UCHWAŁA ZARZĄDU STOWARZYSZENIA POLITES z dnia 2 stycznia 2014 r. w sprawie procedur finansowych obowiązujących w roku 2014 Na podstawie 25 ust. 2 pkt 6 Statutu Stowarzyszenia POLITES z siedzibą w Szczecinie, Zarząd Stowarzyszenia POLITES uchwala, co następuje: 1 Przyjmuje się Procedury finansowe na rok 2014 w brzmieniu stanowiącym załącznik do niniejszej uchwały. Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia. 2 Pieczęć organizacji: Podpisy osób upoważnionych:
Procedury finansowe na rok 2014 Obowiązki osoby odpowiadającej za finanse w projekcie: W przypadku składania wniosku o fundusze: Przed złożeniem wniosku: przygotować kosztorys dla planowanego projektu wraz z uwzględnieniem kosztów funkcjonowania biura koszty telefonów, internetu, najmu lokalu, energii elektrycznej (te ostatnie po konsultacji z Zarządem) oraz kosztów prowadzenia księgowości (Księgowość projektowa: kwota za księgowość jest ustalana dla każdego z projektów oddzielnie i zależy od ilości operacji księgowych oraz rodzaju operacji (im więcej umów zlecenia/dzieło/o pracę) tym większe koszty, które należy wpisać do formularza wniosku o fundusze) Po akceptacji wniosku: przygotować harmonogram dokonywania wydatków z dotacji; obowiązkowo przygotować tabelę w Excelu służącą bieżącemu zapisywaniu kosztów realizacji projektu; przeczytać zasady rozliczania zawarte w umowie i raporcie finansowym; zaraz po podpisaniu wysłać księgowej skan umowy o dofinansowanie (a jeśli nie jest częścią umowy) również stronę z kosztorysem. W przypadku, gdy dotacja przyznana jest przez FRSE w EURO wysłać również skan/pdf pisma informującego o kursie EURO przyjętym do rozliczeń; na BIEŻĄCO (zgodnie z harmonogramem) dokonywać zakupów w ramach projektu; dbać o to, żeby pieniądze w projekcie były wydane w czasie umowy i zgodnie z określonymi w niej zasadami opisywać i podpisywać merytorycznie faktury i rachunki zgodnie z wytycznym z umowy o dofinansowanie; przekazywać faktury i rachunki do opłacenia zostawiając je na półce osoby dokonującej przelewów i informując mailowo o konieczności dokonania opłat (do maila można załączać skany faktur i rachunków do opłacenia) na bieżąco wpisywać ponoszone koszty do tabelki w Excelu po zaksięgowaniu przez księgową faktur i rachunków z danego miesiąca porównywać tabelkę z zestawieniem w księgach rachunkowych (jeśli zestawienia są od siebie różne należy je ujednolicić skorygować błędy).
