ZP.Rc.13/POKL/PCPR/2011 Sucha Beskidzka, 10 października 2011 r. Powiatowe Centrum Pomocy w Suchej Beskidzkiej Ul. Kościelna 5b, 34-200 Sucha Beskidzka TEL: (33) 874-40-31 FAX: (33) 874-40-31 REGON: 120810424 NIP: 552-15-20-609 www.pcpr.suchabeskidzka.pl e-mail: info@pcpr.suchabeskidzka.pl Zapytanie ofertowe o przedstawienie ceny za usługę Na podstawie art. 4 pkt.8 Ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (tj. Dz. U. z 2010r. Nr 113, poz.759 z późn. zm.) Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w Suchej Beskidzkiej zwraca się z zapytaniem ofertowym o przedstawienie ceny na usługi przeprowadzenie audytu zewnętrznego w trakcie realizacji projektu pn: Aktywni Mogą Więcej Dyrektor PCPR w Suchej Beskidzkiej W załączeniu Instrukcja dla Wykonawców.
Prjekt systemowy w ramach PROGRAMU OPERACYJNEGO KAPITAŁ LUDZKI, INSTRUKCJA DLA WYKONAWCY ZP.Rc.13/POKL/PCPR/2011 Projekt Aktywni mogą więcej realizowany w okresie 01.07.2008 r. do 31.12.2012 r. w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, realizowany w ramach: Priorytetu VII Promocja integracji społecznej, działanie 7.1 Rozwój i upowszechnienie aktywnej integracji, Podziałanie 7.1.2 Rozwój i upowszechnianie aktywnej integracji przez Powiatowe Centra Pomocy Rodzinie. Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w Suchej Beskidzkiej prosi o przedstawienie oferty dotyczącej przeprowadzenia audytu zewnętrznego projektu systemowego pn. Aktywni mogą więcej finansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Poddziałanie 7.1.2 1. Ogólne informacje dotyczące Zamawiającego 1.1 Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w Suchej Beskidzkiej, 34 200 Sucha Beskidzka, ul. Kościelna 5b, 1.2 Godziny pracy Zamawiającego: kaŝdy roboczy dzień tygodnia, tj. od poniedziałku do piątku w godzinach od 7.00 15.00., telefon: 033 874 40 31. 2. Opis przedmiotu zamówienia: Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w ramach środków Europejskiego Funduszu Społecznego Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Poddziałanie 7.1.2. zamierza zlecić przeprowadzenie audytu zewnętrznego projektu pn. Aktywni mogą więcej realizowanego w ramach: Priorytetu VII Promocja integracji społecznej, działanie 7.1 Rozwój i upowszechnienie aktywnej integracji, Podziałanie 7.1.2 zgodnie z poniŝszymi wymogami zgodnymi z zał. nr 9 do umowy ramowej o dofinansowanie projektu nr UDA- POKL.07.01.02-12-015/08-00 zmienionej aneksem nr UDA -POKL 07.01.02-12-015/08-04 z dnia 13.05.2010 r. - Zasady przeprowadzania audytu zewnętrznego projektów realizowanych w ramach VI, VII, VIII, IX Priorytetu PO KL (załącznik nr 6). Okres realizacji projektu: 01.07.2008 r. - 31.12.2012 r. Całkowity budŝet projektu: 1 180 257,70 zł
Szczegóły dotyczące zamówienia: Minimalny zakres audytu powinien obejmować: 1) sprawdzenie, czy Beneficjent realizuje projekt zgodnie z umową i wnioskiem o dofinansowanie i obowiązującymi przepisami prawa (w szczególności w zakresie prawa zamówień publicznych oraz ochrony danych osobowych); 2) sprawdzenie, czy beneficjent wdroŝył zalecenia przeprowadzonych kontroli oraz usunął nieprawidłowości, jeśli takie zostały wykryte; 3) sprawdzenie, czy beneficjent posiada ścieŝkę audytu w zakresie finansowo księgowym, 4) audyt poprawności księgowania wydatków poniesionych w ramach realizowanego projektu, oceny kwalifikowalności kosztów, sposobu ich dokumentowania i prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej; 5) sprawdzenie, czy wydatki wykazane w dokumentach zostały rzeczywiście poniesione, 6) sprawdzenie wniosków o płatność z księgami rachunkowymi beneficjenta w części dotyczącej projektu, 7) sprawdzenie wiarygodności sprawozdań z realizacji projektu przekazywanych przez beneficjenta, 8) sprawdzenie sposobu promocji projektu; 9) sprawdzenie sposobu przechowywania i archiwizacji dokumentacji zgromadzonej w ramach realizowanego projektu. Sposób i zakres realizacji zamówienia Wykonawca zobowiązany będzie przeprowadzić audyt zewnętrzny i opracować raport z audytu zgodnie z wytycznymi określonymi w dokumencie Zasady przeprowadzania audytu zewnętrznego projektów realizowanych w ramach VI, VII, VIII, IX Priorytetu PO KL (załącznik nr 6), stanowiącym załącznik nr 9 do umowy ramowej o dofinansowanie projektu realizowanego w ramach PO KL.
