INSTRUKCJA DOSTAWCY ZAPYTANIA OFERTOWE

INSTRUKCJA DOSTAWCY ZAPYTANIA OFERTOWE SPIS TREŚCI 1 Otrzymałem zapytanie - co dalej?... 2 2 Strona główna dostawców w systemie pko zakupy... 3 3 Zapytania ofertowe... 3 3.1 Krok 1: Zapoznanie z treścią zapytania... 4 3.1.1 Zakładka: umowa o zachowaniu poufności... 5 3.1.2 Zakładka: Pokaż RFP... 5 3.1.3 Zakładka: Wiadomości... 5 3.2 Krok 2: Potwierdzenie chęci złożenia oferty / rezygnacja... 7 3.3 Krok 3: Przygotowanie oferty... 8 3.3.1 Wprowadzanie ręcznie... 8 3.3.2 Import z pliku MS Excel... 11 3.4 Krok 4: Zatwierdzenie oferty... 12 3.5 Krok 5: Edycja oferty / Modyfikacja złożonej oferty... 13 3.5.1 Składanie kolejnej oferty... 13 3.5.2 Kolejna runda... 14 3.5.3 Kolejna seria... 15 3.6 Informacja o zakończeniu Procesu Zakupowego... 15 4 Słowniczek i FAQ... 15 Strona 1

Witamy w systemie PKO Zakupy. Mamy nadzieję że niniejsza instrukcja pozwoli Państwu w pełni skorzystać z możliwości systemu i składać oferty w odpowiedzi na przekazane zapytania Banku. W przypadku konieczności skorzystania z pomocy technicznej lub wyjaśnienia wątpliwości prosimy o kontakt z Administratorem/ Helpdeskiem do którego kontakt znajduje się na stronie logowania. 1 OTRZYMAŁEM ZAPYTANIE - CO DALEJ? Odpowiedzi na zapytania ofertowe należy składać elektronicznie w systemie PKO Zakupy. Do systemu można zalogować się na dwa sposoby: a) Wchodząc na stronę https://pkozakupy.pkobp.pl Login i hasło do systemu powinny zostać wysłane do Dostawcy odrębną wiadomością email na adres email wprowadzony do systemu przy samorejestracji lub rejestracji przez Pracownika Banku. Po pierwszym zalogowaniu do systemu PKO Zakupy należy zmienić hasło systemowe na własne oraz zaakceptować regulamin systemu PKO Zakupy. Regulamin zostanie wyświetlony w oknie przeglądarki zaraz po pierwszym zalogowaniu do systemu. b) Klikając na link w mailu z zaproszeniem do składania ofert: W treści znajduje się link ➀, którego kliknięcie przenosi Dostawcę na stronę logowania a następnie do konkretnego zapytania. UWAGA! Treść wiadomości może się różnić dla każdego procesu. UWAGA! Jeżeli to twoje pierwsze logowanie w systemie to po wybraniu linku prowadzącego bezpośrednio do postępowania będziesz musiał zmienić swoje hasło tymczasowe oraz zaakceptować regulamin Dostawcy i Użytkownika. UWAGA! Jeżeli otrzymasz informację, że twoje konto zostało zablokowane skontaktuj się z administratorem aplikacji w PKO Banku Polskim w celu odblokowania hasła. Aplikacja blokuje konto po trzykrotnym nieprawidłowym wprowadzeniu hasła, co ma na celu utrudnienie uzyskania nieuprawnionego dostępu do twoich danych. UWAGA! W niektórych przypadkach link bezpośredni do postępowania nie działa ze względu na ustawienia serwera, zapory internetowej itp. W takich przypadkach przed kontaktem z pomocą techniczną prosimy o próbę zalogowania się w systemie zgodnie z sposobem opisanym w pkt a) i próbę wejścia do zapytania poprzez listę zapytań (Rozdział 2 instrukcji). Strona 2

