Z A T W I E R D Z A M Załącznik nr 3 do Zarządzenia nr 108 Rektora UŚ z dnia 19 października 2016 r. REKTOR prof. dr hab. Andrzej Kowalczyk Dnia 19 października 2016 r. SPOSÓB I TRYB PRZETWARZANIA INFORMACJI NIEJAWNYCH O KLAUZULI POUFNE w podległych komórkach organizacyjnych W UNIWERSYTECIE ŚLĄSKIM W KATOWICACH Opracował: PEŁNOMOCNIK REKTORA DS. OCHRONY INFORMACJI NIEJAWNYCH mgr inż. Witold Cybulski
Wstęp... 3 Rozdział I... 3 Podstawa prawna.... 3 Rozdział II... 3 Założenia ogólne, definicje.... 3 Rozdział III... 4 Klasyfikowanie informacji niejawnych.... 4 Rozdział IV... 5 Bezpieczeństwo osobowe.... 5 Rozdział V... 6 Przetwarzanie materiałów poufnych w kancelarii niejawnej.... 6 Rozdział VI... 6 Obieg dokumentów.... 6 Rozdział VII... 7 Wytwarzanie i modyfikowanie materiałów poufnych.... 7 Rozdział VIII... 7 Kopiowanie materiałów poufnych.... 7 Rozdział IX... 8 Niszczenie materiałów niejawnych.... 8 Rozdział X... 9 Przechowywanie i zabezpieczenie materiałów poufnych.... 9 Rozdział XI... 9 Postępowanie wyjaśniające.... 9 Rozdział XII... 9 Odpowiedzialność za ujawnienie informacji niejawnych.... 9 Rozdział XIII... 9 Nadzór w zakresie ochrony informacji niejawnych.... 9 Rozdział XIV... 10 Postanowienia końcowe, uwagi.... 10 2
Wstęp Zgodnie art. 43. ust. 3 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz.U.2016.1167 - t.j.) w Uniwersytecie Śląskim w Katowicach opracowano Sposób i tryb przetwarzania informacji niejawnych o klauzuli Poufne w podległych komórkach organizacyjnych w Uniwersytecie Śląskim w Katowicach zwany dalej Instrukcją o poufnych. W Uniwersytecie Śląskim zgodnie z art. 43. ust. 5, UOIN została opracowana przez pełnomocnika rektora ds. ochrony informacji niejawnych (zwany dalej: pełnomocnik ochrony ) oraz zatwierdzona przez rektora i wprowadzona do użytku zarządzeniem rektora Instrukcja dotycząca sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych o klauzuli Zastrzeżone w podległych komórkach organizacyjnych oraz zakres i warunki stosowania środków bezpieczeństwa fizycznego w celu ich ochrony zwana dalej: Instrukcją o zastrzeżonych, która wraz z niniejszym dokumentem tworzy spójny system ochrony i zarządzania bezpieczeństwem materiałów zawierających informacje niejawne o klauzulach tajności Poufne i Zastrzeżone w Uczelni. W opracowaniu określono zasady przetwarzania informacji niejawnych o klauzuli tajności Poufne. Rozdział I Podstawa prawna. 1 1. Ustawa z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz.U.2016.1167 t.j.), zwanej dalej UOIN. 2. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 29 maja 2012 roku w sprawie środków bezpieczeństwa fizycznego stosowanych do zabezpieczania informacji niejawnych (Dz.U.2012.683). 3. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 2011 roku w sprawie sposobu oznaczania materiałów i umieszczania na nich klauzul tajności (Dz.U.2011.288.1692), zwane dalej: Rozporządzeniem1. 4. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 7 grudnia 2011 roku w sprawie nadawania, przyjmowania, przewożenia, wydawania i ochrony materiałów zawierających informacje niejawne (Dz.U.2011.271.1603), zwane dalej: Rozporządzeniem2. Rozdział II Założenia ogólne, definicje. 2 1. Materiały zawierające informacje niejawne o klauzuli Poufne nazywa się dalej: materiałami poufnymi i mogą występować w postaci dokumentów elektronicznych oraz dokumentów nieelektronicznych, jak również w postaci materiałów, o których mowa w 10. ust. 2, Rozporządzenia1. 3