Wykonawca zobowiązuje się do śledzenia zmian w wytycznych dotyczących audytu, w okresie między wyborem Wykonawcy a końcem realizacji zamówienia, Wykonawca zobowiązany będzie do przeprowadzenia audytu zgodnie z wymogami obowiązującymi w dniu rozpoczęcia audytu Definicja i cel audytu zewnętrznego, sposób realizacji audytu zewnętrznego projektów w ramach POKL, rezultaty przeprowadzonego audytu, a takŝe informacje na temat tego, jakie elementy powinien zawierać raport określają wytyczne określone powyŝej. Wykonawca przeprowadzi audyt i przygotuje raport z audytu zgodnie z wytycznymi (zał. nr 9 do umowy dofinansowania projektu), a takŝe innymi obowiązującymi przepisami i zasadami. Wykonawca przygotuje dla Zamawiającego dwa egzemplarze papierowe raportu z audytu a takŝe jeden egzemplarz w wersji elektronicznej. 3. Termin, miejsce wykonania zamówienia : Termin wykonania zamówienia tj. przeprowadzenie audytu wraz z przygotowaniem raportu z audytu: pomiędzy 20.10.2011 a 30.11.2011 r. (szczegółowe daty zostaną wpisane do umowy po otrzymaniu ofert i wyborze najlepszej oferty), Miejsce wykonania zamówienia: siedziba zamawiającego tj. Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie, ul. Kościelna 5b, 34 200 Sucha Beskidzka, 4. Termin, miejsce i sposób złoŝenia oferty: Ofertę moŝna złoŝyć do dnia 17.10.2011 r. do godz. 15.00: 1) osobiście w siedzibie PCPR w Suchej Beskidzkiej, ul. Kościelna 5b, pokój 12, lub 2) przesłać pocztą (decyduje data faktycznego wpływu oferty) na adres: Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie, ul. Kościelna 5b, 34 200 Sucha Beskidzka, w opakowaniu nieprzejrzystym, zamkniętym zaadresowanym na adres Zamawiającego z dopiskiem Oferta przeprowadzenia audytu w projekcie PO KL Aktywni mogą więcej 5. Opis warunków udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonania oceny spełniania tych warunków: 5.1 O zamówienie mogą ubiegać się Wykonawcy tj. osoby fizyczne, osoby prawne, jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej lub Wykonawcy występujący wspólnie spełniający wymogi odnośnie podmiotów mogących przeprowadzić audyt projektów
realizowanych w ramach Poddzialania 7.1.2 PO KL (zgodnie z Zasadami przeprowadzania audytu zewnętrznego projektów realizowanych w ramach VI, VII, VIII i IX Priorytetu PO KL stanowiącymi załącznik nr 9 do umowy o dofinansowanie projektu realizowanej w ramach PO KL (załącznik nr 6), którzy: a) posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeŝeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień, b) posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie do wykonywania zamówienia, c) posiadają niezbędny potencjał techniczny do wykonania zamówienia d) dysponują osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, e) znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia, Przez podmioty/osoby posiadające odpowiednie umiejętności w ww. zakresie rozumie się: 1) podmioty uprawnione do badania sprawozdań finansowych w rozumieniu ustawy z dnia 7 maja 2009 r. o biegłych rewidentach i ich samorządzie, podmiotach uprawnionych do badania sprawozdań finansowych oraz o nadzorze publicznym (Dz. U. z 2009 roku, nr 77, poz 649), osoby posiadające międzynarodowe uprawnienia audytora wewnętrznego, osoba posiadająca zaświadczenie o zdaniu egzaminu na audytora wewnętrznego, o których mowa w ustawie o finansach publicznych, wystawione przez Ministerstwo Finansów. 2) osoby posiadające kwalifikacje zawodowe do przeprowadzania audytu wewnętrznego zgodnie z ustawą z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych Dz. U. Nr 157, poz 1240, z późn., zmianami, 3) osoby, które zdały egzamin na audytora wewnętrznego według zasad obowiązujących przed 29 grudnia 2006 r. (zasad obowiązujących w ustawie o finansach publicznych). Przy wyborze Wykonawcy będą brane pod uwagę takŝe dotychczasowe doświadczenie w zakresie audytowania projektów finansowanych ze środków pomocowych UE. ZłoŜenie dokumentów potwierdzających posiadanie odpowiednich kwalifikacji i doświadczenia przez podmiot ubiegający się o uzyskanie zlecenia stanowi wymóg w stosunku do oferentów ubiegających się o przeprowadzenie audytu projektu. Informacje na temat posiadanego doświadczenia powinny dotyczyć doświadczenia osób, które będą bezpośrednio zaangaŝowane w realizację zlecenia. Warunkiem ubiegania się o przeprowadzenie audytu jest równieŝ wykazanie przez oferenta obrotów w roku
obrotowym poprzedzającym rok, w którym realizowany jest audyt zewnętrzny w wysokości co najmniej trzykrotności ceny oferowanej za usługę przeprowadzenia audytu projektu oraz spełnianie warunku bezstronności i niezaleŝności w stosunku do badanego Beneficjenta tj. Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie w Suchej Beskidzkiej i projektu Aktywni mogą więcej. Zasady spełniania warunków bezstronności i niezaleŝności w stosunku do Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie w Suchej Beskidzkiej i projektu Aktywni mogą więcej zawarte są w dokumencie Zasady przeprowadzania audytu zewnętrznego projektów realizowanych w ramach VI, VII, VIII i IX Priorytetu PO KL stanowiącym załącznik nr 9 do umowy o dofinansowanie projektu realizowanej w ramach PO KL (załącznik nr 6). Skład zespołu przeprowadzającego audyt zewnętrzny w projektach realizowanych w ramach POKL powinien być co najmniej dwuosobowy, przy czym przynajmniej jedna osoba powinna posiadać uprawnienia wymienione wyŝej. 6. Informacje o oświadczeniach i dokumentach, jakie musi zawierać oferta, aby potwierdzić spełnianie warunków udziału w postępowaniu Wykonawcy. W celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu do oferty naleŝy załączyć w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez wykonawcę lub osobę upowaŝnioną, następujące oświadczenia i dokumenty: 1) dokumenty potwierdzające kwalifikacje/umiejętności do wykonania zamówienia zgodnie z Zasadami przeprowadzania audytu zewnętrznego projektów realizowanych w ramach VI, VII, VIII i IX Priorytetu PO KL stanowiącym załącznik nr 9 do umowy o dofinansowanie projektu realizowanej w ramach PO KL (załącznik nr 6). 2) dokumenty potwierdzające doświadczenie oferenta w zakresie przeprowadzania audytu projektów finansowanych ze środków pomocowych UE. Informacje na temat posiadanego doświadczenia powinny dotyczyć doświadczenia osób, które będą bezpośrednio zaangaŝowane w realizacje zlecenia, - załącznik nr 4, 3) oświadczenie o dysponowaniu odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, - załącznik nr 5, 4) oświadczenie o spełnianiu warunku bezstronności i niezaleŝności w stosunku do Zamawiającego, - załącznik nr 3,
