Sprawozdanie Rady Nadzorczej Spółdzielni Mieszkaniowej Karlik w Czerwionce- Leszczynach za 2010 rok. Podstawa prawna: Rada Nadzorcza działa na podstawie przepisów ustawy Prawo Spółdzielcze z dnia 16 września 1982 r. Dz. U. Nr 30 wraz z późniejszymi zmianami określonymi w ustawach o spółdzielniach mieszkaniowych w tym ustawy z 14.06.2007 r. o zmianie ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych oraz innych ustaw - Dz. U. Nr 125 oraz Statutu SM Karlik w Czerwionce-Leszczynach. W minionym, 2010 roku w SM Karlik, Rada Nadzorcza (RN) działała w 14 osobowym, następującym składzie: 1. Smusz Edward przewodniczący Rady Nadzorczej, 2. Kobryń Jerzy zastępca przewodniczącego Rady Nadzorczej, 3. Kuźniak Anna sekretarz Rady Nadzorczej w okresie I IX 2010, 4. Biłas Izabela przewodnicząca Komisji Rewizyjnej, 5. Szafron Tomasz sekretarz Komisji Rewizyjnej, 6. Szczygieł Henryk członek Komisji Rewizyjnej i Komisji Odbioru Robót, 7. Olpiński Piotr przewodniczący Komisji GZM i Przetargowej i członek Komisji Odbioru Robót, 8. Niegel Krystyna członek Komisji GZM i Przetargowej, 9. Walczyk Janusz członek Komisji GZM i Przetargowej, 10. Wojtas Erwin przewodniczący Komisji Odbioru Robót, 11. Juszczak Krzysztof członek Komisji Odbioru Robót, 12. Bandarynko Ryszard członek Komisji Odbioru Robót, 13. Biesek Anna członek, sekretarz Rady Nadzorczej w okresie X XII 2010, 14. Jakóbczyk Danuta członek. Pracami Rady Nadzorczej kieruje jej czteroosobowe Prezydium w składzie: przewodniczący RN, zastępca przewodniczącego RN, sekretarz RN i przewodnicząca Komisji Rewizyjnej. Zgodnie z regulaminem, Rada Nadzorcza powołała 3 stałe komisje: Komisję Rewizyjną, Komisją Gospodarki Zasobami Mieszkaniowymi i Przetargową, Komisję Odbioru Robót w następującym składzie: Komisja Rewizyjna: Izabela Biłas przewodnicząca, Tomasz Szafron sekretarz, Henryk Szczygieł członek. Komisja GZM i Przetargowa: Piotr Olpiński przewodniczący, Krystyna Niegel członek, Janusz Walczyk członek. Komisja Odbioru Robót: Erwin Wojtas przewodniczący, Ryszard Bandarynko członek, Krzysztof Juszczak członek, Piotr Olpiński członek, Henryk Szczygieł członek. W okresie sprawozdawczym, tj. od 01.01.2010 r. do 31.12.2010 r., Rada Nadzorcza odbyła 12 posiedzeń, na których podjęto 61 uchwał, w tym: 1
a) 28 w sprawie premii dla członków Zarządu, b) 16 w sprawie wykluczeń z członkostwa w SM Karlik, c) 2 w sprawie oceny i przyjęcia sprawozdania z wykonania planu finansowo-gospodarczego za 2009 r, d) po jednej w sprawach: oceny i przyjęcia sprawozdania z wykonania planu remontów za 2009 r. badania sprawozdania finansowego spółdzielni przez Kancelarię Usług Finansowo- Księgowych Kufiks Sp. z o.o. z Czerwionki, powołania Samorządów Nieruchomości, sprzedaży mieszkania dłużnika, zatwierdzenia planu finansowo-gospodarczego na 2011 r. zatwierdzenia planu remontów na 2011 r. zatwierdzenia planu pracy Rady Nadzorczej i jej wewnętrznych komisji, zatwierdzenia planu pracy działalności społeczno-wychowawczej, ustalenia zasad zaliczenia członków spółdzielni do części Walnego Zgromadzenia, przyjęcia rocznego sprawozdania Rady Nadzorczej na Walne Zgromadzenie, projektu zmian w regulaminie Rady Nadzorczej i Statucie, regulaminu Samorządów Nieruchomości, aneksu do regulaminu rozliczania kosztów gospodarki zasobami mieszkaniowymi