POWIATOWY URZĄD PRACY 96-200 Rawa Mazowiecka, ul. 1-go Maja 1A tel./fax. (0-46) 8144051, 8144518, 8143534, 8144577 e-mail: lorm@ praca.gov.pl ZAWIADOMIENIE O WSZCZĘCIU POSTĘPOWANIA Dotyczy: Postępowania o udzielenie zamówienia o wartości szacunkowej do 30.000 euro na: Dostawa sprzętu elektronicznego dla Powiatowego Urzędu Pracy w Rawie Mazowieckiej Nr sprawy: DOA-2302-17/16 Zatwierdzam: Dorota Zdziechowska Z-ca Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Rawie Mazowieckiej Rawa Mazowiecka, dnia 24 listopada 2016r. 1
I. NAZWA ORAZ ADRES ZAMAWIAJĄCEGO 1. Powiatowy Urząd Pracy w Rawie Mazowieckiej, zwany dalej Zamawiający, 2. Adres Zamawiającego: Powiatowy Urząd Pracy ul. 1-go Maja 1A 96-200 Rawa Mazowiecka 3. REGON: 750201901 4. NIP: 835-10-04-915 5. Tel. 46-8144051 6. Fax: 46-8143534 7. e-mail: lorm@praca.gov.pl lub a.starzec@puprawa.pl 8. Adres strony internetowej, na której Zamawiający udostępnia Zawiadomienie: http://pup.rawamazowiecka.ibip.pl 9. Godziny pracy Zamawiającego: od 8.00 do 16.00 w dni robocze od poniedziałku do piątku 10. Zamawiający wymaga, aby wszelkie pisma związane z postępowaniem były kierowane wyłącznie na wyżej wskazany adres we wskazanych godzinach pracy Zamawiającego. II. TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA Zawiadomienie o wszczęciu postępowania (dalej Zawiadomienie) o szacunkowej wartości poniżej 30.000 euro. III. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 1. Przedmiotem zamówienia jest: Dostawa sprzętu elektronicznego dla Powiatowego Urzędu Pracy w Rawie Mazowieckiej, zgodnie z załączonym opisem przedmiotu zamówienia Załącznik nr 1. 2. Wymagana jest należyta staranność przy realizacji zamówienia. 3. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. 4. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych. IV. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA Termin wykonania zamówienia: do 23 grudnia 2016r. V. INFORMACJE O SPOSOBIE POROZUMIEWANIA SIĘ ZAMAWIAJĄCEGO Z WYKONAWCAMI ORAZ PRZEKAZYWANIA OŚWIADCZEŃ LUB DOKUMENTÓW, A TAKŻE WSKAZANIE OSÓB UPRAWNIONYCH DO POROZUMIEWANIA SIĘ Z WYKONAWCAMI 1. Zapytania, oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz inne informacje Zamawiający i Wykonawcy przekazują pisemnie lub przy użyciu poczty elektronicznej e-mail, faksu, zapytania i informacje można przekazywać telefonicznie. Oferty należy składać pisemnie, dopuszcza się przesłanie oferty przy użyciu faksu lub poczty elektronicznej e-mail. 2. Osobami uprawnionymi do kontaktowania się z Wykonawcami są: Marcin Kalinowski m.kalinowski@puprawa.pl fax: 46 8143534, tel. 46 8144051, Alina Starzec a.starzec@puprawa.pl, fax: 46 8143534, tel. 46 8144051 wew.250. 2
VI. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ 1. Termin, do którego Wykonawcy będą związania złożoną ofertą ustala się na 30 dni licząc od dnia upływu ostatecznego terminu do składania ofert. 2. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. VII. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY 1. Oferta winna być sporządzona na formularzu Oferty (Załącznik Nr 2). 2. Koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty ponosi Wykonawca. 3. Oferta winna być sporządzona w języku polskim na maszynie do pisania, komputerze lub ręcznie (pismem czytelnym) - długopisem, atramentem, tuszem lub innym trwałym sposobem. 