Informatyzacja systemu stypendialnego w szkołach wyższych Dr Małgorzata Ganczar Instytut Rozwoju Szkolnictwa Wyższego Katolicki Uniwersytet Lubelski Jana Pawła II
Prawo o szkolnictwie wyższym Art. 207. 1. Do decyzji, o których mowa w art. 169 ust. 10 i 11 oraz art. 196 ust. 3, decyzji podjętych przez organy uczelni, kierownika studiów doktoranckich lub dyrektora jednostki naukowej w indywidualnych sprawach studentów i doktorantów, a także w sprawach nadzoru nad działalności ą uczelnianych organizacji studenckich oraz samorządu studenckiego i doktoranckiego, stosuje si ę odpowiednio przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego oraz przepisy o zaskarżaniu decyzji do sądu administracyjnego.
Odpowiednie stosowanie KPA Do decyzji podjętych przez komisj ę stypendialn ą i odwoławcz ą komisj ę stypendialn ą w sprawie stypendium rektora dla najlepszych studentów, stosuje si ę odpowiednio przepisy k.p.a. Organy uczelni jednoosobowe, jak i kolegialne, nie mog ą zatem w sposób dowolny stosowa ć ogólnych przepisów regulujących postępowanie administracyjne w sprawie indywidualnej. Odpowiednie stosowanie przepisów k.p.a. oznacza bowiem konieczno ść zachowania przez organ minimum procedury administracyjnej niezbędnej do załatwienia sprawy i zagwarantowania ustawowych uprawnie ń strony. Ustawodawca zdecydowa ł o "odpowiednim" stosowaniu przepisów k.p.a., bowiem było to konieczne ze względu na szczególny charakter postępowania przed organami szkoły wyższej, skłaniający do przyjęcia pewnych odstępstw od przepisów k.p.a. Ewentualne odstępstwa od stosowania przepisów k.p.a. dotycz ą szczegółowych kwestii związanych z realizacj ą trybu i zasad ich przyznawania uregulowanych przepisami p.sz.w.
Informatyzacja postępowania administracyjnego nowelizacja KPA wprowadzona ustaw ą z dnia 12 lutego 2010 r., o zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz niektórych innych ustaw Nowelizacja ta m.in. wprowadziła w art. 14 1 KPA obok formy pisemnej załatwiania sprawy równie ż form ę dokumentu elektronicznego. Znowelizowany art. 14 1 odsyła do definicji dokumentu elektronicznego, zawartego w art. 2 pkt 2 u.i.o.d.p. zgodnie z którym dokument elektroniczny to stanowiący odrębn ą cało ść znaczeniow ą zbiór danych uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej i zapisany na informatycznym nośniku danych. Należy zaznaczy ć, że przedmiotowa nowelizacja nie stanowiła zaprzeczenia ani żadnej jakościowej zmiany zasady pisemności, a jedynie dostosowała j ą do nowych warunków technicznych zachowując jednak jej istot ę.
Informatyzacja postępowania administracyjnego nowelizacja KPA wprowadzona ustaw ą z dnia 12 lutego 2010 r., o zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz niektórych innych ustaw Nowelizacja ta m.in. wprowadziła w art. 14 1 KPA obok formy pisemnej załatwiania sprawy równie ż form ę dokumentu elektronicznego. Znowelizowany art. 14 1 odsyła do definicji dokumentu elektronicznego, zawartego w art. 2 pkt 2 u.i.o.d.p. zgodnie z którym dokument elektroniczny to stanowiący odrębn ą cało ść znaczeniow ą zbiór danych uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej i zapisany na informatycznym nośniku danych. Należy zaznaczy ć, że przedmiotowa nowelizacja nie stanowiła zaprzeczenia ani żadnej jakościowej zmiany zasady pisemności, a jedynie dostosowała j ą do nowych warunków technicznych zachowując jednak jej istot ę.
Informatyzacja postępowania administracyjnego Doręczenia elektroniczne Norma z art. 391 KPA statuuje możliwo ść dokonywania doręcze ń pism w postępowaniu administracyjnym przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.
