MATERIAŁY POKONTROLNE Z KONTROLI PROBLEMOWEJ W GMINIE BRZENICA

MATERIAŁY POKONTROLNE Z KONTROLI PROBLEMOWEJ W GMINIE BRZENICA PROTOKÓŁ KONTROLI (opis szczegółowy) Ewidencja ludnoci i dowody osobiste Kontrola z zakresu ewidencji ludnoci i dowodów osobistych przeprowadzona została w dniu 15 czerwca 2009 r. w Urzdzie Gminy w Brzenicy przez p. Joann Bazan - starszego inspektora w Wydziale Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Małopolskiego Urzdu Wojewódzkiego w Krakowie oraz p. Mart lusarczyk inspektora w Wydziale Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Małopolskiego Urzdu Wojewódzkiego w Krakowie. Kontrol objto okres od dnia 1 stycznia 2008 r. do dnia 31 grudnia 2008 r. Przedmiotem kontroli była realizacja przez Urzd Gminy w Brzenicy, zwany w dalszej czci niniejszego protokołu Urzdem, w okresie od dnia 1 stycznia 2008 r. do dnia 31 grudnia 2008 r. zada i obowizków wynikajcych z ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludnoci i dowodach osobistych (Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993 z pón. zm.) oraz wydanych na jej podstawie przepisów wykonawczych. Zadania te wykonywane były przez Urzd jako zadania zlecone z zakresu administracji rzdowej na podstawie przepisu art. 52 powołanej wyej ustawy. Kontrolujce wpisały si w ksice kontroli Urzdu. Sprawy z zakresu ewidencji ludnoci prowadzone były przez Pani Barbar Opałek inspektora, a sprawy z zakresu dowodów osobistych prowadzone były przez Pani Barbar Starowicz - Kierownika Referatu Spraw Obywatelskich i Urzdu Stanu Cywilnego oraz Pani Ann Łck-Boro - podinspektora. Osoby te zastpowały si wzajemnie. W zakresie ewidencji ludnoci wyjanie kontrolujcym udzielała Pani Barbara Opałek natomiast w zakresie dowodów osobistych Pani Barbara Starowicz. Badaniami kontrolnymi objto sposób zgłaszania i przyjmowania danych niezbdnych do zameldowania i wymeldowania, sposób prowadzenia ewidencji ludnoci, tryb przekazywania danych pomidzy organami prowadzcymi ewidencj ludnoci oraz tryb nadawania numeru Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludnoci (PESEL), udostpnianie danych osobowych ze zbiorów meldunkowych, obieg dokumentacji ewidencji ludnoci i dowodów osobistych, prowadzenie postpowa administracyjnych w sprawach o wymeldowanie oraz wydawanie decyzji administracyjnych w tym zakresie, sposób przyjmowania wniosków o wydanie dowodu osobistego oraz wydawanie dowodów osobistych, a take prowadzenie dokumentacji zwizanej z dowodami osobistymi. Urzd w okresie objtym kontrol prowadził ewidencj ludnoci w systemie informatycznym i kartotecznym w formie gminnych zbiorów meldunkowych jako: - zbioru danych stałych mieszkaców, - zbioru danych byłych mieszkaców,

- zbioru danych obywateli polskich i cudzoziemców zameldowanych na pobyt czasowy trwajcy ponad 3 miesice, - zbioru danych obywateli polskich i cudzoziemców zameldowanych na pobyt czasowy trwajcy do 3 miesicy. Zbiór danych stałych mieszkaców w systemie kartotecznym prowadzony był w formie indywidualnych kart osobowych mieszkaców w obowizujcym układzie terytorialnym z uwzgldnieniem podziału według miejscowoci i numeru domu. Zbiór danych byłych mieszkaców w systemie kartotecznym równie był prowadzony w układzie terytorialnym. W zbiorze tym przechowywane były: - karty osób, które wymeldowały si i nie zameldowały w nowym miejscu; - karty osób, które zostały wymeldowane w drodze decyzji