ODPOWIEDZI NA PYTANIA DO TREŚCI SIWZ

SEKRETARZ WOJEWÓDZTWA WIELKOPOLSKIEGO Poznań, 23 października 2014 r. Nr sprawy: BZP-II.272.31.2014 Wykonawcy zainteresowani postępowaniem/ strona internetowa Zamawiającego Dotyczy: przetargu nieograniczonego pn. świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym, w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych, oraz ich ewentualnych zwrotów a także usługi odbioru przesyłek z siedziby Zamawiającego w roku 2015 na potrzeby Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu. ODPOWIEDZI NA PYTANIA DO TREŚCI SIWZ Zamawiający, informuje iż do ww. postępowania zostały złożone pytania. W związku z powyższym, zgodnie z art. 38 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907 ze zm.), Zamawiający przekazuje treść pytań wraz z odpowiedziami: Pytanie 1 Załącznik nr 4 do SIWZ (Szczegółowy opis zamówienia) ust. 3 pkt 7) oraz Załącznik nr 6 do SIWZ (Formularz cenowy) poz. 76 przesyłki z zadeklarowaną wartością. Wykonawca zwraca uwagę, że przesyłki z zadeklarowaną wartością stanowią osobny rodzaj przesyłek, dlatego wskazanie w formularzu cenowym samej opłaty za podaną wartość nie będzie wskazywało pełnej ceny usługi. Na cenę tą oprócz opłaty za traktowanie przesyłki jako przesyłki z zadeklarowaną wartością składa się jeszcze opłata za samą przesyłkę rejestrowaną, która uzależniona jest od wagi, gabarytu (A lub B) i terminu doręczenia (ekonomiczna lub priorytetowa). Czy w związku z powyższym Zamawiający uzna za prawidłowe, jeżeli w poz. 76 Formularza cenowego Wykonawca wskaże pełną opłatę za przesyłkę rejestrowaną ekonomiczną w gabarycie A o masie do 350 gram, której zadeklarowana wartość wynosi 50,00 zł? 1

Zamawiający informuje, iż uzna za prawidłowe wskazanie w poz. 76 (Załącznik nr 4 do SIWZ -Szczegółowy opis zamówienia: ust. 3 pkt 7) oraz Załącznik nr 6 do SIWZ -Formularz cenowy: poz. 76) pełnej opłaty za przesyłkę rejestrowaną ekonomiczną z zadeklarowaną wartością. Pytanie 2 Załącznik nr 4 do SIWZ (Szczegółowy opis zamówienia) ust. 4: Operator zobowiązuje się doręczyć przesyłki listowe przyjęte do przemieszczenia i doręczenia: w dniu następnym jednak nie później niż w 4 dniu po dniu nadania w przypadku przesyłki listowej najszybszej kategorii, w dniu następnym jednak nie później niż w 6 dniu po dniu nadania w przypadku przesyłki nie będącej przesyłką najszybszej kategorii. Czy Wykonawca może przyjąć, że wymagania dotyczące terminów doręczania przesyłek, wskazane przez Zamawiającego, odnoszą się wyłącznie do przesyłek adresowanych do odbiorców na terenie kraju, a dni określające terminy doręczeń są dniami roboczymi? Zamawiający wyjaśnia, iż we wskazanej regulacji Zamawiający określa wymagania dotyczące terminów doręczania przesyłek w obrocie krajowym, a dni określające terminy doręczeń są dniami roboczymi. W odniesieniu do przesyłek zagranicznych zastosowanie znajdują właściwe regulacje wynikające z regulaminów świadczenia usług pocztowych obowiązujących u danego operatora. Pytanie 3 Załącznik nr 4 do SIWZ (Szczegółowy opis zamówienia) ust. 22: Zamawiający przewiduje możliwość zmiany lokalizacji Kancelarii Ogólnej. W takim przypadku Zamawiający pisemnie powiadomi Wykonawcę o terminie rozpoczęcia pracy Kancelarii Ogólnej w nowej lokalizacji Zamawiającego, tj. w budynku przy al. Niepodległości 34 w Poznaniu, nie później niż na 35 dni przed rozpoczęciem pracy w nowej lokalizacji. Termin ten będzie jednocześnie terminem likwidacji dotychczasowej lokalizacji przy al. Niepodległości 18 w Poznaniu. Wykonawca prosi o informację od Zamawiającego, czy w związku z powyższym zapisem Zamawiający dopuszcza w trakcie realizacji zamówienia możliwość zmiany umowy w zakresie godzin doręczania przesyłek nadchodzących do Zamawiającego oraz w zakresie godzin odbioru korespondencji do nadania - po dokonaniu ustaleń 2

