PROCEDURA AUDYTU PROJEKTÓW FINANSOWANYCH Z FUNDUSZY UNIJNYCH



Podobne dokumenty
AUDYT PROJEKTÓW FINANSOWANYCH Z FUNDUSZY UNIJNYCH WYBRANE ZAGADNIENIA

Polska, a fundusze unijne

zakres obowiązków Wykonawcy

OPINIA NIEZALEŻNEGO BIEGŁEGO REWIDENTA

Program Inicjatywy Wspólnotowej EQUAL dla Polski Działanie 2 za okres od lipca 2005 r. do lipca 2007 r.

DZIENNIK USTAW RZECZYPOSPOLITEJ POLSKIEJ

Najczęściej popełniane błędy we wnioskach o płatność - analiza na każdym z etapów przygotowania

Program Inicjatywy Wspólnotowej EQUAL dla Polski Działanie 2 za okres od lipca 2005 r. do lipca 2007 r.

PODRĘCZNIK ORGANIZACYJNY JEDNOSTKI REALIZUJĄCEJ PROJEKT. elementem zrównoważonego rozwoju obszaru miasta Ożarów Mazowiecki

II. Organizacja audytu wewnętrznego w AM

PROGRAM ZAPEWNIENIA I POPRAWY JAKOŚCI AUDYTU WEWNĘTRZNEGO W GMINIE OLECKO KWESTIONARIUSZ SAMOOCENY

INSTYTUT MASZYN PRZEPŁYWOWYCH im. Roberta Szewalskiego POLSKIEJ AKADEMII NAUK Gdańsk ul. J. Fiszera 14

ROZPORZĄDZENIE MINISTRA FINANSÓW. z dnia 1 lutego 2010 r. w sprawie przeprowadzania i dokumentowania audytu wewnętrznego

Najczęściej popełniane błędy we wnioskach o płatność - analiza na każdym z etapów przygotowania

REGULAMIN ORGANIZACYJNY ŚLĄSKIEGO CENTRUM PRZEDSIĘBIORCZOŚCI

Zarządzenie Nr Or.I Burmistrza Gogolina z dnia 11 stycznia 2016r.

ZARZĄDZENIE NR 19/2019 STAROSTY SIEDLECKIEGO. z dnia 4 kwietnia 2019 r.

DOKUMENTOWANIE CZYNNOŚCI AUDYTORSKICH PROCEDURA P3

Rozdział 1. Postanowienia ogólne

ZARZĄDZENIE NR K PREZYDENTA MIASTA ZIELONA GÓRA - KIEROWNIKA URZĘDU. z dnia 28 grudnia 2015 r.

Załącznik 2. Wymagania dotyczące audytu projektu

PROGRAMOWANIE I WDRAŻANIE EUROPEJSKIEGO FUNDUSZU SPOŁECZNEGO. Dr Piotr Owczarek

OPINIA NIEZALEŻNEGO BIEGŁEGO REWIDENTA

Spotkanie informacyjne dla Koordynatorów zzakresu rozliczania przedsięwzięć

Załącznik 2. Wymagania dotyczące audytu projektu

Przemysław Zawada Fundacja Małych i Średnich Przedsiębiorstw Regionalna Instytucja Finansująca

OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

ZARZĄDZENIE Nr 28/2015 WÓJTA GMINY CZERNIKOWO Z DNIA 11 MAJA 2015 r.

Zarządzenie Nr 88/2016 Prezydenta Miasta Kalisza z dnia 10 lutego 2016 r.

Uchwała Nr 76/29/15 Zarządu Powiatu w Goleniowie z dnia 18 czerwca 2015 roku

Szkolenie współfinansowany ze środków Funduszu Spójności w ramach Pomocy Technicznej Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko.

Załącznik 1 Informacja na temat zakresu audytu PK KSU

ZARZĄDZENIE Nr ORG a/09 Wójta Gminy Wilków z dnia 7 października 2009 r.

Rektora Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie z dnia 14 października 2010 roku

Zarządzenie Nr 167/2017 Prezydenta Miasta Kalisza z dnia 20 marca 2017 r.

Zarządzenie nr 6 Rektora Uniwersytetu Łódzkiego z dnia r.

ZARZĄDZENIE NR WÓJTA GMINY WIĄZOWNA. z dnia 31 stycznia 2018 r.

