WSKAZÓWKI DLA JEDNOSTEK CENTRALNYCH PNWM na rok 2016 / 2017 Wprowadzenie Wiążącą podstawą do opracowywania wniosków są Wytyczne wspierania PNWM. Zostały one ustalone na czas nieokreślony i są regularnie kontrolowane przez Grupę Roboczą ds. Wytycznych, która propozycje zmian przedkłada do dyskusji i akceptacji Radzie Polsko-Niemieckiej Współpracy Młodzieży. Uzupełnieniem do Wytycznych są Wskazówki dla jednostek centralnych, które powinni Państwo brać pod uwagę przy wydawaniu decyzji finansowych. Ze względu na różnorodność dofinansowywanych projektów żaden z tych dokumentów nie może jednak zawierać szczegółowych ustaleń regulujących każdą sytuację. Pozostawiają one także możliwość dalszej interpretacji, dzięki czemu możliwe jest wspieranie projektów nietypowych zakładając, że realizują one cel PNWM: wspieranie polsko-niemieckich spotkań młodzieży. Pracownicy referatów wspierania PNWM prowadzą także aktualną listę z problemami dot. interpretacji Wytycznych zgłaszanymi przez pracowników jednostek centralnych i propozycjami ich rozwiązań. Ta lista ma służyć ujednoliceniu procedur oraz decyzji, jest ona regularnie omawiana i uzupełniana. Gdy konkretne pytanie pojawia się częściej, próbujemy stworzyć zasadę regulującą dany problem. Następnie zostaje ona poddana pod dyskusję i może stać się częścią Wskazówek dla jednostek centralnych, a uzasadnionych przypadkach także Wytycznych wspierania PNWM. Wyciąg z listy pytań i problemów dot. interpretacji Wytycznych publikowaliśmy dotychczas jako Vademecum opracowywania wniosków PNWM. Chcąc zaproponować jednostkom centralnym jednolite narzędzie pracy i ułatwić dostęp do niezbędnych informacji Wskazówki i Vademecum połączyliśmy w jeden dokument. Główny tekst nowej wersji dokumentu zawiera informacje o randze wcześniejszych Wskazówek oraz te punkty z listy Vademecum, które tę rangę uzyskały. W ramkach umieściliśmy natomiast zagadnienia z Vademecum, które mają Państwu pomóc zorientować się, jak pracownicy PNWM z reguły postępuje w poszczególnych przypadkach lub stanowią praktyczne wskazówki opracowywania wniosków. Mogą Państwo podjąć decyzję odbiegającą od propozycji oznaczonych tym symbolem, jeśli zostanie do niej załączone gruntowne uzasadnienie. Niniejsze Wskazówki dotyczą wszystkich jednostek centralnych (JC), o ile w ramach umowy o uproszczonym dofinansowaniu nie postanowiono inaczej. SPIS TREŚCI Strona 2 1. Terminy 2. Wybrane kryteria przyznawania dotacji 2.1. Spotkania młodzieży 2.2. Projekty trójstronne Strona 3 2.3. Projekty wielostronne i masowe 2.4. Programy specjalistyczne Strona 4 2.5. Indywidualne praktyki i hospitacje 3. Naliczanie dotacji 3.1. Stawki zryczałtowane 3.1.1. Zasady ogólne 3.1.2. Stosowanie stawek zryczałtowanych w szczególnych sytuacjach Strona 5 1 3.2. Liczby i proporcje uczestników oraz opiekunów 3.3. Obliczanie wysokości dotacji do kosztów podróży 3.4. Dofinansowanie do pełnej kwoty lub finansowanie całości kosztów Seite 6 4. Wnioskowanie 4.1. Przydzielanie JC numerów identyfikacyjnych 4.2. Przydzielanie wnioskom numerów 4.3. Przekazywanie wniosków 4.4. Opracowywanie wniosków pojedynczych 4.4.1. Uznawalność podpisów partnerów we wniosku 4.4.2. Wnioski wpływające w późniejszym terminie 4.4.3. Odmowa/ wycofanie dofinansowania Strona 7 4.5. Adnotacje w dokumentach składanych do PNWM za pomocą WEB-SOWA.
