STOWARZYSZENIE URZĘDNIKÓW STANU CYWILNEGO RP Zarząd Główny ul. Stary Rynek 1. 65-067 Zielona Góra tel./faks + 48 68 324 77 81 Zielona Góra, 14 grudnia 2015 r. SUSC.ZG.35.2015 Pani Karolina Grenda Dyrektor Departamentu Spraw Obywatelskich w MSWiA Warszawa Szanowna Pani Dyrektor, W nawiązaniu do poprzedniej korespondencji, ale także notatki ze spotkania, które miało miejsce w dniu 9 listopada br., przekazuję poniżej uwagi dotyczące działania aplikacji ŹRÓDŁO oraz postulowane zmiany legislacyjne, które usprawniłyby pracę urzędów stanu cywilnego. Jednocześnie pragnę wskazać, iż większość uwag do aplikacji ŹRÓDŁO jakie Zarząd Główny przesłał w lutym br. pozostaje aktualna, szczególnie w zakresie ergonomii pracy aplikacji. Dla przypomnienia przesyłam omawiany dokument ponownie. Najważniejsze zmiany legislacyjne: - dopuszczenie do obrotu prawnego odpisów drukowanych ze starych baz USC na formularzach, o których mówi ustawa (np. z dokumentu *.pdf generowanego przez PB_USC lub AA_USC), - możliwość upoważnienia pracowników i nadania im uprawnień do podpisywania migrowanych aktów, - zniesienie obowiązków migracji aktów sporządzonych na podstawie art. 145 PASC w okresie od 1.03 do 31.08.2015, - dodanie kierownikowi USC kompetencji w zakresie unieważniania aktów stanu cywilnego przeniesionych do rejestru stanu cywilnego, a także trwałego usuwania błędnie sporządzonych wzmianek, www.susc.pl
- przywrócenie obowiązku przesyłania decyzji dotyczących zmian imion i nazwisk w formie nie tylko elektronicznej, ale także papierowej (organ wydający decyzję nie będzie musiał jej przechowywać, a zasilą one papierowe akta zbiorowe), - zniesienie obowiązku przekazania ksiąg małżeństw i zgonów powyżej 80-letniego okresu przechowywania do AP, poprzez przywrócenie 100 letniego okresu przechowywania dla wszystkich rodzajów zdarzeń, - zniesienie obowiązku usuwania niezgodności w rejestrze PESEL przez kierownika USC, ze wskazaniem na organy ewidencji ludności. Proponowane zmiany o charakterze technicznym: - odblokowanie wyszarzenia aktów ze wzmianką, - umożliwienie seryjnego druku odpisów, - zmniejszenie objętości druków poprzez zmiany graficzne, tak aby np. odpis zupełny aktu małżeństwa po transkrypcji z uzupełnieniem nie drukował się na trzech formularzach, - dodanie nowych oświadczeń dla uznania zarodka w rejestrze uznań, - stworzenie możliwości zaciągania danych do formularzy z aktów zmigrowanych do BUSC (np. możliwość zasilenia danych rodziców do projektu AU z AM albo danych nupturientów do zapewnienia i/lub projektu AM z aktów urodzeń, danych do protokołu AZ z AU czy AM, itp.) - dostosowanie treści decyzji generowanych w ŹRÓDLE do ogólnych zasad tworzenia decyzji (odejście od ozdobników) oraz KPA (właściwe podstawy prawne), bądź zlikwidowanie tych wzorców, w BUSC powinny znajdować się tylko wzory dokumentów określone w rozporządzeniu, - poprawienie funkcjonalności (wiarygodności) wyświetlanych podglądów odpisów skróconych np. wzmianka o rozwodzie nie jest widoczna dla kierownika w polu adnotacje w odpisie skróconym małżeństwa, a w przypadku transkrypcji w tym samym polu pokazuje się podstawa prawna utworzenia aktu, - umożliwienie jednoczesnej pracy na dwóch oknach (np. BUSC i PESEL), co byłoby przydatne podczas rejestracji zdarzeń z zakresu stanu cywilnego, np. przy sporządzaniu protokołu zgonu, protokołu uznaniu ojcostwa. Postulat nabiera szczególnego znaczenia w aspekcie zapisu art. 21 ust. 2 Prawa o aktach stanu cywilnego, który mówi, że Dokonując czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego, kierownik urzędu stanu cywilnego, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, dokonuje sprawdzenia danych zawartych w PESEL, 2
