Ogólne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych

Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr OR.0050.160.2013 Wójta Gminy Klucze z dnia 15 lipca 2013r Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 0151/4/PK/10 Wójta Gminy Klucze z dnia 30 grudnia 2010r Ogólne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych 1. Księgi rachunkowe prowadzi się w siedzibie Urzędu Gminy w Kluczach, przy ul. Partyzantów 1. 2. Rokiem obrotowym jest rok budżetowy od 1 stycznia do 31 grudnia każdego roku. 3. Okresami sprawozdawczymi wchodzącymi w skład roku obrotowego w zakresie sprawozdawczości budżetowej i finansowej są poszczególne miesiące roku obrotowego, kwartały, półrocze oraz rok. 4. Księgi rachunkowe otwiera się na początku każdego roku obrotowego, a zamyka się na koniec każdego roku obrotowego. Ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych następuje najpóźniej w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy. 5. Księgi rachunkowe są prowadzone w języku polskim i w walucie polskiej. 6. Prowadzi się odrębną rachunkowość dla Budżetu Gminy (Organ) oraz dla Urzędu jako jednostki budżetowej. 7. Księgi rachunkowe dla Urzędu Gminy Klucze jako jednostki budżetowej oraz Budżetu Gminy (Organu) prowadzone są przy zastosowaniu systemu informatycznego FINANSE program firmy REKORD Systemy Informatyczne Sp. z o. o. w Krakowie, w skład którego wchodzą niżej wymienione systemy: - System Finansowo-Księgowy, - System Budżet, 2

- System Budżet RB2. 8. System komputerowy ewidencji księgowej spełnia wymogi art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Opisy przeznaczenia programu, sposobu jego działania oraz wykorzystywania podczas przetwarzania danych zawarte są w instrukcjach dostarczonych przez dostawcę firmę REKORD Systemy Informatyczne Sp. z o.o. w Krakowie. 9. System ten zapewnia kompleksową obsługę w zakresie rachunkowości jednostek prowadzących tzw. pełną księgowość z uwzględnieniem specyfiki jednostek, umożliwiając m.in.: prowadzenie kartoteki dowodów księgowych z możliwością jej przeglądania, przeglądanie i drukowanie obrotów na wybranym z planu kont koncie analitycznym lub syntetycznym w podanym okresie czasu, przeglądanie i drukowanie stanów kont w zadanym okresie w ujęciu analitycznym lub syntetycznym, wykonanie analizy rozrachunkowej kont, sporządzanie sprawozdań. 10. Księgi rachunkowe budżetu gminy oraz jednostki budżetowej obejmują: 1) dzienniki częściowe (rejestry) odrębne dla każdego oddziału budżetu gminy i jednostki budżetowej, które łączą się w jeden dziennik zbiorczy odpowiednio dla budżetu miasta i jednostki budżetowej, 2) księgi główne budżetu gminy oraz jednostki budżetowej, 3) księgi pomocnicze (ewidencja analityczna), 4) zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienie sald ksiąg pomocniczych. 11. Dzienniki są oznaczone okresem i symbolem oddziału, którego dotyczą; prowadzone są wg następujących zasad: 1) zdarzenia księgowe, które wystąpiły w danym okresie obrachunkowym rejestrowane są chronologicznie w dziennikach danego oddziału budżetu gminy lub jednostki budżetowej, 2) zapisy są kolejno numerowane w roku obrachunkowym odrębnie w ramach każdego dziennika, co pozwala na jednoznaczne przyporządkowanie numeru w dzienniku zaksięgowanemu dowodowi księgowemu, 3) sumy zapisów obroty obliczane są bieżąco i w sposób ciągły, 3

4) obroty dziennika w ramach określonego okresu obrachunkowego są zgodne z obrotami odpowiadającego mu zestawienia obrotów i sald, 5) dla każdego oddziału prowadzony jest odrębny dziennik, 6) system finansowo-księgowy generuje, oprócz dzienników odpowiadających danemu oddziałowi, zestawienie zbiorcze wszystkich dzienników, 7) na koniec każdego okresu sprawozdawczego, sporządzane są zestawienia zbiorcze wszystkich dzienników wraz z dziennikami częściowymi (oddziałowymi). Dzienniki częściowe dla Budżetu Gminy (Organu) prowadzone są w zakresie dochodów i wydatków z podziałem: Oddział - 001 Organ Rejestry: 1. 001 Dochody 2. 002 Wydatki 3. BO BO 4. PKM Przeksięgowania miesięczne planu 5. PLN Plan finansowy 6. SPR Sprawozdania z jednostek nota Dzienniki częściowe (rejestry) dla Urzędu Gminy prowadzone są w zakresie dochodów i wydatków z podziałem: 7. 001 Urząd Gminy Wydatki 8. 002 Urząd Gminy Dochody 9. 003 ZFŚS 10. 004 Sumy depozytowe 11. 005 LIFE+ Pozyskanie środków LIFE09 NAT 12. 006 LIFE+ Pustynia Błędowska 13. 007 Kształcenie młodocianych 14. 008 Szlak Frontu Wschodniego 15. 009 Odnowa wsi Bydlin 16. 010 Odnowa wsi Golczowice 4

