Aktualizacja (156) Grudzień 2015 PYTANIA CZYTELNIKÓW: Co zrobić, gdy Excel zaznacza za dużo komórek? Jak automatycznie otwierać skoroszyt? Jak wygenerować listę losowych nazw? Jak usuwać dane z pominięciem formuł? Jak wyznaczyć liczbę kolumn i wierszy z zakresu arkusza? NAJNOWSZE TRIKI: Podsumowanie z więcej niż jednym warunkiem Średnia z określonego przedziału Podsumowanie z nieparzystych wierszy Formatowanie uzależnione od kolejności wierszy Format zależny od sumy warunkowej Formatowanie nagłówków tabel FORMUŁY Formuły warunkowe i operacje logiczne F 163 Wyjaśniamy, jak sprawnie wykonywać operacje warunkowe i działania logiczne, aby praca z Excelem stała się łatwiejsza. WIZUALIZACJA DANYCH Graficzna prezentacja sprzedaży według województw G 03 Pokazujemy, jak przygotować prezentację udziałów różnych grup produktów w miesięcznej sprzedaży w podziale na poszczególne województwa. ANALIZA DANYCH Planowanie budżetu z użyciem narzędzia Tabela danych P 095 Opisujemy, jak w prosty i szybki sposób wyliczyć wszystkie warianty modelu budżetu dla kombinacji dwóch parametrów przyjmujących kilkanaście różnych wartości. Kod dostępu do strony www.excelwpraktyce.wip.pl zawierającej archiwalne aktualizacje jest przesyłany indywidualnie na adres e-mail aktywnego Czytelnika.
Aktualizacja (156) Grudzień 2015 Login: AEX156 Hasło: AEX156_oid
Redaktor prowadzący Rafał Janus Wydawca Weronika Wota Opracowanie graficzne okładki Małgorzata Piaskowska Opracowanie graficzne Zbigniew Korzański Koordynator produkcji Mariusz Jezierski Korekta Zespół ISBN 978-83-269-4453-6 Nakład: 1000 egz. Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. 03-918 Warszawa, ul. Łotewska 9a Tel. 22 518 29 29, faks 22 617 60 10, e-mail: rjanus@wip.pl NIP: 526-19-92-256 Numer KRS: 0000098264 Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy. Wysokość kapitału zakładowego: 200.000 zł Skład i łamanie: Raster studio, Norbert Bogajczyk Miller Druk sp. z o.o., 03-301 Warszawa, ul. Jagiellońska 82, tel.: 22 614 17 67 Copyright by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. Warszawa 2015 Poradnik Excel w praktyce wraz z przysługującymi Czytelnikom innymi elementami dostępnymi w subskrypcji (e-letter, strona WWW i inne) chronione są prawem autorskim. Przedruk materiałów opublikowanych w poradniku Excel w praktyce oraz w innych dostępnych elementach subskrypcji bez zgody wydawcy jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Poradnik Excel w praktyce został przygotowany z zachowaniem najwyższej staranności i wykorzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzy i doświadczenia autorów oraz konsultantów. Zaproponowane w publikacji Excel w praktyce oraz w innych dostępnych elementach subskrypcji wskazówki, porady i interpretacje nie mają charakteru porady prawnej. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w publikacji Excel w praktyce lub w innych dostępnych elementach subskrypcji wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków. Wydawca nie odpowiada za treść zamieszczonej reklamy; ma prawo odmówić zamieszczenia reklamy, jeżeli jej treść lub forma są sprzeczne z linią programową bądź charakterem publikacji oraz interesem Wydawnictwa Wiedza i Praktyka. 2 Czerwiec 2007 Wiedza i Praktyka
Drodzy Czytelnicy! Sprawne wykonywanie operacji warunkowych oraz znajomość zasad działań logicznych w Excelu to umiejętności wymagane od każdego co najmniej średniozaawansowanego użytkownika programu. Praktycznie każda bardziej rozbudowana formuła wyszukująca wykorzystuje bowiem różnego rodzaju testy, sprawdzenia założeń czy porównania z wymaganymi kryteriami. Bez znajomości zagadnień logicznych poczujesz się mocno ograniczony w trakcie codziennych zmagań z arkuszem kalkulacyjnym. Po lekturze artykułu Formuły warunkowe i operacje logiczne zrozumiesz zasadę działań logicznych i operacji warunkowych, Twoja praca w Excelu stanie się łatwiejsza. Zaczniesz stosować nieszablonowe rozwiązania, od podstaw zbudujesz własne wielopiętrowe formuły