Nr sprawy: PLS.SJ. 343-1/2011 SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA PRZETARGU NIEOGRANICZONEGO O WARTOŚCI SZACUNKOWEJ NIEPRZEKRACZAJĄCEJ 193 000 EURO I. Nazwa oraz adres Zamawiającego: Planetarium i Obserwatorium Astronomiczne im. Mikołaja Kopernika w Chorzowie al. Planetarium 4, 41-500 Chorzów tel. 32 241 32 96 fax. 32 250 65 84 II. Tryb udzielenia zamówienia: Przetarg nieograniczony (zgodnie z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych tekst jednolity: Dz. U. z 2010 r. Nr 113 poz. 759 ze zmianami), zwaną dalej ustawą Pzp. III. Opis przedmiotu zamówienia: Kod CPV: 55100000-1 Usługi hotelarskie 55300000-3 Usługi restauracyjne i podawania posiłków 55120000-7 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 55130000-0 Inne usługi hotelarskie Przedmiotem niniejszego zamówienia publicznego jest usługa hotelarska w zakresie zakwaterowania, wyżywienia i udostępnienia sal konferencyjnych dla uczestników V Międzynarodowej Olimpiady z Astronomii i Astrofizyki organizowanej w dniach 25.08 04.09. 2011r. zgodnie z zasadami opisanymi poniżej Niezbędne uwarunkowania dotyczące obiektów hotelowych: standard hotelu nie mniejszy niż dla hoteli zaszeregowanych do kategorii **** zgodnie z rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19.08.2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których świadczone są usługi hotelarskie (tekst jednolity Dz. U. z 2006 r. Nr 22 poz. 169). hotel nie może być w trakcie remontu posiadanie parkingu dla samochodów osobowych (co najmniej 10 stanowisk), posiadanie parkingu dla autokarów (co najmniej 4 stanowiska), bezpłatny dostęp dla gości do Internetu, posiadanie bezpiecznego miejsca depozytowego na terenie obiektu, odpowiednia ochrona obiektu, Strona 1 z 15
zapewnienie w ramach świadczonych usług bezpłatnego korzystania przez zakwaterowanych gości Zamawiającego z części sportowo rekreacyjnej lub odnowy biologicznej w miejscu realizacji zamówienia. Szczegółowy zakres przedmiotu zamówienia obejmuje: ZADANIE NR 1 Lokalizacja miejsca zakwaterowania na terenie miasta Katowice (poza centrum) 1. Zapewnienie zakwaterowania w dniach od 25.08. 04.09.2011 r.: 1) nocleg dla 190 osób; zakwaterowanie pierwszego dnia tj. 25.08.2011r., do ostatniego dnia tj. 4.09.2011r.; w pokojach jednoosobowych i dwuosobowych, ogrzewanych z TV i łazienką wyposażoną w: umywalkę, toaletę, wannę lub prysznic, o standardzie nie mniejszym niż dla hoteli zaszeregowanych do kategorii **** zgodnie z rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których świadczone są usługi hotelarskie (tekst jednolity Dz. U. z 2006 r. Nr 22 poz. 169); z zapewnieniem 10- ciu miejsc parkingowych dla zakwaterowanych gości zamawiającego, 2) wykonawca zapewni 58 pokoi jednoosobowych oraz 66 pokoi dwuosobowych z oddzielnymi łóżkami. 3) w cenę doby hotelowej musi być wliczone śniadanie dla każdej zakwaterowanej osoby, serwowane w formie bufetu (tzw. stołu szwedzkiego). 4) Zamawiający zastrzega możliwość zmniejszenia ilości osób, o których mowa w pkt 1 w stosunku do całego zamówienia max do 24 osób i niezrealizowania tej części zamówienia (dotyczy zakwaterowania i wyżywienia). Wówczas rozliczenie nastąpi zgodnie z rzeczywistym wykonaniem przedmiotu zamówienia, a Wykonawca nie będzie wnosił żadnych roszczeń z tego tytułu. W ostatniej dobie tj. 3/4.09.2011 r. Zamawiający zastrzega możliwość zmniejszenia ilości osób do 50 % osób zakwaterowanych. Wówczas rozliczenie nastąpi zgodnie z rzeczywistym wykonaniem przedmiotu zamówienia, a Wykonawca nie będzie wnosił żadnych roszczeń z tego tytułu. 5) Liczba uczestników, która będzie wiążąca do wyliczenia należności za usługę zakwaterowania i wyżywienia zostanie podana Wykonawcy przez Zamawiającego najpóźniej na 30 dni przed rozpoczęciem realizacji zamówienia. Dotyczy to również informacji, o których mowa w ppkt.4). 6) Zamawiający nie pokrywa kosztów zakwaterowania ani wyżywienia osób towarzyszących uczestnikom olimpiady zgłoszonym przez Zamawiającego. Zamawiający nie pokrywa kosztów zagranicznych i krajowych rozmów telefonicznych wykonywanych z pokoi hotelowych przez osoby zakwaterowane, Zamawiający nie pokrywa również kosztów związanych np. z udostępnianiem w pokojach płatnej telewizji lub mini baru itp. Wymienione koszty zostaną opłacone indywidualnie przez osoby zakwaterowane. Strona 2 z 15