17. B1 - Plan budżetowy 18. BO - BO 19. PKM Przeksięgowania miesięczne planu 20. R01 - Rejestr opłat 12. Księga główna prowadzona jest w sposób spełniający następujące zasady: 1) podwójnego zapisu, 2) systematycznego i chronologicznego rejestrowania zdarzeń gospodarczych zgodnie z zasadą memoriałową, z wyjątkiem operacji związanych z rachunkami bankowymi, które ujmowane są zgodnie z zasadą kasową, tj. w terminie ich zapłaty, niezależnie od rocznego budżetu, którego dotyczą, 3) powiązania zapisów w niej dokonanych z zapisami w dzienniku, 4) ewidencja odbywa się na najniższym poziomie analityki dla danego konta syntetycznego. 13. Księgi pomocnicze (ewidencja analityczna) zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej. Prowadzi się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek, rejestrów, komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej, stanowiący cały system przetwarzania danych. Szczegółowy opis sposobu prowadzenia ksiąg pomocniczych do poszczególnych kont syntetycznych księgi głównej ujęto w załącznikach nr 3a i nr 3b, 3c - przy opisie zasad ewidencji księgowej na kontach ustalonych w planie kont dla Budżetu Gminy (Organu) i w planie kont dla Urzędu Gminy jako jednostki budżetowej. Konta analityczne są tworzone w miarę potrzeb. 14. Zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej sporządza się na koniec każdego okresu sprawozdawczego. Zestawienie obrotów i sald zawiera: 1) oznaczenie oddziału księgi budżetu gminy lub jednostki budżetowej, 2) symbole i nazwy kont, 3) salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku oraz sumę sald na koniec okresu sprawozdawczego. Zestawienia obrotów i sald dla poszczególnych oddziałów budżetu gminy i jednostki budżetowej są zgodne z odpowiadającymi im dziennikami, a zbiorcze zestawienie obrotów i sald dla wszystkich oddziałów księgi głównej 5

jest zgodne ze zbiorczym zestawieniem wszystkich dzienników. Ich zgodność potwierdzana jest raportem zgodności dzienników z księgą główną, generowanym przez system finansowo-księgowy. 15. Zestawienia sald ksiąg pomocniczych sporządzane są dla składników objętych inwentaryzacją na dzień inwentaryzacji. 16. W ewidencji księgowej ujmuje się kwoty zobowiązań wynikające z przekazanych faktur, rachunków i innych dokumentów księgowych w miesiącu sprawozdawczym. W przypadku dowodów księgowych przekazanych do Referatu Finansów i Podatków w następnym miesiącu, do ewidencji księgowej okresu sprawozdawczego przyjmuje się te dowody, które wpłynęły nie później niż do 5 dnia każdego miesiąca. Gdy dzień ten przypada w dzień wolny od pracy do ostatniego dnia roboczego przed tym dniem. Po tym terminie dokumenty są ujmowane w ewidencji księgowej w miesiącu w którym wpłynęły do Referatu Finansów i Podatków. Zgodnie z zasadą istotności powyższy zapis księgowy nie będzie miał znaczącego wpływu na wynik finansowy. 17. Każdy zapis w księgach rachunkowych powinien mieć przypisany symbol dokumentu zgodnie z tabelą dowodów księgowanych umieszczoną w programie FK. BO Dokument BO, DR Diety DZ Delegacje i zaliczki FK Faktura korygująca, FS Faktura sprzedaży, FV FS VAT, FZ Faktura zakupu, OT Przyjęcie Środka Trwałego, PK Polecenie księgowania, PKZ Polecenie księgowania zaangażowanie, PLA Wynagrodzenia listy płac, 6

