PROGRAM PROMOCJI ROZWOJU POŁĄCZEŃ LOTNICZYCH Edycja nr 01 Strona 1 z 10
TWIERDZAM ZATWIERDZAM PROGRAM PROMOCJI ROZWOJU POŁĄCZEŃ LOTNICZYCH 1. Cel i ogólne zasady Programu 1.1. P.P. Porty Lotnicze (dalej: PPL), jako zarządzający Lotniskiem Chopina w Warszawie, oferuje przewoźnikom lotniczym współfinansowanie działań marketingowych promujących nowe pasażerskie rozkładowe połączenia lotnicze otwierane w roku 2017 z Lotniska Chopina, według zasad i kryteriów określonych w niniejszym Programie. 1.2. Celem Programu jest rozwój Lotniska Chopina jako regionalnego portu przesiadkowego poprzez rozwój siatki regularnych połączeń pasażerskich i pasażerskiego ruchu lotniczego oraz dywersyfikację oferty przewozowej. 1.3. Współpraca w ramach niniejszego Programu może być podjęta wyłącznie w odniesieniu do tras oraz lotów spełniających kryteria uzyskania zniżki dla nowej trasy zgodnie z Taryfą opłat lotniskowych na Lotnisku Chopina w Warszawie (dalej: Taryfa opłat lotniskowych ), na których pierwszy lot został wykonany w roku 2017, obsługiwanych z częstotliwością nie mniejszą, niż 3 rejsy w tygodniu przez okres minimum 16 kolejnych tygodni. 1.4. Przewoźnik uczestniczący w Programie może uzyskać od PPL środki na współfinansowanie podejmowanych przez niego działań marketingowych prowadzonych w ramach kampanii reklamowo-promocyjnych, mających bezpośredni wpływ na generowanie przychodów z opłat lotniskowych na Lotnisku Chopina (np. reklama i promocja nowych połączeń, ofert cenowych na te połączenia itp.). Działania te nie mogą służyć wyłącznie do wspierania kampanii wizerunkowych przewoźnika. Współfinansowaniu podlegają wyłącznie wydatki poniesione przez przewoźnika na rzecz firm zewnętrznych realizujących dla tego przewoźnika działania marketingowe. Edycja nr 01 Strona 2 z 10
1.5. Warunkiem koniecznym do podjęcia współpracy w ramach niniejszego Programu jest jednoczesne zaangażowanie własnych środków finansowych przewoźnika w wysokości: a) nie mniejszej niż 50% kosztów netto działań marketingowych prowadzonych w ramach kampanii reklamowo-promocyjnej na terenie Polski, b) nie mniejszej niż 30% kosztów netto działań marketingowych prowadzonych w ramach kampanii reklamowo-promocyjnej poza granicami Polski, z zastrzeżeniem, że całkowita kwota środków finansowych zaangażowanych przez PPL na współfinansowanie kampanii reklamowo-promocyjnych nie przekroczy maksymalnej kwoty dofinansowania przyznanego przewoźnikowi w ramach niniejszego Programu. 1.6. Nie podlegają współfinansowaniu przez PPL w ramach niniejszego Programu działania marketingowe finansowane lub współfinansowane przez inne podmioty zewnętrzne (w tym m.in. samorządy terytorialne lub podległe im jednostki, organizacje turystyczne, porty lotnicze i inne). Przewoźnik jest zobowiązany do złożenia stosownego oświadczenia w tym zakresie. 1.7. Przewoźnik odpowiada za dobór narzędzi promocyjnych i środków przekazu reklamowego, jak też za wybór zewnętrznego podmiotu realizującego działania marketingowe. W gestii przewoźnika leży zlecenie przygotowania projektów graficznych i treści ogłoszeń, które pojawią się w wybranych środkach przekazu reklamowego oraz koordynacja ich produkcji, a także organizacja innych działań marketingowych. 1.8. Przewoźnik jest zobowiązany do zamieszczenia na środkach przekazu reklamowego: a) logotypu Lotniska Chopina w Warszawie o porównywalnej wielkości, co logotyp przewoźnika (na środkach wizualnych) lub nazwy Lotniska Chopina w Warszawie (w innych środkach przekazu), b) informacji, że promowana trasa jest obsługiwana z/do Lotniska Chopina w Warszawie. 