- dodanie wzmianki informacyjnej nie mającej wpływu na treść aktu, np. sprostowanie treści wzmianki o rozwodzie (błędna sygnatura) oraz dwóch oddzielnych wzmianek dla zaprzeczenia ojcostwa i danych kryjących, - dodanie wzmianki zmieniającej status aktu na jawny w przypadku rozwiązania przysposobienia i unieważnienia nowego (drugiego) aktu więc i potrzeby odtajnienia pierwotnego aktu obecnie brak takich możliwości co powoduje wiele problemów dla USC i interesantów, - poprawienie działania wzmianek dedykowanych, np. zmiana imion mylące wpisy brak zmiany, - umożliwienie wyszukania aktu zgonu NN w BUSC, - likwidacja numerów PESEL rodziców w akcie, - automatyczne krzyżowe dodawanie przypisków (tak aby np. przy dodawaniu przypisku o zawarciu małżeństwa do AU, do AM automatycznie generował się przypisek o AU; tak jak jest przy sporządzaniu aktów zgonu. - zmiana treści przypisków na wzór aktów dotychczasowych, bez podawania który USC naniósł przypisek. Dziś automatycznie generujące się przypiski są nieczytelne. Wystarczający byłby przypisek wg. schematu: Urodzony(a) zawarł(a) małżeństwo z. dnia..., w... Oznaczenie aktu. USC. - stworzenie w sekcji dane migrowania dodatkowego pola autor projektu widocznego jedynie do czasu podpisania aktu, - stworzenie pola uwagi do autora projektu aktywnego do czasu podpisania aktu po użyciu akcji do poprawy, - przy akceptacji przez kierownika USC projektu zmigrowanego aktu, w prawym górnym rogu nie wyświetla się numer księgi wybrany przez pracownika. Opcja nieaktywna. Brak możliwości sprawdzenia czy księga została poprawnie wybrana, - stworzenie mechanizmu sygnalizacji o nowym projekcie o statusie do akceptacji w projektach oraz w zleceniach, - automatyczne wypełnianie pól stan cywilny w AU po płci oraz kraju urodzenia POLSKA w aktach z miejscem urodzenia w Polsce (po słowniku miejscowości TERYT) - dodanie linku do wydania zaświadczenia o zameldowaniu noworodka bezpośrednio po sporządzeniu aktu (nadal możliwe jest jedynie wydanie tego zaświadczenia jedynie z poziomu rejestru PESEL, do czego naszym zdaniem kierownik USC nie ma umocowania), - usunięcie losowo występującego błędu gdy po naciśnięciu akcji zaakceptuj na projekcie aktu, system pokazuje podgląd aktu, który jest pusty, - skorelowanie daty sporządzenia aktu migrowanego z rocznikiem księgi (komunikat z dodatkowym pytaniem: czy na pewno rocznik księgi jest właściwy? 3
tylko w przypadku różnicy zapisów, ale z utrzymaniem możliwości wpisania aktu, np. z rocznika 1919 do księgi z 1932 co ma duże znaczenie przy migracji ksiąg parafialnych w tym zabużańskich lub w prozaicznej sytuacji, gdy akt sporządzony na początku roku dokumentuje zdarzenie z roku poprzedniego), co pozwoliłoby na uniknięcie późniejszego unieważniania aktów niewłaściwie przypisanych do księgi, dodatkowo stworzenie możliwości przeniesienia aktu do innej księgi z poziomu kierownika USC, - w opisie ostatnich zmian w komponencie BUSC znalazł się zapis: Poprawiono ekran startowy 'Modułu Zleceń'. Dla obu zakładek ('Moje zlecenia' i 'Zlecenia całego urzędu') domyślnie wyświetlane są zlecenia o statusie 'Nowe'. Dodana została informacja o całościowej liczbie zleceń wyznaczonej przez wybrany filtr oraz w tabelce imię i nazwisko właściciela zlecenia. Oczekujemy tej modyfikacji także w module BUSC, - dodanie możliwości usunięcia przez kierownika USC utworzonych, a niezaakceptowanych, protokołów zgłoszenia urodzenia, małżeństwa, zgonów, - usunięcie błędu technicznego występującego przy usuwaniu z kalendarza danych dot. urodzenia dziecka martwego, - przy przyjmowaniu oświadczeń, np. o powrocie do nazwiska, utworzenie możliwości automatycznego przejścia do wygenerowania projektu wzmianki przy danym akcie małżeństwa (powyższa opcja została stworzona przy uznaniu ojcostwa dziecka, dla którego akt jest już sporządzony w ŹRÓDLE). System powinien podpowiadać czy chcesz dodać wzmiankę (jeżeli akt znajduje