ZASADY ZAMAWIANIA USŁUG TRANSPORTOWYCH OSÓB obowiązujące w Politechnice Śląskiej A. Zakres usługi transportowej: 1. Usługa transportowa polega na wynajmie autokarów, busów, minibusów wraz z kierowcą/kierowcami na terenie kraju i za granicą (obszar Europy). Usługa może być realizowana od poniedziałku do niedzieli. Wyjazdy mogą być jednodniowe oraz wielodniowe. 2. W ramach usługi transportowej do dyspozycji Uczelni są następujące pojazdy: Lp. Minimalna liczba miejsc siedzących (wraz z kierowcą/kierowcami) Rodzaj pojazdu Minimalna ilość pojazdów 1. 51 Autokar 3 2. 30 Bus I 2 3. 20 Bus II 2 4. 8 Minibus 1 5. 9 Minibus 1 3. Wykonawca musi dysponować sprawnymi, dopuszczonymi do ruchu drogowego pojazdami spełniającymi wszelkie wymogi wynikające z przepisów powszechnie obowiązujących. Autokar nie może być starszy niż 2000r. (rok produkcji), pozostałe pojazdy nie mogą być starsze niż z 2005r. (rok produkcji). Pojazdy muszą być czyste oraz posiadać wygodne rozkładane fotele wyposażone w podłokietniki, sprawną klimatyzację i ogrzewanie, przyciemniane szyby lub zasłonki oraz przestrzeń bagażową. Dotyczy włącznie busu I, busu II i minibusów - Wykonawca musi posiadać, co najmniej jedną przyczepkę z plandeką (lub inne alternatywne rozwiązanie) służącą do transportu sprzętu sportowego np. nart, rowerów. 4. Jednostka/komórka Uczelni może zrezygnować z zamówionej usługi w części lub w całości. Informację o rezygnacji jednostka/komórka Uczelni przekaże Wykonawcy mailem lub faksem nie później niż 24 godziny przed planowanym świadczeniem usługi. UWAGA! W przypadku zawodów sportowych, jeżeli rezygnacja z realizacji części lub całości zamówienia będzie wynikała z warunków atmosferycznych (np. organizator zawodów sportowych anuluje zawody lub przenosi na inny termin), informację o rezygnacji Zamawiający przekaże Wykonawcy mailem lub faksem nie później niż 12 godzin przed planowanym świadczeniem usługi. 5. Wykonawca musi świadczyć usługę zgodnie z przepisami prawa, a w szczególności zgodnie z ustawą z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym oraz ustawą z dnia 20 czerwca 1997 r. Prawo o ruchu drogowym. 6. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za bezpieczeństwo przewożonych osób, bagażu oraz jest zobowiązany do ubezpieczenia pasażerów i mienia od wszelkich szkód powstałych podczas świadczenia usługi. 7. Zamawiający ma prawo do ustalenia dokładnej trasy przejazdu. 8. W przypadku awarii pojazdu uniemożliwiającej kontynuację podróży, Wykonawca zobowiązany jest do podstawienia sprawnego pojazdu zastępczego spełniającego co najmniej takie same wymogi bez zbędnej zwłoki, o ile nie jest w stanie usunąć awarii na miejscu (czas usunięcia awarii nie może być dłuższy niż 30 minut, chyba że czas podstawienia zastępczego pojazdu będzie dłuższy niż czas naprawy). 9. Wykonawca musi zapewnić możliwość oznaczenia pojazdów przez Zamawiającego np. zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Rozwoju Regionalnego w zakresie promocji POKL. 10. Wykonawca zobowiązuje się do telefonicznego informowania Zamawiającego tj. osoby wskazanej we Wniosku OZ (w nowym systemie, w zleceniu usługi transportowej), o każdym opóźnieniu powyżej 15 minut w podstawieniu pojazdu. Brak informacji będzie traktowany jako niepodstawienie pojazdu i będzie skutkował naliczeniem kary umownej. Pojazd musi być podstawiony co najmniej 15 minut przed planowaną godziną wyjazdu (w zależności od rodzaju wyjazdu). 1