1.9. Działania marketingowe współfinansowane przez PPL w ramach niniejszego Programu muszą dotyczyć trasy, w odniesieniu do której zostały przyznane środki finansowe. 1.10. Jeżeli działania marketingowe objęte niniejszym Programem dotyczą połączeń przesiadkowych w innym porcie, niż Lotnisko Chopina, to nie mogą promować tras, na których obsługiwane jest bezpośrednie regularne połączenie lotnicze z/do Lotniska Chopina albo ogłoszono publicznie lub rozpoczęto sprzedaż biletów na takie, nie obsługiwane jeszcze, połączenie. Ocena istnienia powyższej przeszkody przeprowadzana będzie w momencie akceptacji przez PPL projektów, o której mowa w pkt. 2.9. poniżej. Edycja nr 01 Strona 3 z 10
2. Zasady udziału w Programie 2.1. Udział w niniejszym Programie jest możliwy na wniosek przewoźnika. Przewoźnik powinien złożyć w PPL poprawnie wypełniony oraz podpisany przez osoby uprawnione do reprezentacji i zaciągania zobowiązań w imieniu przewoźnika Wniosek o udział w»programie promocji rozwoju połączeń lotniczych w 2017 roku«(dalej: Wniosek), wraz z załączonym planem działań marketingowych (media planem) oraz dokumentami, o których mowa w pkt. 2.3. poniżej, co najmniej na 30 dni przed planowaną datą rozpoczęcia działań marketingowych. W uzasadnionych sytuacjach termin ten może zostać skrócony za zgodą PPL. Termin złożenia Wniosku zostanie zachowany, jeżeli przed jego upływem przewoźnik prześle do PPL pocztą elektroniczną na adres: aerosales.policy@polish-airports.com skan Wniosku, spełniającego wszystkie wymogi określone w niniejszym Programie (w szczególności co do jego załączników oraz treści), niezwłocznie przesyłając jego oryginał do PPL (nie później niż w terminie 5 dni roboczych od daty przesłania skanu Wniosku pod rygorem uznania, że wniosku nie złożono w terminie, odmowy podpisania Umowy i przyznania współfinansowania przez PPL). 2.2. Wzór Wniosku stanowi załącznik 1 do niniejszego Programu. Jeżeli przewoźnik planuje udział w Programie w odniesieniu do więcej, niż jednej trasy, jest zobowiązany do złożenia odrębnego wniosku dla każdej trasy. Przewoźnik jest zobowiązany do podania wszystkich wymaganych informacji zgodnie z załączonymi wzorami. Podpisanie Wniosku oznacza wyrażenie zgody na przyjęcie przez przewoźnika wszelkich obowiązków wynikających z niniejszego Programu. 2.3. Do Wniosku przewoźnik jest zobowiązany załączyć następujące aktualne dokumenty: a) jeśli współpracę podejmuje podmiot zarejestrowany w Rzeczpospolitej Polskiej: - odpis z KRS, - pełnomocnictwo osoby podpisującej Umowę (jeżeli zakres umocowania osoby podpisującej Umowę nie wynika z KRS), - zaświadczenie z Urzędu Skarbowego o statusie podatnika VAT i numerze, pod jakim są zidentyfikowani na potrzeby podatku oraz posiadaniu nr REGON; b) jeśli współpracę podejmuje podmiot zagraniczny lub jego oddział w Rzeczpospolitej Polskiej: - wyciąg, odpis lub zaświadczenie z rejestru przedsiębiorstw, przedsiębiorców lub z innego odpowiedniego rejestru, - pełnomocnictwo osoby podpisującej Umowę (jeżeli w rejestrze przedsiębiorstw, przedsiębiorców lub innym odpowiednim rejestrze nie figuruje jako osoba upoważniona do zawierania umów w imieniu przewoźnika lub gdy osobą podpisującą umowę będzie osoba upoważniona w oddziale do reprezentowania podmiotu zagranicznego). 2.4. Wzór planu działań marketingowych, o którym mowa w pkt. 2.1. powyżej, stanowi załącznik 2 do niniejszego Programu. Przewoźnik jest zobowiązany do podania wszystkich wymaganych Edycja nr 01 Strona 4 z 10