Ministerstwo Finansów Departament Ochrony Interesów Finansowych Unii Europejskiej - Instytucja Audytowa -

PODRĘCZNIK AUDYTU WEWNĘTRZNEGO

PODRĘCZNIK ORGANIZACYJNY JEDNOSTKI REALIZUJĄCEJ PROJEKT

Warszawa, dnia 6 maja 2015 r. Poz. 16 M I N I S T R A S P R AW Z A G R A N I C Z N Y C H 1) z dnia 6 maja 2015 r.

Szczegółowa Specyfikacja przeprowadzenia audytu zewnętrznego. Ogólne warunki specyfikacji

Warszawa, dnia 12 maja 2016 r. Poz. 20

Usługi Edukacyjne S.C. Grodków, dnia r. Krzysztof Ząbkowski, Jolanta Pietruk ul. Krakowska 31 K Grodków

Wojewódzki Urząd Pracy w Kielcach * * *

Załącznik nr 11. Wytyczne IZ RPO WSL dla Beneficjentów, których projekty realizowane są przez kilka podmiotów

ZARZĄDZENIE Nr 181/2013 Burmistrza Wyszkowa z dnia 1 sierpnia 2013 r.

UMOWA PARTNERSKA w sprawie zasad realizacji projektu pn. Wrota Lubelszczyzny informatyzacja administracji

Pozostałe zagadnienia związane z realizacją procesu (do określenia przed kontrolą) KONTROLA

Wytyczne w zakresie umów partnerskich dla projektów Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego na lata

Priorytet X. Pomoc techniczna

Obowiązki beneficjentów związane z rozliczaniem środków finansowych otrzymanych z funduszy UE. styczeń 2013

ROZDZIAŁ I POSTANOWIENIA OGÓLNE

Weryfikacja dokumentów księgowych w miejscu u Beneficjenta przez Fundację Fundusz Współpracy

Audyty systemów zarządzania i kontroli oraz audyty operacji

ZARZĄDZENIE NR ROA /2011 Burmistrza Miasta i Gminy Góra Kalwaria z dnia 04 listopada 2011 roku

Zasady dotyczące certyfikacji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego

SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

PO IG 4.3 Kredyt technologiczny

Instrukcja obiegu i przechowywania dokumentów dla projektów współfinansowanych przez Unię Europejską

Załącznik Nr 2 do Zarządzenia Burmistrza Miasta Jawora z dn r. AW CZĘŚĆ OGÓLNA

ZARZĄDZENIE NR 9 DYREKTORA GENERALNEGO MINISTERSTWA ŚRODOWISKA z dnia 12 maja 2009 r. w sprawie wprowadzenia Karty audytu wewnętrznego

Wytyczne programowe dotyczące certyfikacji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego

Budowa procedur zarządzania projektami unijnymi

ZARZĄD WOJEWÓDZTWA ZACHODNIOPOMORSKIEGO INSTYTUCJA ZARZĄDZAJĄCA REGIONALNYM PROGRAMEM OPERACYJNYM WOJEWÓDZTWA ZACHODNIOPOMORSKIEGO

Procedura wnioskowania beneficjenta o płatność pośrednią i końcową Wydział Budżetu

Refundacja środków z EFRR Przygotowanie wniosku o płatność

Zasady związane z umowami o dofinansowanie oraz promocją projektu. Kraków, 12 marca 2012 r.

Zasady dobrej praktyki w zakresie rozliczania środków publicznych otrzymanych na realizację zadania

Kontrola projektów realizowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata

DZIENNIK URZĘDOWY MINISTRA KULTURY I DZIEDZICTWA NARODOWEGO. Warszawa, dnia 29 września 2014 r. Pozycja 38

Zmiany w dokumentach i wytycznych związanych z wdrażaniem Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki

Umowa o dofinansowanie projektu w ramach RPO WD

z dnia 2015 r. w sprawie przeprowadzania audytu wewnętrznego oraz przekazywania informacji o pracy i wynikach audytu wewnętrznego

Czynności kontrolne prowadzone są zgodnie z:

Zarządzenie Nr 62/2017 Prezydenta Miasta Ciechanów z dnia 15 marca 2017 roku

RAPORTOWANIE I EWIDENCJA. kwiecień 2011

ZARZĄDZENIE NR 173/12 BURMISTRZA RAJGRODU

Audyt Funduszy Unijnych. Adrianna Choczaj, Iwona Jasińska, Marcela Jamroz, Patrycja Bojar

