PKP Energetyka Spółka Akcyjna 00-681 Warszawa, ul. Hoża 63/67, NIP: 526-25-42-704, REGON: 017301607, kapitał zakładowy 844 885 320,00 PLN, kapitał wpłacony w całości Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy XII Wydział Gospodarczy K.R.S. Nr KRS: 0000322634 Elektroniczne zapytanie ofertowe (erfx) nr EZA11i-9001-74-2/MW/16 Wynajem długoterminowy pojazdów i usługi związane z ich użytkowaniem Warszawa, grudzień 2016
I. Cel zapytania Celem zapytania jest zebranie ofert na usługę długoterminowego wynajmu pojazdów z opcją odkupu, usługami serwisowymi i ubezpieczeniem. Przedmiotem zapytania jest najem długoterminowy co najmniej 303 fabrycznie nowych pojazdów wyprodukowanych w latach 2016 lub 2017 na potrzeby PKP Energetyka S.A. Dokument zawiera szczegółową specyfikację usługi oraz informacje organizacyjne takie jak: sposób komunikacji w procesie ofertowym, osoby do kontaktu oraz sposób, miejsce i czas złożenia oferty. II. Zamawiający Zamawiającym jest PKP Energetyka S.A. z siedzibą w Warszawie, ul. Hoża 63/67, kod pocztowy 00-681, NIP: 526-25-42-704, REGON: 017301607, Nr KRS: 0000322634, kapitał zakładowy 844 885 320,00 zł kapitał wpłacony w całości. Aktualnie we flocie samochodowej PKP Energetyka S.A. jest blisko 800 samochodów do 3,5t. oraz 566 innych pojazdów (ciężarowe, specjalne). PKP Energetyka S.A. planuje sukcesywną wymianę całej floty i przejście do modelu wynajmu długoterminowego. Pojazdy podzielone są na następujące formy własności: samochody własne, leasing, wynajem długoterminowy, wynajem średnioterminowy. PKP-E obecnie wykorzystuje karty paliwowe dla całej floty pojazdów. Pojazdy do 3,5t podział wiekowy
III. Sposób przekazania odpowiedzi i osoby do kontaktu Najprawdopodobniej zaistnieje potrzeba komunikacji pomiędzy Oferentami biorącymi udział w niniejszym procesie zakupowym, a PKP Energetyka. Oferenci ani przedstawiciele Oferentów nie mogą się kontaktować z przedstawicielami lub pracownikami PKP Energetyka w związku z niniejszym procesem zakupowym. Od momentu, kiedy Oferent otrzyma niniejszy dokument cała komunikacja dotycząca procesu zakupowego musi się odbywać za pośrednictwem wyznaczonej przez Zamawiającego osoby do kontaktu: Osoba do kontaktu Imię i nazwisko: Monika Wiśniewska Stanowisko: Specjalista w Biurze Zakupów Strategicznych Adres: PKP Energetyka S.A. e-mail: m.wisniewska@pkpenergetyka.pl Numer telefonu: 571 312 742 IV. Opis sposobu przygotowania oferty oraz informacje i dokumenty wymagane przez PKP Energetyka S.A. 1. Oferta musi być sporządzona w języku polskim. 2. Oferta powinna składać się z dwóch osobnych dokumentów: i) opisu technicznego: szczegółowy opis świadczonych usług, referencje, pozostałe niehandlowe informacje dostawców (nie zawiera elementów warunków handlowych w szczególności cen) ii) opisu warunków handlowych i wycena dla poszczególnych składowych oferty wypełnione w formularzu ofertowym stanowiącym załącznik do niniejszego zapytania (Załącznik nr 2.1 i 2.2 w xlsx) 3. Wersję elektroniczną oferty, stanowiącą skan dokumentów oferty wydrukowanej i podpisanej przez osoby uprawnione (PDF) należy złożyć na platformie https://pkpenergetyka.logintrade.net zgodnie z wymaganiami tej platformy, 4. Załączniki w wersji edytowalnej xlsx proszę przesłać za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres e-mail: m.wisniewska@pkpenergetyka.pl 5. Oferta powinna zawierać informacje i dokumenty dotyczące zamówienia, sporządzone w poniższej kolejności: i) data sporządzenia oferty i termin jej ważności wskazanie osób, wraz z danymi kontaktowymi, upoważnionych do reprezentowania Oferenta, ii) Informacja cenowa osobno dla każdego rodzaju usługi/produktu zgodnie z załączonym wzorem formularza ofertowego, iii) informacje o Oferencie ze szczególnym uwzględnieniem zakresu działania, specjalizacji i struktury organizacyjnej, zapewniających realizację świadczenia usług zgodnie z niniejszym zapytaniem, iv) Ponieważ złożona oferta jest oświadczeniem woli, to winna być podpisana przez osobę lub osoby uprawnione do reprezentowania oferenta lub do jej złożenia; dlatego też do oferty winien zostać dołączony odpis KRS i stosowne pełnomocnictwo jeżeli ofertę podpisała osoba niewymieniona w KRS.
