Zarządzenie nr 74/2013 Rektora Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu z dnia 6 grudnia 2013 roku w sprawie: podstawowych zasad obowiązujących na Uczelni przy zawieraniu umów o dzieło z osobami fizycznymi, osobami prawnymi oraz jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej Na podstawie art. 66 Ustawy z dnia 27 lipca 2005 roku Prawo o szkolnictwie wyższym (t.j. Dz. U. z dnia 23 maja 2012 roku, poz. 572 z późn. zm.) zarządzam, co następuje: 1 1. Umowa o dzieło jest umową, w której przyjmujący zamówienie zobowiązuje się do wykonania określonego dzieła, a zamawiający (Uczelnia) do zapłaty wynagrodzenia. 2. Umowa o dzieło jest umową rezultatu, gdzie wykonawca odpowiada przed zamawiającym za uzyskanie z góry oznaczonego rezultatu swej pracy. 3. Rezultat może polegać na doprowadzeniu do umówionego stanu względnie na wytworzeniu nowego przedmiotu. 4. Wśród umów o dzieło wyróżnia się: umowy o dzieło, których przedmiot stanowi utwór w rozumieniu prawa autorskiego Ustawy z dnia 4 lutego 1994 roku o prawie autorskim i prawach pokrewnych (t.j. Dz. U. z 2006 roku nr 90, poz. 631 z późn. zm.) albo stanowi inny przedmiot własności intelektualnej w rozumieniu Ustawy z dnia 30 czerwca 2000 roku - Prawo własności przemysłowej (t.j. Dz. U. z 2003 roku nr 119 poz. 1117 z późn. zm.), pozostałe umowy o dzieło. Powyższe rozróżnienie jest istotne przy ustalaniu kwoty wynagrodzenia do opodatkowania podatkiem dochodowym. W obecnym stanie prawnym koszty uzyskania przychodu, w przypadku gdy dzieło jest utworem w świetle prawa autorskiego, są ustalane na poziomie 50% wynagrodzenia, w granicach określonych przepisami prawa. 1. Stronami umowy są: 2 a) Uniwersytet Ekonomiczny w Poznaniu (UEP), w imieniu którego działają: rektor, prorektor lub kanclerz według posiadanych kompetencji albo osoba posiadająca stosowne pełnomocnictwo rektora UEP; Uczelnia jest zwyczajowo określana jako zamawiający; w przypadku umów zawieranych na podstawie ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2013 roku poz. 907, z późn. zm.) zaleca się jednolite stosowanie terminu zamawiający ; b) wykonawca, którym może być pracownik Uczelni, osoba fizyczna niebędąca pracownikiem UEP, osoba prawna albo jednostka organizacyjna nie posiadająca osobowości prawnej. 2. Każdą umowę o dzieło kontrasygnuje pod względem finansowym kwestor Uczelni lub jego zastępca. Kontrasygnata kwestora/zastępcy kwestora stanowi potwierdzenie zgodności umowy z przepisami podatkowymi oraz potwierdzenie istnienia pokrycia zobowiązań finansowych wynikających z umowy w środkach Uczelni. 3. Wykonawca dzieła nie jest pracownikiem w rozumieniu przepisów kodeksu pracy i nie posiada uprawnień ustalonych przepisami prawa pracy dla osób zatrudnionych w ramach stosunku pracy (jak: urlopy wypoczynkowe i okolicznościowe, dodatki specjalne, nagrody, premie, dodatki pieniężne z tytułu stażu pracy, świadczenia socjalne).
