Dokument elektroniczny i podpis elektroniczny w postępowaniu administracyjnym w świetle rozporządzenia EIDAS

Transkrypt

1 Dokument elektroniczny i podpis elektroniczny w postępowaniu administracyjnym w świetle rozporządzenia EIDAS Prowadzenie: Jakub Rzymowski dr n. prawnych

2 I. Wprowadzenie: a. Rozporządzenie EIDAS b. KPA c. Instrukcja Kancelaryjna II. Nowe pojęcia w Rozporządzeniu EIDAS: a. Podpis elektroniczny b. Usługa zaufania c. Pieczęć elektroniczna d. Elektroniczny znacznik czasu e. Usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego f. Identyfikacja elektroniczna III. Zasada pisemności w KPA a dokument elektroniczny w postępowaniu. IV. Dokumentowanie czynności postępowania dokonywane w postaci elektronicznej: a. Czynności przyjmującego pismo b. Czynności prowadzącego postępowanie V. Decyzja Administracyjna w postaci elektronicznej, postanowienie w postaci elektronicznej: a. Elementy decyzji i postanowienia w świetle nowych przepisów

3 VI. VII. VIII. IX. Podanie w postaci elektronicznej: a. Składanie podania b. Braki formalne podania c. Usuwanie braków podania d. Zakaz składnia podania pocztą elektroniczną, Obowiązek doręczania pism w formie dokumentów elektronicznych: a. decyzje, postanowienia, zaświadczenia, inne, b. jak nie popełnić błędu doręczając pismo w formie dokumentu elektronicznego - praktyczne wskazówki sformułowane na podstawie orzecznictwa sądów administracyjnych. Kopia dokumentu elektronicznego a. Uwierzytelnianie kopii b. Problem brakującego egzemplarza Inne czynności postępowania dokumentowane w postaci elektronicznej: a. Metryka sprawy b. Protokół, c. Wezwanie na rozprawę administracyjną d. Zaświadczenie

4 X. Wybrane przepisy Instrukcji Kancelaryjnej istotne z punktu widzenia dokumentowania czynności postępowania: a. Przyjmowanie pism w IK b. Przechowywanie pism c. Problem wieloletniej archiwizacji dokumentów elektronicznych

5 Wprowadzenie: Rozporządzenie EIDAS KPA Instrukcja Kancelaryjna

6 Rozporządzenie EIDAS ROZPORZĄDZENIE PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY (UE) NR 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE Artykuł 52 (...) 2. Niniejsze rozporządzenie stosuje się od dnia 1 lipca 2016 r. (...) Artykuł 50 Uchylenie 1. Dyrektywę 1999/93/WE uchyla się z dniem 1 lipca 2016 r. 2. Odesłania do uchylonej dyrektywy odczytuje się jako odesłania do niniejszego rozporządzenia.

7 DYREKTYWA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY 1999/93/WE z dnia 13 grudnia 1999 r. w sprawie wspólnotowych ram w zakresie podpisów elektronicznych USTAWA z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym

8 Artykuł 51 EIDAS Środki przejściowe 1. Bezpieczne urządzenia do składania podpisu, których zgodność ustalono zgodnie z art. 3 ust. 4 dyrektywy 1999/93/WE, uznaje się za kwalifikowane urządzenia do składania podpisu elektronicznego na mocy niniejszego rozporządzenia. 2. Kwalifikowane certyfikaty wydane osobom fizycznym na mocy dyrektywy 1999/93/WE uznaje się za kwalifikowane certyfikaty podpisów elektronicznych na mocy niniejszego rozporządzenia do czasu ich wygaśnięcia.

9 EIDAS ustanawia ramy prawne dla podpisów elektronicznych, pieczęci elektronicznych, elektronicznych znaczników czasu, dokumentów elektronicznych, usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego i usług certyfikacyjnych uwierzytelniania witryn internetowych.

10 EIDAS ma zastosowanie do systemów identyfikacji elektronicznej, które zostały notyfikowane przez państwo członkowskie, oraz do dostawców usług zaufania mających siedzibę w Unii. EIDAS nie ma zastosowania do świadczenia usług zaufania wykorzystywanych wyłącznie w obrębie zamkniętych systemów wynikających z prawa krajowego lub z porozumień zawartych przez określoną grupę uczestników. EIDAS nie ma wpływu na prawo krajowe ani unijne związane z zawieraniem i ważnością umów lub innych zobowiązań prawnych lub proceduralnych, dotyczące ich formy.

11 ROZDZIAŁ II IDENTYFIKACJA ELEKTRONICZNA Artykuł 6 Wzajemne uznawanie 1. Jeżeli zgodnie z prawem krajowym lub zgodnie z krajową praktyką administracyjną dostęp do usługi online świadczonej przez podmiot sektora publicznego w jednym państwie członkowskim wymaga identyfikacji elektronicznej przy użyciu środka identyfikacji elektronicznej oraz uwierzytelnienia, w tym pierwszym państwie członkowskim na potrzeby transgranicznego uwierzytelnienia dla tej usługi online uznaje się środek identyfikacji elektronicznej wydany w innym państwie członkowskim, pod warunkiem że spełnione są następujące warunki: a)środek identyfikacji elektronicznej jest wydany w ramach systemu identyfikacji elektronicznej wymienionego w wykazie publikowanym przez Komisję na podstawie art. 9;

12 b)poziom bezpieczeństwa środka identyfikacji elektronicznej odpowiada poziomowi bezpieczeństwa równemu lub wyższemu od poziomu bezpieczeństwa wymaganego przez odpowiedni podmiot sektora publicznego na potrzeby dostępu do tej usługi online w pierwszym państwie członkowskim, pod warunkiem że poziom bezpieczeństwa tego środka identyfikacji elektronicznej odpowiada średniemu lub wysokiemu poziomowi bezpieczeństwa; c)odpowiedni podmiot sektora publicznego korzysta ze średniego lub wysokiego poziomu bezpieczeństwa w odniesieniu do dostępu do tej usługi online. Takiego uznania dokonuje się nie później niż 12 miesięcy po opublikowaniu przez Komisję wykazu, o którym mowa w akapicie pierwszym lit. a). 2. Środek identyfikacji elektronicznej, który jest wydawany w ramach systemu identyfikacji elektronicznej wymienionego w wykazie publikowanym przez Komisję na podstawie art. 9 i który odpowiada niskiemu poziomowi bezpieczeństwa, może być uznany przez podmioty sektora publicznego na potrzeby transgranicznego uwierzytelniania dla usługi online świadczonej przez te podmioty.

