Zarządzenie wewnętrzne Nr 25 / 2012 Prezesa Przedsiębiorstwa Gospodarki Komunalnej Spółka z o.o. w Słupsku z dnia 01 sierpnia 2012 r. w- sprawie: uchwalenia Regulaminu udzielania zamówień publicznych poniżej 14.000eu.ro w Jednostce Realizującej Projekt Przedsiębiorstwa Gospodarki Komunalnej Sp. z o.o. w Słupsku Na podstawie 14 Umowy Spółki oraz 4 ust.7 Regulaminu Zarządu zarządza się co następuje: 1 Uchwala się Regulamin udzielania zamówień publicznych poniżej 14.000 euro w jednostce Realizującej Projekt Przedsiębiorstwa Gospodarki Komunalnej Sp. z o.o. w Słupsku w brzmieniu stanowiącym załącznik do niniejszej uchwały. 2 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem jej podjęcia.
Załącznik do Zarządzenia Wewnętrznego Nr 25 Prezesa Przedsiębiorstwa Gospodarki Komunalnej Sp. z o.o. w Słupsku z 01 sierpnia 2012 r. R E G U L A M I N Udzielania zamówień publicznych poniżej 14 000 euro w Jednostce Realizującej Projekt Przedsiębiorstwa Gospodarki Komunalnej Sp. z o.o. w Słupsku 1 Niniejszy regulamin określa zasady i tryb udzielania zamówień na roboty budowlane, dostawy lub usługi realizowane w ramach Projektu Funduszu Spójności realizowanego przez Przedsiębiorstwo Gospodarki Komunalnej Sp. z o.o. w Słupsku. 2 1. Postanowienia niniejszego regulaminu stosuje się do zamówień określonych w 1, jeżeli ich wartość w roku budżetowym nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 euro. 2. W przypadku udzielenia zamówień w kwocie powyżej 14 000 euro, stosuje się przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz.U.2010.Nr 113, poz. 759 tekst jednolity). 3. Wydatki, o których mowa w ust.1 niniejszego powinny być dokonywane w sposób celowy, oszczędny i gospodarczy, z zachowaniem zasady należytej staranności i uzyskiwania najlepszych efektów z poniesionych nakładów. 3 Za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udziale zamówienia odpowiada Kierownik Zamawiającego. 4 Udzielenie zamówienia winno być dokonane po wyborze najkorzystniejszej oferty. 5 1. Ustalenia wartości zamówienia dokonuje się do zamówień o wartości nieprzekraczającej równowartość 14.000 euro. 2. Średni kurs złotego w stosunku do euro, stanowiący podstawę przeliczenia wartości wydatków określa się zgodnie z postanowieniami Rozporządzenia wydanego na podstawie art. 35 ust. 3 Ustawy Pzp. 3. Wartość szacunkową wydatku ustala upoważniony pracownik Jednostki Realizującej Projekt, odpowiedzialny za prowadzenie zamówień publicznych. 4. Przed dokonaniem zlecenia zamówienia o wartości określonej zgodnie z ust. 1 upoważniony pracownik ma obowiązek ustalić, czy zgodnie z art. 4 pkt. 8 Ustawy Pzp do przedmiotowego zamówienia można nie stosować przepisów Ustawy. 5. Zlecenia udzielenia zamówienia publicznego o wartości określonej w ust. 1 dokonuje się na załączniku nr 1 do niniejszego Regulaminu. 6. Zlecenie udzielenia zamówienia podpisuje Kierownik JRP, a zatwierdza Prezes Zarządu PGK sp. z o.o. w Słupsku. 6 1. Podstawę dokonywania wydatków określonego rodzaju stanowi plan finansowy na dany rok budżetowy, aktualny w dniu ustalania wartości szacunkowej danego rodzaju wydatku. 2. Przy ustalaniu wartości szacunkowej danego rodzaju wydatków, o których mowa w ust. 1, należy dokonać sumowania tych wydatków.
