SPIS TREŚCI DZIAŁ I. INFORMACJE OGÓLNE..2 DZIAŁ II. REGULACJE DOTYCZĄCE MOBILNOŚCI STUDENTÓW, DOKTORANTÓW I ABSOLWENTÓW W RAMACH PROGRAMU ERASMUS+... 4 Rozdział I. Wyjazdy studentów w ramach programu Erasmus+... 4 Rozdział II. Rekrutacja studentów na wyjazdy w ramach programu Erasmus+... 5 Rozdział III. Zasady postępowania dla studentów wyjeżdżających na stypendium programu Erasmus+... 8 Rozdział IV. Zasady rozliczeń finansowych dla studentów wyjeżdżających na stypendium w ramach programu Erasmus+... 10 Rozdział V. Wyjazdy absolwentów na praktyki lub staże w ramach programu Erasmus+. 11 Rozdział VI. Zasady postępowania w przypadku studentów przyjeżdżających na studia i praktyki do w ramach programu Erasmus+... 11 DZIAŁ III. REGULACJE DOTYCZĄCE MOBILNOŚCI PRACOWNIKÓW UCZELNI W RAMACH PROGRAMU ERASMUS+... 12 Rozdział I. Wyjazdy pracowników w ramach programu Erasmus+... 12 Rozdział II. Rekrutacja pracowników uczelni na wyjazdy w ramach programu Erasmus+ 13 Rozdział III. Zasady rozliczeń finansowych dla pracowników uczelni wyjeżdżających na stypendium programu Erasmus+... 14 Rozdział IV. Zasady przyjazdu pracowników z instytucji partnerskich w ramach programu Erasmus+... 15 DZIAŁ IV. POSTANOWIENIA KOŃCOWE... Błąd! Nie zdefiniowano zakładki. 1
REGULAMIN WYMIANY STUDENTÓW I PRACOWNIKÓW UNIWERSYTETU MEDYCZNEGO W LUBLINIE W RAMACH PROGRAMU ERASMUS+ DZIAŁ I. INFORMACJE OGÓLNE 1. Erasmus+ jest edukacyjnym programem Unii Europejskiej skierowanym do uczelni, ich studentów, doktorantów, absolwentów i pracowników. Wspiera międzynarodową współpracę szkół wyższych, umożliwia wyjazdy za granicę studentów w celu odbycia części studiów lub praktyk, promuje mobilność pracowników uczelni, stwarza uczelniom liczne możliwości udziału w projektach wraz z partnerami zagranicznymi. 1 2. Użyte w niniejszym Regulaminie pojęcia oznaczają: a) UM/Uczelnia Uniwersytet Medyczny w Lublinie; b) Narodowa Agencja- Narodowa Agencja programu Erasmus+; c) Program program Erasmus+; d) Learning Agreement for Studies- porozumienie o programie zajęć przy wyjeździe na studia; e) Learning Agreement for Traineeship- porozumienie o programie praktyk; f) Komisja, Komisja Rekrutacyjna- Wydziałowa Komisja Rekrutacyjna; g) Uczelniany Koordynator programu Erasmus+ - Prorektor ds. Współpracy z Zagranicą i Szkolenia Podyplomowego. 3. Do udziału Uczelni w programie Erasmus+ uprawnia tzw. Karta Uczelni Erasmusa, nadawana przez Komisję Europejską. Przyznanie Karty Uczelni Erasmusa upoważnia uczelnię do ubiegania się o fundusze: a) na działania zdecentralizowane: wyjazdy studentów na studia i praktykę, nauczycieli akademickich w celach dydaktycznych oraz pracowników uczelni w celach szkoleniowych; organizację wymiany oraz wprowadzanie systemów punktowych takich jak ECTS; b) na działania scentralizowane: projekty wielostronne dotyczące programów nauczania, programy (kursy) intensywne, sieci tematyczne; 4. Karta zachowuje ważność przez cały okres trwania programu Erasmus+, tj. do końca roku akademickiego 2020/2021. 1. Uniwersytet Medyczny w Lublinie otrzymuje środki z Komisji Europejskiej na wyjazdy studentów w ramach dwóch komponentów: a) SMS - wyjazdy studentów na studia; b) SMP - wyjazdy studentów na praktykę. 2 2
2. Uniwersytet Medyczny w Lublinie otrzymuje środki z Komisji Europejskiej na wyjazdy nauczycieli akademickich i pracowników uczelni w ramach dwóch komponentów: a) STA - wyjazdy nauczycieli akademickich w celu prowadzenia zajęć dydaktycznych; b) STT - wyjazdy pracowników w celach szkoleniowych. 3. Środki na wyjazdy studentów i pracowników rozdysponowywane są między uczelnie poprzez Narodową Agencję Programu Erasmus+, która określa maksymalne wysokości stypendiów. 4. Środki przyznane przez Komisję Europejską przekazywane są na wydzielone konta bankowe. 5. Uczelniany Koordynator ustala corocznie liczbę miejsc oraz zasady ich przyznawania w zależności od otrzymanych środków zgodnie z zasadami określonymi corocznie przez Narodową Agencję Programu Erasmus+. 6. Wysokość środków finansowych na dany rok akademicki określa umowa finansowa dla projektu programu Erasmus + zawierana pomiędzy Narodową Agencją Programu Erasmus+ a Uniwersytetem Medycznym w Lublinie. 