5) oświadczenia o spełnianiu warunków określonych w art. 22 w związku z art. 44 Prawa zamówień publicznych, - załącznik nr 2, 6) dokumenty wykazujące obroty oferenta w roku obrotowym poprzedzającym rok, w którym realizowany jest audyt w wysokości, co najmniej trzykrotności ceny oferowanej za usługę przeprowadzenia audytu projektu. 7. Opis sposobu przygotowania ofert oraz opis sposobu obliczenia ceny. 7.1 Dokumenty składające się na ofertę, wymienione w punkcie 6 muszą być przedstawione w formie oryginału i podpisane przez upełnomocnionego przedstawiciela lub przedstawicieli wykonawcy, upowaŝnionego/ych do zaciągnięcia w imieniu wykonawcy zobowiązań finansowych zgodnie z wpisem o reprezentacji w stosownym dokumencie uprawniającym do występowania w obrocie prawnym lub udzielonym pełnomocnictwem, przy zastosowaniu imiennych pieczątek (w przypadku jej braku konieczny jest czytelny podpis). JeŜeli wykonawcę reprezentuje pełnomocnik, do oferty musi być załączone pełnomocnictwo, podpisane przez osobę uprawnioną zgodnie z wpisem do właściwego rejestru lub ewidencji. W przypadku składania oferty przez podmioty występujące wspólnie, Wykonawcy są zobowiązani do ustanowienia pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu lub reprezentowania i zawarcia umowy w sprawie zamówienia. Oferta w takim przypadku musi zostać podpisana w taki sposób, by prawnie zobowiązywała wszystkich wykonawców występujących wspólnie. Podpisy stawia na niej pełnomocnik upowaŝniony przez wszystkich wykonawców występujących wspólnie do reprezentowania ich w postępowaniu albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy. W przypadku, gdy Wykonawca dołączy do oferty kopie dokumentu, kaŝda kopiowana strona powinna być opatrzona klauzulą za zgodność z oryginałem, podpisana przez Wykonawcę lub osobę upowaŝnioną i opatrzona imienną pieczątką (w przypadku jej braku konieczny jest czytelny podpis) 7.2 Oferta powinna być napisana w języku polskim, na maszynie do pisania, komputerze lub inną trwałą i czytelną techniką. 7.3 Treść złoŝonej oferty musi odpowiadać treści zamówienia. 7.4 Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem oferty.
7.5 Ceny w ofercie muszą być wyraŝone cyfrowo i słownie. Cena powinna być podana w polskich jednostkach pienięŝnych (złotych polskich i groszach) wraz z podatkiem VAT (jeśli występuje). 7.6 Cena podana w ofercie powinna obejmować wszystkie koszty i składniki związane z wykonaniem zamówienia. 7.7 Cena nie ulega zmianie przez okres związania umową. 7.8 Oferta powinna zawierać nazwę i adres Wykonawcy a takŝe NIP, Regon oraz numer rachunku bankowego. 8. Wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z Wykonawcą oraz sposób porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami. 8.1 Osobą uprawnioną przez Zamawiającego do kontaktowania się z Wykonawcą w sprawach dotyczących procedury oraz przedmiotu zamówienia będzie Koordynator Projektu Pani Joanna Piaseczna. 8.2 Informacji udziela się w godzinach od 7.00 15.00 we wszystkie dni robocze od poniedziałku do piątku osobiście lub telefonicznie pod numerami: 033 874 40 31. Zamawiający dopuszcza przekazanie korespondencji dotyczącej postępowania takŝe za pomocą faksu nr faksu: (33) 874 40 31. 8.3 Zamawiający w uzasadnionych przypadkach moŝe dokonać zmiany treści zapytania ofertowego. Zmiana moŝe mieć miejsce w kaŝdym czasie przed upływem terminu składania ofert. W przypadku wprowadzenia takiej zmiany, informacja o tym zostanie niezwłocznie zamieszczona na stronie internetowej www.pcprsuchabeskidzka.pl oraz przekazana wszystkim Wykonawcom, którym przekazano zapytanie ofertowe i będzie dla nich wiąŝąca. 9. Opis kryteriów, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert. W przedmiotowym postępowaniu przy wyborze oferty najkorzystniejszej Zamawiający zastosuje następujące kryteria: a) cena ofert 70%, b) doświadczenie 30%
Opis sposobu obliczenia kryterium Ceny (70%): Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Liczba punktów, którą moŝna uzyskać w ramach tego kryterium obliczona zostanie po przez podzielenie najtańszej oferty przez cenę oferty badanej oraz pomnoŝenie tak otrzymanej liczby przez wagę kryterium, która ustalono na 70 wg wzoru: C = (Cmin/Cb) x 70 Gdzie: C liczba punktów oferty wynikających z kryterium ceny, Cmin cena najtańszej oferty Cb cena badanej oferty Maksymalna liczba punktów do uzyskania za kryterium cena 70 pkt. Przez cenę oferty rozumie się cenę brutto (suma) Opis sposobu obliczenia kryterium Doświadczenia (30%): W ramach tego kryterium przydzielone zostanie od 0 do 30 punktów. Liczba przyznanych punktów będzie zaleŝała od doświadczenia oferentów. Oferty uzyskają następującą liczbę punktów: 1) 30 pkt. w sytuacji gdy oferent przeprowadził co najmniej 7 audytów projektów finansowanych ze środków UE. 2) 20 pkt. w sytuacji gdy oferent przeprowadził od 4 do 6 audytów projektów finansowanych ze środków UE. 3) 10 pkt. - w sytuacji gdy oferent przeprowadził 3 audyty projektów finansowanych ze środków UE. 4) 0 pkt. - w sytuacji gdy oferent przeprowadził 2 lub mniej audytów projektów finansowanych ze środków UE.