administracyjnej; - karty osób, które wymeldowały si na stałe za granic; karty osób zmarłych oraz zawiadomienia o zameldowaniu osoby na pobyt stały w nowym miejscu. Zbiór danych osób zameldowanych na pobyt czasowy do 3 miesicy prowadzony był w formie ksiki zameldowa, czyli zgodnie z przepisem 29 rozporzdzenia Ministra Spraw Wewntrznych i Administracji z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbdnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludnoci i ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych (Dz. U. z 2002 r. Nr 236, poz. 1999 z pón. zm.). Zbiór danych osób zameldowanych na pobyt czasowy trwajcy ponad 3 miesice prowadzony był w formie kartoteki ułoonej ze zgłosze meldunkowych w obowizujcym porzdku alfabetycznym, według nazwisk osób wykonujcych obowizek zameldowania na ten pobyt. Na tej podstawie uznano, i prowadzona przez Urzd ewidencja ludnoci w systemie kartotecznym odpowiadała wymogom okrelonym w rozporzdzeniu Ministra Spraw Wewntrznych i Administracji z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbdnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludnoci i ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych (Dz. U. z 2002 r. Nr 236, poz. 1999 z pón. zm.). W systemie informatycznym ewidencja ludnoci prowadzona była w oparciu o program firmy KORELACJA. Stwierdzono, i zastosowany w Urzdzie program do prowadzenia ewidencji ludnoci spełniał wymagania w zakresie gromadzenia danych, okrelonych w art. 44 a ustawy o ewidencji ludnoci i dowodach osobistych (Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993 z pón. zm.). W dniu 31 grudnia 2008 r. w Gminie zameldowanych było 9715 stałych mieszkaców. Na pobyt czasowy ponad 3 miesice zameldowane były 64 osoby, a pobyt czasowy do 3 miesicy zgłosiło 8 osób (w tym 3 cudzoziemców). W okresie objtym kontrol w Urzdzie przyjto 137 zgłosze zameldowania na pobyt stały, 88 zgłosze wymeldowania z miejsca pobytu stałego, 67 zgłosze zameldowania na pobyt czasowy trwajcy ponad 3 miesice oraz 11 zgłosze wymeldowania z miejsca pobytu czasowego ponad 3 miesice. Czasowy pobyt za granic zgłosiło 5 mieszkaców Gminy. W okresie od 1 stycznia 2008 r. do 31 grudnia 2008 r. z urzdów stanu cywilnego wpłynło: 140 odpisów skróconych aktów urodzenia, 140 odpisów skróconych aktów małestwa, 15 odpisów skróconych aktów małestwa z adnotacj o rozwodzie, 94 odpisy skrócone aktów zgonu. 2

W 140 przypadkach kontrolowany Urzd zwrócił si do Ministra Spraw Wewntrznych i Administracji o nadanie numeru PESEL, a w 3 przypadkach o zmian tego numeru. Zarówno nadanie jak i zmiana numeru ewidencyjnego nastpiła. Wszystkie powysze zdarzenia stanowiły podstaw do aktualizacji gminnego zbioru meldunkowego, wojewódzkiego zbioru meldunkowego oraz zbioru PESEL. Aktualizacja odbywała si take w oparciu o dokumenty zgromadzone w kopertach wydanych dowodów osobistych. Zgłaszanie i przyjmowanie danych do zameldowania i wymeldowania odbywało si w sposób okrelony w rozporzdzeniu Ministra Spraw Wewntrznych i Administracji z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbdnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludnoci i ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych. Osoby zgłaszajce pobyt lub wymeldowanie otrzymywały zawiadczenie potwierdzajce dopełnienie tej czynnoci. Zgłoszenia meldunkowe i zawiadomienia słuce do aktualizacji zbiorów meldunkowych po ich wykorzystaniu