7. Wyjazdy studentów w celu odbycia części studiów na uczelni zagranicznej oraz wyjazdy nauczycieli akademickich (dotyczy wyjazdów STA) mogą odbywać się tylko do tych uczelni partnerskich, które posiadają Kartę Erasmus+ dla Szkolnictwa Wyższego oraz podpisały z Uniwersytetem Medycznym w Lublinie stosowną umowę bilateralną, której wzór stanowi załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu. Baza umów międzynarodowych Erasmus+ w ramach których możliwa jest mobilność dostępna jest w biurze Zespołu ds. Współpracy z Zagranicą oraz na stronie internetowej Uczelnihttp://www.umlub.pl/nauka/wspolpraca-z-zagranica/erasmus-plus/. 8. W przypadku wyjazdów studenckich na praktyki oraz wyjazdów pracowników uczelni w celach szkoleniowych, instytucją przyjmującą może być: a) instytucja szkolnictwa wyższego posiadająca Kartę Erasmus dla Szkolnictwa Wyższego; b) każda publiczna lub prywatna organizacja aktywna na rynku pracy lub działająca w zakresie edukacji, szkoleń i młodzieży, np. publiczne lub prywatne małe, średnie lub duże przedsiębiorstwo, organ publiczny na poziomie lokalnym, regionalnym lub krajowym, izby handlu, rzemiosła, stowarzyszenia zawodowe i związki zawodowe, Instytuty badawcze, fundacje, szkoły, inne instytucje edukacyjne, organizacje non profit, jak i stowarzyszenia, organizacje pozarządowe itp. 1. Wszystkie dodatkowe informacje dotyczące programu Erasmus+ dostępne są w biurze Zespołu ds. Współpracy z Zagranicą, na uczelnianej stronie internetowej programu (http://www.umlub.pl/nauka/wspolpraca-z-zagranica/erasmus-plus/) oraz na oficjalnej stronie internetowej programu Erasmus+ - www.erasmusplus.org.pl. 2. Przygotowaniem umów bilateralnych w ramach programu Erasmus+, ustaleniami dotyczącymi ich realizacji oraz monitorowaniem i koordynowaniem wymiany studentów i pracowników Uczelni zajmuje się Zespół ds. Współpracy z Zagranicą. 3 3
3. Dokumentację finansową dotyczącą wymian studentów i pracowników w ramach programu Erasmus+ prowadzi i przechowuje Dział Finansowy. DZIAŁ II. REGULACJE DOTYCZĄCE MOBILNOŚCI STUDENTÓW, DOKTORANTÓW I ABSOLWENTÓW W RAMACH PROGRAMU ERASMUS+ Rozdział I. Wyjazdy studentów w ramach programu Erasmus+ 1. W programie mogą uczestniczyć studenci studiów stacjonarnych i niestacjonarnych oraz uczestnicy stacjonarnych i niestacjonarnych studiów doktoranckich. 2. Wymiana studentów w programie Erasmus + dotyczy następujących poziomów studiów: 4 a) studiów I stopnia- po zaliczeniu pierwszego roku studiów; b) studiów II stopnia- po zaliczeniu pierwszego semestru studiów; c) jednolitych studiów magisterskich- po zaliczeniu pierwszego roku studiów; d) studiów III stopnia (studiów doktoranckich)- po zaliczeniu pierwszego semestru studiów. 3. W programie Erasmus+ możliwy jest wyjazd na studia i praktykę za granicę więcej niż jeden raz, na okres nie przekraczający 12 miesięcy na każdym cyklu studiów (I, II i III stopnia), niezależnie od typu i liczby okresów mobilności. W przypadku realizacji jednolitych studiów magisterskich, student może wyjechać na studia i praktykę za granicę w ramach programu Erasmus+ na okres łącznie nie przekraczający 24 miesięcy (maksymalny czas jednego pobytu na stypendium to 12 miesięcy) a czas jego mobilności musi się zamknąć w jednym roku akademickim. Minimalny czas pobytu na studiach wynosi 3 miesiące, a na praktyce 2 miesiące, zaś dla uczestników studiów doktoranckich maksymalny okres pobytu na stypendium to 1 semestr. 4. Studenci, którzy zakwalifikowani zostali na wyjazd w ramach programu Erasmus+, ale nie zaliczyli semestru poprzedzającego wyjazd lub uzyskali warunkowe zaliczenie semestru tracą prawo do realizacji wyjazdu w ramach Programu. 5. Studenci, którzy zostali zakwalifikowani na wyjazd w ramach programu Erasmus + po raz pierwszy, maja pierwszeństwo w udziale w programie przed studentami, którzy już w nim uczestniczyli. 1. Wyjazd zagraniczny w ramach programu Erasmus+ powinien gwarantować nabycie umiejętności i kompetencji związanych z kierunkiem kształcenia na uczelni macierzystej. 2. Mobilność musi się odbywać do kraju Programu innego niż państwo, w którym ma siedzibę uczelnia macierzysta. 5 4
