Załącznik Nr. 1 PROCEDURA KONTROLI ZARZĄDCZEJ W UNIWERSYTECIE RZESZOWSKIM Rozdział I Przepisy ogólne 1. 1. Kontrola zarządcza w Uniwersytecie Rzeszowskim stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań szkoły wyższej w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. 2. Cele i zadania kontroli zarządczej w Uniwersytecie Rzeszowskim osiągane są zgodnie z ustawą z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz.U. nr 164, poz.1365, z późn. zm.), przepisami wykonawczymi do ustawy, Statutem, uchwałami Senatu oraz innymi wewnętrznymi aktami normatywnymi Uczelni. 3. Kontrola zarządcza stwarza podstawy efektywnego zarządzania, dostarcza niezbędnych informacji do podejmowania decyzji związanych z zarządzaniem, sygnalizuje naruszenie prawa, zaniedbania i nieprawidłowości. 2. Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności: 1) zgodności działalności Uczelni z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi; 2) skuteczności i efektywności działania i realizacji zadań; w tym w szczególności oszczędne i efektywne wykorzystanie majątku i kapitału ludzkiego; 3) wiarygodności sprawozdań; 4) ochrony zasobów; zabezpieczenie składników majątku przed zniszczeniem, utratą i defraudacją, w tym skutecznej ochrony danych osobowych i informacji niejawnych; 5) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania; 6) efektywności i skuteczności przepływu informacji dla osób zarządzających i pracowników, niezbędnych do wykonywania przez nich obowiązków oraz skutecznej komunikacji zewnętrznej; 7) zarządzania ryzykiem dla zwiększenia prawdopodobieństwa osiągnięcia celów i realizacji zadań poprzez zapobieganie niekorzystnym zjawiskom w działalności Uczelni, wskazanie sposobu i środków zapobiegających powstawaniu nieprawidłowości, jak również uniemożliwienie likwidacji nieprawidłowości.
Rozdział II Zasady kontroli zarządczej 3. 1. Rektor zapewnia funkcjonowanie adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w Uczelni. 2. Celem realizacji obowiązku, o którym mowa w ust.1, Rektor może powołać Zespół ds. kontroli zarządczej. 3. Celem zespołu jest współpraca głównie z organami Uczelni zapewniająca bieżącą kontrolę funkcjonowania Uczelni w zakresie jej poszczególnych obszarów działania oraz zgodnie z wymaganiami standardów kontroli zarządczej w sektorze finansów publicznych. 4. Standardy kontroli zarządczej obejmują następujące elementy: 1) środowisko wewnętrzne; 2) cele i zarządzanie ryzykiem; 3) mechanizmy kontroli; 4) informacja i komunikacja; 5) monitorowanie i kontrola. Środowisko wewnętrzne (Struktura wewnętrzna, delegowanie uprawnień, przestrzeganie wartości etycznych, kompetencje zawodowe) 4. 1. Usprawnieniu funkcjonowania Uczelni służą przepisy wewnętrzne zawarte w: 1) Statucie Uczelni, 2) Regulaminach wewnętrznych, 3) Zarządzeniach Rektora, pismach okólnych i innych wewnętrznych aktach normatywnych odzwierciedlających specyfikę zadań Uczelni i warunków, w których działa. 2. W Uniwersytecie Rzeszowskim strukturę organizacyjną Uczelni, zadania, zakres i sposób działania, w tym: 1) nazwy organów Uczelni i liczbę stanowisk zastępców organów jednoosobowych oraz kanclerza, 2) tryb wyborów, powoływania i odwoływania organów Uczelni, 3) skład organów Uczelni i ich kompetencje, 4) tryb zwoływania posiedzeń i tryb pracy organów kolegialnych, 5) kompetencje organów jednoosobowych i kolegialnych, 6) unormowania dotyczące pracowników Uczelni, 7) unormowania dotyczące studentów i doktorantów, 8) przepisy porządkowe dotyczące organizowania zgromadzeń określa Statut Uniwersytetu Rzeszowskiego uchwalony przez Senat Uczelni w dniu 29 czerwca 2006r. ze zmianami w dniu 28 września 2006 r., 31 maja 2007r., 20 grudnia 2007 r., 28 lutego 2008 r., 24 kwietnia 2008 r., 18 czerwca 2009 r. oraz 27 maja 2010 r.
