Załącznik nr 1 do Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy w Radomyślu n. Sanem Procedury kontroli finansowej I. Zagadnienia wstępne. 1. Kontrola finansowa jest kontrolą funkcjonalną, której obowiązek wykonywania spoczywa na pracownikach Urzędu Gminy, którym Wójt Gminy przekazał określony zakres odpowiedzialności za gospodarkę finansową (zakres ten określony jest w odrębnych dokumentach sporządzonych zgodnie z przepisami art. 28a ust. 2 ustawy o finansach publicznych). 2. Kontrola finansowa jest narzędziem zarządzania wykorzystywanym do uzyskania pewności, że cele zarządzania zostały osiągnięte; jest to więc zbiór procedur i mechanizmów organizacyjnych, zapewniających osiągnięcie celów ogólnych takich jak: - promowanie prawidłowych oszczędnych, wydajnych i skutecznych działań, - zabezpieczenie majątku gminy przed jego utratą, w wyniku głównie marnotrawstwa, nadużyć, złego zarządzania, błędów i oszustw, - przestrzeganie obowiązujących przepisów (powszechnie obowiązujących jak i stanowionych przez Radę Gminy oraz przez Wójta gminy), - gromadzenie i utrzymanie zbioru wiarygodnych danych finansowych oraz ich rzetelne prezentowanie w przedkładanych sprawozdaniach budżetowych i finansowych. 3. Kontrola finansowa jest szczególnie istotna z punktu widzenia ochrony finansów publicznych. Według przepisów ustawy o finansach publicznych kontrola finansowa obejmuje: - zapewnienie przestrzegania procedur kontroli finansowej, - przeprowadzanie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, - badanie i porównywanie ze stanem wymaganym (wynikającym z obowiązujących przepisów) pobierania i gromadzenia środków publicznych oraz zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych, udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych, - prowadzenie gospodarki finansowej i stosowanie procedur kontroli finansowej. 4. Kontrola finansowa dotyczy procesów gromadzenia środków publicznych, procesów wydatkowania tych środków oraz procesów gospodarowania mieniem jednostki: jest więc to kontrola wstępna dokonywana przed przeprowadzeniem operacji finansowej lub gospodarczej oraz kontrola bieżąca dokonywana w trakcie realizacji operacji. 5. Kontrola finansowa prowadzona jest na podstawie kryterium legalności, celowości, gospodarności i rzetelności. 1
Legalność operacji gospodarczej oznacza, że jej dokonanie jest zgodne z obowiązującymi przepisami np. przepisami regulującymi poszczególne rodzaje wydatków. Celowość operacji gospodarczej oznacza, że jest ona zgodna z celami, dla realizacji których jednostka została utworzona oraz, że bez dokonania tej operacji nie można by osiągnąć tych celów czyli zrealizować ustawowych zadań jednostki. Gospodarność operacji gospodarczej oznacza, że przy danych nakładach osiągnięto najwyższe wyniki. Rzetelność operacji gospodarczej oznacza, że jest ona faktycznie przewidywana do realizacji i rzeczywiście realizowana. Sprawdzenie operacji gospodarczej przy zastosowaniu powyższych kryteriów dokonywane jest przez pracowników Urzędu, którym Wójt gminy przekazał odpowiedzialność za wydzieloną część gospodarki finansowej. Sprawdzenie to jest sprawdzeniem merytorycznym operacji. 6. Sprawdzenie operacji pod względem formalno prawnym i rachunkowym należy do obowiązków Skarbnika Gminy, zgodnie z przepisami art. 35 ust. 1 pkt. 3 i 4 ustawy o finansach publicznych. Sprawdzenie to polega na ustaleniu zgodności operacji finansowej lub gospodarczej z prawem oraz na ustaleniu kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących tych operacji. Jest to kontrola wstępna dokumentowana złożeniem przez skarbnika gminy podpisu na dokumencie dotyczącym projektowanej operacji gospodarczej. Kontrola ta jest dokonywana wyłącznie po dokonaniu kontroli merytorycznej przez rzeczowo właściwego pracownika (pracownika odpowiedzialnego za określony zakres gospodarki finansowej). II. Procedury wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych. 1. Osoby dokonujące wstępnej oceny celowości wydatków i zaciągania zobowiązań finansowych: a) Sekretarz Gminy dokonuje wstępnej oceny celowości wydatków związanych z zatrudnieniem pracowników, ich wynagradzaniem i nagradzaniem, delegowaniem do wykonania zadań służbowych poza miejscem pracy oraz zlecaniem wykonania umów