Piła, 25.09.2014r. ZAPYTANIE OFERTOWE Przedmiot: Pełnienie funkcji informatyka w ramach projektu. Zamawiający: Stowarzyszenie Gmin i Powiatów Nadnoteckich Adres: ul. Grunwaldzka 2, 64-920 Piła Tel/Faks: 67-215-27-90 NIP: 764-224-33-92 Email: biuro@sgipn.pl Strona internetowa: www.sgipn.pl Godziny pracy Zamawiającego: poniedziałek-piątek w godz. 8.00 15.00 I. Wprowadzenie 1. Zamawiający działa na podstawie art. 4 pkt. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień Publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907 z późn. zm.) - postępowanie o wartości szacunkowej poniżej 30 000 euro. 2. Zapytanie prowadzone jest w ramach Projektu Przeciwdziałanie wykluczeniu cyfrowemu w Gminach: Czarnków, Lubasz, Drawsko, Miasteczko Krajeńskie, Piła realizowanym, 8. Osi Priorytetowej Społeczeństwo informacyjne zwiększanie innowacyjności gospodarki, Działania 8.3. Przeciwdziałanie wykluczeniu cyfrowemu - elnclusion. II. Opis przedmiotu zamówienia 1. Przedmiotem zamówienia jest wykonywanie usługi polegającej na pełnieniu funkcji informatyka ramach projektu Przeciwdziałanie wykluczeniu cyfrowemu w Gminach: Czarnków, Lubasz, Drawsko, Miasteczko Krajeńskie, Piła realizowanym, 8. Osi Priorytetowej Społeczeństwo informacyjne zwiększanie innowacyjności gospodarki, Działania 8.3. Przeciwdziałanie wykluczeniu cyfrowemu - elnclusion. 2. Zakres obowiązków Wykonawcy: a) przygotowywanie dokumentacji technicznej do przetargu nieograniczonego oraz zapytań ofertowych, w tym opracowywanie specyfikacji technicznej do przetargu nieograniczonego na zakup i amortyzację środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, instalację i konfigurację sprzętu komputerowego oraz Help Desk, a także do zapytań ofertowych, w zakresie technicznego opracowania dokumentacji, w celu prawidłowej realizacji projektu współfinansowanego przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka na lata 2007-2013. b) doradztwo informatyczne w trakcie przeprowadzania procedur przetargowych i zapytań ofertowych. 1
c) prowadzenie konsultacji z wykonawcami w zakresie realizowanych postępowań, poprzez telefon bądź email, d) sporządzanie wyjaśnień treści SIWZ i zapytań ofertowych, e) sporządzanie opinii oraz ekspertyz z zakresu zagadnień związanych z dokumentacją techniczną, f) ścisła współpraca z Zamawiającym w czasie realizacji projektu w ramach, którego realizowane jest zamówienie. g) uczestnictwo w czynnościach odbiorowych poszczególnych etapów projektu. h) nadzór nad organizacją i realizacją szkoleń dla Beneficjentów ostatecznych projektu; i) pomoc w przygotowaniu postępowań ws. Zamówień publicznych dla poszczególnych zadań wchodzących w skład projektu oraz przeprowadzenie procedur wyboru wykonawców i wybór wykonawców realizujących zamówienia, których przedmiotem są usługi lub dostawy w ramach projektu; j) nadzór nad sprzętem projektowym przekazanym do odbiorców projektu tj. osób fizycznych oraz nadzór nad zapewnieniem dostępu do Internetu wszystkim ww.; k) bieżący monitoring realizacji projektu oraz beneficjentów ostatecznych projektu, w tym właściwego, zgodnego z przeznaczeniem wykorzystania sprzętu projektowego; l) nadzór nad zapewnieniem opieki serwisowej sprzętu i oprogramowania przez okres realizacji projektu; m) nadzór nad działaniem e-help desk-u, n) nadzór nad terminowym wykonywaniem prac przewidzianych w projekcie, o) współdziałanie z Koordynatorem Projektu, przejawianie inicjatyw w realizacji Projektu, w tym proponowanie optymalnych rozwiązań, oraz stosowanie się do sugestii oraz wytycznych Koordynatora Projektu przekazywanych w trakcie jego realizacji. 