układane były wg rodzajów dokumentów. Kontrolujc wyrywkowo 40 zgłosze meldunkowych pod wzgldem poprawnoci ich wypełnienia, stwierdzono, e zgłoszenia te nie zawsze zawierały wymagane wpisy powodujce aktualizacj gminnego zbioru meldunkowego. W jednym przypadku stwierdzono brak podpisu osoby zgłaszajcej pobyt, w kolejnym brak podpisu osoby dysponujcej tytułem prawnym do budynku. Na 10 zgłoszeniach brak było wpisu dotyczcego nazwiska rodowego jednego z rodziców, na 3 obywatelstwa natomiast na 14 brakowało daty wanoci dokumentu stwierdzajcego tosamo osoby składajcej zgłoszenie. Postpowanie w sprawach nadawania numerów ewidencyjnych dla noworodków nie budziło zastrzee. Stwierdzono, e do gminnego zbioru meldunkowego prawidłowo wprowadzono dane zawarte w tych dokumentach oraz wprowadzono numery PESEL zgodnie z powiadomieniami Ministerstwa Spraw Wewntrznych i Administracji. Kontrolowany Urzd sporzdzał i przekazywał do urzdów skarbowych wykazy zmarłych mieszkaców gminy. Sprawy te rejestrowane były w teczce o symbolu: EL-5112 i hale: Wykazy osób zmarłych dla urzdów skarbowych. Kontrola wykazała, e informacje o zgonie mieszkaca gminy przekazywane były zgodnie z ustaw z dnia 13 padziernika 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz. U. z 2004 r. Nr 269, poz. 2681 z pón. zm.), czyli w terminie 14 dni od otrzymania aktu zgonu. Kontrolowany Urzd zawiadamiał właciwego wojskowego komendanta uzupełnie o zmianach adresowych osób podlegajcych obowizkowi meldunkowemu zgodnie z 5 pkt 2 rozporzdzenia Rady Ministrów z dnia 1 czerwca 2004 r. w sprawie wojskowego obowizku meldunkowego, obowizku powiadamiania wojskowego komendanta uzupełnie oraz uzyskiwania zezwolenia na wyjazd i pobyt za granic (Dz. U. z 2004, Nr 140, poz. 1480), tj. w cigu 3 dni od dnia dopełnienia obowizku meldunkowego. Współpraca kontrolowanego Urzdu z Zakładem Obsługi Małopolskiego Urzdu Wojewódzkiego w Krakowie (obecnie Oddziałem Informatyki w Wydziale Organizacji i Kontroli Małopolskiego Urzdu Wojewódzkiego w Krakowie) w zakresie obiegu dokumentacji, aktualizacji zbiorów, wyjaniania rozbienoci oraz dokonywania korekt w gminnym zbiorze meldunkowym w Urzdzie odbywała si z naruszeniem przepisu 7 ust. 1 i 2 rozporzdzenia Ministra Spraw Wewntrznych i Administracji z dnia 20 grudnia 2002 r. w sprawie trybu przekazywania danych pomidzy organami 3

prowadzcymi ewidencj ludnoci oraz powiadamiania o nadaniu numeru PESEL (Dz. U. Nr 236, poz. 1996), czyli nie zawsze był dotrzymany 5 dniowy termin przekazania tych informacji. Podczas kontroli sprawdzono prawidłowo przepływu danych pomidzy gminnym zbiorem meldunkowym prowadzonym w kontrolowanym Urzdzie, a wojewódzkim zbiorem meldunkowym prowadzonym w Małopolskim Urzdzie Wojewódzkim w Krakowie. Stwierdzono, e wytypowane do kontroli odpisy skrócone aktu zgonu (10 szt.), odpisy skrócone aktów małestwa (10 szt.), odpisy skrócone aktów małestwa z adnotacj o rozwodzie (5 szt.), zgłoszenia pobytu stałego (10 szt.), zgłoszenia wymeldowania z miejsca pobytu stałego (10 szt.) oraz zgłoszenia pobytu czasowego trwajcego ponad 3 miesice (10 szt.) zostały prawidłowo wczytane do wojewódzkiego zbioru meldunkowego. Wpływajce wnioski o udostpnienie danych rejestrowane były w teczce o symbolu: EL-51180 i hale: Udostpnienie danych osobowych. W spisie spraw zarejestrowano 171 wniosków o udostpnienie danych. W teczce tej znajdowały si wnioski o