Zapytanie ofertowe nr 30/2012

Związek Miast Polskich ul. Robocza 46A 61-517 Poznań Poznań, 14 grudnia 2012 r. Zapytanie ofertowe nr 30/2012 Przedmiot zapytania dotyczy świadczenia usług eksperta ds. marketingu terytorialnego i promocji inwestycji, w formie konsultacji dla partnerstwa samorządowego: Aglomeracja Poznańska w ramach realizacji komponentu pn. Bezpośrednia pomoc doradczo-szkoleniowa dla JST w projekcie predefiniowanym Budowanie kompetencji do współpracy międzysamorządowej i międzysektorowej jako narzędzi rozwoju lokalnego i regionalnego Podstawa zgodnie z art. 4 ust 8 Prawa Zamówień Publicznych niniejsze postępowanie w sprawie zamówienia o szacunkowej wartości niższej niż 14 000 Euro, jest prowadzone zgodnie z wytycznymi Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie udzielania zamówień w ramach Mechanizmu Finansowego EOG 2009-2014 oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2009-2014. Niniejsze zapytanie ofertowe jest skierowana do wytypowanych wykonawców oraz publikowane na stronie internetowej Zamawiającego (www.zmp.poznan.pl) w zakładce zamówienia publiczne, stanowiąc jednocześnie zaproszenie do składania ofert przez wszystkich potencjalnych Wykonawców zainteresowanych niniejszym zapytaniem. Oznaczenie (do określenia przedmiotu zamówienia stosuje się nazwy i kody określone we Wspólnym Słowniku Zamówień, o którym mowa w rozporządzeniu (WE) nr 2195/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 listopada 2002 r. z późniejszymi zmianami). Usługi kody CPV: 79416200-5 - Usługi doradcze public relations, 79341400-0 - Usługi prowadzenia kampanii reklamowych I. Opis przedmiotu zapytania ofertowego. 1. Informacja wyjściowe: Związek Miast Polskich w ramach realizacji Fazy I projektu predefiniowanego Budowanie kompetencji do współpracy międzysamorządowej i międzysektorowej jako narzędzi rozwoju lokalnego i regionalnego, pomaga partnerstwom złożonym z jednostek samorządu terytorialnego w przygotowaniu wniosków aplikacyjnych do programu grantowego Ministerstwa Rozwoju Regionalnego (ze środków MF EOG) na wykonanie dokumentacji planistycznej i projektowej dotyczącej wybranych przedsięwzięć, które rozwiązują lokalnie zidentyfikowane wspólne problemy. 1

W ramach przygotowania wniosków aplikacyjnych została zidentyfikowana potrzeba konsultacji ze strony eksperta ds. marketingu terytorialnego i promocji inwestycji, którego rolą będzie pomoc partnerstwu w przygotowaniu założeń do przyszłego wniosku aplikacyjnego do MRR w celu uzyskania dotacji na wykonanie dokumentacji planistycznej. 2. Ogólny opis zakresu: Przedmiotem zapytania ofertowego jest dostarczenie usług przez eksperta ds. marketingu terytorialnego i promocji inwestycji, który udzieli konsultacji w tym zakresie partnerstwu samorządowemu: Aglomeracja Poznańska. Usługa musi być wykonana nie później niż do 21 stycznia 2013 r. 2.1. Partnerstwo Aglomeracja Poznańska Partnerstwo Aglomeracja Poznańska składa się z miasta Poznań, Stowarzyszenia Metropolia Poznań oraz Stowarzyszenia Gmin i Powiatów Wielkopolski stanowiących wspólny obszar funkcjonalny. 2.1.1. Opis potrzeb: Wstępny zakres współpracy w ramach partnerstwa Aglomeracja Poznańska, określony w zgłoszeniu do udziału w projekcie predefiniowanym i zweryfikowany w trakcie wizyt w partnerstwie - zakłada rozwój gospodarki innowacyjnej i podnoszenie atrakcyjności inwestycyjnej miasta" oraz "utworzenie Metropolii Poznań". Nie tylko kraje, ale również regiony i miasta konkurują o inwestorów. Poznań, pomimo zajmowania czołowych lokat w rankingach inwestycyjnych, w ostatnich latach zaczął tracić na znaczeniu. Należy również stwierdzić, że obecna pozycja nie odzwierciedla w pełni potencjału inwestycyjnego miasta. Pogarszająca się pozycja Poznania jako ośrodka lokalizacji inwestycji zagranicznych niesie za sobą straty zarówno dla wizerunku aglomeracji, jak i realne straty dla budżetu (utracone dochody w postaci podatków CIT i PIT). Należy zatem podjąć działania, aby wzmocnić siłę przyciągania inwestorów do miasta i zapewnić czołową rolę ośrodka gospodarczego Polski i regionu. W celu wypracowania profesjonalnych rozwiązań na etapie przygotowania dokumentacji aplikacyjnej do MRR nieodzowna jest konsultacja eksperta ds. marketingu terytorialnego i promocji inwestycji co obejmuje m.in. oszacowanie kosztów dokumentów planowanych do wykonania w II etapie projektu (okres lipiec 2013 grudzień 2015) ze wsparciem środków grantu MRR. Ekspert ds. marketingu terytorialnego i promocji inwestycji, ma za zadanie wspomóc personel partnerstwa przygotowujący wniosek aplikacyjny do MRR - poprzez wizytację na miejscu i sformułowanie pisemnych wniosków dotyczących zakresu niezbędnych działań oraz wskazanie, jakie opracowania i projekty wykonawcze należy przygotować, aby ich realizacja przyniosła realny efekt naprawczy w zakresie, jaki jest niezbędny do zaplanowania i zabudżetowania przyszłych opracowań planistycznych do celów aplikacji grantowej. 2

