Zasady zamawiania usług transportowych obowiązujące w Politechnice Śląskiej

Transkrypt

1 A. Zakres usługi transportowej: Zasady zamawiania usług transportowych obowiązujące w Politechnice Śląskiej 1. Usługa transportowa polega na wynajmie autokarów, busów, minibusów wraz z kierowcą/kierowcami na terenie kraju i za granicą (obszar Europy). Usługa może być realizowana od poniedziałku do niedzieli. Wyjazdy mogą być jednodniowe oraz wielodniowe, zarówno na terenie kraju i za granicą (obszar Europy). 2. Usługa transportowa została podzielona na dwa zadania: Zadanie 1- wynajem autokarów wraz z kierowcą/kierowcami na terenie kraju i za granicą (obszar Europy) na podstawie umowy przetargowej nr OZ/U/17/57/JP/01, które realizuje firma Usługi Transportowe Kopeć Grzegorz, Katowice, ul. Słonecznikowa 78, Zadanie 2- wynajem busów wraz z kierowcą/kierowcami na terenie kraju i za granicą (obszar Europy) na podstawie umowy przetargowej nr OZ/U/17/57/JP/02,, które realizuje SPEED Firma Transportowo-Usługowa Grażyna Kramerska, Zabrze, ul. Gen de Gaulle a 28a/6. 3. W ramach usługi transportowej do dyspozycji Uczelni pozostają następujące pojazdy: Zadanie 1.Wynajem autokarów Lp. Rodzaj pojazdu Liczba miejsc siedzących (wraz z kierowcami) 1. Autokar 1 - Mercedes Benz Tourismo Autokar 2 - Mercedes Benz Tourismo Autokar 3 - Mercedes Benz Tourismo Autokar 4 - VDL Futura Autokar 5 - VDL Futura Autokar 6 - Mercedes Benz Tourismo 57 Zadanie 2. Wynajem busów Lp. Rodzaj pojazdu Liczba miejsc siedzących Strona 1 z 9

2 1. Bus I : 1- Iveco Rosero 2- Iveco Rosero 3- Mercedes Benz (wraz z kierowcami) Bus II : 1- Mercedes Sprinter 2- Mercedes Sprinter 3- VW Crafter Minibus : 1- Opel Vivaro 2- Opel Vivaro 3- Mercedes Vito W ramach usługi transportowej Zamawiający wymaga aby: a) Pojazdy były prowadzone przez osoby mające odpowiednie uprawnienia do kierowania pojazdami. Wykonawca bierze na siebie pełną odpowiedzialność za posiadanie wszelkich niezbędnych dokumentów służących do prawidłowej realizacji przewozów, w szczególności: prawo jazdy kierowców, kategorii adekwatnej do rodzaju świadczonych usług i prowadzonych pojazdów, aktualne badania lekarskie kierowców, uprawniające do prowadzenia pojazdów, ubezpieczenia OC samochodów oraz NW kierowców i pasażerów na poszczególne pojazdy, aktualne badania techniczne potwierdzające sprawność pojazdów potwierdzone stosownym wpisem w dowodzie rejestracyjnym pojazdu. b) Wykonawca dysponował sprawnymi, dopuszczonymi do ruchu drogowego pojazdami spełniającymi w tym zakresie wszelkie wymogi wynikające z przepisów powszechnie obowiązujących. Pojazdy muszą spełniać co najmniej normę Euro 4. Pojazdy muszą być czyste oraz posiadać rozkładane fotele wyposażone w podłokietniki oraz pasy bezpieczeństwa, sprawną klimatyzację i ogrzewanie, przyciemniane szyby lub zasłonki, przestrzeń bagażową, nawigację/gps, wifi. Wykonawca musi dysponować co najmniej jedną przyczepką z plandeką (lub inne alternatywne rozwiązanie) służącą do transportu między innymi sprzętu sportowego np. nart, rowerów. Autokary muszą być dodatkowo wyposażone w sprawny mikrofon i nagłośnienie oraz toaletę. c) Wykonawca posiadał pojazd pozwalający na wjazd do tzw. zielonych stref na terenie Europy. d) Zamawiający zastrzega sobie prawo zlecenia usługi przewozowej w tym samym czasie kilkoma pojazdami. e) Wykonawca zapewnił liczbę kierowców adekwatną do obranej trasy (zgodnie z właściwymi przepisami w tym zakresie). f) Kierowca posiadał odpowiedni (schludny i czysty) strój i cechował się wysoką kulturą osobistą. Strona 2 z 9

