Rozdział I Ogólne zasady udzielania zamówień w trybie art. 4 pkt. 8, 8a, 8b ustawy Pzp

Załącznik nr 2 do zarządzenia nr 83 Rektora UŁ z dnia 18.06.2015 r. Regulamin udzielania zamówień w na dostawy, usługi, roboty budowlane, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 EURO oraz zamówień z dziedziny nauki i kultury Rozdział I Ogólne zasady udzielania zamówień w trybie art. 4 pkt. 8, 8a, 8b ustawy Pzp 1. Ilekroć w regulaminie jest mowa o: 1 1) środkach publicznych - należy przez to rozumieć wszystkie środki finansowe o których mowa w art. 5 ustęp 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2013r., poz. 885 ze zm.); 2) zamówieniach publicznych - należy przez to rozumieć umowy odpłatne zawierane między zamawiającym, a wykonawcą, których przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane; 3) dostawach - należy przez to rozumieć nabywanie rzeczy, praw oraz innych dóbr, w szczególności na podstawie umowy sprzedaży, dostawy, najmu, dzierżawy lub leasingu; 4) robotach budowlanych - należy przez to rozumieć wykonanie albo zaprojektowanie i wykonanie robót budowlanych a także realizację obiektu budowlanego w rozumieniu ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (t.j. Dz. U. z 2013 r., poz. 1409 ze zm.), za pomocą dowolnych środków, zgodnie z wymaganiami określonymi przez Zamawiającego; 5) usługach - należy przez to rozumieć wszelkie świadczenia, których przedmiotem nie są roboty budowlane lub dostawy, a są usługami wynikającymi z przepisów Pzp.; 6) jednostce organizacyjnej - należy przez to rozumieć jednostkę organizacyjną Uniwersytetu Łódzkiego, posiadającą samodzielność finansową na podstawie Uchwały nr 140 Senatu Uniwersytetu Łódzkiego z dnia 23 listopada 2009 w sprawie zasad gospodarki finansowej UŁ z późniejszymi zmianami (tj. Wydział, Filię UŁ oraz Studium Języka Polskiego dla Cudzoziemców oraz jednostki Administracji Centralnej), która może ustalać wartość zamówienia, związanego z jej własną działalnością, odrębnie od wartości zamówień udzielanych przez inne jednostki organizacyjne, zgodnie z art. 32 ust. 5 ustawy Pzp. 7) kierowniku jednostki organizacyjnej posiadającej samodzielność finansową - należy przez to rozumieć odpowiednio Dziekana, Pełnomocnika Rektora ds. Filii, Dyrektora Studium Języka Polskiego dla Cudzoziemców, Kanclerza; 8) zamawiającym - należy przez to rozumieć Uniwersytet Łódzki; 9) kierowniku zamawiającego - należy przez to rozumieć Rektora UŁ lub ustanowionego przez niego pełnomocnika 10) dysponencie środków finansowych należy przez to rozumieć osoby uprawnione do dokonywania zamówień w granicach udzielonych im pełnomocnictw 11) Pzp należy przez to rozumieć ustawę Prawo zamówień publicznych 2. Postępowanie należy przygotować i przeprowadzić w sposób zapewniający zachowanie zasady przejrzystości oraz równe traktowanie wykonawców. 1

3. Wydatkowanie środków w ramach zamówień powinno być dokonywane z uwzględnieniem zasad celowości, oszczędności i racjonalności dokonywanych wydatków. 4. Czynności w ramach postępowania wykonują osoby zapewniające bezstronność i obiektywizm, a także niepodlegające wyłączeniu z czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia. 5. Postępowanie o udzielenie zamówienia jest jawne, chyba że przepisy ustaw szczególnych stanowią inaczej. 6. W trakcie prowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia nie podlegają ujawnieniu informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, jeżeli wykonawca, nie później niż w terminie składania ofert zastrzegł, że nie mogą być one udostępniane, za wyjątkiem zawartych w ofertach informacji dotyczących: nazwy (firmy) wykonawcy i jego adresu, ceny, terminu wykonania zamówienia, okresu gwarancji i warunków płatności. 