Niezależnie od Statutu w Uczelni obowiązują inne wewnętrzne regulacje prawne służące kontroli i dyscyplinowaniu przy realizacji określonych zadań, ustalające szczegółowy zakres działania organów lub jednostek organizacyjnych oraz tryb postępowania podczas załatwiania określonych spraw. Są to głównie m.in.: 9) Regulamin Pracy Uniwersytetu Rzeszowskiego wprowadzony zarządzeniem nr 66/2009 Rektora UR z dnia 30 czerwca 2009r. ustalający organizację i porządek w procesie pracy w Uniwersytecie Rzeszowskim, 10) Regulamin organizacyjny Uniwersytetu Rzeszowskiego wprowadzony zarządzeniem nr 61/2010 Rektora Uniwersytetu Rzeszowskiego z dnia 30 grudnia 2010r. określający strukturę administracji oraz zakres działania jej jednostek organizacyjnych i podporządkowanie, 11) Regulamin studiów podyplomowych wprowadzony w życie Uchwałą nr75/05/2009 Senatu Uniwersytetu Rzeszowskiego z dnia 28.05.2009 r., który reguluje zasady tworzenia i organizację studiów podyplomowych, określa: o Zadania Toku Studiów i Akredytacji; o Tryb rekrutacji; o Zasady odpłatności za studia podyplomowe; o Prawa i obowiązki słuchaczy; o Dokumentację przebiegu toku studiów. 12) Regulamin studiów wyższych wprowadzony w życie Uchwałą Nr 181/04/2010 Senatu Uniwersytetu Rzeszowskiego z dnia 29.04.2010 r. określający organizację i przebieg studiów oraz prawa i obowiązki studenta i absolwenta UR. 13) Regulamin studiów doktoranckich wprowadzony w życie Uchwałą nr 74/05/2009 Senatu Uniwersytetu Rzeszowskiego z dnia 28.05.2010 r. określający zasady tworzenia i organizacji studiów doktoranckich, postępowania rekrutacyjnego na te studia oraz prawa i obowiązki doktorantów, 14) Regulamin samorządu studenckiego wprowadzony w życie Uchwałą Senatu Uniwersytetu Rzeszowskiego z dnia 27.09.2007 r. w sprawie przyjęcia Regulaminu Samorządu Studentów i Regulaminu Samorządu Doktorantów. Uchwała Senatu Uniwersytetu Rzeszowskiego w sprawie zatwierdzenia Regulaminu Samorządu Studentów i Regulaminu Samorządu Doktorantów. Zarządzenie Rektora Uniwersytetu Rzeszowskiego z dnia 09.06.2010 w sprawie odpłatności za zakwaterowanie w domach studenckich UR w okresie od 01.07.2010 r. do 30.09.2010 r. 15) Regulamin domów studenckich wprowadzony w życie zarządzeniem nr 23/2010 Rektora Uniwersytetu Rzeszowskiego z dnia 09.06.2010 w sprawie odpłatności za zakwaterowanie w domach studenckich UR ( Laura, Filon, Hilton o Olimp ) w okresie od 1.07.2010 do 30.09.2010 r. 16) Regulamin powoływania członków komisji przetargowej UR oraz tryb jej pracy Regulamin Stanowi załącznik nr 2 do Zarządzenia nr 54/2009 Rektora Uniwersytetu Rzeszowskiego z dnia 4.06.2009 r. w sprawie stosowania w UR Ustawy z dnia 29.01.2004 r. Prawo zamówień publicznych, 17) Regulamin pracy komisji rekrutacyjnych wprowadzony w życie zarządzeniem nr 24/2010 Rektora Uniwersytetu Rzeszowskiego z dnia 21.06.2010 r. w sprawie trybu postępowania i rodzaju wymaganych dokumentów z przebiegu rekrutacji na studia w roku akademickim 2010/2011,