Obowiązkiem oferenta jest udokumentowanie posiadanego doświadczenia w zakresie przeprowadzonych audytów projektów finansowanych ze środków UE. Sposób obliczenia ogólnej oceny oferty: O = C+D gdzie: O ocena ogólna oferty, C cena, D doświadczenie Jeśli dwie lub więcej ofert będą przedstawiały taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, Zamawiający przeprowadzi negocjacje z Wykonawcami. Jednocześnie Zamawiający zastrzega sobie prawo uniewaŝnienia postępowania lub podjęcia negocjacji z oferentami w wypadku, gdy zaproponowane oferty przekroczą kwotę, jaką Zamawiający moŝe przeznaczyć na realizacje zamówienia. 10. Informacje o formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia. Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zamieści informacje na własnej stronie internetowej oraz na tablicy ogłoszeń. Umowa zostanie zawarta w terminie 7 dni od zakończenia postępowania. Szczegółowo o miejscu i terminie podpisania umowy Zamawiający powiadomi wybranego Wykonawcę.
Załączniki: 1) Załącznik nr 1 Formularz ofertowy, 2) Załącznik nr 2 Oświadczenie o spełnianiu warunków bezstronności i niezaleŝności, 3) Załącznik nr 3 Oświadczenia o spełnianiu warunków określonych w art. 22 w związku z art. 44 Prawa zamówień publicznych, 4) Załącznik nr 4 Wykaz przeprowadzonych audytów projektów finansowanych ze środków UE w ramach PO KL, z wyszczególnieniem wartości audytowanych projektów, 5) Załącznik nr 5 Wykaz osób/podmiotów, które będą wykonywać zamówienie lub będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, 6) Załącznik nr 9 do umowy ramowej o dofinansowanie projektu realizowanego w ramach PO KL. Zasady przeprowadzania audytu zewnętrznego projektów realizowanych w ramach VI, VII, VIII, IX Priorytetu PO KL Sucha Beskidzka, dnia 10.10.2011... (podpis Dyrektora PCPR)
Załącznik nr 1. (miejscowość i data) Formularz Oferty Na przeprowadzenie audytu zewnętrznego projektu Aktywni mogą więcej realizowanego w ramach Priorytetu VII Promocja integracji społecznej, Poddziałanie 7.1.2 Nazwa wykonawcy:. Adres wykonawcy:.. Nr NIP:., Nr REGON: Nr rach. bankowego: W odpowiedzi na Państwa zapytanie ofertowe dotyczące przeprowadzenia audytu zewnętrznego projektu pn. Aktywni mogą więcej oferujemy wykonanie przedmiotu zamówienia za: Cena netto: zł Podatek VAT:..zł Cena brutto:.zł Słownie brutto:.zł Oświadczam, Ŝe zapoznałem się z opisem przedmiotu zamówienia i nie wnoszę do niego zastrzeŝeń. Oferowany termin realizacji zamówienia (od.. do..):.