B. Sposób realizacji usługi transportowej: 1. Świadczenie usług transportowych przez Wykonawcę będzie odbywało się sukcesywnie w okresie obowiązywania umowy, na podstawie zamówienia przesłanego przez pracowników działu OZ. 2. Podstawą zamówienia będzie Wniosek OZ (w nowym systemie Zapotrzebowanie). Wniosek OZ (w nowym systemie Zapotrzebowanie) musi wpłynąć do Działu OZ, co najmniej na 7 dni kalendarzowych przed terminem świadczenia usługi. Jednostka/komórka Uczelni musi podać dokładny termin, trasę przejazdu, liczbę planowanych kilometrów, czas trwania wyjazdu oraz liczbę pasażerów (poniżej instrukcja - pkt. E i F). 3. Wniosek w systemie ZAM (w nowym systemie Zapotrzebowanie) należy wygenerować na pozycję Usługa transportowa, umowa przetargowa - ścieżka akceptacji - zgodnie z Zarządzeniem Rektora Politechniki Śląskiej w sprawie ustalenia zasad kontroli finansowej na Politechnice Śląskiej. Osoby do kontaktu w dziale OZ: Małgorzata Nalewajk tel. 15-83, 13-67 Wojciech Walczak tel. 15-83 UWAGA w nowym systemie, zamiast wniosku OZ będzie funkcjonować Zapotrzebowanie. C. Sposób porozumiewania się pomiędzy Zamawiającym i Wykonawcą 1. W imieniu Zamawiającego zamówienia na usługi transportowe mogą składać tylko upoważnieni pracownicy działu OZ: Małgorzata Nalewajk tel. 15-83, 13-67 Wojciech Walczak tel. 15-83 2. Pracownik działu OZ wysyłając zamówienie do Wykonawcy, prześle do wiadomości zamówienie do osoby wskazanej na Wniosku OZ (w nowym systemie, na Zapotrzebowaniu) wraz z danymi do Wykonawcy. D. Rozliczanie zlecenia na usługę transportową 1. Zamawiający tj. osoba wskazana na Wniosku OZ (w nowym systemie, osoba wskazana na Zapotrzebowaniu) sporządza protokół. Każdorazowo po realizacji zamówienia, Zamawiający i Wykonawca podpisują protokół realizacji zamówienia. Podpis Zamawiającego i Wykonawcy (kierowcy) musi być czytelny. Ze strony Zamawiającego protokół podpisuje osoba odpowiedzialna za dany wyjazd. Na protokole zamówienia będą znajdować się co najmniej następujące informacje: o rzeczywista ilość przejechanych km, o godzina wyjazdu z umówionego miejsca, godzina powrotnego przyjazdu, o ilość dni (jeżeli dotyczy), o rodzaj pojazdu, o trasa, o dodatkowe opłaty (np. parking, przeprawa promem, itd.), o uwagi. Protokół jest podstawą do wystawienia faktury VAT. Kopia protokołu musi zostać przekazana przez osobę wskazaną na Wniosku OZ (w nowym systemie, na Zapotrzebowaniu) do Wykonawcy w formie papierowej zaraz po zakończeniu realizacji zamówienia lub mailowo do 3 dni kalendarzowych od dnia zakończenia realizacji zamówienia. Kopię protokołu proszę przekazać do Działu OZ w formie mailowej oz-aparatura@polsl.pl W tytule maila proszę podać nr Wniosku OZ (w nowym systemie, nr Zapotrzebowania). 2
2. Wynagrodzenie Wykonawcy stanowić będzie iloczyn rzeczywistej ilości przejechanych kilometrów i wartości stawki za kilometr dla poszczególnych rodzajów pojazdów podanych poniżej w tabeli nr 1. W sytuacji kiedy pojazd będzie do dyspozycji Zamawiającego przez ponad 6 godzin, a rzeczywista ilość przejechanych km będzie mniejsza niż 200 km, wynagrodzenie Wykonawcy stanowić będzie iloczyn 200 kilometrów i wartości stawki za kilometr dla poszczególnych rodzajów pojazdów podanych poniżej w tabeli nr 1. W sytuacji kiedy pojazd będzie do dyspozycji Zamawiającego przez kilka dni (wyjazdy/wycieczki kilkudniowe), wynagrodzenie Wykonawcy stanowić będzie iloczyn ilości dni i wartość stawki za dzień. Wartość stawki za dzień stanowić będzie iloczyn 200 kilometrów i wartości stawki za kilometr dla poszczególnych rodzajów pojazdów podanych poniżej w tabeli nr 1. Jeżeli rzeczywista ilość przejechanych km będzie większa, niż suma km w ryczałcie (tj. iloczyn 200 km i ilość dni), to wynagrodzenie Wykonawcy stanowić będzie iloczyn rzeczywistej ilości przejechanych kilometrów i wartości stawki za kilometr dla poszczególnych rodzajów pojazdów podanych poniżej w tabeli nr 1. W cenie jednostkowej uwzględniono wszelkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia (np. opłaty autostradowe), z wyłączeniem opłat za parking, przejazd tunelem, przeprawę promową, a w przypadku wyjazdów kilkudniowych, Wykonawca nie uwzględnia również kosztów związanych z noclegami, posiłkami dla kierowcy, itp. Wszelkie dodatkowe koszty muszą być ustalone z Zamawiającym (osobą wskazaną na wniosku/zapotrzebowaniu) oraz muszą być uwzględnione w protokole. Płatność zostanie dokonana po realizacji każdego wyjazdu w ramach przedmiotu umowy w terminie do 14 dni od daty złożenia faktury i spełnienia warunków zgodnych z umową. Faktura VAT podlega ścieżce akceptacji zgodnie z Zarządzeniem Rektora Politechniki Śląskiej w sprawie ustalenia zasad kontroli finansowej na Politechnice Śląskiej. 