- 2-4. Wykonawca podejmujący czynności związane z przetwarzaniem danych osobowych w systemach informatycznych Uczelni musi uzyskać stosowne upoważnienie udzielone przez właściwego administratora danych osobowych zgodnie z Polityką bezpieczeństwa informacji UEP. 3 1. Wykonawca: a) wykonuje dzieło samodzielnie, a nie pod kierownictwem zamawiającego; b) może otrzymywać wskazówki od zamawiającego co do sposobu wykonania dzieła; wskazówki te nie mogą jednak dotyczyć czynności innych niż objęte umową o dzieło ani zmieniać przedmiotu dzieła; wskazówki mogą być udzielone bezpośrednio w umowie bądź w trakcie wykonywania przedmiotu umowy; c) nie podlega Regulaminowi pracy UEP, jest natomiast zobowiązany do przestrzegania zasad bhp i ppoż. oraz niezakłócania porządku pracy na Uczelni. 2. Przy zawieraniu umowy o dzieło, której Stroną jest pracownik UEP, muszą być spełnione następujące warunki: a) dzieło określone w umowie nie może wchodzić w zakres obowiązków pracownika z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy na UEP; b) dzieło musi być wykonywane poza godzinami czasu pracy obowiązującymi pracownika z tytułu stosunku pracy na UEP. 4 1. Umowa o dzieło w szczególności powinna zawierać: a) datę zawarcia umowy, b) określenie Stron umowy, c) dokładne określenie dzieła, które ma być wykonane ze wskazaniem korzystania / bądź nie z praw autorskich, d) określenie terminu wykonania dzieła, e) określenie wynagrodzenia za wykonanie dzieła, f) inne warunki umowne uzależnione od zamawianego dzieła i zgodne z obowiązującymi przepisami. 2. Umowa o dzieło musi być podpisana przez Strony umowy, opatrzona kontrasygnatą finansową kwestora (albo jego zastępcy), a także w przypadku umów o dzieło z: a) pracownikiem UEP zaparafowana przez: kierownika Działu Spraw Pracowniczych lub jego zastępcę w celu potwierdzenia, że przedmiot umowy nie należy do zakresu obowiązków tego pracownika wykonywanych z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy na UEP oraz bezpośredniego przełożonego (jeśli nie jest bezpośrednio zamawiającym) w celu potwierdzenia, że przedmiot umowy zostanie wykonany poza obowiązującym danego pracownika czasem pracy na Uczelni, b) doktorantem zaparafowana przez kierownika jednostki organizacyjnej oraz dziekana w celu potwierdzenia, że przedmiot umowy nie należy do zakresu obowiązków tego doktoranta wynikających z zadań wykonywanych w ramach powierzonych zajęć dydaktycznych na UEP, a realizacja umowy nie będzie utrudniać wykonywania obowiązków doktoranta, c) osobą fizyczną niebędącą pracownikiem UEP zaparafowana przez kierownika Działu Spraw Prawniczych lub jego zastępcę w zakresie umów na przeprowadzenie zajęć dydaktycznych, wykładów, seminariów itp., oraz zatwierdzona przez osoby wymienione w 9, przed rozpoczęciem jej realizacji. 3. Umowa powinna określać konsekwencje jej niewykonania albo nienależytego wykonania przez wykonawcę na przykład poprzez wskazanie obowiązku zapłaty kary umownej.
- 3-5 1. Bezpośrednio zamawiający jest odpowiedzialny za celowość i zasadność zamówienia dzieła oraz za prawidłowe zakwalifikowanie umowy (umowa o dzieło czy umowa zlecenia) na podstawie jej treści. 2. Bezpośrednio zamawiający i wykonawca są odpowiedzialni za określenie, czy przedmiot umowy jest utworem w świetle przepisów prawa autorskiego albo stanowi inny przedmiot praw własności intelektualnej oraz za prawidłowe wskazanie zakresu rozporządzania prawami autorskimi/innymi prawami własności intelektualnej na rzecz Uczelni. Umowa o dzieło zostaje zawarta na czas wykonania dzieła, czyli na czas określony. 1. Umowa o dzieło ma charakter odpłatny. 6 7 2. Wynagrodzenie za wykonanie dzieła ustalone przez Strony jest wynagrodzeniem umownym. 