13 Artykuł 9 Notyfikacja 1. Notyfikujące państwo członkowskie notyfikuje Komisji następujące informacje i, bez zbędnej zwłoki, wszelkie późniejsze w nich zmiany: a) opis systemu identyfikacji elektronicznej, w tym jego poziomy bezpieczeństwa oraz wydawcę lub wydawców środków identyfikacji elektronicznej w ramach tego systemu; b) mający zastosowanie system nadzoru i informacje na temat systemu odpowiedzialności w odniesieniu do następujących stron: (i) strony wydającej środki identyfikacji elektronicznej; oraz (ii) strony przeprowadzającej procedurę uwierzytelniania; c)organ lub organy odpowiedzialne za system identyfikacji elektronicznej; d)informacje na temat jednostki lub jednostek, które zarządzają rejestracją unikalnych danych identyfikujących osobę; e)opis sposobu spełnienia wymogów określonych w aktach wykonawczych, o których mowa w art. 12 ust. 8; f)opis uwierzytelnienia, o którym mowa w art. 7 lit. f); g)ustalenia dotyczące zawieszania lub unieważniania notyfikowanego systemu identyfikacji elektronicznej lub uwierzytelnienia lub też ich skompromitowanych części.

14 Artykuł 12 Współpraca i interoperacyjność 1. Krajowe systemy identyfikacji elektronicznej notyfikowane na podstawie art. 9 ust. 1 muszą być interoperacyjne. 2. Do celów ust. 1 ustanowia się ramy interoperacyjności.

15 Artykuł 13 Odpowiedzialność i ciężar dowodu 1. Bez uszczerbku dla ust. 2, dostawcy usług zaufania są odpowiedzialni za szkody wyrządzone w sposób zamierzony lub z powodu zaniedbania osobie fizycznej lub prawnej w związku z niewypełnieniem obowiązków określonych w niniejszym rozporządzeniu. Ciężar dowiedzenia zamiaru lub zaniedbania niekwalifikowanego dostawcy usług zaufania spoczywa na osobie fizycznej lub prawnej zgłaszającej szkodę, o której mowa w akapicie pierwszym. Domniemywa się zamiar lub zaniedbanie kwalifikowanego dostawcy usług zaufania, chyba że kwalifikowany dostawca usług zaufania udowodni, że szkoda, o której mowa w akapicie pierwszym, nie powstała z powodu zamierzonego działania lub zaniedbania tego kwalifikowanego dostawcy usług zaufania. 2. W przypadku gdy dostawcy usług zaufania z wyprzedzeniem należycie powiadomią swoich klientów o ograniczeniach w korzystaniu ze świadczonych przez siebie usług i ograniczenia te mogą być rozpoznane przez strony trzecie, dostawcy usług zaufania nie są odpowiedzialni za szkody powstałe w wyniku korzystania z usług przekraczającego wskazane ograniczenia. 3. Ust. 1 i 2 mają zastosowanie zgodnie z krajowymi przepisami dotyczącymi odpowiedzialności.

16 Artykuł 27 Podpisy elektroniczne w usługach publicznych 1. Jeżeli państwo członkowskie wymaga zaawansowanego podpisu elektronicznego do korzystania z usługi online oferowanej przez podmiot sektora publicznego lub w jego imieniu, to państwo członkowskie uznaje zaawansowane podpisy elektroniczne, zaawansowane podpisy elektroniczne oparte na kwalifikowanym certyfikacie podpisów elektronicznych oraz kwalifikowane podpisy elektroniczne co najmniej w formatach lub wykorzystujące metody określone w aktach wykonawczych, o których mowa w ust Jeżeli państwo członkowskie wymaga zaawansowanego podpisu elektronicznego opartego na kwalifikowanym certyfikacie do skorzystania z usługi online oferowanej przez podmiot sektora publicznego lub w jego imieniu, to państwo członkowskie uznaje

17 zaawansowane podpisy elektroniczne oparte na kwalifikowanym certyfikacie i kwalifikowane podpisy elektroniczne co najmniej w formatach lub wykorzystujące metody określone w aktach wykonawczych, o których mowa w ust W przypadku transgranicznego użycia w usłudze online oferowanej przez podmiot sektora publicznego państwa członkowskie nie wymagają podpisu elektronicznego o wyższym poziomie bezpieczeństwa niż kwalifikowany podpis elektroniczny.

18 USTAWA z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego Zasada pisemności w KPA a dokument elektroniczny w postępowaniu. Dokumentowanie czynności postępowania dokonywane w postaci elektronicznej: Czynności przyjmującego pismo Czynności prowadzącego postępowanie Decyzja Administracyjna w postaci elektronicznej, postanowienie w postaci elektronicznej: Elementy decyzji i postanowienia w świetle nowych przepisów Podanie w postaci elektronicznej: Składanie podania Braki formalne podania Usuwanie braków podania Zakaz składnia podania pocztą elektroniczną,

19 Obowiązek doręczania pism w formie dokumentów elektronicznych: decyzje, postanowienia, zaświadczenia, inne, jak nie popełnić błędu doręczając pismo w formie dokumentu elektronicznego - praktyczne wskazówki sformułowane na podstawie orzecznictwa sądów administracyjnych. Kopia dokumentu elektronicznego Uwierzytelnianie kopii Problem brakującego egzemplarza Inne czynności postępowania dokumentowane w postaci elektronicznej: Metryka sprawy Protokół, Wezwanie na rozprawę administracyjną Zaświadczenie

20 Wybrane przepisy Instrukcji Kancelaryjnej istotne z puktu widzenia dokumentowania czyynosci postępowania: Przyjmowanie pism w IK Przechowywanie pism Problem wieloletniej archiwizacji dokumentów elektronicznych

21 "identyfikacja elektroniczna" oznacza proces używania danych w postaci elektronicznej identyfikujących osobę, unikalnie reprezentujących osobę fizyczną lub prawną, lub osobę fizyczną reprezentującą osobę prawną; "środek identyfikacji elektronicznej" oznacza materialną lub niematerialną jednostkę zawierającą dane identyfikujące osobę i używaną do celów uwierzytelniania dla usługi online; "dane identyfikujące osobę" oznaczają zestaw danych umożliwiających ustalenie tożsamości osoby fizycznej lub prawnej, lub osoby fizycznej reprezentującej osobę prawną;

22 "system identyfikacji elektronicznej" oznacza system identyfikacji elektronicznej, w ramach którego wydaje się środki identyfikacji elektronicznej osobom fizycznym lub prawnym, lub osobom fizycznym reprezentującym osoby prawne; "uwierzytelnianie" oznacza proces elektroniczny, który umożliwia identyfikację elektroniczną osoby fizycznej lub prawnej, lub potwierdzenie pochodzenia oraz integralności weryfikowanych danych w postaci elektronicznej; "strona ufająca" oznacza osobę fizyczną lub prawną, która polega na identyfikacji elektronicznej lub usłudze zaufania;

