Strona1 Zarządzenie nr 79 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 26 maja 2014 r. w sprawie realizacji projektu pt.: Metoda ilościowego pomiaru parametrów fizycznych tkanki kostnej badanej z zastosowaniem wysokorozdzielczej mikrotomografii komputerowej w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. Na podstawie art. 66 ust. 2 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym (tekst jednolity Dz. U. z 2012 r., poz. 572, z późn. zm.), w związku z umową o dofinansowanie projektu nr UDA-POIG.01.03.02-00-075/12 zawartą w dniu 21 października 2013 r. pomiędzy Ośrodkiem Przetwarzania Informacji Instytucją Wdrażającą a Uniwersytetem Śląskim w Katowicach Beneficjentem, zgodnie z uchwałą nr 67 Senatu Uniwersytetu Śląskiego z dnia 26 czerwca 2007 r. w sprawie zatrudniania i dodatkowego wynagradzania osób uczestniczących w realizacji projektów finansowanych z innych źródeł niż określone w art. 94 ust. 1 ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym (ze zmianą zawartą w uchwale nr 2 z dnia 23 września 2008 r.) oraz w nawiązaniu do zarządzenia nr 58 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 22 lipca 2011 r. w sprawie przygotowywania, realizacji i rozliczania projektów finansowanych lub współfinansowanych ze środków pochodzących z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej i/lub innych środków europejskich i międzynarodowych, z późn. zm., zarządzam co następuje: I. Przedmiot zarządzenia 1 1. Zarządzenie określa zasady realizacji projektu pt.: Metoda ilościowego pomiaru parametrów fizycznych tkanki kostnej badanej z zastosowaniem wysokorozdzielczej mikrotomografii komputerowej, zwanego w dalszej części zarządzenia,,projektem. 2. Projekt realizowany jest w Uniwersytecie Śląskim w Katowicach, zwanym dalej Uniwersytetem. 3. Nadrzędnym dokumentem jest umowa o dofinansowanie Projektu nr UDA- POIG.01.03.02-00- 075/12 zawarta w dniu 21 października 2013 r. pomiędzy Ośrodkiem Przetwarzania Informacji Instytucją Wdrażającą a Uniwersytetem Śląskim w Katowicach - Beneficjentem, zwana w dalszej części zarządzenia umową o dofinansowanie Projektu.
Strona2 II. Realizacja Projektu 2 Projekt realizowany jest zgodnie z: 1) umową o dofinansowanie Projektu oraz wnioskiem o dofinansowanie projektu (zał. nr 2 do umowy); 2) przepisami zarządzenia nr 58 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 22 lipca 2011 r. w sprawie przygotowywania, realizacji i rozliczania projektów finansowanych lub współfinansowanych ze środków pochodzących z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej i/lub innych środków europejskich i międzynarodowych, z późn. zm.; 3) przepisami zarządzenia nr 18 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 19 marca 2012 r. w sprawie wprowadzenia Obiegu dokumentów dla projektów realizowanych z udziałem środków funduszy strukturalnych oraz innych środków europejskich i międzynarodowych w Uniwersytecie Śląskim w Katowicach ; 4) przepisami niniejszego zarządzenia. III. Zarządzanie Projektem 3 Nadzór nad prawidłową realizacją Projektu w Uniwersytecie, w okresie od dnia 1 stycznia 2014 r. do dnia 31 grudnia 2014 r. sprawuje Zespół Nadzorujący realizację Projektu. 1. W skład Zespołu Nadzorującego realizację Projektu wchodzą: 4 1) Prorektor ds. Finansów i Rozwoju; 2) Prorektor ds. Nauki i Współpracy z Gospodarką; 3) Kanclerz; 4) Kwestor; 5) Dziekan Wydziału Informatyki i Nauki o Materiałach; 6) Dyrektor Instytutu Informatyki. 2. Do zadań członków Zespołu Nadzorującego realizację Projektu należy: 1) współpraca z członkami Zespołu Wykonawczego Projektu, o którym mowa w 6, w zakresie realizacji Projektu;