2 STRONA GŁÓWNA DOSTAWCÓW W SYSTEMIE PKO ZAKUPY Po zalogowaniu do systemu wyświetla się strona główna: Strona główna składa się z następujących elementów ➀ Pasek nawigacji umożliwia aktualizację danych o firmie, otwiera stronę ze wszystkimi zapytaniami ofertowymi oraz aukcjami dostawcy ➁ szybki dostęp do aktualnych zapytań ofertowych ➂ - szybki dostęp do aktualnych aukcji ➃ ustawienie preferencji użytkownika. W ustawieniach preferencji użytkownika (po naciśnięciu na imię i nazwisko użytkownika) pojawią się trzy opcje: Moje konto - umożliwiające zmianę danych konta użytkownika, w tym hasła Moje adresy podręczna książka adresów skojarzonych z twoim kontem w systemie. Dla większości dostawców jest ona pusta. Nie jest ona możliwa do edycji przez dostawcę. Oraz możliwość zmiany języka systemu. UWAGA! W aktualnych zapytaniach ofertowych są umieszczone tylko te zapytania, które są obecnie aktywne tj. zostały opublikowane i nie zostały jeszcze zamknięte przez osobę odpowiedzialną ze strony PKO/ nie minął termin składania ofert. 3 ZAPYTANIA OFERTOWE Aby odpowiedzieć na zapytanie ofertowe należy wybrać zapytanie z listy wyświetlonej na stronie głównej lub przejść do Listy wszystkich zapytań. 3 Strona 3

Aby wyświetlić Listę wszystkich zapytań, należy kliknąć przycisk Moje zapytania ➀ (na pasku nawigacji). Aby wyświetlić zapytanie bezpośrednio ze strony głównej, należy kliknąć ikonę ołówka ➁ w wierszu wybranego zapytania. Aby wyświetlić zapytania, które już się zakończyły zmień status RFP z Otwartego (domyślny) na Osiągnięte ➂ Wyświetli ci się wtedy lista wszystkich zapytań które zostały już zakończone, a w których brałeś udział. 3.1 KROK 1: ZAPOZNANIE Z TREŚCIĄ ZAPYTANIA Po wybraniu zapytania, wyświetla się widok podglądu: 8 Kolejne zakładki zawierają: ➀ umowę o zachowaniu poufności (N.D.A.) ➁ opis zapytania, formularz handlowy (arkusz oferty), formularz zapytania (RFI) oraz załączone do zapytania dokumenty ➂ - otrzymane i wysłane wiadomości ➃ potwierdzenie otrzymania zapytania (wraz z wyrażeniem chęci uczestnictwa) ➄ dodawanie kontaktów z listy kontaktowej ➅ przygotowanie i potwierdzanie oferty ➆ historia zapytania 8 - przycisk do załączenia umowy o Zachowaniu Poufności Nie wszystkie zakładki będą widoczne i dostępne już od początku. Dostępność zakładek zależy od zdefiniowanego przez Kupca procesu zatwierdzania. Przykładowo w postępowaniach w których Bank wymaga zawarcia Umowy o Zachowaniu Poufności dopiero po zatwierdzeniu przez Kupca tej umowy aktywne zostaną zakładki, ➁, ➂, ➃, ➄. Natomiast niezależnie czy Bank wymaga umowy o zachowaniu poufności czy nie zakładki ➅ i ➆ stają się dostępne po wyrażeniu chęci uczestnictwa w procesie w zakładce ➃. Uwaga! W przypadku, gdy załączanie Umowy o Zachowaniu Poufności nie jest wymagane, krok ➀ nie zostanie po prostu wyświetlony. Strona 4

3.1.1 ZAKŁADKA: UMOWA O ZACHOWANIU POUFNOŚCI W tej zakładce możliwe jest pobranie wzoru Umowy o Zachowaniu Poufności, a następnie załadownie podpisanego skanu umowy. Po załadowaniu skanu należy wybrać przycisk Wyślij do Kupca ➀. ➀ Uwaga! Jeżeli posiadasz podpisaną z Bankiem obowiązującą generalną umowę o zachowaniu poufności wystarczy że załączysz plik tekstowy o tytule Numer umowy o zachowaniu Poufności z wpisanymi w treść numerem oraz datą umowy. 3.1.2 ZAKŁADKA: POKAŻ RFP Zakładka ta umożliwia podgląd zapytania ofertowego wraz z załącznikami. Dostawcy mają możliwość zapoznania się z dokumentami przetargowymi przed podjęciem decyzji o uczestnictwie i odpowiedzi na RFP. 3.1.3 ZAKŁADKA: WIADOMOŚCI Zakładka ta pozwala na wymianę wiadomości pomiędzy Kupcami oraz Dostawcami (np. pytania i odpowiedzi do Zapytania Ofertowego). Po przejściu do panelu Wiadomości, użytkownik może wyświetlić otrzymane wiadomości i wysłać swoje: Nieprzeczytane (nowe) wiadomości oznaczone są liczbą na zielonym tle 1. Kliknięcie otwiera wiadomość do odczytania. Liczba po ukośniku oznacza łączną liczbę wiadomości przesłanych do tej pory dla zapytania (nowych i starych) Aby wysłać nową wiadomość należy kliknąć przycisk Nowa wiadomość 2. Można także przeszukiwać otrzymane i wysłane wiadomości, za pomocą wyszukiwarki 3 W przypadku dużej ilości wiadomości można je wyszukać po całości lub części tytułu w oknie wyszukiwania ➂ Strona 5