3. Osoba kwalifikowana na wyjazd w programie Erasmus+ może posiadać obywatelstwo dowolnego kraju świata. O jej uprawnieniu do wyjazdu decyduje fakt przynależności do społeczności akademickiej Uczelni (tj. powinna być studentem lub pracownikiem uczelni wysyłającej). 4. Wyjazdy studentów koordynowane są przez Wydziałowych Koordynatorów powoływanych przez Rektora na wniosek Dziekana właściwego Wydziału. Imienny wykaz Koordynatorów Programu Erasmus+ znajduje się w załączniku nr 2. 1. Istnieje możliwość dodatkowego finansowania wyjazdów studentów z innych źródeł (np. dotacja Rektora, środki z Wydziału, sponsorzy zewnętrzni). Wszystkie formalności związane z dodatkowym finansowaniem załatwiane są u pracownika Zespołu ds. Współpracy z Zagranicą we współpracy z pracownikiem Działu Finansowego. 6 Rozdział II. Rekrutacja studentów na wyjazdy w ramach programu Erasmus+ 1. Rekrutacja studentów do programu Erasmus+ odbywa się w okresie od końca semestru zimowego do 31 marca danego roku akademickiego. 2. Student ubiegający się o wyjazd w ramach programu Erasmus+ musi spełniać następujące kryteria w procesie rekrutacyjnym: 7 a) być studentem ; b) być (w momencie wyjazdu) studentem: -co najmniej drugiego roku studiów pierwszego stopnia lub studiów jednolitych magisterskich, -co najmniej studentem drugiego semestru studiów drugiego stopnia, -co najmniej drugiego semestru studiów doktoranckich, c) w trakcie stypendium student nie może przebywać na urlopie dziekańskim, ani być urlopowany; d) mieć średnią ocen co najmniej 3,7 z całego dotychczasowego okresu studiów; e) mieć zaliczony zimowy semestr studiów w roku akademickim, w którym trwa rekrutacja na program Erasmus+; f) wykazać znajomość języka obcego obowiązującego w kraju docelowym lub innego ustalonego w porozumieniu z uczelnią przyjmującą znajomość języka obcego musi być potwierdzona zaświadczeniem ukończenia kursu języka obcego lub wyciągiem z indeksu. Poziom biegłości językowej musi być określony za pomocą Common European Framework of Reference for Languages (CEFR) http://en.wikipedia.org/wiki/common_european_framework_of_reference_for_la nguages. 3. Student ubiegający się o wyjazd w ramach programu Erasmus+ składa do pracownika Zespołu ds. Współpracy z Zagranicą następujące dokumenty: 5
a) formularz zgłoszeniowy kandydata- składany do 31 marca każdego roku, którego wzór stanowi załącznik nr 3; b) dokument potwierdzający znajomość języka obcego np.: certyfikat językowy lub zaświadczenie ze szkoły językowej, zaświadczenie od prywatnego nauczyciela poświadczone pieczątką (własna działalność nauczyciela), zaświadczenie od nauczyciela akademickiego. Wzór zaświadczenia stanowi załącznik nr 4; c) w przypadku ubiegania się o praktyki w instytucjach, z którymi Uniwersytet Medyczny w Lublinie nie ma podpisanej umowy bilateralnej, podczas składania dokumentów aplikacyjnych o wyjazd w ramach programu Erasmus+ wymagane jest przedstawienie przez kandydata dokumentu Letter of Intent (jest to pisemna akceptacja studenta ze strony instytucji przyjmującej, która daje podstawy do wystawienia umowy o stypendium w ramach programu Erasmus+). Wzór Letter of Intent stanowi załącznik nr 5; d) opcjonalnie: dokumenty potwierdzające dodatkową działalność studenta, CV. 4. Podczas rekrutacji do programu Erasmus+ przyjmowane są tylko komplety dokumentów wymienione w pkt.3. 5. Zgodnie z 6 pkt. 1 Regulaminu Studiów, ilekroć mowa w niniejszym zarządzeniu o średniej ocen to rozumie się przez to średnią arytmetyczną średnich arytmetycznych liczoną do dwóch miejsc po przecinku z zaokrągleniem drugiej cyfry. 6. Dopuszcza się możliwość uczestnictwa w programie osób z niższą średnią pod warunkiem wolnych miejsc i aprobaty Porozumienia o programie zajęć zwanego Learning Agrement przez Dziekana danego Wydziału, po uprzedniej konsultacji z Koordynatorem Wydziałowym. 