3 g) Wykonawca świadczył usługę zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, a w szczególności zgodnie z ustawą z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym oraz ustawą z dnia 20 czerwca 1997 r. Prawo o ruchu drogowym. h) Wykonawca zapewnił przewożonym osobom odpowiednie warunki bezpieczeństwa i higieny. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za bezpieczeństwo przewożonych osób, bagażu oraz jest zobowiązany do ubezpieczenia pasażerów i mienia od wszelkich szkód powstałych podczas świadczenia usługi. Zamawiający nie bierze żadnej odpowiedzialności za wypadki i zdarzenia jakiegokolwiek typu, w wyniku których nastąpi szkoda materialna, uszkodzenie ciała czy śmierć, spowodowana działalnością Wykonawcy. i) Wykonawca obierał możliwie najszybszą trasę, Zamawiający ma prawo do ustalenia dokładnej trasy przejazdu. j) W przypadku awarii pojazdu uniemożliwiającej kontynuację podróży, Wykonawca, bez zbędnej zwłoki, podstawił sprawny pojazd zastępczy spełniający co najmniej takie same wymogi, o ile nie jest w stanie usunąć awarii na miejscu (czas usunięcia awarii nie może być dłuższy niż 30 minut, chyba że czas podstawienia zastępczego pojazdu będzie dłuższy niż czas naprawy). Podstawienie pojazdu zastępczego nie powoduje po stronie Zamawiającego zwiększenia kosztów związanych z realizacją zamówienia. k) Zamawiający ma prawo poinformować Inspekcję Transportu Drogowego, gdy warunki techniczne pojazdu budzą wątpliwości Zamawiającego. Jeśli w wyniku przeprowadzonej kontroli pojazd nie będzie mógł uczestniczyć w ruchu, Wykonawca zobowiązany jest podstawić niezwłocznie pojazd zastępczy. l) W sytuacji niezgodności/ sporu co do ilości faktycznie przejechanych kilometrów wykazanych przez Wykonawcę w protokole z realizacji usługi transportowej, Zamawiający ma prawo wglądu w dane z tachografu. Wykonawca zobowiązany jest przedstawić Zamawiającemu wymagane odczyty (mailem lub faxem) w terminie do 5 dni kalendarzowych od otrzymania od Zamawiającego prośby o wgląd. B. Sposób realizacji usługi transportowej: 1. Świadczenie usług transportowych będzie odbywało się sukcesywnie w okresie do r. (z możliwością wydłużenia o kolejne 12 miesięcy) lub do wyczerpania ceny umowy, wg bieżących potrzeb Zamawiającego. 2. Podstawą realizacji usługi będzie jednostkowe zlecenie wystawione przez jednostkę organizacyjną Uczelni, na formularzu Zlecenie usługi transportowej nr, zwanym dalej zleceniem. 3. Zamawiający będzie składał Wykonawcy zlecenie drogą mailową najpóźniej na 4 dni kalendarzowe przed terminem świadczenia usługi, a w przypadku dużych imprez najpóźniej na 10 dni kalendarzowych przed terminem świadczenia usługi, podając osobę do kontaktu (imię, nazwisko, nr telefonu), adres jednostki zamawiającej, adres pod który ma zostać podstawiony pojazd, dokładny termin, proponowaną trasę przejazdu, liczbę planowanych kilometrów, czas trwania wyjazdu, liczbę pasażerów itd. 4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do rezygnacji z zamówionej usługi w części lub w całości. Informację o rezygnacji Zamawiający przekaże Wykonawcy mailem nie później niż 24 godziny przed planowanym świadczeniem usługi. UWAGA! W przypadku zawodów sportowych, jeżeli rezygnacja z realizacji części lub całości usługi będzie wynikała z warunków atmosferycznych (np. organizator zawodów sportowych anuluje zawody lub przenosi na inny termin), informację o rezygnacji Zamawiający przekaże Wykonawcy mailem nie później niż 12 godzin przed planowanym świadczeniem usługi. Strona 3 z 9