2. Ochronie podlegają informacje niejawne oznaczone klauzulą tajności Poufne bez względu na nośnik na którym je utrwalono. 3. System obiegu materiałów poufnych ma zapewnić informację gdzie, poza Uczelnię, wysłano materiał poufny w związku z tym żaden materiał poufny nie może być przekazany poza jednostkę bez udziału kancelarii niejawnej. 4. Kancelaria niejawna przekazuje lub udostępnia materiały poufne uprawnionym wykonawcom z Uczelni przy czym: 1) przekazywanie materiału może odbywać się poza pomieszczenie zajmowane przez kancelarię niejawną za zgodą rektora i za pokwitowaniem w odpowiednim urządzeniu ewidencyjnym; 2) udostępnianie odbywa się w wydzielonym do tego celu pomieszczeniu kancelarii niejawnej; 5. Osoba przekazująca lub udostępniająca materiał poufny musi zażądać pokwitowania odbioru przez inną osobę w zarejestrowanym urządzeniu ewidencyjnym np. Dzienniku Ewidencyjnym, na oryginale lub innym egzemplarzu tego materiału. 6. Odpowiedzialność za otrzymany materiał lub informację niejawną ponosi wykonawca, który go/ją otrzymał. Wykonawca może, jeśli to wynika z jego kompetencji służbowych, udostępnić materiały poufne lub informacje niejawne o klauzuli Poufne osobom, z innej komórki organizacyjnej spełniającym ustawowe wymagania dostępu do informacji niejawnych. Przekazanie może się odbyć tylko za pośrednictwem kancelarii niejawnej. 7. Instrukcja obowiązuje od dnia zatwierdzenia do czasu wycofania jej z użytku. Rozdział III Klasyfikowanie informacji niejawnych. 3 1. Klasyfikacji informacji niejawnych do klauzuli tajności Poufne dokonuje się na podstawie art. 5, ust. 3 UOIN tj.: Informacjom niejawnym nadaje się klauzulę poufne, jeżeli ich nieuprawnione ujawnienie spowoduje szkodę dla Rzeczypospolitej Polskiej przez to, że: 1) utrudni prowadzenie bieżącej polityki zagranicznej Rzeczypospolitej Polskiej; 2) utrudni realizację przedsięwzięć obronnych lub negatywnie wpłynie na zdolność bojową Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej; 3) zakłóci porządek publiczny lub zagrozi bezpieczeństwu obywateli; 4) utrudni wykonywanie zadań służbom lub instytucjom odpowiedzialnym za ochronę bezpieczeństwa lub podstawowych interesów Rzeczypospolitej Polskiej; 5) utrudni wykonywanie zadań służbom lub instytucjom odpowiedzialnym za ochronę porządku publicznego, bezpieczeństwa obywateli lub ściganie sprawców przestępstw i przestępstw skarbowych oraz organom wymiaru sprawiedliwości; 6) zagrozi stabilności systemu finansowego Rzeczypospolitej Polskiej; 7) wpłynie niekorzystnie na funkcjonowanie gospodarki narodowej. 2. Nadawanie i zmiana klauzul tajności: 1) klauzulę tajności nadaje osoba, która jest uprawniona do podpisania dokumentu lub oznaczenia innego niż dokument materiału. Informacje niejawne podlegają 4
ochronie w sposób określony w UOIN do czasu zniesienia lub zmiany klauzuli tajności. Osoba, o której mowa może określić datę lub wydarzenie, po których nastąpi zniesienie lub zmiana klauzuli tajności; 2) osoba opracowująca (wykonawca techniczny) dokument stosuje się do wytycznych wykonawcy i może zaproponować nadanie odpowiedniej klauzuli tajności, wykonawca natomiast ma obowiązek sprawowania nadzoru nad utrwalaniem informacji niejawnych szczególnie nad zapewnieniem ich ochrony od początku ich utrwalania na nośniku; 3) zniesienie lub zmiana klauzuli tajności są możliwe wyłącznie po wyrażeniu pisemnej zgody przez osobę, która nadała klauzulę albo jej przełożonego w przypadku ustania lub zmiany ustawowych przesłanek ochrony; 4) po zniesieniu lub zmianie klauzuli tajności podejmuje się czynności polegające na naniesieniu odpowiednich zmian w oznaczeniu materiału i