzone w danej instytucji nie później niż 6 miesięcy przed złożeniem wniosku o dofinansowanie projektu; c) nagrody lub premie potencjalnie obejmują wszystkich pracowników danej instytucji; d) nagrody lub premie przyznawane są w związku z zaangażowaniem do realizacji zadań związanych z PO KL na podstawie stosunku pracy. 5) Wydatkami kwalifikowalnymi związanymi z wynagrodzeniem personelu mogą być również dodatki do wynagrodzeń, o ile zostały przyznane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa pracy, z zastrzeżeniem pkt 6 i 7. 6) Dodatek zadaniowy członków korpusu służby cywilnej przyznany członkom korpusu służby cywilnej zaangażowanym w realizację projektów w służbie cywilnej może być kwalifikowalny, o ile spełnione zostaną następujące warunki: a) dodatek zadaniowy jest przyznany w pełnej wysokości wyłącznie na zadania związane z PO KL i jest możliwe udokumentowanie faktu, że dodatek jest przyznany na ww. cele; b) przed przyznaniem dodatku zadaniowego do zakresu obowiązków członka korpusu służby cywilnej nie należała realizacja zadań związanych z PO KL objętych dodatkiem zadaniowym, co powinno wynikać 7
z dokumentów określających obowiązki oraz zadania przydzielone członkowi korpusu służby cywilnej; c) dodatek zadaniowy jest kwalifikowalny w ramach PO KL wyłącznie w okresie kwalifikowalności, tj. w okresie nie dłuższym niż okres realizacji projektu, do którego członek korpusu służby cywilnej jest zaangażowany. 7) Dodatki, o których mowa w pkt 5 i 6, są kwalifikowalne do wysokości 40% wynagrodzenia, z zastrzeżeniem, że przekroczenie tego limitu może wynikać wyłącznie z aktów prawa powszechnie obowiązującego. Wysokość dodatku uzależniona jest od zakresu dodatkowych obowiązków, przy czym w przypadku wykonywania zadań w kilku projektach u tego samego Beneficjenta personelowi projektu przyznawany jest wyłącznie jeden dodatek. UWAGA: Zgodnie z interpretacjami PIP z pracodawcą można pozostawać w więcej niż w jednym stosunku pracy jeśli zakresy zadań i czynności są różne. Wprowadzone zmiany w Prawie Pracy umożliwiają także stosowanie rocznego okresu rozliczenia czasu pracy. Wymagane jest jednak pisemne zgłoszenie takiego wydłużonego rozliczenia do PIP. Podczas zatrudniania personelu Beneficjent powinien przede wszystkim stosować nadrzędny przepis tj. Kodeks Pracy a dopiero później zasady kwalifikowalności. Niestety podczas kontroli wielokrotnie możemy przekonać się o odmiennym stanowisku IP/IZ w tym zakresie. Zgodnie z sekcją 2 Stosunek cywilnoprawny 1) Wydatki poniesione na wynagrodzenie personelu zaangażowanego na podstawie stosunku cywilnoprawnego są kwalifikowalne, z zastrzeżeniem podrozdziału 5 oraz zasad określonych w niniejszej sekcji. 2) Kwalifikowanie wydatków poniesionych na wynagrodzenie osoby zaangażowanej do projektu na podstawie umowy cywilnoprawnej, która jest jednocześnie pracownikiem Beneficjenta zatrudnionym na podstawie stosunku pracy poza projektem PO KL, jest możliwe wyłącznie w uzasadnionych przypadkach, w szczególności gdy charakter zadań wyklucza możliwość ich realizacji w ramach stosunku pracy, o ile spełnione są łącznie następujące warunki: a) jest to zgodne z przepisami krajowymi; b) zakres zadań w ramach umowy cywilnoprawnej jest precyzyjnie określony; c) zaangażowanie w ramach stosunku pracy pozwala na efektywne wykonywanie zadań w ramach umowy cywilnoprawnej; d) osoba ta prowadzi ewidencję godzin pracy zaangażowanych w realizację zadań w ramach umowy cywilnoprawnej, 3) W przypadku zaangażowania osoby stanowiącej personel projektu jednocześnie na podstawie więcej niż jednej umowy cywilnoprawnej w ramach projektu, wydatki związane z wynagrodzeniem personelu są kwalifikowalne, jeżeli: a) obciążenie wynikające z wykonywania wszystkich umów cywilnoprawnych nie wyklucza możliwości prawidłowej i efektywnej realizacji zadań w ramach projektu; b) osoba ta prowadzi ewidencję godzin zaangażowanych we wszystkie zadania w ramach tego projektu, która może podlegać kontroli; c) rozliczenie umowy cywilnoprawnej następuje na podstawie protokołu odbioru wskazującego szczegółowy zakres wykonanych czynności oraz liczbę godzin dotyczących realizacji danej umowy. 8
