Ogólne zasady kwalifikowalności projektów

Kwalifikowalność projektów i wydatków w EFS (PO KL) (ogólne zasady opracowane na podstawie krajowych wytycznych dotyczących kwalifikowania wydatków w ramach funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w okresie programowania 2007 2013, wersja po konsultacjach z dnia 16 listopada 2006 ) Ogólne zasady kwalifikowalności projektów 1) zasady kwalifikowalności odnoszą się do wydatków ponoszonych przez beneficjenta zarówno w ramach współfinansowania krajowego jak i ze środków wspólnotowych w ramach realizacji projektu współfinansowanego z funduszy strukturalnych; 2) na potrzeby niniejszych wytycznych pod pojęciem beneficjenta rozumie się podmiot określony we wniosku o dofinansowanie (ten zapis obowiązuje do czasu podpisania umowy o dofinansowanie) i wskazany w umowie o dofinansowanie. Tylko beneficjent lub inny podmiot upoważniony w umowie o dofinansowanie projektu może dokonać wydatków kwalifikowanych. Wyjątek stanowią projekty realizowane przez partnerstwa, w przypadku których wydatki mogą być ponoszone przez wszystkich partnerów. Zmiana beneficjenta powinna być zatwierdzona przez odpowiednią instytucję, która jest stroną umowy o dofinansowanie; 3) wytyczne wydane przez Instytucję Zarządzającą Programem Operacyjnym mogą ustanawiać bardziej restrykcyjne zasady dotyczące kwalifikowania wydatków; 4) kwalifikowalność podmiotów, które mogą starać się o wsparcie określa bezpośrednio Program Operacyjny. Interpretację związaną z definicją poszczególnych kategorii określonych w Programie Operacyjnym wydaje Instytucja Zarządzająca Programem Operacyjnym z poszanowaniem odpowiednich przepisów krajowych i wspólnotowych; 5) zakres przedmiotowy kwalifikowalności wydatków określa Instytucja Zarządzająca, musi on być zgodny z odpowiednimi przepisami wspólnotowymi, w tym w szczególności z: Rozporządzeniem Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiającym przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Opracowano: Zespół ds. wdrażania 1

Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylającym rozporządzenie (WE) nr 1260/1999; Rozporządzeniem Komisji (WE) nr... z dnia... ustanawiającym zasady wdrażania Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylającego rozporządzenie (WE) nr 1260/1999; Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1081/2006 z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Społecznego i uchylającym rozporządzenie (WE) nr 1784/1999; Zasady kwalifikowania projektów Ocena kwalifikowalności projektu następuje na etapie wyboru wniosków o dofinansowanie i polega na sprawdzeniu czy przedstawiony projekt może stanowić przedmiot współfinansowania w ramach danego programu. W zakresie kwalifikowalności projektu sprawdzane są m. in. następujące elementy: czy projekt jest zgodny z horyzontalnymi politykami Wspólnoty, w tym w szczególności z politykami w zakresie: konkurencji, zamówień publicznych, środowiska, równego traktowania kobiet i mężczyzn oraz społeczeństwa informacyjnego? czy projekt jest zgodny z dokumentem programowym? czy projekt przyczynia się do realizacji celów danego działania? czy beneficjent jest uprawniony do złożenia wniosku w ramach danego działania? Ramy czasowe kwalifikowalności Pod pojęciem okresu kwalifikowania wydatków należy rozumieć okres, w którym mogą być ponoszone wydatki kwalifikowane. Początek okresu kwalifikowalności - data otrzymania przez Komisję Europejską Programu Operacyjnego lub data 1 stycznia 2007 r., w zależności od tego, która z tych dat jest wcześniejsza. W przypadku projektów rozpoczętych przed datą 1 stycznia 2007 r. lub datą otrzymania przez Komisję Europejską Programu Operacyjnego, do kosztów kwalifikowanych Opracowano: Zespół ds. wdrażania 2

