LEGALNA LISTA MAILINGOWA

TWOJE OŚWIADCZENIE LEGALNA LISTA MAILINGOWA 8 k r o k ó w

8 PROSTYCH ZASAD, DZIĘKI KTÓRYM BUDOWANIE TWOJEJ LISTY MAILINGOWEJ BĘDZIE LEGALNE, A TWOI SUBSKRYBENCI POKOCHAJĄ CIĘ ZA SZANOWANIE ICH PRAW Gdy zaczynasz budować swoją listę mailingową, masz pewne obowiązki prawne. Jak pewnie wiesz, nie możesz wysyłać e-maili bez zgody odbiorców. Zorganizowanie zapisów do newslettera zgodnie z prawem wcale nie jest jednak trudne. Poniżej pokażę Ci, co jest najważniejsze i o co najlepiej zadbać już na samym początku. Ten e-book może wydać Ci się obszerny. Tak naprawdę jednak są to proste słowa, które przeczytasz w 10 minut. Starałam się, aby po tej lekturze nie pozostawić Cię z wielką ilością pytań i niewiadomych. Jeśli jednak będziesz miał jakiekolwiek wątpliwości, zawsze możesz mnie znaleźć na prawowzysk.pl. Agnieszka Grzesiek-Kasperczyk

Prawo związane z newsletterem wcale nie jest takie trudne! Wystarczy, że będziesz przestrzegać kilku prostych zasad: 1 Odbierz zgodę na przesyłanie informacji handlowych Opisz dokładnie, co będzie znajdowało się w Twoim newsletterze (np. informacje o postach, webinarach, szkoleniach, informacje o promocjach i ofertach). Następnie PONIŻEJ umieść okienko do zapisów. Ważne jest by formularz zapisu był poniżej informacji o tym, co będzie w newsletterze ponieważ jest to jakby podpis. Każdą umowę podpisujemy na końcu, prawda? Tak samo poprzez kliknięcie zapisz mnie potwierdzamy, że chcemy zapisać się na to, co zostało opisane powyżej. Możesz zobaczyć dobry przykład na stronie Joanny Ceplin:

Dlaczego lepiej napisać coś więcej niż tylko Czy chcesz pobrać e-book? Tak, zapisz mnie? Ponieważ zasada permission marketingu jest coraz bardziej powszechna i coraz więcej internautów ją sobie ceni. Nie chcą otrzymywać treści, których nie zamawiali. Permission marketing zakłada, że wysyłasz swoim odbiorcom tylko takie treści, które rzeczywiście ich interesują. W efekcie oni będą je czytać i będą Ci wdzięczni za szanowanie ich praw. Jeśli zatem od razu uprzedzisz internautę, co będzie otrzymywał w newsletterze, a nie tylko skusisz go darmowym prezentem jakość Twojej bazy mailingowej będzie o wiele lepsza, a Twoje kolejne listy będą czytane chętniej. Kolejny dobry przykład możesz zobaczyć tutaj: http://www.subscribepage.com/herbimania

Wydaje Ci się, że herbimania napisała za dużo tekstu na tej stronie? Według mnie nie! Mimo, że nie jestem w ogóle zainteresowana dzierganiem na drutach, to te teksty powodują, że aż chcę się zapisać na newsletter. A herbimania wprost informuje mnie, do jakich celów chciałaby otrzymać mój adres e-mail. I to mi się podoba! 2 Jeśli nawet teraz nie sprzedajesz produktów przez newsletter, to i tak odbieraj zgody na przesyłanie informacji handlowych. Unikniesz problemów w przyszłości Dopiero startujesz z blogiem i na razie nie masz produktów, które można kupić on-line? Twój newsletter na razie nie będzie zawierał ofert Twoich produktów czy usług? Zastanawiasz się zatem czy też musisz odbierać jakieś zgody? Prawo wymaga, aby pozyskać zgodę na przesyłanie informacji handlowych. Czyli czegokolwiek, co promuje Twój biznes. Jeśli nie masz jeszcze biznesu, to teoretycznie możesz wysyłać maile niebiznesowe do kogo chcesz.

