Dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się przez 5 lat w siedzibie jednostki, w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku, dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych. Inwentaryzacja to ogół czynności mających na celu okresowe ustalenie lub sprawdzenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów. Ze względu na różnorodność posiadanego przez jednostki majątku, konieczne jest zastosowanie różnych metod i sposobów inwentaryzacji, co powoduje, że jest to proces złożony i pracochłonny. Musi być przeprowadzona w sposób rzetelny, co ma szczególne znaczenie w jednostkach sektora finansów publicznych, które - oprócz ogólnych przepisów (ustawa o rachunkowości) obowiązują przepisy szczegółowe, nakładające dodatkowe sankcje za uchybienia w zakresie inwentaryzacji (ustawa o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych). Aby dzięki inwentaryzacji osiągnąć zamierzone cele, należy odpowiednio zorganizować prace inwentaryzacyjne. Czynności inwentaryzacyjne są realizowane w następujących etapach: 1. czynności przygotowawcze, 2. czynności właściwe, 3. czynności rozliczeniowe, 4. czynności poinwentaryzacyjne. Do czynności przygotowawczych zaliczamy: 1. ustalenie harmonogramu inwentaryzacji, tj.: ustalenie terminów spisowych dla każdego z inwentaryzowanych składników majątku, terminów ustalenia stanów poszczególnych aktywów i pasywów oraz przekazania arkuszy spisowych, ustalenie różnic inwentaryzacyjnych, ich rozliczenie i zatwierdzenie, 2. wydanie zarządzenia wewnętrznego o przeprowadzeniu inwentaryzacji - zarządzenie takie wydaje kierownik jednostki, najczęściej na wniosek głównego księgowego, który na mocy ustawy o finansach publicznych również odpowiada za gospodarkę finansową w jednostce, 3. przygotowanie niezbędnych druków, dokumentów, materiałów pomocniczych, 1 / 5
4. powiadomienie osób materialnie odpowiedzialnych o terminie rozpoczęcia inwentaryzacji, 5. dokonanie podziału pracy wśród członków komisji, 6. przeszkolenie osób przeprowadzających inwentaryzację. Do czynności właściwych zaliczamy: 1. wydanie zespołom spisowym arkuszy spisowych, 2. przeprowadzenie rzetelnie i zgodnie z harmonogramem spisów z natury, 3. dokonywanie na bieżąco wyceny spisywanych składników majątkowych, 4. sprawdzenie, podliczenie i podpisanie arkuszy spisowych, rachunkowe zestawienie wyników inwentaryzacji, 5. pobieranie oświadczenia od osób materialnie odpowiedzialnych o braku uwag i zastrzeżeń co do sposobu przeprowadzenia spisu z natury, 6. wysłanie do banków i kontrahentów specyfikacji sald ulokowanych tam środków pieniężnych oraz rozrachunków (z wyjątkiem należności spornych i wątpliwych oraz rozrachunków publiczno-prawnych i z pracownikami, a także z innymi osobami nieprowadzącymi ksiąg). Należy pamiętać, że zgodnie z przepisami wszelkie potwierdzenia salda jednostka powinna uzyskać w formie pisemnej. Nie jest dopuszczalna zasada tzw. milczącego akceptu". Jeśli kontrahent nie przekaże potwierdzenia pisemnie, dopuszczalną formą jest również informacja przekazana faksem czy telefonicznie - należy jednak sporządzić odpowiednie dokumenty, np. protokół lub notatkę służbową z przeprowadzonej rozmowy telefonicznej, 7. dokonanie - w odniesieniu do składników aktywów i pasywów nieobjętych inwentaryzacją w drodze spisów z natury lub uzgodnień sald - weryfikacji sald, która ma na celu stwierdzenie, czy rzeczywiście posiadane dokumenty potwierdzają istnienie określonego salda oraz czy jest ono realne i prawidłowo wycenione, 8. zakończenie inwentaryzacji właściwej wraz z opracowaniem materiałów dotyczących przygotowania i przebiegu inwentaryzacji, zabezpieczenia inwentaryzowanych składników i pomieszczeń oraz ich stanu jakościowego, 9. sporządzenie przez zespół spisowy sprawozdania i złożenia go przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej. 2 / 5