informacji zgodnie z załączonym wzorem. Przewoźnik nie może czynić w planie działań marketingowych założeń i warunków, które uniemożliwiałyby należytą realizację Programu. 2.5. Wniosek oraz plan działań marketingowych podlegają akceptacji przez PPL w terminie 15 dni roboczych od ich otrzymania lub otrzymania ich skanu, zgodnie warunkami pkt. 2.1. powyżej. W celu dokonania ich oceny PPL ma prawo wystąpić do przewoźnika o przekazanie dodatkowych wyjaśnień i informacji, w szczególności jeśli uzna przedstawione przez przewoźnika informacje za niepełne lub niewystarczające do jej dokonania. Wystąpienie o dodatkowe wyjaśnienia i informacje wstrzymuje bieg terminu akceptacji Wniosku do czasu ich otrzymania. 2.6. Podczas oceny Wniosku uwzględnia się: a) zgodność deklarowanych we Wniosku działań z warunkami niniejszego Programu oraz stopień, w jakim realizacja planu działań marketingowych może przyczynić się do osiągnięcia jego celów; b) maksymalny poziom środków finansowych, które mogą być zaangażowane przez PPL na wsparcie działań marketingowych danego przewoźnika, bez naruszenia zasad wynikających z prawa pomocy publicznej; c) wiarygodność danych dotyczących deklarowanej liczby oferowanych miejsc i spełnienia warunków niniejszego Programu. 2.7. PPL ma prawo odmówić podjęcia współpracy w ramach niniejszego Programu z przewoźnikiem, który na dzień złożenia wniosku ma wymagalne zobowiązania z tytułu opłat lotniskowych na Lotnisku Chopina. Zastrzega się możliwość przerwania współpracy z przewoźnikiem, który w trakcie uczestnictwa w niniejszym Programie zaprzestał realizacji płatności z tytułu należnych opłat lotniskowych na Lotnisku Chopina lub dokonuje ich nieterminowo. Powyższe uprawnienia dla PPL powstają w sytuacji, gdy kwota zaległości przekracza 1.000 PLN, a termin płatności jest przekroczony o co najmniej 7 dni. Przewoźnikowi nie przysługują wówczas żadne roszczenia względem PPL. 2.8. Działania marketingowe współfinansowane w ramach niniejszego Programu na podstawie jednego Wniosku, mogą być przeprowadzone przez przewoźnika jednorazowo lub odbyć się w etapach i dotyczyć wielu kampanii reklamowo-promocyjnych. Jeśli działania marketingowe będą realizowane w etapach, wymagane jest załączenie do Wniosku planu działań marketingowych dotyczącego co najmniej pierwszego etapu oraz przedstawienie do akceptacji przez PPL, na co najmniej 15 dni roboczych przed planowanym rozpoczęciem działań, planu działań marketingowych dla każdego kolejnego etapu. Punkty 2.1. i 2.9. Programu stosuje się odpowiednio. 2.9. Na co najmniej 10 dni roboczych przed planowanym rozpoczęciem każdego z działań objętych planem działań marketingowych, przewoźnik powinien przedstawić do akceptacji przez PPL projekty reklam, materiałów promocyjnych i wszelkich innych form, w jakich podejmowane Edycja nr 01 Strona 5 z 10
będą działania marketingowe. PPL zaakceptuje lub zgłosi uwagi do formy, treści lub zawartości przedstawionych przez przewoźnika projektów w terminie 5 dni roboczych od ich otrzymania. PPL może odmówić współfinansowania konkretnych projektów lub żądać ich modyfikacji. 2.10. Podstawę współpracy stanowi Umowa o współpracy w zakresie promocji rozwoju połączeń lotniczych (dalej: Umowa) zawarta między przewoźnikiem a PPL, określająca szczegółowe warunki współpracy, w tym prawa i obowiązki stron. Podstawą zawarcia Umowy jest uprzednia akceptacja przez PPL Wniosku przedstawionego przez przewoźnika. Do podpisania Umowy może być wymagane przedstawienie dodatkowych dokumentów, o ile są one niezbędne na podstawie bezwzględnie obowiązującego prawa. Wzór Umowy, zawierający jej podstawowe postanowienia, będzie udostępniany na wniosek zainteresowanych przewoźników. 