Weryfikacja dokumentów księgowych w miejscu u Beneficjenta przez Fundację Fundusz Współpracy Dział Wsparcia Instytucji Pośredniczących, FFW

Fundusze Europejskie dla rozwoju innowacyjnej gospodarki

Opis stanowisk pracy. w Stowarzyszeniu Lokalna Grupa Działania. Zielony Szlak Niziny Mazowieckiej

Książka Procedur Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Nowym Mieście Lubawskim oraz jednostek organizacyjnych Gminy Miejskiej Nowe Miasto Lubawskie

BURMISTRZA MIASTA CHEŁMŻY z dnia 5 lutego 2014 r.

System sprawozdawczy w ramach PL08

KARTA AUDYTU WEWNĘTRZNEGO

Zarządzenie Nr 55/2008 Rektora Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie z dnia 30 grudnia 2008 roku

ZAPYTANIE OFERTOWE. z dnia r.

Śląskie wyzwania. Uniwersytet Śląski w Katowicach, ul. Bankowa 12, Katowice, Zarządzenie nr 91

1. Postanowienia ogólne

I. Ogólne cele i zasady audytu wewnętrznego

Zarządzenie Nr 44/2017 Prezydenta Miasta Ciechanów z dnia 8 lutego 2017 roku

ZARZĄDZENIE NR 124/2011. Burmistrza Zbąszynia. z dnia 31 sierpnia 2011 r.

Podstawą opracowania w/w zakresu były następujące akty prawne:

Umowa o dofinansowanie. Joanna Niewiadomska-Wielgus Wydział Umów Urząd Marszałkowski Województwa Wielkopolskiego

Zarządzenie nr AA 5' /2015

Warszawa, dnia 21 czerwca 2016 r. Poz. 46 ZARZĄDZENIE NR 52 KOMENDANTA GŁÓWNEGO STRAŻY GRANICZNEJ. z dnia 20 czerwca 2016 r.

Zarządzenie nr 15/2018

Czynności kontrolne prowadzone są zgodnie z:

Miasto Będzin. WYGRAJ SWOJĄ PRZYSZŁOŚĆ Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

Transkrypt:

ZESZYTY NAUKOWE UNIWERSYTETU SZCZECIŃSKIEGO NR 669 FINANSE, RYNKI FINANSOWE, UBEZPIECZENIA NR 42 2011 PRZEMYSŁAW ŁAGODZKI Zachodniopomorski Uniwersytet Technologiczny PROCEDURA AUDYTU PROJEKTÓW FINANSOWANYCH Z FUNDUSZY UNIJNYCH Wprowadzenie Podstawowym celem audytu jest przedstawienie informacji w zakresie zapewnienia, że realizacja projektów finansowanych z funduszy unijnych przebiega zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz z zawartymi umowami i wnioskami o dofinansowanie projektu 1. Poza tym audyt pozwala na stwierdzenie, czy projekty są wykonywane zgodnie z obowiązującymi w jednostce procedurami, a w szczególności: z procedurą realizacji projektów finansowanych z funduszy strukturalnych, ustalonym obiegiem dokumentów finansowo-księgowych, procedurą udzielania zamówień publicznych. Ponadto wnioski z przeprowadzonego audytu mają potwierdzić, iż określone w jednostce mechanizmy kontrolne są realizowane i są skuteczne. Celem artykułu jest przedstawienie procedury audytu projektów finansowanych z funduszy unijnych. 1. Etapy prac audytorskich Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 1 lutego 2010 r. w sprawie prowadzenia i dokumentowania audytu wewnętrznego (Dz.U. z 2010, nr 21, 1 E. Babuśka: Audyt wewnętrzny w zarządzaniu przedsiębiorstwem, w: Controlling i audyt w usprawnianiu zarządzania, red. K. Winiarska, WNUS, Szczecin 2005, s. 150.

