Instrukcja składnia i rozliczania wniosków z puli Komisji Dydaktycznej Samorządu Studentów PW w systemie ewniosek.. Aktualny system wniosków i rozliczeń SSPW stanowi elektroniczny system ewniosek: www.ew.samorzad.pw.edu.pl. Przed złoŝeniem wniosku. Na tygodnie przed rozpoczęciem przedsięwzięcia naleŝy wysłać na adres mailowy kd@samorzad.pw.edu.pl wypełniony Załącznik nr a i b do Uchwały Komisji Dydaktycznej w sprawie Zasad przyznawania dofinansowania z puli Komisji Dydaktycznej Samorządu Studentów PW.. Na podstawie, Załącznika nr, i 4 do Uchwały Komisji Dydaktycznej w sprawie Zasad przyznawania dofinansowania z puli Komisji Dydaktycznej Samorządu Studentów PW oraz 5 punkt Uchwały, Przewodniczący ustala kwotę dofinansowania, która moŝe zostać przyznana na realizację projektu.. Wniosek o dofinansowanie naleŝy złoŝyć minimum 4 dni przed terminem rozpoczęcia przedsięwzięcia.. Dane organizatora: Składanie wniosku Dane organizatora są generowane automatycznie przez system.. Projekt: azd 4 5 6 8 9 7 0 4 Nazwa projektu wpisywana jest przez wnioskodawcę zgodnie z nomenklaturą przyjętą w Załączniku nr do Uchwały Komisji Dydaktycznej w sprawie Zasad przyznawania dofinansowania z puli Komisji Dydaktycznej Samorządu Studentów PW. Strona z 5
4 5 6 7 8 9 0 Data rozpoczęcia projektu wpisywana jest przez wnioskodawcę. Dniem rozpoczęcia projektu jest: data wyjazdu w przypadku wyjazdów: naukowych, na targi, konferencje, na seminaria, na konkursy o charakterze naukowo- dydaktycznym, na zawody konstruktorskie, data rozpoczęcia działań projektowych w przypadku realizacji projektów naukowych, data inauguracji w przypadku organizacji: konferencji, seminariów, warsztatów, data rozpoczęcia obsługi na stoisku w przypadku udziału w: pikniku naukowym, targach, data odbioru zamówionych środków trwałych lub niskocennych związanych z prawidłowym funkcjonowaniem Kół Naukowych. Ilość dni przeznaczonych na realizację projektu jest wypełniana przez wnioskodawcę. Obejmuje okres od początku rozpoczęcia działań mających na celu realizację projektu do czasu ich zakończenia, z wyłączeniem okresu planowania przedsięwzięcia. Liczbę studentów PW wypełnia wnioskodawca. W przypadku realizacji projektów masowych jest to liczba orientacyjna. UWAGA: osoby niebędące studentami PW, studenci studiów doktoranckich lub pracownicy naukowo-dydaktyczni PW (np. opiekun Koła Naukowego) nie są uprawnieni do otrzymania dofinansowania z FKW, którym dysponuje SSPW. Liczbę wszystkich uczestników wypełnia wnioskodawca. Jest to liczba wszystkich osób biorących udział w przedsięwzięciu. Miejsce realizacji projektu wypełnia wnioskodawca. W przypadku kilku miejsc docelowych (np. na wyjeździe naukowym) naleŝy wpisać największe odwiedzane miejsca realizacji projektu. Poparcie dla projektu wypełnia wnioskodawca. Wypełnienie tego pola oznacza, Ŝe osoba popierająca projekt wspomaga go finansowo. Osobodzień jest generowany automatycznie przez system na podstawie wypełnionej tabeli Źródła finansowania. Oznacza całkowite przyznane dofinansowanie w ramach FKW (pula Komisji + pula subkonta jednostki) na jednego studenta PW w trakcie jednego dnia realizacji projektu. Osobodzień jest generowany automatycznie przez system na podstawie wypełnionej tabeli Źródła finansowania. Oznacza całkowite przyznane dofinansowanie w ramach FKW z puli Komisji Dydaktycznej na jednego studenta PW w trakcie jednego dnia realizacji projektu. Zaznacza wnioskodawca. Lista uczestników oznacza listę studentów PW korzystających z dofinansowania, jest przewidziana w szczególności