4.6. Składanie wniosku zbiorczego 4.6.1. Składanie wniosku zbiorczego za pomocą oprogramowania WEB-SOWA 4.7. Naliczanie i wypłata dofinansowania do kosztów administracyjnych (DKA) 4.8. Wniosek JC o przekazanie zaliczki Strona 8 4.9. Niepełne wykorzystanie dotacji lub zwiększone zapotrzebowanie na dotację 5. Rozliczenia Strona 9 5.1. Średnia kwota rozliczeniowa 5.2. Zwrot przez JC niewykorzystanych środków 6. Kontrole przeprowadzane przez JC 7. Wyłączenia z dofinansowania PNWM 7.1. Projekty międzypokoleniowe 7.2. Zakup towarów i usług 7.3. Współfinansowanie 7.4. Wolontariusze 7.5. Pozostałe sytuacje i projekty wyłączone z dofinansowania PNWM Strona 10 8. Informowanie o wsparciu ze środków PNWM 9. Know-how dla JC Wykaz pojęć i skrótów 1. TERMINY JC termin złożenia 30.11.2016 informacja o możliwych zwrotach JC w roku bieżącym oraz PNWM ostateczny rozpatrzenia Nie dotyczy zgłoszenie zapotrzebowania na środki finansowe na przyszły rok sporządzone w dowolnej formie, uwzględniające trzy kwoty: na projekty wymiany młodzieży, na projekty specjalistyczne, na pozostałe projekty (np. wnioski 4x3, praktyki etc.) 31.12.2016 możliwość złożenia 1. wniosku zbiorczego (pkt 4.6.) 31.01.2017 31.03.2017 ostateczny termin złożenia 1. wniosku zbiorczego (pkt 4.6.) 15.05.2017 15.05.2017 ostateczny termin złożenia kolejnego wniosku zbiorczego (kolejnych wniosków) z gwarancją dofinansowania (niewiążącą prawnie) 31.08.2017 zgłoszenie niepełnego wykorzystania dotacji lub zwiększonego zapotrzebowania na dotację (pkt 4.9.) 31.10.2017 możliwość rozliczenia projektów zrealizowanych w pierwszej połowie roku (pkt 5) 31.01.2017 ostateczny termin rozliczenia wniosku zbiorczego (pkt 5) oraz przesłania sprawozdania z kontroli 15.06.2017 Nie dotyczy 15.12.2017 31.03.2017 29.02.2017 zwrot niewykorzystanych środków (pkt 5.2.) Nie dotyczy termin 2. WYBRANE KRYTERIA PRZYZNAWANIA DOTACJI 2.1. Spotkania młodzieży PNWM może dofinansować projekt, jeśli: a) ma on charakter spotkania, a program został przygotowywany wraz z partnerem z drugiego kraju (wyjątek stanowią podróże do miejsc pamięci, programy specjalistyczne i projekty 4x3). Dotacja obejmuje tylko uczestników i opiekunów biorących udział w całości wspólnego programu. b) w projekcie uczestniczy zrównoważona liczba młodzieży z obu krajów (szczegóły w punkcie 3.2.). Szczegółowe kryteria zostały wymienione w Vademecum wnioskodawcy. 2.2. Projekty trójstronne a) w Polsce lub w Niemczech: mogą zostać dofinansowane koszty pobytu uczestników z krajów trzecich, ich koszty podróży od granicy niemieckiej lub polskiej. W przypadku transportu samolotowego stawka ryczałtowa liczona jest od granicy geograficznej Polski lub Niemiec. b) w krajach trzecich: Od 2017 r. PNWM może w organiczonym stopniu wspierać także wydatki w kraju trzecim (odpowiednie wnioski prosimy kierować bezpośrednio do PNWM) oraz podróż uczestników z Polski i Niemiec w granicach obu krajów. Wysokość dotacji obliczana jest na podstawie odległości liczonej w jedną stronę i wynosi 0,40 PLN /0,10 EUR za km na osobę. 2
W odniesieniu do projektów polsko-niemieckofrancuskich obowiązują odrębne uregulowania pomiędzy Niemiecko-Francuską Współpracą Młodzieży i PNWM. W ramach spotkania w Polsce lub w Niemczech, jednodniowy wspólny pobyt w kraju trzecim, bez noclegu, może zostać dofinansowany jako dzień programu. Dotację do kosztów podróży dla kraju trzeciego oblicza się wg standardowej procedury PNWM (szczegóły w punkcie 3.3), z tym że jako cel określa się kod pocztowy i miejscowość przekroczenia granicy polskiej lub niemieckiej (przy podróży samolotem pod uwagę brana jest geograficzna granica kraju). W przypadku projektów odbywających się: na wschód od Polski wnioski rejestrujemy jako projekty odbywające się w Polsce, na zachód od Niemiec wnioski rejestrujemy jako projekty odbywające się w Niemczech. 2.3. Projekty wielostronne i udział w dużych przedsięwzięciach dofinansowanie PNWM nie jest możliwe. PNWM nie może wspierać wielonarodowych projektów jak. np. skautowe Jamborees lub innych masowych imprez i szczególnych wydarzeń, jak Światowe Dni Młodzieży lub Expo, w których uczestniczy również młodzież z Polski i Niemiec. Podczas tak dużych przedsięwzięć charakter spotkania polskoniemieckiego, nawet jeśli uczestniczy w nim grupa polsko-niemiecka, nie jest zachowany. Wyjątek: W przypadku takich przedsięwzięć możliwe jest jednak wsparcie dwunarodowych spotkań przygotowawczych. Przypadkiem precedensowym były Światowe Dni Młodzieży w Kolonii w 2005 r., przed rozpoczęciem których np. polsko-niemieckie grupy młodzieży spotykały się w niemieckich parafiach, aby przygotować się wspólnie do udziału w ŚDM i wspólnie wyjeżdżały do Kolonii. W takich przypadkach spotkanie może trwać krócej niż