4 Po otwarciu wiadomości można użyć przycisków Odpowiedz 4 w otwartej wiadomości. Z wyłączeniem sytuacji wyjątkowych Dostawca może odpowiedzieć jedynie do osoby wskazanej przez Bank, program nie umożliwi mu wysłania wiadomości do innych osób. Wiadomość na którą odpowiadamy, zostanie wyświetlona w czerwonej ramce: Należy wybrać nadawcę wiadomości z listy (o ile Bank dopuści wysłanie wiadomości do innego, niż z góry wskazany adresat) 1, uzupełnić treść a następnie kliknąć przycisk Wyślij 2. Strona 6

Podobnie wygląda ekran wysyłania nowej wiadomości. W przypadku wysyłania nowej wiadomości, należy: wybrać typ wiadomości 1, wpisać tytuł 2, wybrać adresata z listy (o ile Bank dopuści wysłanie wiadomości do innego, niż z góry wskazany adresat) 3, opcjonalnie można dołączyć załącznik 4. Po wpisaniu treści wiadomości należy wysłać ją przyciskiem Wyślij 5. 3.2 KROK 2: POTWIERDZENIE CHĘCI ZŁOŻENIA OFERTY / REZYGNACJA Aby odpowiedzieć na zapytanie ofertowe Dostawca musi potwierdzić otrzymanie formularza i wyrazić chęć uczestnictwa: Po przejściu do zakładki potwierdzania ➀, należy zaznaczyć pole wyboru ➁ i wybrać jedną z opcji ➂ poniżej. Po wybraniu, należy zapisać wybór przyciskiem Zapisz ➃. Uwaga! Zapisanie wyboru oznacza przekazanie informacji do Banku w zakresie chęci odpowiedzi na zapytanie. Strona 7

3.3 KROK 3: PRZYGOTOWANIE OFERTY 3.3.1 WPROWADZANIE RĘCZNIE W zakładce Przygotuj i potwierdź moją ofertę ➀ dostępne są opcje: ➁ przycisk umożliwia utworzenie nowej odpowiedzi z już istniejącej, np. w przypadku składania kolejnej oferty w ramach tego samego procesu zakupowego (tzw. kolejna runda) ➂ przycisk zatwierdza aktualną ofertę (Kupiec może obejrzeć ofertę) ➃ przycisk anuluje aktualnie wyświetlaną na ekranie ofertę ➄ przycisk zapisuje aktualną ofertę, ale jej nie wysyła do Kupca Uwaga! Poruszanie się pomiędzy opisanymi wyżej zakładkami nie powoduje utraty edytowanej treści. Jednak jeżeli będziesz chciał wejść, np. do menu wiadomości albo zmienić zapytanie, na które odpowiadasz, zapisz edytowaną treść ponieważ ją utracisz. Zapisanie nie oznacza złożenia oferty! Zakładka Oferta handlowa: Strona 8

➀ To pierwsza z zakładek, z których składa się twoja oferta. Za wyjątkiem bardzo szczególnych zapytań ofertowych zawsze znajdują się tam pola do wypełnienia, obowiązkowe lub nieobowiązkowe. Należy uzupełnić wymagane pola odpowiednimi wartościami. Wszystkie zmiany należy zatwierdzić przyciskiem Zapisz ➀ w prawym dolnym rogu ekranu. Uwaga! Pola z gwiazdką są polami wymaganymi. Jeżeli ich nie wypełnisz program nie pozwoli ci zapisać i złożyć oferty. Jeżeli wypełniłeś pola obowiązkowe a system nadal nie pozwala ci ich zapisać sprawdź czy w innych zakładkach nie znajdują się puste pola obowiązkowe. Jeżeli w danym momencie nie wiesz jak odpowiedzieć na pytanie lub jaką wartość wpisać czy jaki plik załączyć w obowiązkowym polu, a chciałbyś zapisać to co do tej pory edytowałeś możesz wpisać/załączyć dowolną treść. Pamiętaj żeby przed zatwierdzeniem oferty sprawdzić/poprawić wpisane dane. Uwaga! Zapisanie nie oznacza jeszcze złożenia oferty. Możesz spokojnie wielokrotnie edytować i zapisywać ofertę nie obawiając się że zostanie ona przesłana jako wiążąca oferta do Banku. Zakładka RFI (kwestionariusz merytoryczny) zawiera pytania do Dostawcy. Odpowiedzi na pytania stanowią cześć oferty: Strona 9