2. Zapewnienie wyżywienia dla osób korzystających z noclegu: 1) Każdorazowo przy podawaniu każdego posiłku Wykonawca musi przewidzieć konieczność serwowania dań jarskich i ewentualnie koszernych dla osób, które ze względów np. kulturowych lub religijnych tego wymagają. O ilości takich posiłków Zamawiający poinformuje Wykonawcę najpóźniej na 30 dni przed rozpoczęciem realizacji zamówienia. 2) Minimalne wymagania dotyczące posiłków: Dzienna wartość kaloryczna wydawanych posiłków powinna wynosić minimum 2500 kalorii na osobę. Zestawiając potrawy w posiłki należy je tak dobierać, aby w każdym z nich występowały produkty zawierające białka zwierzęce i roślinne oraz warzywa i owoce. Przy planowaniu jadłospisów posiłki powinny być komponowane pod względem smakowym i kalorycznym oraz codziennie urozmaicane. Posiłki muszą być obfite. Gramatura poszczególnych produktów na osobę powinna odpowiadać standardom dietetyki. śniadanie w formie bufetu (tzw. stół szwedzki) wartość kaloryczna minimum 600 kalorii. Powinno składać się co najmniej z: potrawy ciepłej (co najmniej 3 rodzaje), pieczywa jasnego i ciemnego, jogurtów, słodkich bułeczek, półmisków wędlin (co najmniej 4 rodzaje), jaj, serów żółtych, białych i pleśniowych, dżemu, miodu, mleka, płatków śniadaniowych (co najmniej 4 rodzaje), kawy, herbaty, masła, cytryny, mleczka, wody mineralnej niegazowanej i gazowanej, owoców, soków owocowych (co najmniej 3 rodzaje), warzyw ( co najmniej 4 rodzaje). obiad w formie bufetu (tzw. stół szwedzki) wartość kaloryczna minimum 1200 kalorii. Powinien zawierać minimum: zupę (co najmniej 3 rodzaje), gorącego dania drugiego (co najmniej 4 zestawy) w tym mięso różne (co najmniej 4 gatunki), ziemniaki (w różnej formie), makarony, ryż lub kasze, kluski, jarzyny gotowane i duszone lub zasmażane, surówki, kompot lub sok (co najmniej 3 rodzaje) i owoce, deser (ciasto lub mus lub torcik lub tp.), kawy, herbaty, wody mineralnej niegazowanej i gazowanej, kolacja w formie bufetu (tzw. stół szwedzki) wartość kaloryczna minimum 700 kalorii. Powinna składać się co najmniej z: przystawki sałatki (co najmniej 3 rodzaje), dania głównego na gorąco (co najmniej 3 rodzaje), półmisków wędlin (co najmniej 4 rodzaje), ryb, serów, pieczywa, kawy, herbaty, cytryny, mleczka, wody mineralnej niegazowanej i gazowanej, soku owocowego (co najmniej 2 rodzaje). 3) Dokładne godziny wydawania posiłków zostaną ustalone z Wykonawcą, który złoży najkorzystniejszą ofertę. 4) Kalendarz serwowania posiłków dla ZADANIA NR 1 stanowi załącznik nr 1 do SIWZ Strona 3 z 15
ZADANIE NR 2 Lokalizacja miejsca zakwaterowania na terenie miasta Kraków (poza centrum) 1. Zapewnienie zakwaterowania w dniach od 25.08. 04.09.2011 r.: 1) nocleg dla 78 osób; zakwaterowanie pierwszego dnia tj. 25.08.2011r., do ostatniego dnia tj. 4.09.2011r.; w pokojach jednoosobowych i dwuosobowych, ogrzewanych z TV i łazienką wyposażoną w: umywalkę, toaletę, wannę lub prysznic, o standardzie nie mniejszym niż dla hoteli zaszeregowanych do kategorii **** zgodnie z rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których świadczone są usługi hotelarskie (tekst jednolity Dz. U. z 2006 r. Nr 22 poz. 169); z zapewnieniem miejsc parkingowych (10 miejsc) dla zakwaterowanych przez Zamawiającego gości, 2) wykonawca zapewni (16) pokoi jednoosobowych (31) pokoi dwuosobowych z oddzielnymi łóżkami. 3) W cenę doby hotelowej musi być wliczone śniadanie dla każdej zakwaterowanej osoby, serwowane w formie stołu szwedzkiego. 4) Zamawiający zastrzega możliwość zmniejszenia ilości osób, o których mowa w pkt. 1 w stosunku do całego zamówienia max do 8 osób i niezrealizowania tej części zamówienia (dotyczy zakwaterowania, wyżywienia i serwisu kawowego). Wówczas rozliczenie nastąpi zgodnie z rzeczywistym wykonaniem przedmiotu zamówienia, a Wykonawca nie będzie wnosił żadnych roszczeń z tego tytułu. W ostatniej dobie tj. 3/4.09.2011 r. Zamawiający zastrzega możliwość zmniejszenia ilości osób do 50 % osób zakwaterowanych. Wówczas rozliczenie nastąpi zgodnie z rzeczywistym wykonaniem przedmiotu zamówienia, a Wykonawca nie będzie wnosił żadnych roszczeń z tego tytułu. 5) Liczba uczestników, która będzie wiążąca do wyliczenia należności za usługę zakwaterowania i wyżywienia zostanie podana Wykonawcy przez Zamawiającego najpóźniej na 30 dni przed rozpoczęciem realizacji zamówienia. Dotyczy to również informacji, o których mowa w ppkt.4). 6) Zamawiający nie pokrywa kosztów zakwaterowania ani wyżywienia osób towarzyszących uczestnikom olimpiady zgłoszonym przez Zamawiającego. Zamawiający nie pokrywa kosztów zagranicznych i krajowych rozmów telefonicznych wykonywanych z pokoi hotelowych przez osoby zakwaterowane, Zamawiający nie pokrywa również kosztów związanych np. z udostępnianiem w pokojach płatnej telewizji lub mini baru itp. Wymienione koszty zostaną opłacone indywidualnie przez osoby zakwaterowane. 2. Zapewnienie wyżywienia dla osób korzystających z noclegu: 1) Każdorazowo przy podawaniu każdego posiłku Wykonawca musi przewidzieć konieczność serwowania dań jarskich i ewentualnie koszernych dla osób, które ze względów np. kulturowych lub religijnych tego wymagają. O ilości takich posiłków Zamawiający poinformuje Wykonawcę najpóźniej na 30 dni przed rozpoczęciem realizacji zamówienia. Strona 4 z 15