3. O wszelkich stwierdzonych nieprawidłowościach i reklamacjach w realizacji zamówienia przez Wykonawcę należy informować pracowników działu OZ: Małgorzata Nalewajk tel. 15-83, 13-67 Wojciech Walczak tel. 15-83 oz-aparatura@polsl.pl Tabela nr 1 Ceny jednostkowe z podziałem na pojazdy Lp. Rodzaj pojazdu Cena jednostkowa (w zł) netto za km 1 Bus I 2,97zł 2 Bus II 2,00zł 3 Minibus 1,30zł Ceny jednostkowe podane powyżej nie ulegną zmianie przez cały okres obowiązywania umowy tj. do 31.12.2015r. Lp. Rodzaj pojazdu Cena jednostkowa (w zł) netto za km 1 Autokar 3,95 Ceny jednostkowe podane powyżej nie ulegną zmianie przez cały okres obowiązywania umowy tj. do 30.12.2015 r. 3
E. Sposób wypełnienia Wniosku OZ 1. W kreatorze Wniosku OZ proszę wpisać: W polu Opis wniosku - Usługa transportowa, umowa przetargowa. W polu Podstawa szacowania umowa przetargowa. W polu Osoba do kontaktu imię i nazwisko osoby, która będzie odpowiedzialna za wyjazd oraz numer telefonu komórkowego (na ten numer może dzwonić kierowca). W polu Dostawa pod adres adres pod który ma być podstawiony pojazd oraz proszę podać dokładną godzinę wyjazdu. W polu Planowany termin realizacji termin wyjazdu oraz powrotu. W polu Nazwa pozycji rodzaj pojazdu oraz ilość, dokładne miejsce docelowe, planowana ilość km, planowana godzina powrotu. W polu Opis pozycji/wymagania dodatkowe (opcjonalnie) inne uwagi np. Trasa Gliwice Wisła, przez Knurów, postój w Knurowie, ul. 1Maja, transport 10 par nart. W polu Szacunkowa cena jednostkowa pozycji netto zł / stawka VAT stawka za km zgodnie z zamawianym pojazdem (powyżej tabela nr 1), VAT 8%. W polu Ilość / j.m. planowana ilość km. Uwaga. W sytuacji kiedy planowana ilość km jest poniżej 200km, a pojazd będzie do dyspozycji przez ponad 6 godzin, proszę wpisać 200. J.m. szt. W polu CPV - 60.17.00.00-0. 4
Przykładowy Wniosek OZ 5
Uwaga pkt F dotyczy sytuacji kiedy zostanie wdrożony nowy system. F. Sposób wypełnienia Zapotrzebowania 1. W Zapotrzebowaniu proszę wpisać: W polu Osoba odpowiedzialna imię i nazwisko osoby, która będzie odpowiedzialna za wyjazd. W polu Kod towaru NU008 zakup usług proponowany VAT 08%. W polu Nazwa towaru/ Nazwa przedmiotu zamówienia - Usługa transportowa, umowa przetargowa; rodzaj pojazdu oraz ilość. W polu Kod CPV - 60.17.00.00-0. W polu Ilość planowana ilość km. Uwaga. W sytuacji kiedy planowana ilość km jest poniżej 200km, a pojazd będzie do dyspozycji przez ponad 6 godzin, proszę wpisać 200. W polu Cena jednostkowa stawka za km zgodnie z zamawianym pojazdem (powyżej tabela nr 1). 6
ZLECENIE USŁUGI TRANSPORTOWEJ NR ZAPOTRZEBOWANIA Osoba do kontaktu:....... (imię i nazwisko osoby, która będzie odpowiedzialna za wyjazd) Nr numer telefonu komórkowego:. (na ten numer może dzwonić kierowca) Dokładny adres pod który ma być podstawiony pojazd:..... Termin wyjazdu (data i godzina):... Dokładny adres miejsca docelowego :... Termin przyjazdu (data i godzina):..... Uwagi: 7
Protokół z realizacji usługi transportowej do Wniosku OZ/Zapotrzebowania nr. Jednostka/komórka Uczelni:... WYKONAWCA:... Zgodnie z zamówieniem potwierdzam wykonanie/niewykonanie zamówienia z należytą starannością. a) Stan licznika przed wyjazdem:. b) Stan licznika po przyjeździe:...... c) Termin wyjazdu (data i godzina):... d) Termin przyjazdu (data i godzina):..... e) Rodzaj pojazdu:... f) Trasa:.... g) Dodatkowe opłaty:... h) Uwagi:.. Zamawiający.. Wykonawca 8