2 REGIONALNA BAZA LOGISTYCZNA 04-470 Warszawa, ul. Marsa 110 RBL - 5 Warszawa, dnia 19.05.2017 r. WYJAŚNIENIE TREŚCI SPECYFIKACJI ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA, NUMER POSTĘPOWANIA: D/67/2017. Na podstawie art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych, Zamawiający 2. Regionalna Baza Logistyczna, zawiadamia, że w postępowaniu na dostawę tuszy, tonerów i innych materiałów i innych materiałów eksploatacyjnych do sprzętu informatycznego, papieru i folii do plotera, tektury oraz artykułów biurowych i sprzętu mechanizacji prac biurowych w dniach od 12.05.2017 r. do 15.05.2017 r., wpłynęły wnioski o wyjaśnienie treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia następującej treści: WNIOSEK NR 1 Zwracamy się do Zamawiającego z prośbą z prośbą o wyjaśnienie i sprecyzowanie wymagań dotyczących spełnienia wymogów przez zaoferowane materiały równoważne. Zamawiający zamieścił zapis: W przypadku zaoferowania przez Wykonawcę materiałów eksploatacyjnych równoważnych powinien dołączyć raporty z testu wydajności zgodnie z normami ISO wystawione przez producenta materiału eksploatacyjnego. Opis oferowanych materiałów eksploatacyjnych zamiennych (równoważnych), jeżeli wykonawca zaproponował inny niż opisany znakiem towarowym lub nazwą producenta materiał eksploatacyjny określony w formularzu cenowym. Wystawione przez producenta materiału eksploatacyjnego zamiennego (równoważnego) deklarację zgodności z zasadniczymi wymaganiami jakimi są normy ISO. Zapis umieszczony przez zmawiającego informuje, jakich dokumentów do materiałów równoważnych oczekuje. Brak dokładnego określenia w zakresie złożenia dokumentacji wskazującej parametry zaoferowanych materiałów równoważnych uniemożliwia wykonawcom zaoferowanie produktów posiadających jedynie minimalne parametry zaoferowanie RBL-5 Strona 1
produktów posiadających jedynie minimalne parametry jakościowe. Uniemożliwia to Zamawiającemu, jak również innym oferentom biorącym udział w postępowaniu, zweryfikowanie ofert na etapie ich oceny i rozpatrywania pod kątem równoważności z materiałami oryginalnymi, spełnienia norm wydajności oraz prawdziwości złożonego oświadczenia woli, jakim jest oferta. Dlatego też zwracamy się z prośbą o wprowadzenie do oferty dokumentów potwierdzających jakość i wydajność oferowanych wyrobów równoważnych tj.: - raportów z testów wydajności przeprowadzonych zgodnie z normami ISO/IEC 19752 dla tonerów monochromatycznych, ISO/IEC 19798 dla wkładów do drukarek kolorowych, ISO/IEC 24711 oraz 24712 dla materiałów do drukarek atramentowych, wystawionych przez podmiot niezależny nie zależny od producenta, wykonawcy i dystrybutora posiadający nadany przez Ministerstwo Rozwoju status centrum badawczo rozwojowego. Raporty powinny zawierać wszystkie wymagane przez normy ISO/IEC elementy tj. Istnieje duże ryzyko, że materiały nieposiadające takich dokumentów nie będą spełniały wymagań bezawaryjności i jakości wydruku, co w perspektywie może spowodować utrudnienia w realizacji umowy podpisanej z wykonawcą oferującym takie materiały oraz utrudnienia w pracy Państwa placówki, np. powtarzające się reklamacje, naprawy sprzętu etc. Powyższe dokumenty, w przypadku