6 Formularz zapytań może zawierać pola następujących typów: ➀ pole daty należy wybrać datę za pomocą przycisku kalendarza ➁ pole wyboru należy wybrać właściwą odpowiedź ➂ pole tekstowe należy wpisać odpowiedź ➃ pole pliku należy załączyć odpowiedni plik ➄ lista wyboru należy wybrać właściwą odpowiedź z listy 6 - przycisk Zapisz Wszystkie zmiany należy zatwierdzić przyciskiem Zapisz w prawym dolnym rogu ekranu Uwaga! Zapisanie nie oznacza jeszcze złożenia oferty. Możesz spokojnie wielokrotnie edytować i zapisywać ofertę nie obawiając się że zostanie ona przesłana jako wiążąca oferta do Banku. Uwaga! Pola z gwiazdką są polami wymaganymi. Jeżeli ich nie wypełnisz program nie pozwoli ci zapisać i złożyć oferty. Jeżeli wypełniłeś pola obowiązkowe a system nadal nie pozwala ci ich zapisać sprawdź czy w innych zakładkach nie znajdują się puste pola obowiązkowe. Zakładka Dokumenty umożliwia przesłanie przez Dostawcę wybranych plików: Strona 10

➄ Należy wybrać typ dokumentu ➀, wpisać jego nazwę ➁, wybrać plik z dysku ➂ i załadować go do formularza ➃. Wszystkie zmiany należy zatwierdzić przyciskiem Zapisz ➄ w prawym dolnym rogu ekranu. Uwaga! Zapisanie nie oznacza jeszcze złożenia oferty. Możesz spokojnie wielokrotnie edytować i zapisywać ofertę nie obawiając się że zostanie ona przesłana jako wiążąca oferta do Banku. Uwaga! Pola z gwiazdką są polami wymaganymi. Jeżeli ich nie wypełnisz program nie pozwoli ci zapisać i złożyć oferty. Jeżeli wypełniłeś pola obowiązkowe a system nadal nie pozwala ci ich zapisać sprawdź czy w innych zakładkach nie znajdują się puste pola obowiązkowe. 3.3.2 IMPORT Z PLIKU MS EXCEL Jeżeli Bank zaakceptował taką możliwość, to istnieje możliwość importu formularza z pliku MS Excel: Należy pobrać wzór formularza w formacie xlsx ➀ lub xls ➁. Po wypełnieniu można go zaimportować za pomocą przycisku Załaduj z pliku Excel ➂. Po otworzeniu pliku Excel należy przejść do zakładki Response grid ➀ i wypełnić białe pola ➁. Uwaga! Nie należy modyfikować szarych pól i nagłówka tabeli; nie wolno również dodawać i usuwać wierszy lub kolumn. Strona 11

Po zapisaniu zmian, plik może zostać zaimportowany. Podobnie wygląda import w zakładce RFI: Dostępne są identyczne przyciski ➀, jak w zakładce Oferta handlowa. 3.4 KROK 4: ZATWIERDZENIE OFERTY Po wypełnieniu i zapisaniu wszystkich formularzy i załączeniu plików, w celu przesłania do Banku ofertę należy Zatwierdzić. Oferta zatwierdzona jest ofertą wysłaną do Kupca. Strona 12

Aby zatwierdzić ofertę, kliknij przycisk Zatwierdź ➀. Zostanie wyświetlone okno dialogowe, w którym można sprawdzić czy wszystkie informacje zostały wprowadzone: Jeśli wszystkie informacje są wprowadzone, ofertę składamy klikając na przycisk Złóż ofertę ➀. Po kliknięciu przycisku Złóż ofertę, NIE MA już możliwości modyfikacji oferty. Można jednak złożyć nową ofertę zastępującą poprzednią (3.5), jeśli pozwala na to harmonogram zapytania ofertowego. 3.5 KROK 5: EDYCJA OFERTY / MODYFIKACJA ZŁOŻONEJ OFERTY 3.5.1 SKŁADANIE KOLEJNEJ OFERTY Jeśli zachodzi konieczność modyfikacji oferty po złożeniu, możliwe jest złożenie kolejnej: Strona 13