cztery dni. Przed wydaniem decyzji, JC musi uzyskać zgodę PNWM na dofinansowanie spotkania. PNWM nie może wspierać masowych jednonarodowych projektów, np. obozów strażackich, biegów ulicznych, w których bierze udział tylko nieliczna grupa z drugiego kraju. Wyjątek: Polsko-niemiecka grupa młodzieży w proporcjach odpowiadających Wytycznym PNWM realizuje własny wspólny program spotkania w ramach dużego narodowego przedsięwzięcia, ale korzysta jedynie z jego infrastruktury i bierze udział w nielicznych punktach jego programu. W takich przypadkach oprócz programu spotkania polsko-niemieckiego należy przedłożyć równoległy program dużego przedsięwzięcia. Przed wydaniem decyzji, JC musi uzyskać zgodę PNWM na dofinansowanie spotkania. 2.4. Programy specjalistyczne Programy specjalistyczne mają na celu intensyfikację i doskonalenie współpracy instytucji zajmujących się polsko-niemiecką wymianą młodzieży. O ile nie wskazano inaczej, przeznaczone są dla aktywnych animatorów w zakresie polskoniemieckiej wymiany młodzieży, a odpowiedni profil uczestników musi być potwierdzony na stosownej liście uczestników wg wzoru PNWM (szczegóły niżej). PNWM dopuszcza realizację następujących programów specjalistycznych: a) jednonarodowe (uczestnicy nie muszą być aktywnymi animatorami) jednodniowe programy informacyjne, jeśli służą promocji wymiany itd. kilkudniowe programy organizowane przez JC dla podległych im podmiotów b) dwu- lub trzynarodowe giełdy kontaktów lub partnerów i programy kooperujących ze sobą JC dla własnych podmiotów uczestnicy nie muszą być aktywnymi animatorami. jedno- lub kilkudniowe programy dla aktywnych animatorów wymiany polsko-niemieckiej wymagane jest spełnienie kryterium profilu uczestników Uczestnicy programów specjalistycznych dla aktywnych animatorów wypełniają odpowiednie formularze PNWM ze szczególnym uwzględnieniem rubryki i) Funkcja w wymianie szkolnej bądź pozaszkolnej/w pracy z młodzieżą, w której zawarta zostanie informacja potwierdzająca, że są animatorami w zakresie polsko-niemieckiej wymiany młodzieży. Formularze dostępne są na stronie internetowej PNWM z zakładce Pliki do pobrania. Profil tych uczestników powinien zostać odpytany już na etapie rekrutacji. Programy specjalistyczne realizowane w ścisłej współpracy z PNWM mogą być uznane przez PNWM jako wyjątki od podanej powyżej reguły. W przypadku projektów modelowych i niewymienionych wyżej programów specjalistycznych wymagana jest wyraźna zgoda PNWM. 3
Program specjalistyczny musi mieć wyraźny polsko-niemiecki kontekst. Wsparcie mogą uzyskać programy do 4 dni. Większa liczba dni programowych jest możliwa w przypadku programów metodycznych. Jeśli w ramach programów specjalistycznych omawiane są możliwości finansowania wymiany z innych źródeł i instytucji, niż PNWM, organizatorzy powinni zatroszczyć się u tych grantodawców o odpowiednią dotację także do kosztów samego programu specjalistycznego. Informacje o programach specjalistycznych z otwartym naborem uczestników powinny być zamieszczane na stronie internetowej PNWM. Wzór ogłoszenia na stronę PNWM znajduje się na portalu Wiki-SOWA. Wnioskodawca musi pokryć 25% kwoty honorarium referenta. Dofinansowanie do honorarium nie dotyczy etatowych pracowników wnioskodawcy. 2.5. Praktyki i hospitacje Praktyki i hospitacje mogą być dofinansowane od 29 dni maksymalnie do 3 miesięcy (w uzasadnionych przypadkach możliwe są krótsze praktyki, czas ich trwania powinien wynosić jednak min. 14 dni). Przy opracowywaniu wniosków istotne są kryteria wykluczające dofinansowanie (działalność zarobkowa, praca sezonowa, obowiązkowe praktyki studenckie) oraz uregulowania zawarte w ulotce informacyjnej PNWM. Maksymalne stawki zryczałtowane na dzień niezależnie od rodzaju zakwaterowania to 30 PLN i 12 Euro. 3. NALICZANIE DOTACJI 3.1. Stawki zryczałtowane 3.1.1. Zasady ogólne: a) PNWM najpóźniej na początku roku poinformuje JC o obowiązujących w danym roku procentach stawek zryczałtowanych dla wniosków pojedynczych. b) Informacja ta ma dać JC orientację co do wysokości dofinansowania, nie jest ona jednak wiążąca dla JC w podziale środków na poszczególne projekty. c) Decyzje o dofinansowaniu wniosków pojedynczych na kwotę przekraczającą 30.000 EUR (w przeliczeniu wg aktualnego kursu rocznego PNWM) są możliwe tylko za zgodą Polsko- Niemieckiej Rady Młodzieży, muszą więc być wnioskowane z rocznym wyprzedzeniem. d) Maksymalna kwota dofinansowania w przypadku projektów 4x3 wynosi 3000 PLN (1000 EUR) i nie może przekraczać 90% kosztów podlegających dofinansowaniu. 