Odpowiedzi na pytania Oferentów Znak: 2/2015/EU Radłów, dnia 13.02.2015 r. Dotyczy: Postępowania o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego na Wykonanie prac wdrożeniowych dotyczących stworzenia oraz uruchomienia e-usług świadczonych przez 5 JST: Wierzchosławice, Pleśna, Radłów, Szczurowa, Zakliczyn. W związku z otrzymaniem wniosków o wyjaśnienie treści Zapytania ofertowego w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonym w trybie art. 4 pkt. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz. u. z 2013, poz. 907) na Wykonanie prac wdrożeniowych dotyczących stworzenia oraz uruchomienia e-usług świadczonych przez 5 JST: Wierzchosławice, Pleśna, Radłów, Szczurowa, Zakliczyn, Zamawiający Gmina Radłów, przedstawia odpowiedzi na złożone pytania. Pytanie 1. Dotyczy: Część I. pkt. 3.1 Budowa formularzy w środowisku budowy aplikacji na platformie epuap : Wszystkie formularze elektroniczne Wykonawca przygotuje z należytą starannością tak aby pola do uzupełnienia w tych formularzach zgadzały się z polami formularzy w formacie MS Word/PDF ( ) Prosimy o potwierdzenie, iż ze względu na - w ocenie Wykonawcy - bardzo krótki czas, przewidziany na realizację przedmiotu zamówienia (zwłaszcza w hipotetycznej sytuacji uzyskania przez Wykonawcę wyłącznie I części Zamówienia), Zamawiający przekaże Wykonawcy formularze w formacie MS Word/PDF (każdego z Partnerów Projektu) niezwłocznie po podpisaniu umowy, tj. w dniu podpisania umowy? W związku ze zmianą zamówienia Zamawiający uznaje pytanie za nieaktualne. Opracowanie karty usług wraz z opisem usług i formularze elektroniczne, zgodnie z właściwymi przepisami prawa, zostało włączone do przedmiotu zamówienia. Pytanie 2. Dotyczy: Część I. 3.1 Budowa formularzy w środowisku budowy aplikacji na platformie epuap Formularze muszą zapewnić walidację wprowadzonych danych po stronie klienta i serwera zgodnie z walidacją zawartą w schemacie dokumentu ( ) Prosimy o potwierdzenie, iż w przekazywanych Wykonawcy formularzach w formacie MS Word/PDF będzie określona walidacja dla poszczególnych elementów dokumentu umożliwiająca spełnienie wymagań Zamawiającego? Wykonawca zwraca uwagę iż czas na hipotetyczną realizację części pierwszej Zamówienia w sytuacji wyboru oferty oraz podpisania w tym samym dniu umowy na realizację wynosi 8 dni roboczych wliczając dzień składania ofert. W sytuacji obowiązku konsultacji i uzyskiwania danych od poszczególnych Partnerów a to oznacza, iż realizacja I części zamówienia terminowo i należycie może być zagrożona bardzo dużym ryzykiem. 1. Czy Zamawiający zapewnia pełne wsparcie Wykonawcy w przekazywaniu stosowanych informacji i Zamawiający nimi dysponuje i przekaże je w dniu podpisania umowy? 2. Co w sytuacji gdy na realizację będzie 8 dni a Zamawiający przekaże dopiero po 10 dniach? W związku z tym, iż formularze opracuje Wykonawca Zamawiający uznaje pytanie za nieaktualne
Pytanie 3. Dotyczy: Część I. 3.1 Budowa formularzy w środowisku budowy aplikacji na platformie epuap Każdy opracowany formularz w postaci pliku XML powinien zostać przekazany Zamawiającemu oraz pozostałym 4 JST w celu dokonania sprawdzenia oraz wykonania przez JST testów na formularzu ( ) W ocenie doświadczonego Wykonawcy, mającego w swoim doświadczeniu największą ilość opublikowanych (opracowanych przez Wykonawcę) wzorów w CRD oraz uruchomionych usług na platformie epuap - jedyne testy na formularzach powinny być przeprowadzone