2) Minimalne wymagania dotyczące posiłków: Dzienna wartość kaloryczna wydawanych posiłków powinna wynosić minimum 2500 kalorii na osobę. Zestawiając potrawy w posiłki należy je tak dobierać, aby w każdym z nich występowały produkty zawierające białka zwierzęce i roślinne oraz warzywa i owoce. Przy planowaniu jadłospisów posiłki powinny być komponowane pod względem smakowym i kalorycznym oraz codziennie urozmaicane. Posiłki muszą być obfite. Gramatura poszczególnych produktów na osobę powinna odpowiadać standardom dietetyki. śniadanie w formie bufetu (tzw. stół szwedzki) wartość kaloryczna minimum 600 kalorii. Powinno składać się co najmniej z: potrawy ciepłej (co najmniej 3 rodzaje), pieczywa jasnego i ciemnego, jogurtów, słodkich bułeczek, półmisków wędlin (co najmniej 4 rodzaje), jaj, serów żółtych, białych i pleśniowych, dżemu, miodu, mleka, płatków śniadaniowych (co najmniej 4 rodzaje), kawy, herbaty, masła, cytryny, mleczka, wody mineralnej niegazowanej i gazowanej, owoców, soków owocowych (co najmniej 3 rodzaje), warzyw ( co najmniej 4 rodzaje). obiad w formie bufetu (tzw. stół szwedzki) wartość kaloryczna minimum 1200 kalorii. Powinien zawierać minimum: zupę (co najmniej 3 rodzaje), gorącego dania drugiego (co najmniej 4 zestawy) w tym mięso różne (co najmniej 4 gatunki), ziemniaki (w różnej formie), makarony, ryż lub kasze, kluski, jarzyny gotowane i duszone lub zasmażane, surówki, kompot lub sok (co najmniej 3 rodzaje) i owoce, deser (ciasto lub mus lub torcik lub tp.), kawy, herbaty, wody mineralnej niegazowanej i gazowanej, kolacja w formie bufetu (tzw. stół szwedzki) wartość kaloryczna minimum 700 kalorii. Powinna składać się co najmniej z: przystawki sałatki (co najmniej 3 rodzaje), dania głównego na gorąco (co najmniej 3 rodzaje), półmisków wędlin (co najmniej 4 rodzaje), ryb, serów, pieczywa, kawy, herbaty, cytryny, mleczka, wody mineralnej niegazowanej i gazowanej, soku owocowego (co najmniej 2 rodzaje). 3) Dokładne godziny wydawania posiłków zostaną ustalone z Wykonawcą, który złoży najkorzystniejszą ofertę. 4) Kalendarz serwowania posiłków dla ZADANIA NR 2 stanowi załącznik nr 1 do SIWZ 3. Zapewnienie sal konferencyjnych oraz pokoju organizacyjnego: 1) Sala konferencyjna co najmniej o powierzchni 130 m 2 z możliwością układu stolików i krzeseł w sposób szkolny lub w kształcie litery U dla co najmniej 75 osób, - klimatyzowana, - wyciszona, - z możliwością odpowiedniego zaciemnienia, - z możliwością zainstalowania przez zamawiającego serwera - wyposażona w sprzęt multimedialny: projektor i ekran (podłączenie komputera do projektora musi znajdować się w sali konferencyjnej), flipchart z kartkami i mazakami, nagłośnienie, Strona 5 z 15
- z zapewnionym dostępem do łącza internetowego co najmniej o przepustowości 4 Mbit, umożliwiającego jednoczesne korzystanie przez co najmniej 75 notebooków oraz umożliwiający przekaz multimedialny wyświetlany uczestnikom na ekranie, - wyposażona w krzesła i stoliki jedno lub dwu osobowe Sala będzie udostępniona Zamawiającemu całą dobę w wyznaczonych dniach pobytu tj.; od 26.08.2011 r. od godziny 19:00 do 02.09.2011 r. do godziny 12:00. Wykonawca umożliwi Zamawiającemu utworzenie Ethernetu w w/w sali. 2) Sala konferencyjna co najmniej o powierzchni 25 m² z możliwością układu stolików i krzeseł w kształcie litery U dla 10 osób, - klimatyzowana, - wyciszona, - wyposażona w filpchart z kartkami i mazakami, - z dostępem do łącza internetowego, - wyposażona w krzesła i stoliki jedno lub dwu osobowe. - z możliwością zainstalowania przez zamawiającego serwera Sala będzie udostępniona zamawiającemu całą dobę w wyznaczonych dniach pobytu tj. od 27.08.2011 r. od godziny 19:00 do 31.08.2011 r. do godziny 18:00 3) Pokój organizacyjny o powierzchni co najmniej 15 m 2 dla potrzeb Zamawiającego na okres od 25.08.2011 r. od godziny 6:00 do 3.09.2011 r. do godziny 18:00 z dostępem do łącza internetowego oraz możliwością zainstalowania przez Zamawiającego dwóch urządzeń kserograficznego 4) Zapewnienie serwisu kawowego w jednym punkcie tj. przy sali konferencyjnej, o której mowa w ppkt.1), w wyznaczonych dniach i godzinach. 