3. Wykonawca będzie musiał być do stałej dyspozycji telefonicznej i emaliowej Zamawiającego oraz w przypadku konieczności będzie musiał brać udział w naradach zespołu projektowego siedzibie Zamawiającego po otrzymani zawiadomienia przesłanego przez Zamawiającego z trzy dniowym wyprzedzeniem oraz udział w obsłudze instytucji kontrolujących wykonanie projektu. 4. Wykonawca będzie stanowił personel projekt i jego prace będzie nadzorował Koordynator projektu. III. Wymagany termin realizacji. Okres realizacji: 12 miesięcy od 09.10.2014 r. do 30.09.2015r. IV. Warunki Płatności. 1. Termin płatności faktur/rachunków przez Zamawiającego do 60 dni od dnia wykonania zamówienia. 3. Wykonawca zobowiązany będzie do wystawiania faktur/rachunków do 7 dni od wykonania danego etapu zamówienia. 2
4. Podstawą wystawienia faktur/rachunków na koniec danego miesiąca kalendarzowego będą comiesięczne protokoły odbioru sporządzane przez wykonawcę i podpisane przez Wykonawcę i Zamawiającego. V. Kryteria oceny ofert Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie kierował się kryterium: Cena 100%. VI. Opis sposobu oceny ofert Ocena ofert zostanie przeprowadzona w następujący sposób: 1. W kryterium Cena oferta z najniższą ceną otrzyma 100 punktów. Punkty następnych ofert obliczone, będą przy zastosowaniu wzoru: najniższa cena ofertowa liczba punktów = ---------------------------------- x 100 cena oferty ocenianej 2. Liczba punktów będzie zaokrąglana do dwóch miejsc po przecinku. 3. W przypadku Oferentów nieprowadzących działalności gospodarczej w celu porównania kosztu usługi Zamawiający do podanej ceny Oferenta doda pochodne od wynagrodzeń należne od Zamawiającego, jeżeli takie koszty będzie zobowiązany ponieść. VII. Wymagane warunki udziału w postępowaniu O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy: 1) Spełniają warunki określone w art. 22 ust. 1 pkt 1-4 ustawy Prawo zamówień publicznych, 2) Nie podlegają wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych. 3) Posiadają potwierdzone co najmniej 5 referencjami, doświadczenie wykonania usług obejmujących swym przedmiotem przygotowanie dokumentacji technicznych, niezbędnej do wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego dla projektów dla administracji publicznej, które uzyskały dofinansowanie z funduszy EFS/EFRR, (potwierdzone min. 5 referencjami). 4) Posiadają potwierdzone co najmniej 5 referencjami, doświadczenie w zakresie samodzielnego projektowania i przygotowywania projektów informatycznych dla administracji publicznej samorządowej, które na podstawie przygotowanych dokumentacji uzyskały dofinansowanie z funduszy EFS/EFRR (w ramach ogólnopolskich / regionalnych programów operacyjnych, mechanizmów finansowych KE, programów współpracy transgranicznej), każdy o łącznej wartości min. 1 mln zł, (potwierdzone min. 5 referencjami); 5) Posiadają potwierdzone co najmniej 5 referencjami, doświadczenie w procesie planowania (w tym budżetowania) projektu w oparciu o cykl projektu KE oraz 3