RK Raport kasowy, RKO Rozliczenie kosztów osobowych, RZD Rachunek zlecenie dzieło RZP Rozliczenie zaliczki, SD Sprawozdania dochody SW Sprawozdania wydatki WB wyciąg bankowy, URG dokument planu, ZWG dokument planu. 18. Dowód księgowy zarejestrowany w programie FK otrzymuje oznaczenie. Składa się ono z typu dowodu (maksimum 3 znaki) i numeru dowodu (10 znaków). Typ dowodu musi być uprzednio zdefiniowany w tabeli dowodów. 19. Rejestracja dowodów rozpoczyna się od wczytania symbolu rejestru księgowego oraz wskazania jakiego miesiąca mają dotyczyć zdarzenia gospodarcze określone w danym dowodzie księgowym. Data księgowania to data, według której sporządzany jest dziennik oraz odzwierciedla ona chronologię zapisów na kontach księgowych. W dalszej części wprowadzane są następujące dane: 1) typ dowodu oznaczenie dowodu zgodnie z tabelą dowodów; 2) numer dowodu pole dziesięcioznakowe, uzupełniane zerami poprzedzającymi numer właściwy; 3) numer pozycji kolejna dekretacja w ramach tego samego dokumentu (w czasie wprowadzania danych automatycznie zawartość pola jest powiększana o jeden; 4) data dowodu księgowego; 5) numer dowodu księgowego; 6) tekst pole służące słownemu opisowi zdarzenia gospodarczego; 7) konto Wn; 8) kwota Wn; 7

9) konto Ma; 10) kwota Ma; 11) numer rozrachunkowy; 12) data zapłaty; 13) symbol dowodu budżetowego; 14) symbol dysponenta budżetowego; 15) symbol klasyfikacji budżetowej; 16) kwota księgowana na daną klasyfikacje budżetową; 17) symbol zadania budżetowego; 18) symbol wydatku strukturalnego; 19) klasyfikacja wydatku strukturalnego; 20) kwota wydatku strukturalnego. System umożliwia na bieżąco sprawdzanie bilansowanie się dowodu. 20. Elementem rejestracji dowodów jest tzw. księgowanie wstępne. Funkcja ta wskazuje dowody, na których obroty Wn i Ma nie bilansują się oraz porządkuje zarejestrowane dane na odpowiednich kontach księgowych. 21. Wszystkie dowody zarejestrowane przez operatora dostępne są do przeglądania w poszczególnych rejestrach księgowych. 22. Proces księgowania dzienników powoduje dokonanie zapisu na kontach księgi głównej. Wszystkie zdarzenia gospodarcze z dowodów dotyczących bieżącego okresu obliczeniowego są trwale zapisane w układzie chronologicznym. Równocześnie tworzone są dzienniki dla poszczególnych rejestrów. Obroty księgi głównej i dzienników są sobie równe za dowolny okres obliczeniowy. Księgowanie dzienników blokuje możliwość dokonywania korekt dotychczas zarejestrowanych dowodów. Wszelkich zmian dokonuje się za pomocą dokumentów stornujących. 23. Przy prowadzeniu księgi systemem komputerowym, wydruki komputerowe powinny być: 1). trwale oznakowane nazwą jednostki, której dotyczą i zrozumiałą nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej, 2). wyraźnie oznakowane co do roku obrotowego, co do miesiąca i daty sporządzenia, 8

3) powinny mieć numerowane strony z oznaczeniem pierwszej i ostatniej (koniec wydruku) oraz sumowanie w sposób ciągły w miesiącach i w roku obrotowym, oznaczone nazwą programu przetwarzania. 24. Zapisy w księgach powinny być wydrukowane lub przeniesione na inny nośnik danych, a na koniec każdego miesiąca sporządzone wydruki: 1) rejestracja dokumentów wg poszczególnych dzienników, 2) zestawienie wszystkich dzienników zbiorczo, 3) zestawienie obrotów i sald sporządzone na podstawie zbiorów danych kont księgi głównej, które powinno zawierać: symbole lub nazwy poszczególnych kont, salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych i sumę sald, obroty Wn i Ma miesięcznie oraz sumę obrotów, obroty Wn i Ma narastająco od początku roku obrotowego oraz ich sumę, salda kont na koniec miesiąca i łączną sumę sald. 25. Nie rzadziej niż na koniec roku obrotowego należy sporządzić wydruki: kont księgi głównej (ewidencji syntetycznej), kont ksiąg pomocniczych (ewidencji analitycznej). 26. Na dzień zamknięcia ksiąg należy sporządzić zestawienie sald wszystkich kont pomocniczych, zawierających obok danych wymienionych wyżej, również: symbole lub nazwy kont pomocniczych, symbole lub nazwy konta księgi głównej (ewidencji syntetycznej), której dotyczą poszczególne konta ksiąg pomocniczych (ewidencji analitycznej), salda kont oraz ich łączne sumy. 9

