Procedura przekazywania dokumentacji przebiegu nauczania szkół zlikwidowanych (publicznych i niepublicznych z uprawnieniami szkoły publicznej) do archiwum zakładowego Kuratorium Oświaty w Kielcach I. Podstawa prawna 1. Ustawa z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz.U. z 2016 r. poz. 1943); 2. Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. z 2016 r. poz. 1506); 3. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r. nr 14, poz. 67), 4. Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz.U. z 2015 r. poz. 1743), 5. Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 29 sierpnia 2014 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji (Dz.U. z 2014 r., poz. 1170, z 2015 r. poz. 1250, z 2016 r. poz. 1368). II. Przygotowanie dokumentacji. 1. Dokumentacja przebiegu nauczania szkół zlikwidowanych jest przyjmowana do archiwum zakładowego Kuratorium Oświaty w Kielcach z przedziału czasowego 50 lat (licząc od obecnego roku wstecz). W stosunku do dokumentacji starszej niż 50 letnia należy zasięgnąć opinii kustosza Archiwum Państwowego w Kielcach i postąpić zgodnie z Jego wskazówkami.
2. Dokumentacja przebiegu nauczania powinna być klasyfikowana i kwalifikowana zgodnie z symboliką zawartą w jednolitym rzeczowym wykazie akt danej szkoły. W przypadku kiedy szkoła nie posiada JRWA przyjmuje klasyfikację zawartą w poniższej tabeli. Wypis z przykładowej klasyfikacji i kwalifikacji dokumentacji szkoły (placówki oświatowej) w formie JRWA zamieszczonej na stronie Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych. Tytuł teczki Symbol klasyfikacyjny z JRWA Kategoria archiwalna (okres trwałości) Księga Protokołów Rady Pedagogicznej Protokoły egzaminów dojrzałości Protokoły egzaminów zawodowych 001 BE-25 4201 BE-25 4201 BE-25 Księga uczniów 4210 BE-25 Arkusze ocen 4211 BE-50 Dokumenty nieodebrane 4211 BE-50 Dzienniki lekcyjne 4212 B-5 (w sytuacji braku arkuszy ocen danego rocznika stosujemy kategorię BE-50) Ewidencja uczniów 4300 B-50 Księga absolwentów 4300 B-50 Rejestr wydanych 4300 B-50
świadectw III. Uporządkowanie akt. 1. Do archiwum zakładowego Kuratorium Oświaty w Kielcach przyjmowane są wyłącznie akta uporządkowane w następujący sposób: arkusze ocen, protokoły egzaminów dojrzałości oraz zawodowego oprawione w księgi umieszczamy w teczkach tekturowych bezkwasowych o grubości nie większej niż 5 centymetrów; nieoprawione arkusze ocen oraz protokoły egzaminów jw. układamy w teczkach tekturowych bezkwasowych według roku ukończenia szkoły oraz załączamy imienny spis uczniów w chronologii alfabetycznej nazwisk zgodnie z załączonymi arkuszami. Uporządkowana dokumentacja nie może zawierać materiałów plastikowych i metalowych (np. spinaczy, zszywek, wąsów i koszulek); księgi uczniów, ewidencji uczniów, absolwentów, rejestry wydanych świadectw, księgi protokołów Rady Pedagogicznej umieszczamy w teczkach bezkwasowych i dokonujemy odpowiedniego opisu strony tytułowej teczki; dokumenty nieodebrane (świadectwa uczniów) układamy w teczkach tekturowych bezkwasowych z załączonym imiennym spisem uczniów; dzienniki lekcyjne (z okresu pięciu ostatnich lat kalendarzowych) umieszczamy w teczkach tekturowych zwykłych rocznikami; wszystkie powstałe teczki należy opisać na stronie tytułowej według załącznika nr 1. Opisu teczki dokonujemy czarnym flamastrem permanentnym lub stosujemy samoprzylepną etykietę bezkwasową. 2. Dokumentację przekazujemy do archiwum zakładowego na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego załącznik nr 2. IV. Przekazanie dokumentacji przebiegu nauczania zlikwidowanej szkoły do archiwum zakładowego Kuratorium Oświaty w Kielcach. 1. Dyrektor szkoły / osoba prowadząca szkołę przesyła do Świętokrzyskiego Kuratora Oświaty pismo o przejęcie dokumentacji według wzoru załącznik nr 3.