Strona3 2) uczestniczenie, w miarę możliwości lub w sytuacjach, gdy jest to konieczne dla sprawnej realizacji Projektu, w spotkaniach informacyjno-organizacyjnych dotyczących realizacji Projektu; 3) aktywne uczestnictwo w działaniach minimalizujących zagrożenia realizacji Projektu. 5 W celu prawidłowej realizacji Projektu zostanie wyłoniony, w oparciu o procedury wynikające z ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych lub odpowiednie przepisy wewnętrzne Uniwersytetu, Zespół Wykonawczy Projektu. 6 1. W skład Zespołu Wykonawczego Projektu wchodzą: 1) Kierownik Projektu; 2) Rzecznik Patentowy; 3) Twórca wynalazków. 2. Do zadań członków Zespołu Wykonawczego Projektu należy: 1) Kierownik Projektu - do jego obowiązków należy w szczególności: a) planowanie, nadzorowanie, koordynowanie oraz organizowanie prawidłowej realizacji Projektu, zgodnej z harmonogramem, celami i wskaźnikami, b) nadzór nad zgodnością realizacji Projektu z aktualnie obowiązującymi wytycznymi Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka (PO IG), c) nadzorowanie i koordynowanie pracy Zespołu Wykonawczego Projektu, d) dbałość o wysoki poziom merytoryczny realizowanych zadań, e) akceptacja zapotrzebowań na dostawy i usługi realizowane w ramach Projektu, f) zatwierdzanie propozycji przesunięć środków pomiędzy zadaniami i zmian do wniosku o dofinansowanie Projektu, g) potwierdzanie dokumentów finansowych związanych z realizacją Projektu, h) dokonywanie wyodrębnienia wydatków strukturalnych z ogółu wydatków ponoszonych przez Uniwersytet, zgodnie z zarządzeniem nr 18 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 31 marca 2011 r. w sprawie ewidencji i sporządzania sprawozdań budżetowych Rb-WS w zakresie wydatków strukturalnych ponoszonych przez Uniwersytet Śląski w Katowicach (ze zmianą zawartą w zarządzeniu nr 52 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 13 lipca 2011 r.),
Strona4 i) opracowywanie/zatwierdzanie kluczowych dokumentów związanych z realizacją Projektu (w tym: regulaminów, formularzy, dokumentów związanych z organizacją promocji Projektu), j) współpraca z kierownikami jednostek organizacyjnych Uniwersytetu, zaangażowanymi w realizację Projektu, k) niezwłoczne informowanie Prorektora ds. Nauki i Współpracy z Gospodarką o problemach w realizacji Projektu, l) przekazanie kopii protokołów/raportów z przeprowadzonych kontroli/audytów Dyrektorowi ds. Projektów lub jego Zastępcy oraz Kwestorowi, m) gromadzenie i przechowywanie dokumentacji Projektu, n) opracowywanie korespondencji Projektu i prowadzenie jej ewidencji, o) współpraca z Działem Zamówień Publicznych przy sporządzaniu SIWZ do zaplanowanych w ramach Projektu przetargów, p) sporządzanie wniosków o płatność, w uzgodnieniu z właściwymi jednostkami administracji ogólnouczelnianej, q) opisywanie dowodów księgowych dokumentujących koszty i wydatki poniesione w ramach Projektu, r) wykonywanie zestawień dla potrzeb Projektu i prowadzenie sprawozdawczości, s) rozliczenie końcowe Projektu, t) nadzorowanie zgodności kosztów i wydatków z wnioskiem o dofinansowanie Projektu, u) prowadzenie działań informacyjnych i promocyjnych o Projekcie, v) monitoring i kontrola Projektu. 2) Rzecznik Patentowy do jego obowiązków należy w szczególności: a) przygotowanie materiałów do zgłoszeń patentowych, b) opracowanie opisów rozwiązań objętych zgłoszeniem, c) sporządzenie dokumentacji zgłoszeniowej wynalazków, d) wysłanie dokumentacji do Urzędu Patentowego RP, e) prowadzenie postępowań przed Urzędem Patentowym RP, f) wniesienie opłat zgłoszeniowych, g) przygotowanie wniosków o dokumenty pierwszeństwa, h) wniesienie opłat za wnioski o dokumenty pierwszeństwa. 3) Twórca wynalazków do jego obowiązków należy w szczególności: a) przekazanie materiałów do zgłoszeń patentowych, b) współpraca z Rzecznikiem Patentowym w zakresie przygotowania dokumentacji zgłoszeniowej wynalazków, c) współpraca z zewnętrznym wykonawcą w zakresie realizacji procedury zgłoszenia patentowego za granicą (w ramach procedury patentu europejskiego),