udostpnienie danych z gminnego zbioru meldunkowego lub kopie udzielonych odpowiedzi. Najczciej o udostpnienie danych wystpowali: komornicy i urzdy skarbowe. Wszystkie powysze sprawy załatwiono ostatecznie i bez zbdnej zwłoki. Kontroli poddano sprawy od numeru EL-51180-1/2008 do numeru EL-51180-20/2008 stwierdzajc, i w 5 przypadkach - w sprawach o numerach: EL-51180-7/2008, EL-51180-8/2008, EL-51180-9/2008, EL-51180-13/2008, EL-51180-20/2008 - przekazano wniosek o udostpnienie danych postanowieniem zgodnie z przepisem art. 65 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postpowania administracyjnego (tekst jednolity: Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071 z pón. zm.) do organu właciwego, natomiast w uzasadnieniu wskazano aktualne miejsce pobytu stałego osoby, do czego nie był upowaniony pracownik Urzdu. Udzieli odpowiedzi winien organ gminy, na terenie którego przebywa osoba, o któr pytano we wniosku. W trakcie kontroli udzielono instruktau w tym zakresie. Ponadto postanowienia opatrywane były pieczci urzdow niezgodn z wymogami okrelonymi przepisami art. 2a pkt 3 i art. 16c ustawy z dnia 31 stycznia 1980 r. o godle, barwach i hymnie Rzeczypospolitej Polskiej oraz o pieczciach pastwowych (tekst jednolity: Dz. U. z 2005 r., Nr 235, poz. 2000). Organem wydajcym postanowienie jest Wójt Gminy Brzenica, a nie jak wynika z treci pieczci Urzd Gminy w Brzenicy. Podania o wydanie powiadczenia zameldowania rejestrowano w teczce o symbolu EL-5114-1 i hale Powiadczenia zameldowa na pobyt stały w spisie spraw zarejestrowano 162 podania. Kontrolujce stwierdziły, i na powiadczeniu zameldowania umieszczano informacj, która nie wynikała z gminnego zbioru meldunkowego, ale stanowiła subiektywn wiedz pracownika lub osoby ubiegajcej si o wydanie powiadczenia. Wskazujc osoby zameldowane pod danym adresem umieszczano adnotacj o stopniu pokrewiestwa z osob ubiegajc si o powiadczenie (brat, siostra, m, ona, konkubent, konkubina itd.). Kontroli poddano postpowania administracyjne w sprawach meldunkowych. Celem kontroli było sprawdzenie przestrzegania przepisów ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postpowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071 z pón. zm.), ze szczególnym uwzgldnieniem przepisów dotyczcych terminów załatwiania spraw, uprawnie stron w postpowaniu administracyjnym oraz przestrzegania przepisów ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludnoci i dowodach osobistych (Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993 z pón. zm.). 4

W okresie objtym kontrol dla spraw z zakresu ewidencji ludnoci została załoona teczka aktowa o symbolu: EL.51151 i hale Decyzje dotyczce wymeldowania. W spisie spraw zarejestrowano 5 postpowa administracyjnych. Wszystkie sprawy zostały zakoczone decyzj administracj wydan przez Wójta Gminy Brzenica. W jednym przypadku orzeczono o wymeldowaniu natomiast w pozostałych czterech umorzono postpowanie. Od decyzji tych odwoła nie wniesiono. Kontroli poddano wszystkie postpowania administracyjne. Kontrolujc akta o sygnaturze: EL-51151-2/08, EL-51151-3/08, EL-51151-4/08 oraz EL-51151-5/08 stwierdzono, e prawidłowo umorzono postpowanie, albowiem strona dopełniła obowizku meldunkowego i wymeldowała si. Kontrolujc akta o sygnaturze EL-51151-1/08 stwierdzono, i postpowanie wyjaniajce prowadzone było z naruszeniem przepisów Kodeksu postpowania administracyjnego, a