4) Wydatki poniesione na wynagrodzenie personelu zaangażowanego na podstawie umowy o dzieło są kwalifikowalne, jeżeli: a) charakter rzeczywiście wykonywanych zadań w projekcie uzasadnia zawarcie umowy o dzieło zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny; b) Beneficjent wskaże rozliczanie wynagrodzenia na podstawie umowy o dzieło we wniosku o dofinansowanie projektu i wniosek w takiej formie zostanie zatwierdzony przez podmiot będący stroną umowy; c) rozliczenie umowy o dzieło następuje na podstawie protokołu odbioru dzieła. UWAGA1: Beneficjenci powinni przede wszystkim zwrócić uwagę na różnicę pomiędzy umową o dzieło a umową zlecenie zgodnie z przepisami Kodeksu Cywilnego. Elementem przedmiotowo istotnym umowy zlecenia, a tym samym obowiązkiem przyjmującego zlecenie (zleceniobiorcy), zgodnie z art. 734 Kodeksu cywilnego jest dokonanie określonej czynności prawnej dla dającego zlecenie (zleceniodawcy). Ponadto zlecenie obejmuje umocowanie do wykonania czynności w imieniu dającego zlecenie (art. 734 2 Kodeksu cywilnego). Natomiast obowiązkiem dającego zlecenie jest wypłata wynagrodzenia dla przyjmującego zlecenie, o czym świadczy odpłatny charakter umowy zlecenia (art. 735 1 Kodeksu cywilnego). W przeciwieństwie do umowy o dzieło, w umowie zlecenia nie jest konieczne osiągnięcie określonego rezultatu, wcześniej ustalonego efektu końcowego. Umowa zlecenia charakteryzuje się wykonywaniem czynności z należytą starannością. Zatem umowa zlecenia należy do kategorii umów starannego działania. Oznacza to, że przyjmujący zlecenie powinien wykonywać wszelkie czynności składające się na zlecenie z należytą starannością, bez względu na końcowe efekty swojego działania. Umowa o dzieło zgodnie z KC jest umową rezultatu czyli końcowego efektu. Zgodnie z art. 627. przez umowę o dzieło przyjmujący zamówienie zobowiązuje się do wykonania oznaczonego dzieła, a zamawiający do zapłaty wynagrodzenia. Wraz z umową o dzieło możemy mieć do czynienia z przekazaniem praw autorskich na różnych polach eksploracji. Warto zwrócić uwagę, że zgodnie z przepisami Beneficjenci muszą zadbać o posiadanie praw autorskich majątkowych, które następnie należy scedować na IP, IZ. Konieczne jest zatem bardzo dokładne określenie tych praw w zawartej umowie. Zgodnie z interpretacjami nie możne w umowie o dzieło zapisać, że przekazuje się prawa autorskie majątkowe na wszystkich polach eksploracji. Niestety beneficjenci dopiero po zakończeniu realizacji projektu otrzymują ramowe wzory umów przekazania praw do utworów wytworzonych w ramach projektu. Należy pamiętać, że wynagrodzenie z tytułu umów o dzieło zależy również od przekazywanych praw do tego działa. Im więcej praw otrzymujemy tym wynagrodzenie z tego tytułu powinno być wyższe. O tym niestety bardzo często zapominają instytucje, które kontrolują beneficjentów. Aneksowanie umów o dzieło po protokole przekazania praw do dzieła w zakresie rozszerzenia pól eksploracji jest sprzeczne z Prawem Własności Intelektualnej i Prawach Pokrewnych. UWAGA2: Nowe wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków rozszerzają dotychczas obowiązujące przepisy w zakresie umowy o dzieło. Przede wszystkim w zakresie zamieszczenia w szczegółowym budżecie, że dana pozycja będzie dziełem. Dotychczas można było określić, że będzie to umowa cywilno-prawna. W nowych budżetach należy dokładnie wskazać, że będzie to umowa o dzieło. W przeciwnym wypadku wydatek może być uznany za niekwalifikowalny. Wytyczne wprowadzają zapis, że rozliczenie umowy o dzieło następuje na podstawie protokołu odbioru dzieła. Zgodnie z art. 643 KC zamawiający obowiązany jest odebrać dzieło, które przyjmujący zamówienie wydaje mu zgodnie ze swym zobowiązaniem. Zgodnie z przyjętymi dotychczas 9
praktykami oraz dla celów dowodowych większość podmiotów stosuje protokoły przekazania dzieła wraz z przekazaniem praw do tego dzieła. Związane jest to z tym, że wydanie dzieła nie jest równoznaczne z przyjęciem dzieła. UWAGA 3: osoby wykonujące prace w ramach umowy o dzieło nie ewidencjonują czasu pracy, ale czas pracy na wykonanie dzieła należy wliczać w ramach obowiązującego limitu 240 godzin. Takie stanowisko możemy znaleźć w uzasadnieniu IZ podczas konsultacji nowych wytycznych. A dokładnie w punkcie 12: http://www.efs.gov.pl/dokumenty/zmianywdokumentach/documents/zestawienie_uwag.pdf. Zgodnie z sekcją 3 osoby samozatrudnione: 1) Kwalifikowalne jest wynagrodzenie osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą wykonującej osobiście zadania w ramach projektu. 2) Wysokość wynagrodzenia, o którym mowa w pkt 1, wynika ze szczegółowego budżetu projektu. 3) Poniesienie wydatku na wynagrodzenie, o którym mowa w pkt 1, jest dokumentowane dokumentem księgowym, np. notą obciążeniową. 4) Osoba samozatrudniona zaangażowana w realizację więcej niż jednego zadania lub funkcji w ramach projektu prowadzi ewidencję godzin oraz wykonanych czynności w ramach tych zadań lub funkcji. 5) Przepisy niniejszej sekcji mają również zastosowanie do osób współpracujących w rozumieniu ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych. 6) Przepisy niniejszej sekcji nie mają zastosowania do osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą i wykonujących zadania w ramach projektu na podstawie stosunku cywilnoprawnego. Przepisy przejściowe Wydatki związane z angażowaniem personelu ponoszone od dnia 1 maja 2014 r. w projektach realizowanych w ramach PO KL muszą być zgodne z nowymi Wytycznymi z poszanowaniem zobowiązań już zaciągniętych na mocy podpisanych umów z personelem, w tym umów o pracę i umów cywilnoprawnych (umów zlecenie oraz umów o dzieło), a także - w przypadku osób samozatrudnionych - w oparciu o wniosek o dofinansowanie projektu oraz faktyczne rozpoczęcie wykonywania zadań w projekcie. W praktyce oznacza to, że zawarte do dnia 30 kwietnia 2014 r. umowy z personelem projektu realizowane po 1 maja 2014 r. są ważne (o ile są zgodne z przepisami prawa krajowego i z Wytycznymi obowiązującymi w dniu ich zawarcia). Co więcej umowy te nie wymagają aneksowania, w tym w zakresie wymiaru czasu pracy w nich określonego i mogą być wykonywane w oparciu o określone w nich postanowienia. Tym samym limit 240-godzin określony w nowych Wytycznych nie ma zastosowania do umów zawartych przed dniem 1 maja 2014 r., niezależnie od okresu, na jaki zostały one zawarte. Zaznaczyć jednak należy, że nowe umowy zawierane z personelem projektu od dnia 1 maja 2014 r. oraz ewentualne aneksy do ww. umów zawierane od ww. daty muszą być zgodne z uregulowaniami zawartymi w Podrozdziale 4.5 Wytycznych obowiązującym od tego dnia. Przykładowo, jeśli osoba podpisała umowę o pracę w ramach projektu PO KL w dniu 01.12.2013 r. na okres obejmujący lata 2013-2015 i jednocześnie osoba ta była i jest zawodowo zaangażowana w realizację działań 10