Oświadczam, Ŝe wysokość obrotów w roku obrotowym poprzedzającym rok, w którym realizowany jest przedmiotowy audyt wyniósł zł, Oświadczam, Ŝe spełniam warunki określone przez Zamawiającego, Informujemy, Ŝe dane teleadresowe do kontaktów to: - adres:. - tel./faks:. - adres e-mail:. Załączniki do oferty: 1) aktualny wpis do ewidencji działalności gospodarczej lub KRS 2). 3). 4). 5). 6)... (miejscowość i data). (podpis osoby upowaŝnionej i pieczęć)
Załącznik nr 2. (miejscowość i data) Oświadczenie 1. Posiadam uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeŝeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania, 2. Posiadam niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny, a takŝe dysponuję osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. 3. Znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. 4. Nie podlegam wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia.... (miejscowość i data) (czytelny podpis osoby uprawnionej i pieczęć)
Załącznik nr 3... (miejscowość i data) Oświadczenie* Przystępując do realizacji usługi przeprowadzenia audytu zewnętrznego projektu nr POKL.07.01.02-12-015/08, pt Aktywni mogą więcej, realizowanego na podstawie umowy ramowej o dofinansowanie projektu nr UDA-POKL.07.01.02-12-015/08-00 przez Beneficjenta Powiat Suski Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w Suchej Beskidzkiej, ja. jako wykonawca/ osoba wchodząca w skład zespołu przeprowadzającego audyt zewnętrzny ww. projektu, oświadczam, iŝ spełniam warunek bezstronności i niezaleŝności, tj; 1. Nie posiadam udziałów, akcji lub innych tytułów własności w jednostce pełniącej rolę beneficjenta lub w jednostce z nią stowarzyszonej, dominującej lub współzaleŝnej; 2. Nie jestem i nie byłem/ am w ostatnich 3 latach przedstawicielem prawnym (np.: pełnomocnikiem), członkiem organów nadzorczych, bądź zarządzających lub pracownikiem jednostki stowarzyszonej, dominującej, zaleŝnej lub współzaleŝnej; 3. Nie uczestniczyłem/ am w ostatnich 3 latach w sporządzaniu dokumentów stanowiących przedmiot audytu; 4. Nie osiągnąłem/ chociaŝby w jednym roku w ciągu ostatnich 5 lat co najmniej 50 % przychodu rocznego z tytułu świadczenia usług na rzecz danej jednostki, jednostki wobec niej dominującej lub jednostek z nią stowarzyszonych, jednostek od niej zaleŝnych lub współzaleŝnych (nie dotyczy to pierwszego roku działalności podmiotu przeprowadzającego audyt); 5. Nie jestem małŝonkiem, krewnym lub powinowatym w linii prostej do drugiego stopnia lub jest związany z tytułu opieki, przysposobienia lub kurateli z osobą zarządzającą lub będącą w organach nadzorczych jednostki albo zatrudnienia przy prowadzeniu audytu takie osoby; 6. Nie jestem albo nie byłem/ am zaangaŝowany/ a bezpośrednio lub pośrednio w planowanie, przygotowywanie, zarządzanie, realizację projektu podlegającego audytowi zewnętrznemu;
7. Nie mam Ŝadnych innych powodów, które spowodowałyby, Ŝe nie spełniam warunków bezstronności i niezaleŝności względem beneficjenta; 8. Nie jestem i nie byłem/ am zaangaŝowany/ a w planowanie, realizację, zarządzanie projektem, który podlega audytowi zewnętrznemu w sposób bezpośredni lub pośredni; 9. Ponadto osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu powinny spełniać wymóg bezstronności i niezaleŝności, od IP, IP 2 oraz Instytucji Zarządzającej PO KL; 10. Nie jestem obecnie i nie byłem/ am w ciągu 1 roku (liczonego od roku, w którym zakończony został stosunek pracy) pracownikiem IP, IP 2 oraz Instytucji Zarządzającej w zakresie realizowanych przez te instytucje funkcji wdraŝania, rozliczania, certyfikacji, kontroli lub audytu w ramach POKL, jak równieŝ nie pozostaje obecnie i nie pozostawałem/ am w ciągu 1 roku (liczonego od roku, w którym zakończony został stosunek cywilnoprawny) w stosunku cywilnoprawnym z tymi instytucjami, w zakresie mojego jakiegokolwiek udziału w planowaniu udziału w planowaniu przygotowywaniu, zarządzaniu, realizacji projektu podlegającego audytowi zewnętrznemu. (miejscowość i data).. (czytelny podpis osoby uprawnionej i pieczęć) *-wypełnia kaŝda osoba zaangaŝowana w przeprowadzenie audytu projektu.
Załącznik nr 4... (miejscowość i data) Wykaz przeprowadzonych audytów projektów finansowanych ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, z wyszczególnieniem wartości audytowanych projektów. L.p. Nazwa projektu audytowanego Źródło finansowania Wartość projektu Okres realizacji audytowanego projektu Data przeprowadzenia audytu.. (miejscowość i data). (czytelny podpis osoby uprawnionej i pieczęć)
Załącznik nr 5... (miejscowość i data) Wykaz osób/podmiotów, które będą wykonywać zamówienie lub będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia L.p. Osoba/podmiot wykonujący zamówienie * Czy zamawiający będzie dysponował osoba TAK/NIE Kwalifikacje osób/podmiotów Doświadczenie w zakresie wykonywania audytów projektów współfinansowanych ze środków UE. (miejscowość i data). (czytelny podpis osoby uprawnionej i pieczęć) *-kaŝda wymieniona osoba składa oświadczenie na załączniku nr 3,
Załącznik nr 6 Załącznik nr 9 do umowy ramowej: Zasady przeprowadzenia audytu zewnętrznego projektów realizowanych w ramach VI, VII, VIII i IX Priorytetu PO KL 1. Definicja i cel audytu zewnętrznego Celem przeprowadzenia audytu zewnętrznego jest zwiększenie pewności beneficjenta oraz instytucji wypłacającej środki, Ŝe projekt jest realizowany prawidłowo. Audyt zewnętrzny oznacza, co do zasady, audyt wykonywany przez podmiot zewnętrzny niezaleŝny od jednostki audytowanej. Na potrzeby niniejszego dokumentu audytem zewnętrznym moŝna nazwać zakres prac, których celem jest uzyskanie dowodów pozwalających z dostateczną pewnością na jednoznaczną ocenę przez podmiot przeprowadzający audyt, czy realizacja projektu przebiega zgodnie z umową i wnioskiem o dofinansowanie projektu. Efektem audytu ma być uzyskanie racjonalnego zapewnienia, Ŝe wydatki poniesione w ramach projektu są kwalifikowalne, a realizowany projekt jest zgodny z umową i wnioskiem oraz wydanie opinii w tym zakresie. W tym celu sprawdza się, czy działania, których dotyczą poniesione wydatki rzeczywiście zostały zrealizowane, czy wnioski o płatność są zgodne z wymaganiami zawartymi w umowie oraz czy są poparte odpowiednimi dokumentami finansowymi. Sprawdzenie to odbywa się poprzez badanie w szczególności, czy księgi rachunkowe (w części dotyczącej ewidencji zdarzeń gospodarczych związanych z realizacją projektów) wraz z dowodami księgowymi, stanowiącymi podstawę dokonania w nich zapisów oraz wnioski o płatność sporządzone na podstawie dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków (faktury i/lub inne dokumenty o równowaŝnej wartości dowodowej) i sprawozdania z realizacji projektu odpowiadają we wszystkich istotnych aspektach wymogom programu oraz prawidłowo, rzetelnie i jasno przedstawiają sytuację finansową i majątkową projektu według stanu na dzień sporządzenia ww. dokumentów. Audyt zewnętrzny ma prowadzić do uzyskania podstaw do potwierdzenia wiarygodności danych, zarówno liczbowych jak i opisowych, zawartych w przedstawionych przez beneficjenta dokumentach związanych z realizowanym projektem. Stwierdzenie wiarygodności danych moŝe mieć charakter bezpośredni lub pośredni, przy czym bezpośrednie sprawdzenie obejmuje badanie ksiąg rachunkowych, a sprawdzenie pośrednie badanie działającego u beneficjenta systemu kontroli wewnętrznej.