3. Ramowe procedury udzielania zamówień publicznych regulowane będą w układzie: a) zamówienia o wartości poniżej 3.000 euro b) zamówienia o wartości powyżej 3.000 euro do 14.000 euro 7 1. Procedurę udzielania zamówienia o wartości poniżej 3.000 euro rozpoczyna zaakceptowany przez Kierownika JRP wniosek sporządzony przez upoważnionego pracownika Jednostki Realizującej Projekt, odpowiedzialnego za prowadzenie zamówień publicznych według załącznika nr 1 do niniejszego regulaminu. 2. Upoważniony pracownik Jednostki Realizującej Projekt, odpowiedzialny za prowadzenie zamówień publicznych, przeprowadza rozeznanie rynku, tj. zbiera informacje ze stron internetowych wykonawców, zwraca się do wykonawców o przesłanie ofert/informacji handlowych. Po zgromadzeniu co najmniej dwóch ofert/informacji cenowych, pracownik wybiera najkorzystniejszą ofertę. 3. Dokumentację z przeprowadzonego rozpoznania cenowego, tj pisma, wydruki listów elektronicznych, wydruki strony internetowej przedstawiającej oferty lub informacje handlowe (zawierające datę wydruku), oferty lub informacje handlowe przesłane przez wykonawców z własnej inicjatywy, łącznie z pisemnym uzasadnieniem wyboru Wykonawcy na załączniku nr 2 upoważniony pracownik Jednostki Realizującej Projekt, odpowiedzialny za prowadzenie zamówień publicznych przedkłada do zatwierdzenia Prezesowi Zarządu. 4. Prezes Zarządu niezwłocznie po otrzymaniu dokumentacji z przeprowadzonego rozeznania cenowego, o której mowa w 7 ust. 3 regulaminu, zatwierdza / nie zatwierdza wybór oferty. 5. Następnie z wykonawcą, którego oferta została zatwierdzona, zostaje zawarta umowa pisemna określająca warunki realizacji zamówienia, do której stosuje się przepisy Kodeksu Cywilnego. 6. W przypadku nie zatwierdzenia wyboru oferty przez Prezesa Zarządu następuje zakończenie postępowania. 8 1. Procedurę udzielenia zamówienia o wartości szacunkowej z przedziału od 3.000 euro do wartości nieprzekraczającej w złotych równowartości 14.000 euro rozpoczyna zaakceptowany przez Prezesa Zarządu wniosek sporządzony przez upoważnionego pracownika Jednostki Realizującej Projekt, odpowiedzialnego za prowadzenie zamówień publicznych, według załącznika nr 1 do niniejszego regulaminu. 2. Przy dokonywaniu wydatków, których wartość ustalona jest w przedziale 3.000 euro do 14.000 euro należy dokonać analizy rynku poprzez zaproszenie do składania ofert, skierowane do co najmniej 3 wykonawców. 3. Zaproszenie do składania ofert kierowane jest do wykonawców w formie pisemnej z podaniem terminu składnia ofert oraz kryterium ich oceny załącznik nr 3. 4. Po upływie terminu składania ofert, upoważniony pracownik Jednostki Realizującej Projekt, odpowiedzialny za prowadzenie zamówień publicznych wybiera najkorzystniejszą ofertę. Dla ważności postępowania złożone muszą być co najmniej dwie ważne oferty. 5. Upoważniony pracownik Jednostki Realizującej Projekt, odpowiedzialny za prowadzenie zamówień publicznych sporządza protokół z postępowania wg wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do niniejszego Regulaminu. 6. Protokół z zamówienia przedstawia się do akceptacji Prezesowi Zarządu, który zatwierdza/nie zatwierdza wybór oferty. 7. Następnie z wykonawcą, którego oferta została zatwierdzona zostaje zawarta umowa pisemna określająca warunki realizacji zamówienia, do której stosuje się przepisy Kodeksu Cywilnego. 8. W przypadku nie zatwierdzenia wyboru oferty przez Prezesa Zarządu następuje zakończenie postępowania.