320 Przemysław Łagodzki poz. 108) określa szczegółowy sposób i tryb przeprowadzania audytu wewnętrznego oraz przekazywania informacji o pracy i wynikach audytu wewnętrznego, a w szczególności: a) sposób sporządzania oraz elementy rocznego planu audytu wewnętrznego, b) sposób dokumentowania przebiegu oraz wyników audytu wewnętrznego, c) sposób sporządzania oraz elementy wyników audytu wewnętrznego, d) sposób sporządzania oraz elementy sprawozdania z wykonania planu audytu, e) tryb przeprowadzania audytu wewnętrznego zleconego, o którym mowa w art. 292 ust. 1 pkt 1 i art. 293 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, f) tryb przeprowadzania oceny prowadzenia audytu wewnętrznego, o której mowa w art. 292 ust. 1 pkt 2 i art. 294 ww. ustawy. Prace audytowe przebiegają w kolejnych fazach: I. Planowanie zadania audytowego. II. Badanie i ocena określonego zadania audytowego. III. Przedstawienie wyników i rekomendacji. IV. Przeprowadzenie czynności sprawdzających. Elementy składowe planu audytu przedstawiono w tabeli 1. W programie zadania audytowego audytor wewnętrzny określa w szczególności: a) temat zadania, b) cele zadania, c) podmiotowy i przedmiotowy zakres zadania, d) istotne rodzaje ryzyka w obszarze ryzyka objętym zadaniem, e) narzędzia i techniki przeprowadzania zadania, f) kryteria oceny ustaleń stanu faktycznego, g) sposób klasyfikowania wyników dla poszczególnych kryteriów. Identyfikacja podstawowych czynników ryzyka jest rzeczą podstawową w procesie planowania. Ryzyko, o którym mowa, to zarówno ryzyko naturalne, jak i ryzyko kontroli 2. W trakcie planowania należy dążyć do wytypowania w pierwszej kolejności tych obszarów, w których ryzyko jest postrzegane jako 2 K. Czerwiński: Książka procedur audytu wewnętrznego, materiały niepublikowane, Warszawa 2002, s. 7.

Procedura audytu projektów fi nansowanych z funduszy unijnych 321 bardzo poważne. Klasyfikację przykładowych zidentyfikowanych rodzajów ryzyka przedstawiono w tabeli 2. Elementy planu audytu Tabela 1 Lp. 1 2 3 4 5 6 7 Wyszczególnienie Wyniki przeprowadzonej analizy ryzyka. Wyniki przeprowadzonej analizy zasobów osobowych. Lista obszarów ryzyka, w których zostaną przeprowadzone zadania zapewniające. Informacje na temat czasu planowanego w osobodniach na realizację poszczególnych zadań zapewniających. Informacje na temat czasu planowanego w osobodniach na realizację czynności doradczych. Informacje na temat czasu planowanego w osobodniach na realizację czynności sprawdzających. Informacje na temat cyklu audytu Źródło: opracowanie własne. Klasyfikacja ryzyka Tabela 2 Kategorie ryzyka Bardzo poważne Poważne Umiarkowane Niskie Źródło: opracowanie własne. Opis Duża istotność i/lub niezgodność z podstawowymi przepisami. Wystawia organizację na największe ryzyko. Wymaga bezzwłocznej reakcji kierownictwa. Duża istotność i/lub niezgodność z przepisami. Konsekwencje poważne. Reakcja kierownic twa niezbędna. Średnia istotność i/lub niezgodność z przepisami lub procedurami. Działania naprawcze po winny nastąpić w ustalonym czasie. Mała istotność i/lub niezgodność z procedurami. Brak kontroli. Działania naprawcze zależą od decyzji kierownictwa. (Na przykład przy małej wartości materialnej koszt wprowadzenia dodatkowej kontroli przewyższa ewentualne straty) 2. Zadanie audytowe z zakresu projektów finansowanych z funduszy unijnych Celem zadania audytowego jest: 1. Dostarczenie kierownikowi jednostki racjonalnego zapewnienia, że realizacja projektów finansowanych z funduszy strukturalnych przebiega