Załącznik Nr 2 do Zarządzenia Nr OR.0050.160.2013 Wójta Gminy Klucze z dnia 15 lipca 2013r Załącznik Nr 3d do Zarządzenia Nr 0151/4/PK/10 Wójta Gminy Klucze z dnia 30 grudnia 2010r Wykaz programów komputerowych stosowanych do prowadzenia ksiąg rachunkowych w Urzędzie Gminy w Kluczach L.p Nazwa programu i autor Przeznaczenie i opis programu Data rozpoczęcia eksploatacji 1 2 3 4 1. Finanse F-K Wersja 2.2.2 Dostawca: REKORD KRAKÓW Systemy Informatyczne Sp. z o.o. ul. Mehoffera 10 31-322 Kraków System Finansowo-Księgowy w pełni obsługuje zadania pionu księgowego i jest zgodny z Ustawą o rachunkowości. Jest wszechstronnym narzędziem umożliwiającym prowadzenie rachunkowości finansowej oraz wspomagającym rachunkowość zarządczą. W oparciu o zdefiniowanie przez użytkownika oddziały i rejestry księgowe, plan kont oraz parametry budżetowe system umożliwia prowadzenie danych, ich przetwarzanie oraz przeglądanie w postaci różnorodnych raportów i zestawień. Program zapewnia pełną kontrolę należności, zobowiązań oraz wykonania planu budżetowego. System definiowania uprawnień do poszczególnych rejestrów i oddziałów chroni przed dokonaniem styczeń 2013 r. 10

niepożądanych zmian w obrotach. Podstawowe funkcje programu - pełna kontrola dostępu do programu (zabezpieczenie hasłami i definiowanymi poziomami uprawnień poszczególnych użytkowników); - określanie przez użytkownika struktury symbolu konta; - definiowanie planu kont; - pełna zgodność z obowiązującymi przepisami prawnymi w zakresie zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych, finansów publicznych, podatku od towarów i usług; - równoległa ewidencja syntetyczna (konta księgi głównej) i analityczna (wg podziałki budżetowej); - możliwość prowadzenia budżetu w układzie zadaniowym łącznie z ewidencją wykonania; - ewidencja pozabilansowa; - rejestr podatku VAT naliczonego i należnego z podziałem wg rodzaju i stawek VAT; - prowadzenie dzienników cząstkowych; - moduł rozrachunków z kontrahentami w tym windykację należności wraz z zapewnieniem odpowiedniej korespondencji: uzgodnienie sald, wezwanie do zapłaty, noty odsetkowe; - prowadzenie kartoteki przelewów, współpraca z dowolnym programem bankowym w zakresie elektronicznej emisji danych, możliwość uzyskiwania wydruków na oryginalnych formularzach; - narzędzia weryfikacji poprawności wprowadzanych obrotów celem ujmowania w dziennikach tylko zapisów sprawdzonych; - pełen dostęp do danych archiwalnych, zarówno w ramach bieżącego roku obliczeniowego jak i lat ubiegłych; - obsługa rozliczeń w walutach. Obsługa dokumentów księgowych wspomaganie wprowadzania dekretów (system podpowiedzi symboli kont, kontrahentów, placówek, powtarzanie kwot po stronie Wn lub Ma) 11

- rekapitulacja dokumentów; - określenie okresu sprawozdawczego każdego dokumentu; - automatyczna rejestracja daty wprowadzania dekretów księgowych; - księgowanie na czerwono (tzw. storno); - podpowiedzi o nieregularnych fakturach kontrahentów, osób - wyszukiwanie dokumentów według dowolnych kryteriów; - tworzenie automatów księgowych uruchamianych automatycznie po wprowadzeniu dekretu o określonej strukturze; - tworzenie nowych dekretów księgowych na podstawie wcześniej utworzonych. - tworzenie dziennika obrotów; - zapisywanie dziennika obrotów w postaci pliku tekstowego (z przeznaczeniem do zapisu na komputerowym nośniku danych); - tworzenie zestawień obrotów i sald kont księgowych; - możliwość określania dowolnej agregacji kont przy prezentacji zestawień rozrachunkowych; - tworzenie kart obrotów kont syntetycznych i analitycznych; - tworzenie zestawień kosztów według rodzajów oraz miejsc ich powstania; - tworzenie zestawień wydatków według klasyfikacji budżetowej i miejsc ich powstania; - tworzenie zestawień rozrachunków z kontrahentami i osobami; - tworzenie zestawień sald, może być wykonane w różnych układach uwzględniających zarówno wszystkie osoby, jak i tylko te, których salda mają wartość różną od zera. Prowadzenie archiwum - prowadzenie dziennika obrotów; - możliwość eksportu dziennika obrotów do pliku tekstowego; - tworzenie kopii bezpieczeństwa danych programu na dowolnych nośnikach. 2. Budżet Najważniejsza funkcja programu budżet to przygotowanie projektu budżetu, analiza jego wykonania w różnych styczeń 2013r. 12