7. Zamówienia udziela się wyłącznie wykonawcy wybranemu zgodnie z postanowieniami Regulaminu. 8. W przypadku konieczności zawarcia pisemnej umowy do jej przygotowania zobowiązana jest jednostka dokonująca zakupu. Ramowy projekt umowy zawierają załączniki nr 5a i 5b do niniejszego regulaminu. Umowa powinna być zaparafowana przez kierownika jednostki merytorycznej odpowiedzialnej za opis przedmiotu zamówienia, zaopiniowana przez radcę prawnego oraz podpisana zgodnie z zasadami reprezentacji, obowiązującymi w UŁ. 9. Przy realizacji dostaw, usług i robót budowlanych, finansowanych lub współfinansowanych z środków UE lub innych źródeł zewnętrznych kierownicy/koordynatorzy projektów zobowiązani są uwzględniać postanowienia przepisów regulujących procedury wydatkowania środków w ramach projektów finansowanych lub współfinansowanych ze środków UE i innych środków pozabudżetowych i w przypadku ich sprzeczności z niniejszym regulaminem stosować w je w pierwszej kolejności. Rozdział II Udzielanie zamówień na usługi, dostawy i roboty budowlane, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 EURO 2 1. Przepisów Pzp nie stosuje się, jeżeli wartość zamówienia nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 Euro netto zgodnie z art. 4 pkt. 8 Pzp. 3 1. Na wydatkowanie środków finansowych na dostawy, usługi lub roboty budowlane, których wartość zamówienia nie przekracza kwoty, o której mowa w 2 należy każdorazowo uzyskać określenie trybu zamówienia w Centrum Gospodarczym UŁ, za wyjątkiem kategorii dostaw i usług wymienionych poniżej: 1) wszelkiego rodzaju napraw sprzętu, urządzeń, będących na stanie UŁ, 2) usług związanych z naprawą lub konserwacją w okresie gwarancji sprzętu komputerowego, urządzeń biurowych, aparatury specjalistycznej itp., jeżeli z warunków gwarancji wynika wymóg zrealizowania usługi w konkretnej firmie, 3) usług parkingowych, opłat drogowych, 2

4) wszelkiego rodzaju napraw samochodów służbowych UŁ, zakupów części zamiennych, związanych z tymi naprawami oraz innych zakupów towarów i usług związanych z eksploatacją samochodów służbowych, za wyjątkiem paliwa, 5) usług związanych z wynajęciem środków transportu w związku z sytuacjami losowymi np. pogrzeb, 6) wpisowego, noclegów, wyżywienia związanych z udziałem pracowników, doktorantów i studentów UŁ w konferencjach, zjazdach, sympozjach organizowanych przez instytucje zewnętrzne, 7) zakup książek, e-booków, nagranych płyt i kaset, 8) zakup map, 9) dostaw i usług związanych z wynajęciem powierzchni wystawienniczej w związku z uczestnictwem w różnego rodzaju targach i wystawach, 10) opłat za udział w targach, 11) indywidualnych szkoleń dla pracowników UŁ, organizowanych przez instytucje zewnętrzne, 12) opłat za przesyłki konduktorskie, 13) usług związanych z odzyskiwaniem danych z uszkodzonych nośników danych, 14) zakup biletów wstępu na targi oraz do instytucji kultury (np. kino, teatr, muzeum itp.) 15) wynajęcie przewodnika, 16) zakup kwiatów, 17) druk artykułów autorstwa pracowników UŁ w różnego rodzaju czasopismach, 18) druk referatów związanych z udziałem w konferencjach organizowanych przez instytucje zewnętrzne, 19) usług recenzji wydawniczej: pracy naukowej, artykułów, innych publikacji, 20) usług związanych z oznaczeniem prób wody wykonywanych przez Zakład Wodociągów i Kanalizacji, 21) zakup materiałów roślinnych np. nasion owoców i warzyw, środków ochrony roślin, ziemi, paszy dla ryb itp., 22) zakup przez biblioteki archiwalnych, brakujących roczników lub pojedynczych numerów czasopism, skradzionych lub uszkodzonych podczas użytkowania, 23) zakup karmy dla zwierząt, 24) zakup zwierząt laboratoryjnych, 25) zakup danych w różnego rodzaju państwowych instytutach lub instytucjach