5) Zestawienie ilości i rodzajów produktów zestawu serwisu kawowego oraz kalendarz serwowania dla ZADANIA NR 2 stanowi załącznik nr 2 do SIWZ. Godziny serwowania zostaną ustalone z wykonawcą, który złoży najkorzystniejszą ofertę. IV. Termin wykonania zamówienia: Terminy wykonania zamówienia: w dniach 25.08.2011r. do 4.09.2011 r. V. Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków: 1. O udzielenie zamówienia publicznego mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki określone w art. 22 ust. 1 ustawy Pzp: 1.1. posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania; Ocena spełniania ww. warunku zostanie dokonana według formuły: spełnia - nie spełnia na podstawie załączonego do oferty oświadczenia wymienionego w pkt VI ppkt 1.1. siwz. Nie wykazanie spełniania ww. warunku skutkować będzie wykluczeniem Wykonawcy Strona 6 z 15
z postępowania zgodnie z art. 24 ust. 2 pkt 4 ustawy Pzp. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia ww. warunek spełniają łącznie. 1.2. posiadają wiedzę i doświadczenie; Ocena spełniania ww. warunku zostanie dokonana według formuły: spełnia - nie spełnia na podstawie załączonego do oferty oświadczenia wymienionego w pkt VI ppkt 1.1. siwz. Nie wykazanie spełniania ww. warunku skutkować będzie wykluczeniem Wykonawcy z postępowania zgodnie z art. 24 ust. 2 pkt 4 ustawy Pzp. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia ww. warunek spełniają łącznie. 1.3. dysponują odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; Ocena spełniania ww. warunku zostanie dokonana według formuły: spełnia - nie spełnia na podstawie załączonego do oferty oświadczenia wymienionego w pkt VI ppkt 1.1. siwz. Nie wykazanie spełniania ww. warunku skutkować będzie wykluczeniem Wykonawcy z postępowania zgodnie z art. 24 ust. 2 pkt 4 ustawy Pzp. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia ww. warunek spełniają łącznie. 1.4. znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia; Ocena spełniania ww. warunku zostanie dokonana według formuły: spełnia - nie spełnia na podstawie załączonego do oferty oświadczenia wymienionego w pkt VI ppkt 1.1. siwz. Nie wykazanie spełniania ww. warunku skutkować będzie wykluczeniem Wykonawcy z postępowania zgodnie z art. 24 ust. 2 pkt 4 ustawy Pzp. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia ww. warunek spełniają łącznie. 2. O udzielenie zamówienia publicznego mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy wykażą brak podstaw do wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia z powodu niespełnienia warunków, o których mowa w art. 24 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych. Ocena spełniania ww. warunku zostanie dokonana według formuły: spełnia - nie spełnia na podstawie załączonych do oferty oświadczeń i dokumentów, wymienionych w pkt VI ppkt 2 SIWZ. Nie wykazanie spełniania ww. warunku skutkować będzie wykluczeniem Wykonawcy z postępowania zgodnie z art. 24 ust. 2 pkt 4 ustawy Pzp. Ww. warunek każdy z podmiotów oferty wspólnej musi spełniać odrębnie. VI. Wykaz oświadczeń oraz dokumentów, jakie mają dostarczyć Wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu: 1. W celu wykazania spełniania warunków, o których mowa w pkt V pkt.1 SIWZ Wykonawca wraz z ofertą winien złożyć: 1.1. Oświadczenie o spełnieniu warunków wynikających z art. 22 ust. 1 ustawy Pzp (załącznik nr 3 do SIWZ). 2. W celu wykazania braku podstaw do wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia w okolicznościach, o których mowa w art. 24 ust. 1 ustawy Pzp Wykonawca wraz z ofertą winien złożyć: 2.1. Oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia z postępowania zgodnie z art. 24 ust.1 ustawy Pzp (załącznik nr 3 do SIWZ). Strona 7 z 15
2.2. Aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy Pzp, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert, a w przypadku osób fizycznych oświadczenie w zakresie art. 24 ust. 1 pkt.2 ustawy Pzp (załącznik nr 4 do SWIZ) oraz aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej (oryginał lub poświadczona za zgodność z oryginałem kopia) 3. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dokumenty i oświadczenia, wymienione w pkt VI ppkt 1 siwz składają w taki sposób, aby potwierdzały łączne spełnianie warunków, o których mowa w pkt V ppkt 1 siwz. Dokumenty i oświadczenia, o których mowa w pkt VI ppkt 2 składa odrębnie każdy z Wykonawców występujących wspólnie. 4. Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast dokumentu wymienionego w pkt VI ppkt 2.2 siwz składa dokument lub dokumenty, wystawione w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające, że nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości. 5. Dokumenty, o których mowa w pkt VI ppkt 4 siwz powinny być wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. 