4. Oferta oraz wszelkie załączniki do oferty winny być podpisane przez Wykonawcę lub upoważnionych przedstawicieli Wykonawcy. 5. W przypadku podpisania dokumentów składających się na Ofertę przez pełnomocnika Wykonawcy do oferty należy dołączyć pełnomocnictwo. 6. Zamawiający informuje, że oferty składane w postępowaniu są jawne i podlegają udostępnianiu od chwili ich otwarcia. Wyjątkiem są informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, jeśli Wykonawca nie później niż w terminie składania ofert zastrzegł, ze nie mogą one być udostępniane. 7. Zamawiający zaleca, aby informacje zastrzeżone jako tajemnica przedsiębiorstwa były przez Wykonawcę złożone w oddzielnej kopercie z oznakowaniem Tajemnica przedsiębiorstwa lub spięte (zszyte) oddzielnie od pozostałych jawnych elementów oferty. W przypadku złożenia oferty faksem lub pocztą elektroniczną należy wyraźnie zaznaczyć i oddzielić część oferty stanowiącą tajemnicę przedsiębiorstwa. 8. Zastrzeżenie informacji, które nie stanowią tajemnicy przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, skutkować będzie wyłączeniem w stosunku do takich informacji rygoru tajemnicy przedsiębiorstwa. 9. Wykonawca m.in. nie może zastrzec informacji dotyczących: ceny, terminu wykonania zamówienia, warunków płatności zawartych w ofercie. VIII. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT 1. Oferty należy składać na adres podany w Zawiadomieniu o wszczęciu postępowania w sekretariacie Powiatowego Urzędu Pracy w Rawie Mazowieckiej, pokój nr 17, nie później niż do dnia 29.11.2016r. do godz. 10:00. Dopuszcza się przesłanie treści oferty faksem: nr (46) 8143534 lub pocztą elektroniczną: lorm@praca.gov.pl lub a.starzec@puprawa.pl 2. W przypadku przesłania Oferty pocztą, decydująca jest data i godzina wpływu do siedziby Powiatowego Urzędu Pracy w Rawie Mazowieckiej potwierdzona pieczęcią kancelaryjną Zamawiającego. W przypadku przesłania oferty faksem lub pocztą elektroniczną decyduje data i godzina wpływu na skrzynkę elektroniczną lub faks. 3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wezwania Wykonawców w celu udzielenia dodatkowych wyjaśnień na temat złożonej oferty. 3
IX. OPIS SPOSOBU OBLICZENIA CENY 1. Ceną podlegającą ocenie przez Zamawiającego jest CENA brutto, tj. uwzględniająca podatek VAT. 2. Cenę oferty należy wpisać do formularza oferty. 3. Cena obejmuje wszelkie koszty realizacji przedmiotu zamówienia, dostawy do siedziby zamawiającego oraz winna uwzględniać ewentualne rabaty i upusty. 4. Cenę oferty należy podać w złotych polskich (PLN). X. OPIS KRYTERIÓW, KTÓRYMI ZAMAWIAJĄCY BĘDZIE SIĘ KIEROWAŁ PRZY WYBORZE OFERTY, WRAZ Z PODANIEM ZNACZENIA TYCH KRYTERIÓW I SPOSOBU OCENY OFERT 1. Zamawiający ustala następujące kryteria oceny ofert: a) CENA wykonania przedmiotu zamówienia - 95 % b) Gwarancja 5 % Przyjmuje się, że 1% = 1 pkt. 2. Formuła oceny ofert w kryterium CENA: Xc = Cn / Cof x 95 gdzie: Xc liczba punktów Cn najniższa oferowana cena brutto Cof cena brutto badanej oferty. Najtańsza oferta nie podlegająca odrzuceniu uzyska 95 pkt., pozostałe oferty zostaną przeliczone zgodnie z formułą. Wartości liczbowe zaokrąglane będą arytmetycznie do drugiego miejsca po przecinku. 3. Formuła oceny ofert w kryterium Gwarancja: a) udzielenie gwarancji na sprzęt wg Załącznika nr 1 0 pkt. b) rozszerzenie gwarancji o 1 rok dla skanera (poz. 1 Załącznika nr 1): 5 pkt. 4. Punkty zostaną zsumowane wg trzech powyższych kryteriów. Przy wyborze oferty za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyskała najwięcej punktów. 