322 Przemysław Łagodzki zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz z zawartymi umowami i wnioskami o dofinansowanie projektu. 2. Uzyskanie racjonalnej pewności, że projekty są wykonywane zgodnie z obowiązującymi w jednostce procedurami, a w szczególności: z procedurą realizacji projektów finansowanych z funduszy strukturalnych, ustalonym obiegiem dokumentów finansowo-księgowych, procedurą udzielania zamówień publicznych. 3. Uzyskanie racjonalnej pewności, że określone w jednostce mechanizmy kontrolne są realizowane i są skuteczne. Przedmiotowy zakres zadania audytowego obejmuje: 1) sporządzenie wniosku o przyznanie dofinansowania ze środków funduszy strukturalnych, 2) zawarcie umowy o dofinansowanie projektu, 3) realizację projektu. Szczegółowy zakres zadania audytowego przedstawiono w tabeli 3. Szczegółowy zakres zadania audytowego Tabela 3 Lp. 1 2 3 4 5 6 7 Wyszczególnienie Czy prowadzona jest odrębna ewidencja księgowa dla projektu. Czy wydatki ponoszone są z wyodrębnionego rachunku bankowego. Kwalifikowalność wydatków, zwłaszcza w aspekcie stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych i sposób ich dokumentowania. Zgodność kwot ujętych we wnioskach o płatność z dokumentami księgowymi, zapisami księgowymi, wyciągami bankowymi. Monitorowanie zgodności realizacji projektu z zawartą umową (np. harmonogram realizacji projektu, wskaźniki realizacji celów projektu: wskaźniki produktu i wskaźniki rezultatu). Prowadzenie działań informacyjnych i promocyjnych. Archiwizowanie dokumentacji związanej z realizacją projektu Źródło: opracowanie własne.

Procedura audytu projektów fi nansowanych z funduszy unijnych 323 3. Identyfikacja ryzyka zadania audytowego projektu finansowanego z funduszy unijnych Do identyfikacji ryzyka można zastosować metodę identyfikacji systemowej, w której oceniany jest wpływ wszystkich czynników ryzyka możliwych do zidentyfikowania 3. Zidentyfikowano następujące kategorie ryzyka: 1. Ryzyko operacyjne: a) uzyskanie negatywnej oceny wniosku z powodu braków formalnych (zły druk, brak wymaganych podpisów na wniosku, przekroczenie terminu złożenia wniosku), b) uzyskanie negatywnej oceny wniosku z powodów merytorycznych, c) przygotowanie wniosku, który nie będzie mógł być zrealizowany, d) naruszenie przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych nieuzyskanie refundacji części poniesionych wydatków lub wstrzymanie finansowania projektu, e) niezrealizowanie celu projektu/nieosiągnięcie zakładanych wskaźników realizacji celów projektu nieuzyskanie refundacji poniesionych wydatków/konieczność zwrotu przyznanych środków. 2. Ryzyko strategiczne: a) rozwiązanie umów przez Instytucję Pośredniczącą/Wdrażającą i konieczność zwrotu środków finansowych wykorzystanych niezgodnie z przeznaczeniem, bez zachowania obowiązujących procedur, wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, b) wykluczenie prawa do otrzymywania środków z funduszy strukturalnych przez okres 3 lat od dnia dokonania zwrotu środków wykorzystanych niezgodnie z przeznaczeniem, c) naruszenie dyscypliny finansów publicznych. Ponieważ większość zidentyfikowanych kategorii ryzyka dotyczy etapu realizacji umowy o dofinansowanie projektu i raportowania realizacji projektu, audytor wewnętrzny skoncentruje swoje działania na tym elemencie procesu. W związku z powyższym należy w szczególności zbadać: czy prowadzona jest odrębna ewidencja księgowa dla projektu, czy wydatki ponoszone są z wyodrębnionego rachunku bankowego, 3 Audyt wewnętrzny w sektorze publicznym, Materiały szkoleniowe Ernst & Young, Szkolenia, Warszawa 2002, s. 20 56.