7. W przypadku większej liczby chętnych niż miejsc na wyjazd w ramach programu Erasmus+, Wydziały mogą stosować dodatkowe kryteria i formy rekrutacji takie jak: a) udokumentowana aktywność studenta (np. koła naukowe, organizacje studenckie, AZS, działalność naukowa, itp.); b) informacje zawarte w CV; c) rozmowa kwalifikacyjna; d) czynny udział w promowaniu programu Erasmus+ wśród studentów Uniwersytetu Medycznego w Lublinie poprzez udokumentowany wolontariat polegający na opiece nad studentami zagranicznymi przyjeżdżającymi do Uniwersytetu w ramach wymiany oraz czynny udział w prezentacjach programu Erasmus+ dla studentów i kandydatów w ramach dni otwartych, targów, szkoleń, konferencji itp. 8. W przypadku osiągnięcia jednakowej liczby punktów przez więcej niż jednego kandydata, studenci UM, którzy wcześniej nie realizowali studiów za granicą w ramach Programu LLP Erasmus lub Erasmus+ będą traktowani priorytetowo w rekrutacji na wyjazdy w ramach Programu. 9. W stosunku do studentów nie zakwalifikowanych do udziału w Programie tworzona jest lista rezerwowa. W przypadku rezygnacji studenta zakwalifikowanego na program Erasmus+ pierwszym uprawnionym do wyjazdu z listy rezerwowych będzie student, który osiągnął najwyższą liczbę punktów. 6
Na studencie w trakcie kwalifikowania i wyjazdu na studia w programie Erasmus+ nie może ciążyć kara dyscyplinarna. W przypadku ukarania studenta karą dyscyplinarną po jego zakwalifikowaniu, umowa finansowa zostaje wypowiedziana w trybie natychmiastowym przez Uczelnię macierzystą. Dziekanaty mają obowiązek niezwłocznego poinformowania Zespołu ds. Współpracy z Zagranicą o ewentualnych karach dyscyplinarnych ciążących na studentach. 1. Postępowanie kwalifikacyjne przeprowadzają Wydziałowe Komisje Rekrutacyjne powoływane przez Dziekana danego Wydziału. Komisja dokonuje kwalifikacji studentów w obrębie Wydziałów, w szczególności uwzględniając ustaloną liczbę miejsc przyznaną na dany Wydział, z podziałem na kierunki i poziomy studiów, w oparciu o obowiązujące kryteria. 2. Komisja składa się z: Uczelnianego Koordynatora Programu Erasmus+, Wydziałowego Koordynatora Programu Erasmus+, pracownika administracyjnego Dziekanatu Wydziału, pracownika Zespołu ds. Współpracy z Zagranicą. 3. Komisja Wydziałowa ustala listę studentów zakwalifikowanych oraz listę rezerwową studentów. 1. Wyniki rekrutacji potwierdzone przez członków Komisji Wydziałowych są sporządzane w postaci protokołów. 8 9 10 2. Protokół, którego wzór stanowi załącznik nr 6, powinien zawierać: a) imiona i nazwiska członków Komisji Rekrutacyjnej; b) kryteria kwalifikacyjne; c) imienny wykaz osób dopuszczonych do postępowania kwalifikacyjnego, które złożyły wymaganą dokumentację i brały udział w postępowaniu kwalifikacyjnym; d) imienny wykaz osób zakwalifikowanych na listę główną oraz listę rezerwową wraz z wykazem średnich ocen i liczbą punktów przyznanych za spełnienie ewentualnych dodatkowych kryteriów; e) podpisy członków Komisji Rekrutacyjnej i datę sporządzenia protokołu; f) informacje o formie udostępnienia studentom wyników rekrutacji, tj. drogą telefoniczną, e-mailowo, ogłoszenie na tablicy informacyjnej, z uwzględnieniem zasad ochrony danych osobowych. 3. Po zakończonym procesie rekrutacyjnym protokoły z prac Komisji Rekrutacyjnych oraz listy osób zakwalifikowanych i listy rezerwowe studentów zatwierdzone przez Wydziałowych Koordynatorów oraz Uczelnianego Koordynatora zostają przekazane do pracownika Zespołu ds. Współpracy z Zagranicą, a ich kopie do Dziekanatów. Przekazanie dokumentów powinno nastąpić jak najwcześniej po obradach Komisji, najpóźniej do dnia 30 kwietnia danego roku akademickiego. 4. Na podstawie protokołów z rekrutacji wszyscy studenci biorący udział w rekrutacji do programu Erasmus+ zostają poinformowani o wynikach rekrutacji drogą e- mailową, 7