23 Podpis elektroniczny

24 "podpisujący" oznacza osobę fizyczną, która składa podpis elektroniczny; "podpis elektroniczny" oznacza dane w postaci elektronicznej, które są dołączone lub logicznie powiązane z innymi danymi w postaci elektronicznej, i które użyte są przez podpisującego jako podpis;

25 "zaawansowany podpis elektroniczny" oznacza podpis elektroniczny, który spełnia wymogi określone w art. 26; Artykuł 26 Wymogi dla zaawansowanych podpisów elektronicznych Zaawansowany podpis elektroniczny musi spełniać następujące wymogi: a) jest unikalnie przyporządkowany podpisującemu; b) umożliwia ustalenie tożsamości podpisującego; c) jest składany przy użyciu danych służących do składania podpisu elektronicznego, których podpisujący może, z dużą dozą pewności, użyć pod wyłączną swoją kontrolą; oraz d) jest powiązany z danymi podpisanymi w taki sposób, że każda późniejsza zmiana danych jest rozpoznawalna.

26 "kwalifikowany podpis elektroniczny" oznacza zaawansowany podpis elektroniczny, który jest składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego i który opiera się na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego; "dane służące do składania podpisu elektronicznego" oznaczają unikalne dane, których podpisujący używa do składania podpisu elektronicznego; "urządzenie do składania podpisu elektronicznego" oznacza skonfigurowane oprogramowanie lub skonfigurowany sprzęt, które wykorzystuje się do składania podpisu elektronicznego; "kwalifikowane urządzenie do składania podpisu elektronicznego" oznacza urządzenie do składania podpisu elektronicznego, które spełnia wymogi określone w załączniku II;

27 "certyfikat podpisu elektronicznego" oznacza poświadczenie elektroniczne, które przyporządkowuje dane służące do walidacji podpisu elektronicznego do osoby fizycznej i potwierdza co najmniej imię i nazwisko lub pseudonim tej osoby; "kwalifikowany certyfikat podpisu elektronicznego" oznacza certyfikat podpisu elektronicznego, który jest wydawany przez kwalifikowanego dostawcę usług zaufania i spełnia wymogi określone w załączniku I; "dane służące do walidacji" oznaczają dane używane do walidacji podpisu elektronicznego lub pieczęci elektronicznej; "walidacja" oznacza proces weryfikacji i potwierdzenia ważności podpisu elektronicznego lub pieczęci.

28 Skutek prawny podpisu elektronicznego

29 Artykuł 25 Skutki prawne podpisów elektronicznych 1. Podpisowi elektronicznemu nie można odmówić skutku prawnego ani dopuszczalności jako dowodu w postępowaniu sądowym wyłącznie z tego powodu, że podpis ten ma postać elektroniczną lub że nie spełnia wymogów dla kwalifikowanych podpisów elektronicznych. 2. Kwalifikowany podpis elektroniczny ma skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu. Art. 5. UoPodpisie 2. Dane w postaci elektronicznej opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu są równoważne pod względem skutków prawnych dokumentom opatrzonym podpisami własnoręcznymi, chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej.

30 3. Kwalifikowany podpis elektroniczny oparty na kwalifikowanym certyfikacie wydanym w jednym państwie członkowskim jest uznawany za kwalifikowany podpis elektroniczny we wszystkich pozostałych państwach członkowskich.

31 "usługa zaufania" oznacza usługę elektroniczną zazwyczaj świadczoną za wynagrodzeniem i obejmującą: tworzenie, weryfikację i walidację podpisów elektronicznych, pieczęci elektronicznych lub elektronicznych znaczników czasu, usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego oraz certyfikatów powiązanych z tymi usługami; lub tworzenie, weryfikację i walidację certyfikatów uwierzytelniania witryn internetowych; lub konserwację elektronicznych podpisów, pieczęci lub certyfikatów powiązanych z tymi usługami; "kwalifikowana usługa zaufania" oznacza usługę zaufania, która spełnia stosowne wymogi określone w niniejszym rozporządzeniu;

32 Pieczęć elektroniczna

33 "pieczęć elektroniczna" oznacza dane w postaci elektronicznej dodane do innych danych w postaci elektronicznej lub logicznie z nimi powiązane, aby zapewnić autentyczność pochodzenia oraz integralność powiązanych danych; "podmiot składający pieczęć" oznacza osobę prawną, która składa pieczęć elektroniczną;

34 "zaawansowana pieczęć elektroniczna" oznacza pieczęć elektroniczną, która spełnia wymogi określone w art. 36; Artykuł 36 Wymogi dla zaawansowanych pieczęci elektronicznych Zaawansowana pieczęć elektroniczna musi spełniać następujące wymogi: jest unikalnie przyporządkowana podmiotowi składającemu pieczęć; umożliwia ustalenie tożsamości podmiotu składającego pieczęć; jest składana przy użyciu danych służących do składania pieczęci elektronicznej, które podmiot składający pieczęć może, mając je z dużą dozą pewności pod swoją kontrolą, użyć do złożenia pieczęci elektronicznej; oraz jest powiązana z danymi, do których się odnosi, w taki sposób, że każda późniejsza zmiana danych jest rozpoznawalna.

35 "kwalifikowana pieczęć elektroniczna" oznacza zaawansowaną pieczęć elektroniczną, która została złożona za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania pieczęci elektronicznej i która opiera się na kwalifikowanym certyfikacie pieczęci elektronicznej; "dane służące do składania pieczęci elektronicznej" oznaczają niepowtarzalne dane, które podmiot składający pieczęć wykorzystuje do złożenia pieczęci elektronicznej; "certyfikat pieczęci elektronicznej" oznacza poświadczenie elektroniczne, które łączy dane służące do walidacji pieczęci elektronicznej z osobą prawną i potwierdza nazwę tej osoby; "kwalifikowany certyfikat pieczęci elektronicznej" oznacza certyfikat pieczęci elektronicznej, który jest wydawany przez kwalifikowanego dostawcę usług zaufania i spełnia wymogi określone w załączniku III;

36 "urządzenie do składania pieczęci elektronicznej" oznacza skonfigurowane oprogramowanie lub skonfigurowany sprzęt, które wykorzystuje się do składania pieczęci elektronicznej; "kwalifikowane urządzenie do składania pieczęci elektronicznej" oznacza urządzenie do składania pieczęci elektronicznej, które spełnia odpowiednio wymogi określone w załączniku II;

37 Skutki prawne pieczęci elektronicznych 1. Pieczęci elektronicznej nie można odmówić skutku prawnego ani dopuszczalności jako dowodu w postępowaniu sądowym wyłącznie z tego powodu, że pieczęć ta ma postać elektroniczną lub że nie spełnia wymogów dla kwalifikowanych pieczęci elektronicznych. 2. Kwalifikowana pieczęć elektroniczna korzysta z domniemania integralności danych i autentyczności pochodzenia tych danych, z którymi kwalifikowana pieczęć elektroniczna jest powiązana. 3. Kwalifikowana pieczęć elektroniczna oparta na kwalifikowanym certyfikacie wydanym w jednym państwie członkowskim jest uznawana za kwalifikowaną pieczęć elektroniczną we wszystkich pozostałych państwach członkowskich.

