Dział I WSTĘP. Rozdział 1 Postanowienia ogólne

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 do Zarządzenia Nr Or Wójta Gminy Damasławek z dnia 31 grudnia 2014 r. Regulamin kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy Damasławek Dział I WSTĘP Postanowienia ogólne Kontrola zarządcza w Urzędzie Gminy Damasławek stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób efektywny, oszczędny i terminowy. 2. Cele i zadania realizowane są w sposób zgodny z obowiązującymi aktami prawnymi, uchwałami Rady Gminy Damasławek oraz zarządzeniami Wójta Gminy Damasławek. 3. Kontrola zarządcza: 1) stwarza podstawy efektywnego zarządzania, 2) dostarcza niezbędnych informacji do podejmowania decyzji związanych z zarządzaniem, 3) sygnalizuje naruszenia prawa, 4) sygnalizuje zaniedbania i nieprawidłowości, 5) sygnalizuje ewentualne nadużycia i inne uchybienia. 2. Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności: 1) zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi; podejmowanie działań zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz wewnętrznymi aktami i wytycznymi, 2) skuteczności i efektywności działania i realizacji zadań; w tym w szczególności oszczędne i efektywne wykorzystywanie zasobów majątkowych i ludzkich, 3) wiarygodności sprawozdań, 4) ochrony zasobów; w tym w szczególności zabezpieczenie składników majątku przed zniszczeniem, utratą i defraudacją, w tym danych osobowych i informacji niejawnych, 5) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, 6) efektywności i skuteczności przepływu informacji, 1

2 7) zarządzania ryzykiem dla zwiększenia prawdopodobieństwa osiągnięcia celów i realizacji zadań poprzez zapobieganie niekorzystnym zjawiskom w funkcjonowaniu Urzędu. 3. Ilekroć w niniejszym Regulaminie jest mowa o: Wójcie - należy przez to rozumieć Wójta Gminy Damasławek, Gminie - należy przez to rozumieć Gminę Damasławek, Urzędzie - należy przez to rozumieć Urząd Gminy Damasławek. Zasady kontroli zarządczej 4. 1.Wójt zapewnia funkcjonowanie adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w Urzędzie. 2. Wójt do 15 marca każdego roku otrzymuje oświadczenia o stanie kontroli zarządczej za rok poprzedni od jednostek organizacyjnych Gminy. 5. Wójt powołuje Koordynatora ds. kontroli zarządczej w osobie Sekretarza Gminy, który wykonuje zadania związane z prawidłowym funkcjonowaniem kontroli zarządczej. 6. System kontroli zarządczej w Urzędzie obejmuje następujące elementy: 1) środowisko wewnętrzne, 2) cele i zarządzanie ryzykiem, 3) mechanizmy kontroli, 4) informację i komunikację, 5) monitorowanie i ocenę. Dział II ŚRODOWISKO WEWNĘTRZNE Przestrzeganie wartości etycznych W celu zapewnienia właściwego środowiska wewnętrznego funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w Urzędzie stosuje się powszechnie obowiązującą etykę, wprowadzoną Kodeksem Etyki. 2. Wszyscy pracownicy Urzędu są zobowiązani do przestrzegania zasad określonych w Kodeksie Etyki. Kompetencje zawodowe i struktura organizacyjna Strukturę organizacyjną Urzędu określa regulamin organizacyjny wprowadzony zarządzeniem Wójta. 2