6. Jeżeli w miejscu zamieszkania osoby lub w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów, o których mowa w pkt VI ppkt 4 siwz, zastępuje się je dokumentem zawierającym oświadczenie złożone przed notariuszem, właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio miejsca zamieszkania lub kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania. Przepis pkt VI ppkt 5 siwz stosuje się odpowiednio. 7. Wszystkie dołączone dokumenty, winny być złożone w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę. 8. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia kopie dokumentów dotyczących wykonawcy powinny być poświadczane za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę. 9. Dokumenty sporządzone w języku obcym są składane wraz z tłumaczeniem na język polski. VII. Informacja o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń lub dokumentów, a także wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z wykonawcami: Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawcy przekazują pisemnie. Zamawiający dopuszcza porozumiewanie się za pomocą faksu, jednak każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdza fakt otrzymania przesłanego dokumentu. Zamawiający nie dopuszcza porozumiewania się drogą elektroniczną. Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Zamawiający niezwłocznie udzieli wyjaśnień, jednak nie później niż na 2 dni przed upływem terminu składania ofert pod warunkiem że wniosek o wyjaśnienie treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia wpłynął do Zamawiającego nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert. Jeżeli wniosek o wyjaśnienie treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia wpłynął po upływie terminu składania wniosku lub dotyczy udzielonych Strona 8 z 15
wyjaśnień. Zamawiający może udzielić wyjaśnień albo pozostawić wniosek bez rozpoznania. Przedłużenie terminu składania ofert nie wpływa na bieg terminu składania wniosku o wyjaśnienie treści SIWZ. Korespondencję należy kierować na adres: Planetarium i Obserwatorium Astronomiczne im. Mikołaja Kopernika w Chorzowie al. Planetarium 4, 41-500 Chorzów każdorazowo powołując się na numer sprawy tj. PLS.SJ.- 343-1/2011 oraz dopiskiem Przetarg usługa hotelarska na zakwaterowanie, wyżywienie i udostępnienie sal konferencyjnych dla uczestników V Międzynarodowej Olimpiady z Astronomii i Astrofizyki Uprawionymi do porozumiewania się z Wykonawcami są: Gabriela Paletko sprawy proceduralne Stefan Janta sprawy merytoryczne fax: 032 24 13 296 wew. 58 VIII. Wymagania dotyczące wadium: Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium. IX. Termin związania ofertą: 30 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. X. Opis sposobu przygotowania ofert: 1. Oferty należy sporządzić dokładnie wg załączonego do specyfikacji formularza ofertowego stanowiącego załącznik nr 5 do SIWZ lub na nim. 2. Oferta winna być przygotowana w formie pisemnej w języku polskim. 3. Wszelkie koszty przygotowania i złożenia oferty ponosi Wykonawca. 4. Zaleca się aby oferta była trwale złączona, miała ponumerowane kolejnymi numerami wszystkie zapisane strony i miała wykazaną łączną liczbę stron oraz liczbę załączników. 5. Oferta powinna być podpisana przez osoby uprawnione do reprezentowania Wykonawcy w miejscach zaznaczonych w taki sposób aby tożsamość tej osoby/osób była identyfikowalna (np. podpis opatrzony imienną pieczęcią, czy też czytelny podpis składający się z pełnego imienia i nazwiska). 6. Jeżeli uprawnienie do podpisania oferty nie wynika z właściwego rejestru lub ewidencji działalności gospodarczej do oferty winno być dołączone stosowne pełnomocnictwo. Pełnomocnictwo powinno być przedstawione w formie oryginału lub kopii poświadczonej notarialnie. Strona 9 z 15
7. Do oferty składanej przez osoby fizyczne dołączyć należy zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej (oryginał lub kopia poświadczona za zgodność z oryginałem ). 8. Do oferty Wykonawca winien załączyć wszystkie wymagane dokumenty, oświadczenia wymienione w pkt VI niniejszej specyfikacji. 9. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Z chwilą ustanowienia pełnomocnika istnieje obowiązek załączenia pełnomocnictwa. Przepisy dotyczące pojedynczego Wykonawcy stosuje się odpowiednio do Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia. 10. Wszelkie błędy w zapisach oferty winny być poprawione przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu oraz podpisanie poprawki przez osobę uprawnioną do występowania w imieniu Wykonawcy. 