5. Jeżeli w wyniku oceny ofert Zamawiający stwierdzi, że więcej niż jedna oferta uzyskały największą liczbę punktów, Zamawiający wezwie Wykonawców, którzy złożyli te oferty do złożenia ofert dodatkowych. 6. Zamawiający poprawi w Ofercie oczywiste omyłki pisarskie lub rachunkowe, zawiadamiając o tym niezwłocznie Wykonawcę. 7. Oferta wykonawcy, który nie wyrazi zgody na poprawienie oczywistych omyłek pisarskich, rachunkowych lub zawierająca błędy w obliczeniu ceny, których nie można poprawić, zostanie odrzucona. 8. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania bez podania przyczyn. XI. ISTOTNE DLA STRON POSTANOWIENIA, OGÓLNE WARUNKI UMOWY ALBO WZÓR UMOWY 1. Istotne dla stron postanowienia zawarte są w projekcie umowy - Załącznik nr 3. 4
2. Wykonawca zobowiązany jest do podpisania umowy, w terminie i miejscu wskazanym przez Zamawiającego. Załączniki: 1. Załącznik Nr 1 - Opis przedmiotu zamówienia. 2. Załącznik Nr 2 - Formularz Oferty. 3. Załącznik Nr 3 Wzór umowy. 5
Załącznik nr 1 OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 1. SKANER PŁASKI A4-1 SZT. NAZWA PARAMETRU WYMAGANIA MINIMALNE Format skanowania do A4 Skanowanie w kolorze optyczna rozdzielczość skanowania min. 2400 x 2400 dpi kodowanie koloru min. 24 bit. Skanowanie do pliku wielostronicowy PDF, PDF z możliwością wyszukiwania, TIFF, PNG, JPEG, RTF (OCR) Szybkość skanowania Kolor: max. 15 s/stronę A4, 300 dpi Obsługiwane formaty nośników papier zwykły, czasopisma, książki Podłączenie do komputera min. 1 x USB Obsługiwane systemy operacyjne Windows 7, Windows 8.1, Windows 10 Funkcje specjalne Przycisk: skanowania, kopiowania; Oprogramowanie do OCR Gwarancja 12 m-cy Certyfikaty CE, ENERGY STAR Powyższe wymagania spełniają np. HP Scanjet 200 (L2734A), Epson Perfection V19, HP Scanjet 300 (L2733A) lub inne urządzenie równoważne, którego parametry są zgodne z powyższą specyfikacją. 2. UPS dla stacji roboczej 5 szt. APC BK650EI NAZWA PARAMETRU Moc wyjściowa min. 400W WYMAGANIA MINIMALNE Czas podtrzymania przy obciążeniu 200W Napięcie wejściowe Filtracja napięcia wyjściowego Zabezpieczenia Czas przełączenia na UPS Ilość gniazd wyjściowych Inne Gwarancja Certyfikaty Waga min. 15 min. 230V filtr przeciwzakłóceniowy, tłumik warystorowy przeciążeniowe, przeciwzwarciowe <=6ms min. 3 szt. IEC 320 C13 Zimny start, sygnalizacja optyczno akustyczna, zarządzanie UPS-em przez port USB 24 m-ce CE, ENERGY STAR max. 6,5 kg 6
3. NISZCZARKA DOKUMENTÓW - 3 szt. Fellowes 62MC NAZWA PARAMETRU WYMAGANIA MINIMALNE Szerokość wejścia 220 mm Ilość arkuszy A4 min. 10 Bezpieczeństwo min. P-4 papier, T-3 karty kredytowe mikrościnki max. 3x10 mm Funkcje Mechaniczny START/STOP; Cięcie zszywek, kart kredytowych; Wyjmowany pojemnik na ścinki; Auto stop przy otwartych drzwiach/wyjętym koszu/zdjętej głowicy Wskaźnik napełnienia worka; Zabezpieczenie przed przegrzaniem Objętość pojemnika min. 19 l Waga max. 9,5 kg Certyfikaty CE Gwarancja na urządzenie 24 m-ce Gwarancja na noże min. 5 lat Inne Obudowa na kółkach 7
