Zbiorcze oświadczenie o stanie kontroli zarządczej z sądów na obszarze Sądu Apelacyjnego w Gdańsku za 2012 rok Dział I Jako osoba odpowiedzialna za zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej, tj. działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy, a w szczególności dla zapewnienia: - zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, - skuteczności i efektywności działania, - wiarygodności sprawozdań, - ochrony zasobów, - przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, - efektywności i skuteczności przepływu informacji, - zarządzania ryzykiem, oświadczam, że w sądach funkcjonujących na obszarze Sądu Apelacyjnego w Gdańsku Część A W wystarczającym stopniu funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza: w Sądzie Apelacyjnym w Gdańsku, Sądzie Okręgowym w Bydgoszczy, w Sądzie Okręgowym w Elblągu, Sądach Rejonowych w Inowrocławiu, Mogilnie, Nakle, Szubinie, Świeciu, Tucholi, Żninie, Braniewie, Działdowie, Elblągu, Iławie, Nowym Mieście Lubawskim, Ostródzie,w Sądzie Rejonowym w Słupsku, Sądzie Okręgowym w Toruniu, Sądach Rejonowych w Brodnicy, Chełmnie, Golubiu- Dobrzyniu, Grudziądzu, Toruniu, Wąbrzeźnie, Sądzie Okręgowym we Włocławku, Sądach Rejonowych w Lipnie, Aleksandrowie Kujawskim, Radziejowie, Rypinie. Część B W ograniczonym stopniu funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza: w Sądzie Rejonowym w Bydgoszczy, Sądzie Okręgowym w Gdańsku, Sądach Rejonowych Gdańsk- Południe i Gdańsk-Północ w Gdańsku, Sądach Rejonowych w Gdyni, Kartuzach, Kościerzynie, Kwidzynie, Malborku, Starogardzie Gdańskim, Sopocie, Tczewie, Wejherowie, Sądzie Okręgowym w Słupsku, Sądach Rejonowych w Bytowie, Chojnicach, Człuchowie, Lęborku i Miastku, w Sądzie Rejonowym we Włocławku. Zastrzeżenia dotyczące funkcjonowania kontroli zarządczej wraz z planowanymi działaniami, które zostaną podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej, zostały opisane w dziale II oświadczenia. Część C Nie funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza. Zastrzeżenia dotyczące funkcjonowania kontroli zarządczej wraz z planowanymi działaniami, które zostaną podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej, zostały opisane w dziale II oświadczenia. Część D Niniejsze oświadczenie opiera się na mojej ocenie i informacjach dostępnych w czasie sporządzania niniejszego oświadczenia pochodzących z: X monitoringu realizacji celów i zadań, X kontroli wewnętrznych, X audytu wewnętrznego, X samooceny kontroli zarządczej przeprowadzonej z uwzględnieniem standardów kontroli zarządczej, X kontroli zewnętrznych,
X procesu zarządzania ryzykiem, X innych źródeł informacji: oświadczeń o stanie kontroli zarządczej złożonych przez: Prezesów i Dyrektorów Sądu Apelacyjnego i Sądów Okręgowych funkcjonujących na obszarze działania sądów Apelacji Gdańskiej, sprawozdań z wizytacji lub lustracji podległych jednostek, analiz statystycznych pod kątem stabilności orzecznictwa, terminowości rozpoznawania spraw i sporządzania uzasadnień, dokonanych analiz wydatków ze środków publicznych. Jednocześnie oświadczam, że nie są mi znane inne fakty lub okoliczności, które mogłyby wpłynąć na treść niniejszego oświadczenia. Gdańsk, dnia 10 kwietnia 2013 r.... ( Podpis Prezesa/Dyrektora) Dział II 1. Zastrzeżenia dotyczące funkcjonowania kontroli zarządczej w roku ubiegłym Na obszarze Okręgu Bydgoskiego: - Na podstawie art. 274 ust.2 pkt 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych Sąd Rejonowy w Bydgoszczy zobowiązany był do prowadzenia audytu wewnętrznego. W 2012 r. w Sądzie Rejonowym w Bydgoszczy nie był prowadzony audyt wewnętrzny przez audytora wewnętrznego zatrudnionego w jednostce ani usługodawcę nie zatrudnionego w sądzie. Na obszarze Okręgu Gdańskiego: - niezakończony