9 Faktura wystawiona przez wybranego wykonawcę za realizację zamówienia, na podstawie umowy, zostaje przekazana do działu finansowo-księgowego, a kopię zachowuje się w dokumentacji z przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. 10 1. Obowiązkiem upoważnionych pracowników Jednostki Realizującej Projekt, odpowiedzialnych za prowadzenie zamówień publicznych jest bezstronne obiektywne, staranne, zgodne z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa rozeznanie, zakwalifikowanie oraz przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udziale zamówienia publicznego. 2. Dokumentacja postępowania o zamówienie przechowywana jest u upoważnionego pracownika Jednostki Realizującej Projekt, odpowiedzialnego za prowadzenie zamówień publicznych, który jest odpowiedzialny za jej realizację i archiwację. 3. Wszystkie dokumenty związane z przeprowadzeniem postępowania przechowywane są przez okres 4 lat od daty zakończenia postępowania. Po upływie tego okresu kompletna dokumentacja postępowania o zamówienie publiczne będzie przekazywana do archiwum. 4. Wszystkie dokumenty związane z udzielaniem zamówień publicznych realizacją projektu w ramach Projektu Funduszu Spójności przechowywane są przez okres 3 lat od zamknięcia programu operacyjnego. 11 1. W uzasadnionych przypadkach, udzielając zamówień o specjalistycznym charakterze, ograniczonej liczbie potencjalnych wykonawców, krótkim terminie realizacji zamówienia lub spowodowanych przyczyną zewnętrzną (stan zagrożenia życia, zdrowia, klęska), Prezes Zarządu może wyrazić zgodę na odstąpienie od stosowania niniejszego Regulaminu. 2. Wymóg złożenia wystarczającej ilości ofert to także jedna oferta złożona w odpowiedzi na zamieszczone na ogólnodostępnej stronie internetowej ogłoszenie o zamówieniu. 3. Przy zamówieniach o wartości nie przekraczającej kwoty 2.000,00 zł bez podatku od towarów i usług, Przedsiębiorstwo Gospodarki Komunalnej Sp. z o.o. w Słupsku (beneficjent) zobowiązany jest zawierać umowy w sposób efektywny zachowując przy tym formę pisemną, z wyłączeniem wymogu dokonania rozeznania rynku. 1 2 Nadzór nad przestrzeganiem postanowień Regulaminu powierza się Kierownikowi Jednostki Realizującej Projekt. 13 W sprawach nieuregulowanych Regulaminem mają zastosowanie przepisy ustawy Pzp wraz z aktami wykonawczymi oraz przepisy Kodeksu cywilnego. 14 Regulamin wchodzi w życie z dniem podpisania. Załączniki 1. Zlecenie udzielenia zamówienia publicznego o wartości nieprzekraczającej równowartości 14 000 euro. 2. Notatka z przeprowadzonego rozeznania rynku zamówienia o wartości do 3.000 euro. 3. Zaproszenie zapytanie cenowe 4. Protokół postępowania o udzielenia zamówienia publicznego o wartości nieprzekraczającej równowartości 14 000 euro.
Załącznik nr 1 do Regulaminu udzielania zamówień publicznych o wartości szacunkowej nieprzekraczającej kwoty 14 000 euro Znak sprawy... Słupsk... Przedmiot zamówienia ZLECENIE UDZIELENIA ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO O WARTOŚCI NIEPRZEKRACZAJĄCEJ RÓWNOWARTOŚCI 14 000 EURO Oznaczenie wg Wspólnego Słownika Zamówień (CPV): Szacunkowa wartość...zł... euro Wartość zamówienia została ustalona w oparciu o kurs złotego w stosunku do euro, stanowiący.podstawę przeliczenia wartości zamówień publicznych, zgodnie z Rozporządzeniem... Ustalenia wartości zamówienia dokonano w dniu... na podstawie 1 : a) Cen rynkowych przedmiotu zamówienia b) Analizy wydatków z ubiegłego roku c) Kosztorysu inwestorskiego d) Inne.. 1 właściwe podkreślić.. (podpis Kierownika JRP) Zatwierdzam Sprawę prowadzi:.. (Podpis Prezesa Zarządu)..