4 5. Zapotrzebowanie (ZP) w systemie ZSI należy wygenerować wpisując w wierszu zapotrzebowania, w kolumnie Nazwa towaru/nazwa przedmiotu zamówienia: Usługa transportowa autokar/ bus CPV Formularz Zlecenia, podpisany przez dysponenta środków, należy dołączyć do zapotrzebowania w systemie SOD. C. Sposób porozumiewania się pomiędzy Zamawiającym i Wykonawcą 1. W imieniu Zamawiającego zlecenia na usługi transportowe mogą składać upoważnieni pracownicy działu OZ: Anna Popczyk, Aleksandra Bojanowicz, tel , 2. Pracownik działu OZ wysyłając zamówienie do Wykonawcy, prześle je do wiadomości osobie wskazanej w zleceniu. 3. W imieniu Wykonawcy do kontaktu wyznaczone zostały następujące osoby: Zadanie 1- wynajem autokarów Alicja Kopeć tel Grzegorz Kopeć tel mail: pasikonik14@op.pl Zadanie 2- wynajem busów Jarosław Kramerski Grażyna Kramerska tel mail: kramerski@eskrzynka.pl; tel mail:biuro@speedtravel.pl 4. Wykonawca zobowiązany jest do codziennego sprawdzania poczty elektronicznej, w sposób umożliwiający odebranie wiadomości (złożenie zlecenia) od poniedziałku do piątku w godzinach od 7 do 15. W sytuacji złożenia zlecenia przez Zamawiającego, Wykonawca zobowiązany jest do niezwłocznego potwierdzenia jego odbioru w tej samej formie mailowej. W przypadku braku potwierdzenia Zamawiający uzna, iż Wykonawca przyjął zlecenie do realizacji. 5. Wykonawca zobowiązany jest do telefonicznego informowania Zamawiającego (osoby wskazanej w zleceniu) o każdym opóźnieniu powyżej 15 minut w podstawieniu pojazdu. Brak informacji będzie traktowany jako niepodstawienie pojazdu i będzie skutkowało naliczeniem kary umownej. Pojazd musi być podstawiony co najmniej 15 minut przed planowaną godziną wyjazdu (w zależności od rodzaju wyjazdu). Czas realizacji zamówienia jest liczony od godziny wskazanej w zleceniu. D. Rozliczanie zlecenia na usługę transportową 1. Ceny jednostkowe podane poniżej nie ulegną zmianie przez cały okres obowiązywania umowy tj. do r. (z możliwością wydłużenia o kolejne 12 miesięcy) lub do wyczerpania ceny umowy. Zadanie 1 Lp. Rodzaj pojazdu Cena jednostkowa (w zł) brutto za 1 km 1 Autokar 5,50 Strona 4 z 9