finansowanych ze środków własnych beneficjenta lub innych podmiotów, a jej łączne zawodowe zaangażowanie nieznacznie przekracza 240 godzin na miesiąc, to ww. umowa zawarta w ramach projektu PO KL jest ważna, a wynagrodzenie wypłacane z tytułu jej wykonywania kwalifikowalne w pełnym zakresie. Natomiast, nie jest dopuszczalny od 1 maja 2014 r. aneks do ww. umowy o pracę z ww. osobą zwiększający jej zaangażowanie ponad 240 godzin miesięcznie. Jednocześnie, obowiązek prowadzenia ewidencji godzin i zadań opisany w Wytycznych obowiązujących od 1 maja 2014 r. dotyczy adekwatnie tylko i wyłącznie przypadków zawierania nowych lub aneksowanych umów z personelem, w tym umów o pracę i umów cywilnoprawnych (umów zlecenie oraz umów o dzieło), a także - w przypadku osób samozatrudnionych - nowo rozpoczynanego wykonywania zadań w projekcie w oparciu o wniosek o dofinansowanie projektu. Wydatki ponoszone na umowy cywilnoprawne od dnia 1 maja 2014 r. w projektach realizowanych w ramach PO KL muszą być zgodne z nowymi Wytycznymi za wyjątkiem kwestii, które mają wpływ na konstrukcję wniosku o dofinansowanie projektu, tj.: możliwości rozliczania w projektach umów o dzieło tylko i wyłącznie w przypadku, gdy wynika to z wniosku o dofinansowanie projektu. W praktyce oznacza to, że na podstawie umów o dofinansowanie projektu zawartych w wyniku rozstrzygnięcia konkursu ogłoszonego od dnia 30 kwietnia 2014 r. lub w wyniku zaakceptowania wniosków o dofinansowanie projektów systemowych złożonych do dnia 30 kwietnia 2014 r. z personelem projektu można zawierać umowy o dzieło po 1 maja 2014 r., nawet jeśli we wniosku o dofinansowanie projektu nie wpisano bezpośrednio, że beneficjent planuje daną umowę zawrzeć. Takie umowy z personelem projektu realizowane po 1 maja 2014 r. są ważne (o ile są zgodne z przepisami prawa krajowego i z Wytycznymi obowiązującymi w dniu ich zawarcia). Co więcej umowy o dofinansowanie oraz wnioski o dofinansowanie projektów nie wymagają w tym zakresie aneksowania bądź zmiany. Natomiast, jeśli umowa o dofinansowanie projektu zostanie zawarta w wyniku rozstrzygnięcia konkursu ogłoszonego po dniu 30 kwietnia 2014 r. lub w wyniku zaakceptowania wniosku o dofinansowanie projektu systemowego złożonego po dniu 30 kwietnia 2014 r., zawierane na jej podstawie umowy o dzieło muszą być w całości zgodne z nowymi postanowieniami Podrozdziału 4.5 Sekcja 2. Przykładowo, w projekcie PO KL, dla którego umowę o dofinansowanie podpisano w dniu 01.12.2013 r. na okres obejmujący lata 2013-2015 można podpisać i realizować umowę o dzieło po 1 maja 2014 r., nawet jeśli nie wynika to bezpośrednio z wniosku o dofinansowanie projektu. Interpretacje Ponieważ IZ nie wydała jeszcze żadnych interpretacji związanych z wprowadzeniem nowych przepisów proponuję zapoznać się z Zestawieniem Uwag z Konsultacji, w których znaleźć możemy większość stanowisk IŻ w zakresie wprowadzanych zmian. Prawie wszystkie instytucje biorące czynny udział w konsultacjach zgłaszały swoje uwagi dotyczące zasad finansowania i zatrudniania personelu. Powodzenia i wytrwałości życzę 11
BIBLIOGRAFIA: 1. MIiR, Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia Wytyczne w Zakresie kwalifikowania Wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Warszawa 2 kwietnia 2014 2. http://www.efs.gov.pl/dokumenty/zmianywdokumentach/documents/zestawienie_uwag.pdf 3. http://www.klasyfikacje.gofin.pl/kzis/6,0.html 4. http://lexplay.pl/artykul/prawo-pracy/umowa-zlecenia-jako-umowa-cywilnoprawna2 12