poinformowaniu o nich odbiorców. Odbiorcy materiału, którzy przekazali go kolejnym odbiorcom, są odpowiedzialni za poinformowanie ich o zniesieniu lub zmianie klauzuli tajności; 5) odbiorca materiału, w przypadku stwierdzenia zawyżenia lub zaniżenia klauzuli tajności, może zwrócić się do osoby, która ją nadała, albo przełożonego tej osoby z wnioskiem o dokonanie stosownej zmiany. W przypadku odmowy dokonania zmiany lub nieudzielenia odpowiedzi w ciągu 30 dni od daty złożenia wniosku odbiorca materiału może zwrócić się do Delegatury ABW w Katowicach o rozstrzygnięcie sporu. Spór, o którym mowa Delegatura ABW w Katowicach rozstrzyga w terminie 30 dni od daty złożenia wniosku o rozstrzygnięcie sporu; 6) oznaczania materiałów, umieszczania na nich klauzul tajności, a także tryb i sposób zmiany lub znoszenia nadanej klauzuli należy dokonywać w sposób określony w Rozporządzeniu1 w szczególności poszczególne części materiału mogą być oznaczone różnymi klauzulami tajności na warunkach określonych w 3 ust. 2 i ust. 3, Rozporządzenia1. Rozdział IV Bezpieczeństwo osobowe. 4 1. Dopuszczenie do pracy na stanowiskach albo zlecenie prac, związanych z dostępem danej osoby do informacji niejawnych o klauzuli Poufne z zastrzeżeniem ust. 4, może nastąpić po: 1) uzyskaniu przez osobę poświadczenie bezpieczeństwa; 2) odbyciu szkolenia w zakresie ochrony informacji niejawnych. 2. Osoby spełniające łącznie warunki określone w ust. 1 nazywa się osobami upoważnionymi. 3. Informacje niejawne mogą być przekazywane lub udostępniane wyłącznie osobie uprawnionej tj. osobie upoważnionej i wskazanej dekretacją przez osoby funkcyjne na dokumencie i tylko w zakresie niezbędnym do wykonania przez nią pracy na zajmowanym stanowisku albo innej pracy zleconej. 4. Zgodę na jednorazowe udostępnienie informacji niejawnych o klauzuli Poufne osobie, wobec której wszczęto postępowanie sprawdzające, może wyrazić, w formie 5
pisemnej, kierownik jednostki organizacyjnej, w której ta osoba jest zatrudniona lub wykonuje czynności zlecone. 5. Odmawia się udostępnienia lub wydania materiału osobie nieuprawnionej. Rozdział V Przetwarzanie materiałów poufnych w kancelarii niejawnej. 5 1. Na podstawie Art. 43, ust. 2. UOIN kancelaria niejawna może przetwarzać informacje niejawne o klauzuli Poufne. 2. Do przechowywania materiałów poufnych w kancelarii niejawnej wykorzystuje się co najmniej szafy stalowe klasy B. 3. Pracownik kancelarii niejawnej przekazuje materiały poufne: 1) wykonawcom, którzy posiadają ważne poświadczenie bezpieczeństwa; 2) wykonawcom którzy dokonują opracowania tych dokumentów w wyznaczonym pomieszczeniu kancelarii niejawnej, z zakazem wynoszenia pobranych materiałów ze strefy ochronnej III. 4. Kancelaria niejawna gromadzi materiały zastrzeżone w teczkach akt zgodnie z Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt (dalej: JRWA ) zatwierdzonym przez rektora, przy czym: 1) materiały poufne rejestruje się w odrębnych urządzeniach ewidencyjnych i gromadzi w osobnych teczkach akt; 2) zezwala się na podszywanie do ww. teczek materiałów jawnych lub zastrzeżonych jeżeli dotyczą one tej samej sprawy. Rozdział VI Obieg dokumentów. 6 1. Korespondencja o klauzuli Poufne, z chwilą otrzymania, wymaga dekretacji dokonanej w sposób trwały na piśmie przez rektora. Wpisanie dekretacji polega na wymienieniu właściwej osoby funkcyjnej, do której należy skierować dokument, określeniu jej zadania w formie krótkiej dyspozycji potwierdzonej własnoręcznym podpisem i umieszczeniu daty. 2. Rektor i inne osoby funkcyjne informowane są przez pracownika kancelarii niejawnej o przyjęciu materiału poufnego kierowanego do tych osób. Osoby te zapoznają się z materiałami poufnymi w strefie ochronnej II. 3. Materiały zadekretowane przez rektora, pracownik kancelarii niejawnej przekazuje lub udostępnia wskazanym w dekretacji osobom za podpisem w Dzienniku ewidencyjnym. 