z Wykonawcą. Wykonawca sugeruje dodanie takiej możliwości do paragrafu 4 Umowy (zał. nr 3 do SIWZ). Zamawiając informuje, iż w związku z zapisem zawartym w ust. 22 (Załącznik nr 4 do SIWZ Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia) nie przewiduje zmiany w zakresie godzin doręczania przesyłek nadchodzących do Zamawiającego oraz w zakresie godzin odbioru korespondencji do nadania w trakcie realizacji zamówienia. Pytanie 4 Załącznik nr 3 do SIWZ (Umowa), par. 3 ust. 4: Przesyłki nieujęte w formularzu cenowym winny być ujęte na odrębnej fakturze. Wykonawca informuje, że system fakturujący, jakim dysponuje Wykonawca, nie ma możliwości osobnego wystawiania faktur dla przesyłek nadanych w ramach jednej umowy? W związku z tym Wykonawca prosi o informację, czy wystarczającym dla Zamawiającego będzie rozwiązanie, w którym na specyfikacji do faktury, będą wyszczególnione wszystkie rodzaje i kategorie wagowe przesyłek z jakich Zamawiający skorzysta w danym okresie rozliczeniowym? Wykonawca wyraża przekonanie, że szczegółowa specyfikacja do faktury da Zamawiającemu możliwość wyłonienia przesyłek, które nie są ujęte w formularzu cenowym. Zamawiający informuje, iż warunek określony w 3 ust. 4 umowy (Załącznik nr 3 do SIWZ) będzie spełniony również w przypadku sporządzenia specyfikacji do faktury z wyszczególnieniem wszystkich rodzajów i kategorii wagowych przesyłek, jakie Zamawiający nadał w danym okresie rozliczeniowym. Pytanie 5 Załącznik nr 3 do SIWZ (Umowa), par. 4 Dopuszczalne zmiany umowy. Wykonawca pragnie zwrócić uwagę, iż jako operator wyznaczony zobowiązany do świadczenia powszechnych usług pocztowych (które objęte są przedmiotem zamówienia) nie może swobodnie ustalać cen za świadczenie tego typu usług. Art. 57 ustawy Prawo pocztowe wyznacza ścisły reżim ustalania opłat za świadczenie powszechnych usług pocztowych. Zatem w przypadku zmian cen w trakcie wykonywania umowy zawartej w wyniku rozstrzygnięcia przedmiotowego postępowania, w świetle postanowień zawartych w SIWZ, Wykonawca zmuszony będzie do świadczenia powszechnych usług pocztowych 3