324 Przemysław Łagodzki kwalifikowalność wydatków, zwłaszcza w aspekcie stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych i sposób ich dokumentowania, zgodność kwot ujętych we wnioskach o płatność z dokumentami księgowymi, zapisami księgowymi, wyciągami bankowymi, monitorowanie zgodności realizacji projektu z zawartą umową (np. harmonogram realizacji projektu, wskaźniki realizacji celów projektu: wskaźniki produktu i wskaźniki rezultatu), terminowość i rzetelność składanych sprawozdań, prowadzenie działań informacyjnych i promocyjnych, archiwizowanie dokumentacji związanej z realizacją projektu. Podczas przeprowadzania analizy ryzyka wzięto pod uwagę następujące regulacje prawne. Regulacje prawne stosowane w analizie ryzyka przedstawiono w tabeli 4. Regulacje prawne w zakresie analizy ryzyka Tabela 4 Lp 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Wyszczególnienie Ustawa z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2005 r., nr 249, poz. 2104 ze zm.). Ustawa z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz.U. z 2005 r., nr 14, poz. 114, ze zm.). Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2006 r., nr 164, poz. 1163 ze zm.). Rozporządzenie (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1783/1999. Rozporządzenie (WE) nr 1081/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Społecznego i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1784/1999. Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1260/1999. Fundusze strukturalne wiadomości podstawowe informacje ze strony internetowej www. funduszestrukturalne.gov.pl. Ogólne zasady wdrażania funduszy strukturalnych w Polsce. Podręcznik dla Instytucji Zarządzających, Pośredniczących i potencjalnych Beneficjentów programów realizowanych z udziałem funduszy strukturalnych, opracowany przez Ministerstwo Gospodarki i Pracy, Warszawa, lipiec 2004 r. Zarządzenie dyrektora jednostki ABC w sprawie Regulaminu organizacyjnego.... Zarządzenie dyrektora jednostki ABC w sprawie wprowadzenia Trybu postępowania w procesie realizacji projektów finansowanych ze środków funduszy strukturalnych. Wykaz projektów realizowanych w jednostce ABC w ramach funduszy strukturalnych, przygotowany przez kierownika Działu Obsługi Funduszy Strukturalnych Źródło: opracowanie własne.

Procedura audytu projektów fi nansowanych z funduszy unijnych 325 4. Przykład procedury audytu projektu finansowanego z funduszy unijnych Na wykonanie zadania audytowego przewidziano łącznie 20 dni, z tego: faza planowania: 3 dni (analiza ryzyka, program zadania audytowego, przygotowanie ścieżki audytu, zaplanowanie testów zgodności i testów rzeczywistych), faza wykonywania: 15 dni (wykonywanie zaplanowanych czynności audytowych), faza sprawozdawczości: 2 dni (sprawozdanie wstępne, narada zamykająca i sprawozdanie końcowe). Terminy przeprowadzania poszczególnych czynności audytowych zostaną uzgodnione z przedstawicielem audytowanych jednostek/komórek organizacyjnych podczas narady otwierającej audyt wewnętrzny. Podczas przeprowadzania zadania audytowego wykorzystano następujące dokumenty robocze: program pracy, program zadania audytowego, ścieżkę audytu, protokoły przyjęcia wyjaśnienia, pisma służbowe. Audytor wewnętrzny wykonywał testy: przeglądowe: ścieżkę audytu diagram, zgodności: przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego m.in. ogłoszenia, SIWZ, protokół z postępowania, przesłanie informacji do właściwej instytucji, składanie sprawozdań, wnioski o płatność, ewidencja księgowa, wyciągi bankowe i faktury, dokumenty finansowo-księgowe opisywanie faktur, realizacja harmonogramu rzeczowo-finansowego, oznakowanie dokumentów promocja i reklama. Testy zgodności przeprowadza się w celu uzyskania wystarczających dowodów, że w badanym systemie są stosowane mechanizmy kontroli. Inaczej mówiąc, testy zgodności dostarczają dowodów, czy zarządzanie i procedury kontrolne w badanym obszarze funkcjonują zgodnie z założeniami oraz czy są efektywne. Dzięki testowi zgodności audytor uzyskuje dowody na przestrzeganie procedur. W przypadku stwierdzenia, że na danym mechanizmie systemu kontroli nie można polegać, audytor powinien rozważyć, czy należy przeprowadzić test zgodności. Ocenie podlega system kontroli, a nie wartość transakcji. Po stwierdzeniu