zgody na wymóg ich złożenia, pozwalają Zamawiającemu ocenić jakość i wydajność tych produktów w porównaniu z materiałami oryginalnymi, a także ich kompatybilność, a tym samym zabezpieczyć interes Zamawiającego w postaci oferowania produktów odpowiedniej jakości oraz zgodność zaoferowania materiałów z wymaganiami zawartymi w SIWZ. Wprowadzenie wymogu złożenia dokumentów również powoduje niezłożenie oferty przez nierzetelnych i nieuczciwych wykonawców, a więc zmniejsza ryzyko zaoferowania materiałów niezgodnych z wymaganiami. RBL-5 Strona 2
iż udzielił WNIOSEK NR 2 Zgodnie z art. 38 ust. 1 ustawy PZP zwracamy się z prośbą o wyjaśnienie treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia, w zakresie zapisów SIWZ oraz załącznika nr 1 do SIWZ Opis przedmiotu zamówienia. W załączniku nr 1 do SIWZ Zamawiający w bardzo szczegółowy sposób opisał przedmiot zamówienia wskazując w każdym zadaniu parametry jakimi ma cechować się oferowany produkt. W Rozdziale V pkt. 6 Zamawiający określił, że dla potwierdzenia zgodności oferowanych dostaw z wymaganiami określonymi przez Zamawiającego zgodnie z opisami przedmiotu zamówienia wykonawca winien przedłożyć dokumenty potwierdzające spełnienie tych warunków. Dla zadania nr 1 i 2 Zamawiający przedstawił jedynie wymagania jakie powinni spełniać wykonawcy w przypadku, gdy będą oferowali zamienne (równoważne) materiały eksploatacyjne. Wymaga, aby w odpowiedniej kolumnie formularza cenowego skreślić niewłaściwą opcję oryginalny lub równoważny. Taki wymóg pozwala Zamawiającemu na sprawdzenie czy oferowany produkt spełnia wymagania opisane w SIWZ, jedynie w przypadku oferowania zamiennych materiałów eksploatacyjnych. W przypadku, kiedy Wykonawca zaznaczy w tabeli oryginał zwolniony jest z konieczności przedstawienia jakichkolwiek danych i/lub dokumentów potwierdzających zgodności oferowanego produktu zarówno pod względem kompatybilności z urządzeniami jak i, przede wszystkim, zgodności pod względem wymaganej wydajności. W związku z powyższym, Zamawiający nie będzie mógł sprawdzić czy oferowany produkt jest zgodny z wymaganiami SIWZ, czy jest to prawidłowy materiał eksploatacyjny i może być eksploatowany RBL-5 Strona 3
w podanym modelu urządzenia. Należy również zaznaczyć, że oryginalne materiały eksploatacyjne występują w różnych pojemnościach (niektóre tonery występują aż w 4 różnych pojemnościach do tego samego modelu urządzenia), co także uniemożliwia Zamawiającemu dokonanie oceny zgodności ofert z zapisami SIWZ a także może prowadzić bezpośrednio do naruszenia zasady równego traktowania stron, zawartej w Ustawie Prawo Zamówień Publicznych. W naszej ocenie Zamawiający nie ma żadnej możliwości dokonania oceny złożonych ofert w zadaniu 1 i 2 w przypadku zaoferowania oryginalnych materiałów eksploatacyjnych. Zawracamy się więc z prośbą o modyfikację formularzy ofertowych w tabelach dla zadania 1 i 2 i wprowadzenie obowiązku wpisania w ostatniej kolumnie nazwy producenta oraz symbolu oferowanego produktu nadanego przez jego producenta, jak zostało to wyartykułowane w przypadku zdania nr 3. Jedynie taki zapis umożliwi Zamawiającemu identyfikację oferowanego produktu i prawidłową ocenę złożonych ofert pod kątem