6. Oferenci zobowiązani są dołączyć do Oferty następujące dokumenty: i) aktualne zaświadczenie z Urzędu Skarbowego ii) aktualne zaświadczenie z właściwego oddziału ZUS o opłacaniu składek iii) aktualne sprawozdanie finansowe iv) KRS + pełnomocnictwa (w przypadku reprezentowania firmy przez inne osoby niż w KRS) 7. Oferent może polegać na wiedzy i doświadczeniu, potencjale technicznym, osobach zdolnych do wykonania zamówienia lub zdolnościach finansowych innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków. Oferent w takiej sytuacji zobowiązany jest udowodnić Zamawiającemu, iż będzie dysponował zasobami niezbędnymi do realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonywaniu zamówienia 8. Ponadto oferent powinien przedstawić informację o realizacji adekwatnych do określonego w niniejszym zapytaniu usług (nazwa firmy, adres, telefon i nazwiska osób odpowiedzialnych, mogących udzielić informacji), oraz załączyć Listy Referencyjne z wykonanych usług. V. Terminy oraz sposób i miejsce złożenia oferty Etap Data Wysłanie dokumentu 2 grudnia 2016 Termin otrzymania pytań od Oferentów 12 grudnia 2016 Przesłanie odpowiedzi PKP Energetyka na zadane pytania 15 grudnia 2016 Termin składnia ofert 19 grudnia 2016 do godziny 16:00 Prezentacje ofert i spotkania negocjacyjne 19 grudnia 2016 8 stycznia 2017 Wybór dostawcy do 10 stycznia 2017 1) Każdy z Oferentów składa tylko jedną ofertę na wykonanie przedmiotu zamówienia. 2) Każdy z Oferentów może złożyć ofertę na wybrane jedno, dwa lub trzy zadania. Oferty na zadania oceniane będą rozłącznie. 3) Oferty złożone po terminie nie będą brane po uwagę. 4) Wszystkie rozliczenia zobowiązań finansowych dokonywane będą w PLN. 5) Okres związania ofertą wynosi 60 dni. Bieg terminu rozpoczyna się od dnia jej dostarczenia. VI. Opis przedmiotu zamówienia Przedmiotem zapytania są trzy zadania: Zadanie 1. Usługi serwisowania floty samochodowej (nowej i własnej) wg. kategorii pojazdów PKP Energetyka S.A. (zgodnie z tabelą poniżej). Usługi serwisowania w ramach gwarancji oraz serwisu pogwarancyjnego. Zestawienie pojazdów we flocie własnej PKP Energetyka S.A. znajduje się w załączniku nr 2.1 do niniejszego zapytania.
Zadanie 2: Monitoring GPS Usługa montażu i abonamentu za pozycjoner GPS. Urządzenie zamontowane na stałe w pojeździe, które na bieżąco zbiera dane o lokalizacji pojazdów, odczytuje parametrów z komputera pokładowego. Usługodawca musi posiadać ważną umowę i licencję na wykorzystywane podkłady mapowe (podkłady mapowe dostępna wraz z aplikacją w zasobach usługodawcy). Kluczowe funkcjonalności: i) lokalizacja pojazdów na mapie ii) trasa na mapie iii) analiza stylu jazdy (start/stop na mapie, dystans z GPS lub CAN pojazdu, zużycie paliwa, obroty silnika, stan licznika) iv) raportowanie - zestawienie logistyczne v) integracja z kartami paliwowymi vi) jazda służbowa / prywatna vii) monitorowanie i raportowanie przekroczeń prędkości w oparciu o rzeczywiste ograniczenia prędkości (zgodnie z GDKiA i przepisami ruchu drogowego) viii) raport oceny stylu jazdy w oparciu o rzeczywiste ograniczenia prędkości ix) dostępność wszystkich danych zbieranych przez pojazd i system telematyczny przez cały okres świadczenia usługi x) dane przechowywane na serwerach znajdujących się na terenie UE Usługi: i) montaż urządzeń w pojazdach nowych (wycena w ramach zadania 4) ii) montaż urządzeń w pojazdach już posiadanych przez PKP Energetyka S.A. (wycena ryczałtowa) iii) abonament miesięczny / pojazd iv) System centralny do obsługi całej floty pojazdów: (1) raportowanie centralne zbieranych parametrów lokalizatorów, (2) analizy statystyczne (wizualizacja raportów), (3) przesyłanie informacji w formie o zdefiniowanych zdarzeniach, związanych z pojazdami, Urządzenia telematyczne: i) urządzenia muszą być fabrycznie nowe, wyprodukowane nie wcześniej niż 6 miesięcy przed datą ich montażu ii) muszą mieć znak CE iii) urządzenia mają pozwalać na odczyt danych z magistrali CAN pojazdów iv) mają mieć zabudowany akcelerometr (pozwalający na uruchomienie funkcjonalności wykrywania zdarzeń drogowych) v) wewnętrzna bateria umożliwiająca podtrzymanie pracy urządzenia podczas zaniku napięcia z pojazdu vi) pamięć wewnętrzna flash buforująca co najmniej 10.000 zdarzeń w przypadku braku łączności GSM