Po zakończeniu realizacji projektu przygotować sprawozdania finansowe i wysłać je do grantodawcy dopiero po weryfikacji z księgowym czy zapisy w księgach rachunkowych i sprawozdaniu są jednolite (jeśli zestawienia są od siebie różne należy je wspólnie z księgowym ujednolicić skorygować błędy) oraz po weryfikacji Zarządu, co wynika z uchwały dotyczącej polityki zarządzania projektami. jeżeli konieczne jest dokonanie zwrotu środków na konto grantodawcy przesłać do osoby dokonującej przelewów mailowo informację o kwocie do zwrotu wraz z podaniem nazwy oraz nr konta instytucji na rzecz której należy dokonać zwrotu. W przypadku zawierania z inną organizacją umowy partnerskiej (dotyczy przede wszystkim EVS): Przed złożeniem wniosku: uzgodnić podział dotacji oraz termin i sposób rozliczania się z partnerem Po akceptacji umowy: zadbać o podpisanie umowy partnerskiej dotyczącej realizowanego projektu podpisać z wolontariuszem porozumienie o wolontariacie z oddelegowaniem do pracy w innej organizacji po otrzymaniu płatności poprosić Zarząd o wystawienie faktury na ustaloną z partnerem kwotę i wysłać go do partnera dbać o dotrzymanie przez partnera zobowiązań wynikających z przyjętych ustaleń (dokonanie płatności na konto Stowarzyszenia) poprzez regularne przypominanie o konieczności zapłaty obowiązkowo przygotować tabelę w Excelu służącą bieżącemu zapisywaniu kosztów realizacji projektu dbać o to, żeby pieniądze w projekcie były wydane w czasie trwania projektu opisywać i podpisywać merytorycznie faktury i rachunki na bieżąco wpisywać ponoszone koszty do tabelki w Excelu przekazywać faktury i rachunki do opłacenia zostawiając je na półce osoby dokonującej przelewów i informując mailowo o konieczności dokonania opłat (do maila można załączać skany faktur i rachunków do opłacenia) po zaksięgowaniu przez księgową faktur i rachunków z danego miesiąca porównywać tabelkę w z zestawieniem w księgach rachunkowych (jeśli zestawienia są od siebie różne należy je ujednolicić skorygować błędy) oraz po weryfikacji Zarządu, co wynika z uchwały dotyczącej polityki zarządzania projektami..
W praktyce oznacza to, że zadań osoby odpowiedzialnej za finanse w projekcie należy terminowa realizacja założeń kosztorysu i harmonogramu. Osoba odpowiadająca za realizację projektu jest zobowiązana do zapoznania się ze obowiązkami Stowarzyszenia określonymi w umowie (czas wydawania środków, możliwe przesunięcia w kosztorysie, wymogi dotyczące opisu dokumentów księgowych, wymogi dotyczące treści na opisywanych dokumentach). Dokonuje zakupów towarów i usług. Przygotowuje umowy związane z realizacją projektu. W celu zapewnienia jak największej przejrzystości polityce finansowej Stowarzyszenia zaleca się, aby, gdy tylko to możliwe, dokonywać zakupów za pomocą faktur przelewowych. W innych sytuacjach istnieje możliwość dokonywania zakupów za pomocą zaliczek rozliczanych w ciągu 7 dni od ich pobrania. Obowiązki koordynatora umowy o dzieło, umowy zlecenia Wyjątkowym działaniem, związanym z obowiązkami wobec ZUS oraz Urzędu Skarbowego jest podpisywanie przez Stowarzyszenie umów o pracę, umów zlecenia oraz umów o dzieło. W związku z tym każdorazowe przygotowywanie tego typu umowy wymaga otrzymania od osoby, z którą podpisujemy umowy odpowiedniego formularza z danymi, które przekazujemy pocztą elektroniczną księgowej (wzory kwestionariuszy znajdują się w Wuali). Wraz z kwestionariuszem przekazujemy umowę wraz z prośbą o nadanie jej numeru. Należy to zrobić jeszcze przed rozpoczęciem wykonywania pracy przez osobę, którą zatrudniamy (przed początkiem obowiązywania umowy). Bardzo często księgowa ma tylko 7 dni, by o fakcie zawarcia umowy zawiadomić ZUS.
