P R O C E D U R A Nr procedury P III-02 Urząd Miasta SZCZECIN Przyjmowanie, rejestrowanie, koordynowanie, załatwianie petycji, skarg i wniosków w Urzędzie Miasta Szczecin Wydanie 5.0. CEL Celem niniejszej procedury jest ustalenie zasad przyjmowania, rejestrowania, koordynowania i załatwiania petycji, skarg i wniosków w Urzędzie Miasta Szczecin. 2.0. ZAKRES PROCEDURY Procedura swym zakresem obejmuje wszystkie jednostki organizacyjne Urzędu Miasta, jednostki organizacyjne Gminy Miasta Szczecin oraz Radę Miasta Szczecin. 3.0. TERMINOLOGIA 3.. Przedmiotem skargi mogą być w szczególności zaniedbania lub nienależyte wykonanie zadań przez właściwe organy albo przez ich pracowników, naruszenie praworządności lub interesów skarżących, a także przewlekłe lub biurokratyczne załatwianie spraw. 3.2. Przedmiotem skargi na pracownika jest naruszenie przez niego zasad etyki, sumienności zawodowej poprzez działanie niezgodne z prawem, zaniechanie działań, zaniedbanie w wykonywaniu zadań publicznych z uwzględnieniem interesu państwa oraz indywidualnych interesów obywateli. 3.3. Przez skargę na działalność Prezydenta Miasta należy rozumieć skargę na pracownika jednostki organizacyjnej Urzędu lub jednostki organizacyjnej Gminy Miasto Szczecin w zakresie spraw, które wykonuje na podstawie imiennego upoważnienia lub pełnomocnictwa Prezydenta Miasta. 3.4. Przedmiotem wniosku mogą być w szczególności sprawy ulepszenia organizacji, wzmacniania praworządności, usprawnienia pracy i zapobiegania nadużyciom, ochrony własności oraz lepszego zaspokajania potrzeb ludności. 3.5. Przedmiotem petycji są wszelkie sprawy, do których odnoszą się skargi i wnioski, o ile dotyczą życia zbiorowego. 3.6. j.o. Urzędu jednostka organizacyjna Urzędu Miasta. 3.7. jednostka organizacyjna Gminy Miasta Szczecin. 3.8. RSiW Referat Skarg i Wniosków w Wydziale Organizacyjnym. 3.9. BOI Biuro Obsługi Interesantów Urzędu Miasta Szczecin. 3.0. Zpo. Zwrotne potwierdzenie odbioru, 3.. System Rejestr Komputerowy system ewidencji obiegu dokumentów (wniosków, skarg i spraw interesantów). Imię i Nazwisko Data Podpis OPRACOWAŁ Barbara Ledwon 3.08.20 r. SPRAWDZIŁ ZATWIERDZIŁ Michał Kaczmarczyk Ryszard Słoka Dokument jest nadzorowany i opublikowany w formie elektronicznej na stronie internetowej www.szczecin.pl. Dokument jest aktualny w dniu wydruku. Użytkownik egzemplarza jest zobowiązany do śledzenia Strona / 5
4.0. PRZEBIEG REALIZACJI / OPIS CZYNNOŚCI Algorytm realizacji przyjmowania, rejestrowania, koordynowania i załatwiania petycji, skarg i wniosków w Urzędzie Miasta Szczecin. Niezadowolenie skarżącego Określa właściwość do rozpatrzenia i sposób załatwienia petycji, skargi, wniosku dot. pracy j.o. Urzędu, oraz Wnosi petycję, skargę, wniosek w formie pisemnej Określa właściwość do rozpatrzenia w przypadku gdy petycja, skarga, wniosek nie dotyczą działalności j.o.um oraz Wnosi petycję, skargę, wniosek w formie ustnej Przyjmuje petycję, skargę, wniosek do protokołu wg załącznika do Zarządzenia Prezydenta Miasta Nr 39/ z dnia 4 sierpnia 20 r. Osobiście lub telefonicznie ustala, wyjaśnia sprawę we właściwej j.o. Urzędu lub Telefonicznie wyjaśnia sprawę w innych instytucjach np. ( spółkach prawa handlowego, kancelariach komorniczych spółdzielniach mieszkaniowych) Na bieżąco informuje skarżącego o sposobie załatwienia zgłoszonego problemu Strona 2 / 5 Wnosi o wyznaczenie terminu spotkania z Prezydentem Miasta w sprawie petycji, skargi, wniosku. Wstępnie ocenia sprawę w zakresie zasadności wizyty, 2. Przyjmuje petycję, skargę, wniosek na piśmie i rejestruje w Systemie Rejestr BOI, 3.Prowadzi postępowanie wyjaśniające, 4.Wyznacza termin spotkania Prezydent Miasta Szczecina Przyjmuje skarżącego i przedstawia stanowisko Obsługuje spotkanie i sporządza protokoł 2 Umawia się na spotkanie w sprawie petycji, skargi, wniosku z Zastępcami Prezydenta, Skarbnikiem, Sekretarzem, Dyrektorami /Kierownikami j.o. Urzędu, Zastępca Prezydenta, Skarbnik, Sekretarz, Dyrektor/Kierownik j.o. Urzędu, Przyjmuje skarżącego w sprawie petycji, skargi, wniosku Merytoryczny pracownik j.o. Urzędu lub Obsługuje spotkanie, sporządza protokoł i przekazuje go do zarejestrowania do RSiW Dyrektor/Kierownik/Merytoryczny prac. j.o. Urzędu lub.realizuje stanowisko zawarte w protokole lub udziela odpowiedzi, 2.Załatwia petycję, skargę lub wniosek w systemie Rejestr BOI, egzemplarz odpowiedzi przekazuje do RSiW i wysyła za zpo. 3 4