3. Wysokość wynagrodzenia ustala się na podstawie: wskazania podstaw do jego ustalenia (w tym stawek określonych przez rektora w drodze zarządzenia); zestawienia planowanych prac składających się na wykonanie dzieła i wskazanie wynagrodzenia ryczałtowego. 4. W przypadku korzystania przez wykonawcę ze sprzętu i/lub materiałów UEP należy ten fakt uwzględnić przy ustalaniu wynagrodzenia za wykonanie przedmiotu umowy. 5. Z tytułu wykonywania umowy o dzieło wykonawca podlega ubezpieczeniu społecznemu i zdrowotnemu na zasadach określonych w obowiązujących w tym zakresie przepisach. Zaliczka na podatek dochodowy naliczana jest zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. 6. W przypadku wykonawców dzieła spoza UEP konieczne jest złożenie w Dziale Planowania i Rachuby Płac oświadczenia o właściwym identyfikatorze przy rozliczeniach z urzędem skarbowym, według wzoru stanowiącego załącznik nr 6 do niniejszego zarządzenia. Oświadczenie to należy złożyć wraz z pierwszą umową zawieraną z UEP. Kolejne oświadczenia należy składać w Dziale Planowania i Rachuby Płac niezwłocznie w przypadku zmiany obowiązkowego identyfikatora dla celów rozliczeń z urzędem skarbowym. 7. Wykonawca, w przypadku rezygnacji ze stosowania 50% kosztów uzyskania przychodu przy rozliczeniach podatkowych, jest zobowiązany do złożenia pisemnego oświadczenia odrębnie dla każdego roku podatkowego (według wzoru stanowiącego załącznik nr 9). 8 1. Z wnioskiem o wykonanie dzieła i zawarcie stosownej umowy może wystąpić: rektor, kierownik pionu (prorektor, dziekan, kanclerz), kierownik jednostki lub komórki organizacyjnej, inne osoby, które są do tego upoważnione ze względu na powierzenie im realizacji określonych zadań na Uczelni (np. koordynatorzy projektów, kierownicy studiów podyplomowych). Osoby występujące z wnioskiem o wykonanie dzieła zwane są również bezpośrednio zamawiającym. 2. Bezpośrednio zamawiający dzieło jest odpowiedzialny za odbiór dzieła od wykonawcy. 3. Jeżeli dzieło ma wady, zamawiający może żądać ich usunięcia, wyznaczając wykonującemu dzieło odpowiedni termin.
- 4-4. W przypadku umów finansowanych ze środków ogólnouczelnianych konieczne jest wystąpienie z wnioskiem zaopiniowanym przez kwestora lub jego zastępcę w celu potwierdzenia pokrycia w tych środkach do rektora, prorektora lub kanclerza (zgodnie z kompetencjami) i uzyskanie zgody na sfinansowanie umowy o dzieło z tych środków. 9 Zatwierdzającym umowę o dzieło jest - według kompetencji - rektor albo prorektor albo kanclerz, a nadto w każdym przypadku wymagana jest kontrasygnata finansowa kwestora albo jego zastępcy. 10 1. Umowę o dzieło należy przekazać do Działu Planowania i Rachuby Płac niezwłocznie, jednak nie później niż w terminie 7 dni od daty jej zawarcia. 2. Umowę należy sporządzić w co najmniej trzech egzemplarzach (w tym co najmniej dwa dla UEP); w przypadku umów zawieranych z: a) pracownikami i doktorantami UEP po jednym egzemplarzu dla: wykonawcy, Działu Planowania i Rachuby Płac, oraz w przypadku zawierania umowy na drodze postępowania o udzielenie zamówienia publicznego dla Działu Organizacyjnego i Zamówień Publicznych (Zespół zamówień publicznych); b) osobami niebędącymi pracownikami UEP po jednym egzemplarzu dla wykonawcy, Działu Planowania i Rachuby Płac, oraz w przypadku zawierania umowy na drodze postępowania o udzielenie zamówienia publicznego - dla Działu Organizacyjnego i Zamówień Publicznych (Zespół zamówień publicznych); c) z osobami prawnymi, jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej oraz podmiotami gospodarczymi po jednym egzemplarzu dla: wykonawcy, Działu Finansowego UEP oraz w przypadku zawierania umowy na drodze postępowania o udzielenie zamówienia publicznego - dla Działu Organizacyjnego i Zamówień Publicznych (Zespół zamówień publicznych). Kopia podpisanej umowy powinna być przechowywana w jednostce / komórce organizacyjnej, której dotyczy. 