dla projektów: wyjazdy naukowe, na targi, konferencje, na seminaria, na konkursy o charakterze naukowo- dydaktycznym, na zawody konstruktorskie, realizacja projektów naukowych, udziału w: pikniku naukowym, targach, i inne. Zaznacza wnioskodawca. Oznacza Ŝe projekt była realizowany wcześniej, co najmniej jednokrotnie. Zaznacza wnioskodawca. Preliminarz jest składany przez jednostkę pod koniec kaŝdego roku. Projekty umieszczone w preliminarzu traktowane są priorytetowo oraz przyznawane są w nich większe kwoty dofinansowania. Strona z 5
4 Wniosek o delegację za granicę drukuje wnioskodawca i składa wypełniony w biurze SSPW, przy podpisywaniu wniosku. UWAGA: wniosek o delegację za granicę jest podstawą przyznania dofinansowania przy wyjazdach zagranicznych. NaleŜy go dołączyć do wniosku w trakcie jego podpisywania biurze SSPW (p.65, GG). Sposób wypełniania wniosku o delegację za granicę: (przykład zostanie pokazany po zweryfikowaniu ustaleń z BSS) Rodzaj projektu zaznacza wnioskodawca. Z listy rozwijanej dla projektów dofinansowywanych z puli Komisji Dydaktycznej zostały przeznaczone następujące rodzaje projektów: dydaktyka, inne, konferencja, konkurs, piknik naukowy, projekt naukowy, promocja, seminarium, szkolenie, targi, warsztat, wyjazd naukowy, środki trwałe lub niskocenne, zawody konstruktorskie. UWAGA: materiały biurowe nie mogą zostać dofinansowane w trybie wnioskowania opisanym w instrukcji. Są one dofinansowywane w ramach przetargu organizowanego przez Samorząd Studentów Politechniki Warszawskiej dla wszystkich jednostek. Aby jednostka mogła otrzymać materiały biurowe musi w terminie zgłaszania zapotrzebowania na materiały biurowe, przekazać informacje o zapotrzebowaniu. Termin zgłaszania zapotrzebowania jest podawany odpowiednio wcześnie.. Koszty projektu: 4 (Pula KD) 5. Koszty muszą być planowane w sposób celowy, uzasadniony merytorycznie i oszczędny. Koszty projektu wypełnia wnioskodawca. Muszą być to wszystkie koszty, które będą poniesione w ramach realizacji przedsięwzięcia. Kosztorys jest podstawą przyznania dofinansowania w świetle. pkt 6 Zasad przyznawania dofinansowania z puli Komisji Dydaktycznej Samorządu Studentów PW. Strona z 5
4 5 Nazwa kosztu musi zostać określona w miarę moŝliwości precyzyjnie. NaleŜy wskazać równieŝ sposób obliczenia pełnego kosztu. Ilość odnosi się do liczby jednostkowych kosztów poniesionych w ramach projektu np. 6 osób x 7 noclegów =. Cena oznacza wydatkowany koszt jednostkowy np. dla kosztu nr oznacza to cenę jednego noclegu dla jednego uczestnika. We wniosku naleŝy wskazać rodzaj wydatku finansowany z FKW. 4. Źródła finansowania: 4 Rodzaj puli, z której przyznane jest dofinansowanie oraz wysokość dofinansowanie wpisuje wnioskodawca zgodnie z kwotą ustaloną za pomocą Załącznika nr a i b do Uchwały Komisji Dydaktycznej w sprawie Zasad przyznawania dofinansowania z puli Komisji Dydaktycznej Samorządu Studentów PW. Rodzaj subkonta, z którego pobierane są środki oraz wysokość dofinansowania wpisuje wnioskodawca zgodnie z ilością środków na subkoncie. Subkonto jednostki- są to środki przeznaczone w ramach puli Komisji dla danej jednostki. UWAGA: obowiązkiem dysponentów jest sprawdzenie czy wpisana kwota moŝe być pokryta ze środków z subkonta. Inne środki uzupełnia wnioskodawca. UWAGA: obowiązuje kulturalne nazewnictwo- Dziekan ani Rektor nie jest środkiem: Strona 4 z 5