np. dane meteorologiczne, roczniki statystyczne itp., 26) zakup materiałów eksploatacyjnych lamp halogenowych, żarówek, wkładów filtra itp. związanych z użytkowaniem specjalistycznej aparatury naukowej, 27) zakup żarówek i lamp do rzutników i projektorów, 28) usług dotyczących różnego rodzaju pomiarów, badań itp. realizowanych min. przez instytuty naukowo-badawcze, 29) zakup baz danych Europejskiego Urzędu Patentowego dla potrzeb Regionalnego Ośrodka Informacji Patentowej UŁ, 30) wynagrodzenia organizatorów studenckich praktyk zawodowych (pedagogicznych, kursowych), będących pracownikami UŁ oraz nauczycieli i pracowników jednostek oświatowych, prowadzących praktyki pedagogiczne studentów UŁ, 31) zakup materiałów i usług fotograficznych, 32) zakup skierowań na wczasy, kolonie, obozy, zimowiska realizowanych przez Dział Spraw Socjalnych UŁ na indywidualne zapotrzebowania pracowników i emerytów UŁ 2. Realizacja zamówień enumeratywnie wymienionych w ust. 1 nie wymaga wcześniejszego określenia trybu przez Centrum Gospodarcze UŁ. 3

4 1. Zamówienia na dostawy lub usługi nie związane z remontami, budową obiektów lub usługami projektowymi o wyrażonej w złotych wartości do 30.000 Euro udzielane są samodzielne przez jednostki organizacyjne UŁ. 2. Realizacja zamówień przekraczających 10.000,00 zł brutto musi być poprzedzona analizą rynku w formie zapytania ofertowego, skierowanego do co najmniej 3 potencjalnych wykonawców, o ile na rynku liczba wykonawców nie jest ograniczona. Przeprowadzenie analizy rynku, tj. uzyskanie konkurencyjnych ofert, może odbywać się w formie pisemnej, elektronicznej lub faxem. Przykładowy wzór zapytania zawiera załącznik nr 1 do niniejszego regulaminu. 3. Alternatywną formą spełnienia wymogu analizy rynku, o której mowa w ust. 2 jest analiza katalogów, ofert ze stron internetowych lub zamieszczenie publicznego zaproszenia do składania ofert na stronie internetowej Zamawiającego. 4. Z analizy sporządza się protokół, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do niniejszego regulaminu. Protokół wraz z całą dokumentacją z przeprowadzonej analizy, podpisaną przez osobę udzielającą zamówienia archiwizuje się w jednostce organizacyjnej i przechowuje przez okres 4 lat lub przez okres dłuższy, jeżeli wynika to z umów bądź porozumień projektów finansowanych lub współfinansowanych ze źródeł zewnętrznych, w tym ze środków UE. 5 1. W przypadku zawierania umów cywilno-prawnych, jednostki UŁ stosują wyłączenie spod stosowania ustawy, jeżeli w okresie realizacji danego przedsięwzięcia, wartość umów z jednego odrębnego rodzaju/ zakresu nie przekracza równowartości kwoty 30.000 Euro (kwota ta powinna obejmować wszystkie należności wynikające z zawartej umowy i wszelkie obciążenia publiczno-prawne ponoszone przez zlecającego bądź zamawiającego). Wzory umów cywilno-prawnych określone są w zarządzeniu nr 31 Rektora UŁ z dnia 28 grudnia 2011r. 2. Paragraf 4 stosuje się odpowiednio. 6 1. Zasad udzielania zamówień określonych w 4 nie stosuje się w przypadku: a) wykonania lub nabycia dzieła sztuki lub wyrobu rzemiosła artystycznego, b) konieczności podjęcia natychmiastowej decyzji co do wyboru usługodawcy lub dostawcy wynikającej z racjonalnych potrzeb i logiki działania (np. klęska żywiołowa, zagrożenie życia lub zdrowia, zniszczenie lub zapobieżenie zniszczeniu mienia znacznej wartości), c) zlecenia usunięcia awarii urządzeń lub budynków. 2. W przypadkach określonych w ust. 1 b) i 1 c) kierownik jednostki organizacyjnej UŁ sporządza protokół, potwierdzający stan faktyczny, obejmujący w szczególności wskazanie uszkodzenia lub awarii i wstępne oszacowanie kosztów niezbędnych zamówień oraz czynności a także potwierdzenie konieczności natychmiastowego zlecenia lub zakupu wraz z uzasadnieniem. 7 1. Realizacja zamówień o wartości przekraczającej 30.000 zł brutto, następuje wyłącznie na podstawie pisemnej umowy zawartej z wykonawcą, wybranym w sposób opisany w niniejszym regulaminie i podpisanej w sposób opisany w 1 ust. 8 niniejszego regulaminu. 4