38 "elektroniczny znacznik czasu" oznacza dane w postaci elektronicznej, które wiążą inne dane w postaci elektronicznej z określonym czasem, stanowiąc dowód na to, że te inne dane istniały w danym czasie; "kwalifikowany elektroniczny znacznik czasu" oznacza elektroniczny znacznik czasu, który spełnia wymogi określone w art. 42;

39 "usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego" oznacza usługę umożliwiającą przesłanie danych między stronami trzecimi drogą elektroniczną i zapewniającą dowody związane z posługiwaniem się przesyłanymi danymi, w tym dowód wysłania i otrzymania danych, oraz chroniącą przesyłane dane przed ryzykiem utraty, kradzieży, uszkodzenia lub jakiejkolwiek nieupoważnionej zmiany; "kwalifikowana usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego" oznacza usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego, która spełnia wymogi określone w art. 44;

40 Zasada pisemności w KPA a dokument elektroniczny w postępowaniu.

41 Art Sprawy należy załatwiać w formie pisemnej lub w formie dokumentu elektronicznego w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2014 r. poz. 1114), doręczanego środkami komunikacji elektronicznej. 2. Sprawy mogą być załatwiane ustnie, gdy przemawia za tym interes strony, a przepis prawny nie stoi temu na przeszkodzie. Treść oraz istotne motywy takiego załatwienia powinny być utrwalone w aktach w formie protokołu lub podpisanej przez stronę adnotacji. "dokument elektroniczny" EIDAS oznacza każdą treść przechowywaną w postaci elektronicznej, w szczególności tekst lub nagranie dźwiękowe, wizualne lub audiowizualne; Art. 3. U o Informatyzacji Użyte w ustawie określenia oznaczają: 1) informatyczny nośnik danych - materiał lub urządzenie służące do zapisywania, przechowywania i odczytywania danych w postaci cyfrowej; 2) dokument elektroniczny - stanowiący odrębną całość znaczeniową zbiór danych uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej i zapisany na informatycznym nośniku danych;

42 Dokumentowanie czynności postępowania dokonywane w postaci elektronicznej: Czynności przyjmującego pismo Czynności prowadzącego postępowanie

43 Art. 66a. 1. W aktach sprawy zakłada się metrykę sprawy w formie pisemnej lub elektronicznej. 2. W treści metryki sprawy wskazuje się wszystkie osoby, które uczestniczyły w podejmowaniu czynności w postępowaniu administracyjnym oraz określa się wszystkie podejmowane przez te osoby czynności wraz z odpowiednim odesłaniem do dokumentów zachowanych w formie pisemnej lub elektronicznej określających te czynności. 3. Metryka sprawy, wraz z dokumentami do których odsyła, stanowi obowiązkową część akt sprawy i jest na bieżąco aktualizowana. 4. Minister właściwy do spraw administracji publicznej określa, w drodze rozporządzenia, wzór i sposób prowadzenia metryki sprawy, uwzględniając treść i formę metryki określoną w 1 i 2 oraz obowiązek bieżącej aktualizacji metryki, a także, aby w oparciu o treść metryki było możliwe ustalenie treści czynności w postępowaniu administracyjnym podejmowanych w sprawie przez poszczególne osoby. 5. Minister właściwy do spraw administracji publicznej określa, w drodze rozporządzenia, rodzaje spraw, w których obowiązek prowadzenia metryki sprawy jest wyłączony ze względu na nieproporcjonalność nakładu środków koniecznych do prowadzenia metryki w stosunku do prostego i powtarzalnego charakteru tych spraw.

44 ROZPORZĄDZENIE MINISTRA ADMINISTRACJI I CYFRYZACJI z dnia 9 marca 2012 r. w sprawie rodzaju spraw, w których obowiązek prowadzenia metryki sprawy jest wyłączony Dz.U z dnia ROZPORZĄDZENIE MINISTRA ADMINISTRACJI I CYFRYZACJI 1) z dnia 6 marca 2012 r. w sprawie wzoru i sposobu prowadzenia metryki sprawy Na podstawie art. 66a 4 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071, z późn. zm. 2) ) zarządza się, co następuje: Metryka sprawy, wraz z dokumentami, do których odsyła, stanowi obowiązkową część akt sprawy i jest na bieżąco aktualizowana. 2. Metryka sprawy prowadzona jest w formie pisemnej lub elektronicznej.

45 2. 1. Jeżeli dokumentacja odzwierciedlająca przebieg załatwiania spraw powstaje w systemie teleinformatycznym przeznaczonym do elektronicznego zarządzania dokumentacją, umożliwiającym wykonywanie w nim czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów elektronicznych, to metrykę sprawy stanowi widok chronologicznego zestawienia czynności w sprawie, zawierający: 1) oznaczenie sprawy (data wszczęcia lub znak sprawy); 2) tytuł sprawy (zwięzłe określenie przedmiotu sprawy); 3) datę dokonanej czynności; 4) określenie osoby podejmującej daną czynność (nazwisko, imię, stanowisko); 5) określenie podejmowanej czynności; 6) wskazanie identyfikatora dokumentu w aktach sprawy, do którego odnosi się dana czynność.

46 2. Jeżeli dokumentacja odzwierciedlająca przebieg załatwiania spraw powstaje w systemie teleinformatycznym przeznaczonym do realizacji określonych wyspecjalizowanych elektronicznych usług publicznych i system ten zapewnia możliwość wyszukania i prezentacji danych, o których mowa w ust. 1, to za metrykę sprawy uważa się te dane.