3 2. Regulamin organizacyjny Urzędu określa podział zadań na referaty oraz samodzielne stanowisko, a także uwzględnia podległość służbową pracowników. 3. Każde stanowisko pracy ma określony w formie pisemnej zakres czynności, w którym zawarty jest zakres obowiązków Proces zatrudniania pracowników prowadzony jest w sposób zapewniający wybór najlepszego kandydata na dane stanowisko pracy. 2. Procedura naboru pracowników została określona w odrębnym zarządzeniu Wójta. 3. Nowo zatrudniani pracownicy odbywają służbę przygotowawczą. Procedura odbywania służby przygotowawczej uregulowana jest w odrębnym zarządzeniu. 4. W budżecie gminy na dany rok, zabezpiecza się środki, aby w miarę możliwości zapewnić rozwój kompetencji zawodowych pracowników. 5. Pracownicy na stanowiskach urzędniczych, w tym na kierowniczych stanowiskach urzędniczych podlegają okresowym oceną pracy. Rozdział 3 Delegowanie uprawnień W Urzędzie zakresy zadań, uprawnień, odpowiedzialności oraz zastępstwa powierza się w formie pisemnej. Uprawnienia deleguje się w zakresie adekwatnym do wagi podejmowanych decyzji, stopnia ich skomplikowania i ryzyka z nimi związanego. 2. Delegowanie uprawnień następuje w formie pisemnego upoważnienia. Przyjęcie delegowanych uprawnień potwierdzone jest podpisem pracownika. 3. W Urzędzie prowadzany jest rejestr upoważnień i pełnomocnictw. Dział III CELE I ZARZADZANIE RYZYKIEM Misja i wizja Misją Urzędu (Gminy) jest jak najlepsza realizacja zadań ustawowych, w tym w szczególności jak najlepsze zaspokojenie potrzeb wspólnoty samorządowej z zachowaniem zrównoważonego rozwoju, a także podnoszenie poziomu życia mieszkańców Gminy Damasławek. 3

4 2. Wizją Urzędu jest: Gmina Damasławek atrakcyjna i otwarta na współpracę, zapewniająca bardzo dobre warunki dla rozwoju mieszkańców i zaspokojenia ich potrzeb z poszanowaniem tradycji i środowiska naturalnego. Określenie celów i zadań, monitorowanie i ocena ich realizacji 12. Urząd jest jednostką sektora finansów publicznych w rozumieniu przepisów ustawy o finansach publicznych, realizującą zadania w zakresie określonym w Statucie Gminy Damasławek, w szczególności: 1) zaspakajanie zbiorowych potrzeb wspólnoty samorządowej, 2) tworzenie warunków do racjonalnego i harmonijnego rozwoju Gminy, 3) tworzenie warunków dla pełnego uczestnictwa mieszkańców Gminy w życiu wspólnoty. 13. Szczegółowy podział zadań powierzonych do realizacji przez poszczególne referaty i samodzielne stanowisko określony jest w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu. 14. Zadania finansowe określone są w uchwale budżetowej, która jest uchwalona przez Radę Gminy Damasławek. 15. Realizacja zadań monitorowana jest na bieżąco przez kierownictwo. 16. W Urzędzie sporządza się plan realizacji celów i zadań w sposób jasny i w rocznej perspektywie. Sporządzanie planu realizacji celów i zadań określa odrębny dokumentprocedura zarządzania ryzykiem W celu zapewnienia prawidłowej realizacji zadań i osiągnięcia celów powołano w Urzędzie Zespół ds. oceny ryzyka, oraz wprowadzono regulamin pracy Zespołu ds. oceny ryzyka. 2. Powołany Zespół ds. oceny ryzyka zajmuje się identyfikacją i oceną ryzyka oraz ustala metody przeciwdziałania ryzyku w odniesieniu do zadań określonych w rocznym planie działania (plan celów i zadań). Rozdział 3 Identyfikacja ryzyka, analiza ryzyka, reakcja na ryzyko W Urzędzie w miesiącu styczniu każdego roku Zespół ds. oceny ryzyka dokonuje identyfikacji ryzyka w odniesieniu do określonych celów i zadań. 2. Procedura zarządzania ryzykiem określa sposób zarządzania ryzykiem, w tym m. in. sposób identyfikacji i analizy ryzyka. 4