2.1.2. Szczegółowy zakres prac: Ekspert ds. marketingu terytorialnego i promocji inwestycji wspomoże personel partnerstwa w zakresie: sporządzenia roboczej diagnozy stanu obecnego i pozycji konkurencyjnej Aglomeracji Poznańskiej w zakresie przyciągania inwestycji innowacyjnych - benchmarking, wstępnej identyfikacji problemów związanych z przyciąganiem nowych inwestorów, w szczególności z branż innowacyjnych, opracowania taktyki działania oraz propozycji konkretnych działań usprawniających pozyskiwanie inwestorów oraz zwiększających skuteczność przyciągania inwestycji do Aglomeracji Poznańskiej, z ew. podzieleniem się wiedzą o dobrych praktykach w tym zakresie, wskazania metod niezbędnej partycypacji społecznej w przygotowaniu i realizacji projektu, zdefiniowania niezbędnych opracowań i studiów, które mogą być przedmiotem projektu i wniosku, dokonania szacunkowej wyceny tych opracowań. O ile będzie to możliwe po stronie personelu partnerstwa, najlepszą formą konsultacji byłoby przeprowadzenie warsztatu, w trakcie którego sformułowanoby ww. wnioski, a którego moderatorem byłby ekspert ds. marketingu terytorialnego i promocji inwestycji. Konkretnym produktem konsultacji, obok wiedzy przekazanej na miejscu personelowi partnerstwa, będzie przygotowanie krótkiego, min. 2-stronicowego raportu z konsultacji w partnerstwie, zawierającego w formie skrótowej ww. wskazówki stanowiące wynik przedmiotowych konsultacji, szacowaną pracochłonność i niezbędny zakres rzeczowy do wykonania w docelowych opracowaniach oraz szacowany koszt, który będzie wykorzystany do konstrukcji budżetu wniosku aplikacyjnego o grant MRR. 2.1.3. Uwarunkowania logistyczno organizacyjne planowanych prac: Przyjmuje się, że wykonawca poświęci na wykonanie pracy 2 osobo-dni. Koszty wykonawcy muszą obejmować (a) wynagrodzenie za wykonaną usługę (konsultacje, opracowanie raportu) oraz (b) dojazd na miejsce i ew. noclegi. Zakłada się, że wykonawca tego zadania, wyłoniony w niniejszym postępowaniu, wykona pracę w terminach uzgodnionych z przedstawicielem partnerstwa (imiennie wskazanym przez zamawiającego w umowie podpisanej z wykonawcą). Usługa musi zostać wykonana nie później niż do dnia 21 stycznia 2013 r. II. Wymagania formalne wobec wykonawców Zainteresowani wykonawcy lub ich personel bezpośrednio wykonujący usługę - muszą posiadać odpowiednie kwalifikacje merytoryczne (ekspert ds. marketingu terytorialnego i promocji inwestycji wyższe wykształcenie) oraz udokumentowane praktyczne doświadczenie w wykonaniu co najmniej 3 podobnych rodzajowo usług, polegających przykładowo na: świadczeniu usług konsultacji czy doradztwa lub opracowaniu projektów, wniosków czy analiz w przedmiocie zapytania w okresie ostatnich pięciu lat. Ciężar wykazania spełnienia ww. wymogów leży po stronie wykonawcy. 3