1. Opis przedmiotu zamówienia: Notatka z przeprowadzonego rozeznania rynku zamówienia o wartości do 3.000 euro Załącznik nr 2 do Regulaminu udzielania zamówień publicznych o wartości szacunkowej nieprzekraczającej kwoty 14 000 euro 2. Termin realizacji/wykonania zamówienia 3. Wartość zamówienia... zł netto 4. Wartość zamówienia w euro... przeliczona zgodnie 5. z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia... 6. Nazwisko i imię osoby, która ustaliła wartość zamówienia... 7. Data ustalenia wartości zamówienia... 8. Informację dotyczącą ceny i innych kryteriów wyboru oferty uzyskano od: Lp. Nazwa i adres wykonawcy Inne kryteria (wymienić) Oferowana cena netto/brutto 1. 2. 3. 9. Informacje uzyskano w dniach 10. Wybrano wykonawcę nr 11. Uzasadnienie wyboru oferty najkorzystniejszej Notatkę sporządził/ła... Zatwierdzam do realizacji: (data i podpis osoby upoważnionej)
Załącznik nr 3 do Regulaminu udzielania zamówień publicznych o wartości szacunkowej nieprzekraczającej kwoty 14 000 euro Pieczęć zamawiającego Znak sprawy....... (miejscowość i data) Adres i nazwa wykonawcy ZAPROSZENIE ZAPYTANIE CENOWE 1. Zamawiający... Nazwa zamawiającego zaprasza do złożenia ofert na: 2. Przedmiot zamówienia... 3. Termin realizacji zamówienia...... 4. Okres gwarancji... 5. Miejsce i termin złożenia oferty... 6. Termin otwarcia ofert... 7. Warunki płatności...... 8. Osoba upoważniona do kontaktu z wykonawcami... 9. Sposób przygotowania oferty: ofertę należy sporządzić w formie pisemnej, w języku polskim. 10. Treść oferty: 10.1 nazwa wykonawcy... 10.2 adres wykonawcy... 10.3 NIP... 10.4 regon... 10.5 nr rachunku bankowego... 10.6 Oferuje wykonanie przedmiotu zamówienia za: Cenę netto... zł (słownie złotych....... ) Podatek VAT... zł (słownie złotych...
.. ) Cenę brutto... zł (słownie złotych..... ) 10.7 Oświadczam, Ze zapoznałem się z opisem przedmiotu zamówienia i nie wnoszę do niego zastrzeżeń. 10.8 Termin realizacji zamówienia... 10.9 Okres gwarancji... 10.10 Potwierdzam termin realizacji zmówienia do dnia... 10.11 Wyrażam zgodę na warunki płatności określone w zapytaniu cenowym. dnia Jedynym kryterium oceny oferty jest cena. podpis wykonawcy lub osoby upoważnionej pieczątka wykonawcy
Załącznik nr 4 do Regulaminu udzielania zamówień publicznych o wartości szacunkowej nieprzekraczającej kwoty 14 000 euro Znak sprawy. Słupsk,. PROTOKOŁ POSTĘPOWANIA O UDZIALE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO O WARTOŚCI NIEPRZEKRACZJĄCEJ RÓWNOWARTOŚCI 14 000 EURO W związku ze zleceniem udzielenia zamówienia publicznego zatwierdzonego w dniu,... któregoprzedmiotem jest dostawa/usługa/ roboty budowalne: Nawiązano kontakt/zaproszono do złożenia oferty* z potencjalnymi wykonawcami 1 1.... 2...... 3... 4.... 5.... W ustalonym terminie wpłynęły oferty od następujących wykonawców, z następującymi cenami netto: 1... cena... zł 2... cena... zł 3... cena... zł 4... cena... zł W wyniku przeprowadzonej analizy ofert proponuje się przedmiotowe zamówienie udzielić: Za cenę netto... zł (słownie:... zł Tj. brutto... zł (słownie:... zł Uzasadnienie faktyczne propozycji wyboru oferty:
Dokonanie wydatku zostanie/nie zostanie poprzedzone* zawarciem pisemnej umowy określającej warunki realizacji zamówienia. Postępowanie przeprowadził/a: ZATWIERDZAM (Podpis Prezesa Zarządu) Stwierdzam wykonanie zamówienia zgodnie ze zleceniem. Umowę nr... w sprawie zamówienia publicznego zawartodn... (podpis Kierownika JRP) *niepotrzebne skreślić** podać nazwy i adresy