4 Razem- suma źródeł finansowania musi być równa sumie kosztów poniesionych w ramach organizacji przedsięwzięcia. 5. Zaliczka: Odbiorcą zaliczki nie musi być wnioskodawca, musi to być jednak osoba zarejestrowana w systemie wniosków i rozliczeń ew. Dane są generowane automatycznie po uŝyciu funkcji Wstaw moje dane, w przypadku innego zaliczkobiorcy niŝ wnioskodawca dane te naleŝy wpisać. UWAGA:, jeśli któryś z kosztów wymaga przedpłaty, zamiast pobierać zaliczkę moŝna zwrócić się do Przewodniczącego Komisji o zapłacenie danego kosztu za pomocą polecenia przelewu (np. opłata konferencyjna). Aby przewodniczący mógł wystawić polecenie przelewu naleŝy dostarczyć Fakturę Pro Forma, którą wystawia Podmiot Zewnętrzny, oraz uzasadnienie merytoryczne wraz podpisem wnioskodawcy. Po zakończeniu przedsięwzięci naleŝy dostarczyć oryginał Faktury VAT do faktury Pro Forma. Jeśli w systemie pojawi się taki znaczek, wtedy naleŝy skontaktować się z BSS, (np. w celu ustalenia formy wypłaty zaliczki). BSS mieści się w Gmachu Biurowym, ul. Noakowskiego 8/0, kl. A, piętro, pok. 0, tel. wew.: (0 ) 4 + wew: 640. 6. Uzasadnienie merytoryczne: Uzasadnienie merytoryczne moŝe zostać przesłane w formie elektronicznego załącznika do wniosku. Strona 5 z 5
Uzasadnienie merytoryczne wpisane w odpowiednie pole lub dołączone do wniosku w formie załącznika, jest podstawą akceptacji wniosku. 7. ZłoŜenie wniosku: Wniosek przed złoŝeniem moŝna wcześniej wypełnić i zapisać. Przewodniczący Komisji nie otrzyma wtedy informacji o stworzeniu wniosku. Wniosek zostaje złoŝony do akceptacji. UWAGA: zanim wniosek trafi do Przewodniczącego Komisji, musi zostać zaakceptowany przez dysponenta jednostki. Po zaakceptowaniu wniosku przez dysponenta wniosek jest akceptowany przez Przewodniczącego. Dysponent jednostki- jest osoba, której administrator systemu ew nadał prawo do akceptowania wniosków oraz kontrolowania wydatków w ramach danej jednostki. UWAGA: wniosku nie moŝna złoŝyć, jeśli suma źródeł finansowania nie jest równa sumie kosztów, wtedy naleŝy wprowadzić odpowiednie poprawki. Po zapisaniu wniosku i przed złoŝeniem go do akceptacji wniosek moŝna wycofać. 8. Po złoŝeniu wniosku: 8.. Wniosek jest akceptowany przez dysponenta jednostki, a następnie przez Przewodniczącego Komisji. 8.. W przypadku wnioskowania do kilku pul jednocześnie, wniosek musi zostać zaakceptowany przez dysponentów wszystkich pul. 8.. Po akceptacji wniosek zostaje wydrukowany. 8.4. Po wydruku wniosku wnioskodawca jest zobowiązany podpisać wniosek w biurze SSPW, Gmach Główny- Pl. Politechniki, p.65. UWAGA: wniosek nie zostanie podpisany przez Przewodniczącego do czasu podpisania przez wnioskodawcę. UWAGA: Do wniosków na środki trwałe i niskocenne oraz materiay promocyjne (np. smycze) naleŝy dołączyć specyfikację. Specyfikacja jest ot zestawienie wyszukanych ofert, oraz ma za zadanie udokumentować celowość i oszczędność wydatku. UWAGA: W przypadku wyjazdów zagranicznych, do wniosku w trakcie podpisu naleŝy dołączyć wniosek o delegację zagranicę. 8.5. Po złoŝeniu podpisu przez wnioskodawcę, wniosek podpisuje Przewodniczący Komisji, a następnie przekazuje do BSS. UWAGA: procedura przyjęcia wniosku w BSS trwa od jednego do kilku dni, w związku z tym aby otrzymać zaliczkę wnioskodawca jest zobowiązany podpisać wniosek co najmniej na 7dni przed rozpoczęciem projektu. Realizacja przedsięwzięcia. W trakcie realizacji przedsięwzięcia naleŝy dokumentować realizację wszystkich kosztów projektu za pomocą: biletów przejazdu PKP i PKS, biletów wstępu na targi, Strona 6 z 5