Wersja 7.1.1.500 Dostawca: REKORD KRAKÓW Systemy Informatyczne Sp. z o.o. ul. Mehoffera 10 31-322 Kraków przekrojach oraz transmisja danych do Regionalnej Izby Obrachunkowej. System pozwala na tworzenie i rejestrowanie wykonania planu w układzie klasyfikacyjnym i zadaniowym. Podstawowe funkcje programu - obsługa danych dla poszczególnych dysponentów budżetowych z możliwością ograniczenia lub wyłączenia dostępu do danych budżetowych określonych dysponentów dla poszczególnych użytkowników programu; - ewidencja dokumentów wg schematu odpowiadającego rzeczywistej kolejności rejestrowania danych budżetowych, tj.: - projektu budżetu, - planu dochodów / wydatków budżetowych, - dokumentów dotyczących zawieranych umów, - rejestracji dokumentów rozliczeniowych; - rozliczeń z kontrahentami - płatności; - dane budżetowe powinny być ewidencjonowane wg klasyfikacji budżetowej z zachowaniem zasady jednokrotnego wprowadzania dokumentów, z możliwością przypisywania wielu pozycji (paragrafów) klasyfikacji budżetowej do danego zadania; - możliwość sporządzania sprawozdań z wykonania budżetu i ich przesyłania do systemu Besti@ rozprowadzanego przez Regionalne Izby Obrachunkowe dla sporządzania sprawozdań w formie elektronicznej; - możliwość przeglądania i grupowania danych na dowolnych 13

3. Rejestr opłat Wersja 7.12.820 Dostawca: REKORD poziomach struktury klasyfikacji budżetowej (dział - rozdział - paragraf - pozycja); - przeglądanie kartoteki budżetowej według dowolnego, ustalanego przez Użytkownika tabelarycznego sposobu prezentacji danych; - możliwość przedstawienia w kartotece budżetowej bieżących podsumowań na wielu poziomach grupowania danych; - prezentacja danych w postaci graficznej, z możliwością swobodnego określania zakresu ujmowanych na wykresach danych i dowolnego sposobu ich konfigurowania; - prezentacja danych, wg stanu na dowolny dzień roku kalendarzowego; - prognozowanie wykonania budżetu w czasie na podstawie terminów realizacji umów i dokumentów rozliczeniowych; - tworzenie projektu planu budżetowego na rok następny w oparciu o dane planu, wykonania lub prognoz wykonania budżetu z roku bieżącego z uwzględnieniem procentowego wskaźnika wzrostu; - obsługa archiwum danych z lat poprzednich; - tworzenie różnorodnych zestawień Współpraca z innymi programami - ściśle współpracuje z systemem Finansowo-Księgowym, pozwala na automatyczne śledzenie wykonania oraz stanu należności i zobowiązań naniesionych w programie FK Program umożliwia prowadzenie rejestrów dowolnych opłat przyjmowanych w urzędzie. styczeń 2013r. 14

KRAKÓW Systemy Informatyczne Sp. z o.o. ul. Mehoffera 10 31-322 Kraków Podstawowe funkcje programu - możliwość zaimportowania danych z wprowadzonych faktur i traktowania ich jako przepisów; - wprowadzenie sald BO oraz niezapłaconych rat podatku za lata ubiegłe; - księgowanie wpłat z podpowiedzią odsetek według różnych tabel odsetkowych i możliwością przypisu odsetek w przypadku wpłat po terminie; - możliwość zastosowania różnych rodzajów operacji księgowych umożliwiających analizę wpłat, np. wpłaty gotówkowe, wyciągi bankowe, przerachowania; - możliwość tworzenia przypisu odsetek na koniec kwartału; - możliwość zablokowania zapisów księgowych do wybranej daty w przypadku uzgodnienia danego okresu obliczeniowego; - możliwość korekty księgowania dla zapisów księgowych nie objętych blokadą zapisów; - możliwość rozłożenia i przesunięcia rat płatności; - drukowanie wezwań do zapłaty i tytułów wykonawczych; - prowadzenie dziennika obrotów z możliwością drukowania wg zadanych kryteriów; - drukowanie różnych zestawień; - możliwość współpracy z kasą podatkową; - automatyczny wydruk danych do sprawozdania RB-27 w zakresie poszczególnych rejestrów; - przysyłanie zbiorczych not księgowych do FK i Budżetu. 4. Faktura Wersja 2.65 Dostawca: REKORD KRAKÓW Systemy Informatyczne Sp. z o.o. ul. Mehoffera 10 Program Faktura zapewnia pełną obsługę sfery sprzedaży (sprzedaż wyrobów, usług, towarów, itp.) Podstawowe funkcje programu - wystawianie faktur VAT oraz rachunków uproszczonych; - wystawianie faktur i rachunków korygujących; - automatyczne naliczanie odpowiedniego % podatku VAT przy wystawieniu faktur i rachunków styczeń 2013r. 15