326 Przemysław Łagodzki odstępstwa audytor ocenia jego istotność. W badanej jednostce przeprowadzono następujące testy zgodności: a) test zgodności Finanse i księgowość, b) test zgodności Zamówienia publiczne, c) test zgodności Monitoring rzeczowy i finansowy, d) test zgodności Promocja. Celem testu zgodności Finanse i księgowość jest sprawdzenie, czy finansowa realizacja projektu odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i z zawartą umową oraz złożonym wnioskiem aplikacyjnym. Przeprowadzając niniejszy test, audytor wewnętrzny zapoznaje się z: fakturami, rachunkami i innymi równoważnymi dokumentami finansowymi oraz umowami zawartymi z wykonawcami, harmonogramami płatności i zestawieniami poniesionych wydatków. Szczegółowy zakres testu powinien umożliwić odpowiedzi na pytania: 1. Czy zgodnie z zawartą umową o dofinansowanie projektu, wydatki ponoszone są z wyodrębnionego rachunku bankowego i czy jest prowadzona odrębna ewidencja księgowa dla projektu? 2. Czy faktury i inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej są opisywane w prawidłowy sposób? 3. Czy zakupione środki trwałe zostały wpisane na stan środków trwałych? 4. Czy złożono do Instytucji Wdrażającej wniosek o płatność (wraz z załącznikami)? 5. Czy złożono do Instytucji Wdrażającej harmonogram płatności? 6. Czy złożono do Instytucji Wdrażającej zestawienie poniesionych wydatków? Przeprowadzone w teście badania wykazały, że: 1. Zgodnie z zawartą umową o dofinansowanie projektu, wydatki ponoszone są z wyodrębnionego rachunku bankowego i jest prowadzona odrębna ewidencja księgowa dla projektu. 2. Faktury i inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej są opisywane w prawidłowy sposób. 3. Faktury były opłacane w terminie określonym na fakturze. 4. Zakupione środki trwałe zostały wpisane na stan środków trwałych, wystawiono dokument OT. 5. Jednostka złożyła 4 wnioski o płatność do Instytucji Wdrażającej.

Procedura audytu projektów fi nansowanych z funduszy unijnych 327 6. Jednostka złożyła do Instytucji Wdrażającej harmonogramy płatności. 7. Kontrole przeprowadzały upoważnione do tego osoby i potwierdzały ten fakt własnoręcznym podpisem. Celem testu zgodności Zamówienia publiczne jest sprawdzenie, czy podczas zakupów w ramach projektu realizowanego w badanej jednostce przestrzegano przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych odnośnie do: specyfikacji istotnych warunków zamówienia, ogłoszeń, wykluczania wykonawcy, odrzucania ofert, wyboru najkorzystniejszej oferty albo unieważnienia postępowania i rozpatrywania protestów. Przeprowadzając niniejszy test, audytor wewnętrzny zapoznał się z treścią specyfikacji istotnych warunków zamówienia, ogłoszeń, treścią ofert, oświadczeń i innych dokumentów składanych przez wykonawców, treścią protokołu z postępowania oraz treścią ewentualnych protestów i odpowiedzi na nie. Zakres testu zgodności Zamówienia publiczne powinien umożliwić odpowiedzi na pytania: 1. Czy wyboru najkorzystniejszej oferty dokonano zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych? 2. Czy sporządzono protokół z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego? 3. Czy przesłano do Instytucji Wdrażającej dokumenty dotyczące postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, których przesłanie jest wymagane przepisami zawartej umowy o dofinansowanie projektu, względnie których zażądała Instytucja Wdrażająca? Przeprowadzone w teście badania wykazały, że: 1. Wyboru najkorzystniejszej oferty w postępowaniu przeprowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego dokonano zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych. 2. Zamówienie publiczne na materiały zamówienia wyłączone ze stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych art. 4 pkt 8 (wartość zamówienia poniżej 14 000 euro). 3. Przeprowadzone badania wykazały, że w postępowaniu przeprowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego sporządzono protokół z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. 4. Kontrole przewidziane w procesie były wykonywane, jednak muszą być wzmocnione. Celem testu zgodności Monitoring rzeczowy i finansowy jest sprawdzenie, czy kierownik projektu realizował obowiązki sprawozdawcze wynikające z pod-