3. Dział Planowania i Rachuby Płac przekazuje informacje do Działu Spraw Pracowniczych w sprawie umów zawartych z pracownikami UEP niezwłocznie po otrzymaniu podpisanych umów. 11 1. Wynagrodzenie za wykonanie dzieła jest wypłacane wykonawcy po potwierdzeniu przez bezpośrednio zamawiającego wykonania przedmiotu umowy bez zastrzeżeń na protokole odbioru dzieła wzór protokołu stanowi załącznik nr 8. Potwierdzenie takie stanowi podstawę do wystawienia faktury/rachunku. Protokół należy dołączyć do faktury lub rachunku. W związku z powyższym wynagrodzenie nie przysługuje za ewentualną niewykonaną część dzieła. W przypadku umów zawartych na czas dłuższy niż jeden miesiąc dopuszcza się również rozliczenie wynagrodzenia za faktycznie wykonaną część dzieła w okresach nie krótszych niż jednomiesięczne. W przypadku przedkładania takiego rachunku należy wskazać, jakiego okresu dotyczy. 2. Wykonawca, po wykonaniu dzieła i z zastrzeżeniem postanowień 11 ust. 3, wystawia rachunek (według wzoru stanowiącego załącznik nr 5) albo fakturę i przedkłada do akceptacji: a) bezpośrednio zamawiającemu, który potwierdza wykonanie umowy pod względem merytorycznym/przyjmuje dzieło, b) bezpośredniemu przełożonemu (jeśli Stroną umowy jest pracownik UEP) w celu potwierdzenia, że wykonanie dzieła nastąpiło poza obowiązującym pracownika czasem pracy i nie wchodziło w zakres obowiązków służbowych,
- 5 - c) kwestorowi albo jego zastępcy w celu zatwierdzenia do wypłaty, po uprzednim potwierdzeniu poprawności rachunku/faktury pod względem formalnym i rachunkowym zgodnie z 11 ust. 3 wraz z protokołem odbioru dzieła, d) rektorowi, prorektorowi, kanclerzowi (albo jego zastępcy) według kompetencji w przypadku umów zawieranych z osobami fizycznymi nie prowadzącymi działalności gospodarczej, natomiast w przypadku umów zawieranych z osobami fizycznymi prowadzącymi działalność lub osobami prawnymi lub jednostkami organizacyjnymi kanclerzowi. 3. Rachunek/faktura jest sprawdzany/sprawdzana pod względem formalnym i rachunkowym przez upoważnionych pracowników wg poniższych zasad: a) przez Dział ds. Badań Naukowych i Współpracy z Zagranicą rachunki/faktury dotyczące działalności badawczej i projektów nadzorowanych przez Dział; b) przez osoby wyznaczone przez władze Uczelni do rozliczania studiów podyplomowych i doktoranckich rachunki/faktury dotyczące studiów podyplomowych i studiów doktoranckich; c) przez Dział Dydaktyki rachunki/faktury za prowadzenie zajęć dydaktycznych na studiach stacjonarnych i niestacjonarnych; d) przez Dział Spraw Studenckich rachunki/faktury dotyczące działalności społecznokulturalnej studentów, e) przez koordynatorów/kierowników projektów albo osoby przez nich upoważnione rachunki/faktury wystawiane w ramach projektów, f) przez kierowników jednostek/komórek organizacyjnych UEP lub innych bezpośrednio zamawiających, w przypadku pozostałych rachunków/faktur w odniesieniu do umów zawieranych w innych jednostkach/komórkach UEP. 4. Za rozliczenie wynagrodzenia z tytułu umowy o dzieło zawartej z osobą fizyczną odpowiada Dział Planowania i Rachuby Płac. Dział ten gromadzi i przechowuje pełną dokumentację dotyczącą zawarcia umowy o dzieło, w szczególności: a) zatwierdzoną umowę, b) zaakceptowany wniosek dotyczy umów finansowanych ze środków ogólnouczelnianych, zgodnie z zasadami zawartymi w 8 ust. 4, c) listę płac, d) oświadczenie o właściwym identyfikatorze przy rozliczeniach z urzędem skarbowym, e) oświadczenie w przypadku rezygnacji ze stosowania 50% kosztów uzyskania przychodu przy rozliczeniach podatkowych, f) aneksy do umowy, g) rachunek wraz z protokołem odbioru dzieła. Dział Planowania i Rachuby Płac prowadzi ewidencję umów o dzieło zawartych z osobami fizycznymi (o ile nie są wykonywane w ramach działalności gospodarczej). 