wykonywania dokumentacji aplikacyjnej dla podmiotów z administracji publicznej samorządowej o wsparcie w ramach EFS/EFRR (w ramach ogólnopolskich / regionalnych programów operacyjnych, mechanizmów finansowych KE, programów współpracy transgranicznej), każdy o łącznej wartości min. 1 mln zł (potwierdzone min. 5 referencjami); 6) Znajomość specyfiki realizacji cyklu projektowego, poparta doświadczeniem w rozliczeniu co najmniej 2 projektów, o wartości nie mniejszej niż 1 mln zł, realizowanych z dofinansowaniem zewnętrznym, ze szczególnym uwzględnieniem funduszy EFRR lub/i EFS, w ramach ogólnopolskich/ regionalnych programów operacyjnych, mechanizmów finansowych KE, programów współpracy transgranicznej (potwierdzone min. 2 referencjami); 7) Ekspert wykonujący analizy i specyfikacje w ramach przygotowania szczegółowej dokumentacji technicznej musi mieć udokumentowane wykształcenie wyższe informatyczne i co najmniej 5 letni staż pracy w administracji publicznej; 8) Ekspert wykonujący analizy i specyfikacje w ramach przygotowania szczegółowej dokumentacji technicznej musi posiadać poświadczenie bezpieczeństwa upoważniające do dostępu do informacji niejawnych stanowiących tajemnicę służbową. Uwaga: Doświadczenie opisane w punktach od 3 do 6 musi być przypisane do określonej osoby lub osób bezpośrednio wykonującej /wykonujących usługi doradcze i informatyczne zgodnie ze opisem przedmiotu zamówienia. VIII. IX. Wykaz dokumentów potwierdzających spełnienie wymaganych warunków - Formularz ofertowy Załącznik Nr 1 do zapytania ofertowego. - Potwierdzenie spełnienia wymagań Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego. Informacje dodatkowe 1. Wykonawca przyjmujący obowiązki związane pełnieniem funkcji informatyka w ramach projektu będzie zatrudniony przez Zamawiającego na podstawie umowy cywilno -prawnej. 2. Wykonawca może złożyć jedną ofertę. 3. Oferta winna być podpisana przez osobę upoważnioną do występowania w imieniu Wykonawcy. 4. Zamawiający wybierze najkorzystniejszą ofertę, tj. z najwyższą liczbą punktów, spośród nieodrzuconych ofert. 5. Cena oferty winna obejmować wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia. 6. Cena oferty powinna być wyrażona w złotych polskich z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Wyliczenie zaokrągleń winno być dokonane zgodnie z zasadami przybliżeń dziesiętnych. 7. Ofertę należy złożyć w formie pisemnej, trwale zespoloną w sposób zabezpieczający przed zdekompletowaniem, w siedzibie Stowarzyszenia Gmin i Powiatów Nadnoteckich w Pile (pokój nr 8) lub przesłać na adres: 4
Stowarzyszenie Gmin i Powiatów Nadnoteckich Ul. Grunwaldzka 2, 64-920 Piła w zamkniętej kopercie z dopiskiem INFORMATYK. Dopuszcza się złożenie oferty opatrzonej podpisami Wykonawcy drogą emaliową na adres: biuro@sgipn.pl w formacie pdf lub faxem nr 67 215-27-90. Termin składania ofert upływa dnia 02.10.2014 r. o godz. 9.00. 8. Oferty złożone po terminie składania ofert nie będą brane pod uwagę przy wyborze oferty najkorzystniejszej. 9. Wykonawca może wprowadzić zmiany lub wycofać złożoną ofertę przed upływem terminu składania ofert. 10. O wynikach postępowania jego uczestnicy zostaną poinformowani pisemnie lub emaliowo. 11. Wykonawca ponosi pełne ryzyko w związku z niedoręczeniem oferty. 12. Wszelkie koszty związane z przygotowaniem i dostarczeniem oferty obciążają Wykonawcę. 13. Termin związania ofertą wynosi 30 dni. 14. Osobą do kontaktu ze strony Zamawiającego jest Pani Elżbieta Dolecka Szczęśniak: tel. 67/215-27-90. 15. Załącznikami do niniejszego zapytania ofertowego są: a) Załącznik Nr 1 Formularz ofertowy; b) Załącznik Nr 2 Potwierdzenie spełnienia wymagań. c) Załącznik Nr 3 Wzór umowy. X. Załącznik do zapytania ofertowego wymagany do złożenia przez Wykonawcę: - Formularz ofertowy. - Potwierdzenie spełnienia wymagań. - Wzór umowy. 5