do fabryk, firm i in. (UWAGA:, jeśli na bilecie nie ma podanej jego ceny, naleŝy zachować równieŝ paragon zakupu biletów.), Faktur za nocleg, transport, materiały niskocenne, opłatę konferencyjną i in. oraz polisę ubezpieczeniową. Dane do faktury i polisy ubezpieczeniowej: Politechnika Warszawska Samorząd Studentów Pl. Politechniki 00-66 Warszawa NIP: 55-000-58-4 Regon: 00000554. NaleŜy wypełnić załącznik nr 5 do wniosku, jeśli w trakcie realizacji projektu wymagana jest lista uczestników. Lista uczestników obowiązuje tylko studentów PW. UWAGA: Z5 moŝna wydrukować z systemu ew. Z5 jest wymagany dla projektów wyjazdowych i naukowych.. NaleŜy dokumentować realizację przedsięwzięcia (np. fotografie). UWAGA: do rozliczenia naleŝy dołączyć zdjęcie uczestników przedsięwzięcia. Rozliczenie. Wniosek naleŝy rozliczyć w ciągu 4 dni od dnia zakończenia realizacji przedsięwzięcia. Nie rozliczenie sie z pobranej zaliczki w ciągu 4 dni od dnia zakończenia projektu powoduje konieczność zwrotu bądź utratę przyznanych środków.. Organizator i projekt: 4 5 6 Strona 7 z 5
Dane odnośnie organizatora i projektu generowane są automatycznie przez system elektroniczny. 4 5 6 Ilość dni, liczba studentów PW oraz liczba uczestników są generowane automatycznie, ale w przypadku jakichkowleiek zmian w porównaniu do złoŝonego wniosku moŝna edytować te pola.. W przypadku zmniejszenia liczby uczestników - studentów PW, krótszego czasu trwania lub niewykonania programu przedsięwzięcia naleŝy poinformować Przewodniczącego Komisji o zaistniałych w stosunku do wniosku rozbieŝnościach. Przewodniczący zadecyduje czy stawka dofinansowania ulegnie zmianie. 4. Kosztorys wstępny: Kosztorys wstępny jest generowany automatycznie na podstawie wniosku. 5. Rozliczenie wydatków: 4 5 6 7 Strona 8 z 5
Wydatki- muszą to być wszystkie wydatki poniesione w trakcie realizacji projektu. Wstawiając wydatek naleŝy podać jego nazwę, datę, typ i numer dokumentu potwierdzającego wydatek, NIP podmiotu wystawiającego dokument, oraz kwotę. Wszystkie te dane naleŝy podać zarówno dla wydatków, których realizację potwierdzamy dołączonym oryginałem, jaki tych niepotwierdzanych. 8 9 0 4 Nazwa wydatku- jest to nazwa, która została umieszczona na dokumencie poświadczającym dany wydatek. Data wydatku- jest to data wystawienia dokumentu poświadczającego dany wydatek (np. data zakupu biletu, wystawienia faktury). Typ dokumentu potwierdzającego wydatek- do wyboru z listy rozwijanej są następujące typy: Faktura VAT- ten typ dokumentu stosowany jest dla wydatków, które zostały zapłacone przez wnioskodawcę przy realizacji usługi, jest to Faktura VAT gotówkowa, Faktura VAT- przelew PW- ten typ dokumentu jest stosowany dla wydatków, w których Faktura VAT została wystawiona przez jednostkę organizacyjną PW, Faktura VAT- przelew- ten typ dokumentu stosowany jest dla wydatków, dla których została wystawiona Faktura VAT bezgotówkowa, Faktura do Pro Formy- jest to typ dokumenty w przypadku zapłaty za wydatek poleceniem przelewu, Bilet- wstępu na targi, przejazdu PKP lub PKS i in., UWAGA: w przypadku duŝej liczby uczestników naleŝy dokonywać zakupu biletów grupowych. Strona 9 z 5