i ustalania wysokości opłat za lokale, aneksu do regulaminu zasad organizacji przetargów na ustalenie pierwszeństwa przyznawania lokali mieszkalnych w SM Karlik, aneksu do regulaminu rozliczania kosztów gospodarki zasobami mieszkaniowymi i zasad ustalania wysokości opłat za lokale oraz zatwierdzenia do stosowania regulaminu rozliczania kosztów i ustalania opłat za ciepło dostarczane do lokali mieszkalnych i użytkowych SM Karlik. Uchwały Rady Nadzorczej w sprawie wykluczenia z członkostwa w spółdzielni podejmowane były po wnikliwej analizie dokumentacji dołączonej do wniosków Zarządu w tych sprawach oraz po rozmowach z dłużnikami, o ile skorzystali z zaproszenia na rozmowę z członkami Rady. Wnioski o wykluczenie osób z członkostwa w spółdzielni spowodowane były uchylaniem się ich od wykonywania zobowiązań wynikających z postanowień 9 ust. 4 i ust. 13 Statutu Spółdzielni, tj. nieuregulowania należnych opłat za zajmowany lokal mieszkalny. W okresie sprawozdawczym, Rada Nadzorcza rozpatrzyła 14 korespondencji. Żadna z nich nie dotyczyła skargi na działalność Zarządu ani sposobu załatwiania przez Zarząd wniosków organów spółdzielni i jej członków. Rada Nadzorcza uchwaliła zmiany w zapisach niektórych regulaminów, ze względu na konieczność dopasowania ich do obowiązującego prawa i zmienionej struktury organizacyjnej spółdzielni oraz w odpowiedzi na wnioski spółdzielców. Zmiany dotyczyły: regulaminu rozliczania kosztów gospodarki zasobami mieszkaniowymi i ustalania wysokości opłat za lokale, regulaminu zasad organizacji przetargów na ustalenie pierwszeństwa przyznawania lokali mieszkalnych w SM Karlik, regulaminu rozliczania kosztów gospodarki zasobami mieszkaniowymi i zasad ustalania wysokości opłat za lokale oraz zatwierdzenia do stosowania regulaminu rozliczania 2
kosztów i ustalania opłat za ciepło dostarczane do lokali mieszkalnych i użytkowych SM Karlik. Ponadto zgłosiliśmy do Walnego Zgromadzenia projekt zmian w zapisach regulaminu Rady Nadzorczej oraz Statutu. Obydwa projekty zostały uchwalone przez Walne Zgromadzenie w czerwcu 2010 r. Rada Nadzorcza w trosce o usprawnienie przepływu informacji pomiędzy mieszkańcami a organami spółdzielni oraz wyczulenia administracji na szczegółowe problemy nurtujące konkretną nieruchomość, powołała tzw. Samorządy Nieruchomości, jako gremia pozastatutowe, reprezentujące wszystkich mieszkańców danej nieruchomości, bez względu na tytuł prawny do lokalu mieszkalnego. Opracowała również na tą okoliczność regulamin tych samorządów. W okresie sprawozdawczym, tj. w 2010 roku (16 XI 2010) odbyły się wspólne obrady członków Samorządów Nieruchomości, Rady Nadzorczej i Zarządu. OCENA REALIZACJIA PLANU PRACY Plan pracy na 2010 rok Rada Nadzorcza zrealizowała w całości. Rada zajmowała się głównie: złożeniem wniosku do Walnego Zgromadzenia o uchwalenie opracowanych zmian w Statucie oraz w Regulaminie Rady Nadzorczej, ciągłym monitorowaniem poziomu i struktury zadłużeń spółdzielców powodowanych głównie nieuregulowaniem należnych opłat za zajmowany lokal mieszkalny oraz ich windykacji, bieżącą kontrolą wykonania planu remontowego, jakości wykonanych robót oraz wykorzystanych środków finansowych na ten cel, przygotowaniem wspólnie z Zarządem planu remontów na 2011 rok po uwzględnieniu wniosków zgłaszanych przez