w środowisku uruchomieniowym, którym jest platforma epuap. Wiąże się to z kompleksową konfiguracją usługi składającej się z Formularza odwołującego się do wzoru opublikowanego w CRD lub dostępnego w zasobach lokalnego repozytorium, opisu usługi dostępnego w epuap oraz karty usługi. Czy Zamawiający podając termin realizacji zamówienia CZEŚCI I tj. 28 lutego 2015 r. (w przypadku wyboru innego Wykonawcy CZEŚCI I oraz innego Wykonawcy CZĘŚCI II) oszacował czas jaki zajmie mu wykonanie testów oraz oszacował czas poprawy błędów przez potencjalnego Wykonawcę części I, wynikających z przeprowadzonych testów? Jeżeli tak to prosimy o podanie ilości dni przeznaczonych na wykonanie testów oraz na poprawę ewentualnych błędów przez Wykonawcę części I? Termin realizacji zadania został wydłużony w związku z tym, Zamawiający uznaje pytanie częściowo za nieaktualne. Czas przeznaczony na usuniecie ewentualnych usterek przez Wykonawcę części I wynosi 5 dni roboczych. Pytanie 4. Dotyczy: Część I. 3.2 Przygotowanie wzorów dokumentów i przesłanie ich do Centralnego Repozytorium Dokumentów w celu akceptacji 1. Czy Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany swojego (oraz Partnerów) formularza w formacie MS Word/PDF tak, aby został dostosowany do wzoru opublikowanego w CRD w przypadku gdy formularz przekazany Potencjalnemu Wykonawcy przez Zamawiającego nie będzie pasował do już opublikowanego wzoru w CRD? Jeżeli nie, to czy aby na pewno Zamawiający oszacował odpowiedni czas na realizację przedmiotu zamówienia uwzględniając przygotowanie przez Potencjalnego Wykonawcę nowego wzoru, który zgodnie z zapisem w pkt. 3.2. Wszystkie opracowane w ramach niniejszego zapytania ofertowego dokumenty muszą zostać opublikowane w CRD musi zostać opublikowany w CRD. Wykonawca zwraca uwagę iż publikacja wzorów w CRD trwa kilka miesięcy, co może znacznie wpłynąć na termin realizacji zamówienia. Wzory bowiem mogą zostać opublikowane po terminie wyznaczonym w zapytaniu ofertowym tj. 28 lutego 2015 r., a potencjalny Wykonawca nie będzie miał wpływu na przyspieszenie procesu publikacji wzoru w CRD. 2. W związku z powyższym czy Zamawiający dopuści uruchomienie usług w oparciu o wzory zamieszczone w repozytorium lokalnym? Wykonawca pragnie zwrócić uwagę iż w jego ocenie usługi elektroniczne nie opierające się o wzory opublikowane w CRD nie powinny być uruchomione dla użytku publicznego. W związku ze zmianą zamówienia Zamawiający uznaje pytanie za nieaktualne
Pytanie 5. Dotyczy: Część II. pkt. 1.1. Przygotowanie oraz instalacja aplikacji na platformie epuap Prosimy o informację, czy Zamawiający bierze pod uwagę iż CZĘŚĆ I zamówienia ma istotny wpływ na realizację CZĘSCI II zamówienia? W przypadku wykonywania jednej części zamówienia przez innego Wykonawcę, a drugiej przez innego, błędy popełnione w trakcie realizacji CZEŚCI I (wykryte podczas wykonywania CZĘŚCI II, a nie wykryte podczas testów przez Zamawiającego lub przez organ publikujący wzory w CRD) mogą skutkować na wydłużeniu realizacji, bądź braku możliwości zrealizowania Części II zamówienia z przyczyn nie leżących po stronie Wykonawcy CZĘSCI II. Wykonawca pragnie zauważyć iż nie można ponosić odpowiedzialności za błędy wykonane przez inny podmiot. W jaki sposób Zamawiający w hipotetycznej sytuacji uzyskania części II zamówienia Zamawiający zapewni możliwość realizacji przez Wykonawcę II części zamówienia, w sytuacji gdy: a. Zamawiający nie ma