Ale przecież budujesz listę e-mailową po to, by w przyszłości powiadamiać te osoby o swojej ofercie, prawda? Dlatego już teraz lepiej pozyskaj ich zgody na to, by w przyszłości Twój newsletter mógł zawierać treści komercyjne. Jak to zrobić? Napisz na przykład: Czy chcesz otrzymywać mój newsletter z informacjami o nowych postach na blogu, a w przyszłości również o moich produktach? Tak, zapisz mnie. W ten sposób pozyskasz od razu pełnowartościowe zapisy do newslettera i unikniesz obowiązku zbierania ponownych zgód w przyszłości gdy już uruchomisz płatną ofertę w swojej firmie. 3 Odbierz zgodę na przetwarzanie danych osobowych Hasło dane osobowe Cię przeraża? Zupełnie niepotrzebnie!

Prawdą jest, że aby legalnie wysyłać newsletter musisz pozyskać jeszcze drugą zgodę na przetwarzanie danych osobowych. Tekst tej zgody musi brzmieć już bardziej formalnie. Muszą znaleźć się w niej słowa wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych. Musi też być wskazany cel przetwarzania, a także to, kto będzie te dane przetwarzał (czyli Ty jako autor newslettera będziesz tzw. administratorem danych). Ale tę kwestię możesz łatwo załatwić w pierwszym mailu, wysyłanym do Twoich odbiorców. Nie musisz wcale prosić ich o zaznaczanie jakichś check-boxów czy skomplikowanych formułek prawnych. Gdy ktoś poda swój adres e-mail na Twojej stronie zbierającej zapisy do newslettera, z pewnością automatycznie dostaje od razu e-mail zawierający link do potwierdzenia zapisu, prawda? Aby spełnić obowiązki prawne wystarczy, że zmienisz treść tego maila (robisz to przez odpowiednie ustawienia w programie mailingowym). Możesz napisać np. tak:

Czy potwierdasz zapis do newslettera MyLo? Otrzymujesz tę wiadomość, ponieważ zapisałeś się do listy mailingowej na stronie www.prawowzysk.pl. Jeżeli wyrażasz zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych (adresu e-mail) w celach marketingowych, prosimy o kliknięcie w przycisk: TAK, ZAPISZ MNIE Administratorem podanych przez Ciebie danych osobowych (imię i adres e-mai) będzie MyLo Pogoda Gładki Grzesiek sp.k. z siedzibą w Krakowie, kod 31-136. Podane przez Ciebie dane będą wykorzystywane wyłącznie w celu przesyłania Ci newslettera, zawierającego m.in. informacje o artykułach na stronie, ofercie, promocjach. W każdej chwili możesz wypisać się z listy i cofnąć swoje zgody, klikając w link rezygnacji. Możesz też zmieniać swoje dane, po prostu pisząc do mnie w tej sprawie. Jeśli nie zapisywałaś/łeś się na listę i nie chcesz otrzymywać tego newslettera, po prostu nie potwierdzaj zapisu.

Jak widzisz, powyżej zmieniłam stosowany często tekst czy potwierdasz zapis na listę? Jeśli tak, klinknij w link potwierdzający na: Czy potwierdzasz zapis na listę? Jeśli wyrażasz zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w celach marketingowych, kliknij w przycisk. Myślę, że z Twojego punktu widzenia nie jest to duża i trudna zmiana. Natomiast z punktu widzenia prawa robi dużą różnicę i pozwala Ci spełnić obowiązki prawne dotyczące danych osobowych! 4 Po zapisaniu danej osoby na listę, spełnij wobec niej obowiązek informacyjny, czyli udziel pewnych informacji odnośnie przetwarzania danych osobowych Gdy już ktoś zapisze się do Twojej bazy, musisz poinformować go o tym, że jesteś administratorem jego danych osobowych. Musisz mu podać namiary na siebie gdyby chciał skontaktować się z Tobą w kwestiach związanych z danymi osobowymi. Ten element również nie jest trudny!

