Regulamin przesyłania faktur w formie elektronicznej przez Port Gdański Eksploatacja Spółka Akcyjna 1 Postanowienia ogólne 1. Podstawą prawną wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej jest art. 106 Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. Nr 54, poz. 535). 2. Niniejszy regulamin określa zasady przesyłania faktur w formie elektronicznej w PG Eksploatacja S.A. 3. Każdy Odbiorca korzystający z możliwości otrzymywania faktur elektronicznych zobowiązany jest do zapoznania się z niniejszym Regulaminem przed wypełnieniem Oświadczenia o akceptacji faktur przesyłanych w formie elektronicznej oraz przestrzegania jego postanowień. Użyte w regulaminie wyrażenia oznaczają: 2 Definicje 1. Klient odbiorca faktury przesyłanej w formie elektronicznej, 2. PG Eksploatacja SA wystawca faktury przesyłanej w formie elektronicznej, 3. Akceptacja zgoda udzielona przez Klienta PG Eksploatacja SA na przesyłanie faktur w formie elektronicznej. 3 Przesyłanie faktur w formie elektronicznej 1. PG Eksploatacja SA przesyła faktury w formacie PDF (Portable Document Format) z adresu poczty elektronicznej eksplo@eksplo4.portgdansk.pl. Powyższy adres służy wyłącznie do automatycznej wysyłki faktur. 2. Faktura przesyłana w formie elektronicznej zgodnie z Ustawa jest równoznaczna z przesyłaniem faktury wystawionej w formie papierowej i stanowi dokument księgowy. 3. Faktury korygujące i duplikaty do faktur przesyłanych drogą elektroniczną będą także przesyłane w formie elektronicznej. 4. Każda faktura wysyłana będzie oddzielnym e-mailem.
5. Doręczenie faktury przesłanej w formie elektronicznej następuje z chwilą wysłania przez PG Eksploatacja SA wiadomości e-mail zawierającej fakturę z adresu eksplo@eksplo4.portgdansk.pl. na adres wskazany w Oświadczeniu o akceptacji faktur przesyłanych w formie elektronicznej. Faktura wysłana w formie elektronicznej w momencie wysyłki zapisuje się w archiwum na serwerze wystawcy, w katalogach według dat wystawienia, w formacie i treści jednakowej z przesłaną do Klienta. 6. Klient zobowiązany jest do przechowywania otrzymanych faktur w formie elektronicznej, w sposób dowolny ale zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelności tych faktur, łatwości ich odszukania oraz bezzwłoczny dostęp do faktur organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej. 7. Klient zobowiązany jest do elektronicznego potwierdzenia odbioru e-faktury w momencie otwierania wiadomości. 4 Akceptacja i cofnięcie akceptacji na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej 1. Faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem złożenia akceptacji tego sposobu przesyłania przez klienta. 2. Akceptację Klient może złożyć poprzez wypełnienie i własnoręczne podpisanie Oświadczenia o akceptacji faktur przesyłanych w formie elektronicznej (Załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu) i przesłanie pocztą na adres firmy z dopiskiem Dział Rozliczeń lub w postaci elektronicznej poprzez przesłanie scanu podpisanego oświadczenia w formacie pliku PDF na adres malgorzata.jakubiec@pge.pl. 3. Podając w Akceptacji adres poczty elektronicznej, Klient oświadcza, że jest posiadaczem tego adresu. PG Eksploatacja SA nie ponosi odpowiedzialności za udostępnianie osobom trzecim adresu poczty elektronicznej, ani za działania operatorów internetowych. 4. Klient może zmienić adres poczty elektronicznej, na który mają być przesyłane faktury w formie elektronicznej, poprzez przesłanie wniosku o Zmianę adresu poczty elektronicznej z wyprzedzeniem co najmniej 3 dni roboczych pocztą na adres firmy z dopiskiem Dział Rozliczeń lub w postaci elektronicznej poprzez przesłanie scanu podpisanego wniosku o zmianę adresu w formacie pliku PDF na adres malgorzata.jakubiec@pge.pl. 5. Akceptacja nie wyłącza prawa PG Eksploatacja SA do przesyłania faktur w formie papierowej. 6. Wycofanie Akceptacji jest możliwe przez złożenie oświadczenia jak w Załączniku nr 2 i przesłanie do Działu Rozliczeń na adres malgorzata.jakubiec@pge.pl. 5
Postępowanie w sprawie nie odebranych faktur przez Klienta 1. W przypadku nie otrzymania potwierdzenia odbioru e-faktury w ciągu 2 dni roboczych PG Eksploatacja SA drogą e-mailową wystąpi do klienta z prośbą o potwierdzenie odbioru przedmiotowej faktury. W przypadku braku odpowiedzi PG Eksploatacja SA skontaktuje się z klientem telefonicznie w celu wyjaśnienia zaistniałej sytuacji. 2. W przypadku, gdy wiadomość zawierająca fakturę w formie elektronicznej nie zostanie dostarczona Klientowi, z przyczyn niezależnych od PG Eksploatacja SA, na prośbę Klienta zostanie wystawiony duplikat przedmiotowej faktury. 6 Postanowienia końcowe 1. PG Eksploatacja SA zastrzega sobie możliwość zawieszenia świadczenia usługi przesyłania faktur w formie elektronicznej w przypadku zaistnienia siły wyższej lub innych przesłanek, o czym PG Eksploatacja SA poinformuje Klienta w formie elektronicznej. 2. PG Eksploatacja zastrzega sobie prawo dokonywania zmian w niniejszym Regulaminie. O powyższym Klient zostanie poinformowany w formie elektronicznej. 3. Treść niniejszego Regulaminu dostępna jest na stronie internetowej http://www.pge.pl/ 4. Regulamin obowiązuje od dnia 01.01.2015r.