wpływu na datę publikacji wzorów w CRD. b. Co w sytuacji gdy wzory w CRD zostaną opublikowane po 30 czerwca 2015 r.? c. Wykonawca I części zamówienia przekroczy czas realizacji? Czy w związku w powyższym Zamawiający zmieni zapis i wykluczy możliwość złożenia ofert częściowych? Zamówienie w zakresie obu części zostało połączone. Pytanie 6. Dotyczy: Część II. pkt. 1.1. Przygotowanie oraz instalacja aplikacji na platformie epuap Bazując na opracowanych w CRD wzorach dokumentów elektronicznych oraz opracowanych na platformie epuap formularzach elektronicznych Wykonawca przygotuje do instalacji aplikacje; ( ) Czy Zamawiający pod pojęciem OPRACOWANYCH ma na myśli opublikowanych. Jeżeli tak to proszę o wyjaśnienie, co w przypadku gdy wzory nie będą opracowane na CRD biorąc pod uwagę iż czas publikacji nowego wzoru na CRD trwa kilka miesięcy, a termin realizacji CZĘŚCI II zamówienia upływa 31 marca 2015 r.? W związku z powyższym zapisem Wykonawca zwraca się z prośbą o informację czy Zamawiający dopuści uruchomienia usług w oparciu o bazę wzorów z repozytorium lokalnego? Zamawiający dopuszcza stworzenie jedynie formularzy opartych na wzorach opublikowanych w CRD to wynika z dokumentacji i założeń projektu. Pytanie 7. Dotyczy: Część II. pkt. 1.2. Umieszczenie opisów usług 5 JST na platformie epuap W związku z ww. zapisem Wykonawca informuje iż zgodnie z prawem to li tylko wyłącznie podmiot publiczny przekazuje opisy usług do Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji (MAiC) w celu publikacji. Dodatkowo Wykonawca pragnie zauważyć iż publikacja opisów usług przez Ministerstwo Cyfryzacji i Administracji może potrwać nawet kilka miesięcy, co znacznie przedłuży okres realizacji zamówienia przez potencjalnego Wykonawcę, a w przypadku braku opublikowania opisu usługi Wykonawca nie jest w stanie uruchomić wymaganych przez Zamawiającego usług. Potencjalny Wykonawca zamówienia
nie może umieszczać opisów usług, przekazywać do publikacji oraz nie ma wpływu na ich treść i na ewentualne zmiany w opisach usług. Czy w związku z tym Zamawiający dopuszcza uruchomienie usług na bazie nieaktualnych opisów usług (w opisach umieszczone są np. nieaktualne akty prawne)? Czy może Wykonawca podczas realizacji CZEŚCI II zamówienia powinien czekać na poprawę opisów usług przez władny do tego go Podmiot? Jeżeli tak to proszę o informację w jakim czasie Zamawiający zapewni dokonanie przez władny do tego Podmiot poprawek, tak aby Wykonawca mógł zrealizować zamówienie zgodnie z terminami obowiązującym w zapytaniu ofertowym tj. 31 marca 2015 r.? Zamawiający nie dopuszcza, aby opisy usług były niezgodne z obowiązującym prawem. Pytanie 8. Dotyczy: Część II. pkt. 1.3. Przygotowanie i publikacja kart usług i połączenie ich z odpowiednimi opisami usług Z ostrożności, Wykonawca informuje Zamawiającego, iż karty usług nie podlegają publikacji, (publikuje się opisy usług oraz wzory). Za treść zawartą w kartach usług odpowiada tylko Zamawiający (Partnerzy). W związku ze zmianą zamówienia, Zamawiający uznaje pytanie za nieaktualne. Pytanie 9. Dotyczy: Część II. 1.4. Wymagania co do gwarancji Gwarancja obejmuje wszelkie usterki lub wady przedmiotu zamówienia( ) Wykonawca wyraża obawę, iż sformułowany zapis jest nieadekwatny do odpowiedzialności Wykonawcy tj. Wykonawca nie może być odpowiedzialny za usterki lub wady powstałe w wyniku nieprawidłowego działania/zmian itp. Platformy epuap, lub zmiana dokonana