się w naszym urzędzie) lub czy chcesz wysłać zlecenie (gdy akt sporządził inny USC), - stworzenie opcji automatycznej aktualizacji danych PESEL po naniesieniu wzmianki do danego aktu, - usunięcie błędów powstałych przy automatycznym wygenerowaniu protokołu uznania ojcostwa - nie zaciągają się dane dot. dziecka, - w przypadku zastosowania art. 61 ust. 2 a.s.c., do projektu aktu urodzenia nie przenoszą się, wpisane do protokołu urodzenia dane kryjące ojca, - do wzorca wzmianki o sprostowaniu lub uzupełnieniu aktu dodać podstawę prawną, - należy na bieżąco aktualizować podstawę prawną we wszystkich wzorcach (wzmianki, adnotacje dot. opłaty skarbowej). Dla przykładu: tekst jednolity ustawy o opłacie skarbowej wszedł w życie 11 czerwca 2015, a w systemie ciągle mamy ustawę z 2014, poz. 1628!), - w przypadku przyjmowania oświadczenia o uznaniu ojcostwa jednocześnie ze sporządzeniem aktu urodzenia dziecka, należałoby skorelować moduł uznania ojcostwa z kalendarzem urodzeń. Obecnie, gdy sporządzamy akt urodzenia poprzez moduł uznania, z kalendarza musimy ręcznie usunąć wpis, 4
- umożliwienie edycji przypisków dodanych do projektu aktu, bez konieczności ich usuwania i ponownego dodawania, - w zleceniu usunięcia niezgodności w PESEL w oknie szczegóły zlecenia umożliwić, poprzez hiperłącze, przechodzenie bezpośrednio do konkretnego rekordu w bazie PESEL. Obecnie musimy skopiować nr PESEL danej osoby ze zlecenia, a następnie poprzez moduł PESEL otworzyć właściwy rekord, - wyeliminowanie pojawiających się podwójnych projektów wzmianek dodatkowych, - brak możliwości podejrzenia aktu przed dodaniem wzmianki, co przy sytuacji z pkt powyżej, powoduje często stworzenie dwóch wzmianek dotyczących tej samej sprawy, - wyeliminowanie sporadycznego znikania danych dot. USC przechowującego księgę z sekcji dane migrowania, - stworzenie możliwości powrotu do poprzedniego okna przy wykonywaniu różnych operacji, tak aby np. kierownik USC, po podpisaniu aktu mógł wrócić ponownie do tego samego typu aktów w sekcji projekty (podobna uwaga do sekcji zlecenia), - poprawa ergonomii w sekcji zlecenia, szczególnie zlecenia migracji aktów - niejasny układ i oznaczenie kolorami, - brak jednoczesnej, automatycznej aktualizacji rejestru PESEL przy akceptacji aktu migrowanego kierownik musi osobno podpisywać aktualizację, co wydłuża łączny czas migracji aktu, - wyeliminowanie w rejestrze PESEL walidacji na PESEL drugiego małżonka (przy migracji aktu małżeństwa, jeśli w rejestrze PESEL, w sekcji dane stanu cywilnego jednego z małżonków brak nr PESEL małżonka, system nie aktualizuje nowego numeru aktu), - wyłączenie funkcji automatycznego wpisywania się treści przypisku o zgonie do adnotacji w odpisie skróconym aktu małżeństwa, - należy obniżyć nadruk tekstu na druku zaświadczenia, tak aby nie nakładał się na wzorzec druku Zaświadczenia o zamieszczeniu lub nie zamieszczeniu w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby. Ponadto niepotrzebnie powielany jest poprzez nadruk znaku godła i napisu Rzeczpospolita Polska. Wykładnia i sprawy organizacyjne: - konsultowanie większych zmian w aplikacji (takich jak ostatnia modyfikacja z 30.10. 2015 r.) z kilkoma największymi USC (np. Warszawa, Kraków, Łódź, Wrocław, Poznań) oraz Stowarzyszeniem Urzędników Stanu Cywilnego RP, poprzez testy wdrożeniowe, - ujednolicenie sposobu łączenia formularzy przy wieloarkuszowym odpisie, 5
- odejście od błędnej interpretacji ustawy, iż formularze odpisów i zaświadczeń są drukami ścisłego zarachowania (nadmierny formalizm), - poprawa gospodarki formularzami Wojewodowie dysponują zbyt małą liczbą formularzy, - zwiększenie ogólnej kwoty dotacji przeznaczonej na zadania zlecone. Z poważaniem P R E Z E S Zarządu Głównego Stowarzyszenia Urzędników Stanu Cywilnego RP (-) Tomasz Brzózka 6