ich zgodności z wymaganiami określonymi w SIWZ. Dla zadania nr 4 i 5 Zamawiający wymaga aby na potwierdzenie wykonawcy załączyli karty katalogowe oferowanych produktów. W celu umożliwienia jednoznacznej, nie budzącej żadnej wątpliwości, identyfikacji oferowanych produktów zasadne jest, tak jak w przypadku części nr 3, rozbudowanie tabeli formularzy ofertowych o dodatkową kolumnę na wpisanie Producenta/Importera lub Dystrybutora oraz symbolu oferowanego produktu, czyli danych, które umożliwią Zamawiającemu ich jednoznaczną identyfikację. Zwracamy się więc z prośbą o modyfikację formularzy ofertowych w tabelach dla zadania nr 4 oraz 5 i wprowadzenie obowiązku wpisywania w dodatkowej kolumnie nazwy Producenta/Importera lub Dystrybutora oraz symbolu oferowanego produktu. Taki zapis umożliwi zamawiającemu prawidłową ocenę złożonych ofert pod kątem ich zgodności z wymaganiami określonymi w SIWZ. RBL-5 Strona 4
iż udzielił Ponadto, w zakresie opisu przedmiotu zamówienia w zadaniu nr 4: 1. W poz. 3 brak możliwości zaoferowania długopisu ze względu na wymaganą linię pisania dokładnie 3500m. Oryginalny długopis Zenith posiada długość linii pisania 4500m. Prosimy o modyfikację zapisów. iż udzielił Zamawiający dopuszcza długopis Zenith, długość linii pisania minimum 3500m. Zamawiający dokona zmiany treści SIWZ w przedmiocie sprawy. 2. W poz. 6 nie występują na rynku dziurkacze wykonane z metalu na plastikowej podstawie chyba, że pod pojęciem plastikowa postawa Zamawiający ma na myśli plastikową nakładkę służącą jednocześnie jako pojemnik na ścinki. Czy dziurkacz dziurkujący do 25 kartek będzie spełniał wymagania Zamawiającego? Prosimy o sprecyzowanie. iż udzielił przedmiotu zamówienia ) w przedmiocie sprawy 3. W poz. 20 koperty C4 z rozszerzonymi bokami i dnem posiadają wymiar 229x324x38mm. Wskazane w opisie wymiary 390x255x40mm odnoszą się do kopert formatu B4+. Prosimy o sprecyzowanie które koperty wymaga Zamawiający, czy C4 czy B4+. iż udzielił RBL-5 Strona 5
4. W poz. 29 niemożliwe jest zaoferowanie papieru posiadającego dokładnie wskazaną wartość białości, zawsze wartości tej odpowiada określona tolerancja +/- wynikająca z procesów produkcyjnych. Prosimy o modyfikację zapisów i określonego wymaganego poziomu bieli jako CIE 166+/-2. iż udzielił przedmiotu zamówienia ) w przedmiocie sprawy 5. W poz. 34 przekładki o opisanych parametrach dostępne są jedynie w wersji numerycznej (z numerowanymi plastikowymi indeksami 1-20) oraz numeracją na karcie opisowej, nie ma przekładek bez napisów. Prosimy o modyfikację parametrów. iż udzielił 6. W poz. 39 prosimy o sprecyzowanie wymagań. W zał. Nr 3 do SIWZ formularzu ofertowym jest zapis, że stojak ma być z PCV natomiast w zał. Nr 1 do SIWZ opisie przedmiotu zamówienia, że stojak ma być wykonany z plexi grubości ok 2 mm. Jeśli zamawiający wymaga stojaków z PCV to wykonane są one z materiału o max grubości 1,5mm. iż udzielił 7. W poz. 42 prosimy o sprecyzowanie wymagań gdyż te wskazane częściowo się nawzajem wykluczają. Z jednej strony Zamawiający wymaga teczek- RBL-5 Strona 6