Załącznik Nr 2.... (nawa i adres Wykonawcy) (miejscowość, data) Powiatowy Urząd Pracy w Rawie Mazowieckiej ul. 1-go Maja 1A OFERTA Odpowiadając na Zawiadomienie o wszczęciu postępowania z dnia 24 listopada 2016r. oferuję: 1. Wykonanie zamówienia zgodnie z wymaganiami określonymi w Zawiadomieniu o wszczęciu postępowania: 2. Lp Nazwa sprzętu Nazwa/model szt. cena brutto wartość brutto 1 Skaner płaski A4 1 2 UPS 5 3 Niszczarka 3 RAZEM brutto 3. Cena za wykonanie przedmiotu zamówienia wynosi ogółem: BRUTTO:...złotych (słownie:......złotych). 4. Oferuję rozszerzenie gwarancji o 1 rok dla skanera wymienionego w pkt 1 Opisu przedmiotu zamówienia Tak ( ) / Nie ( ) 4. Oferuję wykonanie przedmiotu zamówienia w terminie do 23 grudnia 2016r. 5. Przedmiot zamówienia wykonany będzie siłami własnymi / przy użyciu podwykonawców 1 w załączeniu wykaz podwykonawców. 6. Warunki płatności:.. 7. Oświadczam, że zapoznałem się z Zawiadomieniem o wszczęciu postępowania, nie wnoszę do niego zastrzeżeń oraz przyjmuję warunki w nim zawarte. 8. Oświadczam, że uważam się związanego niniejszą Ofertą przez okres 30 dni. 9. Integralną część oferty stanowią następujące dokumenty: 1) Podpisany przez Wykonawcę zaakceptowany projekt umowy 2)...... podpis i pieczątka Wykonawcy 1 niepotrzebne skreślić 8
UMOWA Załącznik nr 3 zawarta w dniu... 2016 roku w Rawie Mazowieckiej pomiędzy : Powiatowym Urzędem Pracy w Rawie Mazowieckiej, ul. 1-go Maja 1A reprezentowanym przez: Bożenę Woźniak - Dyrektora zwanym dalej Zamawiającym, a :.... wpisanym do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem: / lub prowadzącym działalność gospodarczą na podstawie wpisu do ewidencji działalności gospodarczej NIP.. REGON.. reprezentowanym przez:. zwanym dalej Wykonawcą. 1. Przedmiot Umowy 1. Przedmiotem umowy jest dostawa sprzętu elektronicznego dla Zamawiającego. Szczegółowy zakres zamówienia wraz z opisem parametrów technicznych określają: Oferta Wykonawcy oraz Opis przedmiotu zamówienia - Załącznik nr 1 do Zawiadomienia o wszczęciu postępowania z dnia 24.11.2016r., stanowiące integralną część niniejszej Umowy. 2. Wykonawca oświadcza, że dostarczony w ramach zamówienia sprzęt elektroniczny, o którym mowa w 1 ust. 1 niniejszej umowy spełnia wymagania zasadnicze dla przedmiotu umowy, określone przepisami prawa, jest fabrycznie nowy i sprawny technicznie. 3. Wykonawca oświadcza, że posiada zasoby, kwalifikacje i uprawnienia wymagane do prawidłowego wykonania przedmiotu umowy. 4. Wykonawca zobowiązuje się wykonać przedmiot umowy przy użyciu własnych urządzeń, materiałów i narzędzi, z zachowaniem szczególnej staranności, z uwzględnieniem zawodowego charakteru swej działalności. 5. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za profesjonalne, rzetelne i terminowe wykonanie przedmiotu umowy. 6. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za wszelkie szkody wyrządzone w mieniu Zamawiającego przez osoby zatrudnione do wykonania przedmiotu umowy. 7. Wykonawca zobowiązany jest zachować w tajemnicy wszelkie informacje, w posiadanie których wszedł wykonując przedmiot umowy. 2. Warunki płatności 1. Za wykonanie przedmiotu umowy określonego w 1 pkt 1 Zamawiający zobowiązuje się zapłacić Wykonawcy cenę zgodną ze złożoną ofertą z dnia. w wysokości: netto.. zł, powiększoną o należny podatek VAT w kwocie. zł - łącznie brutto:.. złotych, słownie:., 9