Po kliknięciu przycisku Utwórz nowy ➀, możliwe jest utworzenie nowej oferty w sposób analogiczny jak opisany powyżej. Jeżeli Bank dopuścił w danym postępowaniu taką możliwość to dodatkowo pojawi się pole wyboru, w którym trzeba zaznaczyć właściwą opcję: Pole wyboru ➀ odpowiada za zachowanie nowej oferty po wysłaniu. Alternatywna oferta występuje w nielicznych postępowaniach, w których Bank jasno zezwolił na złożenie kilku ofert dotyczących różnych konfiguracji przedmiotu zamówienia. Dostawca składa ofertę równolegle z uprzednio złożoną, Kupiec ma możliwość wyboru spomiędzy ofert alternatywnych. Zastąp istniejącą ofertę w przypadku konieczności korekty złożonej oferty, Dostawca ma możliwość podmienić ją na nową. Opcja standardowa dostępna zawsze, jeśli pozwala na to harmonogram zapytania ofertowego. Po upływie czasu przeznaczonego na składanie ofert nie jest możliwe ani składanie ofert alternatywnych, ani też korekta już złożonych. 3.5.2 KOLEJNA RUNDA W przypadku rozegrania kolejnej rundy procesu zakupowego, konieczne będzie złożenie oferty ponownie. Numer serii i rundy (w ramach jednej serii może być rozegrane kilka rund) można sprawdzić w zakładce Pokaż RFP: Strona 14

W polu ➀ można odczytać numer serii a w polu ➁ numer rundy. Uwaga! Wyjaśnienie znaczenia serii i rundy oraz różnice pomiędzy nimi znajdziesz w rozdziale 4. Słowniczek i FAQ. Aby nie było konieczne wpisywanie wszystkich danych ponownie, można skorzystać z funkcji duplikowania oferty: 3 Aby utworzyć duplikat oferty, należy użyć przycisku Duplikuj poprzednią 3. Zostanie wyświetlone okno dialogowe, w którym można wyszukać i wybrać ofertę do zduplikowania: Po naciśnięciu przycisku ➀ przy wybranej ofercie wszystkie dane zostaną skopiowane do formularzy, gdzie można je edytować. 3.5.3 KOLEJNA SERIA Jeśli została rozpoczęta nowa seria, to należy sprawdzić wygląd formularzy, ponieważ w tym przypadku - Mogły się one zmienić. W takim przypadku po zduplikowaniu oferty, dane wprowadzone mogą nie być poprawne. 3.6 INFORMACJA O ZAKOŃCZENIU PROCESU ZAKUPOWEGO O zakończeniu procesu zakupowego zostaniesz powiadomiony drogą mailową. Informacja ta zostanie wysłana na adres email wprowadzony w ustawieniach konta użytkownika. 4 SŁOWNICZEK I FAQ RFP Request for proposal Zapytanie ofertowe. W systemie PKOZakupy zapytanie składa się z serii i rund. Runda runda negocjacji w danej serii podczas której Bank prosi Dostawców o złożenie kolejnych (domyślnie lepszych) ofert w danym Zapytaniu przy czym treść zapytania się nie zmienia Seria oznacza cały ciąg negocjacji dla danego przedmiotu zakupy i może się składać z kilku rund negocjacyjnych. Zmiana numeru serii oznacza że Bank zmienił coś w zapytaniu! Przykładowo: 1) Seria 1 Runda 1 zapytanie o 100 sztuk folii. Dostawca składa ofertę, negocjacje trwają. 2) Seria 1 Runda 2 kolejne zapytanie o 100 sztuk folii. Dostawca może złożyć kolejną ofertę. Strona 15

3) Seria 1 Runda 3 Bank prosi o kolejną ofertę na 100 sztuk folii. Dostawca może złożyć kolejną ofertę 4) Seria 2 Runda 1 Zmiana numeru serii oznacza że coś się zmieniło w zapytaniu. Np. teraz Bank pyta o 90 sztuk folii, zmienił wymagany termin dostawy albo umowę. Kupiec osoba odpowiedzialna w PKO Banku Polskim za realizację danego postępowania zakupowego. W większości wypadków to Kupiec będzie partnerem Dostawcy po stronie Banku w trakcie postępowania. Czy Bank ma dostęp do mojej oferty od razu po złożeniu? Tylko w wyjątkowych wypadkach (np. jesteś jedynym dostawcą uczestniczącym w postępowaniu albo postępowanie dotyczy renegocjacji zawartej umowy) Kupiec będzie miał taki dostęp. W pozostałych przypadkach oferty są zapieczętowane, czyli zamknięte bez możliwości podejrzenia ich, aż do momentu upływu terminu składania ofert. Strona 16