Informatyzacja postępowania administracyjnego zgodnie z 1 omawianego przepisu strona lub uczestnik postępowania musi spełni ć jeden z na-stępujących warunków: 1) złoży ć podanie w formie dokumentu elektronicznego przez ESP organu administracji publicznej lub 2) wystąpi ć do organu administracji publicznej o takie doręczenia i wskaza ć organowi administracji publicznej adres elektroniczny362 albo wyrazi ć zgod ę na doręczanie pism w postępowaniu za pomoc ą tych środków i wskaże organowi administracji publicznej adres elektroniczny.
Informatyzacja postępowania administracyjnego Ustawodawca nie nakłada na stron ę (lub innego uczestnika postępowania) obowiązku doręczeniowego za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. To strona (lub inny uczestnik postępowania) decyduje o formie obiegu pism pomiędzy nim a organem prowadzącym postępowanie. złożone oświadczenie w omawianym przedmiocie powinno by ć wyraźne oraz jednoznaczne, natomiast mając na względzie cel, jaki przyświeca informatyzacji, a także uwzględniając zasad ę szybkości postępowania, należy przyj ąć także dorozumian ą zgod ę strony (uczestnika) na elektroniczne dorę czenie, gdy wnosi ona podanie drogą elektroniczn ą, chyba że wyraźnie zażąda drogi tradycyjnej.
Informatyzacja postępowania administracyjnego W przypadku doręczania pisma za pomoc ą środków komunikacji elektronicznej jest ono skuteczne, jeżeli adresat potwierdzi odbiór pisma przez zastosowanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub podpisu potwierdzonego profilem zaufanym epuap. Obligatoryjnym elementem prawidłowego doręczenia pisma w
Informatyzacja postępowania administracyjnego Zgodnie z art. 46 4 w celu doręczenia pisma w formie dokumentu elektronicznego organ administracji publicznej przesyła na adres elektroniczny adresata zawiadomienie zawierające: wskazanie, że adresat może odebra ć pismo w formie dokumentu elektronicznego, wskazanie adresu elektronicznego, z którego adresat może pobra ć pismo i pod którym powinien dokona ć potwierdzenia doręczenia pisma a także pouczenie dotyczące sposobu odbioru pisma, a w szczególności sposobu identyfikacji pod wskazanym adresem elektronicznym w systemie teleinformatycznym organu administracji publicznej, jak równie ż informacj ę o wymogu podpisania urzędowego poświadczenia odbioru w określony sposób.
Informatyzacja postępowania administracyjnego Ustawa o usługach zaufania: 1. Kwalifikowany podpis elektroniczny 2. Podpis potwierdzony profilem zaufanym epuap 3. Za pośrednictwem konta bankowego
Informatyzacja postępowania administracyjnego Dat ą doręczenia pisma doręczanego w omawiany sposób jest data potwierdzenia odbioru dokumentu elektronicznego stanowiącego przedmiot zawiadomienia w systemie teleinformatycznym organu. Jeżeli adresat nie odbierze pisma w formie dokumentu elektronicznego to zgodnie z art. 46 5 KPA organ administracji publicznej po upływie 7 dni, licząc od dnia wysłania zawiadomienia, przesyła powtórne zawiadomienie o możliwości odebrania tego pisma. W przypadku nieodebrania pisma doręczenie uważa si ę za dokonane po upływie 14 dni licząc od dnia przesłania pierwszego zawiadomienia. Zawiadomienia te mog ą by ć automatycznie tworzone i przesył ane przez system teleinformatyczny organu administracji publicznej, a odbioru tych zawiadomie ń nie potwierdza si ę.
Informatyzacja postępowania administracyjnego Ustawodawca przeniós ł ryzyko skutecznego odbioru zawiadomienia na uczestnika postępowania. Należy podkreśli ć, że negatywne skutki wyboru usługodawcy świadczącego usługi konta poczty elektronicznej spoczywaj ą wyłącznie na korzystającym. W przypadku uznania pisma w formie dokumentu elektronicznego za doręczone w tym trybie organ administracji publicznej umożliwia adresatowi pisma dostęp do treści pisma przez okres co najmniej 3 miesiący od dnia uznania pisma w formie dokumentu elektronicznego za doręczone oraz informacji o dacie uznania pisma za doręczone i datach wysłania zawiadomie ń (art. 46 8).
