Załącznik nr 1b do SIWZ TABELA FUNKCJONALNOŚCI UWAGA: Jeśli funkcjonalność, dla której wymagane jest potwierdzenie zrzutem ekranu wymusza wykonanie kliku zrzutów ekranu, konieczne jest aby każdy taki zrzut został dołączony do niniejszego załącznika. Zrzuty ekranów muszą być wydrukowane w kolorze, w sposób czytelny i jednoznacznie wskazujący na istnienie wymaganej funkcjonalność. Zrzuty ekranów musza być ponumerowane, a numery wpisane w odpowiednim wierszu tabeli w kolumnie IV. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wezwania Wykonawcy do zaprezentowania istniejącej funkcjonalności w środowisku testowym L.p. Opis funkcji Posiada (TAK / NIE Zrzut ekranu I II III IV 1 2 Zgodność z Instrukcją Kancelaryjną, procedurami urzędowymi, m.in. w zakresie: Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt (JRWA) oraz numeracji i klasyfikacji spraw. skalowanie systemu gwarantujące możliwość: - dołączania dodatkowych stanowisk, - rozbudowy warstwy aplikacyjnej, - rozbudowy warstwy bazodanowej 3 System posiada możliwość definiowanie schematów określających etapy ścieżki obiegu poszczególnych spraw. Po określeniu ścieżki system automatycznie pilnuje aby w kolejnym etapie sprawa trafiła do odpowiedniego (zdefiniowanego w schemacie) referatu. System wyróżnia, co najmniej następujące podstawowe grupy użytkowników: - Klient Urzędu (z rozróżnieniem na osobę fizyczną bądź prawną - instytucję) - Urzędnik (to ten, kto w ramach pracy na rzecz Urzędu bierze udział w przyjmowaniu, przetwarzaniu i wytwarzaniu wszelkiego rodzaju dokumentów urzędowych) - Naczelnik (to ten, kto zarządza dokumentami w określonym dziale. Naczelnik ma wgląd do całej dokumentacji swojego wydziału.) - Administrator (Administrator to ten, kto wprowadza ustawienia do systemu i nimi zarządza.) 4 System posiada Generator Formularzy XML generator taki pozwala administratorowi i uprawnionym pracownikom samodzielnie tworzyć za pomocą formularzy wzory określonych
dokumentów (wniosków, odpowiedzi itp.). 6 6 7 Dokumenty są wprowadzane do systemu w następujący sposób: - klient - poprzez Skrzynkę Podawczą w Elektronicznym Biurze Obsługi Klienta (typowy dokument elektroniczny), - pracownik kancelarii dokumenty elektroniczne nadesłane do urzędu np. poprzez e-mail, lub zeskanowane dokumenty tradycyjne (papierowe), - pracownik - w toku prowadzonych spraw klientów, bądź jeśli dotyczą spraw wewnętrznych urzędu, które swoje życie zaczynają w danym wydziale (np. przyjęcie nowego pracownika). System za pomocą Generatora Formularzy pozwala na tworzenie formularzy dla klientów zewnętrznych i pracowników jednostki. Formularze dla klientów są wysyłane do części zewnętrznej systemu i tam udostępnione klientom. Formularze dla pracowników pozostają w części SEOD są dostępne tylko dla uprawnionych pracowników. System w zależności od poziomu uprawnień generuje użytkownikowi ilościowe zestawienia takich elementów jak: - ilość bieżących dokumentów, - ilość bieżących spraw, - ilość spraw archiwalnych, - ilość spraw przeterminowanych, - dodatkowym atutem będą również inne statystyki. 8 System posiada mechanizmy, które na podstawie odpowiednich kategorii archiwalnych generują paczki archiwalne. 9 System generuje spis zdawczo-odbiorczy do Archiwum Dokumentów Elektronicznych. 10 System umożliwia automatyczne przyjmowanie dokumentów z Elektronicznej Skrzynki Podawczej (z EPUAP) 11 System umożliwia stworzenie dowolnej struktury organizacyjnej jednostki przez administratora. 12 System umożliwia wprowadzanie zmian struktury organizacyjnej przez administratora systemu. 13 System umożliwia nadawanie uprawnień w oparciu o wcześniej zdefiniowaną strukturę organizacyjną. 14 System daje możliwość pełnego zarządzania pracownikami, ich uprawnieniami i danymi. 15 System daje możliwość administratorowi zablokowania użytkownika np. na czas choroby, urlopu itp.
