Z A R Z Ą D Z E N I E N R 73/02/2016 Prezydenta Miasta Starogard Gdański z dnia 8 lutego 2016 r. w sprawie prowadzenia ksiąg rachunkowych, wykazu programów komputerowych i ochrony danych w Urzędzie Miasta Starogard Gdański. Na podstawie art. 31 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2015 r. poz. 1515 z późn. zm.), art. 4, art. 10-20 ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. (Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm. ) oraz zarządzenia Nr 168/06/2011 Prezydenta Miasta Starogard Gdański z dnia 21 czerwca 2011 r. w sprawie sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym zasad prowadzenia zakładowego planu kont, zarządza się co następuje: Ilekroć w zarządzeniu stosuje się terminy: 1 1) wydatki jednostki budżetowej - należy przez to rozumieć rachunek: Wydz. Fin. Rach. Podstawowy, 2) dochody jednostki budżetowej należy przez to rozumieć rachunek: WPiED Rach. Dochodów, 3) sumy depozytowe należy przez to rozumieć rachunek: inne r-ki bank. - Sumy Depozytowe, 4) ZFŚS należy przez to rozumieć rachunek: R-k Środ. Fund. Specj. ZFŚS, 5) poręczenia i kaucje należy przez to rozumieć rachunek: R-k Bank. Poręczenia i Kaucje, 6) lokata Hillerod należy przez to rozumieć rachunek: Inne R-ki Bank.-Lokata Hillerod, 7) wydatki niewygasające - należy przez to rozumieć rachunek Wydz. Fin. rach. podstawowy, 8) płace należy przez to rozumieć rachunek: Płace-Rachunek Pomocniczy, 9) organ FKORG - należy przez to rozumieć rachunek: Rachunek Podstawowy, 10) zadania zlecone - należy przez to rozumieć rachunek: Rachunek-Dochody z Zadań Zleconych, 11) programy pomocowe należy przez to rozumieć rachunki programów nazwane według potrzeb dla istniejących programów realizowanych w ramach środków pochodzących ze źródeł zagranicznych, niepodlegających zwrotowi oraz z funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności Unii Europejskiej, 12) Urząd należy przez to rozumieć Urząd Miasta Starogard Gdański. 2 1. Księgi rachunkowe sporządza się i prowadzi w języku polskim i w walucie polskiej. 2. Księgi rachunkowe Gminy Miejskiej Starogard Gdański i jednostki Urząd Miasta Starogard Gdański prowadzone są w siedzibie Urzędu Miasta Starogard Gdański przy ul. Gdańska 6, 83-200 Starogard Gdański. 1
Urząd posiada dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości, a w szczególności: 3 1) zakładowy plan kont, ustalający wykaz kont księgi głównej (ewidencji syntetycznej), przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont pomocniczych (ewidencji analitycznej) i ich powiązania z kontami księgi głównej uregulowane w odrębnym zarządzeniu Prezydenta w sprawie sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym zasad prowadzenia zakładowego planu kont, 2) wykaz stosowanych ksiąg rachunkowych (wykaz zbiorów danych), o których mowa w niniejszym zarządzeniu. 3) opis systemu przetwarzania danych, w tym: a) wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów, b) zasady ochrony danych, w tym w szczególności metody zabezpieczenia dostępu do danych i systemu przetwarzania, c) określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji, d) określenie systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów, -który został określony w aktualnym Zarządzeniu Prezydenta Miasta Starogard Gdański w sprawie polityki bezpieczeństwa informacji i zarządzania systemem informatycznym Urzędu Miasta Starogard Gdański. 