2.11. W terminie 15 dni roboczych od zakończenia działań marketingowych współfinansowanych przez PPL, a w odniesieniu do działań zakończonych po 14 listopada 2017 nie później niż do 5 grudnia 2017 roku, przewoźnik jest zobowiązany do przedstawienia PPL: a) dokumentacji podjętych działań, w tym raportu ilościowego ilustrującego liczbę i rodzaje wykorzystanych środków przekazu reklamowego i narzędzi promocyjnych oraz oceny ich skuteczności, w postaci informacji o liczbie osób, do których dotarł dany przekaz reklamowy oraz wpływie przekazu reklamowego na wielkość ruchu pasażerskiego na Lotnisku Chopina (np. na wzrost liczby sprzedanych biletów) w postaci raportu z działań marketingowych, zgodnie ze wzorem, stanowiącym Załącznik nr 3 do Programu, odrębnie dla każdej trasy objętej Programem; b) dokumentacji jakościowej w postaci prezentacji (format PDF), zawierającej zdjęcia, nagrania, zrzuty z ekranu, elektroniczne wersje reklam prasowych itp. z opisami odnoszącymi do poszczególnych działań uwzględnionych w zatwierdzonym media planie; c) potwierdzonych za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną kserokopii dokumentów potwierdzających wyłącznie poniesione przez przewoźnika koszty działań marketingowych realizowane w ramach niniejszego Programu (faktury wystawione przez przedsiębiorców realizujących działania marketingowe na rzecz przewoźnika, na podstawie umów łączących ich z przewoźnikiem lub dokumenty o równoważnej wartości dowodowej). Niedotrzymanie ww. terminów może spowodować zmniejszenie wartości środków finansowych zaangażowanych przez PPL o 1% za każdy dzień opóźnienia. 2.12. Współfinansowane przez PPL będą wyłącznie prawidłowo udokumentowane wydatki na działania marketingowe poniesione przez przewoźnika, przeprowadzone zgodnie z zaakceptowanym przez PPL planem działań marketingowych i projektami, o których mowa w pkt. 2.9. Ewentualne zmiany wymagają pisemnej akceptacji przez PPL. 2.13. Współfinansowaniu przez PPL nie podlegają wydatki na działania marketingowe prowadzone po 30 listopada 2017 r. Edycja nr 01 Strona 6 z 10
2.14. Środki finansowe zostaną wypłacone przewoźnikowi po zawarciu Umowy i podpisaniu wspólnego protokołu z przeprowadzonych działań marketingowych, w którym określona zostanie ostateczna wartość środków finansowych zaangażowanych przez PPL. Wypłata środków nastąpi na podstawie faktury, wystawionej przez przewoźnika na kwotę określoną w protokole. Faktura musi dotyczyć sprzedaży w roku 2017, być wystawiona w terminie zgodnym z przepisami polskiego prawa, a jej oryginał powinien być dostarczony do PPL nie później niż do 5 stycznia 2018 roku. 2.15. Jeżeli Umowa została podpisana z podmiotem zagranicznym lub jego oddziałem w Rzeczpospolitej Polskiej, przewoźnik jest zobowiązany do dostarczenia oryginału certyfikatu rezydencji podatkowej aktualnego na dzień wymagalności faktury, wraz z oświadczeniem, o którym mowa w art. 26 ust. 1d-1e ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2014 r. poz. 851, z późn. zm.). W przypadku nie złożenia przez przewoźnika oryginału certyfikatu rezydencji podatkowej płatność wynikająca z faktury zostanie pomniejszona o zryczałtowany podatek od osób prawnych w wysokości zgodnej z obowiązującymi przepisami. 