okładek na dokumenty A4 a następnie doprecyzowuje, że jest to format rozłożonej okładki. Format A4 po rozłożeniu staje się formatem A3. Prosimy o sprecyzowanie wymagań. Prosimy również o przedstawienie wzoru nadruku. iż udzielił 8. W poz. 46 prosimy o sprecyzowanie czy należy wycenić 50 szt. Wkładów czy 50 op. po 12 szt. razem 600 wkładów. iż udzielił przedmiotu zamówienia ) w przedmiocie sprawy WNIOSEK NR 3 Proszę o udzielenie odpowiedzi na poniższe pytania dotyczące OPZ w zadaniu nr 4 Poz. 2 proszę o dopuszczenie datownika o wysokości liter/cyfr 3,8mm 4mm. Prośbę motywuję faktem, że realna wysokość odbitych liter czy cyfr zawsze będzie zależała od siły uderzenia, natomiast producenci określają ją zgodnie jako 4,0mm. iż udzielił Poz. 3 proszę o dopuszczenie długopisy o długości pisania min. 3500m, przy zachowaniu pozostałych parametrów iż udzielił RBL-5 Strona 7
Poz. 13 proszę o potwierdzenie, że grubość linii zaoferowanego foliopisu winna się mieścić w przedziale 0,8-1,00mm. iż udzielił Poz. 24 proszę o doprecyzowanie jaką kopertę należy wycenić w formacie C4 o wymiarach 229x324x40mm, czy kopertę z rozszerzonymi bokami i dnem o wymiarach 390x255x40mm? iż udzielił Poz. 42 czy teczka ma być z indywidualnym nadrukiem Zamawiającego? Jeśli tak proszę o przedstawienie wzoru nadruku i wzoru teczki. iż udzielił Pytanie do zapisu umowy 8 pkt. 1, oraz 8 pkt.1 ppkt.2 proszę o wskazanie zamkniętego katalogu przyczyn niezależnych od Wykonawcy wyłonionego w drodze w/w postępowania w wyniku, których Zamawiający będzie naliczał kary. Prośbę motywuję hipotetycznym faktem, że przyczyn niezależna od wykonawcy może być uzależniona od Zamawiającego co wówczas. Dla przykładu: spłonie magazyn Zamawiającego (lub nastąpi inna niezależna przyczyna od Wykonawcy) i nie będzie on mógł przyjąć dostawy z uwagi na siłę wyższą, co będzie niezależne od Wykonawcy a nawet Zamawiającego, a zostanie on obciążony karą, lub też sytuacja odwrotna kiedy spłonie magazyn RBL-5 Strona 8
Wykonawcy co stanowiłoby siłę wyższą również może on zostać obciążony karą z przyczyn niezależnych od niego stanowiących siłę wyższą. Takie postanowienia umowne naruszają równowagę stron w tym postępowaniu w szczególności poprzez zapewnienie sobie przez Zamawiającego nakładania kar umownych na wykonawcę w sytuacji, kiedy niewykonanie czy niewłaściwe wykonanie zamówienia nie będzie z jego winy, Taki zdarzenie zewnętrzne stają się niemożliwe do przewidzenia i niemożliwe do zapobieżenia. iż udzielił Treść 8 pkt. 1 wzoru umowy, z której wynika obowiązek Wykonawcy zapłacenia kary umownej w wysokości 20% wartości brutto niezrealizowanej części przedmiotu umowy, w sytuacji gdy Zamawiający odstąpi lub rozwiąże umowę z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, jak również od niego niezależnych, w tym z powodu wad dostarczonego przedmiotu umowy, jest z pewnością związana ze zwiększonym ryzykiem po stronie Wykonawcy. Katalog przyczyn rozwiązania lub odstąpienia od umowy określony został w 9 wzorca umowy (Rozwiązanie i odstąpienie od umowy). W katalogu tym występują zarówno przyczyny zależne od Wykonawcy jak i od Wykonawcy niezależne. Zamawiający informuje, iż w wyniku złożonych wyjaśnień treści SIWZ, nie przedłuża terminu składania ofert. KOMENDANT 2. REGIONALNEJ BAZY LOGISTYCZNEJ /-/ wz. płk Andrzej MOCNY RBL-5 Strona 9