proces wdrażania zarządzania ryzykiem, - brak dostatecznego udokumentowania procesu samooceny kontroli zarządczej, - brak opracowania zasad etycznego postępowania dla pracowników lub niedostateczne promowanie tych zasad. Na obszarze Okręgu Słupskiego: -istnieje system zarządzania ryzykiem ale wymaga ulepszenia w Sądach Rejonowych w Chojnicach, Człuchowie i Miastku. Na obszarze Okręgu Włocławskiego: - w Sądzie Rejonowym we Włocławku niska świadomość pracowników, co do celów ogólnych jednostki przyjętych do realizacji oraz ich przełożenia na cele szczegółowe oraz sposób funkcjonowania mechanizmów kontroli zarządczej. 2. Planowane działania, które zostaną podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej Na obszarze Okręgu Bydgoskiego: - prowadzenie audytu wewnętrznego w SR w Bydgoszczy zgodnie z przepisami ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych termin realizacji do dnia 31 grudnia 2013 r. Na obszarze Okręgu Gdańskiego: - zakończenie procesu wdrażania systemu zarządzania ryzykiem, - opracowanie wytycznych w zakresie samooceny kontroli zarządczej, - opracowanie i promowanie formalnych zasad etycznego postępowania. Na obszarze Okręgu Słupskiego: - dopracowanie systemu kontroli zarządczej w Sądzie Rejonowym w Chojnicach: wdrażanie systemu komputerowego wspomagającego zarządzanie ryzykiem, szkolenia z zakresu systemu kontroli
zarządczej dla pracowników, utworzenie Punktu Obsługi Interesanta, - dopracowanie systemu kontroli zarządczej w Sądzie Rejonowym w Człuchowie: aktualizacja w oparciu o obowiązujące przepisy, wdrażanie systemu komputerowego wspomagającego zarządzanie ryzykiem, dalsze szkolenia z zakresu systemu kontroli zarządczej dla pracowników, utworzenie POI po zakończeniu zadania inwestycyjnego, poprawa przepływu informacji w ramach jednostki poprzez utworzenie elektronicznej poczty wewnętrznej, ułatwianie pracownikom podnoszenie kwalifikacji zawodowych, organizowanie szkoleń, w miarę możliwości w siedzibie sądu, dla szerszego grona pracowników, monitorowanie, w celu poprawy funkcjonowania, administrowania bezpieczeństwem systemów IT, poprawa warunków organizacyjnych i technicznych funkcjonowania obiektu sądowego po zakończeniu zadania inwestycyjnego, - wyrównanie poziomu funkcjonowania kontroli zarządczej w Wydziałach Zamiejscowych do standardów obowiązujących w Sądzie Rejonowym w Słupsku. Ujednolicenie zarządzeń i procedur obowiązujących w zakresie kontroli zarządczej. Przeprowadzenie procesu samooceny kontroli zarządczej. Na obszarze Okręgu Włocławskiego: - w SO we Włocławku zaktualizowanie w 2013 r. obowiązujących procedur kontroli zarządczej w związku z nowelizacją przepisów ustawy Prawo o ustroju sądów powszechnych z dnia 27 lipca 2001 r. i rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości w sprawie nadzoru administracyjnego nad działalnością administracyjną sądów powszechnych z dnia 20 grudnia 2012 r., - w SR we Włocławku ujednolicenie rejestru ryzyk SR we Włocławku oraz listy ryzyk z systemu komputerowego wdrażanego przez Ministerstwo Sprawiedliwości wspomagającego zarządzanie ryzykiem, podnoszenie świadomości pracowników w zakresie kontroli zarządczej poprzez organizowanie szkoleń wewnętrznych, sporządzanie kwartalnych sprawozdań z wykonania planu działalności każdej komórki organizacyjnej osobno, aktualizowanie procedur wewnętrznych stanowiących dokumentacje systemu kontroli zarządczej, - w SR w Aleksandrowie Kujawskim aktualizacja procedur dot. kontroli zarządczej w związku z włączeniem w strukturę organizacyjną Sądu Rejonowego w Aleksandrowie Kujawskim, zniesionego Sądu Rejonowego w Radziejowie, - w SR w Lipnie, Rypinie, Radziejowie - systematyczne kontynuowanie wdrożonych standardów, cykliczna analiza zidentyfikowanych ryzyk oraz ich