2.16. Współpraca w ramach niniejszego Programu będzie prowadzona do chwili wyczerpania środków przewidzianych w budżecie PPL na finansowanie Programu. W razie niewystarczających środków o udziale w Programie przewoźnika spełniającego określone w nim kryteria będzie decydować kolejność wpływu do PPL prawidłowo wypełnionych Wniosków wraz z załączonym planem działań marketingowych. Za moment wpływu Wniosku uznaje się moment otrzymania przez PPL oryginału wniosku lub skanu jego kompletnej wersji zgodnie z pkt. 2.1. 2.17. Na prośbę przewoźnika, PPL poinformuje go w terminie 5 dni roboczych od otrzymania takiej prośby, o procencie w jakim dotychczas złożone Wnioski wyczerpują budżet PPL przeznaczony na finansowanie niniejszego Programu,. 3. Szczegółowe kryteria określenia wartości zaangażowania środków PPL 3.1. Kryterium kwalifikującym danego przewoźnika do udziału w niniejszym Programie i decydującym o maksymalnej wartości współfinansowania przez PPL jego działań marketingowych jest deklarowana przez tego przewoźnika we Wniosku średnia tygodniowa liczba miejsc pasażerskich oferowanych w samolotach odlatujących tego przewoźnika na wskazanej trasie począwszy od jej uruchomienia do końca roku 2017 lub zakończenia wykonywania lotów, wynikająca w szczególności z planowanego rozkładu lotów i używanego na trasie, której dotyczy wniosek, statku powietrznego. Dla tras uruchamianych po 10 września 2017 roku średnia tygodniowa liczba oferowanych miejsc pasażerskich jest liczona w okresie 16 tygodni od dnia pierwszego lotu na tej trasie. Edycja nr 01 Strona 7 z 10
3.2. Z zastrzeżeniem pkt 3.3.-3.5. maksymalna wartość współfinansowania przez PPL działań marketingowych jednego przewoźnika dla jednej trasy wynosi: Średnia tygodniowa liczba miejsc oferowana przez przewoźnika na danej trasie powyżej 200 do 300 powyżej 300 do 450 powyżej 450 do 600 powyżej 600 do 1 000 powyżej 1 000 Maksymalna wartość środków zaangażowanych przez PPL 30 000 PLN 50 000 PLN 75 000 PLN 100 000 PLN 125 000 PLN 3.3. Wartość współfinansowania przez PPL działań marketingowych może zostać zwiększona dla trasy, którą przewoźnik planuje obsługiwać przez cały rok z częstotliwością nie mniejszą, niż 3 rejsy tygodniowo: a) dla trasy pozaeuropejskiej (zgodnie z definicja zawartą w Taryfie opłat lotniskowych); b) dla lotów, w których zapewniona jest możliwość przewozu pasażerów tranzytowych (zgodnie z definicją zawartą w Taryfie opłat lotniskowych); c) dla lotów, których rozkładowy czas startu lub lądowania przypada w godzinach 07:30-08:30, 10:30-11:30 lub 16:30-17:30 czasu lokalnego na Lotnisku Chopina w Warszawie; d) dla lotów wykonywanych samolotem o liczbie miejsc pasażerskich większej, niż 100. 3.4. Maksymalna wielkość zwiększenia wartości współfinansowania, z tytułu spełnienia warunków wskazanych w pkt. 3.3. wynosi odpowiednio: Warunek Maksymalny % zwiększenia wartości współfinansowania Trasa pozaeuropejska 50% Możliwość tranzytu na Lotnisku Chopina 50% Czas startu lub lądowania 25% Liczba miejsc pasażerskich 25% Jeżeli warunki, o których mowa w pkt. 3.3. c) i d) są spełnione w odniesieniu do części lotów lub operacji na danej trasie, zwiększenie wartości współfinansowania podlega korekcie proporcjonalnie do udziału liczby lotów nie spełniających tych warunków w stosunku do wszystkich lotów na danej trasie w okresie, o którym mowa w pkt. 3.1. 3.5. Łączna wartość współfinansowania działań marketingowych przewoźnika, z uwzględnieniem zwiększeń, o których mowa w pkt. 3.4., nie może przekroczyć 200% wartości określonych w pkt. 3.2. 3.6. Maksymalna liczba tras, która może być objęta współpracą z danym przewoźnikiem w ramach niniejszego Programu, jest uzależniona od liczby tras rozkładowych z Lotniska Chopina (zgodnie z definicją zawartą w Taryfie opłat lotniskowych ) obsługiwanych równocześnie Edycja nr 01 Strona 8 z 10