Załącznik nr 1 OŚWIADCZENIE O AKCEPTACJI FAKTUR PRZESYŁANYCH W FORMIE ELEKTRONICZNEJ Akceptujący Dane Klienta: Nazwa firmy: Adres Firmy:. Telefon:.... NIP:.. 1. Działając na podstawie art. 106n Ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług z dnia (t.j. Dz.U. z 2011r. Nr 177, poz. 1054 z późn. zm.) wyrażamy zgodę na przesyłanie faktur, duplikatów tych faktur oraz korekt, w formie elektronicznej przez Port Gdański Eksploatacja Spółka Akcyjna z siedzibą w Gdańsku, ul. Roberta de Plelo 6, NIP 583-000-47-74 z adresu poczty elektronicznej: - eksplo@eksplo4.portgdansk.pl 2. Zobowiązujemy się przyjmować faktury w formie papierowej, w przypadku gdy problemy techniczne uniemożliwiają przesyłanie faktur drogą elektroniczną. 3. Prosimy o przesyłanie faktur drogą e-mailową na podany poniżej adres email: Prosimy wypełnić literami drukowanymi, każdą literę w osobnym polu 4. Zobowiązujemy się do elektronicznego potwierdzenia odbioru każdej wiadomości z adresu - eksplo@eksplo4.portgdansk.pl 5. W razie zmiany adresu e-mail zobowiązujemy się do pisemnego powiadomienia o nowym adresie z wyprzedzeniem co najmniej 3 dni roboczych. 6. Oświadczamy, iż zapoznaliśmy się z Regulaminem przesyłania faktur w formie elektronicznej dostępnym pod adresem www.pge.pl Data Podpis i pieczęć Klienta Port Gdański Eksploatacja S.A. Tel. (58) 737-63-00 Fax (58) 737 67-69 KRS 0000365475 Sąd Rejonowy ul. Roberta de Plelo 6, e-mail: pge@pge.pl, www.pge.pl Gdańsk-Północ w Gdańsku 80-548 Gdańsk VII Wydział Gospodarczy Kapitał Zakładowy 14.571.900 pln NIP: 583-000-47-74 REGON 190562236
Załącznik nr 2 OŚWIADCZENIE O WYCOFANIE AKCEPTACJI FAKTUR PRZESYŁANYCH W FORMIE ELEKTRONICZNEJ Akceptujący Dane Klienta: Nazwa: Adres:. Telefon:.... NIP:.. 1. Działając na podstawie art. 106n Ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług z dnia (tj. Dz.U. z 2011r. Nr 177,poz.1054 z późn. zm.) cofamy zgodę na przesyłanie faktur, duplikatów tych faktur oraz korekt, w formie elektronicznej przez Port Gdański Eksploatacja Spółka Akcyjna z siedzibą w Gdańsku, ul. Roberta de Plelo 6, NIP 583-000-47-74. 2. Prosimy o przesyłanie faktur, duplikatów tych faktur i faktur korygujących w formie papierowej po upływie 30 dni licząc od dnia, w którym wystawca faktur otrzymał niniejsze oświadczenie. Data Podpis i pieczęć Klienta Port Gdański Eksploatacja S.A. Tel. (58) 737-63-00 Fax (58) 737 67-69 KRS 0000365475 Sąd Rejonowy ul. Roberta de Plelo 6, e-mail: pge@pge.pl, www.pge.pl Gdańsk-Północ w Gdańsku 80-548 Gdańsk VII Wydział Gospodarczy Kapitał Zakładowy 14.571.900 pln NIP: 583-000-47-74 REGON 190562236