31-322 Kraków uproszczonych, bieżąca kontrola naliczonego podatku VAT; - kompletna informacja dotycząca faktury i rachunku uproszczonego (numer, data, pełna informacja o kontrahencie sposób i terminy zapłaty, % podatku, terminy płatności, wartość faktury, wielkość naliczonego podatku itp.); - emisja faktur i rachunków uproszczonych z możliwością podglądu przed wydrukiem; - tworzenie przez Użytkownika faktury o żądanej szacie graficznej i zawierającej wybrane dane; - możliwość przypisywania towarom od 1-6 cen sprzedaży; - współpraca z drukami i kasami fiskalnymi; - łatwość i prostota wprowadzania danych; - ograniczenie dostępu do niektórych funkcji systemu w zależności od uprawnień poszczególnych operatorów. 5. Umowy dzierżawne Wersja 3.04 Dostawca: REKORD KRAKÓW Systemy Informatyczne Sp. z o.o. ul. Mehoffera 10 31-322 Kraków Program umożliwia wieloletnią obsługę umów dzierżawnych. Dane do systemu wprowadzane są przez pracowników Referatu Gospodarki Przestrzennej, Komunalnej i Mieszkaniowej, Ochrony Środowiska, Geodezji i Urbanistyki na podstawie zawartych umów. Podstawowe funkcje programu - wprowadzenie informacji dotyczących umów dzierżawnych i dzierżawionych nieruchomości z możliwością wiązania umów z danymi z ewidencji gruntów i budynków,- wprowadzenie informacji dotyczących dzierżawców; - tworzenie różnorodnych zestawień na podstawie wprowadzonych danych; - generowanie i drukowanie faktur VAT; - tworzenie dyspozycji do kasy, księgowanie przelewów; styczeń 2013r. 16

6. Użytkowanie wieczyste Wersja 3.04 Dostawca: REKORD KRAKÓW Systemy Informatyczne Sp. z o.o. ul. Mehoffera 10 31-322 Kraków - wydruki Dziennika obrotów, zestawień i sprawozdań; - przypis odsetek w momencie wpłaty i na koniec kwartału; - druk wezwań do zapłaty; - możliwość przesyłania zbiorczych not księgowych do F-K i Budżetu. Program umożliwia obsługę umów użytkowania wieczystego i trwałego zarządu, jak również uproszczoną obsługę sprzedaży i przekształceń gruntów. Dane do systemu wprowadzane są, na podstawie umów, przez pracowników Referatu Gospodarki Przestrzennej, Komunalnej i Mieszkaniowej, Ochrony Środowiska, Geodezji i Urbanistyki Podstawowe funkcje programu - obsługa umów użytkowania wieczystego; obsługa pierwszej opłaty za użytkowanie wieczyste; - obsługa naliczania VAT w górę i w dół; - wprowadzenie informacji dotyczących użytkowników wieczystych; - prowadzenie historii zmian użytkowników wieczystych w jednostce rejestrowe;j - drukowanie zawiadomień pojedynczo lub masowo; - tworzenie różnorodnych zestawień na podstawie wprowadzonych danych; - generowanie i drukowanie faktur VAT; - tworzenie dyspozycji do kasy, księgowanie przelewów; wydruki Dziennika obrotów, styczeń 2013r. 17

zestawień i sprawozdań; przypis odsetek w momencie wpłaty i na koniec kwartału; możliwość przesyłania zbiorczych not księgowych do FK i Budżetu 7. Budżet RB2 Wersja 2.1.0.186 Dostawca: REKORD KRAKÓW Systemy Informatyczne Sp. z o.o. ul. Mehoffera 10 31-322 Kraków 8. Administrator Wersja 3.0.17 Dostawca: REKORD KRAKÓW Systemy Informatyczne Sp. z o.o. ul. Mehoffera 10 31-322 Kraków Budżet RB2 umożliwia dwustronną elektroniczną wymianę informacji pomiędzy jednostką sprawozdawczą a organem przyjmującym sprawozdanie. Program może pracować w samodzielnym środowisku, niezależnie od systemów Budżet oraz FK, bądź w ścisłej współpracy z wymienionymi modułami, umożliwiając pełną automatyzację obiegu dokumentów sprawozdawczości budżetowej. Podstawowe funkcje programu - generowanie planu budżetowego w systemie budżet i jego elektroniczna transmisja w postaci pliku do jednostki budżetowej; - odczyt planu w jednostce; - naniesienie wykonania bądź elektroniczna transmisja danych z programu finansowo-księgowego; - eksport sprawozdania w postaci pliku z możliwością wydrukowania wg obowiązującego wzorca; - elektroniczne pobranie wykonania planu jednostki do programu budżet przez przyjmującego sprawozdanie; - weryfikacja zgodności otrzymanego sprawozdania z wyeksportowanym planem. Program Administrator przeznaczony jest do zarządzania uprawnieniami użytkowników w poszczególnych systemach firmy Rekord Systemy Informatyczne Sp.z o.o. Administrator przy pomocy tego programu może zdecydować, którzy użytkownicy mają dostęp do poszczególnych systemów. W razie potrzeby może również ograniczyć prawa użytkowników dla poszczególnych funkcji styczeń 2013r. styczeń 2013r. 18