mianowicie: - w aktach sprawy brak wniosku (dokumentu) upowaniajcego organ administracji publicznej do wszczcia postpowania administracyjnego, - art. 10 k.p.a., poniewa nie umoliwiono stronom czynnego udziałuw kadym stadium postpowania, a przed wydaniem decyzji nie umoliwi im wypowiedzenia si co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych da, - art. 35 3 i 36 k.p.a. albowiem organ nie zawiadomił stron o przedłueniu terminu załatwienia sprawy, - art. 79 k.p.a. poniewa nie zawiadamiano stron postpowania o miejscu i terminie przeprowadzenia dowodu z przesłuchania wiadków, - art. 7 i art. 77 gdy nie podjto wszelkich niezbdnych kroków do dokładnego wyjanienia stanu faktycznego sprawy. Wszystkie decyzje opatrzono pieczci urzdow niezgodn z wymogami okrelonymi przepisami art. 2a pkt 3 i art. 16c ustawy z dnia 31 stycznia 1980 r. o godle, barwach i hymnie Rzeczypospolitej Polskiej oraz o pieczciach pastwowych (tekst jednolity: Dz. U. z 2005 r., Nr 235, poz. 2000). Organem wydajcym decyzje jest Wójt Gminy Brzenica, a nie jak wynika z treci pieczci Urzd Gminy w Brzenicy. W sentencji decyzji zawarto prawidłow podstaw prawn rozstrzygnicia. Decyzje zawierały pouczenie o rodku zaskarenia. Kontrolujc zagadnienia zwizane z wydawaniem dowodów osobistych sprawdzono: sposób obsługi obywateli w zakresie przyjmowania wniosków o wydanie dowodu osobistego, sposób wydawania dowodów osobistych, prowadzenie i obieg dokumentacji z tym zwizanej, prowadzenie i aktualizacj ewidencji wydanych i uniewanionych dowodów osobistych. Urzd posiadał 2 zestawy komputerowe do realizacji dowodów osobistych. Kart dostpu do Systemu Obsługi Obywatela (SOO) posiadały 2 osoby. W kontrolowanym okresie wydano 1065 dowodów osobistych. Organizacja pracy na stanowisku dowodów osobistych zapewniała prawidłow obsług mieszkaców Gminy ubiegajcych si o wydanie dowodu osobistego. Dane zawarte we wniosku o wydanie dowodu osobistego były porównywane z danymi znajdujcymi si w gminnym zbiorze meldunkowym oraz danymi zawartymi w odpisie aktu stanu cywilnego, gdy przedłoenie takiego dokumentu przez osob wnioskujc było niezbdne. Po takiej weryfikacji, dane wprowadzane były do Systemu Obsługi Obywatela 5

Kontroli poddano wnioski o numerach zamówienia: 1218022000008999, 1218022000007463, 1218022000009002, 1218022000008965, 1218022000008470, 1218022000008923, stwierdzajc, e zostały przyjte prawidłowo. Przestrzegana była zasada osobistego stawiennictwa wnioskodawcy przy składaniu wniosku o wydanie dowodu osobistego, a take przy jego odbiorze. Wrczajc nowy dowód osobisty sprawdzano prawidłowo jego wystawienia. Osoba odbierajca nowy dowód osobisty potwierdzała odbiór dokumentu w czci B formularza, a dotychczasowy dowód osobisty, po jego uniewanieniu w sposób okrelony w 5 ust. 3a rozporzdzenia Rady Ministrów z dnia 21 listopada 2000 r. w sprawie wzoru dowodu osobistego oraz trybu postpowania w sprawach wydawania dowodów osobistych ich wymiany, zwrotu lub utraty (Dz. U. Nr 112, poz. 1182 z pón. zm.), zwracany był wnioskodawcy. Wytworzone w Centrum Personalizacji Dokumentów dowody osobiste trafiały do kontrolowanego Urzdu za porednictwem Komendy Powiatowej Policji w Wadowicach. Dokumentacja stanowica podstaw do wydania dowodu osobistego przechowywana była w kopertach dowodowych. Skontrolowano 10 kopert dowodowych o numerach zamówienia: 1218022000008375, 1218022000008376, 