Aktualizacja (149) Lipiec 2015 PYTANIA CZYTELNIKÓW: Jak zmodyfikować identyfikatory, aby wszystkie miały identyczną długość? Jak przygotować czytelny wykres prezentujący prognozę? Jak oznaczyć istotne wartości na wykresie? Co zrobić, gdy Excel zaznacza za dużo komórek? NAJNOWSZE TRIKI: Wyświetlanie ostatniego wpisu na długiej liście Wartość najbardziej zbliżona do poszukiwanej Najmniejszy zysk i najmniejsza strata Przeszukiwanie arkuszy bez potrzeby ich otwierania Automatyczne uzupełnianie rejestrów Zliczanie błędów występujących w arkuszu Wykres na podstawie wskazań filtra ANALIZA DANYCH Rachunek marży dla poszczególnych produktów i klientów R 102 Opisujemy, jak wytypować najbardziej rentowne grupy produktów i klientów oraz wskazać możliwości zwiększenia produkcji i sprzedaży tych produktów. WYKRESY Skalowanie osi na wykresach S 058 Przedstawiamy kilka sposobów radzenia sobie z trudnościami przy tworzeniu wykresu związanych z przebiegiem czasu. WIZUALIZACJA DANYCH System raportowania wskaźników efektywności przedstawicieli handlowych S 059 Pokazujemy sposoby raportowania, śledzenia i prezentowania KPI (Key Performance Indicators) kadrze zarządzającej. FORMUŁY Wymiana danych między plikami W 114 Wyjaśniamy, w jaki sposób Excel przechowuje łącza do plików znajdujących się na dyskach lokalnych, mapowanych lub w udziałach sieciowych. Kod dostępu do strony www.excelwpraktyce.wip.pl zawierającej archiwalne aktualizacje jest przesyłany indywidualnie na adres e-mail aktywnego Czytelnika.
Aktualizacja (149) Lipiec 2015 Login: AEX149 Hasło: AEX149_irj
Redaktor prowadzący Rafał Janus Wydawca Weronika Wota Opracowanie graficzne okładki Małgorzata Piaskowska Opracowanie graficzne Zbigniew Korzański Koordynator produkcji Mariusz Jezierski Korekta Zespół ISBN 978-83-269-4037-8 Nakład: 1000 egz. Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. 03-918 Warszawa, ul. Łotewska 9a Tel. 22 518 29 29, faks 22 617 60 10, e-mail: rjanus@wip.pl NIP: 526-19-92-256 Numer KRS: 0000098264 Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy. Wysokość kapitału zakładowego: 200.000 zł Skład i łamanie: Raster studio, Norbert Bogajczyk Miller Druk sp. z o.o., 03-301 Warszawa, ul. Jagiellońska 82, tel.: 22 614 17 67 Copyright by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. Warszawa 2015 Poradnik Excel w praktyce wraz z przysługującymi Czytelnikom innymi elementami dostępnymi w subskrypcji (e-letter, strona WWW i inne) chronione są prawem autorskim. Przedruk materiałów opublikowanych w poradniku Excel w praktyce oraz w innych dostępnych elementach subskrypcji bez zgody wydawcy jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Poradnik Excel w praktyce został przygotowany z zachowaniem najwyższej staranności i wykorzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzy i doświadczenia autorów oraz konsultantów. Zaproponowane w publikacji Excel w praktyce oraz w innych dostępnych elementach subskrypcji wskazówki, porady i interpretacje nie mają charakteru porady prawnej. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w publikacji Excel w praktyce lub w innych dostępnych elementach subskrypcji wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków. Wydawca nie odpowiada za treść zamieszczonej reklamy; ma prawo odmówić zamieszczenia reklamy, jeżeli jej treść lub forma są sprzeczne z linią programową bądź charakterem publikacji oraz interesem Wydawnictwa Wiedza i Praktyka. 2 Czerwiec 2007 Wiedza i Praktyka