przez Radę Gminy (np. zmiana formularza) - w związku z tym prosimy o doprecyzowanie zapisu/zmiany zapisu: Gwarancja obejmuje wszelkie usterki lub wady przedmiotu zamówienia ( ). na: Gwarancja obejmuje wszelkie usterki lub wady przedmiotu zamówienia wynikające z winy bezpośrednio Wykonawcy odpowiedzialnego za realizację CZĘŚCI II zamówienia. Zamawiający nie będzie zmieniał treści zapytania w tym zakresie, jednocześnie Zamawiający rozumie jako gwarancję przedmiotu zamówienia, to co jest bezpośrednio w zakresie Wykonawcy a platforma epuap nie należy do tych zadań. Pytanie 10. Zamawiający wymaga aby wszystkie usługi zostały uruchomione na platformie epuap, prosimy o informację co Zamawiający zamierza zrobić w przypadku gdy platforma epuap nie będzie działać? Dla przykładu w dniu dzisiejszym tj. 5 lutego 2015 r. na platformie epuap nie działa funkcja umożliwiającą przesłanie wzoru publikacji w CRD przez co gdyby zamówienie realizowane było w dniu dzisiejszym dzień ten Wykonawca musiałby spisać na stratę, z przyczyny nie leżącej po stronie Wykonawcy.
1. Czy w świetle przedstawionych argumentów Zamawiający dopuszcza wydłużenie terminu realizacji zamówienia (obu części)? 2. Czy w świetle przedstawianych argumentów w ramach wszystkich 10 pytań Zamawiający nie mógłby podjąć decyzji o wydłużeniu realizacji całości zamówienia i zmienić ten termin w zapytaniu ofertowym? Termin realizacji zadania został wydłużony w związku z tym, Zamawiający uznaje pytanie za nieaktualne. Pytanie 11: Przedmiotem postępowania jest wykonania 15 e-formularzy, natomiast z wykazu usług wynika, że do wykonania jest 15 aplikacji w których ilość formularzy jest większa niż jeden. np. Gmina Pleśna: podatek rolny od osób prawnych, podatek leśny od osób prawnych, podatek od nieruchomości od osób prawnych. W tym przypadku jest 6 wzorów (Informacja i Deklaracja) do umieszczenia w CRWDE i utworzenie 9 e-formularzy (Informacja, Deklaracja i załącznik). W związku z tym proszę o doprecyzowanie ilości formularzy w postępowaniu. W związku z wprowadzonymi zmianami w zamówieniu, przedmiotem zamówienia będzie wykonanie i uruchomienie15e-usług na epuap. Liczba formularzy dla każdej usługi musi być zgodna z obowiązującymi przepisami i wzorami w danej gminie. Pytanie 12: Czy wszystkie uchwały dotyczące wzorów i e-formularzy i sposobu przesyłania do Urzędów są już uchwalone? A jeżeli tak, to proszę o link do ich treści w celu podejrzenia formularzy, które mają zostać utworzone w tym zapytaniu. Wykonawca przygotuje wzory zgodnie z wzorami przejętymi w danej gminie biorącej udział w projekcie. E-formularze mogą ulec zmianie podczas wykonywania usługi. Pytanie 13: Czy podpisanie protokołu końcowego nastąpi dopiero po umieszczeniu wzorów formularzy w CRWDE, czy w chwili przekazania ich do JST w celu umieszczenia w CRWDE? Podpisanie protokołu nastąpi w chwili umieszczenia wszystkich e-usługi na Platformie epuap. Pytanie 14: Proszę rozważyć połączenia obu zadań w jedno. Obecna forma zapytania z podziałem na dwie części może spowodować następujący problem: Firma wykonująca wzory nie bierze odpowiedzialności za prawidłową walidację w CRWDE. Dopiero w drugiej części jest ten wymóg. Jeżeli każą część zapytania będzie realizowany przez inny podmiot może to spowodować brak końcowej odpowiedzialności za stworzone wzory w przypadku negatywnej weryfikacji w CRWDE. W związku z wprowadzonymi zmianami w zamówieniu, zadania zostały połączone.