4. Sposób załatwienia sprawy wynikającej z treści pisma lub zamieszczonej na nim dekretacji wykonawca odnotowuje na pierwszej lub ostatniej stronie pisma, potwierdzając ten fakt własnoręcznym podpisem i podaniem daty. 5. Główny wykonawca określa tok postępowania z dokumentem, zwracając go do kancelarii niejawnej bezpośrednio po załatwieniu sprawy. Przed skierowaniem 6
dokumentu do akt określa numer teczki przedmiotowej zgodnie z JRWA i potwierdza to własnoręcznym czytelnym podpisem i podaniem daty. 6. Materiał poufny można wynieść poza strefę ochronną II i III na podstawie zgody rektora z bezwzględnym obowiązkiem zwrócenia ich do kancelarii przed zakończeniem regulaminowych godzin pracy. 7. Przekazanie materiałów poufnych poza Uczelnię odbywa się wyłącznie przez kancelarię niejawną i za zgodą rektora lub upoważnionej przez niego osoby. Rozdział VII Wytwarzanie i modyfikowanie materiałów poufnych. 7 1. Wytwarzanie materiałów zawierających informacje o klauzuli tajności Poufne może nastąpić w systemach teleinformatycznych jak również techniką: 1) maszynopisania; 2) kreślenia; 3) odręczną; 4) inną w tym przypadku doraźną procedurę ustali pełnomocnik ochrony. 2. Przed przystąpieniem do utrwalania informacji niejawnych konieczne jest przygotowanie fizycznego nośnika i jego oznaczenie od tego momentu podlega on ochronie przewidzianej dla materiału zawierającego informacje niejawne danej klauzuli. 3. Materiał podlega zarejestrowaniu w Rejestrze Wydanych Przedmiotów (RWP). 4. Liczbę wytworzonych materiałów niejawnych należy ograniczyć do niezbędnego minimum. 5. Modyfikowanie materiału oficjalnego dopuszczalne jest jeżeli wynika to: 1) z innych przepisów lub ustaleń osoby uprawnionej do podpisania dokumentu lub oznaczenia innego niż dokument materiału; 2) z uprawnień wynikających z zakresu obowiązków osoby dokonującej modyfikacji; 6. Modyfikacja nie może zacierać śladów pierwotnych i musi być autoryzowana podpisem i datą osoby jej dokonującej ponadto na ostatniej stronie dokumentu nanosi się wykaz zmian i podstawę ich dokonania. Rozdział VIII Kopiowanie materiałów poufnych. 8 1. Kopiowanie dokumentów o klauzuli Poufne może odbywać się na urządzeniach posiadających akredytację bezpieczeństwa teleinformatycznego. 2. Wykonanie kopii, wypisu, odpisu lub reprodukcji wymaga pisemnej zgody rektora lub upoważnionej przez niego osoby, zamieszczonej na tym dokumencie. 7
3. Dodatkowo wytworzony dokument zawierający informacje niejawne (odpis, kopia lub reprodukcja) rejestruje się każdorazowo pod odrębną pozycją w Dzienniku ewidencyjnym. Rozdział IX Niszczenie materiałów niejawnych. 9 1. Niszczeniu podlegają dokumenty niejawne niebędące materiałami archiwalnymi i nieposiadające wartości praktycznej dla Uczelni, które nie zostały wszyte do teczek akt oraz nieaktualne dokumenty niejawne wytwarzane na potrzeby Uczelni lub otrzymane, którymi są: 1) wydawnictwa; 2) materiały szkoleniowe i informacyjne; 3) dokumentacja techniczna i standaryzacyjna; 4) gotowe materiały filmowe; 5) dokumenty planowania ochrony obiektów; 6) teczki akt, którym upłynął okres przechowywania określony w JRWA (kategoria niearchiwalna B-x) lub, którym ustała przydatność dla jednostki organizacyjnej (kategoria niearchiwalna Bc). 