PricewaterhouseCoopers Sp. z o.o. dla Konkurs Ofert na zaprojektowanie docelowego modelu dystrybucji Chiesi Poland Sp. z o.o. Al. Jerozolimskie 134, 02-305 Warszawa Data wydania: 01.06.2016 r. Klauzula Poufności: Dokumentacja konkursowa jest własnością Chiesi Poland Sp. z o.o. Dokumentacja konkursowa nie może być powielana, pożyczana, przekazywana lub publikowana w jakiejkolwiek formie i w jakikolwiek sposób: w tym mechanicznie, elektronicznie, w formie fotokopii, nagrywana ani w żaden inny sposób bez uprzedniej pisemnej zgody Chiesi Poland Sp. z o.o. 1
Spis treści: 1. Cel i przedmiot konkursu ofert 2. Zakres konkursu 3. Definicje 4. Opis etapów konkursu 5. Zaproszenie do udziału w konkursie ofert 6. Załączniki: 6.1. Załącznik 1: Kwestionariusz 6.2. Załącznik 2: Umowa o zachowaniu poufności 2
1. Cel i przedmiot konkursu ofert Celem niniejszego konkursu ofert jest wyłonienie grupy dystrybutorów (hurtowni farmaceutycznych), którzy podejmą współpracę ze Spółką oraz w ramach kompleksowego procesu logistycznego zapewnią niezakłócony, ciągły i zgodny z wymaganiami DPD proces dystrybucji Produktów na terenie Rzeczypospolitej Polskiej. 2. Zakres konkursu 2.1. Zapytanie ofertowe dotyczy wyłonienia grupy hurtowni farmaceutycznych do obsługi procesu dystrybucji produktów leczniczych wytwarzanych w ramach Grupy Chiesi, które obecnie znajdują się lub znajdą się w przyszłości w obrocie na terenie Rzeczypospolitej Polskiej. Oferent w ramach umowy zapewni odpowiednie warunki niezakłóconej, ciągłej i zgodnej ze standardami DPD dystrybucji Produktów nabywanych od Chiesi. 2.2. Zapytanie ofertowe w dniu jego ogłoszenia obejmuje sprzedaż wszystkich Produktów Chiesi będących w Ofercie firmy. 2.3. Konkurs ofert skierowany jest wyłącznie do hurtowni farmaceutycznych posiadających zezwolenie na prowadzenie obrotu hurtowego produktami leczniczymi na terenie Rzeczypospolitej Polskiej. 3. Definicje Następujące terminy w niniejszym dokumencie mają następujące znaczenie: Zleceniodawca/Spółka/Chiesi Chiesi Poland sp. z o.o. Grupa Grupa Chiesi Oferta oferta katalogowa Grupy Chiesi. Produkt/Produkty Produkty lecznicze wytwarzane w ramach Grupy Chiesi będące przedmiotem obrotu na terytorium Polski. Dystrybutor/Hurtownia farmaceutyczna dowolny podmiot gospodarczy prowadzący hurtownię farmaceutyczną, który przystąpi do konkursu ofert. Oferent Dystrybutor, który złożył ofertę w odpowiedzi na niniejsze zapytanie ofertowe. GIF Główny Inspektor Farmaceutyczny. DPD Dobra Praktyka Dystrybucyjna. 3
4. Opis etapów konkursu Etap1: wysłanie zaproszenia do konkursu ofert 1. Publikacja dokumentów dotyczących konkursu ofert (tj. specyfikacji konkursu wraz z kwestionariuszem oraz wzorem umowy o zachowaniu poufności) na stronie Chiesi oraz równoległe wysłanie zaproszeń do udziału w konkursie do obecnych dystrybutorów Produktów: dn. 6.06.2016 r. 2. Przekazanie przez hurtownie do PricewaterhouseCoopers Sp. z o. o. odpowiedzi na niniejsze zapytanie ofertowe wraz z wypełnionym kwestionariuszem oraz wymaganymi oświadczeniami i dokumentami do 27.06.2016 r. Etap 2: rozstrzygnięcie konkursu ofert i wybór dystrybutorów: do 30.07.2016 r. 1. Selekcja ofert 2. Ocena ofert 3. Rozstrzygniecie konkursu 4. Komunikacja do zwycięzców konkursu 4