2. W przypadku zamówień o wartości nie przekraczającej 30.000 zł. brutto, gdy specyfika przedmiotu zamówienia wymaga zawarcia umowy, Centrum Gospodarcze określając tryb realizacji zamówienia może wskazać dodatkowo konieczność zawarcia umowy. 8 1. Powołując się na wyłączenie spod stosowania ustawy, przy opisie dokumentu finansowego za wykonane dostawy, usługi lub roboty budowlane, o których mowa w niniejszym rozdziale, należy zastosować art. 4 pkt 8 Pzp. 2. W przypadku zamówień o wartości powyżej 10.000 zł brutto na fakturze dodatkowo umieścić zapis Przed realizacją zakupu dokonano weryfikacji rynku a w przypadku zawarcia umowy zapis: Przed realizacją zakupu dokonano weryfikacji rynku i zawarto umowę w dniu. Rozdział III Udzielanie zamówień z dziedziny nauki 9 Postanowienia niniejszego Rozdziału stosuje się do zamówień na dostawy lub usługi służące wyłącznie do celów prac badawczych, eksperymentalnych, naukowych lub rozwojowych, które nie służą, prowadzeniu przez zamawiającego produkcji seryjnej, mającej na celu osiągnięcie rentowności rynkowej lub pokryciu kosztów badań lub rozwoju, jeżeli ich wartość szacunkowa netto w roku budżetowym nie przekracza wyrażonej w złotych kwoty 207 000 Euro, wyłączonych spod stosowania Pzp na podstawie art. 4 pkt. 8 a tej ustawy. 10 1. Do zamówień z dziedziny nauki o wartości mniejszej niż równowartość w złotych kwoty 30 000 Euro mają zastosowanie zasady opisane w Rozdziale II niniejszego regulaminu. 2. Do zamówień z dziedziny nauki o wartości większej niż równowartość w złotych kwoty 207 000 Euro mają zastosowanie postanowienia Regulaminu udzielania zamówień publicznych w UŁ. 11 1. Do zamówień z dziedziny nauki o wartości wyższej niż równowartość w złotych polskich kwoty 30 000 Euro, a niższej niż równowartość kwoty 207 00 Euro stosuje się zasady zgodne z rozdziałem 2a ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 o zasadach finansowania nauki (Dz. U. z 2014 r., poz. 1620 ze zm.). 2. Zamówienie z dziedziny nauki jest udzielane w sposób, zapewniający przejrzystość, równe traktowanie podmiotów zainteresowanych wykonaniem zamówienia oraz z uwzględnieniem okoliczności, mogących mieć wpływ na jego udzielenie. 3. Za przygotowanie opisu przedmiotu zamówienia (wielkość, ilość, rodzaj, zakres, czas realizacji) i jego rzetelne oszacowanie (ustalenie wartości szacunkowej) odpowiada dysponent środków. 4. Wartość szacunkową zamówienia należy ustalić z uwzględnieniem zakazu dzielenia zamówień oraz zaniżania wartości zamówień w celu uniknięcia stosowania Pzp. 5. Wartość szacunkową zamówienia należy ustalić nie wcześniej niż 3 m-ce przed wszczęciem postepowania, uwzględniając kurs Euro ustalony zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów, wydanym na podstawie art. 35 ust. 3 ustawy Pzp 6. Wniosek o wszczęcie procedury wg. wzoru, stanowiącego załącznik nr 3 do niniejszego regulaminu, zainteresowany podmiot składa do Centrum Gospodarczego UŁ w formie 5