monitorowanie. Dział III Działania, które zostały podjęte w ubiegłym roku w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej 1. Działania, które zostały zaplanowane na rok, którego dotyczy oświadczenie: na obszarze Okręgu Elbląskiego: - wdrożenie procedur związanych z zarządzaniem ryzykiem w SO i SR w Elblągu, w ramach którego przeprowadzono udokumentowany proces identyfikacji oceny ryzyk w odniesieniu do planu działalności sądu za pomocą systemu Risk Manager, - wdrożenie procedur związanych z funkcjonowaniem kontroli zarządczej w SO w Elblągu: przeprowadzenie procesu samooceny ryzyka i kontroli zarządczej na podstawie kwestionariuszy ankiet w odniesieniu do kierownictwa oraz pracowników sądu, przeprowadzenie oceny na podstawie kwestionariuszy ankiet przestrzegania przez pracowników zasad etyki wynikających z wprowadzonego Kodeksu Etyki Pracowników Sądu, - opracowanie zbioru instrukcji, procedur i zarządzeń wewnętrznych, odnoszących się do wszystkich obszarów działalności sądu. na obszarze Okręgu Gdańskiego: - przeprowadzenie identyfikacji i analizy ryzyka, wytyczenie obszarów ryzyk oraz stworzenie rejestru ryzyk, wsparcie procesu zarządzania ryzykiem za pomocą programu Risk Manager, - opracowanie kwestionariuszy samooceny kontroli zarządczej i przeprowadzenie samooceny kontroli zarządczej. na obszarze Okręgu Słupskiego:
- wdrożenie narzędzia informatycznego wspomagającego proces zarządzania ryzykiem oraz dokonywanie kwartalnych ocen ryzyka przez wszystkich właścicieli ryzyk w SO w Słupsku, SR w Bytowie, SR w Chojnicach, SR w Człuchowie, - wprowadzenie polityk Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji w SO w Słupsku, - w SR w Chojnicach i SR w Człuchowie: aktualizacja systemu kontroli zarządczej, monitorowanie obciążenia sędziów, referendarzy i urzędników, aktualizacja zarządzeń i procedur wewnętrznych, - delegowanie obowiązków wynikających z systemu kontroli zarządczej na poszczególne niższe szczeble organizacyjne jednostki, przeprowadzenie i umożliwienie pracownikom udziału w szkoleniach z zakresu systemu kontroli zarządczej, zmiana podziału czynności sędziów i referendarzy stosownie do wpływu spraw, przesunięcie etatów w grupie urzędników pomiędzy poszczególnymi wydziałami i komórkami organizacyjnymi, podyktowane obciążeniem, aktualizacja zakresu czynności pracowników, monitorowanie efektywności wydanych zarządzeń nadzorczych, przegląd i aktualizacja wybranych zarządzeń i procedur wewnętrznych. - w SR w Miastku podjęcie działań polegających na wydaniu zarządzeń nadzorczych, dokonaniu okresowej oceny pracowników oraz zaktualizowaniu wybranych zarządzeń i procedur wewnętrznych. na obszarze Okręgu Toruńskiego: - zakończenie wdrożenia w formie pisemnej Instrukcji opisującej system kontroli zarządczej w sądzie, - zakończenie wdrażanie procedury zarządzania ryzykiem, - przeprowadzenie szkolenia w zakresie kontroli zarządczej dla właścicieli ryzyka, - przeprowadzenie samooceny kontroli zarządczej przez ogół sędziów i pracowników sądu. na obszarze Okręgu Włocławskiego: - w SO we Włocławku kontynuacja pracy Zespołu ds. kontroli zarządczej, który monitorował funkcjonowanie systemu kontroli zarządczej w Sądzie Okręgowym we Włocławku, przewodniczący wydziałów i Kierownicy Oddziałów przedkładali Zespołowi ds. kontroli zarządczej kwartalne sprawozdania z realizacji celów i zadań oraz wskazywali na ewentualne zagrożenia mające wpływ na ich prawidłowy przebieg, przeprowadzenie oceny i analizy ryzyka, przeprowadzenie samooceny systemu kontroli zarządczej z uwzględnieniem standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych, wśród kierowników wydziałów i oddziałów oraz innych pracowników sądu, - w SR we Włocławku przeprowadzenie procesu identyfikacji i analizy ryzyka oraz