zlecenia i o dzieło w zakresie dotyczącym bieżącego utrzymania (funkcjonowania) Urzędu, w tym remontów o przewidywanych kosztach do 10 tys. zł, przy czym ocena celowości wydatków remontowych dokonywana jest przy udziale pracownika zatrudnionego na stanowisku do spraw inwestycyjnych, b) Pracownik zatrudniony na samodzielnym stanowisku pracy ds. Kancelarii dokonuje wstępnej oceny celowości wydatków na zakup materiałów biurowych i eksploatacyjnych oraz konserwację sprzętu, stanowiącego wyposażenie urzędu, c) pracownik zatrudniony w Referacie Rolnictwa, Gospodarki Przestrzennej i Ochrony Środowiska dokonuje wstępnej oceny celowości wydatków związanych z zapewnieniem gotowości bojowej ochotniczych straży pożarnych, d) Wójt Gminy dokonuje wstępnej oceny celowości wydatków inwestycyjnych oraz remontowych powyżej kwoty 10 tys. zł. 2
2. Zasady dokonywania wstępnej oceny celowości wydatków: a) dla dokonania wstępnej oceny celowości i gospodarności wydatków należy: - zebrać informacje dotyczące kosztów zamierzonych działań i stopnia ich użyteczności, - określić na podstawie zebranych informacji alternatywne propozycje osiągnięcia zamierzonego celu, - wybrać rozwiązanie pozwalające na zminimalizowanie niezbędnych wydatków przy osiągnięciu jak najwyższych efektów, z uwzględnieniem jakości produktów i usług wymaganą przy realizacji celów, b) przy wydatkach przekraczających jednorazowo kwotę 2 tys. zł dokonanie oceny potwierdzone jest stosowną notatką (protokołem) sporządzoną na piśmie, c) zwolnione są z obowiązku dokonywania wstępnej oceny celowości wydatków wydatki związane z realizacją wcześniej zawartych na czas nieoznaczony umów o usługi dostawy energii elektrycznej i cieplnej, usługi telefoniczne i pocztowe. III. Procedury kontroli procesów gromadzenia i pobierania środków publicznych. 1. Kontrolą obejmuje się procesy dotyczące gromadzenia środków publicznych, w tym: 1) sporządzenie sprawozdania z wykonania podstawowych dochodów podatkowych gminy w części dotyczącej wykazania skutków obniżenia ustawowych stawek podatków i udzielonych przez gminę zwolnień w podatkach oraz ulg w zapłacie podatków a także sporządzenie wniosku o rekompensatę utraconych dochodów w związku ze stosowaniem ulg ustawowych w podatku rolnym i leśnym rzetelność sporządzenia sprawozdania i wniosku ma wpływ na wielkość dochodów gminy: obowiązek kontroli w tym zakresie spoczywa na Skarbniku Gminy, który dokumentuje jej przeprowadzenie złożeniem podpisu na kopii wniosku i sprawozdania, sporządzonych przez merytorycznych pracowników. 2) opodatkowanie poszczególnych podatników, w tym ustalenie podstawy opodatkowania, stosownie właściwych stawek podatków obowiązek kontroli w tym zakresie spoczywa na Skarbniku Gminy, który dokonuje kontroli w oparciu o losowo dobraną próbę nie mniejszą jednak niż 20 % całości w każdym roku podatkowym i dokumentuje fakt przeprowadzenia kontroli podpisem złożonym na projekcie decyzji wymiarowej, deklaracji podatkowej (podpis na deklaracji oznacza również, że skarbnik gminy dokonał sprawdzenia czy merytorycznie właściwy pracownik dokonał w sposób rzetelny czynności sprawdzających). 3) dokonanie prawidłowych przypisów na kontach podatników obowiązek w tym zakresie spoczywa na Skarbniku Gminy, który przeprowadza kontrolę na losowo dobranej próbie nie mniejszej jednak niż 25% całości w każdym roku podatkowym i dokumentuje fakt przeprowadzenia kontroli podpisem złożonym na koncie podatnika, 3
4) udzielenie ulg w zapłacie podatku obowiązek w tym zakresie spoczywa na Sekretarzu Gminy, który przeprowadza kontrolę wstępną projektu decyzji o odroczeniu terminu płatności, rozłożeniu na raty podatku lub zaległości podatkowej, umorzeniu zaległości podatkowej, dokumentując fakt przeprowadzenia kontroli podpisem złożonym na projekcie decyzji; kontroli podlega szczególnie potwierdzenie zebrania materiału dowodowego dokumentującego istnienie przesłanek uzasadniających udzielenie ulgi w zapłacie podatku oraz formalna poprawność decyzji. 