telefoniczną oraz na tablicy ogłoszeń, z zachowaniem zasad ochrony danych osobowych wynikających z przepisów prawa. 5. Jeżeli podczas pierwszej rekrutacji nie zostaną wykorzystane wszystkie dostępne miejsca, kolejne zgłoszenia będą rozpatrywane indywidualnie w kolejności napływania zgłoszeń (podstawą jest aprobata Porozumienia o programie zajęć / Porozumienia o programie praktyk przez Wydziałowego Koordynatora lub Uczelnianego Koordynatora). 6. Podczas podejmowania decyzji o wynikach rekrutacji Komisja Rekrutacyjna ma prawo skrócić wnioskowany czas mobilności studenta z 1 roku akademickiego do 1 semestru do uczelni partnerskich, których program zajęć pozwala na studiowanie semestralne. 7. Od decyzji Komisji Rekrutacyjnej przysługuje studentowi odwołanie do Prorektora ds. Współpracy z Zagranicą i Szkolenia Podyplomowego. Odwołanie należy składać nie później niż w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia ogłoszenia informacji o kwalifikacji na zagraniczne stypendia. 8. Szczegółowy przebieg postępowania rekrutacyjnego będzie ogłaszany corocznie przed rozpoczęciem rekrutacji na dany rok akademicki. 11 W przypadkach uzasadnionych wakatami i niewystarczającą liczbą uczestników wymiany zagranicznej w danym roku akademickim, mogą zostać ogłoszone dodatkowe nabory kandydatów. Rozdział III. Zasady postępowania dla studentów wyjeżdżających na stypendium programu Erasmus+ 12 Student zakwalifikowany przez Wydziałową Komisje Rekrutacyjną do wyjazdu w ramach Programu, załatwia formalności administracyjne związane z wyjazdem w biurze Zespołu ds. Współpracy z Zagranicą. 13 Student wyjeżdżający w ramach programu Erasmus+ zobowiązany jest do załatwienia formalności ubezpieczeniowych obowiązujących w kraju docelowym. 14 Student zakwalifikowany do Programu jest zobowiązany do wzięcia udziału w teście języka, w którym będzie się porozumiewał podczas pobytu za granicą. Test odbywa się on-line przed wyjazdem oraz po powrocie ze stypendium. Jego wynik nie ma żadnego wpływu na udział studenta w Programie. 15 1. Wydziałowy Koordynator pomaga w przygotowaniach merytorycznej strony wyjazdu studenta/doktoranta, m.in. uzgadnia z uczelnią zagraniczną program studiów/praktyki dla każdego wyjeżdżającego przy użyciu Learning Agreement for Studies, którego 8
wzór stanowi załącznik nr 7, lub Learning Agreement for Traineeship, którego wzór stanowi załącznik nr 8. 2. Student zostanie poinformowany, że ilość punktów ECTS zdobytych podczas studiów za granicą poprzez różnice programowe może spowodować wzrost ogólnej liczby punktów lub niedobór punktów ECTS, które w takim przypadku będzie zobowiązany nadrobić. 3. W przypadku konieczności wprowadzenia zmian w programie studiów/praktyk podczas pobytu za granicą, dokonuje się tego każdorazowo w formie pisemnej, po uzgodnieniu zmian z Koordynatorem Wydziałowym oraz Uczelnią/Instytucją przyjmującą w odpowiedniej części formularza Learning Agreement for Studies/Learning Agreement for Traineeship. 4. Wraz z dokumentem Learning Agreement for Studies, student składa w Dziekanacie Kartę Uzgodnień, która stanowi dokument ułatwiający uznanie zaliczeń z przedmiotów zrealizowanych podczas studiów za granicą. Wzór Karty Uzgodnień stanowi załącznik nr 9. 5. Zaliczenie przedmiotów zrealizowanych w uczelni partnerskiej dokonywane jest przez Dziekana danego Wydziału po wyrażeniu pozytywnej opinii Koordynatora Wydziałowego. Podstawą do zaliczenia są jest dokument Learning Agreement for studies, potwierdzony przez uczelnię zagraniczną oraz formularz Transcript of records, którego wzór stanowi załącznik nr 10. 6. W przypadku wyjazdu na studia obliczenie średniej ocen studenta nastąpi po przeliczeniu ze skali ECTS ocen uzyskanych za granicą. A - 5 (bardzo dobry) B - 4,5 (ponad dobry ) C - 4 (dobry) D - 3,5 (dość dobry) E - 3 (dostateczny) F, Fx - 2 (niedostateczny) 7. Zaliczenie praktyk zrealizowanych w instytucji przyjmującej dokonywane jest przez Koordynatora Wydziałowego na podstawie Porozumienia o programie praktyk potwierdzonego przez instytucję zagraniczną oraz na podstawie potwierdzenia zrealizowania założeń programowych praktyki uzyskanego przez studenta z instytucji przyjmującej. 16 1. Po zakończeniu okresu mobilności w ramach programu Erasmus+, student zobowiązany jest do przedstawienia zaświadczenia z uczelni/instytucji zagranicznej, potwierdzającego okres pobytu, zgodny z terminem ustalonym w podpisanej przed wyjazdem umowie. W przypadku wcześniejszego powrotu z zagranicy student jest zobowiązany do zwrotu całości lub części przyznanego mu stypendium. 9