Rejestruje petycję, skargę, wniosek w Centralnym Rejestrze Petycji, Skarg i Wniosków system Rejestr BOI Przekazuje petycję, skargę, wniosek do załatwienia wg kompetencji lub udzielenia wyjaśnień Dyrektor /Kierownik j.o. Urzędu lub Załatwia petycję, skargę, wniosek i przekazuje do podpisu Prezydent, Z-ca. Prezydenta, Sekretarz, Skarbnik Miasta, Dyrektor Podpisuje zawiadomienie o załatwieniu petycji, skargi, wniosku Pracownik merytoryczny j.o. Urzędu lub. Przekazuje petycję, skargę, wniosek w systemie Rejestr BOI do RSiW oraz egzemplarz odpowiedzi, 2. Wysyła odpowiedź do skarżącego za zpo PROCEDURA P-III-02 Przesyła petycję, skargę, wniosek wg właściwości w przypadku, gdy Prezydent Miasta jest niewłaściwy do ich załatwienia, powiadamiając skarżącego Dyrektor/Kierownik/Prac. merytoryczny j.o. Urzędu lub Udziela pisemnych wyjaśnień i przekazuje je wraz z aktami sprawy do RSiW Występuje do radców prawnych o opinię w sprawach szczególnie skomplikowanych Prowadzi postępowanie wyjaśniające zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa Przesyła stanowisko Prezydenta do realizacji właściwej j.o. Urzędu lub j.o. GMS Dyrektor/Kierownik j.o. Urzędu lub Realizuje stanowisko Prezydenta Miasta Przeprowadza wizję lokalną 2 Protokołem ze spotkania załatwia petycję, skargę, wniosek w systemie Rejestr BOI Wnosi petycję, skargę, wniosek do Przewodniczącego lub Wiceprzewodniczących RM w sprawach dotyczących właściwości RM. Pracownik merytoryczny BRM. Rejestruje petycję, skargę, wniosek w Centralnym Rejestrze Petycji, Skarg i wniosków 2. Przekazuje skargę, petycję, wniosek do Prezydenta Miasta jeżeli właściwym do ich rozpatrzenia jest Prezydent Przewodniczący RM Szczecin Komisja RM Przekazuje petycję, skargę, wniosek do właściwej Komisji RM Prowadzi postępowanie wyjaśniające i przygotowuje projekt uchwały pod obrady RM Rada Miasta Podejmuje uchwałę w sprawie petycji, skargi, wniosku Pracownik merytoryczny BRM 4 Wysyła uchwałę do skarżącego Strona 3 / 5
Przygotowuje odpowiedź do podpisu Prezydenta, Z-cy Prezydenta, Sekretarza, Skarbnika informującą o przekazaniu petycji, skargi, wnioseku do Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Przygotowuje odpowiedź na skargę, petycję, wniosek do podpisu Prezydenta, Z-cy Prezydenta, Sekretarza, Skarbnika Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Przeprowadza kontrole i przekazuje wnioski pokontrolne Dyrektor/Kierownik/ Merytoryczny pracownik j.o. Urzędu lub.przygotowuje odpowiedź w związku z przeprowadzoną kontrolą do podpisu Prezydenta, Z-cy Prezydenta, Sekretarza, Skarbnika. 2. Egzemplarz odpowiedzi przekazuje do RSiW 3.Wysyła odpowiedź za zpo.. Wysyła odpowiedź do skarżącego za zpo. 2. Załatwia skargę, petycję, wniosek w systemie Rejestr BOI Koordynuje przyjmowanie, rozpatrywanie, załatwianie petycji, skarg i wniosków oraz kontroluje terminowość udzielania odpowiedzi Strona 4 / 5
Ochrona treści procedur Procedury i instrukcje są własnością Urzędu Miasta Szczecin. Procedury udostępnione są w formacie uniemożliwiającym wnoszenie zmian przez osoby nieupoważnione. Odpowiedzialność Osoby wykonujące opisane w procedurze działania ponoszą odpowiedzialność za ich prawidłowe i terminowe wykonanie. 5.0. WYKAZ DOKUMENTÓW ZWIĄZANYCH I ZAŁĄCZNIKÓW 5.. Inne dokumenty: - Księga Jakości Urzędu Miasta Szczecin. - Kodeks Postępowania Administracyjnego dział VIII (DZ.U. z 2000 r. Nr 98, poz. 07 z późniejszymi zmianami) oraz przepisy szczegółowe. - Rozporządzenie Rady Ministrów z 8 stycznia 2002 w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz.U. Nr 5, poz. 46). - Zarządzenie Nr 39/ Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 4 sierpnia 20 r. w sprawie przyjmowania, rejestrowania, koordynowania i załatwiania petycji, skarg i wniosków. Dokument jest nadzorowany i opublikowany w formie elektronicznej na stronie internetowej www.szczecin.pl. Dokument jest aktualny w dniu wydruku. Użytkownik egzemplarza jest zobowiązany do śledzenia zmian w dokumencie po terminie wydruku Strona 5 / 5