47 3. 1. Jeżeli dokumentacja odzwierciedlająca przebieg załatwiania spraw nie powstaje w systemie teleinformatycznym, o którym mowa w 2, to metrykę sporządza się w formie tabeli, odnotowując w niej poszczególne czynności w sprawie. Wzór tabeli stanowi załącznik do rozporządzenia. 2. Tabelę, o której mowa w ust. 1, można wypełniać odręcznie lub w formie elektronicznej, dołączając jej wydruk do akt sprawy po wykonaniu ostatniej czynności w sprawie lub w razie zaistnienia takiej potrzeby. 3. Wykorzystanie narzędzi informatycznych w celu tworzenia metryk spraw w postaci elektronicznej jest możliwe pod warunkiem: 1) zapewnienia ochrony metryk elektronicznych przed utratą przez okresowe wykonywanie kopii zabezpieczających na informatycznym nośniku danych, innym niż ten, na którym zapisywane są dane bieżące; 2) zapewnienia jednoznacznego powiązania elektronicznych metryk z nieelektronicznymi aktami spraw, do których się odnoszą; 3) możliwości niezwłocznego odnalezienia i w razie potrzeby wydrukowania żądanej metryki, 4. Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 7 marca 2012 r.

48 Decyzja administracyjna w postaci elektronicznej, postanowienie w postaci elektronicznej Elementy decyzji i postanowienia w świetle nowych przepisów

49 Art KPA 1. Decyzja powinna zawierać: oznaczenie organu administracji publicznej, datę wydania, oznaczenie strony lub stron, powołanie podstawy prawnej, rozstrzygnięcie, uzasadnienie faktyczne i prawne, pouczenie, czy i w jakim trybie służy od niej odwołanie, podpis z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego osoby upoważnionej do wydania decyzji lub, jeżeli decyzja wydana została w formie dokumentu elektronicznego, powinna być opatrzona bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Decyzja, w stosunku do której może być wniesione powództwo do sądu powszechnego lub skarga do sądu administracyjnego, powinna zawierać ponadto pouczenie o dopuszczalności wniesienia powództwa lub skargi.

50 "kwalifikowany podpis elektroniczny" oznacza zaawansowany podpis elektroniczny, który jest składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego i który opiera się na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego; "zaawansowany podpis elektroniczny" oznacza podpis elektroniczny, który spełnia wymogi określone w art. 26; "kwalifikowany certyfikat podpisu elektronicznego" oznacza certyfikat podpisu elektronicznego, który jest wydawany przez kwalifikowanego dostawcę usług zaufania i spełnia wymogi określone w załączniku I; >

51 ZAŁĄCZNIK I EIDAS WYMOGI DLA KWALIFIKOWANYCH CERTYFIKATÓW PODPISÓW ELEKTRONICZNYCH Kwalifikowane certyfikaty podpisów elektronicznych zawierają następujące informacje: a) wskazanie - co najmniej w postaci pozwalającej na automatyczne przetwarzanie - że dany certyfikat został wydany jako kwalifikowany certyfikat podpisu elektronicznego; b) zestaw danych jednoznacznie reprezentujących kwalifikowanego dostawcę usług zaufania wydającego kwalifikowane certyfikaty, obejmujący co najmniej państwo członkowskie, w którym dostawca ma siedzibę, oraz - w odniesieniu do osoby prawnej: nazwę i, w stosownym przypadku, numer rejestrowy zgodnie z oficjalnym rejestrem, - w odniesieniu do osoby fizycznej: imię i nazwisko tej osoby; c) co najmniej imię i nazwisko podpisującego lub jego pseudonim; jeżeli używany jest pseudonim, fakt ten jest jasno wskazany; d) dane służące do walidacji podpisu elektronicznego, które odpowiadają danym służącym do składania podpisu elektronicznego; e) dane dotyczące początku i końca okresu ważności certyfikatu; f) kod identyfikacyjny certyfikatu, który musi być niepowtarzalny dla kwalifikowanego dostawcy usług zaufania; g) zaawansowany podpis elektroniczny lub zaawansowaną pieczęć elektroniczną wydającego kwalifikowanego dostawcy usług zaufania;

52 h) miejsce, w którym nieodpłatnie dostępny jest certyfikat towarzyszący zaawansowanemu podpisowi elektronicznemu lub zaawansowanej pieczęci elektronicznej, o których mowa w lit. g); i) miejsce usług, z którego można skorzystać w celu złożenia zapytania o status ważności kwalifikowanego certyfikatu; j) w przypadku gdy dane służące do składania podpisu elektronicznego powiązane z danymi służącymi do walidacji podpisu elektronicznego znajdują się w kwalifikowanym urządzeniu do składania podpisu elektronicznego, odpowiednie wskazanie tego faktu co najmniej w postaci pozwalającej na automatyczne przetwarzanie.

53 Art KPA 1. Decyzję doręcza się stronom na piśmie lub za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

54 Art Postanowienie powinno zawierać: oznaczenie organu administracji publicznej, datę jego wydania, oznaczenie strony lub stron albo innych osób biorących udział w postępowaniu, powołanie podstawy prawnej, rozstrzygnięcie, pouczenie, czy i w jakim trybie służy na nie zażalenie lub skarga do sądu administracyjnego, oraz podpis z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego osoby upoważnionej do jego wydania lub, jeżeli postanowienie wydane zostało w formie dokumentu elektronicznego, powinno być opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. 2. Postanowienie powinno zawierać uzasadnienie faktyczne i prawne, jeżeli służy na nie zażalenie lub skarga do sądu administracyjnego oraz gdy wydane zostało na skutek zażalenia na postanowienie.

55 Podanie w postaci elektronicznej: Składanie podania Braki formalne podania Usuwanie braków podania Zakaz składania podania pocztą elektroniczną,

56 Art. 63. KPA 1. Podania (żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia) mogą być wnoszone pisemnie, telegraficznie, za pomocą telefaksu lub ustnie do protokołu, a także za pomocą innych środków komunikacji elektronicznej przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu administracji publicznej utworzoną na podstawie ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Art. 3. pkt 17) U o informatyzacji elektroniczna skrzynka podawcza - dostępny publicznie środek komunikacji elektronicznej służący do przekazywania dokumentu elektronicznego do podmiotu publicznego przy wykorzystaniu powszechnie dostępnego systemu teleinformatycznego;

57 2. Podanie powinno zawierać co najmniej wskazanie osoby, od której pochodzi, jej adres i żądanie oraz czynić zadość innym wymaganiom ustalonym w przepisach szczególnych. 3. Podanie wniesione pisemnie albo ustnie do protokołu powinno być podpisane przez wnoszącego, a protokół ponadto przez pracownika, który go sporządził. Gdy podanie wnosi osoba, która nie może lub nie umie złożyć podpisu, podanie lub protokół podpisuje za nią inna osoba przez nią upoważniona, czyniąc o tym wzmiankę obok podpisu.

