OR-KP-141-3/ 18 / 2015 Bochnia, 21 maja 2015 rok Według rozdzielnika ZAPYTANIE OFERTOWE dla instytucji szkoleniowych do składania ofert na szkolenie dla zamówienia w trybie art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2013 roku, poz. 907, z p. zm.) w ramach środków projektu Profesjonalny Pośrednik w ramach poddziałania 6.1.2 wsparcie powiatowych i wojewódzkich urzędów pracy w realizacji zadań na rzecz aktywizacji zawodowej osób bezrobotnych w regionie w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego. I. Zamawiający: Powiatowy Urząd Pracy w Bochni, ul. Wojska Polskiego 3, 32-700 Bochnia NIP: 868-160-40-09 Regon: 851769629 Adres e-mail: krbo@praca.gov.pl Faks: 14/614-97-33 Adres strony internetowej Zamawiającego: www.pup-bochnia.pl II. Opis przedmiotu zamówienia: 1. Przedmiotem zamówienia jest organizacja i przeprowadzenie szkolenia dla pracowników Powiatowego Urzędu Pracy w Bochni pn.: Profilowanie pomocy oraz opracowanie, realizacja i modyfikacja IPD jako istotne elementy budowania długotrwałej relacji z klientem. 2. Przewidywana liczba uczestników szkolenia - 2 osoby pośrednicy pracy pełniący funkcję doradcy klienta. 3. Termin szkolenia: szkolenie winno odbyć się w okresie pomiędzy 16 do 25 czerwca 2015r. 4. Czas trwania szkolenia 2 dni. 5. Miejsce szkolenia: zajęcia winny odbywać się w miejscowości Bochnia, lub innej w obrębie do 140 km. 6. Celem szkolenia jest: - nabycie umiejętności i uzupełnienie kompetencji zawodowych w zakresie narzędzi pracy wykorzystywanych przez doradcę klienta w celu budowania długotrwałej relacji z klientem urzędu, - zdobycie umiejętności w zakresie skutecznej aktywizacji klientów urzędu pracy, - uzupełnienie wiedzy wynikającej z nowelizacji przepisów prawa. 7. Zakres szkolenia powinien zawierać co najmniej niżej wymienione moduły, a czas ich realizacji winien łącznie wynosić co najmniej 14 godzin: 1) Podstawa prawna funkcjonowania doradcy klienta i tworzenia IPD wynikające z znowelizowanej ustawy i aktów wykonawczych. 2) Specyfika pracy z klientem 3) Profilowanie pomocy kierowanej do klienta urzędu. 4) Wykorzystanie bilansu kompetencji w tworzeniu IPD. 5) Ścieżka aktywizacji zawodowej planowanie procesu. 6) Monitorowanie IPD działania doradcy klienta. 7) Warsztat pracy doradcy klienta w zakresie współpracy z klientem indywidualnym.
8. Wykonawca musi dysponować miejscami noclegowymi w hotelu lub pensjonacie oraz salą wykładową zapewniającą bezpieczne i higieniczne warunki realizacji szkolenia, wyposażoną między innymi: rzutnik/projektor, komputer oraz wyposażoną w odpowiednią ilość miejsc: krzeseł i stolików dostosowaną do ilości osób szkolonych. 9. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia uczestnikom szkolenia wszelkich niezbędnych materiałów biurowych (co najmniej teczkę, długopis, notatnik) i dydaktycznych (co najmniej skrypt obejmujący treści omawianych zagadnień, wydruk prezentacji multimedialnych, kopie materiałów w wersji elektronicznej). Wszelkie materiały muszą być przekazane na własność uczestnikom w dniu rozpoczęcia szkolenia. 10. Zamawiający wymaga, aby szkolenie prowadziła wykwalifikowania kadra dydaktyczna o kwalifikacjach i doświadczeniu odpowiednim do zakresu obejmującego przedmiot zamówienia. 11. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić wyżywienie/catering w dwóch dniach szkolenia składający się z: 1) śniadanie w formie bufetu szwedzkiego: pieczywo jasne i ciemne, wędliny, sery, świeże warzywa, sałatki, sok owocowy, woda mineralna gazowana i niegazowana, kawa, herbata. 2) obiad składający się z zupy i ciepłego dania głównego, zestawu surówek, napoi (soki owocowe, woda mineralna gazowana i niegazowana, kawa, herbata), 3) kolacji w formie bufetu szwedzkiego: pieczywo jasne i ciemne, wędliny, sery, świeże warzywa, sałatki, sok owocowy, woda mineralna gazowana i niegazowana, kawa, herbata. 