Do pisma należy załączyć kopie dokumentów dotyczących założenia, przekształcenia, uprawnień oraz likwidacji szkoły oraz jeden egzemplarz wypełnionego spisu zdawczo-odbiorczego akt. 2. Termin dostarczenia akt należy uzgodnić telefonicznie z pracownikiem Kuratorium Oświaty w Kielcach uprawnionym do odbioru. 3. Strona przekazująca przywozi dokumentację szkoły do Kuratorium Oświaty w Kielcach we własnym zakresie. 4. Przed przejęciem do archiwum zakładowego Kuratorium Oświaty w Kielcach dokumentacja zostaje sprawdzona przez pracownika KO w Kielcach pod względem zgodności stanu przygotowania z zapisami procedury. W przypadku zaistnienia nieprawidłowości pracownik KO w Kielcach odmawia przyjęcia akt i podpisania spisu zdawczoodbiorczego (& 16.1 załącznika nr 6 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych Dz.U. nr 14, poz. 67), a dostarczona dokumentacja podlega zwrotowi w celu usunięcia uchybień i ponownemu przekazaniu. 5. Właściwie przygotowana dokumentacja przebiegu nauczania zostaje ostatecznie przekazana w momencie podpisania przez pracownika Kuratorium Oświaty w Kielcach spisu zdawczo-odbiorczego, którego jeden egzemplarz otrzymuje osoba przekazująca dokumenty. 6. W imieniu strony przekazującej, spisy zdawczo-odbiorcze podpisuje dyrektor szkoły/ osoba prowadząca szkołę. V. Osoba do kontaktu: Jolanta Stradowska specjalista w Wydziale Organizacji i Rozwoju Edukacji Kuratorium Oświaty w Kielcach tel. 41 3421631, e-mail: jolanta.stradowska@kuratorium.kielce.pl Załączniki: 1. Wzór opisu strony tytułowej teczki. 2. Wzór spisu zdawczo-odbiorczego. 3. Wzór pisma dotyczącego przejęcia dokumentacji przebiegu nauczania zlikwidowanej szkoły.
Załącznik 1. Pieczątka z nazwą szkoły 4211 BE - 50 ( symbol klasyfikacyjny) (kategoria archiwalna akt) ARKUSZE OCEN (tytuł teczki) 2005 rok. (daty skrajne rok ukończenia szkoły) /np. 7.. za kreską numer pozycji ze spisu zdawczo-odbiorczego
pieczątka z nazwą szkoły Załącznik 2. (lub komputerowy wpis nazwy szkoły) L.p. Znak teczki Tytuł teczki lub tomu Spis zdawczo odbiorczy akt nr... Daty skrajne od do Kat. Akt Liczba teczek Miejsce przechowywania akt w składnicy Data zniszczenia lub przekazania do archiwum 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 1. 001 Księga Protokołów Rady Pedagogicznej 1998-2000 BE-25 1 Spis zdawczo-odbiorczy zakończono na pozycji... przy ilości... jednostek archiwalnych. Przekazujący Przyjmujący (rubryki do wypełnienia od 1 do 6; rubryka 7 służy do poinformowania o braku dokumentacji określonego rocznika)
Załącznik 3. Nazwa szkoły (pieczątka).. (miejscowość i data) Świętokrzyski Kurator Oświaty al. IX Wieków Kielc 3 25-516 Kielce Działające na podstawie (art. 59 ust. 3 szkoły publiczne) (art. 84 szkoły niepubliczne) ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz.U. z 2016 r. poz. 1943) proszę o przejęcie przez Kuratorium Oświaty w Kielcach dokumentacji przebiegu nauczania zlikwidowanego / zlikwidowanej z dniem w ilości.. mb. (nazwa szkoły) 1. Przekazujący dokumenty:... (imię i nazwisko, telefon, nazwa szkoły, adres szkoły) 2. Braki występujące w dokumentacji szkoły (np. brak arkuszy ocen, protokołów itp.)... Powód braków w dokumentacji. Do pisma załączam: 1. Kopie dokumentów dotyczących powołania, przekształceń i likwidacji szkoły... - zastosować właściwą podstawę prawną (podpis i pieczęć dyrektora szkoły)