1. Księgi rachunkowe otwiera się: 4 1) na dzień rozpoczęcia działalności, którym jest dzień pierwszego zdarzenia wywołującego skutki o charakterze majątkowym lub finansowym, 2) na początek każdego następnego roku obrotowego, 3) na dzień zmiany formy prawnej, 4) na dzień wpisu do rejestru połączenia lub podziału jednostki, powodujących powstanie nowej jednostki, 5) na dzień rozpoczęcia likwidacji lub wszczęcia postępowania upadłościowego w ciągu 15 dni od dnia zaistnienia tych zdarzeń. 2. Księgi rachunkowe zamyka się: 1) na dzień kończący rok obrotowy, 2) na dzień zakończenia działalności jednostki, zakończenia likwidacji lub postępowania upadłościowego, 3) na dzień poprzedzający zmianę formy prawnej, 4) w jednostce przejmowanej na dzień połączenia związanego z przejęciem jednostki przez inną jednostkę, w szczególności na dzień wpisu do rejestru tego połączenia, 2
5) na dzień poprzedzający dzień podziału lub połączenia jednostek, jeżeli w wyniku podziału lub połączenia powstaje nowa jednostka, w szczególności na dzień poprzedzający dzień wpisu do rejestru połączenia lub podziału, 6) na dzień poprzedzający dzień postawienia jednostki w stan likwidacji lub upadłości, 7) na inny dzień bilansowy, nie później niż w ciągu trzech miesięcy od dnia zaistnienia tych zdarzeń. 3. Ostateczne zamknięcie i otwarcie ksiąg rachunkowych jednostki kontynuującej działalność powinno nastąpić najpóźniej w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy. 4. Zamknięcie ksiąg rachunkowych polega na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonania zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi rachunkowe. 5 1. W Urzędzie prowadzi się księgi rachunkowe, które obejmują: 1) dziennik, 2) księgę główną (ewidencja syntetyczna), w której obowiązuje ujęcie każdej operacji zgodnie z zasadą podwójnego zapisu, 3) księgi pomocnicze (ewidencja analityczna), 4) zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych, 5) wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz). 2. Księgi rachunkowe, z uwzględnieniem techniki ich prowadzenia, powinny być: 1) trwale oznaczone nazwą (pełną lub skróconą) jednostki, której dotyczą, nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej oraz nazwą programu przetwarzania, 2) wyraźnie oznaczone co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego i daty sporządzenia, 3) przechowywane starannie w ustalonej kolejności. 3. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych elektronicznie należy zapewnić automatyczną kontrolę ciągłości zapisów, przenoszenia obrotów lub sald. Wydruki ksiąg rachunkowych muszą składać się z automatycznie numerowanych stron, z oznaczeniem pierwszej i ostatniej oraz być sumowane na kolejnych stronach w sposób ciągły w roku obrotowym. 4. Treści ksiąg rachunkowych przenoszone są na informatyczny nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu informacji przez czas nie krótszy od wymaganego dla przechowywania ksiąg rachunkowych. 5. Wydruki ksiąg rachunkowych sporządza się w okresach po trwałym zamknięciu miesiąca uniemożliwiającym dokonywanie zapisów księgowych w zamkniętym okresie: a) dziennik oraz zestawienie obrotów i sald księgi głównej, co miesiąc, b) księgę główną, księgi pomocnicze oraz inwentarz, na koniec roku. 3
6 1. Ewidencja księgowa w księgach o których mowa w 5 ust. 1 dokonywana jest częściowo elektronicznie, a częściowo ręcznie. W podsystemach komputerowych prowadzi się odrębną ewidencję księgową w księgach rachunkowych dla: 1) jednostki budżetowej - Obsługa Finansowo-Księgowa Jednostek Budżetowych FK JB-nowy z podziałem częściowym na: a) wydatki jednostki budżetowej, b) dochody jednostki budżetowej, c) ZFŚS, d) poręczenia i kaucje, e) sumy depozytowe, f) lokatę Hillerod, g) płace, h) wydatki niewygasające, i) fundusz pracy, j) programy pomocowe. 