11. Wykonawca może, przed upływem terminu składania ofert, zmienić lub wycofać ofertę: - Za skuteczne wprowadzenie zmiany, Zamawiający uzna zmiany wprowadzone przed upływem terminu składania ofert, przez pisemne powiadomienie o wprowadzeniu zmian w złożonej ofercie. Zmiany dotyczące treści oferty powinny być przygotowane, opakowane i zaadresowane w ten sam sposób co oferta. Dodatkowo opakowanie (koperta), w którym jest przekazywana zmieniona oferta, należy opatrzyć napisem ZMIANA OFERTY. - Za skuteczne wycofanie oferty, Zamawiający uzna pisemne oświadczenie Wykonawcy o wycofaniu oferty, złożone przed upływem terminu składania ofert. Oświadczenie winno być oznaczone nr sprawy PLS.SJ.-343-1/2011 Przetarg usługi hotelarskie na zakwaterowanie, wyżywienie i udostępnienie sal konferencyjnych dla uczestników V Międzynarodowej Olimpiady z Astronomii i Astrofizyki oraz hasłem: WYCOFANIE OFERTY. 12. W procedurze udzielenia zamówienia uwzględnione zostaną oferty dostarczone w wyznaczonym terminie, spełniające warunki ustawy Pzp, odpowiadające przedmiotowi zamówienia oraz warunkom i wymogom podanym w niniejszej SIWZ. 13. W przypadku, gdy wykonawca pragnie zastrzec, przed dostępem dla innych uczestników postępowania, informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (tekst jednolity Dz. U. 2003 nr 153 poz. 1503 z późn. zm.), do oferty winien dołączyć wykaz informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa podając precyzyjnie nazwę dokumentu i nr strony oraz podstawę prawną tajemnicy. Wykonawca powinien zastrzeżoną część oferty oznaczyć w sposób nie budzący wątpliwości, iż stanowi ona zastrzeżoną tajemnicę przedsiębiorstwa np. umieścić ją w odrębnym (wydzielonym) opakowaniu oznaczonym napisem: TAJEMNICA PRZEDSIĘBIORSTWA NIE UDOSTĘPNIAĆ. Wykonawca nie może zastrzec informacji, o których mowa w art. 86 ust. 4 ustawy Pzp. Strona 10 z 15
XI. Miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert: 1. Ofertę przetargową należy dostarczyć w opakowaniu lub kopercie, zaklejonej i opisanej nazwą i adresem Wykonawcy oraz hasłem: OFERTA przetargowa usługi hotelarskie na zakwaterowanie, wyżywienie i udostępnienie sal konferencyjnych dla uczestników V Międzynarodowej Olimpiady z Astronomii i Astrofizyki Znak sprawy PLS.SJ.-343-1/2011 Nie otwierać przed 29 marca 2011 r. przed godz. 12:00 2. W razie braku powyższej informacji Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za zdarzenia wynikające z tego braku, np. za otwarcie ofert przed terminem otwarcia, a w przypadku składania oferty pocztą za jej nie otwarcie w trakcie sesji otwarcia ofert. 3. Oferty należy składać w siedzibie Zamawiającego w sekretariacie pokój nr 13 w godzinach od 10:00 do 13:00 (w dni robocze, od poniedziałku do piątku) w terminie do dnia 29 marca 2011 roku do godziny 11:00 4. Otwarcie ofert nastąpi w dniu 29 marca 2011 roku o godzinie 12:00 w siedzibie Zamawiającego w sali konferencyjnej pokój nr 3. XII. Opis sposobu obliczenia ceny: Przez cenę oferty zamawiający rozumie cenę za wykonanie przedmiotu zamówienia zgodnie z wymogami zamawiającego. Cena za realizację zamówienia musi zawierać wszystkie elementy kosztów wykonania przedmiotu zamówienia. Cena zamówienia powinna zawierać upusty udzielane Zamawiającemu przez Wykonawcę na czas trwania umowy. Skutki finansowe błędnego obliczenia ceny oferty, wynikające z nie uwzględnienia wszystkich okoliczności, które mogą wpływać na cenę, obciążają wykonawcę. sposób obliczenia ceny DLA ZADANIA NR 1 1) Zakwaterowanie: w tabeli formularza ofertowego należy podać cenę jednostkową netto za nocleg 1 osoby (kol.d) w pokoju jednoosobowym (wiersz 1) i osobno w pokoju dwuosobowym (wiersz 2), obliczyć dla każdego wiersza wartość netto (kol. C x kol. D), podać stawkę podatku VAT dla usługi hotelowej (w kol.f), obliczyć wartość podatku VAT (kol. E x kol. F) oraz obliczyć cenę brutto (kol. E + kol. G). Cenę brutto dla usługi zakwaterowania wszystkich osób należy obliczyć wg wzoru: Cena brutto (kol.h w wierszu 3 RAZEM) = zsumowana wartość netto z kol. E tabeli + zsumowana wartość podatku z kol. G tabeli 2) Wyżywienie OBIAD i KOLACJA: w tabeli formularza ofertowego 1 należy odrębnie dla każdej stawki podatku VAT: podać cenę jednostkową netto za 1 obiad (wiersz 1) oraz 1 kolację (wiersz 2), obliczyć wartość netto (kol. C x kol. D) oraz podać stawki podatku VAT dla usług gastronomicznych, obliczyć wartość podatku VAT (kol. E x kol. F) oraz obliczyć cenę brutto (kol. E + kol. G). Cenę brutto dla usługi gastronomicznej za wszystkie posiłki należy obliczyć wg wzoru: Strona 11 z 15