5 Dział IV MECHANIZMY KONTROLI Dokumentowanie systemu kontroli zarządczej Dokumentacją sytemu kontroli zarządczej Urzędu są w szczególności procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników. Nadzór Nadzór na poszczególnymi Referatami oraz samodzielnym stanowiskiem sprawują Wójt, Sekretarz Gminy, Skarbnik oraz Kierownicy Referatów Każde postępowanie kontrolne jest czynnością powtarzalną odbywającą się według ściśle określonych kryteriów w zależności od rodzaju kontroli. 2. Przy wykonywaniu czynności kontrolnych (nadzorujących) obowiązują następujące zasady: 1) legalności, tj. zbadania zgodności działania Urzędu z obowiązującymi przepisami prawa, wskazania luk i sprzeczności występujących w przepisach lub działań niezgodnych z intencją ustawodawcy, 2) gospodarności, tj. ustalenia czy działalność Urzędu jest zgodna z zasadami gospodarki finansowej, 3) celowości, tj. ustalenia, czy podejmowane działania mieszczą się w celach określonych w aktach normatywnych, także czy zastosowane metody i środki były optymalne, odpowiednie dla osiągnięcia założonych celów wynikających z zatwierdzonych planów działalności, 4) rzetelności, tj. zgodności dokumentacji i stwierdzeń ze stanem faktycznym. Biorąc pod uwagę kryterium rzetelności należy zbadać, czy zobowiązania Urzędu były wykonywane zgodnie z ich treścią, czy pracownicy i inne osoby odpowiedzialne za określoną działalność wykonywały swoje obowiązki z należytą starannością, sumiennie i we właściwym czasie, czy przestrzegano wewnętrznych reguł funkcjonowania Urzędu oraz czy określone działania lub stany są faktycznie udokumentowane, zgodnie z rzeczywistością, 5

6 5) kontradyktoryjności tj. możliwości przedstawienia przez kontrolowanego dowodów, wyjaśnień i argumentacji w badanej sprawie, obowiązku przyjęcia ich przez kontrolującego i ustosunkowania się do nich. 22. Kontrolę przeprowadza się odpowiednio do ustalonych obowiązków nadzorczo - kontrolnych poszczególnych stanowisk pracy i jednostek organizacyjnych, w formie kontroli wstępnej, bieżącej i następczej. 23. Kontrole prowadzone są przez pracowników Urzędu zgodnie z zarządzeniem Wójta w sprawie wprowadzenia regulaminu kontroli wewnętrznej. Rozdział 3 Ciągłość działania 24. W celu zapewnienia efektywnej pracy i ciągłości działalności Urzędu: 1) tam gdzie nie jest to zakazane z mocy prawa, zaleca się delegowanie uprawnień do podejmowania decyzji, zwłaszcza tych o bieżącym charakterze, 2) sprawy są prowadzone, przechowywane, znakowane, rejestrowane zgodnie z instrukcją kancelaryjną, co pozwala na bieżące śledzenie toku sprawy, w przypadku przejęcia jej przez zstępującego pracownika, 3) w zakresach czynności ustalone są zastępstwa pracowników. Rozdział 4 Ochrona zasobów 25. W celu zapewnienia ochrony zasobów Urzędu pracownicy zobowiązani są do: 1) przestrzegania ustalonych w Regulaminie Pracy Urzędu zasad porządku i dyscypliny pracy, przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przepisów przeciwpożarowych, 2) dochowania tajemnicy ustawowo chronionej, w szczególności w zakresie dostępu do informacji publicznej i ochrony danych osobowych, 3) ochrony danych osobowych zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych Wójt mając na względzie wymogi wynikające z norm prawnych określa w drodze Zarządzenia w sprawie wprowadzenia do użytku służbowego polityki bezpieczeństwa i instrukcji zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych w Urzędzie Gminy Damasławek, zasady administrowania i przetwarzania danych osobowych w Urzędzie. 6

7 2. W celu zapewnienia prawidłowego nadzoru nad przestrzeganiem zasad polityki bezpieczeństwa i instrukcji zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych w Urzędzie, Wójt odrębnym zarządzeniem powołał Administratora Bezpieczeństwa Informacji i Administratora Systemu Informatycznego. 27. Właściwym referatom i stanowiskom pracy w Urzędzie powierzono odpowiedzialność za utrzymanie we właściwym stanie i gotowości technicznej poszczególnych składników infrastruktury Urzędu. 28. Pracownicy, którym powierzono odpowiedzialność za powierzony im sprzęt, przyjmują go na swój stan, co potwierdzają własnoręcznym podpisem na druku OT - przyjęcie środka trwałego. 29. Prowadzone są okresowe porównania stanu zasobów z zapisami w rejestrach środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych zgodnie z zarządzeniem Wójta w sprawie gospodarki majątkiem trwałym, inwentaryzacji majątku i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie. 30. W celu ochrony informacji niejawnych powołano Pełnomocnika ds. ochrony informacji niejawnych. 31. Budynki należące do Gminy, są odpowiednio zabezpieczone i zapewniona jest ich ochrona. Rozdział 5 Mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych Przedmiotem kontroli zarządczej są w szczególności procesy związane z pobieraniem i gromadzeniem środków publicznych, zaciąganiem zobowiązań finansowych i dokonywaniem wydatków ze środków publicznych oraz zwrotem środków publicznych, stanowiących własność Urzędu. 2. Działania polegające na przygotowaniu i realizacji operacji gospodarczych dotyczących pobierania i wydatkowania środków, ich ewidencję oraz sprawozdawczość objęte są szczególną formą kontroli zarządczej kontrolą finansową, która umożliwia przeprowadzenie wstępnej oceny realizacji dochodów, celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków. 3. Wszelkie operacje finansowe i gospodarcze mają swoje odzwierciedlenie w dokumentacji. Dokumentacja jest kompletna i umożliwia dokładne prześledzenie każdej operacji finansowej i gospodarczej. Operacje finansowe i gospodarcze są bezzwłocznie rejestrowane i prawidłowo klasyfikowane, zgodnie z aktami prawnymi oraz przepisami 7