vii) możliwość konfiguracji lokalizacji z częstością raz na minutę Zadanie 3. Najem długoterminowy 303 fabrycznie nowych pojazdów wyprodukowanych w latach 2016 lub 2017 na potrzeby PKP Energetyka S.A. w podziale na 8 kategorii: Kategoria Pojazdu PKP E 1. PKP E 2. PKP E 3. Opis Samochody typu VAN (5 osobowe z przestrzenią ładunkową w wersji standard) z opcją wykupu Samochody typu furgon (samochody z dwoma rzędami siedzeń i przestrzenią ładunkową w wersji standard) z opcją wykupu Samochody typu skrzyniowe (samochody z dwoma rzędami siedzeń i skrzynią ładunkową z plandeką rozpiętą na pałąkach w wersji standard) z opcją wykupu ilość 74 szt. 121 szt. 14 szt. PKP E 4. Samochody osobowe Klasa B z opcją wykupu 1%, 5%, 20% 45 szt. PKP E 5. Samochody osobowe Klasa C z opcją wykupu 1%, 5%, 20% 25 szt. PKP E 6. Samochody osobowe Klasa D z opcją wykupu 1%, 5%, 20% 20 szt. PKP E 7. Samochody osobowe Klasa D premium z opcją wykupu 1%, 5%, 20% 3 szt. PKP E 8. Samochody osobowe Klasa SUV z opcją wykupu 1%, 5%, 20% 1 szt. Razem: 303 szt. Szczegółową specyfikację techniczną samochodów zawiera Załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania. Oferenci mogą złożyć ofertę dla co najmniej jednej kategorii pojazdu PKPE 1,2,3,4,5,6,7 lub 8. Oferenci wyrażą zgodę na udostępnienie pojazdów do instalacji urządzeń monitorujących GPS przez firmy trzecie w sytuacji, gdy PKP Energetyka S.A. wyrazi takie oczekiwanie. VII. Opis kryteriów oceny spełniania warunków wymaganych PKP Energetyka S.A. dokona wyboru najkorzystniejszej oferty w drodze negocjacji z zachowaniem konkurencji, uwzględniając w ocenie wszystkie następujące elementy: Zadanie 1 Serwisowanie posiadanej floty pojazdów: a. Całkowity koszt świadczenia kompleksowych usług serwisowych dla floty własnej PKP Energetyka S.A. w tym w ujęciu rocznym na jeden pojazd, w tym: - przeglądy gwarancyjne, - przeglądy techniczne, - bieżące naprawy pojazdów. b. Usługi na zasadzie ryczałtu miesięcznego objęcie pojazdów usługami serwisowania gwarancyjnego i pogwarancyjnego. W szczególności w zakresie: - okresowych przeglądów i wymian płynów i części eksploatacyjnych wynikających z kontraktów gwarancyjnych na pojazdy,
- okresowych przeglądów i wymian płynów i części eksploatacyjnych wynikających dla pojazdów po gwarancji wynikających z normatywów zużycia przy określonym przebiegu i wieku pojazdów. c. Usługi centralnego systemu ewidencji serwisu i stanu technicznego pojazdów (system zarządzania flotą, połączenie z systemem kart paliwowych i systemem monitoringu GPS zadania 2 i 3). Zadanie 2 Monitoring GPS: Całkowity koszt posiadania usługi monitoringu pojazdów jako suma iloczynów kosztów montażu urządzeń i abonamentu miesięcznego dla urządzeń i systemu centralnego. Zadanie 3 Wynajem długoterminowy nowych pojazdów: i) Całkowity koszt posiadania pojazdu wyliczony na podstawie sumy kosztów: 1. finansowych (leasingu), 2. usług serwisowych i technicznych, 3. ubezpieczenia, 4. ceny odkupu pojazdu. 5. Innych składników kosztowych powyżej niewymienionych, a wskazanych przez Oferentów. ii) Całkowity koszt posiadania systemu centralnego obsługi floty samochodowej integrującego system kart paliwowych i system monitoringu pojazdów GPS. Wspólne kryteria: 1. Termin płatności od daty dostarczenia prawidłowo wystawionej faktury (min. 14 dni). Termin płatności dłuższy niż minimalny będzie mieć odzwierciedlenie w ocenie. 2. Termin przekazania pojazdów maksymalnie do 14 dni od każdego zamówienia jednostkowego. 