Cenę brutto dla pełnej usługi wyżywienia wszystkich osób należy obliczyć w kol. H w wierszu 3 (RAZEM) = zsumowana wartości netto z kol. E + zsumowana wartość podatku VAT z kol. G = zsumowane ceny brutto z kol. H (wiersz 3) obliczone dla poszczególnych stawek podatku VAT. ŁĄCZNĄ CENĘ ZAMÓWIENIA dla ZADANIA NR 1 należy obliczyć w następujący sposób: zsumować cenę brutto dla usługi zakwaterowania dla wszystkich osób (cena brutto pkt.1) oraz cenę brutto wyżywienia dla wszystkich zakwaterowanych osób (cena brutto pkt.2). sposób obliczenia ceny DLA ZADANIA NR 2 1) Zakwaterowanie: w tabeli formularza ofertowego należy podać cenę jednostkową netto za nocleg 1 osoby (kol.d) w pokoju jednoosobowym (wiersz 1) i osobno w pokoju dwuosobowym (wiersz 2), obliczyć dla każdego wiersza wartość netto (kol. C x kol. D), podać stawkę podatku VAT dla usługi hotelowej (w kol.f), obliczyć wartość podatku VAT (kol. E x kol. F) oraz obliczyć cenę brutto (kol. E + kol. G). Cenę brutto dla usługi zakwaterowania wszystkich osób należy obliczyć wg wzoru: Cena brutto (kol.h w wierszu 3 RAZEM) = zsumowana wartość netto z kol. E tabeli + zsumowana wartość podatku z kol. G tabeli 2) Wyżywienie OBIAD i KOLACJA: w tabeli formularza ofertowego 1 należy odrębnie dla każdej stawki podatku VAT: podać cenę jednostkową netto za 1 obiad (wiersz 1) oraz 1 kolację (wiersz 2), obliczyć wartość netto (kol. C x kol. D) oraz podać stawki podatku VAT dla usług gastronomicznych, obliczyć wartość podatku VAT (kol. E x kol. F) oraz obliczyć cenę brutto (kol. E + kol. G). Cenę brutto dla usługi gastronomicznej za wszystkie posiłki należy obliczyć wg wzoru: Cenę brutto dla pełnej usługi wyżywienia wszystkich osób należy obliczyć w kol. H w wierszu 3 (RAZEM) = zsumowana wartości netto z kol. E + zsumowana wartość podatku VAT z kol. G = zsumowane ceny brutto z kol. H (wiersz 3) obliczone dla poszczególnych stawek podatku VAT. 3) Dostęp do sal konferencyjnych i pokoju organizacyjnego: cenę dostępu do poszczególnych pomieszczeń tj. sali konferencyjnej na 75 osób (wiersz 1), Sali konferencyjnej na 10 osób ( wiersz 2) i pokoju organizacyjnego (wiersz 3) należy obliczyć wg wzoru: - (ilość dni x cena jednostkowa netto za 1 dzień dostępu do danego pomieszczenia) = wartość netto. - Podać stawkę podatku VAT. - Wartość podatku VAT = podana stawka podatku VAT x wartość netto. - Cena brutto = wartość netto + wartość podatku VAT Cenę brutto dla pełnej usługi dostępu do wszystkich pomieszczeń należy obliczyć w kol. cena brutto w wierszu 4 (RAZEM) = zsumowana wartości netto + zsumowana wartość Strona 12 z 15
podatku VAT = zsumowane ceny brutto (wiersz 4) obliczone dla poszczególnych stawek podatku VAT. 4) Serwis kawowy: Cenę brutto dla całej usługi gastronomicznej w danej stawce podatku VAT należy obliczyć wg wzoru: - ilość zestawów serwisu (kol.c) x cena jednostkowa za 1 zestaw (kol.d) = wartość netto (kol.e) - podać stawkę podatku VAT (kol.f) - wartość netto (kol.e) x stawka podatku VAT (kol.f) = wartość podatku VAT (kol.g) Cena brutto w danej stawce podatku VAT = wartość netto z kol. E + wartość podatku z kol.g ŁĄCZNĄ CENĘ ZAMÓWIENIA dla ZADANIA NR 2 należy obliczyć w następujący sposób: zsumować cenę brutto dla usługi zakwaterowania dla wszystkich osób (cena brutto pkt.1) + cenę brutto wyżywienia dla wszystkich zakwaterowanych osób (cena brutto pkt.2) + cenę brutto dostępu do sal konferencyjnych i pokoju organizacyjnego (cena brutto pkt.3) + cenę brutto dla serwisu kawowego (cena brutto pkt.4). Przy wyliczaniu wartości cen poszczególnych elementów należy ograniczyć się do dwóch miejsc po przecinku na każdym etapie wyliczenia ceny. Jeżeli trzecia cyfra po przecinku jest mniejsza niż 5 to przy zaokrągleniu druga cyfra nie ulega zmianie, natomiast jeżeli trzecia cyfra po przecinku jest równa 5 lub większa to drugą cyfrę należy zaokrąglić w górę. Obowiązek podatkowy, w sytuacji nabywania towarów lub usług od podmiotów zagranicznych określonych zgodnie z przepisami ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2004 r. Nr 54 poz. 535 z późn. zm.) spoczywa na nabywcy towarów lub usługobiorcy, którym w przypadku postępowania o zamówienie publiczne jest Zamawiający. W przypadku złożenia oferty, której wybór prowadziłby do powstania obowiązku podatkowego zamawiającego zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług w zakresie dotyczącym wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, Zamawiający w celu oceny takiej oferty dolicza do przedstawionej w niej ceny podatek od towarów i usług, który miałby obowiązek wpłacić zgodnie z obowiązującymi przepisami. XIII. Opis kryteriów, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert: Analiza ofert zostanie przeprowadzona komisyjnie przez Zamawiającego. Przy ocenie ofert Zamawiający będzie się kierował następującym kryterium: ZADANIE NR 1 zamówienia: cena brutto 100 % ZADANIE NR 2 zamówienia: cena brutto 100 % Formuła oceny dla obu zadań : (najniższa łączna cena zamówienia brutto ze wszystkich ważnych ofert ) /: (łączna cena brutto badanej oferty) x 100 pkt. = ilości punktów Ostateczna ocena ilość punktów za łączną cenę dla każdego z zadań oddzielnie. Najkorzystniejszą będzie oferta, która uzyska najwyższą ilość punktów. Strona 13 z 15