8 wewnętrznymi, między innymi zarządzeniem Wójta w sprawie wprowadzenia zasad (polityki) rachunkowości. Rozdział 6 Mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych 33. W celu zwapnienia bezpieczeństwa danych i systemów informatycznych został powołany Administrator Sytemu Informatycznego. Dział V INFORMACJA I KOMUNIKACJA 34. Pracownicy mają zapewniony dostęp do niezbędnych informacji potrzebnych do wykonywania przez nich obowiązków poprzez powszechny dostęp do Informacji Prawnej LEX. 35. Informacje o realizacji zadań przez kierownictwo oraz pracowników Urzędu są na bieżąco przekazywane. 36. Na stronie internetowej Gminy Damasławek oraz stronie BIP Urzędu na bieżąco udostępnia się informacje o funkcjonowaniu i zadaniach Urzędu. 37. Zasady udzielania informacji środkom masowego przekazu zostały określone w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu. Dział VI MONITOROWANIE I OCENA Monitorowanie systemu kontroli zarządczej W Urzędzie system kontroli zarządczej monitorowany jest na bieżąco. 2. Wójt, Kierownicy referatów dokonują bieżącego monitorowania i oceniany funkcjonowania kontroli zarządczej, stale przy wykonywaniu swoich obowiązków związanych z prowadzonym nadzorem. Samoocena Raz w roku, nie później niż do końca marca każdego roku przeprowadzana jest samoocena kontroli zarządczej zgodnie z zaleceniami Koordynatora ds. kontroli zarządczej. 8

9 2.W samoocenie biorą udział wszyscy pracownicy Urzędu (pracownicy biurowi w tym kierownicy, samodzielne stanowisko). 3.Samoocenę przeprowadza się na podstawie ankiety do samooceny kontroli zarządczej, której wzór stanowi załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu. 4.Do końca lutego każdego roku Koordynator ds. kontroli zarządczej przekazuje wzór ankiety wszystkim pracownikom Urzędu do wypełnienia, a pracownicy w terminie do 15 marca każdego roku składają Koordynatorowi ds. kontroli zarządczej wypełnioną ankietę. Ankieta wypełniana jest anonimowo. 5. Koordynator ds. kontroli zarządczej dokonuje pisemnej analizy odpowiedzi udzielonych w ankiecie (sporządza raport). Raport powinien zawierać: 1) cel przeprowadzonej samooceny, 2) zakres samooceny, 3) wyniki samooceny (m. in. ogólna ocena stanu kontroli zarządczej, zidentyfikowane słabości kontroli zarządczej, proponowane działania naprawcze). 6. Koordynator ds. kontroli zarządczej w terminie do końca marca każdego roku przekazuje powyższy raport Wójtowi. Rozdział 3 Uzyskanie zapewnienia o stanie kontroli zarządczej 40. Źródłem zapewnienia o stanie kontroli zarządczej przez Wójta powinny być w szczególności wyniki: samooceny, przeprowadzonych kontroli, monitoringu realizacji celów i zadań. Dział VII POSTANOWIENIA KOŃCOWE 41.1.Kontrola zarządcza w Urzędzie Gminy Damasławek jest procesem ciągłym. 2. Pracownicy Urzędu zobowiązani są do przestrzegania postanowień niniejszego regulaminu. 9