zaliczamy wydatki faktycznie poniesione po tej dacie. Wydatki poniesione wcześniej nie stanowią wydatku kwalifikowanego. Koniec okresu kwalifikowalności - datę końcową kwalifikowalności wydatków dla beneficjentów określa Instytucja Zarządzająca Programem Operacyjnym uwzględniając czas potrzebny na dokonanie zamknięcia pomocy w ramach programu i końcowe rozliczenie z Komisją. Na potrzeby rozliczenia z Komisją Europejską stanowi data 31 grudnia 2015 r. Ocena kwalifikowalności wydatku Ocena kwalifikowalności wydatku polega na analizie zgodności jego poniesienia z obowiązującymi przepisami. Oceny takiej dokonuje się zarówno na etapie wyboru wniosku, jak i podczas jego realizacji. Na etapie wyboru wniosków sprawdzeniu podlega potencjalna kwalifikowalność wydatków ujętych we wniosku, w tym zwłaszcza następujące elementy: czy wydatek jest zgodny z postanowieniami Programu Operacyjnego? czy wydatek jest niezbędny do realizacji przedłożonego projektu? czy wydatek jest efektywny? Przyjęcie danego projektu do realizacji i podpisanie z beneficjentem umowy o dofinansowanie nie oznacza, że wszystkie wydatki, które beneficjent przedstawi do refundacji w trakcie realizacji projektu, będą kwalifikować się do współfinansowania. Kwalifikowalność poniesionych wydatków oceniana jest w trakcie realizacji projektu, kiedy beneficjent przedkłada kolejne wnioski o płatność. Wówczas sprawdzeniu podlegają przede wszystkim: poniesienie przedłożonego wydatku w ramach współfinansowanego projektu, poniesienie wydatku zgodnie z kryteriami ustalonymi przez Komitet Monitorujący danego Programu Operacyjnego, zgodność przedkładanych do refundacji wydatków z kategoriami wydatków wynikającymi z postanowień umowy o dofinansowanie projektu. Kategorie te mogą być ujęte we wniosku o dofinansowanie projektu, stanowiącym załącznik do umowy, zgodność z obowiązującymi przepisami prawa wspólnotowego oraz prawa krajowego, Opracowano: Zespół ds. wdrażania 3

zasadność poniesienia danego wydatku dla realizacji projektu, efektywność poniesionego wydatku, sposób udokumentowania wydatków. Dokumentowanie wydatków Do współfinansowania kwalifikuje się wydatek, który został faktycznie poniesiony przez beneficjenta. Pod pojęciem wydatku faktycznie poniesionego należy rozumieć wydatek poniesiony w znaczeniu kasowym tj. jako rozchód środków pieniężnych z kasy lub rachunku bankowego beneficjenta. O ile Instytucja Zarządzająca Programem Operacyjnym nie określi tego inaczej, jako dowód poniesienia wydatku rozumie się opłaconą fakturę lub inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej wraz z dołączonym wyciągiem z operacji na wyodrębnionym rachunku bankowym. Zasady dokumentowania kosztów związanych z wkładem niepieniężnym, amortyzacją oraz innych kosztów określa Instytucja Zarządzająca Programem Operacyjnym. Zakaz podwójnego finansowania (!) Podwójne finansowanie oznacza niedozwolone zrefundowanie całkowite lub częściowe danego wydatku dwa razy ze środków publicznych - wspólnotowych lub krajowych. Podwójnym finansowaniem jest w szczególności: zrefundowanie tego samego wydatku w ramach dwóch różnych projektów współfinansowanych ze środków funduszy strukturalnych; zrefundowanie kosztów podatku VAT ze środków funduszy strukturalnych, a następnie odzyskanie tego podatku ze środków budżetu państwa w oparciu o Ustawę o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 r. (z późn. zm.); zakupienie środka trwałego z udziałem środków dotacji krajowej, a następnie zrefundowanie kosztów amortyzacji tego środka trwałego w ramach funduszy strukturalnych; Opracowano: Zespół ds. wdrażania 4