Informatyzacja postępowania administracyjnego W poprzednim stanie prawnym, jeżeli pismo wysłane drog ą elektroniczn ą nie zostało odebrane przez adresata to organ wysyła ł je listem poleconym. Obecnie obowiązujące rozwiązanie jest analogiczne do tego, które obowiązuje dla pism wysyłanych listem poleconym. W świetle omówionych przepisów adres elektroniczny jakim posługuj ą si ę strony oraz uczestnicy postępowania w komunikacji z organem prowadzącym postępowanie zosta ł zrównany z adresem zamieszkania czy te ż siedziby. W konsekwencji tego nałożono na uczestników postępowania obowiązek informowania organu prowadzącego postępowanie o każdej zmianie tego adresu, bowiem w przypadku zaniedbania tego obowiązku dorę czenie pisma pod dotychczasowym adresem (nieaktualnym) będzie traktowane jako doręczenie skuteczne.
Informatyzacja postępowania administracyjnego Nowelizacja KPA w 2014 r., wprowadziła także zmiany do przepisów związanych z we-zwaniami w ogólnym postępowaniu administracyjnym. Zgodnie z art. 50 1 KPA organ administracji publicznej może wzywa ć osoby do udziału w podejmowanych czynnościach i do złożenia wyjaśnie ń lub zezna ń osobiście, przez pełnomocnika, na piśmie lub w formie dokumentu elektronicznego, jeżeli jest to niezbędne dla rozstrzygnięcia sprawy lub dla wykonywania czynności procesowych. Jest to kolejna regulacja, która świadczy o tym, że wol ą ustawodawcy było równanie skutków prawnych posługiwania si ę form ą dokumentu elektronicznego ze skutkami stosowania tradycyjnej formy pisemnej.
Informatyzacja postępowania administracyjnego Czy szkoła wyższa może żąda ć od studenta inicjowania postępowania w sprawie przyznania pomocy materialnej wyłącznie drog ą elektroniczn ą?
Informatyzacja postępowania administracyjnego Zgodnie z obowiązując ą w postępowaniu administracyjnym zasad ą pisemności, każdy przejaw współdziałania podmiotu sfery zewnętrznej z organem w toku postępowania powinien by ć utrwalony w formie pisemnej. W związku z tym w art. 63 1 KPA ustawodawca dopuści ł także możliwo ść wnoszenia poda ń pisemnie, telegraficznie, za pomoc ą telefaksu lub ustnie do protokołu, a także za pomoc ą innych środków komunikacji elektronicznej przez ESP organu administracji publicznej.
Informatyzacja postępowania administracyjnego Przepis art. 63 3a k.p.a. określa wymogi podania wniesionego w formie dokumentu elektronicznego. Podanie wniesione w formie dokumentu elektronicznego powinno: 1) by ć opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym epuap, lub uwierzytelniane w sposób zapewniający możliwo ść potwierdzenia pochodzenia i integralności weryfikowanych danych w postaci elektronicznej; 2) zawiera ć dane w ustalonym formacie, zawartym we wzorze podania określonym w odrębnych przepisach, jeżeli te przepisy nakazuj ą wnoszenie poda ń według określonego wzoru; 3) zawiera ć adres elektroniczny wnoszącego podanie.
Informatyzacja postępowania administracyjnego Jeżeli podanie nie zawiera adresu elektronicznego wówczas organ administracji publicznej przyjmuje, że właściwym jest adres elektroniczny, z którego nadano podanie wniesione w formie dokumentu elektronicznego. Jeśli takie podanie zostało wniesione w innej formie ni ż elektroniczna, to wówczas doręczenie pism na adres wskazany w podaniu a więc będzie to adres tradycyjny, wówczas przy pierwszym piśmie organ administracji publicznej poucza o warunku podania adresu elektronicznego w żądaniu doręczenia pism środkami komunikacji elektronicznej (art. 63 3b KPA).
Informatyzacja postępowania administracyjnego Ponadto organ ma obowiązek potwierdzi ć wniesienie podania, jeżeli wnoszący tego żąda. W przypadku wniesienia podania w formie dokumentu elektronicznego organ jest zobowiązany potwierdzi ć wniesienie podania poprzez doręczenie UPO na wskazany przez wnoszącego adres elektroniczny. UPO podania wniesionego w formie dokumentu elektronicznego zawiera: informacje o tym, że pisma w sprawie będ ą doręczane za pomoc ą środków komunikacji elektronicznej oraz pouczenie o prawie rezygnacji z doręczania pism za pomoc ą środków komunikacji elektronicznej (art. 63 5 KPA).