4) w czasie przerw między wykładami: serwis kawowy, kawa, herbata, napoje, soki, woda mineralna gazowana i niegazowana, ciastka), 12. W przypadku organizacji szkolenia w Bochnia lub innej miejscowości oddalonej nie więcej niż 40 km. Wykonawca zorganizuje szkolenie z wyłączeniem usługi noclegowej i zapewni wyżywienie/catering określony w pkt 11 ppkt 1,2 i 4 niniejszej części. 13. Wykonawca zobowiązany jest do ubezpieczania uczestników szkolenia od następstw nieszczęśliwych wypadków (NW) na czas trwania szkolenia. 14. Wykonawca zobowiązuje się do prowadzenia na bieżąco dokumentacji przebiegu szkolenia, składającej się z: 1) dziennika zajęć edukacyjnych zawierającego tematy i wymiar godzin zajęć edukacyjnych oraz listę obecności zawierającą: imię, nazwisko i podpis uczestnika szkolenia, 2) rejestru wydanych zaświadczeń lub innych dokumentów potwierdzających ukończenie szkolenia, zawierającego: numer, imię i nazwisko oraz numer PESEL uczestnika szkolenia, a w przypadku cudzoziemca numer dokumentu stwierdzającego tożsamość, oraz nazwę szkolenia i datę wydania zaświadczenia, 3) przeprowadzenia testu sprawdzającego podniesienie kompetencji/kwalifikacji, 4) przeprowadzenia ankiety oceniającej usługę szkoleniową i dokonania jej analizy. 19. Zamawiający nie dopuszcza prowadzenia zajęć w formie kształcenia na odległość. 20. Po ukończeniu szkolenia uczestnicy winni otrzymać: 1) zaświadczenie o ukończeniu kursu zgodnie z 18 ust. 2 Rozporządzenia MEN z dnia 11.01.2012r. w sprawie kształcenia ustawicznego w formach pozaszkolnych (Dz. U. z 2014 r. poz. 622) wraz z suplementem zawierającym następujące informacje: okres trwania szkolenia, tematy i wymiar godzin zajęć edukacyjnych oraz numer z rejestru zaświadczenia, do którego suplement jest dodatkiem, wraz z podpisem osoby upoważnionej przez instytucję szkoleniową przeprowadzającą szkolenia. 2) zaświadczenie o ukończeniu szkolenia oznaczone logotypami Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki oraz logo Unii Europejskiej w ramach projektu Profesjonalny Pośrednik realizowanego przez Powiatowy Urząd Pracy w Bochni w ramach Poddziałania 6.1.2 Wsparcie powiatowych i wojewódzkich urzędów pracy w realizacji zadań na rzecz aktywizacji zawodowej osób bezrobotnych w regionie w ramach POKL współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego.
21. Wykonawca zobowiązuje się do przesłania w terminie 5 dni po zakończonym szkoleniu: 1) kserokopii zaświadczeń potwierdzających ukończenie szkolenia, potwierdzonych za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną, 2) potwierdzoną za zgodność z oryginałem kopię: dziennika zajęć edukacyjnych, zawierającego listę obecności oraz ankiet wraz z dokonaną analizą, 3) wypełnionych testów/wyników podniesienia kompetencji/kwalifikacji, 4) dokumentu potwierdzającego odbiór przez uczestników szkolenia materiałów dydaktycznych oraz zaświadczeń, 5) faktury za wykonanie przedmiotu umowy. III. Warunki udziału w postępowaniu: O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy: 1. Posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie polegające na wykonaniu co najmniej dwóch grupowych usług szkoleniowych każda po co najmniej 5 osób w ostatnich 3 latach przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie. 2. Dysponują co najmniej jedną osobą zdolną do wykonania zamówienia, posiadającą doświadczenie polegające na wykonaniu co najmniej dwóch grupowych usług szkoleniowych po co najmniej 5 osób w zakresie obejmującym przedmiot zamówienia wykonanych w ostatnich 12 miesiącach przed upływem terminu składania ofert. 3. Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. 