Do czynności rozliczeniowych zaliczamy: 1. dokonanie wyliczenia wstępnego po zakończeniu spisu w danej jednostce organizacyjnej z udziałem osób materialnie odpowiedzialnych, 2. przekazanie pełnej dokumentacji inwentaryzacyjnej, wraz z dowodami ostatnich operacji do księgowości, 3. sprawdzenie dowodów i dokumentacji inwentaryzacyjnej pod względem formalnym, merytorycznym i rachunkowym oraz dokonanie wyceny, 4. sporządzenie końcowego wyliczenia oraz ustalenie różnic inwentaryzacyjnych z uwzględnieniem ubytków i kompensat, 5. wyjaśnienie powstania różnic inwentaryzacyjnych (niedoborów i nadwyżek) oraz pobranie w tym zakresie stosownych oświadczeń od osób materialnie odpowiedzialnych, 6. przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego w przypadku wystąpienia wysokich niedoborów w majątku, 7. opracowanie i przedstawienie kierownikowi jednostki propozycji sposobu rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych - dokonuje tego komisja inwentaryzacyjna, a wniosek wymaga zaopiniowania przez głównego księgowego i radcę prawnego, 8. podjęcie przez kierownika jednostki decyzji w sprawie sposobu rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych, 9. rozliczenie i ujęcie różnic inwentaryzacyjnych w księgach roku, na który przypadł termin inwentaryzacji, 10. zakończenie czynności rozliczeniowych i sporządzenie sprawozdania wraz z wnioskami. Czynności poinwentaryzacyjne wiążą się najczęściej z poprawą gospodarności, doborem właściwych osób na stanowiska związane z odpowiedzialnością materialną, adekwatnością oznaczeń i sposobów magazynowania, zagospodarowaniem zbędnych składników majątku i dotyczą zagadnień: 1. bezpieczeństwa i zgodności z przepisami przechowywania środków pieniężnych, papierów wartościowych, znaków skarbowych, 2. magazynowania, składowania towarów i materiałów, 3. oznakowania składników majątku jednostki w indeksy, numery inwentarzowe, 4. gospodarowania majątkiem powierzonym przez osoby materialnie odpowiedzialne, 5. zabezpieczenia majątku przed kradzieżą, pożarem, 6. przestrzegania przepisów sanitarnych, bezpieczeństwa przeciwpożarowego. 3 / 5
Cały proces inwentaryzacji musi być odpowiednio udokumentowany. Do podstawowych dokumentów inwentaryzacyjnych zaliczamy: 1. zarządzenie kierownika jednostki w sprawie przeprowadzenia spisu z natury, 2. plan inwentaryzacji (harmonogram), 3. arkusze spisowe, 4. oświadczenia wstępne oraz oświadczenia po zakończonym spisie z natury osób materialnie odpowiedzialnych, 5. sprawozdanie opisowe z przebiegu spisu z natury, 6. zestawienie różnic inwentaryzacyjnych, 7. protokół rozliczenia wyników inwentaryzacji, 8. potwierdzenia sald należności, 9. protokół z przeprowadzonej weryfikacji. Należy zwrócić uwagę na fakt, że arkusze spisowe są dowodami księgowymi, w związku z czym błędy należy poprawiać w nich tak jak w dowodach księgowych, tj. przez skreślenie błędnego zapisu, tak aby pozostał on czytelny, zapisanie powyżej lub poniżej właściwej kwoty oraz złożenie podpisu osoby, która dokonała korekty wraz z datą jej dokonania. Niedopuszczalne w arkuszach spisu z natury jest wymazywanie, zacieranie, wydrapywanie zapisów czy korektorowanie. Dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się przez okres 5 lat w siedzibie jednostki, w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku, dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych. Zbiory dokumentów inwentaryzacji rocznej oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowym lat. Dokumentację z inwentaryzacji rocznej i sprawozdania roczne należy archiwizować oddzielnie za każdy kolejny rok. 4 / 5
Akty prawne: 1. Ustawa z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości ( Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.), 2. Ustawa z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2005 r. Nr 249, poz. 2104 z późn. zm.), 3. Ustawa z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. z 2005 r. Nr 14, poz. 114 z późn. zm.), 4. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. z 2006 r. Nr 142, poz. 1020). 5 / 5