18) Regulamin zatrudniania i wynagradzania pracowników UR uczestniczących w realizacji projektów finansowanych ze źródeł zewnętrznych przyjęty Uchwałą nr 84/05/2009 Senatu Uniwersytetu rzeszowskiego z 28.05.2009 r. 19) Instrukcja oceny ryzyka zawodowego na stanowiskach pracy oraz wynikające z niej działania w Uniwersytecie Rzeszowskim wprowadzonej w życie zarządzeniem nr 3/2011 Rektora UR z dnia 24.01.2011r., 20) Uchwała nr 84/05/2009 Senatu UR dnia 28.05.2009 r. w sprawie przyjęcia Regulaminu zatrudniania i wynagradzania pracowników UR uczestniczących w realizacji projektów finansowanych ze źródeł zewnętrznych. Zasady wynagradzania osób związanych z realizacją projektu w formie innej niż określone w regulaminie ustala Rektor na wniosek kierownika /menadżera projektu. Kwestia wynagradzania pracowników wyłącznie dla potrzeb projektu ujęta została w: o Zarządzeniu nr 15/2010 Rektora Uniwersytetu Rzeszowskiego z dnia 05.05.2010 r. w sprawie utworzenia Biura Projektu Uniwersyteckie Centrum Innowacji i Transferu Wiedzy Techniczno Przyrodniczej ; o Zarządzenie nr 14/2010 Rektora Uniwersytetu Rzeszowskiego z dnia 30.04.2010 r. w sprawie utworzenia Biura Projektu Kompleks Naukowo Dydaktyczny Centrum Mikroelektroniki i Nanotechnologii Uniwersytetu Rzeszowskiego. 21) uchwały Senatu w sprawie: a) warunków i trybu rekrutacji na studia pierwszego i drugiego stopnia oraz studia doktoranckie podejmowane na każdy rok akademicki, b) planowanej liczby przyjęć na studia wyższe i studia doktoranckie, c) zasad ustalania na każdy rok akademicki zakresu obowiązków nauczycieli akademickich, w tym rodzajów zajęć dydaktycznych objętych zakresem tych obowiązków, wymiaru zadań dydaktycznych dla poszczególnych stanowisk, zasad obliczania godzin dydaktycznych oraz w sprawie zasad i trybu powtarzania zajęć dydaktycznych w wymiarze przekraczającym liczbę godzin ponadwymiarowych określoną ustawą, d) sposobu ustalania i zaliczania godzin dydaktycznych nauczycieli akademickich przypadających w okresie usprawiedliwionej nieobecności w pracy, e) zasad ustalania odpłatności za studia wyższe oraz za studia doktoranckie. 3. Nadzór nad funkcjonowaniem poszczególnych obszarów działania Uczelni sprawują prorektorzy, dziekani i kanclerz. Zakres obowiązków prorektorów na każdą kadencję określa Rektor i podaje do wiadomości w formie zarządzenia, ustalając podległość administracyjnych jednostek organizacyjnych. 4. W sprawach finansowych Rektor może powierzyć na daną kadencję określone obowiązki z zakresu gospodarki finansowej wyznaczonym pracownikom Uczelni. 5. Przejęcie obowiązków przez osoby, o których mowa w ust. 5 jest potwierdzane dokumentem w formie odrębnego imiennego upoważnienia.