udokumentowanie go zgodnie z obowiązującą w jednostce instrukcją Zarządzania Ryzykiem, wyznaczenie osób odpowiedzialnych za poszczególne ryzyka, nakreślenie koniecznych do podjęcia działań kontrolnych i zapobiegawczych oraz nadanie im odpowiedniego priorytetu, opracowanie wytycznych w zakresie samooceny kontroli zarządczej, które zawarto w Zasadach funkcjonowania kontroli Zarządczej w SR we Włocławku, - w SR w Lipnie zakończenie procesu identyfikacji i hierarchizacji zarządzania ryzykiem. Procesem tym zostali objęci wszyscy właściciele ryzyka. Zakończenie procesu samooceny, jako mechanizmu standardów kontroli zarządczej, - w SR w Rypinie udokumentowanie procesu szacowania ryzyka, opracowanie i wdrożenie do stosowania Szczegółowych procedur procesu szacowania ryzyka w SR w Rypinie oraz przeprowadzenie zgodnie z tymi procedurami identyfikacji i analizy ryzyka, wytyczenie obszarów ryzyk oraz stworzenie rejestru ryzyk występujących w Sądzie, przeprowadzenie procesu samooceny i dokonanie analizy uzyskanej informacji w celu uzyskania zapewnienia o stanie kontroli zarządczej. 2. Pozostałe działania: na Obszarze Okręgu Bydgoskiego: - wdrożenie w SO w Bydgoszczy systemu informatycznego wspomagającego proces zarządzania ryzykiem w jednostce, - wdrożenie dokumentów związanych z Systemem Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji w SO w Bydgoszczy, SR w Inowrocławiu, - w SR w Bydgoszczy - przegląd polityki Bezpieczeństwa Informacji pod kątem dostosowania dokumentów do Zarządzenia MS z dnia 27 czerwca 2012 r. w sprawie wprowadzenia Polityki Bezpieczeństwa Informacji MS i sądów powszechnych, - przeprowadzenie samooceny wśród pracowników w zakresie przestrzegania standardów kontroli zarządczej, -przeprowadzenie identyfikacji ryzyka przy udziale wszystkich komórek organizacyjnych SR w Inowrocławiu, - przeprowadzenie szkolenia dla sędziów, urzędników i pracowników SR w Inowrocławiu
na obszarze Okręgu Elbląskiego: - w 2012 r. w sądach okręgu elbląskiego przeprowadzenie szkolenia mającego na celu przybliżenie tematyki związanej z kontrolą zarządczą i zarządzaniem ryzykiem w kontekście ustawy o finansach publicznych. na obszarze Okręgu Gdańskiego: - wprowadzenie procedur wewnętrznych w obszarach działania jednostki wymagających regulacji, - podjęcie działań zgodnie z obowiązującymi procedurami wewnętrznymi, - dokonanie poprawy skuteczności i efektywności działań poprzez wyznaczanie celów oraz monitoring ich realizacji, - podjęcie działań w zakresie opracowania i wdrożenia polityki bezpieczeństwa. na obszarze Okręgu Słupskiego: - w SO w Słupsku przeprowadzenie szkolenia kierowników komórek organizacyjnych w zakresie kontroli zarządczej i zarządzania ryzykiem, - w SR w Chojnicach usprawnienie systemu ocen okresowych urzędników. na obszarze Okręgu Włocławskiego: - w SR we Włocławku wdrożenie nowej Polityki Bezpieczeństwa Informacji, utworzenie Księgi Kontroli Zarządczej w formie papierowej i elektronicznej, zaktualizowanie procedur kontroli zarządczej poprzez wprowadzenie jednolitego dokumentu, który określa rodzaje informacji zarządczych, obowiązki i odpowiedzialność podmiotów kontroli zarządczej, cele i zakres kontroli, funkcje kontroli, środowisko wewnętrzne, strukturę organizacyjną i delegowanie uprawnień, kompetencje zawodowe, przestrzeganie wartości etycznych, zasady sprawowania nadzoru administracyjnego, zasady sprawowania kontroli finansowej, identyfikację i analizę ryzyka oraz reakcję na ryzyko, mechanizmy kontroli, dokumentowanie systemu kontroli zarządczej, ochronę zasobów; przeszkolenie kadry kierowniczej w zakresie funkcjonowania mechanizmów kontroli zarządczej i zarządzania ryzykiem, przeprowadzenie samooceny kontroli zarządczej z wykorzystaniem opracowanych w tym celu ankiet skierowanych do