4. Dysponują odpowiednim potencjałem technicznym niezbędnym do przeprowadzenia zajęć tj. posiadają odpowiednią salę wykładową, pomoce dydaktyczne i urządzenia multimedialne. 5. Posiadają aktualny wpis na dany rok kalendarzowy do Rejestru Instytucji Szkoleniowych w Wojewódzkim Urzędzie Pracy IV. Wykaz oświadczeń i dokumentów, jakie Wykonawcy mają złożyć w celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu 1. Na potwierdzenie spełnienia warunku, o którym mowa w pkt III ust. 1 oferta musi zawierać wykaz wykonanych usług przez Wykonawcę w ostatnich 3 latach przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie załącznik Nr 3. 2. Na potwierdzenie spełnienia warunku, o którym mowa w pkt III ust. 2 oferta musi zawierać wykaz wykonanych usług przez Wykładowcę/ów w zakresie obejmującym przedmiot zamówienia w okresie 12 miesięcy przed upływem składania ofert załącznik nr 4. 3. Na potwierdzenie spełnienia warunku, o którym mowa w pkt III ust. 3 oferta musi zawierać oświadczenia Wykonawcy załącznik Nr 1 pkt. 9. 4. Na potwierdzenie spełnienia warunku, o którym mowa w pkt III ust. 4 oferta musi zawierać oświadczenia Wykonawcy załącznik Nr 1 pkt. 11 5. Na potwierdzenie spełnienia warunku, o którym mowa w pkt III ust. 5 oferta musi zawierać zaświadczenie lub wydruk ze strony internetowej potwierdzający wpis do rejestru Instytucji Szkoleniowych prowadzonego przez WUP. 6. Niespełnienie warunków określonych przez Zamawiającego skutkuje wykluczeniem Wykonawcy z postępowania. Oferta Wykonawcy wykluczonego zostaje odrzucona. V. Kryteria wyboru oferty: 1. Ocenie podlegają wyłącznie oferty zgodne z przedmiotem zamówienia i spełniające wymagania określone przez Zamawiającego w Zapytaniu ofertowym. Ocena spełnienia przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu zostanie dokonana na podstawie złożonej oferty i dokumentów metodą spełnia nie spełnia. 2. Oferty niezgodnie z przedmiotem zamówienia, nieuzupełnione/ niepoprawione / niewyjaśnione w wyznaczonym przez Zamawiającego terminie lub niespełniające warunków udziału
w postępowaniu zostaną odrzucone. Zamawiający oceni oferty, które nie podlegają odrzuceniu. 3. Wybór oferty zostanie dokonany na podstawie niżej przedstawionych kryteriów: Nr Kryterium Punktacja 1. 2. 3. Kryterium cena: Cena Kryterium doświadczenie Wykonawcy: Ilość wykonanych grupowych usług szkoleniowych przez Wykonawcę w ostatnich 3 latach przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie Kryterium doświadczenie Wykładowcy/ów: Ilość wykonanych grupowych usług szkoleniowych przez Wykładowcę/ów w zakresie obejmującym przedmiot zamówienia w okresie 12 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. 0 70 pkt 0-15 pkt 0-15 pkt Sposób oceny oferty: Punktacja ogólna zostanie obliczona wg następującego wzoru: Po = C +D +W gdzie: Po punktacja ogólna C- ilość punktów uzyskanych w kryterium cena D- ilość punktów uzyskanych w kryterium doświadczenia Wykonawcy W- ilość punktów uzyskanych w kryterium doświadczenia Wykładowcy/ów Wykonawca może uzyskać podczas badania i oceny oferty maksymalnie 100 punktów. Obliczenia dokonywane będą z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Zamówienie zostanie udzielone temu Wykonawcy, którego oferta w ramach przedstawionych powyżej kryteriów uzyska najwyższą ilość punktów. ad. 1. Cena: Punkty zostaną przyznane za proponowaną w formularzu cenowym łączną cenę brutto. Maksymalną liczbę punktów (70) otrzyma oferta zawierająca najniższą cenę, natomiast pozostałe oferty otrzymają odpowiednio mniejszą liczbę punktów wyliczoną zgodnie z poniższym wzorem. Sposób przyznania punktów w kryterium cena (C) : CN C 70 CB, gdzie: C CN CB - liczba punktów przyznanych Wykonawcy, - cena najniższa, - cena badana. ad 2. Ilość wykonanych grupowych usług szkoleniowych przez Wykonawcę w ostatnich 3 latach przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie Sposób wyliczenia punktów za ilość wykonanych grupowych usług szkoleniowych, kryterium doświadczenie Wykonawcy (D): 1. od 3 do 4 grupowych usług szkoleniowych dla min. 5 osób każde 5 punktów 2. od 5 do 7 grupowych usług szkoleniowych dla min. 5 osób każde 10 punktów 3. powyżej 7 grupowych usług szkoleniowych dla min. 5 osób każde 15 punktów Maksymalna ilość punktów za ilość wykonanych grupowych usług szkoleniowych, kryterium doświadczenie Wykonawcy - 15 punktów ad 3. Ilość wykonanych grupowych usług szkoleniowych przez Wykładowcę/ów w zakresie obejmującym przedmiot zamówienia w okresie 12 miesięcy przed upływem terminu składania ofert
Sposób wyliczenia punktów za ilość wykonanych grupowych usług szkoleniowych, kryterium doświadczenie Wykładowcy/ów (W) 1. od 3 do 4 grupowych usług szkoleniowych dla min. 5 osób każde 5 punktów 2. od 5 do 7 grupowych usług szkoleniowych dla min. 5 osób każde 10 punktów 3. powyżej 7 grupowych usług szkoleniowych dla min. 5 osób każde 15 punktów Każdy Wykładowca zostanie oceniony oddzielnie a na liczbę przyznanych punktów w kryterium doświadczenie Wykładowcy będzie składać się średnia ocen poszczególnych Wykładowców, obliczona według wzoru W= (w 1 + w 2 +.. + w m ) / m gdzie: W- ilość punktów uzyskanych w kryterium doświadczenia Wykładowcy/ów w 1, w 2, w m liczba punktów przyznana poszczególnym Wykładowcom m- liczba Wykładowców Maksymalna ilość punktów za ilość wykonanych grupowych usług szkoleniowych, kryterium doświadczenie Wykładowcy/ów 15 punktów VI. Sposób przygotowania oferty: 1. Wykonawca składa ofertę w formie pisemnej, w oryginale, drogą pocztową, kurierem lub osobiście w siedzibie tut. Urzędu. 2. Oferta winna być sporządzona w języku polskim. 3. Dokumenty w języku obcym winny być złożone wraz z tłumaczeniem na język polski, dokonanym przez tłumacza przysięgłego. 4. Oferta wraz z załącznikami winna być podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy. W przypadku podpisania oferty przez pełnomocnika pełnomocnictwo winno być dołączone do oferty w oryginale lub kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem, o ile nie wynika z innych dokumentów załączonych przez Wykonawcę. 5. Wykonawca może złożyć jedną ofertę. 6. Wszelkie poprawki dokonywane w treści oferty powinny być parafowane przez osoby upoważnione. 7. Cenę należy podać w złotych polskich (PLN) z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. 8. Koszty związane z przygotowaniem i dostarczeniem oferty ponosi Wykonawca. 9. Zaleca się, aby strony oferty były kolejno ponumerowane. W treści oferty powinna być umieszczona informacja o ilości stron. VII. Miejsce i termin składania ofert: 1. Oferta powinna być złożona do dnia 08 czerwca 2015 roku do godziny 09 00 w siedzibie Zamawiającego: Powiatowy Urząd Pracy, 32-700 Bochnia, ul. Wojska Polskiego 3, pokój nr 13, z dopiskiem na kopercie: Oferta na szkolenie pn. Profilowanie pomocy oraz opracowanie, realizacja i modyfikacja IPD jako istotne elementy budowania długotrwałej relacji z klientem 2. W przypadku złożenia oferty po ww. terminie oferta nie będzie podlegać rozpatrzeniu i zostanie zwrócona Wykonawcy. 3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do: 1) wezwania Wykonawcy do poprawienia/ uzupełnienia/ wyjaśnienia oferty, 2) przedłużenia terminu składania ofert, 3) unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, jeżeli: a) nie złożono żadnej oferty nie podlegającej odrzuceniu lub nie wpłynie żadna oferta, b) cena najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, c) wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym, czego nie można było wcześniej przewidzieć, d) postępowanie obarczone jest niemożliwą do usunięcia wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy.