z naruszeniem przepisów ustawowych, nie tylko z zakresu Prawa pocztowego, ale także cywilnego, czy antymonopolowego. Taki stan rzeczy byłby niedopuszczalny zarówno ze względu na ustawowe obowiązki ciążące na Wykonawcy jako operatorze wyznaczonym, jak również ze względu na narażenie Wykonawcy na odpowiedzialność odszkodowawczą, której zakres trudno przewidzieć. Czy w związku z faktem, że zgodnie z zapisami ustawy Prawo pocztowe, operator wyznaczony ustala wysokość opłat za świadczone usługi powszechne czyniąc to na podstawie kosztów ich świadczenia oraz w sposób przejrzysty i niedyskryminujący (art. 53 ust. 1 ustawy Prawo pocztowe) możliwe jest wprowadzenie w treści SIWZ zapisów dopuszczających możliwość zmiany cen jednostkowych świadczenia usług, zatwierdzonych przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej, a wprowadzonych na podstawie stosownych aktów wewnętrznych Wykonawcy? Wychodząc naprzeciw intencjom ochrony interesów Zamawiającego, Wykonawca poddaje pod rozwagę uzupełnienie treści wzoru umowy w par. 4 o zapis następującej treści: W przypadku zmiany obowiązujących cenników przez Wykonawcę, na usługi będące przedmiotem zamówienia - i braku ich akceptacji ze strony Zamawiającego, umowa ulega rozwiązaniu ze skutkiem albo na ostatni dzień miesiąca kalendarzowego po miesiącu, w którym Wykonawca poinformował Zamawiającego o zmianie cenników, albo na dzień wskazany przez Zamawiającego z tym zastrzeżeniem, iż dzień ten Zamawiający wskazać musi nie później niż w ciągu 5 dni od dnia kiedy dowiedział się o zmianie obowiązujących cenników. W okresie trwania wypowiedzenia umowy, ceny za wykonane usługi Wykonawca będzie naliczał zgodnie z obowiązującymi u Wykonawcy cennikami. Akceptacja nowych cenników przez Zamawiającego dla swej skuteczności wymaga wyraźnego oświadczenia na piśmie, złożonego przez osoby uprawnione do działania w imieniu Zamawiającego. Brak takiego pisemnego oświadczenia uznaje się za brak akceptacji nowych cenników skutkujący rozwiązaniem umowy. Powyższa propozycja nie stanowiłaby zmiany istotnych postanowień umowy i jest zgodna zarówno z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych, jak i przepisami Kodeksu cywilnego. Zamawiający podtrzymuje zapisy dokonane w 4 umowy (Załącznik nr 3 do SIWZ). 4

Pytanie 6 Załącznik nr 3 do SIWZ (Umowa), par. 5 ust. 3 pkt 2): wynikającej z obowiązującej ustawy Prawo pocztowe, w przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania umowy w danym dniu. Wykonawca zwraca uwagę, iż Prawo pocztowe nie nakłada kar umownych oznaczonych, stąd zdaniem Wykonawcy zapis ten jest błędny i Wykonawca wnioskuje o jego wykreślenie z umowy. Zamawiający podtrzymuje zapisy dokonane w 5 umowy (Załącznik nr 3 do SIWZ). Pytanie 7 Załącznik nr 3 do SIWZ (Umowa), par. 5 ust. 8: Pomimo kar umownych Zamawiający ma prawo dochodzić od Operatora odszkodowania uzupełniającego na zasadach ogólnych, jeżeli wartość powstałej szkody przekroczy wysokość kar umownych Zasady odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie usługi pocztowej określają przepisy Ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo Pocztowe (Dz. U. z 29 grudnia 2012 roku, poz. 1529) oraz Rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 r. w sprawie reklamacji usługi pocztowej (Dz. U. z 2013r. poz. 1468). Zdaniem wykonawcy przytoczone akty prawne w sposób wyczerpujący określają odpowiedzialność operatorów pocztowych. Czy w związku z tym Zamawiający wyraża zgodę na wykreślenie ust. 8? Ewentualnie Wykonawca poddaje pod rozwagę Zamawiającego zmianę ust. 8 na: Pomimo kar umownych Zamawiający ma prawo dochodzić od Operatora odszkodowania uzupełniającego na zasadach ogólnych, jeżeli wartość powstałej szkody przekroczy wysokość kar umownych z wyłączeniem utraconych korzyści. Zamawiający podtrzymuje zapisy dokonane w 5 umowy (Załącznik nr 3 do SIWZ). Pytanie 8 Załącznik nr 6 do SIWZ (Formularz cenowy), poz. 46-48: POLECONE EK ZAGRANICZNE W związku z tym, że z dniem 1 stycznia 2014 r. weszła w życie zmiana do artykułu 13 Światowej Konwencji Pocztowej, która polega na rezygnacji krajów członkowskich Światowego Związku Pocztowego ze świadczenia fakultatywnej usługi polecenia dla 5