58 3a. Podanie wniesione w formie dokumentu elektronicznego powinno: 1) być uwierzytelnione przy użyciu mechanizmów określonych w art. 20a ust. 1 albo 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne; 2) zawierać dane w ustalonym formacie, zawartym we wzorze podania określonym w odrębnych przepisach, jeżeli te przepisy nakazują wnoszenie podań według określonego wzoru; O TYM NA KOŃCU PODAŃ 3) zawierać adres elektroniczny wnoszącego podanie.

59 Art. 20a. U o informatyzacji 1. Identyfikacja użytkownika systemów teleinformatycznych udostępnianych przez podmioty określone w art. 2 następuje przez zastosowanie kwalifikowanego certyfikatu przy zachowaniu zasad przewidzianych w ustawie z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. z 2013 r. poz. 262), lub profilu zaufanego epuap. "kwalifikowany certyfikat podpisu elektronicznego" EIDAS oznacza certyfikat podpisu elektronicznego, który jest wydawany przez kwalifikowanego dostawcę usług zaufania i spełnia wymogi określone w załączniku I;

60 Artykuł 4 Zasada rynku wewnętrznego 1. Nie ogranicza się świadczenia usług zaufania na terytorium państwa członkowskiego przez dostawcę usług zaufania mającego siedzibę w innym państwie członkowskim z powodów związanych z dziedzinami objętymi niniejszym rozporządzeniem. 2. Produkty i usługi zaufania spełniające wymogi niniejszego rozporządzenia dopuszcza się do swobodnego obrotu na rynku wewnętrznym.

61 2. Podmiot publiczny, który używa do realizacji zadań publicznych systemów teleinformatycznych, może umożliwiać użytkownikom identyfikację w tym systemie przez zastosowanie innych technologii, chyba że przepisy odrębne przewidują obowiązek dokonania czynności w siedzibie podmiotu publicznego. Artykuł 7 EIDAS Systemy identyfikacji elektronicznej kwalifikujące się do notyfikowania System identyfikacji elektronicznej kwalifikuje się do notyfikowania na podstawie art. 9 ust. 1, jeżeli spełnione zostaną wszystkie następujące warunki: a) środki identyfikacji elektronicznej w ramach systemu identyfikacji elektronicznej są wydawane: (i) przez notyfikujące państwo członkowskie; (ii) na mocy upoważnienia od notyfikującego państwa członkowskiego; lub (iii) niezależnie od notyfikującego państwa członkowskiego i są uznawane przez to państwo członkowskie; b) środki identyfikacji elektronicznej w ramach systemu identyfikacji elektronicznej mogą być używane w celu uzyskania dostępu do co najmniej jednej usługi świadczonej przez podmiot sektora publicznego, wymagającej identyfikacji elektronicznej w notyfikującym państwie członkowskim; (...)

62 3b. KPA Jeżeli podanie, o którym mowa w 3a, nie zawiera adresu elektronicznego, organ administracji publicznej przyjmuje, że właściwym jest adres elektroniczny, z którego nadano podanie wniesione w formie dokumentu elektronicznego, a gdy wniesiono je w innej formie i zawiera ono żądanie, o którym mowa w art pkt 2, doręczenie pism następuje na adres wskazany zgodnie z 2, przy czym w pierwszym piśmie poucza się o warunku podania adresu elektronicznego w żądaniu doręczania pism środkami komunikacji elektronicznej. Art Doręczenie pism następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu art. 2 pkt 5 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2013 r. poz oraz z 2015 r. poz. 1844), jeżeli strona lub inny uczestnik postępowania spełni jeden z następujących warunków: 1) złoży podanie w formie dokumentu elektronicznego przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu administracji publicznej; 2) wystąpi do organu administracji publicznej o takie doręczenie i wskaże organowi administracji publicznej adres elektroniczny;

63 4. Organ administracji publicznej jest obowiązany potwierdzić wniesienie podania, jeżeli wnoszący tego zażąda. W przypadku wniesienia podania w formie dokumentu elektronicznego organ jest obowiązany potwierdzić wniesienie podania przez doręczenie urzędowego poświadczenia odbioru na wskazany przez wnoszącego adres elektroniczny. 5. Urzędowe poświadczenie odbioru podania wniesionego w formie dokumentu elektronicznego zawiera: 1) informację o tym, że pisma w sprawie będą doręczane za pomocą środków komunikacji elektronicznej; 2) pouczenie o prawie do rezygnacji z doręczania pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej, o którym mowa w art d.

64 Usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego EIDAS Artykuł 43 Skutek prawny usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego 1. Nie jest kwestionowany skutek prawny danych wysłanych i otrzymanych przy użyciu usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego ani ich dopuszczalność jako dowodu w postępowaniu sądowym wyłącznie z tego powodu, że dane te mają postać elektroniczną lub że nie spełniają wszystkich wymogów kwalifikowanej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego. 2. Dane wysłane i otrzymane przy użyciu kwalifikowanej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego korzystają z domniemania integralności danych, wysłania tych danych przez zidentyfikowanego nadawcę i otrzymania ich przez zidentyfikowanego adresata oraz dokładności daty i czasu wysłania i otrzymania wskazanych przez kwalifikowaną usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego.

65 Artykuł 44 EIDAS Wymogi dla kwalifikowanych usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego 1. Kwalifikowane usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego muszą spełniają następujące wymogi: a)są świadczone przez co najmniej jednego kwalifikowanego dostawcę usług zaufania; b)z dużą dozą pewności zapewniają identyfikację nadawcy; c)zapewniają identyfikację adresata przed dostarczeniem danych; d)wysłanie i otrzymanie danych jest zabezpieczone zaawansowanym podpisem elektronicznym lub zaawansowaną pieczęcią elektroniczną kwalifikowanego dostawcy usług zaufania w taki sposób, by wykluczyć możliwość niewykrywalnej zmiany danych; e)każda zmiana danych niezbędna do celów wysłania lub otrzymania danych jest wyraźnie wskazana nadawcy i adresatowi danych; f)data i czas wysłania, otrzymania i wszelkiej zmiany danych są wskazane za pomocą kwalifikowanego elektronicznego znacznika czasu. W przypadku przesyłania danych między co najmniej dwoma kwalifikowanymi dostawcami usług zaufania wymogi określone w lit. a)-f) mają zastosowanie do wszystkich kwalifikowanych dostawców usług zaufania.

66 Art Jeżeli w podaniu nie wskazano adresu wnoszącego i nie ma możności ustalenia tego adresu na podstawie posiadanych danych, podanie pozostawia się bez rozpoznania. 2. Jeżeli podanie nie czyni zadość innym wymaganiom ustalonym w przepisach prawa, należy wezwać wnoszącego do usunięcia braków w terminie siedmiu dni z pouczeniem, że nieusunięcie tych braków spowoduje pozostawienie podania bez rozpoznania.