1218022000008377, 1218022000008378, 1218022000008379, 1218022000008380, 1218022000008381, 1218022000008382, 1218022000008383, 1218022000008384 pod wzgldem kompletnoci, a take prawidłowoci wydawania dowodów osobistych. Stwierdzono, e dokumentacja w kopertach dowodowych była kompletna, a koperty dowodowe ułoone były według numeru zamówienia. Koperty dowodowe - zgodnie z 33 ust. 2 rozporzdzenia Ministra Spraw Wewntrznych i Administracji z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbdnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludnoci i ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych (Dz. U. Nr 236, poz. 1999 z pón. zm.) oznaczone były imieniem i nazwiskiem osoby, imieniem ojca, dat urodzenia, numerem PESEL oraz seri i numerem dowodu osobistego. W okresie objtym kontrol Urzd na danie otrzymał z innych urzdów gmin w celu połczenia dokumentacji 171 kopert dowodowych, a wysłał w tym samym celu 339 kopert dowodowych. W sytuacji, gdy do kontrolowanego Urzdu wpłynło wezwanie o przesłanie koperty dowodowej (w zwizku z utrat dowodu osobistego lub jego wymian), wezwanie to umieszczano w miejscu dotychczasowego przechowywania koperty dowodowej, czyli zgodnie z 34 ust. 3 rozporzdzenia Ministra Spraw Wewntrznych i Administracji z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbdnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludnoci i ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych. Wszystkie operacje zwizane z obiegiem dokumentacji, uniewanianiem dotychczasowych dowodów osobistych, w zwizku z wymian i zwrotem tych dokumentów, były dokonane w ewidencji wydanych i uniewanionych dowodów osobistych, zarówno w systemie informatycznym jak i w systemie kartotecznym. W kontrolowanym okresie Urzd przekazywał zgłoszenia aktualizacyjne (NIP-3) naczelnikowi urzdu skarbowego właciwego dla podatnika w obowizujcych terminach, zgodnie z wymaganiami ustawy z dnia 13 padziernika 1995 r. o zasadach ewidencji 6

i identyfikacji podatników i płatników (Dz. U. z 2004 r. Nr 269, poz. 2681 z pón. zm.), czyli w terminie 7 dni od dnia złoenia przez podatnika tego zgłoszenia. W okresie objtym kontrol zgłoszono w Urzdzie 48 utrat dowodów osobistych. W sprawach tych, zgodnie z art. 42 ust. 1 ustawy o ewidencji ludnoci i dowodach osobistych wydane zostały przez Urzd stosowne zawiadczenia. Urzd prawidłowo aktualizował dokumentacj dowodow w przypadku zgonu posiadacza tego dokumentu. Dowody osobiste przesyłane z urzdów stanu cywilnego wraz z odpisami skróconymi aktów zgonu były uniewaniane w SOO. Skasowany dowód osobisty wraz z odpisem skróconym aktu zgonu włczany był do koperty dowodowej. Na podstawie odpisów skróconych aktów zgonu o numerach: 49/2008, 50/2008, 51/2008 wydanych przez USC w Brzenicy, 869/2008 wydanego przez USC w Owicimiu oraz 7038/2008 wydanego przez USC w Krakowie stwierdzono, e wszystkie czynnoci dotyczce uniewanienia dowodu osobistego osoby zmarłej zostały wykonane zarówno w ewidencji wydanych i uniewanionych dowodów osobistych, jak i gminnym zbiorze meldunkowym informatycznym i kartotecznym. Formularze do wydania dowodów osobistych jako druki cisłego zarachowania oraz dowody osobiste przygotowane do wydania mieszkacom Gminy, a take karty dostpu do Systemu Obsługi Obywatela przechowywane były w szafie znajdujcej si w pomieszczeniu zabezpieczonym drzwiami i oknami antywłamaniowymi. W trakcie poprzedniej kontroli kompleksowej przeprowadzonej 5 lutego 2004 r. wydano nastpujce zalecenia: 1. przestrzega wszystkich zasad okrelonych w Kodeksie postpowania administracyjnego przy prowadzeniu postpowa administracyjnych z zakresu ewidencji ludnoci, a w szczególnoci art. 10, 77 i 34, 105, 97 2. 