III. Wytyczne dla wykonawców dot. przygotowania treści oferty Oferta powinna zawierać poniższe informacje: 1. cenę usługi (wypełniony Formularz ofertowy) obejmującą: (a) wynagrodzenie za pracę personelu (b) dojazd na miejsce i ew. noclegi. Ocenie będzie poddawana łączna cena części (a) i (b) 2. Oświadczenie wskazujące, jakie powiązania kapitałowe lub osobowe łączą Wykonawcę z Zamawiającym (wzór załącznik nr 2 do formularza ofertowego) Załącznikami do oferty powinny być CV wykonawcy (lub personelu wykonawcy bezpośrednio wykonującego usługę) oraz w przypadku prowadzenia działalności gospodarczej wyciąg z Centralnego Rejestru Działalności Gospodarczej, oraz dokumentacja poświadczającą wymagane kwalifikacje: posiadanie wskazanego przygotowania zawodowego oraz doświadczenia w świadczeniu ww. usług w formie listy wykonanych prac oraz referencji, protokołów odbioru prac, itp. IV. Zasady współpracy, które będą zawarte umowie 1. Usługa będzie realizowana na podstawie umowy pisemnej, opisującej wymogi zawarte w niniejszym zapytaniu ofertowym. 2. Wykonawca zobowiązuje się do wykonania usług/i bezpośrednio przez osobę/y wymienioną/e w ofercie, które mogą się wykazać kwalifikacjami wymaganymi przez Zamawiającego. Zmiany tym zakresie wymagają pisemnej zgody Zamawiającego. V. Proces i kryteria wyboru Wykonawcy 1. Oferty będą najpierw poddane ocenie formalnej ze względu na (a) kompletność oferty oraz (b) potwierdzenie posiadania odpowiednich kwalifikacji i doświadczenia. W tym zakresie Zamawiający rezerwuje sobie prawo do sprawdzenia podanych informacji. 2. Zamawiający dokona porównania i wyboru najkorzystniejszej oferty dla każdej z indywidualnie złożonych przez Wykonawcę / Wykonawców. 3. Kryterium wyboru najkorzystniejszej oferty spełniającej wyżej opisane warunki formalne będzie łączna cena z tytułu świadczonych usług w ramach poszczególnych zadań wzór formularza ofertowego załącznik nr 1. VI. Termin i miejsce złożenia oferty na realizację ww. usług Oferta powinna odpowiadać w pełni na zapytanie ofertowe, powinna określać Wykonawcę i personel bezpośrednio wykonujący pracę, oraz wskazywać osobę do kontaktu zgodnie z formularzem stanowiącym załącznik do niniejszego zapytania ofertowego. Oferty prosimy przesyłać do 21 grudnia 2012 godz. 14.30 na adres Biura ZMP podany poniżej (oferta może być przesłana listem, faksem lub e-mailem wraz z zeskanowanymi załącznikami i otrzymanie jej w każdej z tych form będzie liczone jako spełnienie warunku dotrzymania terminu złożenia oferty). Wykonawca wybrany w tym postępowaniu musi załączyć do dokumentacji przed podpisaniem umowy pisemną wersję oferty wraz z załącznikami, jeśli nie dostarczył jej wcześniej. 4

Termin związania z ofertą: 30 dni. Bieg terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu oznaczonego na składanie ofert. Zamawiający może przedłużyć termin związania z ofertą o oznaczony okres, nie dłuższy jednak niż kolejne 30 dni. O fakcie tym Zamawiający powiadomi Wykonawców. Dane Zamawiającego do nadesłania ofert: Związek Miast Polskich, ul. Robocza 46A, 61-517 Poznań Fax (061) 633 50 60 email: biuro@zmp.poznan.pl Dodatkowych informacji na temat zapytania ofertowego udziela: Anna Nadolna (061) 633 50 61; e-mail: anna.nadolna@zmp.poznan.pl, Alicja Grenda (061) 633 50 55, e-mail: alicja.grenda@zmp.poznan.pl. Z poważaniem Data: 14 grudnia 2012 Z-ca Dyrektora Biura ZMP podpis osoby mającej uprawnienia do reprezentowania Zamawiającego 5

Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego Nazwa oferenta /pieczęć FORMULARZ OFERTY Data:. Związek Miast Polskich ul. Robocza 46A 61-517 Poznań Nawiązując do zapytania ofertowego z dnia 14.12.2012 na wykonanie usług eksperta ds. marketingu terytorialnego i promocji inwestycji, który udzieli konsultacji w tym zakresie dla partnerstwa: Aglomeracja Poznańska oferujemy wykonanie zamówienia - zgodnie z wymogami opisanymi w zapytaniu na następujących warunkach: Dane składającego ofertę (wykonawcy): 2.1. Pełna nazwa /nazwisko.... 2.2. Forma prawna... 2.3. NIP... 2.4. REGON... 2.5. dokładny adres: ul.... miejscowość + kod pocztowy... 2.6. województwo... 2.7. tel.... 2.8. faks... 2.9. email:... 2.10 2.11. 2.12. nazwa banku i numer rachunku... nazwiska i imiona osób upoważnionych do podpisywania umowy o wykonanie zadania... osoba lub osoby, które będą wykonywały zlecenie (personel Wykonawcy)... 6