3.1.2. Stosowanie stawek zryczałtowanych w szczególnych sytuacjach a) projekt w placówce kształceniowej Placówkami kształceniowymi w rozumieniu Wytycznych PNWM są placówki, których oferta obejmuje: możliwość zakwaterowania i wyżywienia w obiekcie, pomieszczenia do pracy pedagogicznej, personel pedagogiczny zatrudniony w tej funkcji w pełnym wymiarze godzin, który uczestniczy merytorycznie w realizacji projektu (okresowe zatrudnienie osób na umowy zlecenia nie jest wystarczające), program roczny placówki kształceniowej z uwzględnieniem własnych otwartych przedsięwzięć. Warunkiem przyznania stawki zryczałtowanej dla placówek kształceniowych jest korzystanie z oferty pedagogicznej ośrodka przy równoczesnym zakwaterowaniu w tym miejscu. Samo zakwaterowanie w placówce nie upoważnia do przyznania stawki ryczałtowej dla placówek kształceniowych. Spotkania z udziałem osób z niepełnosprawnością - takim osobom mogą być przyznane stawki do 100%. Podmiot powinien poinformować PNWM, czy w związku z udziałem osób niepełnosprawnych w programie wiążą się dodatkowe koszty, a jeśli tak podać, jakie. Uczestnicy ze Specjalnych Ośrodków Szkolno-Wychowawczych (SOSW), Młodzieżowych Ośrodków Socjoterapii (MOS) oraz podobnych placówek, którzy w trakcie trwania projektów pozostają (zakwaterowani) we własnym internacie SOSW lub MOS, otrzymują do 100% stawek "w rodzinach". Akademiki i internaty przy zakwaterowaniu studentów we własnych akademikach oraz uczniów w internatach będzie przyznawana stawka zryczałtowana jak przy zakwaterowaniu u rodzin, ponieważ organizatorzy nie ponoszą żadnych dodatkowych kosztów związanych z noclegiem. 4
3.2. Liczby i proporcje uczestników oraz opiekunów PNWM dopuszcza następujące proporcje liczby uczestników: spotkania polsko-niemieckie: największa dopuszczalna dysproporcja w liczbie uczestników z obu krajów to 1:2. spotkania trójnarodowe: jak wyżej. Dodatkowo obowiązuje zasada a+b>c. Żaden kraj nie może stanowić większości grupy. Grupa z kraju trzeciego może stanowić max. 40% całej grupy. Zasada miejsca zamieszkania: osoby przebywające w danym kraju dłużej niż 3 miesiące, będą zgodnie z Wytycznymi PNWM postrzegane jako obywatele danego kraju, niezależnie od faktycznej narodowości czy obywatelstwa. Proporcje liczby opiekunów i uczestników Bez dodatkowych uzasadnień będzie uznawanych po dwóch opiekunów na każdą grupę narodową na pierwszych 10 uczestników. na każdych kolejnych 10 uczestników może zostać przyznany jeden dodatkowy opiekun (tj. od 11 uczestników możliwe jest dofinansowanie trzech opiekunów, od 21 uczestników czterech opiekunów itd.), opiekunowie poniżej 26 roku życia mogą zostać rozliczeni jako uczestnicy liczba opiekunów wykraczająca poza ww. proporcje będzie wspierana wyłącznie na podstawie uzasadnienia (np. projekty z udziałem młodzieży z niepełnosprawnością). Liczba pośredników językowych Zasadniczo PNWM przyznaje dofinansowanie dla jednego pośrednika językowego. Wsparcie finansowe dla łącznie dwóch pośredników językowych możliwe jest bez dodatkowego wyjaśnienia w następujących przypadkach: przy projektach z udziałem powyżej 40 uczestników (drugi pośrednik językowy na kolejnych 20 uczestników; uwaga: podane liczby dotyczą młodzieży, nie opiekunów) przy projektach trójstronnych przy projektach z równoległym programem (np. praca w mniejszych grupach roboczych). W przypadku jednonarodowych podróży do miejsc pamięci PNWM przyznaje dofinansowanie do kosztów pośrednictwa językowego tylko na dni programowe, w których udział pośrednika językowego jest niezbędny do przeprowadzenia programu. 3.3. Obliczanie wysokości dotacji do kosztów podróży Dofinansowanie na podstawie stawek zryczałtowanych jest przyznawane przy projektach wymiany młodzieży oraz programach specjalistycznych. Obliczanie wysokości dotacji do kosztów podróży odbywa się zawsze na podstawie odległości podanej w WEB-SOWA (po wpisaniu kodów pocztowych i miejscowości) lub na podstawie kalkulatora kosztów podróży dostępnego na stronie internetowej PNWM. W obu przypadkach pod uwagę brana jest najkrótsza trasa. Inna decyzja musi zostać udokumentowana wydrukowanym zrzutem ekranu oraz jednoznaczną adnotacją w aktach. Dotację przyznaje się na podstawie stawki zryczałtowanej za 1 km obliczonej w jedną stronę miejscowości wyjazdu (a) do miejsca rozpoczęcia wspólnego programu (b). Dotacja rozliczana jest na podstawie kopii faktur/biletów etc. Przy podróży samolotem będzie brana pod uwagę geograficzna granica kraju. przy podróży samochodem osobowym: wg stawek zryczałtowanych na każdego podróżującego. Do rozliczenia wystarczające jest tabelaryczne zestawienie bezpośrednich kosztów (np. benzyna, ubezpieczenie, opłaty za przejazd autostradą, itp.). Bezpośrednio poniesione koszty stanowią maksymalną kwotę dofinansowania. Dotacja do kosztów podróży dla uczestników z kraju trzeciego od granicy Polski lub Niemiec do miejsca programu wypłacana jest gościowi z kraju trzeciego przez gospodarza w walucie gospodarza. Dla uczestników z Białorusi, Rosji i Ukrainy dotacja do kosztów podróży przyznawana jest do odwołania, w wysokości 100% stawek zryczałtowanych. 3.4. Dofinansowanie do pełnej kwoty lub finansowanie całości kosztów (por. punkty B 3.1.2.2 i 3.1.2.3 Wytycznych PNWM) W przypadku takich wniosków należy przedstawić: a) uzasadnienie, dlaczego podmiot występuje o dofinansowanie do pełnej kwoty lub o pokrycie całości kosztów zamiast wnioskować według stawek zryczałtowanych, 5