5. 1. Osoby pełniące funkcje organów jednoosobowych w Uczelni oraz ich zastępcy odpowiadają wymogom w zakresie stopni i tytułu naukowego oraz innym kryteriom określonym w ustawie Prawo o szkolnictwie wyższym oraz Statucie. 2. Nauczyciele akademiccy podlegają odpowiedzialności dyscyplinarnej za postępowanie uchybiające obowiązkom nauczyciela akademickiego lub godności zawodu nauczycielskiego. 3. Przy zatrudnianiu nauczycieli akademickich obowiązuje tryb postępowania określony w Statucie Uczelni. Cele i zarządzanie ryzykiem (Misja, określenie celów i zadań, monitorowanie i ocena ich realizacji, identyfikacja i reakcja na ryzyko) 6. 1. W Uniwersytecie Rzeszowskim obowiązuje Strategia Rozwoju przyjęta przez Senat Uczelni w dniu 26 luty 2009 r. Strategia określa misję Uniwersytetu Rzeszowskiego oraz opisuje zbiór zadań, które kierownictwo Uniwersytetu Rzeszowskiego uznaje za priorytetowe w zakresie: Doskonalenia jakości kształcenia i poprawy warunków studiowania; Podniesienie jakości i efektywności badań naukowych; Wzmocnienie infrastruktury dydaktycznej i badawczej; Rozwój informatyzacji Uczelni; Optymalizacja struktury organizacyjnej i zarządzania Uczelnią; Poprawa efektywności finansowania dydaktyki i nauki; 2. Główne założenia Strategii stanowią podstawę do opracowywania planów szczegółowych odpowiadających przyjętej hierarchii celów i zadań w zakresie: Oferty nauczania w zakresie zdalnego i ustawicznego; Wzbogacenie oferty studiów podyplomowych o kierunki uznawane za strategiczne i priorytetowe dla rozwoju gospodarki opartej na wiedzy; Prowadzenia studiów w językach obcych; Opracowanie wewnętrznego systemu jakości kształcenia; Zwiększenia naboru na kierunki ścisłe; Kształcenie i motywacja kadry dydaktycznej; Programów stypendialnych i poprawy jakości życia studenckiego; Doskonalenie staży i praktyk studenckich; Międzynarodową wymianę studentów Założenia zawarte w Strategii stanowią podstawę do opracowania planów rozwoju kadry naukowej, działalności wydawniczej, planów finansowych, planów inwestycyjnych itp.. 3. Realizację strategii nadzoruje i ocenia corocznie Senat Uniwersytetu Rzeszowskiego.
4. Monitorowanie realizacji celów i zadań przez poszczególne jednostki organizacyjne Uczelni odbywa się w formie corocznych sprawozdań, które łącznie z obsługą kadrową na prowadzonych studiów są przekazywane do Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego. 5. W sprawozdaniach rocznych wyszczególniane są jednostki, komórki organizacyjne odpowiedzialne za wykonanie określonych zadań. 6. W przypadku ryzyka w realizacji zamierzonych planów podejmowane są decyzje o ich wstrzymaniu lub likwidacji. Decyzje podejmowane są z wymaganym wyprzedzeniem, dotyczy to m.in. decyzji o wstrzymaniu rekrutacji na określony kierunek studiów lub o likwidacji kierunku studiów. 7 1. Uczelnia prowadzi samodzielną gospodarkę finansową na podstawie planu rzeczowo finansowego, zgodnie z obowiązującymi przepisami o finansach publicznych i o rachunkowości oraz zasadami gospodarki finansowej w uczelniach wyższych. 2. Rektor określa w formie pełnomocnictwa zakres kompetencji i odpowiedzialności prorektorów, kanclerza i dziekanów oraz kierowników jednostek w zakresie gospodarki finansowej tych jednostek i całej Uczelni, zwłaszcza w zapewnieniu realności planów rzeczowo finansowych przez wydziały i pozostałe jednostki organizacyjne. 3. Zasady kontroli budżetu Uczelni i mechanizmy zabezpieczenia budżetu przed nieprawidłowościami w realizacji planów określa Statut Uczelni. Prowadzona jest comiesięczna analiza wykonania planów rzeczowo finansowych przez poszczególne jednostki organizacyjne Uniwersytetu. 4. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w realizacji planów wyciągane są konsekwencje wobec osób odpowiedzialnych za naruszenie dyscypliny finansów publicznych. 