systemów. Standardowo użytkownicy nie mają dostępu do programów. Administrator przy pomocy tego programu może umożliwiać korzystanie z danego systemu wybranym użytkownikom. Upoważnieni użytkownicy mogą korzystać ze wszystkich funkcji programu. Administrator może ograniczyć prawa użytkowników do poszczególnych funkcji programu. Zestawienie dostępne w programie pozwalają uzyskać szereg informacji o wykorzystanych licencjach oraz o aktualnych stanie poszczególnych systemów. Podstawowe funkcje programu - przypisanie użytkownikom praw do korzystania z poszczególnych systemów; - definiowanie i modyfikowanie informacji o użytkownikach systemu; - dostosowanie uprawnień użytkowników do korzystania z poszczególnych funkcji systemów; - szereg zestawień informujących o wykorzystaniu licencji, historii pracy w poszczególnych systemach, dziennik zdarzeń i inne. 9. Podatek od środków transportu Wersja 1.15 Dostawca: KOREACJA Systemy Informatyczne ul. J.Lea 114 31-133 Kraków Program służy do wymiarowania podatku oraz rozliczania należności za środki transporu. Podstawowe funkcje programu - wprowadzanie danych o podatnikach - osobach fizycznych, prawnych i nie posiadających osobowości prawnej aktualnie opodatkowanych; - wprowadzenie aktualnych stawek podatku z uchwały rady gminy - wprowadzanie danych o pojazdach na podstawie deklaracji DT- 1 i załączników DT1/A z możliwością weryfikacji kwot podatku wpisanych przez podatnika z kwotami wynikającymi styczeń 2009r. 19

z uchwały rady gminy; - zapis wymiaru podatku za rok bieżący na karty kontowe podatników; - wprowadzanie zmian w ciągu roku na podstawie złożonych deklaracji, zapis przypisów i odpisów; - wprowadzanie rozłożeń, umorzeń i odroczeń terminów płatności podatku; - księgowanie zaległych i bieżących wpłat z automatyczną podpowiedzią proporcjonalnego rozbicia na należność główną i odsetki oraz kosztów i opłaty prolongacyjnej, z zachowaniem księgowania na najdawniejszą zaległość lub na wybrane zaległości na podstawie dyspozycji wpłaty; - możliwość analizy wpłat za wybrany okres z podziałem na osoby fizyczne i prawne, z wyszczególnieniem należności głównej, odsetek, kosztów i opłaty prolongacyjnej dla wszystkich lub wybranych podatników; - możliwość analizy sald i zaległości z odsetkami, z uwzględnieniem zabezpieczenia należności tytułami wykonawczymi i/lub wpisem do hipoteki, na wybrany dzień dla wszystkich lub wybranych podatników; - prowadzenie ewidencji korespondencji w tym wezwań do złożenia deklaracji, postanowień o wszczęciu postępowania, decyzji określających zobowiązanie podatkowe, upomnień oraz tytułów wykonawczych; - uzyskanie zestawień podatników z możliwością wyboru tych, którzy złożyli lub nie złożyli deklaracji; - uzyskanie zestawień pojazdów z podziałem na poszczególne kategorie (stawki) podatkowe; 20

10. POD -Wymiar Podatku rolnego, leśnego i od nieruchomości od osób fizycznych Wersja 2009/1 Dostawca: CLANET Sp. z o.o. ul. Słowińskiego 5 44-100 Gliwice - możliwość dowolnego projektowania formy wydruków przez użytkownika. - System umożliwia prowadzenie ewidencji podatkowej nieruchomości zgodnie z wymogami Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22.04.2004 r. w sprawie ewidencji podatkowej nieruchomości. Służy do ustalania wysokości podatku rolnego, leśnego i od nieruchomości dla osób fizycznych Podstawowe funkcje programu: - wprowadzanie danych dotyczących podatników z wykorzystaniem słowników miejscowości, ulic i imion; - możliwość wprowadzenia ulg ustawowych; - obliczanie wymiaru podatku i jego podział na podatek od nieruchomości, rolny i leśny; - drukowanie decyzji wymiarowych -nakazów płatniczych; - możliwość dokonywania zmian decyzji ustalających wymiar podatku, wydawanie i drukowanie decyzji o przypisach lub odpisach podatku. styczeń 2002r. 11. POD_FK - Księgowość podatkowa od osób fizycznych Wersja 3.0 Dostawca: CLANET Sp. z o.o. ul. Słowińskiego 5 44-100 Gliwice Program służy do księgowania podatku rolnego, leśnego i od nieruchomości osób fizycznych Podstawowe funkcje programu: - księgowanie wpłat z podziałem na podatek od nieruchomości, rolny i leśny oraz z podpowiedzią odsetek w przypadku wpłat po terminie; - możliwość zastosowania różnych rodzajów operacji księgowych styczeń 2002r. 21