przesyłek ekonomicznych, Wykonawca wnioskuje o wyłączenie z postępowania o zamówienie publiczne tego rodzaju przesyłek lub zamianę ich na przesyłki polecone priorytetowe, tj. polecone będące przesyłkami najszybszej kategorii. Zamawiający informuje, że w poz.. 46 48 (Załącznik nr 6 do SIWZ Formularz cenowy) zostaje wprowadzona zmiana z nazwy POLECONE EK ZAGRANICZNE na POLECONE PRIORYTETOWE, oraz zamieszcza na swojej stronie internetowej aktualny Formularz Cenowy. Pytanie 9 Załącznik nr 6 do SIWZ (Formularz cenowy), poz. 74: Usługa potwierdzenie odbioru w obrocie krajowym Mając na uwadze interes Zamawiającego i jak najbardziej dokładną kalkulację opłat wskazanych w formularzu cenowym, Wykonawca zwraca się z prośbą o podzielenie poz. 74 na dwie części, tj. na usługę potwierdzenia odbioru do przesyłek priorytetowych i na usługę potwierdzenia odbioru do przesyłek ekonomicznych. Wskazany podział umożliwi Wykonawcy przedstawienie możliwie korzystnej dla Zamawiającego oferty. Zamawiający informuje, że poz..74 (Załącznik nr 6 do SIWZ Formularz cenowy) zostaje podzielona na dwie części tj. na usługę potwierdzenia odbioru do przesyłek priorytetowych i usługę potwierdzenia odbioru do przesyłek ekonomicznych oraz zamieszcza na swojej stronie internetowej aktualny Formularz Cenowy. Pytanie 10 Załącznik nr 6 do SIWZ (Formularz cenowy) poz. 55, 62-63, 67, 72-73 przesyłki na warunkach szczególnych oraz paczki PLUS. Wykonawca zwraca uwagę, że przesyłki na warunkach szczególnych oraz paczki PLUS, to przesyłki, które nie zostały zdefiniowane przez Zamawiającego w SIWZ w Szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia. Jednocześnie Wykonawca informuje, że nie posiada takich przesyłek w wachlarzu oferowanych usług pocztowych, a usługi zbieżne świadczy jedynie w segmencie usług kurierskich, które są świadczone w oparciu o przepisy ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. Prawo przewozowe (Dz. U. 2012 poz. 1173). 6

Wykonawca prosi o uszczegółowienie przez Zamawiającego zasad świadczenia wskazanych usług i wówczas o wyrażenie zgody na zastosowanie usługi równoważnej do pocztowej, tj. usługi kurierskiej lub o wykreślenie wskazanych usług z formularza cenowego. Zamawiający informuje, iż rezygnuje z świadczenia usług wskazanych w poz. 55, 62-63, 67, 72 73 (Załącznik nr 6 do SIWZ Formularz cenowy) i tym samym wykreśla przedmiotowe pozycje oraz zamieszcza na swojej stronie internetowej aktualny Formularz Cenowy. Pytanie 11 Czy przez pisma urzędowe o których mowa w 1 ust. 4 załącznika nr 3 oraz pkt. 4 załącznika nr 4, to pisma, które wymagają zastosowania takich przepisów jak m.in. w art. 57 kpa, art. 12 ordynacji podatkowej, art. 165 kpc i innych analogicznych? Pisma urzędowe w rozumieniu Zamawiającego, to dokumentacja posiadająca moc dokumentu urzędowego, o którym mowa w art. 17 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2012 r., poz. 1529). Pytanie 12 Czy Zamawiający dopuszcza możliwość by na kopercie oprócz danych wskazanych przez Zamawiającego znajdowały się informacje o opłacie za usługę pocztową związane ze świadczeniem części zamówienia przez podwykonawców, ewentualnie inne informacje związane z obiegiem przesyłek pocztowych? Wykonawca jednocześnie zaznacza, że informacje te nie będą zakrywać nadruku adresu firmowego Zamawiającego oraz nie będą naruszać innych wymagań wskazanych w Zaproszeniu. Zamawiający informuje, iż dopuszcza możliwość wskazania na kopercie innych informacji związanych z obiegiem przesyłek pocztowych z bezwzględnym zachowaniem czytelności nadruku adresu Zamawiającego. Pytanie 13 Zamawiający wskazuje określając warunki płatności, że termin płatności wynagrodzenia wynosi 21 dni od daty otrzymania faktury VAT ( 3 ust. 2 wzoru umowy). 7