2) Organu FKORG Obsługa Finansowo-Księgowa Organu FK ORG- nowy z podziałem częściowym na: a) dochody Gminy, b) zadania zlecone, c) programy pomocowe, d) dochody pozabudżetowe ( np. Fundusz Pracy i inne). 2. Ręcznie prowadzi się konta ksiąg pomocniczych, o których mowa w 9 ust. 2 pkt 1 lit. l i m. 3. Zapisy w księgach rachunkowych w rachunku bankowym płace dokonuje się zbiorczo pod wyciąg bankowy zachowując zgodność do zapisów banku. 7 1. Dziennik zawiera chronologiczne ujęcie zdarzeń, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym. Bez względu na technikę prowadzenia ksiąg rachunkowych dziennik powinien umożliwić uzgodnienie jego obrotów z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej. 2. Zapisy w dzienniku są kolejno numerowane, a sumy zapisów (obroty) liczy się w sposób ciągły. Sposób dokonywania zapisów w dzienniku musi umożliwić ich jednoznaczne powiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi. 4
3. W Urzędzie stosuje się dzienniki częściowe, grupujące zdarzenia według ich rodzajów dla: 1) jednostki budżetowej - Obsługa Finansowo-Księgowa Jednostek Budżetowych FK JBnowy, z podziałem częściowym na: a) dziennik - wydatki, b) dziennik dochody, c) dziennik ZFŚS, d) dziennik - poręczenia i kaucje, e) dziennik - sumy depozytowe, f) dziennik lokata Hillerod, g) dziennik płace, h) dziennik - wydatki niewygasające, i) dziennik fundusz pracy, j) dziennik - wydatki oddzielnie dla każdego programu pomocowego. 2) Organu Obsługa Finansowo-Księgowa Organu FK ORG- nowy, z podziałem częściowym na: a) dziennik - organu FKORG, b) dziennik zadania zlecone, c) dziennik - dochody oddzielnie dla każdego programu pomocowego, d) dziennik dochody niewygasające, e) dziennik dochody pozabudżetowe ( np. Fundusz Pracy, PFRON dla każdego zadania według umowy i inne). 4. Sporządza się zestawienie obrotów dzienników częściowych o których mowa w ust.3 pkt 1 za każdy miesiąc, które stanowi sumę obrotów w dzienniku główna. 5. Dzienniki, o których mowa w ust. 3, prowadzone są elektronicznie, zapis księgowy musi posiadać automatycznie nadany numer pozycji, pod którą został wprowadzony do dziennika, a także dane pozwalające na ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść zapisu. 6. Dla dzienników wymienionych w ust. 3 pkt 1 lit. a i b oraz pkt 2 lit. a oddzielnie nadawane są numery pozycji z uwzględnieniem podziału na: 1) wyciągi, 2) raporty, 3) inne, 4) sprawozdania, 5) pozabilansowe. 5
7. Dziennik, o którym mowa w ust. 3 pkt 1 lit. a sporządzany jest elektronicznie, pracują w nim operatorzy w ramach jednego rachunku bankowego, o którym mowa w 1 pkt 1. 8 1. Konta księgi głównej zawierają zapisy o zdarzeniach w ujęciu systematycznym. Na kontach księgi głównej obowiązuje ujęcie zarejestrowanych uprzednio lub równocześnie w dzienniku zdarzeń, zgodnie z zasadą podwójnego zapisu. 2. Zapisów na określonym koncie księgi głównej dokonuje się w kolejności chronologicznej. 3. Zapisy dokonywane na kontach księgi głównej, prowadzone są elektronicznie. 4. Wydruki księgi głównej sporządzane są raz na koniec roku. 5. Sporządza się księgę główną dla: 1) jednostki budżetowej - Obsługa Finansowo-Księgowa Jednostek Budżetowych FK JBnowy, 2) Organu FKORG Obsługa Finansowo-Księgowa Organu FK ORG- nowy. 9 1. Konta ksiąg pomocniczych, zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej. Prowadzi się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), elektronicznych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej. 2. W Urzędzie prowadzi się konta ksiąg pomocniczych dla: 1) jednostki budżetowej - Obsługa Finansowo-Księgowa Jednostek Budżetowych FK JBnowy: a) środki trwałe - ewidencję prowadzi się ilościowo-wartościową zgodnie z aktualnym Zarządzeniem Prezydenta Miasta Starogard Gdański w sprawie instrukcji gospodarki środkami rzeczowymi: - księgi inwentarzowe, - karta środka trwałego, b) wartości niematerialne i prawne, c) tabele odpisów amortyzacyjnych dla środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, d) długoterminowe aktywa finansowe, e) karty kosztów i wydatków według klasyfikacji budżetowej, f) karty dochodów i przychodów według klasyfikacji budżetowej, 6