pisemnej. Wraz ze złożonym wnioskiem wnioskodawca zobowiązany jest złożyć oświadczenie o poniższej treści: Dostawa lub usługa, będąca przedmiotem zamówienia służy wyłącznie do celów prac badawczych, eksperymentalnych, naukowych lub rozwojowych i nie służy prowadzeniu przez Zamawiającego produkcji seryjnej, mającej na celu osiągnięcie rentowności rynkowej lub pokryciu kosztów badań i rozwoju., którego treść zawiera wniosek o wszczęcie procedury oraz załącznik nr 4. 7. Centrum Gospodarcze zamieszcza ogłoszenie o udzielanym zamówieniu na stronie internetowej zamawiającego w zakładce Zamówienia z dziedziny nauki. 8. Centrum Gospodarcze na zlecenie jednostki składającej zamówienie i w uzgodnieniu z nią prowadzi korespondencję z Wykonawcami, udziela informacji i wyjaśnień, rozstrzyga wniesione uwagi i zastrzeżenia. 9. Zamawiający dokonuje wyboru oferty z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów. Może kierować się kryterium ceny albo innymi kryteriami np. parametry techniczne, jakościowe i funkcjonalne, koszty eksploatacji, gwarancja, czas realizacji zamówienia itp., zgodnie z zamieszczonym ogłoszeniem. 10. W przypadku, gdy wartość netto oferty przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 207 000 Euro, postępowanie o udzielenie zamówienia nie kończy się wyborem oferty. W takim przypadku należy przeprowadzić postępowanie o zamówienie publiczne zgodnie z Pzp 11. Zamawiający nie udostępnia informacji, związanych z zamówieniem z dziedziny nauki, stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, jeżeli podmiot zainteresowany wykonaniem zamówienia, nie później niż przed zawarciem umowy o wykonie tego zamówienia, zastrzegł, że nie mogą być one udostępniane. 12. Po zakończeniu procedury i udzieleniu zamówienia tj. zawarciu pisemnej umowy, Centrum Gospodarcze zamieszcza na stronie internetowej zamawiającego w zakładce Zamówienia z dziedziny nauki informację o udzieleniu zamówienia, podając nazwę bądź imię i nazwisko podmiotu, z którym zawarł umowę o wykonanie zamówienia, albo informację o nieudzieleniu zamówienia. Rozdział IV Udzielanie zamówień na dostawy i usługi z zakresu działalności kulturalnej 12 1. Postanowienia niniejszego rozdziału stosuje się do udzielania zamówień, których przedmiotem są dostawy lub usługi z zakresu działalności kulturalnej związanej z organizacją wystaw, koncertów, konkursów, festiwali, widowisk, spektakli teatralnych, przedsięwzięć z zakresu edukacji kulturalnej lub z gromadzeniem materiałów bibliotecznych lub muzealiów, jeżeli zamówienia te nie służą wyposażaniu Uniwersytetu Łódzkiego w środki trwałe przeznaczone do bieżącej obsługi działalności i ich wartość jest większa niż wyrażona w złotych równowartość kwoty 30 000 Euro a jednocześnie mniejsza niż równowartość 207 000 Euro, wyłączonych spod stosowania Pzp na podstawie art. 4 pkt. 8 b Pzp. 13 1. Do zamówień z zakresu działalności kulturalnej o wartości mniejszej niż równowartość w złotych kwoty 30 000 Euro mają zastosowanie zasady opisane w Rozdziale II niniejszego regulaminu. 6

2. Do zamówień z zakresu działalności kulturalnej o wartości większej niż równowartość w złotych kwoty 207 000 Euro mają zastosowanie postanowienia Regulaminu udzielania zamówień publicznych w UŁ. 14 1. Zamówienie z dziedziny kultury jest udzielane w sposób, zapewniający przejrzystość, równe traktowanie podmiotów, zainteresowanych wykonaniem zamówienia oraz z uwzględnieniem okoliczności, mogących mieć wpływ na jego udzielenie. 2. Centrum Gospodarcze zamieszcza ogłoszenie o udzielanym zamówieniu na stronie internetowej zamawiającego w zakładce Zamówienia z dziedziny kultury. 3. Po zakończeniu procedury i udzieleniu zamówienia tj. zawarciu pisemnej umowy, Centrum Gospodarcze zamieszcza informację na stronie internetowej zamawiającego w zakładce Zamówienia z dziedziny kultury informację o udzieleniu zamówienia, podając nazwę bądź imię i nazwisko podmiotu, z którym zawarł umowę o wykonanie zamówienia, albo informację o nieudzieleniu zamówienia. 4. Postanowienia Rozdziału III 11 pkt 2, 3, 4, 5, 6, 8, 9, 10, 11, 12 dotyczące szacowania wartości, opisu przedmiotu zamówienia oraz procedur udzielania zamówień stosuje się odpowiednio. 7