5 6 7 8 9 0 Ryczałt- ten typ dokumentu jest stosowany dla wydatków, których udokumentowanie jest utrudnione. UWAGA: Wydatki których udokumentowanie jest utrudnione to wydatki potwierdzone paragonem- poniewaŝ paragon nie jest podstawą rozliczenia. W wydatku ryczałt nie zostaje dołączony oryginał. Nota księgowa- ten typ dokumentu jest stosowany dla wydatków, w których usługa została wykonana przez PW, ale nie została wystawiona faktura. Notę księgową wystawiają instytucje PW dla innych jednostek PW. Polisa- ten typ dokumentu jest stosowany dla polis ubezpieczeniowych. UWAGA: przy płatności przelewem lub kartą razem z oryginałem faktury naleŝy dostarczyć potwierdzenie zapłaty (wykonanie przelewu). UWAGA: jeśli Faktura VAT została wystawiona na kilka kosztów, wpisując wydatki wpisujemy tylko wydatek, jakim było zapłacenie całej faktury i nie rozgraniczamy kosztów. Numer wydatku- to numer identyfikacyjny dokumentu potwierdzającego wydatek (nr faktury, biletu, polisy). NIP- naleŝy wpisać NIP podmiotu zewnętrznego wystawiającego dokument potwierdzający wydatek. Kwota wydatku to całkowita kwota wydatku, która jest wpisana na potwierdzającym go dokumencie. UWAGA: waŝna jest całkowita kwota wpisana na dokumencie potwierdzającym wydatek, nie moŝna jej pomniejszać lub powiększać o części groszowe wydatku, np. 000,00 zł 000,0 zł. Dołączam oryginał- to pole przeznaczone dla wydatków, które są finansowane z FKW. Wszystkie wydatki finansowane z FKW muszą być potwierdzane dokumentem potwierdzającym wydatek na kwotę równą lub wyŝszą przyznanemu dofinansowaniu z Puli Komisji oraz ze środków pobieranych z subkonta jednostki. UWAGA: Kwota wydatków nie moŝe być mniejsza niŝ wysokość dofinansowania nawet dla części groszowych wydatku, np. kwota dofinansowania 000,00 zł, kwota dołączonych oryginałów 999,99 zł, jest równoznaczne ze obowiązkiem zwrócenia 0.0 zł zaliczki, lub przyznaniu pomniejszonego o 0.0 zł dofinansowania. Razem- orientacyjna kwota kosztorysu we wniosku powinna być jak najbardziej zbliŝona do kwoty rozliczenia. Razem z dołączonymi oryginałami- kwota dołączonych oryginałów dokumentów potwierdzających wydatek. Strona 0 z 5
6. Źródła finansowania: 4 4 Wszystkie pola w źródłach finansowania są generowane automatycznie, ale w przypadku jakichkowleiek zmian w porównaniu do złoŝonego wniosku moŝna edytować te pola. Środki z Puli Komisji mogą zostać pomniejszone, jeśli wystąpiły dysproporcje pomiędzy realizacją projektu a treścią wniosku. W takim przypadku kwotę dofinansowania naleŝy ustalić z Przewodniczącym Komisji. Kwota pobierana z subkonta zaleŝy od wnioskodawcy, nawet, jeśli wystąpiły dysproporcje pomiędzy realizacją projektu a treścią wniosku. Najkorzystniej jest zmniejszyć składkę studentów, jeśli zostały zmniejszone koszty całego projektu. 7. Sprawozdanie merytoryczne: Sprawozdanie merytoryczne jest podstawą akceptacji rozliczenia. Powinno zawierać treściwy opis zadań z kaŝdego dnia przedsięwzięcia, opis realizacji zamierzonego celu i jakie korzyści przyniosło dane przedsięwzięcie szerszej grupie studentów. Strona z 5
W przypadku dysproporcji pomiędzy realizacją projektu a treścią wniosku naleŝy wyjaśnić przyczynę zaistniałej sytuacji. Sprawozdanie merytoryczne moŝe zostać równieŝ przedstawione za pomocą załącznika, w sprawozdaniu merytorycznym naleŝy równieŝ zamieścić zdjęcie uczestników przedsięwzięcia. 8. ZłoŜenie rozliczenia: Zanim rozliczenie zostanie zapisane naleŝy je ponownie sprawdzić, aby uniknąć jakichkolwiek błędów. 9. Po złoŝeniu rozliczenia 9.. Rozliczenie jest akceptowane przez dysponenta jednostki, a następnie przez Przewodniczącego Komisji. 9.. W przypadku wnioskowania do kilku pul jednocześnie, wniosek musi zostać zaakceptowany przez dysponentów wszystkich pul. 9.. Po akceptacji rozliczenie zostaje wydrukowane. 9.4. Po wydruku rozliczenia wnioskodawca jest zobowiązany podpisać wniosek w biurze SSPW, Gmach Główny- Pl. Politechniki, p.65; a takŝe dołączyć wszystkie dokumenty potwierdzające wydatek. UWAGA: rozliczenie nie zostanie podpisane przez Przewodniczącego do czasu podpisania przez wnioskodawcę. 