g) rozrachunki z kontrahentami: - dla wydatków jednostki budżetowej, - dla dochodów należności budżetowe, - dla ZFŚS, h) pozostałe rozrachunki z pracownikami: - dla wydatków jednostki budżetowej, - dla ZFŚS, i) pozostałe rozrachunki: - dla wydatków jednostki budżetowej, - dla poręczeń i kaucji, - dla sum depozytowych, - dla lokaty Hillerod, - dla ZFŚS, - dla udzielonych dotacji budżetowych, - dla płac, - dla funduszu pracy, j) rozrachunki z budżetem: - dla wydatków jednostki budżetowej, - dla ZFŚS, k) pozostałe należności publiczno-prawne: - dla wydatków jednostki budżetowej, - dla ZFŚS, l) operacje zakupów rejestr zakupów związany ze sprzedażą opodatkowaną (ręcznie), m) operacje sprzedaży rejestry sprzedaży (ręcznie): - rejestr sprzedaży faktur VAT, - rejestr sprzedaży dziennej bez rachunkowej według tytułów, - rejestr sprzedaży nieruchomości według aktów notarialnych, n) operacje sprzedaży rejestry sprzedaży (elektronicznie): - rejestr sprzedaży z tytułu dzierżaw i służebności, - rejestr sprzedaży z tytułu opłat za wieczystego użytkowania gruntów, - zbiorczy rejestr sprzedaży zestawienie, o) środek trwały w budowie i zakup środka trwałego - karty według poszczególnych zadań, p) sumy depozytowe według celów wpłat. 2) Organu FKORG Obsługa Finansowo-Księgowa Organu FK ORG- nowy: a) b) c) d) e) f) według rodzaju dochodu dla FK ORG z uwzględnieniem klasyfikacji budżetowej, dla każdego programu realizowanego w ramach środków pochodzących ze źródeł zagranicznych, niepodlegających zwrotowi, oraz z funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności Unii Europejskiej, rozrachunki z kontrahentami, rozrachunki z budżetem, pozostałe rozrachunki, kredyty bankowe. 3) Płac Urzędu PŁACE N: rozrachunki z pracownikami z tytułu wynagrodzeń (karty wynagrodzeń), 7
3. Konta ksiąg pomocniczych, o których mowa w ust. 2 pkt 1, prowadzone są dla każdego programu realizowanego w ramach środków pochodzących ze źródeł zagranicznych, niepodlegających zwrotowi oraz z funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności Unii Europejskiej, w zależności od potrzeb. 10 Konta pozabilansowe pełnią funkcję wyłącznie informacyjno-kontrolną. Zdarzenia na nich rejestrowane nie powodują zmian w składnikach aktywów i pasywów. Na kontach pozabilansowych obowiązuje zapis jednostronny. Na kontach pozabilansowych ujmowane są: 1) obce środki trwałe, 2) środki trwałe w likwidacji, 3) środki trwałe użyczone, 4) środki trwałe przejęte, 5) środki trwałe w trwałym zarządzie, 6) środki trwałe nieodpłatnie przekazane, 7) plan finansowy wydatków budżetowych, 8) plan finansowy niewygasających wydatków, 9) zaangażowanie środków na wydatki budżetowe roku bieżącego, 10) zaangażowanie środków na wydatki budżetowe przyszłych lat, 11) należności warunkowe, 12) poręczenia i gwarancje, 13) wydatki strukturalne, 14) planowane dochody budżetowe, 15) planowane wydatki budżetowe, 16) rozliczenia z innymi budżetami, 17) wzajemne rozliczenia między jednostkami, 18) rozrachunki z osobami trzecimi z tytułu ich odpowiedzialności za zobowiązania podatkowe podatnika. 