Czy Zamawiający wyraża zgodę na zmianę terminu płatności na 14 dni od dnia otrzymania faktury? Zmiana ułatwi Wykonawcy dokonywanie rozliczeń, pozostawiając Zamawiającemu odpowiedni czas na dokonanie płatności. Zamawiający nie wyraża zgody na skrócenie terminu płatności. Pytanie 14 Zamawiający w pewnym zakresie opisał zasady użytkowania maszyny do frankowania stanowiącej własność Zamawiającego, w ramach realizacji przedmiotu zamówienia. Jednakże, Wykonawca zwraca się z prośbą o wyjaśnienie wątpliwości przedstawionych w niniejszych pytaniach: - Czy istnieje możliwość alternatywnego świadczenia usług pocztowych będących przedmiotem zamówienia bez konieczności użycia maszyny do frankowania w ogóle? - Jaki termin na uruchomienie frankownicy przewiduje Zamawiający? Wskazać należy, że mając na uwadze doświadczenie Wykonawcy w tym zakresie termin ten realnie nie może być krótszy niż 14 dni. - Czy Zamawiający będzie pokrywał koszty używania maszyny do frankowania, na które składają się, w szczególności koszty czynności serwisowych? Ponoszenie tych kosztów przez Zamawiającego jest uzasadnione, gdyż maszyna stanowi własność Zamawiającego i to Zamawiający decyduje o samym fakcie korzystania z niej przy świadczeniu usług, na co Wykonawca nie ma wpływu. - Czy Zamawiający przewiduje rewizję swojego stanowiska w zakresie ponoszenia kosztów konieczności dostosowania lub dostarczenia nowej maszyny frankującej? ( 3 ust. 8 załącznika nr 3) Przedmiot zamówienia nie obejmuje ponoszenia kosztów dostosowania oraz ewentualnie dostarczenia nowej maszyny frankującej, uzasadnione jest więc, by w przypadku konieczności korzystania z niej to na Zamawiającym spoczywał obowiązek ponoszenia wszelkich kosztów związanych z frankownicami. Zamawiający wyjaśnia, że nie dopuszcza zastosowania alternatywnego świadczenia usług pocztowych bez konieczności użycia maszyny do frankowania. Ponadto Zamawiający informuje, iż termin uruchomienia frankownicy musi być taki sam jak termin świadczenia usługi. Zamawiający będzie pokrywał koszty czynności serwisowych urządzenia, które 8

stanowi jego własność. Jednocześnie Zamawiający podtrzymuje zapisy dokonane w 3 ust. 8 umowy (Załącznik nr 3 do SIWZ). Pytanie 15 W 5 punkt 4 załącznika nr 3 Zamawiający wprowadza kary umowne, które są niezgodne z art. 88 ust. 4 prawa pocztowego. Zamawiający ustalając kary umowne sugeruje się karami dotyczącymi usługi powszechnej, które nie mają w tym zakresie zastosowania. Przedmiotowe zamówienie nie dotyczy usługi powszechnej, z związku z czym w zakresie kar umownych winny obowiązywać regulacje zawarte w art. 88 ust. 4 prawa pocztowego. Zgodnie z art. 87 ust. 1 prawa pocztowego do odpowiedzialności operatorów pocztowych za niewykonanie lub nienależyte wykonanie usługi pocztowej stosuje się ustawę z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny, jeżeli przepisy ustawy nie stanowią inaczej. Skoro przepisy prawa pocztowego regulują kwestie kar umownych, to Zamawiający nie może tej kwestii regulować odmiennie, gdyż są to przepisy szczególne względem kodeksu cywilnego. Czy wobec powyższego, Zamawiający dopuszcza możliwość rewizji swojego stanowiska w zakresie kar umownych i zastrzeżenia kar umownych zgodnie z art. 88 ust. 4 prawa pocztowego? Kary ustalone w 5 ust. 4 pkt 1 i 2 umowy(załącznik nr 3 do SIWZ) są zgodne z art. 88 ust. 1 ustawy Prawo pocztowe oraz z zakresem przedmiotu zamówienia Zamawiającego. Pytanie 16 Zamawiający wskazuje, że może korzystać z własnych wzorów druków zwrotnych potwierdzeń odbioru. Czy Zamawiający wyraża zgodę na wzór druków Wykonawcy jeśli wzory Zamawiającego nie będą spełniać wymagań Wykonawcy? Zamawiający nie wyraża zgody na używanie wzorów druków Wykonawcy nie spełniających wymagań Zamawiającego. Powyższe informacje należy uwzględnić przy przygotowaniu oferty. SEKRETRAZ WOJEWÓDZTWA Adam Habryło 9