Z orzecznictwa Wniosek o przyznanie stypendium socjalnego jest podaniem w rozumieniu art. 63 k.p.a. Zatem oprócz elementów merytorycznej treści powinien zawiera ć elementy formalne, którymi zgodnie z art. 63 2 k.p.a. s ą: wskazanie osoby, od której pochodzi wniosek, oraz adres wnioskodawcy. W myśl tego przepisu wniosek powinien także czyni ć zado ść innym wymaganiom ustalonym w przepisach szczególnych. Brak któregokolwiek z formalnych elementów wniosku skutkuje wezwaniem wnioskodawcy przez organ właściwy w sprawie do usunięcia braków w terminie siedmiu dni, z pouczeniem, że nieusunięcie tych braków spowoduje pozostawienie wniosku bez rozpoznania (por. art. 64 2 k.p.a.). Wyrok WSA w Poznaniu, IV SA/Po 900/14
Informatyzacja postępowania administracyjnego dla zwiększenia przejrzystości udziału poszczególnych urzędników w procesie wydawania rozstrzygni ęć w sprawach administracyjnych dodano art. 66a KPA zgodnie z którym w aktach sprawy zakłada si ę metryk ę sprawy w formie pisemnej lub elektronicznej. Wprowadzona regulacja miała pozwoli ć m.in. na ustalenie, kto przygotowa ł projekt rozstrzygnięcia i w jaki sposób poszczególni pracownicy organu wydającego decyzje wpływali na tre ść decyzji. Prowadzenie metryki dotyczy zarówno akt prowadzonych w formie papierowej jak i akt elektronicznych. W związku z dyspozycj ą zawart ą w art. 66a 3 zostało wydane rozporządzenie w sprawie wzoru i sposobu prowadzenia metryki sprawy - Dz. U. z 2012, poz. 250.
Informatyzacja postępowania administracyjnego Zmiana objęła także art. 73 3 KPA, znowelizowany przepis stanowi, że organ administracji publicznej może zapewni ć stronie możliwo ść wglądu w akta sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów w swoim systemie teleinformatycznym, po identyfikacji strony przez użycie kwalifikowanego podpisu lub profilu zaufanego epuap. Istotna jest tutaj kwestia uznaniowości, bowiem ostateczn ą decyzj ę w tej materii każdorazowo podejmuje organ administracji publicznej.
Wnioski: Obecnie stosując w szkole wyższej system informatyczny możemy mówi ć jedynie o wsparciu procesu przyznawania pomocy materialnej mamy zdublowany obieg dokumentów w ramach procedury przyznawania stypendiów Wniosek nawet jeżeli w postaci elektronicznej to Zaświadczenia brak wersji dokumentu elektronicznego otrzymanego od zobowiązanego podmiotu (pracodawca, urząd skarbowy, ZUS)
Wnioski: Nadal nie nałożono na organy administracji publicznej obowiązku wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów, co w znaczący sposób przyczyniłoby si ę do rozszerzania zakresu usług świadczonych drog ą elektroniczn ą. EZD to system, który organ może wdroży ć i najczęściej wdraża jako system pomocniczy dla tradycyjnego obiegu dokumentów
Wnioski: Niestety, przynajmniej jeszcze przez jaki ś czas, zarówno wniosek, jak i stosowne załączniki należy w przypadku większości spraw związanych z pomoc ą socjaln ą dostarcza ć równie ż w formie papierowej, jakkolwiek wystarczy w tym przypadku wydrukowa ć z poziomu np. USOSweb wniosek wypełniony elektronicznie. Natomiast sam ą tre ść decyzji, czy wniosek rozpatrzono pozytywnie, student pozna logując sie po prostu do USOSweb.
Wnioski: Nowelizacja KPA 2017 r. DZIAŁ I PRZEPISY OGÓLNE (zmiany dotyczące: zakresu obowiązywania KPA, zasad ogólnych, załatwiania spraw, doręcze ń i terminów); DZIAŁ II POSTĘPOWANIE (zmiany dotyczące: wszczęcia postępowania, dowodów, rozprawy, decyzji, ugody, odwoła ń, wznowienia postępowania, uchylenia, zmiany oraz stwierdzenia nieważności decyzji. Dodatkowo wprowadzenie przepisów dotyczących: mediacji, milczącego załatwiania spraw, postępowania uproszczonego);
Dziękuj ę za uwag ę!!! mganczar@kul.pl