Drodzy Czytelnicy! Przygotowując wszelkiego rodzaju harmonogramy i prognozy, bardzo często posiłkujemy się wykresami. Najczęściej przedstawiają one przebieg jakiegoś zjawiska w danym okresie. Niekiedy zbudowanie wykresu o odpowiednim układzie może sprawić nie lada kłopot, ponieważ Excel inaczej interpretuje wartości czasu czy daty niż zwykłe liczby. W artykule Skalowanie osi na wykresach pokazujemy kilka sposobów radzenia sobie z trudnościami przy tworzeniu tego typu wykresów. Autor omawia wykres przedziałów czasowych w ciągu doby, porównanie czasów wyrażonych w godzinach i minutach oraz przedstawia sposób przygotowania wykresu przedstawiającego tylko dni robocze. Excel jest dobrym narzędziem do analizy i wizualizacji danych. Można go użyć np. do oceny pracy przedstawicieli handlowych w firmie, wykorzystując odpowiednie wskaźniki KPI (Key Performance Indicators). W artykule System raportowania wskaźników efektywności przedstawicieli handlowych przedstawiamy, jak opisywać dwa obszary skuteczności przedstawiciela. Pierwszy to skuteczność w sferze sprzedaży, natomiast drugi to skuteczność promowania firmy, utrzymywania relacji z obecnymi klientami oraz pozyskiwania nowych. Dodatkowo pokazujemy sposoby raportowania, śledzenia i prezentowania KPI kadrze zarządzającej. W Excelu można również przeprowadzić analizę zyskowności (marży) dla wytwarzanych produktów oraz dla każdego z klientów. W ten sposób można wytypować najbardziej rentowne grupy produktów i klientów. W następnych krokach przeanalizujemy możliwości zwiększenia produkcji i sprzedaży tych produktów oraz rozszerzenia współpracy z grupą
najbardziej opłacalnych klientów. Natomiast dla produktów o najniższej marży zostaną podjęte decyzje i działania w celu poprawienia rentowności. Te poszczególne etapy analizy opisujemy w artykule Rachunek marży dla poszczególnych produktów i klientów. Pracując ze skoroszytami zawierającymi odwołania do innych plików, można napotkać problemy z łączami przy zmianie lokalizacji pliku. Zwykle jest to duży problem, którego rozwiązanie zabiera sporo czasu. W artykule Wymiana danych między plikami wyjaśniamy, w jaki sposób Excel przechowuje łącza do plików znajdujących się na dyskach lokalnych, mapowanych lub w udziałach sieciowych. Pozwoli to zrozumieć, dlaczego przy zmianie lokalizacji plików powstają błędy przy automatycznej aktualizacji łącza, a także zdobyć wiedzę, jak uniknąć takich sytuacji. Zapraszam do lektury redaktor prowadzący poradnika Excel w praktyce (rjanus@wip.pl)
Redakcja odpowiada Listy/VII/001 Sprawdźmy, z jakimi problemami borykają się inni użytkownicy Excela. Te rozwiązania mogą się przydać! Warto przeczytać: Jak zmodyfikować identyfikatory, aby wszystkie miały identyczną długość 001 Jak przygotować czytelny wykres prezentujący prognozę 006 Jak oznaczyć istotne wartości na wykresie 009 Co zrobić, gdy Excel zaznacza za dużo komórek 012 UCIĄŻLIWY BŁĄD PRZY DRUKOWANIU Ostatnio nie mogę wydrukować mojego arkusza zawierającego zestawienie faktur, przedstawionego na rysunku 1. Przy próbie wydruku wyświetlany jest komunikat przedstawiony na rysunku 2, a po naciśnięciu na nim przycisku OK zestawienie nie jest drukowane. Co muszę zrobić, aby wydrukować to zestawienie? Rysunek 1. Arkusz zawierający zestawienie faktur Wiedza i Praktyka Excel w praktyce 5
Listy/VII/002 Redakcja odpowiada Rysunek 2. Błąd pokazywany przy próbie wydruku Taki komunikat jest wyświetlany w przypadku nieprawidłowych ustawień tytułów wydruku. Najczęściej jest to spowodowane błędem zapisu pliku. Nie został on jeszcze opublikowany, więc nieznane są przyczyny jego powstawania, ale było już wiele odnotowanych przypadków jego zaistnienia. Rysunek 3. Okno dialogowe Ustawienia strony w Excel 2007 6 Lipiec 2015 Wiedza i Praktyka