5 Zadanie 2 Lp. Rodzaj pojazdu Cena jednostkowa (w zł) brutto za 1 km 1 Bus I 3,80 2 Bus II 2,80 3 Minibus 1,80 2. W cenie za 1 km uwzględnione zostały wszelkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia, w szczególności opłaty autostradowe, drogowe. Zamawiający pokrywa dodatkowe poniesione i udokumentowane przez Wykonawcę koszty tj. opłaty za parking, przejazd tunelem, przeprawę promową, a w przypadku wyjazdów kilkudniowych koszty związane z noclegami, posiłkami dla kierowcy/ów. Dodatkowe koszty muszą być ustalone z Zamawiającym (osobą wskazaną w zleceniu) oraz muszą być uwzględnione w protokole. Zostaną one rozliczone na podstawie refaktury poniesionych przez Wykonawcę kosztów. 3. Wynagrodzenie Wykonawcy stanowić będzie iloczyn wartości stawki za kilometr podanej powyżej i rzeczywistej ilości przejechanych kilometrów, liczonych od miejsca rozpoczęcia (podstawienia taboru) do miejsca zakończenia transportu. Na wynagrodzenie Wykonawcy składają się również opłaty, o których mowa w pkt 2. Do powyższego wynagrodzenia nie wlicza się kilometrów przejechanych na trasie od bazy Wykonawcy do miejsca podstawienia pojazdu. 4. W sytuacji kiedy pojazd będzie do dyspozycji Zamawiającego przez ponad 6 godzin, a rzeczywista ilość przejechanych km będzie mniejsza niż 200 km, wynagrodzenie Wykonawcy stanowić będzie iloczyn 200 kilometrów i wartości stawki za kilometr. 5. W sytuacji kiedy pojazd będzie do dyspozycji Zamawiającego przez kilka dni (wyjazdy/wycieczki kilkudniowe), wynagrodzenie Wykonawcy stanowić będzie iloczyn ilości dni i wartość stawki za dzień. Wartość stawki za dzień stanowić będzie iloczyn 200 kilometrów i wartości stawki za kilometr podanej powyżej. Jeżeli rzeczywista ilość przejechanych km będzie większa, niż suma km w ryczałcie (tj. iloczyn 200 km i ilość dni), to wynagrodzenie Wykonawcy stanowić będzie iloczyn rzeczywistej ilości przejechanych kilometrów i wartości stawki za kilometr. 6. Za wykonanie zlecenia Wykonawca wystawi każdorazowo fakturę VAT. Podstawą wystawienia faktury VAT jest protokół podpisany bezpośrednio po zakończeniu realizacji zlecenia przez Zamawiającego i Wykonawcę (kierowcę lub inną osobę oddelegowaną do realizacji przez Wykonawcę). Ze strony Zamawiającego protokół podpisuje osoba odpowiedzialna za dany wyjazd. Na protokole będą znajdować się co najmniej następujące informacje: a) rzeczywista liczba przejechanych km, b) stan licznika przed wyjazdem i po przyjeździe c) data i godzina wyjazdu z umówionego miejsca, d) data i godzina powrotu, e) trasa, f) dodatkowe opłaty (np. parking, przeprawa promem, opłaty za korzystanie z dróg, autostrad itd.), g) uwagi Podpisany protokół należy dołączyć do faktury w systemie SOD. Płatność będzie realizowana każdorazowo po realizacji jednostkowego zlecenia w terminie do 14 dni od daty złożenia faktury. 7. O wszelkich reklamacjach i nieprawidłowościach stwierdzonych w trakcie realizacji należy informować pracowników działu OZ: Anna Popczyk, tel , mail: anna.popczyk@polsl.pl Aleksandra Bojanowicz tel , mail: aleksandra.bojanowicz@polsl.pl oz-aparatura@polsl.pl Strona 5 z 9