2. Podmioty zobowiązane do przeprowadzenia audytu Do przeprowadzenia audytu zobowiązane są wszystkie podmioty realizujące projekty w VI, VII, VIII i IX Priorytecie PO KL z wyłączeniem: 1) Powiatowych Urzędów Pracy 2) IP oraz IP2 realizujących projekty własne 3. Obowiązek przeprowadzenia audytu ze względu na wielkość projektu Obowiązek przeprowadzenia audytu zewnętrznego nakłada się na beneficjentów w zakresie realizacji projektów na następujących zasadach: 1) gdy całkowita wartość projektu wynosi co najmniej 750 tys. PLN 2) gdy całkowita wartość kilku projektów realizowanych przez Beneficjenta w ramach Priorytetu wynosi co najmniej 1 mln PLN. W przypadku realizowania kilku projektów o łącznej wartości równej lub przekraczającej 1 mln PLN naleŝy przeprowadzić audyt dla tego projektu, którego wartość po zsumowaniu z łączną wartością poprzednich projektów, powoduje osiągnięcie lub przekroczenie kwoty 1 mln PLN. KaŜdy następny projekt składany przez tego samego beneficjenta będzie musiał podlegać audytowi. W przypadku, gdy beneficjent realizuje jednocześnie kilka projektów, to wystarczy, aby audytowany był jeden projekt największy. Obowiązek przeprowadzenia audytu dotyczy projektów realizowanych w ramach umów o dofinansowanie zawartych przez beneficjenta z Województwem Małopolskim Wojewódzkim Urzędem Pracy w Krakowie. Przy Kwalifikacji obowiązku przeprowadzenia audytu nie bierze się pod uwagę umów zawartych w ramach POKL z innymi Instytucjami WdraŜającymi/Instytucjami Pośredniczącymi w Polsce. 4. Sposób realizacji audytu zewnętrznego projektów w ramach POKL Audyt powinien obejmować przede wszystkim analizę dokumentacji oraz stosowanych procedur kontroli wewnętrznej w odniesieniu do przekazywania i rozliczania otrzymanych środków, procedur akceptacji wydatków kwalifikowalnych w zakresie ich zasadności i odpowiedniego udokumentowania oraz sprawozdawania realizacji projektu ze szczególnym uwzględnieniem realizacji przyjętych celów projektu i realizacji postanowień umowy o dofinansowanie projektu. Minimalny zakres audytu powinien obejmować: 1) sprawdzenie, czy Beneficjent realizuje projekt zgodnie z umową o dofinansowanie i obowiązującymi przepisami prawa (w szczególności w zakresie prawa zamówień publicznych oraz ochrony danych osobowych); 2) sprawdzenie, czy beneficjent wdroŝył zalecenia przeprowadzonych kontroli oraz usunął nieprawidłowości, jeśli takie zostały wykryte; 3) sprawdzenie, czy beneficjent posiada ścieŝkę audytu w zakresie finansowoksięgowym, 4) audyt poprawności księgowania wydatków poniesionych w ramach realizowanego projektu, oceny kwalifikowalności kosztów, sposobu ich dokumentowania i prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej; 5) sprawdzenie czy wydatki wykazane w dokumentach zostały rzeczywiście poniesione,
6) sprawdzenie wniosków beneficjentów o płatność z księgami rachunkowymi beneficjenta w części dotyczącej projektu; 7) sprawdzenie wiarygodności sprawozdań z realizacji projektu przekazywanych przez beneficjenta; 8) sprawdzenie sposobu promocji projektu; 9) sprawdzenie sposobu przechowywania i archiwizacji dokumentacji zgromadzonej w ramach realizowanego projektu. W przypadku, gdy nie są stosowane procedury ustawy Prawo Zamówień Publicznych, Beneficjent zobowiązany jest do sporządzenia dokumentacji z wyboru wykonawcy audytu i przechowywania jej wraz z całą dokumentacją projektu. Beneficjent ma obowiązek udostępniania w/w dokumentacji na wezwanie IP/ IP 2 lub okazania jej w trakcie kontroli projektu. Minimalne wymogi co do zakresu i sposobu przeprowadzenia audytu powinny być określone w dokumentacji przygotowywanej przez beneficjenta w celu wyłonienia audytora zewnętrznego. Podczas realizacji audytu powinna zostać zweryfikowana próbka ogółem poniesionych wydatków, pozwalająca wydać audytorowi wiąŝący raport w tym zakresie. Zapis wskazujący standardy, na podstawie których przeprowadzono audyt, a takŝe próg istotności i poziom ufności naleŝy zamieścić w raporcie z audytu. Listę dokumentów zweryfikowanych podczas audytu naleŝy załączyć do raportu. Zakres min. wymogów dotyczących raportu z przeprowadzonego audytu opisano w pkt. 4 nin. Wytycznych. 