3. Referencje oferentów (min. 3 rozpisane przykłady kompleksowej obsługi flot typu full service leasing co najmniej 200 pojazdów u jednego klienta). Oferent składając ofertę winien przedłożyć wykaz, w którym wskaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, wykonał lub wykonuje co najmniej 3 zamówienia najmu samochodów osobowych przez okres kolejnych co najmniej 24 miesięcy (każda) o wartości za ten okres nie mniejszej niż 50 000 zł brutto za każdy pojazd, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców oraz załączy dokument potwierdzający, że zamówienia te zostały wykonane lub są wykonywane należycie. 4. Referencje oferentów dla zadania nr 2 (min. 3 rozpisane przykłady na dostawę produktów paliwowych w systemie kart flotowych na stacjach paliw Wykonawcy) Każda dodatkowa referencja będzie mieć odzwierciedlenie w ocenie. 5. Dysponowanie przez oferenta odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. Oferent składając ofertę winien wykazać, że dysponuje lub będzie dysponował samochodami osobowymi w ilości i o minimalnych parametrach określonych w niniejszym zapytaniu oraz wskaże podstawę do dysponowania tymi samochodami. Ponadto Oferent winien wykazać, że dysponuje lub będzie dysponował minimum 6 autoryzowanymi stacjami obsługi oferowanych marek samochodów osobowych na terenie Miasta Stołecznego Warszawy oraz minimum 20 autoryzowanymi stacjami
obsługi w pozostałych województwach (nie wliczając województwa mazowieckiego) oraz wskaże podstawę do dysponowania tymi zasobami. Większa liczba stacji obsługi będzie mieć odzwierciedlenie w ocenie. 6. Sytuacja ekonomiczna i finansowa: Oferent składając ofertę potwierdzi posiadanie środków finansowych lub zdolność kredytową w wysokości nie mniejszej niż 5 000 000 zł (słownie: pięć milionów złotych). Ponadto Oferent wykaże, że jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej związanej z przedmiotem zamówienia na kwotę minimum 5 000 000 zł (słownie: pięć milionów złotych). VIII. Zastrzeżenia PKP Energetyka S.A. zastrzega sobie prawo do dowolnego wyboru podmiotu/podmiotów, z którymi będą prowadzone negocjacje w odniesieniu do części lub całości zakresu złożonych odpowiedzi oraz do zawarcia umowy z więcej niż jednym Dostawcą wyłonionym w drodze negocjacji, przy czym zakres umowy może obejmować całość lub część zakresu złożonej odpowiedzi na zapytanie ofertowe. PKP Energetyka S.A. zastrzega sobie prawo do odwołania, zamknięcia procesu wyboru Dostawcy i odstąpienia od negocjacji bez podania przyczyn. Z tego tytułu nie przysługują żadne roszczenia wobec Zapraszającego. Niniejsze zapytanie stanowi zaproszenie do negocjacji w rozumieniu art. 72 k.c. PKP Energetyka S.A. nie jest związany postanowieniami ustawy o zamówieniach publicznych i zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia dodatkowych negocjacji cen w formie aukcji elektronicznej. Oferent ponosi wszystkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty i nie przysługuje mu prawo roszczenia o zwrot tych kosztów. IX. Poufność Wszelkie informacje dotyczące niniejszego dokumentu, prowadzonych w związku z nim rozmów, otrzymywanych informacji i materiałów, mają charakter ściśle poufny i nie mogą być udostępniane żadnym osobom bezpośrednio nie zaangażowanym w przygotowanie odpowiedzi na pytania oraz innych dokumentów mających z nim związek. Ponadto: 1) PKP Energetyka zastrzega sobie prawo do odstąpienia od opisanego w niniejszym dokumencie procesu - na każdym jego etapie bez podawania przyczyn; 2) Oferenci przygotowują swoje odpowiedzi bezpłatnie; 3) Oferenci ponoszą odpowiedzialność wobec PKP Energetyka za prawidłowość oraz stan faktyczny podanych przez nich danych; 4) Przekazanie przez oferentów informacji nie powoduje żadnego zobowiązania dla PKP Energetyka do prowadzenia dalszych negocjacji ani zawarcia umowy; 5) Zastrzegamy sobie prawo do swobodnego wyboru oferty, w tym oferty, która nie będzie ofertą najtańszą. X. Załączniki Załącznik nr 1 Szczegółowa specyfikacja samochodów nowych Załącznik nr 2.1 Formularz ofertowy flota własna xlsx Załącznik nr 2.2 Formularz ofertowy samochody nowe xlsx