2. W przypadku niezłożenia przez studenta wszystkich dokumentów wymaganych po powrocie ze stypendium, okres wymiany uznaje się za niezaliczony, a student zobowiązany jest zwrócić otrzymane stypendium. 3. Zgodnie z wymogami Komisji Europejskiej, po zakończeniu okresu mobilności w ramach programu Erasmus+ student zobowiązany jest do złożenia ankietysprawozdania ze zrealizowanego wyjazdu. Rozdział IV. Zasady rozliczeń finansowych dla studentów wyjeżdżających na stypendium w ramach programu Erasmus+ Student zakwalifikowany na wyjazd na studia lub praktyki w ramach Programu, otrzymuje stypendium, którego wysokość wynika z Zasad realizacji mobilności ogłoszonych przez Narodową Agencję na dany rok akademicki oraz z Zasad rozdziału środków finansowych otrzymanych z Narodowej Agencji Programu na wypłaty stypendiów dla indywidualnych beneficjentów Programu Erasmus+. Warunkiem niezbędnym do otrzymania stypendium jest podpisanie umowy finansowej pomiędzy studentem i Uniwersytetem Medycznym w Lublinie reprezentowanym przez Prorektora ds. Współpracy z Zagranicą i Szkolenia Podyplomowego. Wzór umowy na wyjazd na studia stanowi załącznik nr 11, wzór umowy na wyjazd na praktyki stanowi załącznik nr 12. 17 18 Szczegółowe warunki i zasady rozliczeń finansowych związane z wypłatą lub ewentualnym zwrotem stypendium przyznanego studentowi w ramach programu Erasmus+ reguluje umowa finansowa pomiędzy studentem a Uczelnią. 19 Zasady dodatkowego finansowania dla studentów niepełnosprawnych i kwalifikujących się do wypłaty stypendium socjalnego regulują odrębne przepisy dostępne na stronie internetowej Zespołu ds. Współpracy z Zagranicą. 20 W ramach programu Erasmus+ stypendium na wyjazd SMS przyznaje się wyłącznie w celu zrealizowania części określonego programu studiów (dotyczy wszystkich poziomów kształcenia) w Uczelni partnerskiej. Stypendium na wyjazd SMP przyznaje się w celu realizowania praktyki związanej z kierunkiem kształcenia. W obu przypadkach stypendium przeznaczone jest na pokrycie części kosztów przejazdu i utrzymania w kraju docelowym. 21 Student wyjeżdżający w ramach programu Erasmus+ nie traci prawa do pobierania innych przyznanych mu przez UM stypendiów. 10
22 Doktorant wyjeżdżający na program Erasmus+ nie traci prawa do pobierania przyznanego na dany rok akademicki stypendium doktoranckiego pod warunkiem odrobienia przypadającego na okres wyjazdu obciążenia dydaktycznego. 23 Studenci studiów niestacjonarnych mogą w związku z uczestnictwem w programie Erasmus+ ubiegać się o zwolnienie z całości lub części opłat za studia. Wniosek studenta zaopiniowany przez Dziekana i Prorektora ds. Współpracy z Zagranicą i Szkolenia Podyplomowego należy składać do Prorektora ds. Kształcenia. Wniosek uczestnika studiów doktoranckich zaopiniowany przez Kierownika Studiów Doktoranckich i Prorektora ds. Współpracy z Zagranicą i Szkolenia Podyplomowego należy składać do Prorektora ds. Kształcenia. Rozdział V. Wyjazdy absolwentów na praktyki lub staże w ramach programu Erasmus+ 24 W programie Erasmus+ na zagraniczną praktykę lub staż mogą wyjeżdżać również absolwenci wyższych uczelni (licencjaci, magistrowie, doktoranci). Wyjazdy odbywają się w ciągu jednego roku od ukończenia studiów. Długość pobytu za granicą wliczana jest do łącznego czasu trwania mobilności na tym poziomie studiów, na którym student został zakwalifikowany na wyjazd. Rekrutacja odbywa się na ostatnim roku studiów. Wyjazd absolwenta musi się odbyć (rozpocząć i zakończyć) w ciągu maksymalnie 12 miesięcy od ukończenia studiów (dzień zakończenia studiów określa regulamin studiów). Rozdział VI. Zasady postępowania w przypadku studentów przyjeżdżających na studia i praktyki do w ramach programu Erasmus+ 1. Student uczelni zagranicznej przyjeżdżający na wymianę do Uniwersytetu Medycznego w Lublinie w ramach programu Erasmus+, ma prawo do: a) legitymacji studenckiej; b) korzystania z miejsc w domach studenckich wg stawek obowiązujących studentów. 2. Student realizuje na określonym Wydziale uzgodniony z Koordynatorem Wydziałowym i swoją Uczelnią macierzystą program studiów. 3. Student zobowiązany jest do posiadania odpowiedniej polisy ubezpieczenia (ubezpieczenie zdrowotne, OC, NNW) i do spełnienia wymogów wizowomeldunkowych. 11 25