5. Termin przeprowadzenia audytu Zobowiązuje się Beneficjenta do przeprowadzenia audytu zewnętrznego po poniesieniu wydatków przekraczających 50% dofinansowania. Jednocześnie wyniki audytu (raport zawierający opinię) powinny zostać złoŝone do IP 2 przed zakończeniem realizacji projektu określonego w umowie o dofinansowanie oraz przed wykazaniem kosztu poniesionego na audyt projektu we wniosku o płatność. Przekazanie wyników audytu powinno nastąpić najpóźniej do 21 dni od daty otrzymania pierwszej wersji raportu od wykonawcy audytu. Raport zawierający opinię wydany przez audytora powinien dotyczyć kwot i informacji zawartych do momentu przeprowadzenia audytu. 6. Wybór audytora Wybór audytora zewnętrznego/ podmiotu zatrudniającego audytorów zewnętrznych naleŝy do beneficjenta. Audytora wyłania się zgodnie z przepisami prawa w zakresie zamówień publicznych. O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać wykonawcy, którzy posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. Przez podmioty/osoby posiadające odpowiednie umiejętności w ww. zakresie rozumie się: 1) osoby posiadające odpowiednie kwalifikacje zawodowe wydawane przez organizację, która jest członkiem IFAC - International Federation of Accountants,
2) osoby posiadające kwalifikacje zawodowe do przeprowadzania audytu wewnętrznego zgodnie z ustawą z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych Dz.U. Nr 249, poz. 2104, z późn. zmianami, 3) osoby, które zdały egzamin na audytora wewnętrznego według zasad obowiązujących przed 29 grudnia 2006 r. (zasad obowiązujących w ustawie o finansach publicznych). Ponadto w procesie wyłaniania audytora zewnętrznego naleŝy wziąć pod uwagę m.in. takie kryteria jak: 1) dotychczasowe doświadczenie w zakresie audytowania projektów finansowanych ze środków pomocowych, 2) doświadczenie związane z badaniem prawidłowości wykorzystania dotacji ze środków budŝetu państwa, 3) doświadczenie w przeprowadzaniu audytu, 4) wiedzę z zakresu funkcjonowania funduszy strukturalnych. ZłoŜenie dokumentów potwierdzających posiadanie odpowiednich umiejętności i doświadczenia przez podmiot ubiegający się o uzyskanie zlecenia powinno stanowić wymóg w stosunku do oferentów ubiegających się o przeprowadzenie audytu projektu. Informacje na temat posiadanego doświadczenia powinny dotyczyć doświadczenia osób, które będą bezpośrednio zaangaŝowane w realizację zlecenia. Warunkiem ubiegania się o przeprowadzenie audytu powinno być wykazanie przez oferenta obrotów w roku obrotowym poprzedzającym rok, w którym realizowany jest audyt zewnętrzny w wysokości co najmniej trzykrotności ceny oferowanej za usługę przeprowadzenia audytu projektu oraz spełnienie warunku bezstronności i niezaleŝności w stosunku do badanego Beneficjenta. Audyt zewnętrzny nie moŝe być przeprowadzony przez audytora wewnętrznego jednostki/podmiotu realizującego projekt. Bezstronność i niezaleŝność nie jest zachowana, jeŝeli osoba lub podmiot przeprowadzający audyt, w szczególności: 1) posiada udziały, akcje lub inne tytuły własności w jednostce pełniącej rolę beneficjenta lub w jednostce z nią stowarzyszonej, dominującej lub współzaleŝnej; 2)jest lub był w ostatnich 3 latach przedstawicielem prawnym (np.: pełnomocnikiem), członkiem organów nadzorczych, bądź zarządzających lub pracownikiem jednostki stowarzyszonej, dominującej, zaleŝnej lub współzaleŝnej; 3) w ostatnich 3 latach uczestniczył w sporządzaniu dokumentów stanowiących przedmiot audytu; 4) osiągnął chociaŝby w jednym roku w ciągu ostatnich 5 lat co najmniej 50% przychodu rocznego z tytułu świadczenia usług na rzecz danej jednostki, jednostki wobec niej dominującej lub jednostek z nią stowarzyszonych, jednostek od niej zaleŝnych lub współzaleŝnych (nie dotyczy to pierwszego roku działalności podmiotu przeprowadzającego audyt); 5) jest małŝonkiem, krewnym lub powinowatym w linii prostej do drugiego stopnia lub jest związany z tytułu opieki, przysposobienia lub kurateli z osobą zarządzającą lub będąca w organach nadzorczych jednostki albo zatrudnia przy prowadzeniu audytu takie osoby; 6) jest lub był zaangaŝowany w planowanie, realizację, zarządzanie projektem, który z innych powodów nie spełnia warunków bezstronności i niezaleŝności;