Wkład niepieniężny Wkład niepieniężny wniesiony na rzecz projektu przez beneficjenta publicznego lub prywatnego w postaci dóbr lub usług, za które nie dokonano płatności, stanowi koszt kwalifikowany przy założeniu, że: polega na wniesieniu badań, pracy wysokokwalifikowanej lub nieodpłatnej pracy wykonywanej przez wolontariuszy; jego wartość może zostać w niezależny sposób wyceniona oraz jeśli zaistnieje taka konieczność- zweryfikowana; W przypadku nieodpłatnej pracy wykonywanej przez wolontariuszy, jej wartość określa się z uwzględnieniem ilości poświęconego czasu na jej wykonanie oraz średniej stawki godzinowej lub dziennej za dany rodzaj pracy. W przypadku wniesienia przez beneficjenta wkładu niepieniężnego do projektu, współfinansowanie z funduszu nie może przekroczyć wartości całkowitych wydatków kwalifikowanych, pomniejszonych o wartość wkładu niepieniężnego. Opłaty finansowe i koszty finansowych instrumentów zabezpieczenia Wymienione poniżej rodzaje wydatków kwalifikują się do współfinansowania z funduszu, o ile nie są zakazane na mocy obowiązujących przepisów prawa wspólnotowego lub krajowego oraz ich poniesienie jest bezpośrednio związane z projektem oraz niezbędne do jego przygotowania lub realizacji: koszty otwarcia i prowadzenia odrębnego rachunku bankowego dla celów realizacji projektu oraz opłaty pobierane od dokonywanych transakcji finansowych, których dokonanie jest niezbędne dla realizacji projektu, koszty porad prawnych, opłaty notarialne, koszty doradztwa udzielonego przez ekspertów finansowych lub technicznych, koszty audytu i koszty księgowości, koszty obsługi finansowych instrumentów zabezpieczających realizację umowy o dofinansowanie, w szczególności takich jak poręczenie lub gwarancja. Opracowano: Zespół ds. wdrażania 5

Amortyzacja Odpisy amortyzacyjne z tytułu spadku wartości środków trwałych stanowią koszt kwalifikowany, jeżeli spełnione są łącznie następujące warunki: odpisy amortyzacyjne dotyczą środka trwałego, który jest niezbędny do prawidłowej realizacji projektu i bezpośrednio wykorzystywany do jego wdrażania; zakup środka trwałego nie był wcześniej finansowany ze środków dotacji krajowej ani wspólnotowej; kwalifikowana wartość odpisów amortyzacyjnych odnosi się wyłącznie do okresu realizacji danego projektu; wartość odpisów amortyzacyjnych została obliczona zgodnie z Ustawą o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. (Dz.U.02.76.694, z póżn. zm.) W przypadku, gdy zakupiony środek trwały wykorzystywany jest także w innych celach niż realizacja projektu, kwalifikowana jest tylko ta część odpisu amortyzacyjnego, która odpowiada proporcji wykorzystania środka trwałego w celu realizacji projektu. Wydatki na zakup sprzętu będącego środkiem trwałym do użytku na czas realizacji projektu Wydatki na przenośne środki trwałe nie zainstalowane na stałe w projekcie, zakupione lub wytworzone w celu realizacji projektu (np. samochody, komputery meble, drukarki, itp.) mogą być kwalifikowane w wysokości odpowiadającej odpisom amortyzacyjnym w okresie, w którym były wykorzystywane dla realizacji projektu. Oznacza to, że wartość rezydualna (księgowa wartość likwidacyjna) środków trwałych po zakończeniu realizacji projektu nie jest wydatkiem kwalifikowanym. Wydatki na zakup środków trwałych zakupionych na czas realizacji projektu powinny być przewidziane we wniosku o dofinansowanie, stanowiącym załącznik do umowy o dofinansowanie projektu (!) Opracowano: Zespół ds. wdrażania 6

Leasing Wydatki poniesione w związku z leasingiem kwalifikują się do współfinansowania z funduszu z zastrzeżeniem poniższych postanowień: w przypadku refundacji na rzecz Leasingodawcy, wzajemne stosunki pomiędzy organem udzielającym pomocy wspólnotowej, Leasingodawcą (będącym w tym przypadku bezpośrednim odbiorcą pomocy wspólnotowej) i Leasingobiorcą (Beneficjentem), w zakresie przedmiotu leasingu, reguluje porozumienie stanowiące załącznik do umowy o dofinansowanie projektu, podpisane pomiędzy Beneficjentem, a organem udzielającym pomocy wspólnotowej. w przypadku wypowiedzenia umowy leasingu przed upływem minimalnego okresu leasingu, bez uzyskania zgody właściwych organów, Leasingodawca jest obowiązany zwrócić odpowiednim organom krajowym część pomocy Wspólnotowej odpowiadającej pozostałemu okresowi leasingu. Podatek od towarów i usług i inne podatki Podatek od towarów i usług (VAT) może być uznany za wydatek kwalifikowany tylko wtedy, gdy został rzeczywiście i ostatecznie poniesiony przez Beneficjenta oraz beneficjent nie ma prawnej możliwości odzyskania podatku VAT. Możliwość odzyskania podatku VAT należy rozpatrywać w świetle Ustawy o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 r. (Dz. U.2004 nr 54 poz.535 z późn. zm.) Koszty ogólne Koszty ogólne to koszty, które nie mogą zostać bezpośrednio przyporządkowane do konkretnego produktu lub usługi. Do kategorii kosztów ogólnych należą m. in. opłaty czynszowe, koszty administracyjne, opłaty za energię, ogrzewanie. Koszty ogólne są kosztami kwalifikowanymi pod następującymi warunkami: Opracowano: Zespół ds. wdrażania 7