Strona5 d) współpraca z zewnętrznym wykonawcą w zakresie realizacji procedury zgłoszenia patentowego międzynarodowego (patent USA), e) współpraca z zewnętrznym wykonawcą w zakresie przygotowania ekspertyz związanych z wynalazkami i promocją wynalazków. 7 W celu prawidłowej realizacji Projektu, członkowie Zespołu Wykonawczego Projektu ściśle współpracują z właściwymi jednostkami administracji ogólnouczelnianej. 8 Jednostką organizacyjną odpowiedzialną za realizację Projektu jest Biuro Współpracy z Gospodarką. IV. Zasady zatrudniania i wynagradzania w Projekcie 9 1. Forma zatrudnienia/zaangażowania osób w Projekcie i wykonywane zadania muszą być zgodne z wnioskiem o dofinansowanie Projektu. 2. Zatrudnienie/Zaangażowanie osób w realizację projektu następuje zgodnie z przepisami ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym (tekst jednolity Dz. U. 2012 r., poz. 572, z późn. zm.); ustawą z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jednolity Dz. U. z 1998 r., Nr 21, poz. 94, z późn. zm.), zasadami i trybem określonym w statucie Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach; ustawą z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (tekst jednolity Dz. U. 2014 r., poz. 121); ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r., poz. 907, z późn. zm.). 3. Wysokość wynagrodzeń nie może przekraczać kwot ujętych we wniosku o dofinansowanie Projektu i musi być zgodna z obowiązującym rozporządzeniem Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego dotyczącym warunków wynagradzania za pracę i przyznawania innych świadczeń związanych z pracą dla pracowników zatrudnionych w uczelni publicznej, zarządzeniami obowiązującymi w Uniwersytecie oraz aktualnie obowiązującymi Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków
Strona6 4. Wprowadza się następujące formy zatrudniania/zaangażowania/dodatkowego wynagradzania osób w Projekcie: 1) w ramach istniejącego stosunku pracy z pracownikiem Uniwersytetu, o ile nie wpływa to negatywnie na realizację bieżących zadań jednostki poprzez zawarcie umowy o pracę lub aneksu do umowy o pracę /do aktu mianowania; 2) nawiązanie odrębnego stosunku pracy z pracownikiem Uniwersytetu w niepełnym wymiarze czasu pracy, na czas realizacji Projektu w innym charakterze (praca rodzajowo różna) niż aktualnie wykonywanym; 3) zawarcie umowy cywilnoprawnej na podstawie ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (tekst jednolity Dz. U. 2014 r., poz. 121) w celu wykonania zadań związanych z realizacją Projektu; 4) nawiązanie stosunku pracy z osobami zatrudnionymi wyłącznie w celu wykonywania zadań związanych z realizacją Projektu, a niebędącymi lub będącymi pracownikami Uniwersytetu; 5) przyznanie dodatku do wynagrodzenia; 6) przyznanie premii za zadania dodatkowe pracownikom Uniwersytetu zaangażowanym do realizacji zadań w ramach Projektu na podstawie stosunku pracy. 5. Zatrudnienie pracownika w ramach tzw. osobowego funduszu płac lub zawarcie umowy cywilnoprawnej następuje na wniosek Kierownika Projektu, z tym, iż w przypadku pracowników Uniwersytetu Kierownik Projektu działa w porozumieniu z kierownikiem jednostki organizacyjnej Uniwersytetu, w której pracownik pozostaje w stosunku pracy. V. Zasady realizacji dostaw i usług 10 1. Dostawy i usługi realizowane w ramach Projektu dokonywane są zgodnie z przepisami obowiązującymi w Uniwersytecie, w szczególności z Regulaminem ubiegania się i udzielania zamówień publicznych przez Uniwersytet Śląski w Katowicach. 2. Każde zapotrzebowanie na dostawę, usługę musi zawierać nr zadania, nr podzadania i opis zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie Projektu oraz musi być podpisane przez Kierownika Projektu. 3. Weryfikacja zapotrzebowań na dostawy, usługi i pozostałe wydatki realizowane w ramach Projektu, z budżetem Projektu, prowadzona jest przez Dział Projektów. 4. Nie dopuszcza się realizacji własnej dostaw, usług i płatności gotówkowych, pobierania materiałów z magazynu.