XIV. Informacje o formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego: Zamawiający powiadomi na piśmie wszystkich Wykonawców, którzy złożyli oferty o wyborze najkorzystniejszej oferty, wykonawcach wykluczonych i wykonawcach, których oferty zostały odrzucone oraz o terminie po którego upływie umowa w sprawie zamówienia publicznego może być zawarta. Ponadto informacje, o których mowa powyżej Zamawiający zamieści na stronie internetowej www. planetarium.edu.pl oraz na tablicy ogłoszeń w swojej siedzibie. Zamawiający zawiadomi wybranego Wykonawcę o terminie i miejscu podpisania umowy. Zamawiający zawrze umowę z wybranym Wykonawcą z zastrzeżeniem art. 183 ustawy Pzp: nie wcześniej niż 5 dni licząc od dnia przesłania zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty za pomocą faksu, nie wcześniej niż 10 dni licząc od dnia przesłania zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty w inny sposób. Zamawiający może zawrzeć umowę w sprawie zamówienia publicznego przed upływem ww. terminu w przypadkach określonych w art. 94 ust. 2 ustawy Pzp. Jeżeli oferta Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie zostanie wybrana jako najkorzystniejsza, Zamawiający zażąda przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego, umowy regulującej współpracę tych Wykonawców. XV. Wymagania dotyczące zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Zamawiający nie wymaga wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy. XVI. Wzór umowy załącznik nr 6 do specyfikacji istotnych warunków zamówienia. XVII. Pouczenie o środkach ochrony prawnej przysługujących wykonawcy w toku postępowania o udzielenie zamówienia: Wykonawcom oraz innym podmiotom, które mają lub miały interes w uzyskaniu zamówienia oraz poniosły lub mogą ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy Pzp przysługują środki ochrony prawnej określone w dziale VI ww. ustawy. Strona 14 z 15
XVIII. Informacje dodatkowe 1. Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych ilość części dwie: ZADANIE NR 1 i ZADANIE NR 2 2. Zamawiający nie przewiduje zawarcia umowy ramowej. 3. Zamawiający przewiduje udzielenie zamówień uzupełniających. DLA ZADANIA NR 1 Zapewnienie zakwaterowania i wyżywienia (według warunków siwz) w dniach od 25.08. - 04.09.2011 r.: Dla 40 osób; zakwaterowanie pierwszego dnia tj. 25.08.2011r., do ostatniego dnia tj. 4.09.2011r.; w pokojach jednoosobowych i dwuosobowych, ogrzewanych z TV i łazienką wyposażoną w: umywalkę, toaletę, wannę lub prysznic, o standardzie nie mniejszym niż dla hoteli zaszeregowanych do kategorii **** zgodnie z rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których świadczone są usługi hotelarskie (tekst jednolity Dz. U. z 2006 r. Nr 22 poz. 169); DLA ZADANIA NR 2 Zapewnienie zakwaterowania i wyżywienia (według warunków siwz) w dniach od 25.08. - 04.09.2011 r.: Nocleg dla 20 osób; zakwaterowanie pierwszego dnia tj. 25.08.2011r., do ostatniego dnia tj. 4.09.2011r.; w pokojach jednoosobowych i dwuosobowych, ogrzewanych z TV i łazienką wyposażoną w: umywalkę, toaletę, wannę lub prysznic, o standardzie nie mniejszym niż dla hoteli zaszeregowanych do kategorii **** zgodnie z rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których świadczone są usługi hotelarskie (tekst jednolity Dz. U. z 2006 r. Nr 22 poz. 169); 4. Zamawiający nie dopuszcza do składania ofert wariantowych. 5. Zamawiający nie dopuszcza porozumiewania się drogą elektroniczną. 6. Zamawiający nie przewiduje rozliczenia w walutach obcych. 7. Rozliczenia między. Zamawiającym, a Wykonawcą prowadzone są w walucie PLN. 8. Zamawiający nie przewiduje wyboru najkorzystniejszej oferty z zastosowaniem aukcji elektronicznej. 9. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu. 10. Zamawiający nie przewiduje wymagań, o których mowa w art. 29 ust. 4 ustawy Pzp. W ofercie Wykonawca winien wskazać części zamówienia, których wykonanie powierzy podwykonawcom, zgodnie z tabelą zawartą w formularzu ofertowym. Brak powyższej informacji oznaczać będzie, że całość zamówienia zostanie zrealizowana przez Wykonawcę. Zatwierdził: Dyrektor Planetarium Śląskiego Lech Motyka Strona 15 z 15