kalkulacja tych kosztów jest oparta na rzeczywistych kosztach związanych z realizacją danego projektu lub rzeczywistych kosztach projektu tego samego typu, koszty te zostały wyodrębnione jako odpowiednia proporcja kosztów ogólnych związanych bezpośrednio z realizacją projektu, zgodnie z należycie uzasadnioną, rzetelną i bezstronną metodologią, koszty opłat czynszowych, opartych na średnich kosztach, nie mogą przekroczyć 25% tych kosztów bezpośrednich projektu, które mogą mieć wpływ na poziom kosztów ogólnych. Poprzez koszty bezpośrednie projektu należy rozumieć wszystkie koszty kwalifikujące się do współfinansowania oraz: kalkulacja opłat czynszowych powinna być należycie udokumentowana i okresowo weryfikowana, koszty osobowe mogą stanowić wydatek kwalifikowany w przypadku nowych pracowników zatrudnionych przez beneficjenta na potrzeby realizacji projektu lub w przypadku pisemnego oddelegowania wcześniej zatrudnionych pracowników do realizacji nowych zadań związanych z realizacją projektu. Projekty generujące przychód i dochód Na potrzeby niniejszych wytycznych pod pojęciem dochodu należy rozumieć dochód, o którym mowa w art. 55 ust. 1 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006, czyli: Do celów niniejszego rozporządzenia projekt generujący dochód oznacza jakąkolwiek operację obejmującą inwestycję w infrastrukturę ( ), lub jakiekolwiek inne odpłatne świadczenie usług. Szczegółowe określenie metodologii obliczania i przedstawiania w projekcie generowanego dochodu, a także sposobu jego monitorowania będzie przedmiotem odrębnych wytycznych. Wydatki niekwalifikowane W oparciu o art. 56, ust. 4 Rozporządzenia Rady nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 oraz przepisy rozporządzeń dotyczących poszczególnych funduszy, za niekwalifikowane uznaje się poniższe kategorie wydatków: Opracowano: Zespół ds. wdrażania 8

koszty prowizji i odsetek ponoszonych w ramach zobowiązań finansowych (za wyjątkiem projektów, których głównym celem jest zmniejszenie wielkości tego typu obciążeń ponoszonych przez beneficjenta), koszty prowizji pobieranych w ramach operacji wymiany walut oraz ujemne różnice kursowe ponoszone w ramach wdrażania i realizowania projektu, wydatek poniesiony na środek trwały, który był współfinansowany ze środków krajowych lub wspólnotowych w przeciągu 10 lat poprzedzających złożenie wniosku o dofinansowanie projektu, koszty kar i grzywien, a także koszty procesów sądowych (z wyjątkiem kosztów związanych z odzyskiwaniem kwot nienależnie wypłaconych po akceptacji Instytucji Zarządzającej Programem Operacyjnym) oraz koszty realizacji ewentualnych postanowień wydanych przez sąd, koszty kredytu, koszt podatku VAT, który może zostać odzyskany w oparciu o przepisy krajowe (tj. Ustawę o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 r. z późn. zm.), Z poszanowaniem zasady elastyczności (cross-financing) za koszty niekwalifikowane w przypadku EFS uznaje się: koszty zakupu nieruchomości zabudowanych i niezabudowanych, koszty zakupu wyposażenia, mebli, pojazdów, infrastruktury. Opracowano: Zespół ds. wdrażania 9