urzędników i kierowników komórek organizacyjnych oraz dokonanie ich analizy w formie raportu, - w SO we Włocławku wprowadzenie Zarządzeniem Prezesa Polityki Bezpieczeństwa Informacji oraz pozostałych dokumentów z nią związanych. Nowe procedury opracowano w związku z wdrażaniem Zarządzenia nr 107/12/DPK Ministra Sprawiedliwości z dnia 27.06.2012 r. Objaśnienia: 1) Należy podać nazwę ministra, ustaloną przez Prezesa Rady Ministrów na podstawie art. 33 ust. 1 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz. U. z 2003 r. Nr 24, poz. 199 i Nr 80, poz. 717, z 2004 r. Nr 238, poz. 2390 i Nr 273, poz. 2703, z 2005 r. Nr 169, poz. 1414 i Nr 249, poz. 2104, z 2006 r. Nr 45, poz. 319, Nr 170, poz. 1217 i Nr 220, poz. 1600, z 2008 r. Nr 227, poz. 1505, z 2009 r. Nr 42, poz. 337, Nr 98, poz. 817, Nr 157, poz. 1241 i Nr 161, poz. 1277 oraz z 2010 r. Nr 57, poz. 354), a w przypadku gdy oświadczenie sporządzane jest przez kierownika jednostki, nazwę pełnionej przez niego funkcji. 2) W dziale I, w zależności od wyników oceny stanu kontroli zarządczej, wypełnia się tylko jedną część z części A albo B, albo C przez zaznaczenie znakiem "X" odpowiedniego wiersza. Pozostałe dwie części wykreśla się. Część D wypełnia się niezależnie od wyników oceny stanu kontroli zarządczej. 3) Minister kierujący więcej niż jednym działem administracji rządowej składa jedno oświadczenie o stanie kontroli zarządczej w zakresie wszystkich kierowanych przez niego działów, obejmujące również urząd obsługujący ministra. Oświadczenie nie obejmuje jednostek, które nie są jednostkami sektora finansów publicznych w rozumieniu ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 oraz z 2010 r. Nr 28, poz. 146, Nr 96, poz. 620, Nr 123, poz. 835, Nr 152, poz. 1020 i Nr 238, poz. 1578). 4) Część A wypełnia się w przypadku, gdy kontrola zarządcza w wystarczającym stopniu zapewniła łącznie wszystkie następujące elementy: zgodność działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczność i efektywność działania, wiarygodność sprawozdań, ochronę zasobów, przestrzeganie i promowanie zasad etycznego postępowania, efektywność i skuteczność przepływu informacji oraz zarządzanie ryzykiem. 5) Część B wypełnia się w przypadku, gdy kontrola zarządcza nie zapewniła w wystarczającym stopniu jednego lub więcej z wymienionych elementów: zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczności i efektywności działania, wiarygodności
sprawozdań, ochrony zasobów, przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, efektywności i skuteczności przepływu informacji lub zarządzania ryzykiem, z zastrzeżeniem przypisu 6. 6) Część C wypełnia się w przypadku, gdy kontrola zarządcza nie zapewniła w wystarczającym stopniu żadnego z wymienionych elementów: zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczności i efektywności działania, wiarygodności sprawozdań, ochrony zasobów, przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, efektywności i skuteczności przepływu informacji oraz zarządzania ryzykiem. 7) Znakiem "X" zaznaczyć odpowiednie wiersze. W przypadku zaznaczenia punktu "innych źródeł informacji" należy je wymienić. 8) Standardy kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych ogłoszone przez Ministra Finansów na podstawie art. 69 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych. 9) Dział II sporządzany jest w przypadku, gdy w dziale I niniejszego oświadczenia zaznaczono część B albo C. 10) Dział III sporządza się w przypadku, gdy w dziale I oświadczenia za rok poprzedzający rok, którego dotyczy niniejsze oświadczenie, była zaznaczona część B albo C lub gdy w roku, którego dotyczy niniejsze oświadczenie, były podejmowane inne niezaplanowane działania mające na celu poprawę funkcjonowania kontroli zarządczej.