2. przyjmujc zgłoszenia meldunkowe od cudzoziemców, przestrzega, aby były one wypełniane alfabecie łaciskim. Kontrolujc postpowania administracyjne prowadzone w 2008 r. stwierdzono, i nadal nie s przestrzegane przepisy Kodeksu postpowania administracyjnego tj. art. art. 10, 35 3, 36, 79, 7 i 77 k.p.a. Natomiast zgłoszenia przyjmowane od cudzoziemców wypełniane s alfabetem łaciskim. Za prowadzenie spraw z zakresu ewidencji ludnoci odpowiadała Pani Barbara Opałek inspektora, Za powadzenie spraw z zakresu dowodów osobistych odpowiadała Pani Barbara Starowicz - Kierownika Referatu Spraw Obywatelskich i Urzdu Stanu Cywilnego. 7

Weryfikacja iloci prowadzonych spraw Zadania spraw obywatelskich USC Ewidencja ludnoci Dowody osobiste Z zakresu Urzdu Stanu Cywilnego: Weryfikacj oparto na podstawie teczek aktowych prowadzonych w 2008 roku: USC-5125 - Korespondencja konsularna USC-513 - Nadzór nad działalnoci USC USC- 5130 - Akty urodze, USC- 5131 - Akty małestw, USC-5131-1 - Uzupełnienie aktów USC-5131-2 - Zawiadczenia o zdolnoci do zawarcia zwizku za granic USC-5131-4 - Zawiadczenia o zawarciu małestwa USC- 5132 - Akty zgonów, USC-5135-1 Uzupełnienia aktów, USC-5135-2 Prostowanie aktów s.c. USC-5137 - Zmiana imion i nazwisk USC-5139 - Ustalenie brzmienia imion i nazwisk USC-5140 - Odpisy zupełne USC-5141 - Skrócone odpisy s.c. USC-5148 - Odznaczenia 50-lecia USC-5150 - Wpisywanie aktów zagranicznych USC-5152 Statystyki USC-5156 - Wzmianki i przypiski Z zakresu ewidencji ludnoci: Weryfikacj oparto na podstawie teczek aktowych prowadzonych w 2008 roku: EL-51110 Wykaz dzieci podlegajcych obowizkowi szkolnemu, EL-51120 Wykaz osób zmarłych dla Urzdu Skarbowego, EL-51130 Zgłoszenia meldunkowe-migracje, EL-51131 Zgłoszenia meldunkowe-przemeldowania, EL-51132 Zgłoszenia wymeldowa z miejsca pobytu stałego, EL-51133 Zgłoszenia pobytu czasowego, EL-51134 Zgłoszenia wymeldowa na pobyt czasowy za granic, EL- 5114 Nadzór nad wykonywaniem obowizku meldunkowego, EL-51151 Decyzje dotyczce wymeldowa, EL-51180 Udostpnianie danych osobowych, EL-51190 Informacje przekazywane w systemie PESEL dla WKU, EL-51191 Informacje przekazywane w systemie PESEL - błdy, EL-51190 Informacje przekazywane w systemie PESEL dla Zakładu Obsługi Małopolskiego Urzdu Wojewódzkiego w Krakowie, oraz przeliczonych zgłosze meldunkowych, aktów stanu cywilnego, wniosków o wydanie dowodu osobistego, wydanych zawiadcze oraz otrzymanych zawiadomie o utracie tych dokumentów. Z zakresu dowodów osobistych: Weryfikacj oparto na podstawie teczek aktowych prowadzonych w 2008 roku: 8

EL-5121 Nadzór nad wydawaniem dowodów osobistych, EL-5120-1 Rejestr utraconych dowodów osobistych, EL-5122-1 Rejestr kopert wysłanych, EL-5122-2 Rejestr kopert danych, EL-5122-3 Lista wydanych dowodów osobistych, EL-5122-4 Wykazy przesyłek z KWP, EL-5125 współpraca z innymi jednostkami i instytucjami, EL-5126 Dokumentacja porednictwa w wydawaniu dowodów osobistych. Kontrola nie wykazała rozbienoci. KONTROLOWANY KONTROLUJ CY WÓJT Gminy Brzenica (-) mgr in. Bogusław Antos Starszy Inspektor (-) mgr Joanna Bazan Inspektor (-) mgr Marta lusarczyk 9