328 Przemysław Łagodzki pisanej umowy o dofinansowanie projektu i złożonego wniosku aplikacyjnego oraz czy składane sprawozdania były terminowe i rzetelne. Przeprowadzając niniejszy test, audytor wewnętrzny zapoznał się z treścią: umowy o dofinansowanie projektu, a także z następującymi dokumentami: harmonogram płatności, prognoza wydatków na bieżący rok budżetowy i na rok następny, sprawozdania okresowe i roczne składane przez kierownika projektu. Przeprowadzone w teście badania wykazały, że: 1. Kierownik projektu, zgodnie z zawartą umową, składał do Instytucji Wdrażającej sprawozdania okresowe (półroczne) i roczne. 2. Sprawozdania złożono w terminie. 3. Kontrole przewidziane w wewnętrznych procedurach były przeprowadzane, ale wymagają wzmocnienia. Celem testu zgodności Promocja jest sprawdzenie, czy jednostka realizuje swoje obowiązki związane z promocją projektu, które wynikają z wniosku o dofinansowanie realizacji projektu, z zawartej umowy o dofinansowanie projektu oraz obowiązujących przepisów i wytycznych. Audytor dokonał lustracji miejsca realizacji projektu i zakupionego sprzętu, a także strony internetowej jednostki. Podczas przeprowadzania testu sprawdzono w szczególności: 1. Czy na dokumentach sporządzanych w związku z realizacją projektu znajduje się logo Unii Europejskiej, logo Programu (Unia dla Przedsiębiorczych Konkurencyjność) oraz informacja o współfinansowaniu projektu przez UE ze środków EFRR. 2. Czy zakupiony sprzęt został oznaczony logo Unii Europejskiej, logo Programu (Unia dla Przedsiębiorczych Konkurencyjność) oraz informacją o współfinansowaniu projektu przez UE ze środków EFRR. 3. Czy miejsce realizacji projektu jest oznaczone logo Unii Europejskiej, logo Programu (Unia dla Przedsiębiorczych Konkurencyjność) oraz informacją o współfinansowaniu projektu przez UE ze środków EFRR. Przeprowadzone badania wykazały, że: 1. Na dokumentach sporządzanych w związku z realizacją projektu znajduje się logo Unii Europejskiej, logo Programu (Unia dla Przedsiębiorczych Konkurencyjność) oraz informacja o współfinansowaniu projektu przez UE ze środków EFRR.

Procedura audytu projektów fi nansowanych z funduszy unijnych 329 2. Zakupiony sprzęt został oznaczony logo Unii Europejskiej, logo Programu (Unia dla Przedsiębiorczych Konkurencyjność) oraz informacją o współfinansowaniu projektu przez UE ze środków EFRR. 3. Miejsce realizacji projektu jest oznaczone logo Unii Europejskiej, logo Programu (Unia dla Przedsiębiorczych Konkurencyjność) oraz informacją o współfinansowaniu projektu przez UE ze środków EFRR. 4. Kontrole przewidziane w wewnętrznych procedurach były przeprowadzane i były skuteczne. Uwagi końcowe Podczas przeprowadzania procedury audytu projektów finansowanych z funduszy unijnych stwierdzono, że cele przewidziane do osiągnięcia w projekcie i wskaźniki realizacji celów określane są na zbyt wysokim poziomie, co sprawia, że są one niemożliwe lub bardzo trudne do osiągnięcia w przewidywanym czasie. Audytor stwierdził zagrożenie terminowej realizacji pełnego zakresu prac objętych badanym projektem. Ponadto audytor zwrócił uwagę na właściwe stosowanie procedur regulowanych ustawą Prawo zamówień publicznych. Wydatki poniesione niezgodnie z przepisami tejże ustawy są wydatkami niekwalifikowanymi. Audytor stwierdził naruszenia niektórych przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych, jednak przypadki te nie miały wpływu na wybór najkorzystniejszych ofert. Wątpliwości wzbudził także obieg informacji i dokumentów w tym procesie. Audytor zwrócił uwagę na zbyt długi czas podpisywania umów, które zawiera jednostka z wykonawcami. Audytor stwierdził także przypadek nieuzgodnienia treści korespondencji zewnętrznej wychodzącej z pracownikami merytorycznych komórek administracji centralnej. Literatura Audyt wewnętrzny w sektorze publicznym, Materiały szkoleniowe Ernst & Young, Szkolenia, Warszawa 2002. Babuśka E: Audyt wewnętrzny w zarządzaniu przedsiębiorstwem, w: Controlling i audyt w usprawnianiu zarządzania, red. K.Winiarska, WNUS, Szczecin 2005. Czerwiński K.: Książka procedur audytu wewnętrznego, materiały niepublikowane, Warszawa 2002.

330 Przemysław Łagodzki PROCEDURE OF AUDIT OF PROJECT FROM UNION FUNDS SPONSORED Summary This article presents chosen questions in abstract from union funds concerning audit project sponsored. Particularly, it call attention on periods of audit work with taking into consideration analysis of risk and in range carried tests of correspondence public orders, accounting, financial monitoring objectively and promotion. Translated by Przemysław Łagodzki