8 1. Przedmiotowym zakresem kontroli zarządczej są w szczególności procedury związane z pobieraniem i gromadzeniem środków publicznych i dokonywaniem wydatków ze środków publicznych, stanowiących własność Uczelni. Procesy te poddawane są mechanizmom kontroli zarządczej oceniającym wstępnie realizację dochodów, celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków zgodnie z Zatwierdzonym przez Senat Uczelni Planem Rzeczowo Finansowym. Mechanizmy kontroli 9 Mechanizmy kontroli są to wbudowane w proces lub system zasady, mające na celu racjonalne zapewnienie realizacji celów i zadań jednostki, zgodnie z określonymi standardami działania, a także mające ograniczyć prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka lub zniwelować negatywne skutki już zaistniałego ryzyka. Mechanizmy kontroli możemy podzielić na mechanizmy działające: Ex - post uwidocznione po zakończeniu cyklu działań, procesu; Ex ante wbudowane w procedurę danego procesu, działające w trakcie jego realizacji. W ciągu realizacji procesów czynności opisanych w procedurach wewnętrznych Uniwersytetu obowiązują kierowniczej kontroli:
1. legalności tj. zbadania zgodności działania jednostki z obowiązującymi przepisami prawa, wskazania luk i sprzeczności występujących w przepisach ; 2. gospodarności tj. ustalenia czy działalność jest zgodna z zasadami gospodarki finansowej; 3. celowości tj. sprawdzenia czy podejmowane działania mieszczą się w celach określonych w aktach normatywnych a zastosowane metody i środki były optymalne, odpowiednie dla osiągnięcia założonych celów wynikających z planów działalności; 4. rzetelności tj. stwierdzenie czy pracownicy odpowiedzialni za określoną działalność wykonali swoje obowiązki z należytą starannością, sumiennie i we właściwym czasie 5. zgodności z planem i harmonogramem tj. zbadania, czy zobowiązania wynikające z zatwierdzonych dokumentów mają pokrycie w planie finansowym. 10 1. Kontrola kierownicza określona w procedurach wewnętrznych prowadzona jest na bieżąco przez osoby merytorycznie odpowiedzialne. 2. W Uniwersytecie Rzeszowskim działa dziewięć komisji senackich : Rada Biblioteczna; Komisja ds. Dydaktyki i Wychowania; Komisja ds. Rozwoju Uczelni; Komisja ds. Decentralizacji i Finansów; Komisja Statutowa; Komisja ds. Rozwoju Kadry, Badań Naukowych i Współpracy z Zagranicą; Komisja Dyscyplinarna ds. Nauczycieli Akademickich Komisja dyscyplinarna ds. Studentów; Odwoławcza Komisja Dyscyplinarna ds. Studentów Które opiniują materiały na posiedzenia Senatu w sprawach strategicznych dla funkcjonowania Uczelni. 3. Działalność opiniodawcza komisji określonych w ust.2 stanowi kontrolę merytoryczną określonych zagadnień i ich zgodności z prawem co odzwierciedlają protokoły z posiedzeń tych komisji. 4. Obowiązki pełnego dokumentowania i rejestrowania operacji gospodarczych określa Polityka rachunkowości wprowadzona Zarządzeniem Rektora UR z dnia 05.01.2009 r. w sprawie przyjętych zasad (polityki) rachunkowości i upoważnienia imienne udzielone przez Rektora dla osób odpowiedzialnych w tym zakresie. 11 W celu zapewnienia efektywnej pracy i ciągłości działalności Uczelni: 1. w czasie choroby lub innej nieprzewidzianej nieobecności nauczyciela akademickiego zapewniane są zastępstwa w realizacji zajęć dydaktycznych i innych obowiązków; 2. ustanawiane są zastępstwa przy długotrwałych nieobecnościach osób na kierowniczych stanowiskach; 3. organizowane są staże absolwenckie przy długich usprawiedliwionych nieobecnościach pracowników nie będących nauczycielami akademickimi; 4. akta prowadzonych spraw są przechowywane, znakowane i rejestrowane zgodnie z Instrukcją Kancelaryjną- zarządzenie nr 11 Rektora UR z dnia 30.03.2007 r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji Kancelaryjnej.