4. Pracownik Zespołu ds. Współpracy z Zagranicą pomaga studentom przyjeżdżającym do UM w zorganizowaniu zakwaterowania w domach studenckich UM. 5. Przed wyjazdem do Uczelni macierzystej student zobowiązany jest do wypełnienia i złożenia w biurze Zespołu ds. Współpracy z Zagranicą następujących dokumentów: a) uzupełniony formularz Continuing Assessment Certificate z każdego przedmiotu zrealizowanego w Uniwersytecie Medycznym, którego wzór stanowi załącznik nr 13; b) wypełniony formularz Evaluation Form for Traineeship z każdej z odbytych praktyk w Uniwersytecie Medycznym w Lublinie, którego wzór stanowi załącznik nr 14. 6. Przed wyjazdem do Uczelni macierzystej student otrzyma z biura Zespołu ds. Współpracy z Zagranicą dokumenty: a) Letter of Confirmation - dokument potwierdzający okres pobytu studenta w Uniwersytecie Medycznym w Lublinie, którego wzór stanowi załącznik nr 15; b) Transcript of Records - dokument potwierdzający zrealizowanie przez studenta w Uniwersytecie Medycznym w Lublinie założeń programowych zawartych w jego programie studiów/praktyk (zał. nr 9); c) w przypadku praktyk, dodatkowo uzupełniony przez opiekuna praktyk formularz Evaluation Form for Traineeship, oceniający studenta po odbytych przez niego praktykach. DZIAŁ III. REGULACJE DOTYCZĄCE MOBILNOŚCI PRACOWNIKÓW UCZELNI W RAMACH PROGRAMU ERASMUS+ Rozdział I. Wyjazdy pracowników w ramach programu Erasmus+ 1. Nauczyciele akademiccy oraz pracownicy administracyjni mają możliwość wyjazdu za granicę do instytucji partnerskiej w celu doskonalenia umiejętności i kwalifikacji potrzebnych w pracy, wymiany doświadczeń, poszerzania wiedzy w danej dziedzinie. 2. Podstawą wyjazdu nauczyciela akademickiego jest umowa bilateralna zawarta pomiędzy Uniwersytetem Medycznym w Lublinie oraz instytucją partnerską w ramach programu Erasmus+. 3. Wyjazdy pracowników administracyjnych mogą być realizowane do instytucji, organizacji i przedsiębiorstw za granicą lub do instytucji partnerskiej, z którą Uniwersytet Medyczny w Lublinie ma podpisaną umowę międzyinstytucjonalną. 4. Szkolenia nie mogą się odbywać w instytucjach Unii Europejskiej, organizacjach zarządzających programami Unii Europejskiej oraz polskich placówkach dyplomatycznych. 26 12
1. Warunkiem zakwalifikowania na wyjazd jest przedstawienie indywidualnego programu nauczania (którego wzór stanowi załącznik nr 16) w przypadku nauczycieli akademickich, bądź indywidualnego programu szkolenia/warsztatu, którego wzór stanowi załącznik nr 17, przedstawiającego cele, treść i oczekiwane rezultaty planowanych zajęć/szkolenia/warsztatu. Program nauczania/szkolenia/warsztatu musi zostać zatwierdzony przez Kierownika jednostki pracownika uczelni, Prorektora ds. Współpracy z Zagranicą i szkolenia Podyplomowego oraz przez instytucję przyjmującą. 1. Wyjazdy pracowników w ramach Programu mogą trwać od 2 dni do 2 miesięcy jednakże standardowa długość wyjazdu to 5 dni. Szczegóły dotyczące czasu trwania pobytu w danej instytucji określone są szczegółowo w umowach międzyinstytucjonalnych oraz w umowie finansowej pomiędzy Narodową Agencją a UM. 2. W przypadku nauczycieli akademickich, nawet jeżeli pobyt trwa 1 tydzień lub krócej, wymagane jest przeprowadzenie co najmniej 8 godzin zajęć dydaktycznych w instytucji przyjmującej. 3. Pracownicy mogą wielokrotnie uczestniczyć w wyjazdach w ramach Programu. Pracownik ma obowiązek posiadania odpowiedniej polisy ubezpieczenia (ubezpieczenie zdrowotne, OC, NNW) na czas podróży i całego pobytu w instytucji przyjmującej. W ramach programu Erasmus+ nie są możliwe wyjazdy na kursy/szkolenia językowe lub konferencje. 27 28 29 30 Rozdział II. Rekrutacja pracowników uczelni na wyjazdy w ramach programu Erasmus+ 1. Rekrutacja pracowników odbywa się w terminie do 30 października w danym roku akademickim. Jeżeli po tym czasie nie zgłosi się odpowiednia liczba chętnych, kolejne zgłoszenia rozpatrywane będą indywidualnie. 31 2. Istnieje możliwość ubiegania się o więcej niż jeden wyjazd. 3. Pierwszeństwo przy wyborze kandydatów mają pracownicy wyjeżdżający po raz pierwszy. 13