6 ZLECENIE USŁUGI TRANSPORTOWEJ NR ZP/ (numer zgodny z numerem zapotrzebowania) Zgodnie z umową nr OZ/U/17/57/JP/1 zawartą w dniu r. zleca się Wykonawcy tj. Usługi Transportowe Kopeć Grzegorz, wykonanie usługi transportowej - PRZEWÓZ AUTOKAREM Osoba do kontaktu: (imię i nazwisko osoby, która będzie odpowiedzialna za wyjazd) Nr numer telefonu komórkowego: (na ten numer może dzwonić kierowca) Dokładny adres pod który ma być podstawiony pojazd: Termin wyjazdu (data i godzina):. Termin przyjazdu powrotu (data i godzina):. Dokładny adres miejsca docelowego: Proponowana trasa przejazdu: Liczba planowanych kilometrów:.... Liczba pasażerów: Uwagi:... Dane kontaktowe Wykonawcy: Grzegorz Kopeć tel Alicja Kopeć tel mail: pasikonik14@op.pl adres do korespondencji: Katowice, ul. Słonecznikowa 78.. Podpis i pieczątka dysponenta środków Strona 6 z 9

7 ZLECENIE USŁUGI TRANSPORTOWEJ NR ZP/ (numer zgodny z numerem zapotrzebowania) Zgodnie z umową nr OZ/U/17/57/JP/2 zawartą w dniu r. zleca się Wykonawcy tj. SPEED Firma Transportowo-Usługowa Grażyna Kramerska, wykonanie usługi transportowej pojazdem (podać rodzaj busa tj. BUS I, BUS II, MINIBUS ) Osoba do kontaktu: (imię i nazwisko osoby, która będzie odpowiedzialna za wyjazd) Nr numer telefonu komórkowego:.. (na ten numer może dzwonić kierowca) Dokładny adres pod który ma być podstawiony pojazd:.. Termin wyjazdu (data i godzina):.. Termin przyjazdu -powrotu (data i godzina):... Dokładny adres miejsca docelowego:.. Proponowana trasa przejazdu:... Liczba planowanych kilometrów:... Liczba pasażerów: Uwagi:.... Dane kontaktowe Wykonawcy: Jarosław Kramerski tel mail: kramerski@eskrzynka.pl; biuro@speedtravel.pl adres do korespondencji: Zabrze, ul. Karola Niedoby 11.. Podpis i pieczątka dysponenta środków Strona 7 z 9

8 PROTOKÓŁ Z REALIZACJI USŁUGI TRANSPORTOWEJ ZP/ (numer zgodny z numerem zapotrzebowania) Jednostka/komórka Uczelni:... WYKONAWCA: Usługi Transportowe Kopeć Grzegorz, Katowice, ul. Słonecznikowa 78 Potwierdzam wykonanie/niewykonanie zlecenia z należytą starannością. a. Stan licznika przed wyjazdem:... b. Stan licznika po przyjeździe: c. Rzeczywista ilość przejechanych kilometrów:... d. Termin wyjazdu (data i godzina): e. Termin przyjazdu -powrotu (data i godzina):.... f. Ilość dni (jeżeli dotyczy): g. Trasa: h. Dodatkowe opłaty:... i. Uwagi:... Zamawiający Wykonawca.. Czytelny podpis... Czytelny podpis Strona 8 z 9

9 PROTOKÓŁ Z REALIZACJI USŁUGI TRANSPORTOWEJ ZP/ (numer zgodny z numerem zapotrzebowania) Jednostka/komórka Uczelni:... WYKONAWCA:. SPEED Firma Transportowo-Usługowa Grażyna Kramerska, Zabrze, ul. Gen de Gaulle a 28a/6 Potwierdzam wykonanie/niewykonanie zlecenia z należytą starannością. a. Stan licznika przed wyjazdem:.... b. Stan licznika po przyjeździe:..... c. Rzeczywista ilość przejechanych kilometrów:.. d. Termin wyjazdu (data i godzina):..... e. Termin przyjazdu-powrotu (data i godzina):.... f. Ilość dni (jeżeli dotyczy): g. Trasa:..... h. Dodatkowe opłaty:..... i. Uwagi:.. Zamawiający Wykonawca.. Czytelny podpis Czytelny podpis Strona 9 z 9