12 W celu zapewnienia ochrony zasobów Uczelni pracownicy zobowiązani są do: 1. przestrzegania ustalonych w Regulaminie pracy Uniwersytetu Rzeszowskiego zasad dbałości o dobro pracodawcy, chronienia jego mienia oraz zachowania tajemnicy o informacjach, których ujawnienia mogłoby narazić pracodawcę na szkodę; 2. przestrzeganie porządku i dyscypliny pracy, przepisów BHP oraz przepisów przeciwpożarowych zgodnie z Zarządzeniem nr 40/2007 Rektora UR z dnia 21.11.2007 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy w Uniwersytecie Rzeszowskim; 3. dochowania tajemnicy ustawowo chronionej, w szczególności w zakresie dostępu do informacji publicznej i ochrony danych osobowych; 4. ochrony danych osobowych w systemie informatycznym zgodnie z obowiązującą w Uniwersytecie Rzeszowskim Polityką bezpieczeństwa informacji zawierającą dane osobowe wprowadzoną w życie zarządzeniem nr 39/2006 Rektora UR oraz dokumentami: Polityka bezpieczeństwa systemów informatycznych i wydanym na tej podstawie dokumentem PN. Cele, strategia i polityka zabezpieczenia systemów informatycznych, w których przechowywane są dane osobowe ; Instrukcja zarządzania systemami informatycznymi dla przetwarzania danych osobowych; Regulamin stosowania identyfikatorów i haseł dostępu do systemów informatycznych w UR; Instrukcja postępowania w sytuacji naruszenia systemu ochrony danych osobowych w UR; 13 Pracownicy, którzy ponoszą odpowiedzialność za powierzony im sprzęt, przyjmują go na swój stan, potwierdzając własnoręcznym podpisem w prowadzonej w Uczelni ewidencji. 14 Uczelnia posiada Archiwum, gdzie zgodnie z wprowadzonym w życie zarządzeniem nr 74 Rektora UR z dnia 20.12.2002 r. w sprawie Jednolitego Rzeczowego wykazu akt i Instrukcji archiwalnej przechowywana jest dokumentacja Uczelni. Instrukcja Archiwalna ustala organizację, zadania i zakres działania Archiwum UR. Reguluje tryb przyjmowania dokumentacji z jednostek organizacyjnych, ich przechowywanie i ewidencjonowanie w Archiwum Uczelni, określa zasady udostępniania dokumentacji oraz sposobu postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją nie archiwalną. 15 Obiekty Uczelni są odpowiednio zabezpieczone i zapewniona jest w nich całodobowa ochrona.
Informacja i komunikacja 1. Osoby zarządzające oraz pracownicy mają zapewniony dostęp do informacji niezbędnych do wykonywania przez nich obowiązków poprzez: Informacje dostępne na stronie internetowej; System Informacji Prawnej LEX Literaturę fachową zgromadzoną w Bibliotece Uniwersytetu Rzeszowskiego. 2. Osoby zarządzające powinny uczestniczyć w różnego rodzaju konferencjach i szkoleniach z zakresu nadzorowanych problemów. 16 Kierownicy jednostek organizacyjnych zapoznają pracowników z obowiązującymi przepisami prawa i zapewniają im dostęp do obowiązujących aktów prawnych dotyczących zakresu ich działania. 17 Uczelnia zapewnia wszechstronną informację na temat obowiązujących zasad rekrutacji na wszystkie kierunki studiów poprzez zamieszczanie odpowiednich materiałów informacyjnych w mediach i ogólnodostępnych informatorach. Informacja o zasadach przyjęć na poszczególne kierunki studiów jest dostępna na stronie internetowej Uczelni. Monitorowanie i ocena 18 Prorektorzy, Dziekani wydziałów, Kanclerz i jego zastępcy oraz kierownicy jednostek organizacyjnych Uczelni na bieżąco monitorują i oceniają podległe im obszary funkcjonowania Uczelni w celu bieżącego identyfikowania ryzyka.