16 Administrator ma możliwość konfiguracji następujących elementów systemu: czas, po którym system automatycznie wyloguje użytkownika, maksymalny rozmiar plików wczytywanych przez pracowników, rodzaju plików, które mogą być wczytywane do systemu, określenia gdzie ma być wykonywana kopia bezpieczeństwa systemu, określenia jakie zasoby systemu podlegają archiwizacji. 17 18 Aplikacja posiada dokładny system monitorowanie zdarzeń Każde zdarzenie wywołujące zmianę w systemie powinno być odnotowane w ogólnym rejestrze. Każde informacja o zdarzeniu powinna zawierać następujące informacje: kto wykonał, nazwa wykonanej operacji, czas wykonania (data i godzina), jednoznaczny identyfikator komputera, z którego zdarzenie zostało wykonane. System posiada rejestr logowań użytkowników: rejestr taki powinien zawierać informacje: imię i nazwisko zalogowanego pracownika, czas logowania, identyfikator komputera, z którego nastąpiło logowanie, czas wylogowania. 19 System zewnętrzny udostępnia informacje na temat statusu spraw i etapu, na którym się znajdują. 20 21 22 System zewnętrzny zawiera informacje na temat procedur realizacji każdej sprawy w urzędzie zawartych w tzw. Kartach Informacyjnych. Rozwiązanie zapewnia możliwość składania podań z wykorzystaniem Internetu oraz prowadzenie korespondencji z urzędem Karty Informacyjne powinny zawierać następujące informacje: data wydania karty i numer wersji, referat odpowiedzialny za realizację, nazwa usługi, wymagane dokumenty, opłaty, tryb odwołania,
podstawa prawna, termin załatwienia sprawy, inne uwagi. 23 Ze względów bezpieczeństwa informacje przekazywane klientom będą przechowywane na osobnym (zewnętrznym) serwerze, na którym zainstalowana jest odpowiednia aplikacja, z której mogą korzystać klienci urzędu. 24 Obie aplikacje (zewnętrzna i wewnętrzna) muszą mieć mechanizmy do wymiany danych 25 26 27 System wewnętrzny SEOD posiada możliwość wprowadzania, edytowania, usuwania kart informacyjnych. Rozwiązanie daje możliwość umieszczania wzorów dokumentów (w formacie doc, odt, pdf) i formularzy publicznie dostępnych do pobrania w systemie zewnętrznym. System posiada narzędzie do generowania kopii bezpieczeństwa. System umożliwia wykonania kopii bezpieczeństwa na serwer lokalny oraz na serwer zdalny. System posiada mechanizm dokładnego raportowania zdarzeń związanych z archiwizowaniem danych kto i kiedy wykonał kopię, z jakiego komputera w sieci, jakie dane zostały zarchiwizowane. 28 Komunikacja między stacją roboczą, a serwerem jest szyfrowana np. z wykorzystaniem protokołu SSL (HTTPS). 29 30 31 32 Transfer danych między częścią wewnętrzną (SEOD), a częścią zewnętrzną jest szyfrowana np. z wykorzystaniem protokołu SSL (HTTPS). Klienci zewnętrzni nie mogą mieć dostępu do serwera wewnętrznego, na którym zainstalowany jest system obiegu dokumentów. System zapewnia mechanizm bezpieczeństwa polegający na automatycznym generowaniu sum kontrolnych, które jednoznacznie identyfikują zapisany w systemie plik potwierdzając w ten sposób jego wiarygodność, weryfikacja sum kontrolnych powinna być automatyczna przez system i publikowana podczas przeglądu plików. W czasie wykonywania kopii system posiada mechanizmy zabezpieczające uniemożliwiające powstawaniu niespójności danych.
33 Oprogramowanie działa w dowolnej sieci komputerowej w standardzie TCP/IP...., dn....... Podpis osób uprawnionych do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy oraz pieczątka / pieczątki