umożliwiających analizę wpłat, np. wpłaty gotówkowe, wyciągi bankowe, przeksięgowania, zwroty; - wydruk i- zestawienia miesięczne, kwartalne, półroczne, roczne wpłaty: kasa, bank, Urzędy skarbowe, inkasenci z możliwością podziału na sołectwa; - wydruk upomnień; - możliwość wprowadzania umorzeń należności głównej i odsetek. 12. POD - Podatek rolny, leśny i od nieruchomości od osób prawnych Wersja 1.0 Dostawca: CLANET Sp. z o.o. ul. Słowińskiego 5 44-100 Gliwice System umożliwia prowadzenie ewidencji podatkowej nieruchomości zgodnie z wymogami Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22.04.2004 r. w sprawie ewidencji podatkowej nieruchomości. Służy do ustalania wysokości podatku rolnego, leśnego i od nieruchomości dla osób prawnych Podstawowe funkcje programu: - wprowadzanie danych dotyczących podmiotu składającego deklarację; - wprowadzanie danych o opodatkowanych nieruchomościach na podstawie złożonych deklaracji podatkowych; - obliczanie wymiaru podatku; - wprowadzanie zmian na podstawie deklaracji korygujących; - prowadzenie rejestru wymiarowego oraz rejestru przypisów i odpisów; - możliwość analizy wprowadzonych danych za pomocą odpowiednich zestawień; - możliwość analizy wprowadzonych danych za pomocą odpowiednich zestawień. styczeń 2006r. 22

13. JGU_FK - Księgowość podatkowa od osób prawnych Wersja 1.0 Dostawca: CLANET Sp. z o.o. ul. Słowińskiego 5 44-100 Gliwice 14. Płace i Kadry Wersja 2013.5.1.2385 Dostawca: Comarch SA Al. Jerozolimskie81 02-001 Warszawa Program służy do księgowania podatku rolnego, leśnego i od nieruchomości osób prawnych. Podstawowe funkcje programu: - księgowanie wpłat z podziałem na podatek od nieruchomości, rolny i leśny oraz z podpowiedzią odsetek w przypadku wpłat po terminie; - możliwość zastosowania różnych rodzajów operacji księgowych umożliwiających analizę wpłat, np. wpłaty gotówkowe, wyciągi bankowe, przeksięgowania, zwroty; - wydruk i- zestawienia miesięczne, kwartalne, półroczne, roczne wpłaty: kasa, bank, Urzędy skarbowe; - wydruki udzielonych ulg, skutki obniżenia górnych stawek podatkowych; - wydruki kart podatników za dany rok podatkowy; - możliwość wprowadzania umorzeń należności głównej i odsetek. System Płace pozwala na sporządzenie wypłat dla pracowników. Obsługę umów zleceń, o dzieło, wynagrodzenia radnych itp. Podstawowe funkcje programu: - naliczanie płac i przygotowanie wypłaty; - korekty do zaksięgowanych list płac, z możliwością zachowania w programie wypłat naliczonych w pierwotnej postaci; - podział wynagrodzenia pracownika na wypłatę gotówkową i/lub przelew na konto bankowe; - rozliczanie wszystkich typów umów cywilno-prawnych; - obliczanie i pobieranie składki na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, Fundusz Pracy oraz transmisja dokumentów rozliczeniowych do Programu Płatnika; - wysyłanie deklaracji podatkowych styczeń 2006r. styczeń 2010r. 23

do systemu e-deklaracje; - rozliczanie zaliczek miesięcznych na poczet podatku dochodowego od łącznej kwoty wypłat dla Urzędu Skarbowego (emisja PIT-4); - wykonanie wydruków związanych z rocznymi rozliczeniami (roczna karta wynagrodzeń, dokumenty podatkowe PIT-11, PIT-4, PIT-40); - emisję wydruków związanych z wypłatą; - rozliczanie nieobecności z możliwością wydrukowania podstaw obliczeniowych dla: urlopu, choroby, ekwiwalentu za urlop. Dodatkowe, szczegółowe, informacje na temat funkcjonowania systemów, procedur i funkcji, opisy algorytmów i parametrów, a także programowych zasad ochrony danych zawarte są w instrukcjach użytkownika dołączanych do poszczególnych programów komputerowych przez dostawcę. 24