mieszkańców podczas spotkań w okresie jesiennym 2010 r. oraz robót wymuszonych względami bezpieczeństwa, okresową analizą wykonania planu finansowo-gospodarczego w 2010 r., przygotowaniem głównych założeń planu finansowo-gospodarczego na 2011 r., bieżącą analizą problemów zgłaszanych przez członków spółdzielni oraz przygotowaniem propozycji ich rozwiązania, poprawą estetyki osiedli i bezpieczeństwa w budynkach i terenach przyległych, bieżącym monitorowaniem przeprowadzanych w spółdzielni procedur przetargowych, bieżącym udziałem w odbiorach wykonanych robót remontowych i porządkowych, analizą strat wody w sieci wodociągowej oraz przyczynami rozbieżności pomiędzy sumą wskazań wodomierzy indywidualnych a wskazaniem wodomierza głównego, oznakowaniem parkingów oraz dróg dojazdowych do nieruchomości. Działaliśmy w ścisłej współpracy z Zarządem, co zaowocowało głównie: zmianą w strukturze organizacyjnej spółdzielni, informatyzacją jej komórek organizacyjnych, złożeniem wniosku o dofinansowanie ze środków unijnych projektu polegającego na zastępowaniu azbestowych elementów budynków wielorodzinnych mieszkalnych materiałami mniej szkodliwymi dla zdrowia człowieka wraz z utylizacją azbestu, wdrożeniem elektronicznego systemu informacji e-kartoteka. Prezydium Rady Nadzorczej zgodnie z wymogami regulaminowymi przygotowywało przed planowanymi obradami RN komplety dokumentów potrzebnych do merytorycznego przygotowania 3
się do obrad jej członków oraz opracowywało projekty porządków obrad i uchwał. W tym celu zbierało się co miesiąc na ok. 2 tygodnie przed planowanym terminem obrad Rady Nadzorczej. Komisja Rewizyjna działając z upoważnienia Rady Nadzorczej i zgodnie z planem, przeprowadziła następujące kontrole wraz z badaniem dokumentacji: 1. przeprowadzonej inwentaryzacji w spółdzielni, w tym: spisu druków ścisłego zarachowania, spisu gotówki w kasie, materiałów składowanych w magazynie, potwierdzenia sald na rachunkach bankowych, należności i zobowiązań z tytułów publiczno-prawnych oraz należności i zobowiązań wobec pracowników, spisu z natury środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, 2. kwartalnej analizy wykonania planu finansowo-ekonomicznego, 3. wykonania zaplanowanych prac remontowych w 2009 r. dla losowo wybranej nieruchomości (wylosowano nieruchomość nr V). Zbadano dokumentację dotyczącą wymiany okien, malowania klatek schodowych, remontu pokryć dachowych oraz robót konserwatorskich i awaryjnych (m. in. wykonania bram do placyków gospodarczych). Z wszystkich przeprowadzonych kontroli i zaopiniowanych dokumentów, Komisja Rewizyjna sporządziła protokoły. Zostały one przyjęte i zatwierdzone przez Radę Nadzorczą i stanowią załączniki do protokołów z jej obrad, a stosowne wnioski skierowane zostały do Zarządu. Komisja GZM i Przetargowa brała udział we wszystkich procedurach przetargowych ogłaszanych przez spółdzielnię oraz opiniowała projekty regulaminu procedury przetargowej i planu remontów. Komisja Odbiorowa uczestniczyła w miarę możliwości we wszystkich odbiorach cząstkowych i końcowych robót remontowych wykonanych na terenie spółdzielczych nieruchomości. WNIOSKI I UWAGI KOŃCOWE Kończąca się kadencja obecnej Rady, to okres ważnych i strukturalnych zmian w spółdzielni. We współpracy z nowymi członkami Zarządu wybranymi w konkursie 