Wysokość wynagrodzenia: Wysokość wynagrodzenia z tytułu umów zlecenia oraz umowy o dzieło zależy od sytuacji osoby, z którą podpisujemy umowę (czy jest studentką, czy ma umowę o pracę, czy jest zatrudniona w stowarzyszeniu, itp.). Jeśli nie jest objęta obowiązkowym ubezpieczeniem z innego tytułu lub jest już zatrudniona w Stowarzyszeniu mamy obowiązek pokryć koszty składki społecznej oraz FP i FGŚP pojawiają się koszty pracodawcy, co obniża wysokość wynagrodzenia brutto (koszty pracodawcy należy również pokryć wtedy z otrzymanej dotacji). W takim wypadku o wyliczenie kwoty brutto należy poprosić księgową. Decydując się na przygotowanie umowy o dzieło lub zlecenie osoba przygotowująca umowę powinna mieć świadomość różnic między nimi. Umowę należy podpisać koniecznie przed rozpoczęciem wykonywania pracy przez daną osobę. W przypadku umowy o dzieło konieczne jest, aby pod umowę podpięte było dzieło wykonane przez wykonawcę. Wypłata wynagrodzenia: Wypłata wynagrodzenia następuje na podstawie rachunku do umowy, którego termin wystawienia powinien zostać określony w umowie. W przypadku umowy o dzieło rachunek wystawia się po wykonaniu dzieła. W przypadku umowy zlecenie rachunki wystawia się zgodnie z zapisami określonymi w umowie, np. jednorazowo po wykonaniu zlecenia albo w każdorazowo każdym miesiącu. O rachunek, który przed dokonaniem przelewu musi podpisać Wykonawca/Zleceniobiorca, należy poprosić księgową. Podpisany rachunek należy opisać i podpisać pod względem merytorycznym a następnie przekazać do opłacenia osobie dokonującej przelewów. Uwaga każdy taki rachunek musi być opłacony w miesiącu, w którym został wystawiony przez księgową. O konieczności dokonania przelewu należy poinformować osobę dokonującą przelewów mailowo dołączając do maila skan rachunku. W przypadku długoterminowych umów zlecenia należy również na bieżąco monitorować sytuację Zleceniobiorcy bo, gdy student kończy studia albo bezrobotny znajduję pracę wpływa to na wysokość wynagrodzenia. Osoby zatrudnione w stowarzyszeniu na umowę o pracę są zgodnie z prawem objęte WSZYSTKIMI SKŁADKAMI ZUS w przypadku podpisywania z nimi zarówno umów zlecenia jak i umów o dzieło.
Umowy z osobami prowadzącymi działalność gospodarczą Podpisujemy je bardzo rzadko a z takimi osobami rozliczenie następuje zwykle za faktury. Koszty podróży w projektach dofinansowanych przez FRSE (Młodzież w działaniu) W związku z nowymi zasadami rozliczeń kosztów podróży w programie Młodzież w działaniu zmienia się zasada opisywania biletów w projektach realizowanych ze środków z tego źródła. W związku z koniecznością rozliczania i przedstawiania każdego biletu skalkulowanego oddzielnie wraz ze wskazaniem poziomu dofinansowania (70%, 90% lub 100%) każdy bilet należy opisać oddzielnie a dodatkowo na potrzeby księgowości podłączyć formularz rozliczenia kosztów podróży. Jeśli to możliwe warto rozliczeń podróży dokonywać wpisując je bezpośrednio do generatora FRSE OnLine. Wszystkie osoby odpowiadające za finanse w danych projektach powinny być w ciągłym kontakcie z księgową Anną Rajczuk, e-mail: a.rajczuk@centrumbiznesu.it tel: +48 91 882 88 15. Opisane dokumenty koordynatorzy pozostawiają na półce osoby dokonującej płatności. Wątpliwości związane z procedurami można na bieżąco wyjaśniać czasie spotkań biurowych, walnych zebrań członków oraz mailowo i telefonicznie. Konsekwencje związane z procedurami: Procedury wskazane w tym dokumencie obowiązują do odwołania. Każda osoba ma bezwzględny obowiązek ich przestrzegania. W przypadku nieprzestrzegania procedur: Zarząd ostrzega daną osobę w przypadku pierwszego złamania procedury i jeśli to niezbędne przeprowadza konsultacje lub mini-szkolenie dla osoby, która nie przestrzegała procedur. Zarząd pozbawia funkcji koordynatora danego projektu oraz pozbawia możliwości koordynowania kolejnych projektów przez okres 6 miesięcy w przypadku kolejnego złamania procedur.