Ja polecam od razu zrobić to w mailu, o którym piszę powyżej w pkt 3. Tekst obowiązku informacyjnego, to to, co powyżej napisałam szarą i pochyloną czcionką (zaczyna się od Administratorem podanych przez Ciebie danych ). Po prostu dodaj to do treści maila potwierdzającego zapis do newslettera. Jeśli uważasz, że jednak w tym mailu robi się za dużo tekstu, możesz ten fragment przerzucić do kolejnej wiadomości (czyli będzie to drugi z automatycznych maili, wysyłanych przez Ciebie). Wydaje mi się jednak, że jeden mail na załatwienie formalności to opcja lepsza niż dwie odrębne wiadomości w tym celu. 5 Zawsze trzymaj się celu, na jaki ktoś udostępnił Ci adres e-mail. Jeśli na swojej stronie www udostępniasz jakiś darmowy e-book lub podobny darmowy materiał, który wysyłasz na e-mail nie dopisuj tych adresów automatycznie do Twojej bazy, jeśli nie uprzedziłeś o tym odbiorcy.

Jeśli napiszesz tylko Czy chcesz pobrać e-book? Podaj swój adres e- mail, to na taki adres możesz wysłać tylko ten konkretny e-book. Nic więcej. Jeśli udostępniasz prezenty w celu budowania listy, poinformuj użytkowników od razu, że pobranie e-booka następuje W ZAMIAN za zapisanie się na listę. Podobną zasadę stosuj przy zapisach na webinar. Jeśli podanie adresu e-mail w odpowiednim formularzu czy odpowiedniej aplikacji następuje tylko w celu zarejestrowania się na webinar, to nie dopisuj tego adresu automatycznie do listy mailingowej. Możesz to zrobić wtedy, gdy poinformowałaś, że W ZAMIAN za udział webinarze następuje zapisanie się na newsletter. 6 Lista osób oczekujących Jeśli stosujesz tworzenie jakichś list osób oczekujących np. na Twój kurs on-line lub Twoją książkę tutaj obowiązuje ta sama zasada: wysyłaj tym osobom tylko informacje o tym, na co rzeczywiście się zapisały!

Nie wysyłaj więc maili o swojej ofercie kursów on-line np. o nauce języka angielskiego osobom, które zapisały się na listę osób oczekujących na Twoją książkę kucharską. Jest dla Ciebie oczywiste, że potencjalni czytelnicy książki kucharskiej niekoniecznie chcą otrzymywać newsletter o nauce angielskiego, prawda? Z punktu widzenia prawa tak samo jest, jeśli książka i newsletter dotyczą tej samej dziedziny (np. zarządzania finansami, czy sztuki florystyki). To, że jestem zainteresowana książką o kwiatach, nie oznacza automatycznie, że chcę też otrzymywać informacje o florystycznych kursach on-line (może chcę kupić książkę na prezent, prawda?). Trzymaj się więc zasady wysyłaj tylko te treści, o które użytkownik poprosił, lub na które się zgodził. Permission makreting sprawdza się zarówno w biznesie jak i w prawie 7 Nie dopisuj automatycznie do bazy osób, które kupiły Twoje produkty. Nie ukrywaj zgód w regulaminie ani w umowie Tą samą zasadę powtórzę po raz kolejny: trzymaj się zawsze celu, na który ktoś udostępnił Ci swoje dane osobowe. Jeśli ktoś zakupił od Ciebie kurs on-line, to nie oznacza automatycznie, że chce otrzymywać newsletter o kolejnych Twoich produktach.