Zaproszenie do udziału w konkursie ofert (komunikacja do hurtowni) Warszawa, dnia 01.06.2016 r. ZAPROSZENIE DO KONKURSU Zapytanie Ofertowe i Specyfikacja nr LOG-002/06/2016 na wyłonienie hurtowni farmaceutycznych do obsługi procesu dystrybucji Produktów Chiesi na terytorium Polski. z dn. 01.06.2016 r. Szanowni Państwo, Z uwagi na zmianę modelu biznesowego Grupy w Polsce, począwszy od 1 stycznia 2017 r. Produkty dystrybuowane będą na polskim rynku przez Chiesi Poland Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, Al. Jerozolimskie 134, 02-305 Warszawa. Zamiarem Spółki jest, aby Produkty dystrybuowane były następnie za pośrednictwem niezależnych hurtowni farmaceutycznych zlokalizowanych na terenie RP. W związku z powyższym chcielibyśmy zaprosić Państwa do wzięcia udziału w konkursie ofert, w którym w ramach sformalizowanego procesu negocjacji wyłonimy dedykowanych do współpracy z Chiesi dystrybutorów (hurtownie farmaceutyczne) którzy obsługiwać będą proces dystrybucji Produktów w Polsce. Wyłonienie hurtowni farmaceutycznych, które współpracowały będą z Chiesi w powyższym zakresie nastąpi w dwóch etapach: ETAP 1 Wysłanie niniejszego zaproszenia do konkursu ofert wraz z: kwestionariuszem (zawierającym pytania skierowane do Dystrybutorów a dotyczące prowadzonej przez nich działalności w zakresie hurtowego obrotu produktami leczniczymi) kwestionariusz ten stanowił będzie podstawę oceny potencjału współpracy z danym podmiotem gospodarczym; oraz umową o zachowaniu poufności. Etap 1 obejmuje również zebranie od Dystrybutorów (w wyznaczonym czasie), odpowiedzi na niniejsze zaproszenie. Odpowiedź taka zawierać powinna komplet informacji i dokumentów wyszczególnionych w dalszej części zaproszenia. ETAP 2 Selekcja Oferentów ich ocena i rozstrzygniecie konkursu ofert prowadzące do wyboru kilku Dystrybutorów (na podstawie informacji uzyskanych w ramach postępowania konkursowego). 5
Realizacja ww. etapów planowana jest w następujących terminach: Etapu 1 do 27.06.2016 r. Etapu 2 do 30.07.2016 r. Informacje poufne Chiesi Poland Sp. z o. o traktuje informacje uzyskane od Dystrybutorów w ramach prowadzonego postępowania konkursowego jako stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa. Informacje te będą udostępniane jedynie pracownikom grupy Chiesi (w ramach tej samej grupy kapitałowej) oraz współpracującym doradcom, stosownie do postanowień wzoru porozumienia o zachowaniu poufności. Porozumienie o zachowaniu poufności powinno być parafowane na pierwszej stronie, a podpisane na drugiej. Odpowiedzi udzielone przez Państwa w kwestionariuszu oceny wykorzystane zostaną wyłącznie do celów związanych z oceną potencjału perspektyw rozwoju naszej współpracy i nie będą przetwarzane w żadnych innych celach. Zostaną one zebrane i poddane analizie przez niezależnego doradcę Chiesi prowadzącego ww. badanie tj. PricewaterhouseCoopers Sp. z o.o. ( PricewaterhouseCoopers ), która przedstawi Spółce wyniki analizy w postaci informacji zagregowanych (niepozwalających na identyfikację respondenta). Powierzenie koordynacji procesu zbierania danych niezależnemu doradcy ma na celu zapewnienie poufności przekazywanych danych i zachowanie obiektywizmu prowadzonego badania. Katalog niezbędnych dokumentów i informacji W przypadku Państwa zainteresowania podjęciem współpracy z Chiesi Poland Sp. z o.o prosimy o złożenie odpowiedzi na niniejsze zaproszenie w nieprzekraczalnym terminie do dnia 27 czerwca 2016 r. (włącznie). Odpowiedź zawierać powinna komplet wymaganych dokumentów tj: wypełniony kwestionariusz (stanowiący załącznik do niniejszego zaproszenia) wraz ze wskazanymi w nim dodatkowymi dokumentami/załącznikami; podpisane przez osoby uprawnione do reprezentacji Oferenta, porozumienie o zachowaniu poufności, wedle wzoru przesłanego w załączeniu do niniejszego zaproszenia; kopie następujących dokumentów: zezwolenia Głównego Inspektora Farmaceutycznego na prowadzenie hurtowni farmaceutycznej produktów leczniczych; aktualnego odpisu z Krajowego Rejestru Sądowego; dodatkowych dokumentów/procedur wskazanych w kwestionariuszu; oświadczenie, złożone przez osoby uprawnione do reprezentacji Oferenta (w brzmieniu wskazanym poniżej): 6