2. Dokumenty, o których mowa w ust. 1, zakwalifikowane do zniszczenia, niszczy, co najmniej trzyosobowa komisja, powoływana okresowo przez rektora lub komisja dokonująca kontroli okresowej stanu ochrony informacji niejawnych, komisyjne zniszczenie dokumentów dokumentuje się w protokole zniszczenia. 3. Dokumenty, o których mowa w ust. 1 pkt 6 podlegają ekspertyzie kwalifikacji i brakowaniu, tj.: 1) wyznaczona komisja przeprowadza ekspertyzę kwalifikacji, sporządza spis akt dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia i protokołu oceny tej dokumentacji; 2) występuje do Szefa właściwego archiwum o pozwolenie na zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej; 3) po otrzymaniu pozwolenia teczki akt podlegają brakowaniu. 4. Niszczenie dokumentów zawierających informacje niejawne o klauzuli Poufne, niewymienionych w ust. 1, odbywa się w obecności co najmniej wykonawcy który potwierdza ten fakt własnoręcznym podpisem. 5. Dokument uważa się ostatecznie za zniszczony, jeżeli został pocięty w urządzeniu niszczarce klasy IV lub wyżej według normy DIN 32757. 6. Fakt zniszczenia dokumentuje się w rubryce Uwagi urządzenia ewidencyjnego adnotacją o treści: Zniszczono dnia, potwierdzoną wpisaniem daty i czytelnymi podpisami osób niszczących dokumenty. 8
Rozdział X Przechowywanie i zabezpieczenie materiałów poufnych. 10 1. Materiały o klauzuli Poufne muszą być przechowywane: 1) w pomieszczeniu kancelarii niejawnej znajdującej się w strefie ochronnej II; 2) w szafie stalowej co najmniej klasy B, oddzielnie od dokumentów jawnych i posiadających inne klauzule tajności. 2. Po zakończeniu pracy, drzwi do kancelarii niejawnej i drzwi do szafy (sejfu) muszą być zamykane i oplombowane, a klucze użytku bieżącego zdawane na przechowanie w miejsce określonym w Planie ochrony informacji niejawnych. 3. Klucze zapasowe od drzwi pomieszczeń i szaf metalowych lub sejfów oraz kody do zamków szyfrowych sejfów kancelarii niejawnej muszą być przechowywane w miejscu określonym w Planie ochrony informacji niejawnych i zmieniane, co najmniej raz na 12 miesięcy lub bezzwłocznie w przypadku ich ujawnienia lub podejrzenia, że zostały ujawnione. 4. Sprzątanie, remonty itp. pomieszczeń kancelarii niejawnej, w których znajdują się informacje niejawne może odbywać się wyłącznie pod nadzorem pracownika kancelarii niejawnej przy zabezpieczeniu materiałów zawierających informacje niejawne w sposób uniemożliwiający dostęp do nich osobom nieuprawnionym. 5. Szkolenie podczas którego przekazywane będą informacje niejawne o klauzuli tajności Poufne może odbywać się wyłącznie w strefie ochronnej co najmniej III. 6. Za zapewnienie pracownikom Uczelni właściwych warunków dostępu do materiałów niejawnych odpowiada pracownik kancelarii niejawnej. Rozdział XI Postępowanie wyjaśniające. 11 Procedurę opisano w Rozdziale IV Instrukcji o zastrzeżonych. Rozdział XII Odpowiedzialność za ujawnienie informacji niejawnych. 12 Opisano w Rozdziale IV 14 i 15 Instrukcji o zastrzeżonych. Rozdział XIII Nadzór w zakresie ochrony informacji niejawnych. 13 Wymagania opisano w Rozdziale IV 16 Instrukcji o zastrzeżonych. 9
Rozdział XIV Postanowienia końcowe, uwagi. 14 Wszelkie przypadki wątpliwe bądź nieuregulowane w instrukcji dotyczące ochrony informacji niejawnych należy zgłaszać pełnomocnikowi ochrony. Jest on osobą uprawnioną do zajmowania wiążącego stanowiska w zakresie ochrony informacji niejawnych w imieniu rektora i wydawania doraźnych instrukcji i wytycznych. 10
Zostałem zapoznany z powyższą instrukcją: 11
12