przez tego przewoźnika w roku 2017, z uwzględnieniem tras planowanych objętych składanymi Wnioskami, i wynosi: Liczba tras obsługiwanych przez przewoźnika Maksymalna liczba tras objętych Programem 1 trasa 1 2-5 tras 2 6-10 tras 3 powyżej 10 tras 5 3.7. Przewoźnik może wnioskować o współfinansowanie przez PPL działań marketingowych prowadzonych od dnia rozpoczęcia sprzedaży biletów na tej trasie. 4. Postanowienia końcowe 4.1. Przewoźnik powinien z należytą starannością oszacować ryzyko związane z nieosiągnięciem zakładanych we Wniosku wielkości oferowanych miejsc i niespełnieniem warunków Programu. 4.2. Jeżeli na trasie, której dotyczyła współpraca w ramach niniejszego Programu, przewoźnik nie osiągnie zadeklarowanej we Wniosku liczby oferowanych miejsc lub nie spełni warunków, o których mowa w Programie, to wartość środków finansowych zaangażowanych przez PPL dotyczących tej trasy zostanie pomniejszona do wartości, do jakiej przewoźnik byłby uprawniony na podstawie faktycznie osiągniętej liczby oferowanych miejsc i stopnia spełnienia warunków Programu, aż do całkowitego braku współfinansowania, nawet jeśli działania marketingowe zostały przez przewoźnika w pełni zrealizowane. 4.3. Przewoźnik, który uzyskał już środki finansowe w ramach niniejszego Programu w związku z realizacją działań marketingowych dotyczących danej trasy, a następnie w odniesieniu do tej trasy nie osiągnie zadeklarowanej we Wniosku liczby oferowanych miejsc lub nie spełni warunków, o których mowa w Programie, jest zobowiązany do zwrotu PPL części lub całości środków finansowych w wysokości różnicy między wartością uzyskanych środków a wartością, do jakiej przewoźnik byłby uprawniony na podstawie faktycznie osiągniętej liczby oferowanych miejsc i stopnia spełnienia warunków Programu. 4.4. W szczególności, jeżeli przewoźnik nie rozpoczął w roku 2017 wykonywania lotów na trasie, której dotyczyła współpraca w ramach niniejszego Programu, PPL odmówi podpisania lub wypowie Umowę bez przyznania współfinansowania. Przewoźnik jest zobowiązany w takiej sytuacji do zwrotu całości otrzymanych od PPL środków, nawet jeśli działania marketingowe zostały przez niego w pełni zrealizowane. 4.5. PPL zastrzega sobie prawo do wprowadzenia zmian w niniejszym Programie, z wyłączeniem działań, w odniesieniu do których wcześniej został zaakceptowany przez PPL Wniosek przewoźnika. Edycja nr 01 Strona 9 z 10
4.6. W razie rozbieżności między dwiema wersjami językowymi Programu obowiązuje wersja polska. 4.7. Treść niniejszego Programu wraz z załącznikami jest dostępna dla wszystkich zainteresowanych uczestnictwem w Programie na stronie internetowej Lotniska Chopina pod adresem www.chopin-airport.pl w zakładce B2B. 4.8. Szczegółowe informacje i wyjaśnienia dotyczące Programu zainteresowany przewoźnik może uzyskać kierując pytania na adres e-mail: aerosales.policy@polish-airports.com. 4.9 Niniejszy Program obowiązuje do 31 grudnia 2017 roku. 5. Załączniki 1. Wzór Wniosku o udział w»programie promocji rozwoju połączeń lotniczych w 2017 roku«2. Wzór planu działań marketingowych 3. Wzór raportu z działań marketingowych Edycja nr 01 Strona 10 z 10