Strona7 VI. Zasady podziału kosztów ogólnych 11 Koszty ogólne w wysokości określonej w umowie o dofinansowanie Projektu (załącznik nr 5 do umowy o dofinansowanie) rozliczane są na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków. VII. Zasady archiwizacji dokumentacji związanej z realizacją Projektu 12 1. Uniwersytet zobowiązuje się do przechowywania dokumentacji związanej z realizacją Projektu do dnia 31 grudnia 2020 r. w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo. Dopuszcza się przedłużenie okresu archiwizacji na polecenie Instytucji Wdrażającej. 2. Przechowywanie dokumentacji Projektu musi być zgodne ze szczegółowymi wytycznymi, zawartymi we właściwych dokumentach programowych, z umową o dofinansowanie Projektu oraz z zasadami określonymi w Instrukcji archiwalnej Uniwersytetu Śląskiego, wprowadzonej zarządzeniem nr 70 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 2 września 2010 r., z późn. zm. 3. Wszystkie dokumenty związane z realizacją Projektu muszą być w trakcie jego realizacji gromadzone i przechowywane w odrębnych, oznaczonych logo PO IG oraz flagą Unii Europejskiej, z odwołaniem do Unii Europejskiej i Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, segregatorach i teczkach, a materiały informacyjno-promocyjne powinny zawierać hasło Dotacje na innowacje inwestujemy w Waszą przyszłość. VIII. Zakaz zbycia aktywów 13 1. Aktywa nabyte lub wytworzone w ramach Projektu nie mogą zostać zbyte przez Uniwersytet za uzyskaniem korzyści majątkowej w okresie 5 lat od zakończenia realizacji Projektu. 2. Nadzór nad wypełnieniem obowiązku, o którym mowa w ust. 1 sprawuje kierownik jednostki organizacyjnej Uniwersytetu, w której realizowany jest Projekt. 3. Sprzęt i wyposażenie finansowane w ramach Projektu winny być oznaczone zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów
Strona8 4. Aktywa związane z realizowanym Projektem podlegają inwentaryzacji w sposób i terminach określonych przepisami Instrukcji w sprawie zasad przeprowadzania inwentaryzacji aktywów i pasywów w Uniwersytecie Śląskim, stanowiącej załącznik nr 1 do zarządzenia nr 57 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 21 lipca 2011 r. w sprawie zasad przeprowadzania inwentaryzacji aktywów i pasywów w Uniwersytecie Śląskim, z późń. zm. IX. Ochrona danych osobowych 14 1. Przetwarzanie danych osobowych w ramach Projektu odbywa się zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych oraz postanowieniami umowy o dofinansowanie Projektu. 2. Powierza się Kierownikowi Projektu nadzór nad ochroną danych osobowych w zakresie realizacji Projektu. X. Postanowienia końcowe 15 W Dziale Księgowości Projektów prowadzona jest wyodrębniona ewidencja księgowa Projektu, zgodnie z zarządzeniem nr 119 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 30 listopada 2009 r. w sprawie zasad (polityki) rachunkowości Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach, z późn. zm. oraz szczegółowymi zasadami rachunkowości Projektu. 16 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania i dotyczy również zdarzeń, które powstały od dnia 1 stycznia 2014 r. R E K T O R Prof. zw. dr hab. Wiesław Banyś
Strona9