67 Art. 16a. 1. U o informatyzacji FORMULARZE ELEKTRONICZNE W przypadku gdy w przepisach prawa został wskazany organ właściwy do określenia wzoru dokumentu, jeżeli przepisy te nie wykluczają przesyłania dokumentów drogą elektroniczną, organ ten: 1) przekazuje ministrowi właściwemu do spraw informatyzacji wzór dokumentu elektronicznego w celu umieszczenia go w centralnym repozytorium wzorów dokumentów elektronicznych, o którym mowa w art. 19b ust. 1; 2) przekazuje ministrowi właściwemu do spraw informatyzacji opis usługi możliwej do zrealizowania przy wykorzystaniu wzoru dokumentu elektronicznego w celu zamieszczenia go w katalogu usług; 3) udostępnia na epuap lub w innym systemie teleinformatycznym formularz elektroniczny umożliwiający wygenerowanie dokumentu elektronicznego w celu złożenia go za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

68 Obowiązek doręczania pism w formie dokumentów elektronicznych: decyzje, postanowienia, zaświadczenia, inne, jak nie popełnić błędu doręczając pismo w formie dokumentu elektronicznego - praktyczne wskazówki sformułowane na podstawie orzecznictwa sądów administracyjnych.

69 KPA Art Doręczenie pism następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu art. 2 pkt 5 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2013 r. poz. 1422), jeżeli strona lub inny uczestnik postępowania spełni jeden z następujących warunków: 1) złoży podanie w formie dokumentu elektronicznego przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu administracji publicznej; 2) wystąpi do organu administracji publicznej o takie doręczenie i wskaże organowi administracji publicznej adres elektroniczny; 3) wyrazi zgodę na doręczanie pism w postępowaniu za pomocą tych środków i wskaże organowi administracji publicznej adres elektroniczny.

70 1a. Organ administracji publicznej może zwrócić się do strony lub innego uczestnika postępowania o wyrażenie zgody na doręczanie pism w formie dokumentu elektronicznego w innych, określonych przez organ kategoriach spraw indywidualnych załatwianych przez ten organ. 1b. Organ administracji publicznej może wystąpić o wyrażenie zgody, o której mowa w 1 pkt 3 lub w 1a, przesyłając to wystąpienie za pomocą środków komunikacji elektronicznej na adres elektroniczny strony lub innego uczestnika postępowania. 1c. Do wystąpienia, o którym mowa w 1b, nie stosuje się art

71 Art. 46 KPA 1. Odbierający pismo potwierdza doręczenie mu pisma swoim podpisem ze wskazaniem daty doręczenia. 2. Jeżeli odbierający pismo uchyla się od potwierdzenia doręczenia lub nie może tego uczynić, doręczający sam stwierdza datę doręczenia oraz wskazuje osobę, która odebrała pismo, i przyczynę braku jej podpisu. 3. W przypadku doręczenia pisma za pomocą środków komunikacji elektronicznej doręczenie jest skuteczne, jeżeli adresat potwierdzi odbiór pisma w sposób, o którym mowa w 4 pkt W celu doręczenia pisma w formie dokumentu elektronicznego organ administracji publicznej przesyła na adres elektroniczny adresata zawiadomienie zawierające: 1) wskazanie, że adresat może odebrać pismo w formie dokumentu elektronicznego; 2) wskazanie adresu elektronicznego, z którego adresat może pobrać pismo i pod którym powinien dokonać potwierdzenia doręczenia pisma; 3) pouczenie dotyczące sposobu odbioru pisma, a w szczególności sposobu identyfikacji pod wskazanym adresem elektronicznym

72 w systemie teleinformatycznym organu administracji publicznej, oraz informację o wymogu podpisania urzędowego poświadczenia odbioru w sposób wskazany w art. 20a ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. 5. W przypadku nieodebrania pisma w formie dokumentu elektronicznego w sposób, o którym mowa w 4 pkt 3, organ administracji publicznej po upływie 7 dni, licząc od dnia wysłania zawiadomienia, przesyła powtórne zawiadomienie o możliwości odebrania tego pisma. 7. Zawiadomienia, o których mowa w 4 i 5, mogą być automatycznie tworzone i przesyłane przez system teleinformatyczny organu administracji publicznej, a odbioru tych zawiadomień nie potwierdza się. 6. W przypadku nieodebrania pisma doręczenie uważa się za dokonane po upływie czternastu dni, licząc od dnia przesłania pierwszego zawiadomienia.

73 Art Decyzję doręcza się stronom na piśmie lub za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Art Postanowienia, od których służy stronom zażalenie lub skarga do sądu administracyjnego, doręcza się na piśmie lub za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

74 Art Organ administracji publicznej wydaje zaświadczenie na żądanie osoby ubiegającej się o zaświadczenie. 2. Zaświadczenie wydaje się, jeżeli: 1) urzędowego potwierdzenia określonych faktów lub stanu prawnego wymaga przepis prawa; 2) osoba ubiega się o zaświadczenie ze względu na swój interes prawny w urzędowym potwierdzeniu określonych faktów lub stanu prawnego. 3. Zaświadczenie powinno być wydane bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie siedmiu dni. 4. Zaświadczenie wydaje się w formie dokumentu elektronicznego, opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, jeżeli zażąda tego osoba ubiegająca się o zaświadczenie. Art Jeżeli strona lub inny uczestnik postępowania nie może uzyskać w formie dokumentu elektronicznego zaświadczenia wymaganego do potwierdzenia faktów lub stanu prawnego lub innego dokumentu wydanego przez podmiot publiczny w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, jak również potwierdzenia uiszczenia opłat i kosztów postępowania, strona lub inny uczestnik postępowania może złożyć elektroniczną kopię takiego dokumentu, po uwierzytelnieniu jej przez wnoszącego, przy użyciu mechanizmów określonych w art. 20a ust. 1 albo 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

75 Kopia dokumentu elektronicznego Uwierzytelnianie kopii Problem brakującego egzemplarza

76 Art. 76a. KOPIA 1. Jeżeli dokument znajduje się w aktach organu lub podmiotu, o którym mowa w art lub 2, wystarczy przedstawić urzędowo poświadczony przez ten organ lub podmiot odpis lub wyciąg z dokumentu. Organ administracji publicznej zażąda udzielenia odpisu lub wyciągu, jeżeli strona sama uzyskać ich nie może. Gdy organ uzna za konieczne przejrzenie oryginału dokumentu, może wystąpić o jego dostarczenie. 2. Zamiast oryginału dokumentu strona może złożyć odpis dokumentu, jeżeli jego zgodność z oryginałem została poświadczona przez notariusza albo przez występującego w sprawie pełnomocnika strony będącego adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym lub doradcą podatkowym. 2a. Jeżeli odpis dokumentu został sporządzony w formie dokumentu elektronicznego, poświadczenie jego zgodności z oryginałem, o którym mowa w 2, dokonuje się przy użyciu mechanizmów określonych w art. 20a ust. 1 albo 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Odpisy dokumentów poświadczane elektronicznie sporządzane są w formatach danych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 pkt 1 tej ustawy.