2009 roku dokonaliśmy zmian we wszystkich wewnętrznych regulaminach, a niektóre powstały nowe. Miało to na celu ich dopasowanie do wymogów aktualnie obowiązującego prawa oraz dezyderatów składanych przez spółdzielców. Dwukrotnie zgłaszaliśmy poprawki do Statutu spółdzielni, które zostały uchwalone przez Walne Zgromadzenie. Został on wraz z nimi zarejestrowany przez sąd rejonowy w Gliwicach. Przez całą kadencję byliśmy wyczuleni na transparentność poczynań organów spółdzielni, dostępność do informacji, szybką i sprawną obsługę zgłoszeń awarii i koniecznych napraw oraz rzeczowym załatwianiem ważnych dla każdego spółdzielcy spraw. Te obszary wymagały zmian strukturalnych w organizacji spółdzielni. Zaowocowało to modernizacją komórek organizacyjnych spółdzielni, redukcją zatrudnienia, powstaniem Biura Obsługi Spółdzielcy, zaistnieniem strony internetowej spółdzielni, kompleksową informatyzacją oraz wdrożeniem e-kartoteki, jako elektronicznego systemu szybkiego, indywidualnego dostępu do danych każdego członka spółdzielni. Było to możliwe dzięki spójności celów Rady Nadzorczej i Zarządu spółdzielni. Wyniki dokonanego przez biegłego Kancelarii Usług Finansowo-Księgowych Kufiks Sp. z o.o. z Czerwionki badania sprawozdania finansowego za 2008 i 2010 rok oraz przeprowadzonej lustracji w 2009 roku przez Regionalny Związek Rewizyjny Spółdzielni Mieszkaniowych w Katowicach, pozwalają stwierdzić, że sytuacja ekonomiczno-finansowa naszej spółdzielni jest 4
dobra. Płynność finansowa w 2010 roku była zachowana. Spółdzielnia na bieżąco realizowała plan finansowo-gospodarczy i nie miała większych trudności płatniczych, mimo wzrostowej tendencji zadłużeń ze strony spółdzielców. Działalność spółdzielni nie jest zagrożona i jest dobrze zarządzana z odpowiedzialnym podejściem do jej żywotnych interesów. Problemem, który będzie narastał, są starzejące się zasoby mieszkaniowe spółdzielni, a co za tym idzie pogarszający się ich stan techniczny. Niestety, generuje to dodatkowe koszty. Rosnące ceny mediów, a w szczególności centralnego ogrzewania wymuszają konieczność ocieplenia starszych budynków. W przypadku dużych wielobudynkowych nieruchomości, koszty te są duże, a przy niskich stawkach remontowych niezbędne prace są bardzo długotrwałe. Wszystko to przekłada się na wysokość opłaty czynszowej i obciąża bezpośrednio budżety domowe spółdzielców. Rada Nadzorcza ma w polu uwagi ten problem i dlatego podejmujemy działania, aby maksymalnie obniżyć koszty własne spółdzielni, aby przez to, choć w części kompensować wzrost opłat czynszowych z przyczyn niezależnych od spółdzielni. Ma temu służyć między innymi redukcja zatrudnienia oraz utrzymanie od 2 lat rezygnacji z obligatoryjnej corocznej waloryzacji płac. Prosimy o wyrozumiałość dla naszych błędów i potknięć, których z pewnością nie ustrzegliśmy się w minionej kadencji. Wszystkim członkom spółdzielni serdecznie dziękujemy za wiele konstruktywnych i pomocnych uwag w naszej pracy, dziękujemy Zarządowi za pomoc i wsparcie w podejmowaniu czasami bardzo trudnych decyzji. Ocenę naszej pracy w minionym roku sprawozdawczym pozostawiamy rozwadze członkom spółdzielni. Rada Nadzorcza SM Karlik w Czerwionce-Leszczynach Powyższe sprawozdanie uchwalono na posiedzeniu Rady Nadzorczej w dniu 29 kwietnia 2011 r. uchwałą nr 18/2011. 5