7) ponadto osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu powinny spełniać wymóg bezstronności i niezaleŝności od IP, IP 2 oraz Instytucji Zarządzającej PO KL; 8) poprzez spełnienie warunku bezstronności i niezaleŝności rozumie się przede wszystkim nie pozostawanie w stosunku pracy z wyŝej wymienionymi instytucjami oraz wykonujących audyt. Oświadczenie odnośnie bezstronności audytora powinno stanowić integralną część oferty składanej w ramach zamówienia publicznego lub dokumentacji z wyboru audytora. Skład zespołu przeprowadzającego audyt zewnętrzny w projektach realizowanych w ramach POKL powinien być co najmniej dwuosobowy, przy czym przynajmniej jedna osoba powinna posiadać uprawnienia wymienione w pkt. 6 wytycznych. IP zaleca jednakŝe, by w skład zespołu audytowanego wchodził biegły rewident. 7. Wymagania do treści umowy z podmiotem mającym przeprowadzić audyt Beneficjent powinien w umowie zawieranej z wykonawcą audytu zamieścić następujące wymogi: a. dane osób, które będą wykonywać audyt, b. termin przeprowadzenia audytu, c. termin dostarczenia raportu zawierającego opinię, d. sposób i zakres przeprowadzanego audytu, e. zobowiązanie o przestrzeganiu standardów przeprowadzanego audytu, f. określenie minimalnego poziomu ufności dla badania audytowego oraz metodologii, na podstawie której dany poziom został określony, g. zakres raportu sporządzanego przez wykonawcę audytu, h. informacje o posiadanych umiejętnościach i doświadczeniu (np. uprawnienia do badania sprawozdań finansowych, doświadczenie w zakresie badania projektów realizowanych w ramach programów strukturalnych przez wykonawcę audytu). 8. Rezultaty przeprowadzonego audytu Po przeprowadzeniu audytu, audytor zobowiązany jest do przygotowania raportu zawierającego opinię z audytu. Jednostka poddana audytowi ma prawo do odniesienia się do raportu zawierającego opinię z audytu. Raport zawierający opinię z audytu, a takŝe stanowisko jednostki audytowanej są przekazywane przez Beneficjenta do instytucji odpowiedzialnej za przeprowadzenie kontroli w trakcie realizacji lub na zakończenie audytowanego projektu oraz archiwizowane w dokumentacji związanej z realizacją projektu. Instytucja, której przekazano raport równieŝ zobowiązana jest do jego zarchiwizowania. Beneficjent jest zobowiązany do udostępnienia ww. dokumentów upowaŝnionym organom kontrolnym. Raport z audytu powinien zawierać w szczególności elementy zamieszczone we wzorze raportu stanowiące załącznik nr 1 do nin. Wytycznych. W razie konieczności raport powinien zawierać równieŝ opinię o systemie zarządzania w instytucji realizującej projekt. IP/IP2 weryfikuje raport przede wszystkim pod kątem zgodności z wymogami określonymi w niniejszych wytycznych. Zastrzega się, Ŝe wydatek poniesiony na audyt, który nie został przeprowadzony zgodnie z Wytycznymi Instytucji Pośredniczącej (np. nie zawiera
minimalnego zakresu audytu bądź jest niezgodny z zapisem punktu 6 Wytycznych: Wybór audytora ) zostanie uznany za niekwalifikowany. Ponadto, w wypadku, gdy audytor/audytorzy odpowiedzialni za sporządzenie sprawozdania z audytu zewnętrznego Projektu nie wywiązali się z obowiązków wynikających z faktu wykonywania zawodu audytora wewnętrznego lub biegłego rewidenta określonych odpowiednimi przepisami prawa lub normami wykonywania zawodu określonymi np. przez Krajową Izbę Biegłych Rewidentów lub Międzynarodowymi Standardami Profesjonalnej Praktyki Audytu Wewnętrznego, uchybienia w sporządzeniu sprawozdań z audytu powinny być zgłoszone do instytucji, która certyfikowała tych audytorów.
Załącznik nr 1 RAPORT Z AUDYTU NR... /... 1 Data sporządzenia raportu 2 Numer audytowanego projektu 3 Nazwa i adres podmiotu realizującego projekt 4 Nazwa podmiotu przeprowadzającego audyt 5 Imiona i nazwiska audytorów /biegłych rewidentów uczestniczących w audycie oraz numer imiennego upowaŝnienia do przeprowadzenia audytu 6 Termin przeprowadzenia audytu 7 Czas wykonania audytu 8 Cel audytu 9 Standardy na podstawie których przeprowadzono audyt 10 Zakres przedmiotowy audytu 11 Podjęte działania i zastosowane techniki audytu 12 Termin realizacji projektu oraz zwięzły opis audytowanego projektu 13 Ustalenia stanu faktycznego
14 Określenie wielkości próby oraz metodologii jej doboru 15 Wskazanie stwierdzonych problemów w trakcie realizacji projektu wraz ze wskazaniem ich wagi oraz, czy jakikolwiek z tych problemów ma charakter systemowy 16 Określenie oraz analiza przyczyn i skutków uchybień 17 Uwagi i wnioski w sprawie usunięcia stwierdzonych uchybień, rekomendacje............ (Podpisy audytorów przeprowadzających audyt) Miejsce, data...
Załącznik nr 2 Lista zweryfikowanych podczas audytu dokumentów