5) windykacja zaległości obowiązek kontroli w tym zakresie spoczywa na Skarbniku Gminy, który dokonuje kontroli podejmowanych czynności zmierzających do wszczęcia postępowania egzekucyjnego, w tym wystawienia upomnień i tytułów wykonawczych, potwierdzając fakt dokonania kontroli podpisem złożonym na kontach podatników poddanych kontroli (losowo dobrana próba nie mniejsza niż 30 % całości w każdym roku podatkowym) oraz w ewidencji wystawionych upomnień i tytułów wykonawczych; kontroli podlega szczególnie systematyczność podejmowania czynności zmierzających do wszczęcia postępowania egzekucyjnego. 6) Realizacja dochodów z majątku gminy, w tym zakresie obowiązki kontroli spoczywają na Radcy Prawnym opiniującym projekty umów najmu, dzierżawy co do właściwego zabezpieczenia interesów gminy (terminy płatności, odsetki za zwłokę, waloryzacja czynszów); przeprowadzenie kontroli w tym zakresie dokumentowane jest złożeniem podpisu na projekcie umowy. IV. Procedury kontroli finansowej dotyczące wydatkowania środków publicznych. 1. Dokonywanie wydatków na wynagrodzenia pracowników i osób świadczących usługi na podstawie umów zlecenia i umów o dzieło, a także wydatków związanych z utrzymaniem funkcjonowania urzędu gminy na właściwym poziomie (wydatki na zakup materiałów biurowych i eksploatacyjnych podlegają kontroli merytorycznej dokonywanej przez Sekretarza Gminy). 2. Wydatki inwestycyjne i remontowe podlegają merytorycznej kontroli dokonywanej przez Wójta Gminy. 3. Wójt Gminy i Sekretarz Gminy dokumentują fakt przeprowadzenia kontroli merytorycznej złożeniem podpisu na dokumencie dotyczącym danej operacji. 4. W celu zmniejszenia nakładu pracy stosuje się pieczęć sprawdzono pod względem merytorycznym. 5. Sprawdzone pod względem merytorycznym dowody dotyczące operacji gospodarczej przekazywane są do Skarbnika Gminy, który dokonuje ich kontroli pod względem formalno prawnym i rachunkowym, co dokonuje podpisem złożonym na dokumencie obok podpisu Wójta Gminy lub Sekretarza Gminy. 6. W celu zmniejszenia nakładu pracy stosuje się pieczęć sprawdzono pod względem formalno prawnym i rachunkowym. 4
7. Sprawdzone dowody księgowe przekazywane są do Wójta Gminy lub Sekretarza Gminy, który zatwierdza je do wypłaty. 8. Przekazywanie dowodów księgowych do sprawdzenia pod względem merytorycznym oraz formalno prawnym i rachunkowym, a także do zatwierdzenia do zapłaty, następuje bez zbędnej zwłoki, nie później niż 3 dni licząc od dnia ich otrzymania przez poszczególne osoby. V. Procedury kontroli finansowej dotyczące procesów gospodarowania mieniem. 1. Zabezpieczenie mienia przed utratą, zniszczeniem i marnotrawstwem. a) środki trwałe stanowiące wyposażenie Urzędu Gminy podlegają oznaczeniu numerami inwentarzowymi; obowiązek kontroli ich oznakowania spoczywa na Sekretarzu Gminy, który dokumentuje fakt jej przeprowadzenia sporządzeniem stosownego protokołu; kontrola ta winna być przeprowadzona przynajmniej z częstotliwością określoną dla przeprowadzenia inwentaryzacji tych składników majątku jednostki. b) Pomieszczenia urzędu gminy, w których znajdują się środki trwałe winny być zamykane po godzinach pracy w sposób uniemożliwiający dostęp osób postronnych; obowiązek kontroli w tym zakresie spoczywa na Sekretarzu Gminy, który dokumentuje fakt jej przeprowadzenia sporządzeniem stosownego protokołu; kontrola ta winna być przeprowadzona co najmniej raz w kwartale. 2. Kontrola zużycia materiałów: a) normy zużycia paliwa oraz zasady rozliczania tego zużycia są ustalone w odrębnych przepisach wewnętrznych: obowiązek kontroli przestrzegania ustalonych norm spoczywa na Skarbniku Gminy, który przeprowadza kontrole w tym zakresie ca najmniej raz na pół roku i dokumentuje fakt jej przeprowadzenia złożeniem podpisu na kartach drogowych. 3. Zapewnienie odpowiedniego wykorzystania majątku gminy: a) wprowadza się obowiązek dokonywania oceny wykorzystania majątku gminy ruchomego i nieruchomego, b) ocena dokonywana jest przez zespół w składzie: Wójt Gminy, Sekretarz Gminy i pracownik ds. Kancelarii, c) ocena dokonywana jest przynajmniej raz do roku i dokumentowana sporządzeniem stosownego protokołu, d) celem oceny jest: - zapewnienie racjonalnego wykorzystania posiadanego majątku dla celów własnych gminy (urzędu gminy i innych jednostek organizacyjnych gminy), - wyzbycie się majątku zbędnego czy też wyeksploatowanego poprzez np. sprzedaż, nieodpłatne przekazanie innym podmiotom, - oddanie w najem, dzierżawę bądź użytkowanie składników majątku, co zapewni dodatkowe dochody. 5