i stworzysz takie reguły formatowania danych, o których nigdy wcześniej nie mogłeś nawet marzyć. Po zamknięciu miesiąca, oprócz wielu raportów w formie tabelarycznej, często należy przedstawić niektóre dane w formie graficznej. Jednym z takich zagadnień jest prezentacja udziałów grup produktów w miesięcznej sprzedaży w podziale geograficznym, np. na poszczególne województwa. W naszym przykładzie dodatkowym utrudnieniem jest fakt, że prezentacja ma być w formie mapy Polski z podziałem na województwa, a na obszarze każdego z nich jako wykres kołowy ma być umieszczony podział sprzedaży trzech grup produktów. Przygotowanie takiego raportu może zająć sporo czasu. Oprócz przygotowania danych czasochłonnym zadaniem jest stworzenie szesnastu wykresów, które trzeba umieścić odpowiednio na mapie kraju. Jeśli jest to zadanie, które trzeba wykony-
wać regularnie, warto je zautomatyzować. Jak to zrobić, wyjaśnia artykuł Graficzna prezentacja sprzedaży według województw. Budżet firmy na kolejny rok powstaje we współpracy z różnymi działami przedsiębiorstwa, np. sprzedaży, produkcji, zasobów ludzkich itd. Jest to długotrwały i skomplikowany proces, ponieważ planowaniu podlega większość z obszarów działalności danej organizacji. Wynikiem takiej wewnętrznej kooperacji jest plan funkcjonowania firmy na przyszły okres (przeważnie roku), wyznaczający cele w wielu aspektach i dziedzinach funkcjonowania jednostki. W artykule Planowanie budżetu z użyciem narzędzia Tabela danych przyglądamy się firmie dystrybucyjnej obsługującej około 80 klientów, której asortyment towarów liczy w przybliżeniu 120 pozycji. Na jej przykładzie pokażemy, jak w prosty i szybki sposób wyliczyć wszystkie warianty modelu dla kombinacji dwóch parametrów przyjmujących kilkanaście różnych wartości (łącznie 135 kombinacji). Zapraszam do lektury redaktor prowadzący poradnika Excel w praktyce (rjanus@wip.pl)
Redakcja odpowiada Listy/XII/001 Sprawdźmy, z jakimi problemami borykają się inni użytkownicy Excela. Te rozwiązania mogą się przydać. Warto przeczytać: Co zrobić, gdy Excel zaznacza za dużo komórek? 005 Usuwanie danych z pominięciem formuł 007 Jak wyznaczyć liczbę kolumn i wierszy z zakresu arkusza 009 CO ZROBIĆ, GDY EXCEL ZAZNACZA ZA DUŻO KOMÓREK? Zdarzyło mi się kilka razy zaobserwować, że program Excel dziwnie się zachowuje. Nie znalazłem żadnych powodów, dlaczego tak się dzieje. Po kliknięciu dowolnej komórki zaznaczony zostaje obszar znajdujący się pomiędzy komórką aktywną a klikniętą komórką, np. jeśli poprzednio była aktywna komórka G3, a zaznaczyłem komórkę B8, to zaznaczony został obszar B3:G8. Po zaznaczeniu innej komórki znowu jest zaznaczany obszar między aktywną komórką G3 a klikniętą komórką. Po zamknięciu programu Excel i ponownym otwarciu pliku jest wszystko OK. Takie dziwne zachowanie zdarzyło się ostatnio kilka razy. Czy to jest jakiś błąd Excela i w jaki sposób można to naprawić? Rysunek 1. Widok arkusza przed zaznaczeniem komórki Wiedza i Praktyka Excel w praktyce 5
Listy/XII/002 Redakcja odpowiada Rysunek 2. Widok arkusza po zaznaczeniu komórki B8 Opis zachowania Excela przedstawiony w tym liście wskazuje na to, że program Excel wszedł przypadkowo w Tryb rozszerzenia. Mogło to być spowodowane np. przypadkowym wciśnięciem klawisza [F8]. Tryb rozszerzenia powoduje, że zaznaczony obszar musi zawierać aktywną komórkę. W tym trybie możesz zmienić aktywną komórkę za pomocą klawiszy [Tab], [Enter] lub kombinacji klawiszy [Shift] + [Tab] i [Shift] + [Enter]. Ten tryb zaznaczania komórek przewidziany jest dla użytkowników, którzy nie stosują myszki, i ułatwia im zaznaczanie wielu komórek za pomocą klawiatury. W tym trybie możesz zmieniać zaznaczony obszar komórek z użyciem klawiszy strzałek. Rysunek 3. Sygnalizowanie Trybu rozszerzania w Excelu 2010 Tryb ten włącza się klawiszem [F8] i w ten sam sposób się z niego wychodzi. Jeśli przypadkowo nacisnąłeś ten klawisz i wszedłeś do Trybu rozszerzania, to możesz 6 Grudzień 2015 Wiedza i Praktyka