Oświadczam, że [wskazać nazwę hurtowni] prowadzi działalność zgodnie z odpowiednimi przepisami oraz procedurami Dobrych Praktyk Dystrybucyjnych. Powyższe dokumenty należy przesłać w nieprzekraczalnym terminie do dnia 27 czerwca 2016 r. do godz. 16:00 na adres poczty elektronicznej PricewaterhouseCoopers: kwestionariusz.chiesi@pl.pwc.com (w formacie.xls/pdf/skanów dokumentów). Prosimy również o przesłanie ww. dokumentów w formie papierowej (po ich podpisaniu przez osoby uprawnione) pocztą, na adres: Joanna Szymańska PricewaterhouseCoopers Sp. z o.o. Al. Armii Ludowej 14 00-638 Warszawa Na wskazany powyżej adres poczty elektronicznej prosimy kierować również pytania jakie mogą powstać w związku z kwestionariuszem. Nasz doradca udzieli Państwu odpowiedzi na pytania, które zgłoszone zostaną w wyżej wymienionym terminie. W celu zapewnienia równego traktowania wszystkich respondentów, zarówno pytania, jak i odpowiedzi zostaną podane do wiadomości wszystkich podmiotów, do których skierowany został kwestionariusz z wyłączeniem danych identyfikujących pytającego. W razie jakichkolwiek pytań/wątpliwości dotyczących załączonego kwestionariusza, prosimy o kontakt z osobami odpowiedzialnymi za jego przygotowanie za pośrednictwem wskazanej powyżej skrzynki kontaktowej (kwestionariusz.chiesi@pl.pwc.com). Przesłanie powyższej dokumentacji w wyżej zakreślonym terminie stanowi warunek przystąpienia do konkursu ofert. Specyfikacja Kryteriów Konkursu Ofert W toku postępowania konkursowego, poszczególne hurtownie będą oceniane m.in. pod kątem: struktury i stabilności finansowej (w tym rotacji należności); jakości obsługi możliwości dystrybucyjnych (np. wielkość floty, ilość magazynów, szybkość dostaw); kosztów działalności; infrastruktury IT (w szczególności możliwości raportowania do Chiesi Poland Sp. z o.o.) Podstawę oceny potencjału współpracy z Dystrybutorami stanowiły będą dokumenty oraz 7
informacje uzyskane od Oferentów w odpowiedzi na niniejsze zaproszenie do konkursu ofert a w szczególności dane zawarte w wypełnionym przez Dystrybutorów kwestionariuszu stanowiącym załącznik do niniejszego pisma (Załącznik 1 Kwestionariusz). 8
Oświadczenia Chiesi Jednocześnie Chiesi Poland Sp. z o.o. oświadcza, że: 1. wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem odpowiedzi na niniejsze pismo oraz uczestnictwem w dalszych negocjacjach są ponoszone we własnym zakresie przez dystrybutora biorącego udział w postępowaniu Niniejsze pismo nie zobowiązuje Chiesi Poland Sp. z o.o. do zwrotu jakichkolwiek kosztów poniesionych przez operatora w związku z udziałem w negocjacjach; 2. informacje zawarte w niniejszym dokumencie w całości lub w części mają charakter poufny i stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa; 3. w przypadku wyboru jedynie niektórych Dystrybutorów do dalszych etapów negocjacji Chiesi Poland Sp. z o.o. nie jest zobowiązane do informowania pozostałych oferentów o dokonanym wyborze; 4. zastrzega sobie prawo do zakończenia konkursu ofert i negocjacji bez podania przyczyny (z wyłączeniem jakichkolwiek roszczeń); 5. oceny spełnienia kryteriów Chiesi Poland Sp. z o.o. dokonuje według obiektywnych, ustalonych wewnętrznie (w porozumieniu z doradcami zewnętrznymi) kryteriów odnoszących się do danych zawartych w wypełnionym przez Dystrybutorów kwestionariuszu; 6. niniejsze negocjacje nie zobowiązują Chiesi Poland Sp. z o.o. do wyboru jakiegokolwiek dystrybutora oraz zawarcia z nim umowy dystrybucyjnej. 7. dalszy udział w negocjacjach będzie oznaczał wyrażenie zgody na wyżej określone warunki. Przejście do kolejnego etapu negocjacji przewidziane jest na lipiec/sierpień 2016 r. Z poważaniem Krzysztof Łokaj Prezes Zarządu Chiesi Poland Sp. z o.o. 9
ZAŁĄCZNIKI Załącznik 1 Kwestionariusz Załącznik 2 Umowa o zachowaniu poufności 10