b) plan kosztów i finansowania; pozycje powyżej 2000 zł wymagają dostarczenia trzech ofert. Należy wykazać także wkład własny (środki podmiotu, wkład uczestników), c) informacje o innych źródłach finansowania oraz próbach uzyskania innego dofinansowania. PNWM musi zatwierdzić projekt z dofinansowaniem do pełnej kwoty lub finansowaniem całości kosztów przed jego realizacją. Wnioski o dofinansowanie pozostałych rodzajów projektów (punkty B 1.3.4 do B 1.3.6 Wytycznych PNWM) należy dołączyć do wniosku zbiorczego wraz z krótkim opisem projektu oraz planem kosztów i finansowania. 4. WNIOSKOWANIE 4.1. Przydzielanie numerów identyfikacyjnych JC PNWM nadaje każdej JC własny numer identyfikacyjny, składający się z oznaczenia państwa (P dla polskich JC i D dla niemieckich),oznaczenia dla wymiany szkolnej (S) lub pozaszkolnej (J) oraz trzech kolejnych znaków. 4.2. Przydzielanie numerów wniosków PNWM nadaje wnioskom numery, JC stosują swoją wewnętrzną numerację. Wykaz wniosków przyporządkowanych Państwu podmiotów z informacją na temat etapu ich rozpatrywania zostaje przesłany wraz z decyzją o dofinansowaniu. Wnioski o wsparcie seminariów przygotowawczych lub podsumowujących, wspólnych przygotowań lub podsumowań przez mieszane zespoły kadry kierowniczej są załącznikami formularza "wspólny wniosek", a nie samodzielnymi wnioskami. W związku z tym mogą być dofinansowane tylko w ramach spotkania młodzieży i w miarę możliwości powinny się odbyć w tym samym roku kalendarzowym. Podmioty i JC, które realizują projekty, a przed ich rozpoczęciem nie złożyły w PNWM (z zachowaniem określonych terminów) kompletnych wniosków pojedynczych, przeprowadzają te projekty bez gwarancji dofinansowania. 4.3. Przekazywanie wniosków Jeżeli do PNWM wpłynie wniosek, za którego opracowanie odpowiedzialna jest JC, zostanie ona o tym poinformowana i może otrzymać kopię wniosku. Wnioskodawca otrzyma informację, która JC jest odpowiedzialna za opracowanie wniosku i poproszony o nawiązanie z nią kontaktu. Pracownicy PNWM korygują niewłaściwie przyporządkowane JC we wnioskach złożonych przez internetowy portal OASE. Po korekcie przyporządkowania wnioski są widoczne dla właściwej JC w module Poczta w WEB-SOWA. JC są zobowiązane do regularnego sprawdzania tego modułu. W przypadku wątpliwości co do przyporządkowania wnioskodawców JC i PNWM konsultują się wzajemnie. 4.4. Opracowywanie wniosków pojedynczych Obejmuje sprawdzanie przez JC i w razie potrzeby zwrócenie się do podmiotu o uzupełnienie bądź skorygowanie następujących elementów wniosku: a) nazwa i adres niemieckiego partnera oraz jego pisemne potwierdzenie każdy wniosek musi zostać opatrzony podpisem obu partnerów. Do każdego wniosku należy dostarczyć osobne potwierdzenia. b) dane dotyczące uczestników, które są niezbędne do ustalenia wysokości dotacji (liczba, wiek, proporcje) c) szczegółowy program, z którego wynika, że projekt ma charakter spotkania, d) wnioskowane kwoty pod względem ich zgodności ze stawkami zryczałtowanymi PNWM (Załączniki 1-2 Wytycznych PNWM). 6 4.4.1. Uznawanie podpisów partnerów we wniosku Podpisy partnerów uznajemy także w formie skanów i faksów. Należy zawsze zaznaczać we wniosku pojedynczym w WEB-SOWA, jeżeli dysponujemy potwierdze-niem/potwierdzeniami (zielony haczyk). Akceptujemy nawzajem podpisy złożone w PNWM lub niemieckiej JC i nie wymagamy ich ponownie od pod-miotu. 4.4.2. Wnioski wpływające w późniejszym terminie Wnioski, które wpłyną do JC po oddaniu wniosków zbiorczych będą również rozpatrywane. Prosimy, aby przekazywali Państwo te wnioski do PNWM przed rozpoczęciem projektu, aby PNWM mogła wyrazić opinię odnośnie spełnienia warunków dofinansowania i mogła opracować część wniosku dotyczącą niemieckiego partnera lub przekazać do opracowania właściwej niemieckiej JC. Dofinansowanie tych wniosków zależeć będzie od aktualnej sytuacji budżetowej PNWM. JC może jednak dofinansować te wnioski w ramach przyznanego już kontyngentu rocznego. 4.4.3. Odmowa/ wycofanie dofinansowania PNWM i JC i informują się wzajemnie o odmowie przyznania dofinansowania bezpośrednio po podjęciu decyzji oraz z podaniem przyczyny. PNWM i JC informują się także o odwołaniu projektów lub wycofaniu wniosków przez wnioskodawców.