osoba do kontaktu... Potwierdzam posiadanie niezbędnej wiedzy i umiejętności, oraz kompetencji i doświadczenia zawodowego niezbędnego do wykonania ww. prac zgodnie z warunkami opisanymi w zapytaniu ofertowym. Na potwierdzenie załączam (a) dokumenty dotyczące uprawnień zawodowych poświadczających wymagane kwalifikacje [kopie dyplomów, certyfikatów, uprawnień, itp.], oraz (b) tabelaryczne zestawienie wykonanych usług [tabelka: zakres rzeczowy wykonanej usługi, kiedy, dla kogo adres/kontakt do ew. weryfikacji] oraz inne dokumenty potwierdzające wykonywanie prac w zakresie objętym zapytaniem ofertowym. Jeżeli podmiot/osoba ubiegający się prowadzi działalność gospodarczą, niezbędne jest załączenie aktualnego wyciągu z Centralnego Rejestru Dział. Gospodarczej lub KRS (tj. max 3 miesiące od daty wystawienia z oświadczeniem, że treść odpowiada stanowi aktualnemu) 1. Cena usługi (przedmiot wyboru najkorzystniejszej oferty): Część (1) Wynagrodzenie: Cena brutto (wraz podatkiem VAT jeśli dotyczy).. zł za 1 osobo-dzień pracy Łączne wynagrodzenie brutto (wraz podatkiem VAT jeśli dotyczy w zależności od formy organizacyjno-prawnej) za wykonanie prac w zakresie zadania zł słownie:. Część (2) koszt przejazdów, ew. noclegu i wyżywienia w trakcie realizacji umowy Cena brutto (wraz z podatkiem VAT jeśli dotyczy, w zależności od formy organizacyjnoprawnej wykonawcy) zł słownie:. 2. Łączna cena wykonania zadania, biorąc pod uwagę koszt wynagrodzenia (cz.1) i koszty przejazdu oraz ew. noclegów i wyżywienia (cz.2),: Cena brutto (wraz z podatkiem VAT j.w.) zł słownie: Data:.... Podpis osoby mającej uprawnienia do reprezentowania wykonawcy 7

Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego Nazwa oferenta /pieczęć OŚWIADCZENIE O BRAKU POWIĄZAŃ KAPITAŁOWYCH LUB OSOBOWYCH POMIĘDZY PODMIOTEM SKŁADAJĄCYM OFERTĘ A ZAMAWIAJĄCYM - ZWIĄZKIEM MIAST POLSKICH W POZNANIU, ul. ROBOCZA 46A Niniejszym, zgodnie z wymogiem obowiązującym w Wytycznych Ministerstwa Rozwoju Regionalnego ds. udzielania zamówień w ramach Mechanizmu Finansowego EOG 2009-2014 oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2009-2014, oświadczam, że nie istnieją powiązania kapitałowe między naszą firmą a Zamawiającym, tj. Związkiem Miast Polskich z siedzibą w Poznaniu ul. Robocza 46A (kod pocztowy 61-517), NIP 778-10-05-845, ani nie mają miejsca moje powiązania osobowe z osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy (tj. Tomaszem Potkańskim, Alicją Grendą, Anną Wiktorczyk-Nadolną, Hanną Leki), w szczególności polegające na: a) Uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki osobowej lub cywilnej b) Posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji c) Pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta lub pełnomocnika d) Pozostawaniu w związku małżeńskim, stosunku powinowactwa lub pokrewieństwa w linii prostej, powinowactwa lub pokrewieństwa w linii bocznej do drugiego stopnia, lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli Data:.... Podpis osoby mającej uprawnienia do reprezentowania wykonawcy [członka zarządu, kierownika jednostki, itp.] 8

Załącznik nr 3 do zapytania ofertowego Nazwa / pieczęć wykonawcy TABELARYCZNE ZESTAWIENIE WYKONANYCH USŁUG LUB ŚWIADCZONEJ PRACY DOKUMENTUJĄCE POSIADANIE PRAKTYCZNYCH DOŚWIADCZEŃ W ZAKRESIE MARKETINGU TERYTORIALNEGO I PROMOCJI INWESTYCJI (w okresie ostatnich 5 lat) LP Zakres rzeczowy usługi / pracy Daty świadczenia usługi / pracy Nazwa instytucji, dla której była świadczona usługa / praca Stanowisko i dane kontaktowe (email, tel.) osoby w tej instytucji do celów ew. weryfikacji 1 2 3 4 Data:.... Podpis osoby mającej uprawnienia do reprezentowania wykonawcy 9