9.5. Po złoŝeniu podpisu przez wnioskodawcę, wniosek podpisuje Przewodniczący Komisji, a następnie przekazuje do BSS. 0. Przygotowanie dokumentów potwierdzających wydatek do złoŝenia w biurze SSPW: 0.. Wszystkie wydatki które mają być rozliczone muszą być potwierdzone Fakturą VAT gotówkową lub bezgotówkową w obrębie i poza PW, biletem na przejazd PKP lub PKS, lub polisą ubezpieczeniową. 0.. Jeśli dokumentem potwierdzającym wydatek jest Faktura VAT, musi ona zostać wystawiona na następujące dane nabywcy: Politechnika Warszawska Samorząd Studentów Pl. Politechniki 00-66 Warszawa NIP: 55-000-58-4 Regon: 00000554 W danych nabywcy nie mogą znaleźć się Ŝadne dane osobowe osób dokonujących zakupu. Politechnika Warszawska-Zbigniew Samorządowiec Samorząd Studentów Pl. Politechniki 00-66 Warszawa NIP: 55-000-58-4 Regon: 00000554 Strona z 5
Taki błąd spowoduje, Ŝe faktura będzie musiała zostać skorygowana. 0.. Podstawą do rozliczenia dofinansowania z puli Komisji Dydaktycznej jest: w przypadku organizacji konferencji, seminariów, warsztatów- Faktura VAT za wynajęcie sali do przeprowadzenia w/w przedsięwzięć, materiały promocyjne (koszulki, smycze, plakaty, banery), abstrakty, dekorację, usługa dowozu członków konferencji, seminarium, warsztatu do miejsca realizacji przedsięwzięcia, polisa ubezpieczeniowa. w przypadku wyjazdów naukowych, na targi- Faktura VAT za transport, nocleg, materiały promocyjne (koszulki, smycze, plakaty, banery), bilety za transport PKS lub PKP, bilety wstępu na targi, do fabryk, polisa ubezpieczeniowa. w przypadku wyjazdów na konkursy o charakterze naukowo- dydaktycznym, zawody konstruktorskie- Faktura VAT za transport uczestników lub urządzeń konstruktorskich, nocleg, materiały konstruktorskie, materiały promocyjne (koszulki, smycze, plakaty, banery), bilety za transport PKS lub PKP, opłata organizacyjna, polisa ubezpieczeniowa w przypadku wyjazdów na konferencje, seminaria- Faktura VAT za transport, nocleg, materiały promocyjne (koszulki, smycze, plakaty, banery), bilety za transport PKS lub PKP, opłata konferencyjna/ seminaryjna, polisa ubezpieczeniowa. w przypadku realizacji projektów naukowych- Faktura VAT za materiały konstruktorskie, dowóz zamówienia. w przypadku szkoleń wewnętrznych członków Kół Naukowych nieposiadających budŝetu w ramach FKW- Faktura VAT za wynajęcie sali szkoleniowej, materiały promocyjne (koszulki, smycze), transport, nocleg, bilety za transport PKS lub PKP, polisa ubezpieczeniowa. w przypadku organizacji stoiska na pikniku naukowym, targów- Faktura VAT za wynajęcie stoiska, transport uczestników lub prezentowanych urządzeń, materiały promocyjne (koszulki, smycze, plakaty, banery). w przypadku zakupu środków trwałych lub niskocennych związanych z prawidłowym funkcjonowaniem Kół Naukowych- Faktura VAT za zakup środków trwałych lub niskocennych. w przypadku innych projektów- dowolna kombinacja w/w wymienionych kosztów. 0.4. Podstawą rozliczenia dofinansowania z puli Komisji Dydaktycznej nie jest: Paragon za jakikolwiek wydatek, Faktura VAT za: wyŝywienie, catering, przerwy kawowe, napoje, materiały biurowe, upominki okolicznościowe (np. kwiaty), wyroby alkoholowe, artykuły higieny osobistej (np. chusteczki higieniczne). Bilet transportu miejskiego. 0.5. KaŜdą fakturę, którą przynosisz do Biura Samorządu, naleŝy odpowiednio opisać. Opis naleŝy umieścić na odwrocie faktury, poczynając od lewego górnego rogu. Bilety i inne faktury mniejsze niŝ A5 muszą zostać przymocowane do kartki A4, gdzie z tyłu kartki zostanie umieszczony opis. 0.6. Dokument potwierdzający wydatek jest poprawnie opisany jeśli: opisany jest czarnym lub niebieskim długopisem, Strona z 5