4.5 Adnotacje w dokumentach składanych do PNWM w WEB-SOWIE JC powinny: wpisywać datę wpływu wniosku. odnotować fakt zgłoszenia przez podmiot uzupełnień bądź korekt drogą telefoniczną. dokonać odpowiednich adnotacji we wnioskach i rozliczeniach w sytuacjach niestandardowych, np. przy wniosku o przyznanie dofinansowania dla dwóch tłumaczy, w razie dysproporcji w liczbie uczestników z obu krajów /liczbie opiekunów w stosunku do uczestników, etc. 4.6 Składanie wniosku zbiorczego Pierwszy wniosek zbiorczy należy złożyć do 31.03.2017. Zalecamy jednak złożenie wniosku do 31.12.2016, aby zapewnić projektom rozpoczynającym się do końca kwietnia wcześniejsze opracowanie i dofinansowanie. Kolejne wnioski mogą być składane na bieżąco, jednak najpóźniej do 15.05.2015 i mogą być dofinansowane zgodnie z punktem 3.1.1. Wskazówek. Dofinansowanie wniosków zbiorczych złożonych do PNWM po 15.05.2015 r. uzależnione będzie od aktualnej sytuacji budżetowej. Prosimy użyć odpowiednich formularzy wniosku zbiorczego i dołączyć rozpatrzone przez Państwa wnioski pojedyncze (za wyjątkiem wniosków złożonych przez internetowy portal OASE), a także wszelkie korekty i uzupełnienia. Niekompletne wnioski pojedyncze nie będą brane pod uwagę przy obliczaniu dotacji. Po uzupełnieniu braków JC może uwzględnić je w dodatkowym wniosku zbiorczym. W celu ułatwienia pracy JC będą wydawane wstępne decyzje o dofinansowaniu. 4.6.1 Składanie wniosku zbiorczego w WEB- SOWIE JC składające wnioski za pomocą oprogramowania WEB-SOWA nie muszą przedkładać kompletnych wniosków pojedynczych. Są jednak zobowiązane przekazać PNWM następujące dane: a) nazwy i adresy wnioskodawców (pierwsza strona wniosku) b) szczegółowy program, z którego wynika, że projekt ma charakter spotkania (pkt 5 we wniosku) c) informacje dot. celów i stosowanych metod (pkt 4 we wniosku) JC, które składają wnioski na dofinansowanie własnych projektów dostarczają ponadto: d) pisemne potwierdzenie obu partnerów. Decyzję o dofinansowaniu wprowadzonych do WEB-SOWY pojedynczych wniosków JC, PNWM może podjąć dopiero po wygenerowaniu przez jednostkę wniosku zbiorczego z WEB-SOWY, podpisaniu go i przedłożeniu wraz z dokumentami wymienionymi powyżej (pkt. a-c, ew. d). 7 JC opracowujące wnioski innych podmiotów i korzystające z WEB-SOWA są zobowiązane do regularnego sprawdzania modułu Poczta w WEB- SOWA, tak aby móc opracować wpływające online wnioski i rozliczenia. Prosimy pamiętać, że dane konta i dane osoby kontaktowej nie są automatycznie przenoszone z OASE do modułu "podmiot/instytucja" w WEB-SOWA. Ew. zmiany muszą tam zostać wpisane ręcznie. UWAGA: aby wnioskodawcy mieli możliwość złożenia rozliczenia online: JC musi przekazać im wraz z własną decyzją o dofinansowaniu numer wniosku nadany przez PNWM; w danych podmiotu w WEB-SOWA musi być wpisany adres e-mail osoby reprezentującej podmiot, za pomocą którego osoba ta loguje się do portalu OASE JC pracujące w WEB-SOWIE muszą nanosić w finansach wniosku pojedynczego, w pozycji decyzja JC, dane decyzji wstępnej wystawionej wnioskodawcy. 4.7 Naliczanie i wypłata dofinansowania do kosztów administracyjnych (DKA) Na podstawie pisemnego wniosku JC (z wyjątkiem krajów związkowych, województw i podmiotów pojedynczych o znaczeniu ponadregionalnym) otrzymują na swoją działalność dofinansowanie w wysokości 150 PLN za każdy projekt zakwalifikowany przez PNWM do dofinansowania w ramach wniosku zbiorczego oraz 2,5% od kwoty decyzji o dofinansowaniu PNWM, jak również 150 PLN za każdy projekt rozliczony przez PNWM oraz 2,5% od kwoty ostatecznej decyzji o dofinansowaniu PNWM. W przypadku praktyk i hospitacji, projektów 4x3 i projektów jednodniowych dotacja do kosztów administracyjnych przyznawana jest tylko za projekt zakwalifikowany przez PNWM do dofinansowania w ramach wniosku zbiorczego. DKA naliczane i wypłacane jest proporcjonalnie z każdą kolejną decyzją o dofinansowaniu/zaliczką dla JC. 4.8 Wniosek o przekazanie zaliczki Od stycznia kolejnego roku budżetowego istnieje możliwość zawnioskowania (pisemnie, w dowolnej formie bez formularzy) o zaliczkę na bieżący rok. Warunkiem jej otrzymania jest przedłożenie kompletnych wniosków pojedynczych, których kwota wnioskowana opiewa na kwotę zaliczki. Do momentu otrzymania łącznej decyzji o dofinansowaniu na rok 2015 można wystąpić o decyzję wstępną i wypłatę rat. Przy określeniu maksymalnej wysokości decyzji wstępnej uwzględnia się za każdy rozpoczęty miesiąc roku 1/12 kwoty łącznej decyzji o dofinansowaniu lub decyzji ostatecznej z roku ubiegłego.