VIII. Istotne warunki postanowień umowy. 1. Przedmiotem umowy jest organizacja i przeprowadzenie szkoleniowa dla pracowników Powiatowego Urzędu Pracy w Bochni pn.: Profilowanie pomocy oraz opracowanie, realizacja i modyfikacja IPD jako istotne elementy budowania długotrwałej relacji z klientem. Wykonanie usługi powinno być zgodne z zasadami określonymi w Zapytaniu ofertowym Zamawiającego, które stanowi załącznik Nr 1 do umowy oraz ofercie Wykonawcy stanowiącej załącznik Nr 2 do umowy. 2. Wykonawca zobowiązany jest do: 1) dokładnego dokumentowania preliminowanych wydatków na szkolenie, 2) przeprowadzenia szkolenia przez kadrę wskazaną w ofercie. W przypadku konieczności dokonania zmiany w/w kadry, zmiany można dokonać za pisemną zgodą Zleceniodawcy po przedstawieniu uzasadnienia wprowadzonych zmian, jednakże pod warunkiem, iż osoba zastępująca nie będzie posiadać kwalifikacji niższych niż osoba zastępowana, 3) pisemnego informowania zamawiającego o wszelkich planowanych zmianach w harmonogramie szkolenia, z co najmniej jednodniowym wyprzedzeniem, z podaniem uzasadnienia konieczności wprowadzenia zmian. 4. Wykonawca zobowiązany jest do przestrzegania prawa w zakresie ochrony danych osobowych każdego uczestnika szkolenia. 5. Zamawiający zastrzega, że liczba uczestników szkolenia może ulec zmianie (zmniejszeniu lub zwiększeniu). 6. Podstawą pokrycia kosztów szkolenia będzie faktura VAT oraz rozliczenie rzeczywistych, poniesionych kosztów po zakończeniu szkolenia, jednakże w kwocie nie wyższej niż iloczyn liczby uczestników pracowników Powiatowego Urzędu Pracy w Bochni i kosztu szkolenia dla jednej osoby określonej w Preliminarzu kosztów załączniku nr 5 do oferty. 7. Faktura będzie wystawiana na Powiatowy Urząd Pracy w Bochni, ul. Wojska Polskiego 3, 32-700 Bochnia i będzie płatna w terminie do 14 dni od daty jej otrzymania przez Zamawiającego. 8. Zleceniodawca oświadcza, że nie jest podatnikiem podatku od towarów i usług VAT. 9. Termin związania ofertą wynosi 30 dni. Bieg terminu rozpoczyna się z upływem terminu złożenia oferty. IX. Informacje o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami oraz wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z Wykonawcami. 1. Osoba do kontaktu: Krystyna Piela, e-mail: krbo@praca.gov.pl. 2. Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zmawiający i Wykonawcy przekazują drogą elektroniczną, faksem lub pisemnie z zastrzeżeniem, że oświadczenia przekazane faksem lub drogą elektroniczną winny być bezzwłocznie doręczone w oryginale. X. Zawiadomienie o wyborze oferty: Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi Wykonawców, którzy złożyli oferty o wyborze najkorzystniejszej oferty oraz zamieści informację na stronie internetowej oraz w miejscu publicznie dostępnym w swojej siedzibie. XI. Załączniki do oferty: 1. Wypełniony i podpisany Formularz ofertowy stanowiący załącznik nr 1. 2. Wypełniony i podpisany Program szkolenia - załącznik nr 2. 3. Wykaz wykonanych grupowych usług szkoleniowych przez Wykonawcę w ostatnich 3 latach przed upływem terminu składania ofert, stanowiący załącznik nr 3. 4. Wypełniony i podpisany Wykaz przeszkolonych osób przez Wykładowcę/ów dotyczących zagadnień obejmującym przedmiot zamówienia, w okresie 12 miesięcy przed upływem terminu składania ofert stanowiący załącznik nr 4. 5. Wypełniony i podpisany Preliminarz kosztów szkolenia - załącznik nr 5. 6. Zaświadczenie lub wydruk ze strony internetowej potwierdzający wpis do rejestru Instytucji Szkoleniowych prowadzonego przez WUP. 7. Dokument, z którego będzie wynikało uprawnienie do podpisywania ofert, np. aktualny odpis z właściwego rejestru, statutu, umowy spółki, itp.
8. Pełnomocnictwo podpisane przez osoby wskazane w odpowiednim rejestrze w przypadku podpisania oferty, oświadczeń i dokumentów przez osoby niewskazane w odpowiednim rejestrze. 9. Kserokopia odpisu z właściwego rejestru sądowego albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeśli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności (odpis uważa się za aktualny, jeżeli stwierdza stan prawny i faktyczny, zgodny ze stanem istniejącym na dzień złożenia wniosku, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed dniem złożenia wniosku) z poświadczeniem za zgodność z oryginałem.