5. Umowy: a) zawarte z osobami prawnymi, jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej oraz podmiotami gospodarczymi za pośrednictwem jednostek merytorycznie odpowiedzialnych, w tym: Działu Administracyjno Eksploatacyjnego, Działu ds. Aparatury, Działu Zaopatrzenia, Zakładu Graficznego, Działu Spraw Studenckich, Samodzielnej Sekcji Socjalnej, Działu Technicznego, Działu Eksploatacji Wieżowca, Działu Marketingu, Biura Pozyskiwania Funduszy są prowadzone, gromadzone i przechowywane w tych działach wraz z pełną dokumentacją dotyczącą zawarcia umowy o dzieło (w szczególności: zatwierdzoną umową, rozliczeniem wynagrodzenia, aneksami do umowy, zaakceptowanym wnioskiem dotyczy umów finansowanych ze środków ogólnouczelnianych, zgodnie z zasadami zawartymi w 8 ust. 4); b) związane z procesem wydawniczym (zwane dalej umowami wydawniczymi) w Wydawnictwie UEP są przechowywane i rejestrowane w tej jednostce organizacyjnej;
- 6 - c) związane z procesem wydawniczym w czasopismach uczelnianych są przechowywane i rejestrowane przez redakcje tych czasopism; d) pozostałe, z wyłączeniem umów o dzieło, o których mowa w 11 ust. 4 i ust. 5 pkt. 1)-3), są gromadzone i przechowywane wraz z rachunkiem lub fakturą w Dziale Księgowości. 6. Umowy zawierane w ramach postępowań o udzielenie zamówienia publicznego są, po podpisaniu przez Strony, przechowywane wraz z dokumentacją dotyczącą danego postępowania w Dziale Organizacyjnym i Zamówień Publicznych (Zespole zamówień publicznych). 7. Jeśli treść umowy nie stanowi inaczej, wynagrodzenie z tytułu umowy o dzieło jest przelewane na rachunek bankowy wskazany przez wykonawcę lub wypłacane gotówką w kasie Uczelni 15 dnia każdego miesiąca o ile zatwierdzone dokumenty (umowa o dzieło wraz z rachunkiem i pozostałymi wymaganymi załącznikami) dostarczone zostaną do Działu Planowania i Rachuby Płac do szóstego dnia danego miesiąca. W sytuacji gdy 15 przypada na dzień wolny od pracy wypłata jest dokonywana pierwszego dnia roboczego następującego po tej dacie. Wynagrodzenie wypłacane na podstawie faktury płatne jest w terminie określonym w umowie, przy czym termin ten nie może być krótszy niż 7 dni od daty dostarczenia do Działu Finansowego prawidłowej i zgodnej z umową faktury. 7. Wszelkie zmiany i uzupełnienia do umów powinny być dokonywane w formie pisemnej. Zmiany należy zgłaszać w terminie 7 dni od zaistnienia zdarzenia powodującego konieczność zmiany umowy. Przykładowy aneks stanowi załącznik nr 7 do niniejszego zarządzenia. 8. Wprowadza się wzory: a) umowy o dzieło załącznik nr 1, b) umowy o dzieło z prawami autorskimi załącznik nr 2, c) umowy o dzieło dla podmiotów gospodarczych załącznik nr 3, d) umowy o dzieło z prawami autorskimi dla podmiotów gospodarczych załącznik nr 4, e) rachunku załącznik nr 5, f) oświadczenia o właściwym identyfikatorze przy rozliczeniach z urzędem skarbowym załącznik nr 6, g) aneksu załącznik nr 7, h) protokołu odbioru dzieła załącznik nr 8, i) oświadczenie w przypadku rezygnacji ze stosowania 50% kosztów uzyskania przychodu załącznik nr 9, do niniejszego zarządzenia. 9. W przypadku umów niezgodnych ze wzorcami obowiązującymi na UEP przed przekazaniem do podpisów należy uzyskać akceptację pod względem formalno-prawnym radcy prawnego Uczelni. 12 Niniejsze zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2014 roku. 13 Z dniem 1 stycznia 2014 roku traci moc Zarządzenie nr 31/2007 Rektora Akademii Ekonomicznej (obecnie Uniwersytetu Ekonomicznego) w Poznaniu z dnia 18 września 2007 roku w sprawie podstawowych zasad obowiązujących na Uczelni przy zawieraniu umów zlecenia z osobami fizycznymi będącymi i niebędącymi pracownikami Akademii Ekonomicznej. REKTOR (prof. dr hab. Marian Gorynia, prof. zw. UEP)