Po uchwaleniu budżetu przez Radę PNWM i jego zatwierdzeniu przez oba rządy, PNWM może wydawać JC łączne decyzje o dofinansowaniu na dany rok. Po otrzymaniu od PNWM takiej decyzji JC mogą wnioskować o wypłacenie sumy niezbędnej do dofinansowania wniosków w okresie kolejnych 2 miesięcy, jednorazowo nie większej niż 40% łącznej decyzji. PNWM może wypłacić w ratach w sumie maksymalnie 80% przyznanej dotacji. Różnica wynikająca z rozliczenia ostatecznego zostanie uregulowana po wydaniu decyzji ostatecznej przez PNWM. 4.9. Niepełne wykorzystanie dotacji lub zwiększone zapotrzebowanie na dotację Do 31.08.2017 r. należy poinformować PNWM o niepełnym wykorzystaniu lub zwiększonym zapotrzebowaniu na dotację. Formularz otrzymają Państwo wraz z roczną decyzją o przyznaniu dofinansowania. Zwiększone zapotrzebowanie na dotację należy obliczyć na podstawie maksymalnych stawek ryczałtowych. Informacja o niepełnym wykorzystaniu dotacji nie oznacza wiążącego prawnie zrzeczenia się z pozostałych środków, pomaga jednak PNWM przy obliczaniu spodziewanych zwrotów. Prosimy także o zgłaszanie do 15.11.2017 roku wysokości spodziewanych zwrotów niewykorzystanej części dotacji aby umożliwić w ten sposób przyznanie dofinansowania wnioskodawcom z listy oczekujących. 5. ROZLICZENIA W ciągu trzech miesięcy po zrealizowaniu projektów i nie później niż do 31.01.2017 roku, JC składają do PNWM rozliczenia z wykorzystania przyznanych środków, z podziałem na projekty w kraju i projekty za granicą. Prosimy załączyć wydruk rozliczenia zbiorczego z WEB-SOWA lub formularz doc-b4a i B5a. Zachęcamy do przedłożenia PNWM rozliczenia projektów zrealizowanych w pierwszej połowie roku (styczeń-czerwiec) do 31.10.2016, co umożliwi szybsze opracowanie rozliczeń i wypłacenie wnioskodawcom należnej dotacji. Do każdego rozliczenia należy załączyć: a) formularz rozliczenia (załącznik do decyzji o dofinansowaniu/rozliczenie JC doc-c8). Prosimy o zaznaczenie w nim numeru wniosku, który został nadany przez PNWM (patrz punkt 4.2.). Załączenie formularza nie jest konieczne w przypadku projektów rozliczanych w WEB-SOWA. Formularz może być wypełniony w części Rozliczenie przez pojedynczy podmiot lub przez JC. W każdym przypadku JC dokumentuje na tym formularzu swoją ostateczną decyzję o wysokości dotacji, której dane następnie przenosi do swojego formularza doc-b4 lub doc-d16. JC może wykorzystywać również własne wzory formularzy, muszą one jednak zawierać dane znajdujące się w formularzu doc-c8 (punkty 2-4 oraz 6-16.). Suma tzw. stron tytułowych powinna być przeniesiona do rozliczenia zbiorczego z zachowaniem podziału na projekty w kraju i za granicą. b) oryginały list wszystkich uczestników (z Polski i Niemiec, ewent. kraju trzeciego) lub potwierdzone za zgodność kopie ze wskazaniem, gdzie znajdują się oryginały Kompletnie wypełnione listy wszystkich uczestników i kadry pedagogicznej, sporządzone wg wzoru PNWM są dowodem na to, że przedsięwzięcie miało charakter spotkania i podstawą do wydania decyzji ostatecznej o dofinansowaniu według stawek 8 zryczałtowanych. Każdy uczestnik powinien potwierdzić swój udział w programie własnoręcznym podpisem. Każda lista musi być również potwierdzona przez kierowników grup z obu krajów. (doc-d1). c) faktycznie zrealizowany program, z którego wynika rodzaj zakwaterowania, a także to, które punkty były realizowane wspólnie przez obie grupy, a które oddzielnie d) sprawozdanie sporządzonego według wzoru PNWM. PNWM prosi o wyczerpujące odpowiedzi na wszystkie pytania. Sprawozdanie może być sporządzone przez obie grupy wpsólnie lub osobno i podpisane. Sprawozdanie musi zostać sporządzone w języku, który rozumie pracownik JC. JC mogą zażądać dalszych sprawozdań/dokumentacji, wychodzących poza minimum określone przez PNWM. e) oryginał lub potwierdzona kopia dowodu wypłaty honorarium za pośrednictwo językowe. Z pokwitowania musi wynikać, że dotyczy usługi w ramach rozliczanego projektu. f) jeżeli rozliczane będzie dofinansowanie do kosztów podróży uczestników z kraju trzeciego, należy załączyć pokwitowanie wypłaty dofinansowania do kosztów podróży (np. specjalnie sporządzona lista z kopią biletów). g) kopię rachunku za zakwaterowanie h) zestawienie wydatków i źródeł finansowania. Do rozliczenia seminarium przygotowawczego i/lub podsumowującego lub wspólnego przygotowania albo podsumowania przez mieszane zespoły kadry kierowniczej należy załączyć każdorazowo listy uczestników oraz programy przeprowadzonych spotkań. Listy uczestników powinny zawierać datę i miejsce danego seminarium. Dodatkowo prosimy o nadsyłanie broszur, filmów video, CD, notatek i artykułów prasowych oraz innych publikacji, przekazanych przez