Nie dopisuj więc każdego swojego klienta do Twojej bazy mailingowej. Zrób to dopiero wtedy, gdy dany klient wyrazi na to osobną, konkretną zgodę. Nie powinieneś też ukrywać zgód dotyczących newslettera czy przetwarzania danych osobowych w swoich regulaminach, czy umowach, które podpisujesz z klientami. Taka zgoda nie będzie uważana, za dobrowolnie i świadomie wyrażoną. Pamiętaj: budowanie bazy e-mail, to odrębny proces niż sprzedawanie Twoich produktów. Jeśli nie podoba Ci się powyższe zdanie, to pomyśl sobie: czy zakładając konto w banku lub biorąc kredyt rzeczywiście chcesz otrzymywać na swojego maila reklamy tego banku? Założę się, że nie. Nie rób więc tego samego, swoim klientom. Nie wysyłaj im spamu, lecz sympatycznie zaproś do odrębnego zapisania się na listę mailingową. 8 To już wszystko. Ósmej zasady nie będzie Chciałabym, abyś budując listę mailingową nie przerażał się przepisami o ochronie danych osobowych, ale też nie bagatelizował ich.

Prawda jest taka, że posiadając bazę e-mail, posiadasz w rękach bardzo cenny materiał, jakim są dane osobowe Twoich odbiorców. Dobrze byłoby zadbać o ich bezpieczeństwo. W tym celu przepisy prawa mówią, by zarejestrować zbiór danych w GIODO. Powinieneś także posiadać wewnętrzny dokument, tzw. politykę bezpieczeństwa. To bardziej skomplikowane kwestie prawne, do których powinieneś przejść w drugiej kolejności. Gdy przy pomocy kursu Joanny Ceplin same czynności techniczne związane z Twoją bazą e-mail nie będą już dla Ciebie tajemnicą, zobaczysz, że spełnienie dalszych obowiązków prawnych z tym związanych również nie stanowią problemu. Taką postawę staram się promować na moim blogu, gdzie w miarę upływu czasu będę dzielić się z Tobą wiedzą na temat danych osobowych i innych kwestii prawnych przydatnych w prowadzeniu biznesu on-line. Już wkrótce postaram się napisać tam więcej właśnie o GIODO i o polityce bezpieczeństwa. Sama dopiero buduję swoją bazę e-mail, więc mam nadzieję, że wybaczysz mi ewentualną nieregularność moich listów w początkowym etapie.

Najważniejsze, by nie nastawiać się zbyt negatywnie do obowiązków prawnych, lecz traktować je jak każdą inną kwestię w Twoim biznesie on-line. Skoro umiesz wymyślić produkt, zareklamować go i sprzedać, to dlaczego miałbyś mieć problemy, by dostosować go do wymogów prawnych, prawda? Następnie pokaż swoim odbiorcom, że dbasz o ich prawa użyj tego, jako przewagi konkurencyjnej. Któryż z klientów nie chciałby, aby szanowano jego prawa? Już teraz możesz przeczytaj mój artykuł tutaj: http://prawowzysk.pl/jak-zorganizowac-zapisy-do-newslettera-legalnie-i- bez-checkboxow/ Zobacz też drugi PDF, jaki dla Ciebie przygotowałam, pt. 2 proste kroki do newslettera. Jeśli nadal będziesz mieć wątpliwości, zapraszam do kontaktu. Agnieszka GRZESIEK-KASPERCZYK www.prawowzysk.pl.

K R O K 01 lekcja 3 POZNAJ AUTORA Agnieszka GRZESIEK-KASPERCZYK Prawnik, współwłaściciel kancelarii mylo.pl. W swej codziennej pracy tłumaczy prawo z polskiego na nasze, pokazując swoim klientom przedsiębiorcom, że prawo można na potrzeby swojego biznesu zrozumieć i wykorzystać jako przewagę konkurencyjną. Specjalizuje się w obsłudze prawnej biznesów on-line, branży marketingowej i IT. Prowadzi bloga prawowzysk.pl.