UWAGA: do opisu dokumentu nie moŝna uŝywać kolorowych długopisów, kredek, ołówka. w opisie nie są uŝywane skróty, zawiera informacje: numer Faktury VAT/ biletu/ polisy, za jaką usługę został wystawiony dokument, jaka jest data i nazwa przedsięwzięcia, gdzie był realizowany projekt, dla kogo był realizowany projekt (ze szczególnym uwzględnieniem dla studentów PW ), imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej za rozliczenie, datę złoŝenia oryginału faktury i podpis osoby odpowiedzialnej za rozliczenie. UWAGA: jeśli dokument potwierdzający wydatek został wystawiony w walucie zagranicznej w opisie naleŝy jeszcze umieścić: przeliczenie kwoty na dokumencie na polską walutę. Do przeliczenia obowiązuje kurs waluty z dnia poprzedzającego wystawienie dokumentu. Kursy walut dostępne są w systemie ew. Przykład poprawnie opisanego dokumentu potwierdzającego wydatek: Faktura VAT krajowa: Faktura VAT nr /VBKI/009 za transport studentów Politechniki Warszawskiej w trakcie wyjazdu naukowego do Torunia Członków Koła Naukowego Samorządowców Politechniki Warszawskiej. Zbigniew Samorządowiec Warszawa, 0.08.009 Faktura VAT zagraniczna: Faktura VAT nr /VBKI/009 za transport studentów Politechniki Warszawskiej w trakcie wyjazdu naukowego do Berlina Członków Koła Naukowego Samorządowców Politechniki Warszawskiej. Kurs waluty z dnia poprzedzającego wystawienie faktury: 4.08.009-4.7 zł. 4.7 zł x 500 euro = 85,6 zł Zbigniew Samorządowiec Warszawa, 0.08.009 Bilet Bilet grupowy PKP nr 8849/009 za transport 5 studentów Politechniki Warszawskiej na trasie Warszawa- Toruń- Warszawa w trakcie wyjazdu naukowego do Torunia Członków Koła Naukowego Samorządowców Politechniki Warszawskiej. Zbigniew Samorządowiec Warszawa, 0.08.009 Strona 4 z 5
0.7. W przypadku zakupu środków trwałych lub niskocennych jednostka jest zobowiązana wpisać zakup na stan pomieszczenia jednostki. Zakup środków trwałych wymaga zgody Przewodniczącego Komisji Finansowo- Gospodarczej. Zakupu środków trwałych mogą dokonywać tylko jednostki posiadające do dyspozycji pomieszczenia na terenie PW. W wyjątkowych sytuacjach Przewodniczący KFG moŝe odstąpić od tego wymogu. Po złoŝeniu rozliczenia i dostarczeniu faktur, faktury za środki trwałe są opisywane, pieczętowane i podpisywane przez Przewodniczących KD (jeśli środki pochodzą z puli KD) i KFG. Następnie faktura zostaje przekazana do Biura Prorektora ds. Studenckich. W Biurze faktura zostaje podpisane przez właściwego Prorektora. Podpisaną fakturę naleŝy odebrać i zanieść do księgowości/administracji budynku, w którym siedzibę ma dana jednostka. Pracownik księgowości wpisuje sprzęt na stan budynku, nadaje mu numer i zaznacza to na fakturze. Tak przygotowaną fakturę naleŝy przekazać do BSS. Nowo zakupiony sprzęt musi zostać wpisany do rejestru sprzętu w systemie ew (ma do niego dostęp dysponent jednostki). UWAGA: w przypadku Faktur gotówkowych lub bezgotówkowych wraz z opisanym oryginałem Faktury naleŝy dostarczyć potwierdzenie zapłaty lub przelewu. UWAGA: w przypadku Faktur za materiały promocyjne (smycze, koszulki) wraz z oryginałem Faktury naleŝy jeszcze dostarczyć specyfikację zawierającą zestawienie wyszukanych ofert potwierdzające wybranie najkorzystniejszej oferty.. Jeśli w projekcie wymagany jest zwrot zaliczki naleŝy skontaktować się z BSS, tam zostaną przekazane wszystkie instrukcje odnośnie zwrotu zaliczki. Strona 5 z 5