wnioskodawców i mających związek z polskoniemiecką wymianą młodzieży. Decyzja ostateczna o dofinansowaniu pojedynczego projektu zostanie wydana, jeżeli przesłane przez JC dokumenty są kompletne, a PNWM nie ma do nich żadnych zastrzeżeń merytorycznych. W razie wątpliwości, wydanie decyzji zostanie wstrzymane do czasu złożenia wyjaśnień i/lub uzupełnienia braków. Ponowne rozpatrzenie rozliczenia lub jego części w przypadku wycofania dotacji możliwe jest po przesłaniu odwołania JC. Priorytet w opracowaniu mają jednak inne, czekające na rozpatrzenie rozliczenia. 5.1 Średnia kwota rozliczeniowa Wraz z decyzją finansową otrzymają Państwo załącznik z informacją o średniej kwocie rozliczeniowej na dany rok. JC w ramach przyznanego budżetu rocznego rozlicza się następująco: Wysokość dofinansowania, obliczona jako średnia dla wszystkich projektów przedstawionych przez JC w rozliczeniu zbiorczym, nie może przekraczać podanej w decyzji wstepnej stawki procentowej przewidzianych w Wytycznych pełnych stawek ryczałtowych i musi mieścić się w ramach przyznanego kontyngentu rocznego. Rozdysponowanie kwoty dofinansowania na pojedyncze projekty leży w gestii JC. Programy specjalistyczne, wnioski 4x3 oraz praktyki i hospitacje nie są uwzględniane w średniej kwocie rozliczeniowej. 5.2 Zwrot niewykorzystanych środków Wszystkie zwroty niewykorzystanych środków muszą być dokonane do 29.02.2017 roku z podaniem numeru identyfikacyjnego JC. 6. KONTROLE PRZEPROWADZANE PRZEZ JC JC, które rozpatrują wnioski składane przez podmioty trzecie, a ich roczna dotacja przekracza 150 000 PLN (w wymianie pozaszkolnej) i 120 000 PLN (w wymianie szkolnej), kontrolują ponad wymagania podstawowe zawarte w Wytycznych PNWM min. 5% projektów pojedynczych, jednak nie mniej niż 5% kwoty przyznanej dotacji finansowej rozliczenia ponad wymagania podstawowe zawarte w Wytycznych PNWM, tj. poprzez: a) kontrolę zestawień wszystkich wydatków i wpływów wraz z dokumentacją księgową lub b) kontrolę list uczestników poprzez zapytania kierowane listownie bezpośrednio do uczestników lub c) kontrolę projektów na miejscu lub d) kontrolę wnioskodawców na miejscu (patrz lista kontrolna PNWM Kontrole projektów i dokumentacji ). JC poinformują pisemnie PNWM do 31.01.2017 o liczbie skontrolowanych projektów (wg wyżej wymienionych kryteriów) i wynikach kontroli. PNWM udostępnia w tym celu odpowiedni szablon. PNWM udostępni na potrzeby JC broszurę dot. kontroli projektów i dokumentacji rozliczeniowych wnioskodawców. 7. WYŁĄCZENIE Z DOFINANSOWANIA PNWM 7.1 Projekty międzypokoleniowe Projekty międzypokoleniowe tracą charakter spotkania młodzieży, zatem nie mogą być finansowane przez PNWM, nawet tylko częściowo dla grupy uczestniczącej młodzieży. 7.2 Zakup towarów i usług Dofinansowane oraz rozliczone mogą zostać jedynie towary lub usługi, które zostały zakupione w celu przeprowadzenia projektu i zgodnie z doświadczeniem życiowym zostaną zużyte podczas jego realizacji. Wartość zakupionych drobnych nagród, upominków itp. musi być proporcjonalna do całkowitych kosztów projektu. 7.3 Współfinansowanie Poniższe informacje obowiązują z perspektywy wspierania ze środków PNWM. Uwaga: w przypadku środków niemieckich ministerstw federalnych oraz landów współfinansowanie ze środkami PNWM musi zostać skonsultowane z poszczególnym ministerstwem, nie wszystkie umożliwiają współfinansowanie. Szczegółowe infomacje na temat współfinansowania projektów trójstronnych znajdą Państwo w Wiki-SOWA w zakładce Dowloads. W przypadku dotacji w 9 złotówkach współfinansowanie wyklucza się ze środkami MEN. 7.4 Wolontariusze (wykreślono) 7.5 Pozostałe sytuacje i projekty wykluczające dofinansowanie PNWM wskazane zostały szczegółowo w Wytycznych Wspierania PNWM (punkt A 4).
8. INFORMOWANIE O WSPARCIU ZE ŚRODKÓW PNWM Najpóźniej z decyzją o przyznaniu dotacji należy poinformować pojedyncze podmioty o obowiązku wskazywania w wydawanych przez nich publikacjach, związanych z programem spotkaniach, na stronach internetowych oraz w kontaktach z mediami na wsparcie udzielone przez PNWM. Wskazanie to obejmuje minimum wykorzystanie sformułowania: Projekt dofinansowała Polsko- Niemiecka Współpraca Młodzieży oraz logotypu, które pobrać można ze strony internetowej PNWM w zakładce Dotacje do projektów / Logo PNWM. 9. KNOW-HOW DLA JC Wytyczne Wspierania PNWM dostępne na stronie internetowej PNWM Wiki-Sowa- portal dla JC pod linkiem http://wiki.dpjw.org/sowa/pl znajdują się informacje dotyczące współpracy między JC i PNWM, głownie związane z oprogramowaniem SOWA. Dodatkowo w zakładce Downloads udostępnione są tu najważniejsze dokumenty dla JC, m.in. ulotki informacyjne o zasadach dofinansowania podróży do miejsc pamięci, praktyk i hospitacji, projektów 4x3 oraz spotkań z udziałem dzieci. Szkolenia i konsultacje PNWM organizowane regularnie przez PNWM lub na prośbę JC.. 10. Wykaz pojęć i skrótów użytych we wskazówkach WYKAZ POJĘĆ JC jednostka centralna DKA dofinansowanie do kosztów administracyjnych WEB-SOWA oprogramowanie do opracowywania wniosków i rozliczeń dla JC OASE internetowy portal PNWM do składania przez pojedynczych wnioskodawców wniosków i rozliczeń 10