Pracownik ubiegający się o wyjazd w ramach programu Erasmus+ musi spełniać następujące kryteria w procesie rekrutacyjnym: 32 a) być etatowym pracownikiem ; b) wykazać się znajomością języka obowiązującego w instytucji przyjmującej. Pracownik ubiegający się o wyjazd w ramach programu Erasmus+ składa do pracownika Zespołu ds. Współpracy z Zagranicą następujące dokumenty: 33 a) wypełniony formularz aplikacyjny, którego wzór stanowi załącznik nr 18; b) wypełniony indywidualny plan nauczania lub indywidualny plan szkolenia; c) potwierdzenie z instytucji przyjmującej o akceptacji programu nauczania/szkolenia oraz zgodzie na przyjazd pracownika. Rozdział III. Zasady rozliczeń finansowych dla pracowników uczelni wyjeżdżających na stypendium programu Erasmus+ 1. Stypendium otrzymane przez pracownika jest przeznaczone na pokrycie dodatkowych kosztów związanych z wyjazdem. Stypendium nie musi pokrywać pełnych kosztów podróży i pobytu w instytucji przyjmującej. 2. Wysokość stypendiów jakie przysługują pracownikom Uniwersytetu Medycznego w Lublinie podczas wyjazdu w ramach Programu ustala Narodowa Agencja programu Erasmus+. 3. Z każdym pracownikiem zakwalifikowanym na wyjazd sporządzana jest umowa. Przekazanie stypendium pracownikowi następuje po zaakceptowaniu przez pracownika wszystkich warunków umowy. 4. W umowie wyszczególnione są dokumenty, które stanowią podstawę rozliczenia wyjazdu. Pracownik w momencie podpisania umowy jest zobligowany do terminowego dostarczenia dokumentów pod rygorem obowiązku zwracania przyznanego stypendium. 5. Po zakończeniu pobytu za granicą pracownik składa w Biurze Zespołu ds. Współpracy z Zagranicą: a) dokument potwierdzający zrealizowanie programu szkolenia, którego wzór stanowi załącznik nr 19; b) w przypadku pracowników dydaktycznych, dokument potwierdzający zrealizowanie programu nauczania wraz z liczbą godzin przeprowadzonych zajęć dydaktycznych, którego wzór stanowi załącznik nr 20; 34 c) oryginał biletu z zaznaczona datą wyjazdu i powrotu. 14
6. Po powrocie ze stypendium pracownik jest zobowiązany do wypełnienia ankiety on-line ze zrealizowanego wyjazdu. 7. W szczególnych przypadkach pracownicy mogą uczestniczyć w Programie nie otrzymując stypendium ze środków Programu. Pracownikom, którym nie przyznano dofinansowania przysługują te same prawa co pozostałym uczestnikom wymiany, z wyjątkiem prawa do uzyskania środków finansowych z programu Erasmus+. Szczegółowe zasady uczestnictwa pracowników bez dofinansowania w wymianie ustala Narodowa Agencja programu Erasmus+. 8. Pracownicy są zobowiązani do dostarczenia oryginałów dokumentów zaliczających wyjazd w ramach programu Erasmus+. 9. Niepełnosprawni pracownicy z udokumentowanym stopniem niepełnosprawności mogą ubiegać się o dodatkowe fundusze pochodzące ze specjalnego funduszu przeznaczonego dla osób niepełnosprawnych. Szczegóły można znaleźć na stronie internetowej Narodowej Agencji Programu Erasmus+ oraz stronie internetowej Komisji Europejskiej. Rozdział IV. Zasady przyjazdu pracowników z instytucji partnerskich w ramach programu Erasmus+ 1. Pracownicy instytucji partnerskich mają możliwość przyjazdu do Uniwersytetu Medycznego w Lublinie w celu doskonalenia umiejętności i podnoszenia kwalifikacji potrzebnych w pracy, wymiany doświadczeń, poszerzania wiedzy w danej dziedzinie. 2. Podstawą udziału w wymianie jest umowa międzyinstytucjonalna zawarta pomiędzy Uniwersytetem Medycznym w Lublinie oraz instytucją partnerską. 3. Uniwersytet Medyczny w Lublinie w miarę możliwości kadrowo infrastrukturalnych zapewnia plan wizyty pracownika instytucji partnerskiej. 4. Długość wizyty danego pracownika instytucji partnerskiej w Uniwersytecie Medycznym w Lublinie będzie indywidualnie ustalana przez Prorektora ds. Współpracy z Zagranicą i Szkolenia Podyplomowego oraz Dziekana Wydziału/Kierownika jednostki administracyjnej podejmującej pracownika. 5. Pracownik instytucji partnerskiej jest zobligowany do kontaktu z Biurem Zespołu ds. Współpracy z Zagranicą w celu uprzedniego zaakceptowania indywidualnego programu zajęć/szkolenia przez Uniwersytet Medyczny w Lublinie. 6. Biuro przechowuje kopie dokumentów potwierdzających pobyt pracownika instytucji partnerskiej. Oryginały są przekazywane pracownikowi, bądź wysłane pocztą do instytucji partnerskiej. 35 15