77 << 3. Zawarte w odpisie dokumentu poświadczenie zgodności z oryginałem przez występującego w sprawie pełnomocnika strony będącego adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym lub doradcą podatkowym ma charakter dokumentu urzędowego. 4. Jeżeli jest to uzasadnione okolicznościami sprawy, organ administracji publicznej zażąda od strony składającej odpis dokumentu, o którym mowa w 2, przedłożenia oryginału tego dokumentu.

78 ROZPORZĄDZENIE PREZESA RADY MINISTRÓW DO USTAWY O INFORMATYZACJI z dnia 14 września 2011 r. w sprawie sporządzania i doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych Dz.U z dnia

79 37. Kopia dokumentu elektronicznego może być sporządzona w postaci uwierzytelnionego wydruku zwizualizowanego pisma, zawierającego w szczególności: 1) jednoznaczny identyfikator tego dokumentu umożliwiający w razie potrzeby odnalezienie pierwowzoru w systemie teleinformatycznym; 2) datę wykonania wydruku. 2 Użyte w rozporządzeniu określenia oznaczają: 9) wizualizacja - prezentację treści dokumentu elektronicznego w formie czytelnej dla człowieka, umożliwiającej zapoznanie się z tą treścią i jej zrozumienie. W szczególności wizualizacja może odbywać się przez wyświetlenie na monitorze ekranowym lub za pomocą wydruku; 7) pismo - pismo w formie dokumentu elektronicznego; 5) kopia dokumentu elektronicznego - każde, niezależnie od sposobu utrwalenia, powielenie całości treści dokumentu elektronicznego niezapewniające integralności (niezmienności) z pierwowzorem;

80 Art Jeżeli strona lub inny uczestnik postępowania nie może uzyskać w formie dokumentu elektronicznego zaświadczenia wymaganego do potwierdzenia faktów lub stanu prawnego lub innego dokumentu wydanego przez podmiot publiczny w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, jak również potwierdzenia uiszczenia opłat i kosztów postępowania, strona lub inny uczestnik postępowania może złożyć elektroniczną kopię takiego dokumentu, po uwierzytelnieniu jej przez wnoszącego, przy użyciu mechanizmów określonych w art. 20a ust. 1 albo 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. 4. Organ administracji publicznej może żądać przedłożenia oryginału zaświadczenia, innego dokumentu lub potwierdzenia uiszczenia opłat i kosztów postępowania, o których mowa w 3, o ile złożona kopia nie pozwala na weryfikację autentyczności oraz integralności lub jeżeli jest to uzasadnione innymi okolicznościami sprawy.

81 Art Pełnomocnikiem strony może być osoba fizyczna posiadająca zdolność do czynności prawnych. 2. Pełnomocnictwo powinno być udzielone na piśmie, w formie dokumentu elektronicznego lub zgłoszone do protokołu. 2a. Pełnomocnictwo w formie dokumentu elektronicznego powinno być uwierzytelnione za pomocą mechanizmów określonych w art. 20a ust. 1 albo 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. 3. Pełnomocnik dołącza do akt oryginał lub urzędowo poświadczony odpis pełnomocnictwa. Adwokat, radca prawny, rzecznik patentowy, a także doradca podatkowy mogą sami uwierzytelnić odpis udzielonego im pełnomocnictwa oraz odpisy innych dokumentów wykazujących ich umocowanie. Organ administracji publicznej może w razie wątpliwości zażądać urzędowego poświadczenia podpisu strony. 3a. Jeżeli odpis pełnomocnictwa lub odpisy innych dokumentów wykazujących umocowanie zostały sporządzone w formie dokumentu elektronicznego, ich uwierzytelnienia, o którym mowa w 3, dokonuje się przy użyciu mechanizmów określonych w art. 20a ust. 1 albo 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Odpisy pełnomocnictwa lub odpisy innych dokumentów wykazujących umocowanie uwierzytelniane elektronicznie sporządzane są w formatach danych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 pkt 1 tej ustawy.

82 Inne czynności postępowania dokumentowane w postaci elektronicznej:

83 Metryka sprawy /było wyżej/ Zaświadczenie /było wyżej/ Art. 67. KPA 1. Organ administracji publicznej sporządza zwięzły protokół z każdej czynności postępowania, mającej istotne znaczenie dla rozstrzygnięcia sprawy, chyba że czynność została w inny sposób utrwalona na piśmie. 2. W szczególności sporządza się protokół: 1) przyjęcia wniesionego ustnie podania; 2) przesłuchania strony, świadka i biegłego; 3) oględzin i ekspertyz dokonywanych przy udziale przedstawiciela organu administracji publicznej; 4) rozprawy; 5) ustnego ogłoszenia decyzji i postanowienia.

84 Art. 68. KPA Elementy protokołu 1. Protokół sporządza się tak, aby z niego wynikało, kto, kiedy, gdzie i jakich czynności dokonał, kto i w jakim charakterze był przy tym obecny, co i w jaki sposób w wyniku tych czynności ustalono i jakie uwagi zgłosiły obecne osoby. 2. Protokół odczytuje się wszystkim osobom obecnym, biorącym udział w czynności urzędowej, które powinny następnie protokół podpisać. Odmowę lub brak podpisu którejkolwiek osoby należy omówić w protokole.

85 Art Protokół przesłuchania powinien być odczytany i przedstawiony do podpisu osobie zeznającej niezwłocznie po złożeniu zeznania. 2. W protokołach przesłuchania osoby, która złożyła zeznanie w języku obcym, należy podać w przekładzie na język polski treść złożonego zeznania oraz wskazać osobę i adres tłumacza, który dokonał przekładu; tłumacz ten powinien podpisać protokół przesłuchania.

86 Art. 70. KPA Załączniki do protokołu Organ administracji publicznej może zezwolić na dołączenie do protokołu zeznania na piśmie, podpisanego przez zeznającego, oraz innych dokumentów mających znaczenie dla sprawy. Art. 71. Skreśleń i poprawek w protokole należy tak dokonywać, aby wyrazy skreślone i poprawione były czytelne. Skreślenia i poprawki powinny być stwierdzone w protokole przed jego podpisaniem.