przelewem na konto Wykonawcy Nr... w terminie 14 dni od dnia otrzymania prawidłowo wystawionej faktury. 2. Podstawą wystawienia faktury jest podpisany bez zastrzeżeń przez Zamawiającego protokół odbioru. 3. Za dzień zapłaty uważany będzie dzień obciążenia rachunku Zamawiającego. 3. Termin i warunki realizacji 1. Termin wykonania przedmiotu umowy strony ustalają do 23.12.2016 roku. 2. Wykonawca zobowiązuje się zorganizować dostawę rzeczy, będących przedmiotem zamówienia do siedziby Zamawiającego własnym transportem i na własny koszt. 3. Wykonawca oświadcza, że dostarczy rzeczy, będące przedmiotem niniejszej umowy w sposób wolny od jakichkolwiek usterek, stosując urządzenia i części fabrycznie nowe i nie obciążone prawami na rzecz osób trzecich. 4. Miejscem dostawy przedmiotu umowy jest siedziba Zamawiającego w Rawie Mazowieckiej, ul. 1-go Maja 1A, pokój nr 2 na I piętrze. 5. W przypadku stwierdzenia przez Zamawiającego wad lub nieprawidłowego działania sprzętu, będącego przedmiotem umowy Wykonawca zobowiązuje się do ich nieodpłatnej naprawy lub wymiany w terminie do 24 godzin od dnia zgłoszenia. 4. Warunki gwarancji 1. Na opisany w 1 przedmiot umowy Wykonawca udziela gwarancji przez okres:.. m-cy dla skanera, 24 m-ce dla UPS, 24 m-ce dla niszczarek. Termin gwarancji biegnie od daty podpisania przez Zamawiającego protokołu odbioru. 2. W okresie gwarancji Wykonawca zapewni bezpłatny serwis gwarancyjny na przedmiot zamówienia. 3. Serwis gwarancyjny świadczony będzie w miejscu użytkowania sprzętu lub Wykonawca odbierze zepsuty sprzęt od Zamawiającego i zwróci sprzęt po naprawie na własny koszt. 4. Zgłoszenie awarii będzie dokonywane pisemnie na adres Wykonawcy, faksem lub telefonicznie na nr... w dni powszednie w godz. 8 00-16 00. 5. Czas reakcji serwisu na zgłoszoną awarię wynosi 1 dzień roboczy, czas naprawy do 14 dni. 5. Kary Umowne 1. Za opóźnienia w wykonaniu przedmiotu umowy Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 0,2% za każdy dzień opóźnienia, licząc od kwoty brutto wskazanej w 2 ust. 1 niniejszej umowy, jednak nie więcej niż 10% wartości umowy. 2. W przypadku odstąpienia przez Wykonawcę od umowy z przyczyn zależnych od Wykonawcy kara umowna wynosić będzie 10% całkowitej wartości brutto wskazanej w 2 ust. 1 umowy. 10
3. Jeżeli szkoda wyrządzona Zamawiającemu z powodu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy przewyższy wysokość kary umownej, Zamawiający może dochodzić od Wykonawcy odszkodowania na zasadach ogólnych. 4. W przypadku nienależytego wykonania postanowień niniejszej umowy przez Wykonawcę, szczególnie w zakresie terminu dostawy przedmiotu umowy, Zamawiający może rozwiązać niniejszą umowę w trybie natychmiastowym. 7 Postanowienia końcowe 1. Zmiany treści umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. Przedmiotem rokowań i negocjacji dotyczących przyszłych zmian umowy nie mogą być postanowienia, których dokonanie stanowiłoby zmianę treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy. 2. Zamawiający może odstąpić od umowy w razie wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym, czego nie można było wcześniej przewidzieć. Odstąpienie winno nastąpić w formie pisemnej pod rygorem nieważności. 3. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego. 4. Właściwym do rozpoznania sporów wynikających z niewykonania umowy jest sąd powszechny właściwy dla miejsca wykonania umowy. 5. Umowę sporządza się w 2 jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla Wykonawcy i Zamawiającego. ZAMAWIAJĄCY: WYKONAWCA:...... 11