11 1. Zestawienie obrotów i sald sporządza się elektronicznie na podstawie zapisów na kontach księgi głównej na koniec każdego miesiąca i zawiera ono: 1) numer konta, nazwa konta, 2) salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy (za wybrany okres) i narastająco od początku roku obrotowego (łącznie z bilansem otwarcia), oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego, 3) sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów za okres sprawozdawczy (za wybrany okres) i narastająco od początku roku obrotowego (łącznie z bilansem otwarcia), oraz sald na koniec okresu sprawozdawczego. 8
2. Obroty tego zestawienia muszą być zgodne z obrotami dziennika lub obrotami zestawienia obrotów dzienników częściowych. 3. Na koniec roku sporządza się zestawienia obrotów i sald wszystkich kont pomocniczych, a na dzień inwentaryzacji zestawienia sald inwentaryzowanej grupy składników aktywów. 12 Inwentarz, w rozumieniu niniejszego zarządzenia, jest to zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych sporządzone na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych. 13 Wydruki ksiąg rachunkowych, o których mowa w 5 ust. 5 lit. a za miesiąc styczeń i luty sporządza się niezwłocznie po zaksięgowaniu bilansu zamknięcia za rok poprzedni i bilansu otwarcia na dany rok, nie dłużej niż w ciągu 5 dni roboczych. 14 Prezydent Miasta Starogard Gdański, uwzględniając rodzaj i wartość poszczególnych grup rzeczowych składników aktywów obrotowych posiadanych przez Urząd, określi metodę prowadzenia ksiąg pomocniczych dla grup tych składników odrębnym zarządzeniem Prezydenta w sprawie instrukcji gospodarki środkami rzeczowymi. 15 1. Operatorzy poszczególnych programów przetwarzają dane w sposób określony w aktualnej instrukcji obsługi programu przyjętej odrębnym zarządzeniem Prezydenta. 2. Wprowadzanie danych do zbiorów tworzących księgi rachunkowe następuje na stanowiskach do spraw: 1) ewidencji dochodów budżetowych, 2) ewidencji kosztów i rozliczania inwentaryzacji, 3) ewidencji wydatków budżetowych i rozliczania podatku VAT, 4) ewidencji nakładów majątkowych i programów unijnych, 5) płac, 6) sprawdzania i dekretacji zdarzeń gospodarczych, 7) obsługi przelewów bankowych, 9
8) rozliczania dotacji i ewidencji ZFŚS, 9) ewidencji Budżetu Miasta, 10) ewidencji zaangażowania wydatków budżetowych, 11) sprawozdawczości, 12) ewidencji Organu, 13) Zastępca Naczelnika Wydziału, 14) ewidencji podatku od nieruchomości, rolnego i leśnego od osób fizycznych, 15) ewidencji podatku od nieruchomości, rolnego i leśnego od osób prawnych, 16) ewidencji podatku od środków transportowych, 17) ewidencji wieczystego użytkowania gruntów. 3. Wprowadzanie danych do ksiąg rachunkowych przez inne osoby niż pracownicy zatrudnieni na tych stanowiskach i pracownicy ich zastępujący jest niedopuszczalne. 16 1. Ochrona dowodów księgowych i ksiąg rachunkowych w formie papierowej oraz innych dokumentów stanowiących podstawę dokonywanych w nich zapisów polega na przechowywaniu ich w pomieszczeniach Urzędu. 2. Dokumenty księgowe, księgi rachunkowe znajdują się w szafach biurowych zamkniętych na klucz. Szafy te znajdują się w zamkniętych pomieszczeniach. 3. Dostęp do dokumentów księgowych i ksiąg rachunkowych mają pracownicy, którzy wykonują swoje zadania i obowiązki zajmujący te pomieszczenia. 17 Traci moc zarządzenie Nr 201/08/2013 Prezydenta Miasta Starogard Gdański z dnia 8 sierpnia 2013 r. w sprawie prowadzenia ksiąg rachunkowych, wykazu programów komputerowych i ochrony danych w Urzędzie Miasta Starogard Gdański. 18 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania, z mocą obowiązującą od 1 stycznia 2016 r. 10