Elementy umowy o roboty budowlane Zanim budowa zostanie rozpoczęta inwestor, czyli Parafia powinna zadbać o odpowiednią ochronę własnych interesów. Celowi temu służy umowa, która winna być sporządzona na piśmie. Jest ona dokumentem potwierdzającym istnienie zobowiązania i jest niezbędna dla celów dowodowych. Prawidłowo sporządzona umowa w przyszłości pozwoli rozstrzygnąć ewentualne niejasności, a w razie sporu może ułatwić wyegzekwowanie wykonania świadczenia. Opis istotnych elementów umowy o roboty budowlane. 1. Miejsce i datę zawarcia umowy. Miejscem podpisania umowy jest miejscowość, w której Parafia ma swoją siedzibę, a datą zawarcia umowy jest dzień, w którym umowa została podpisana przez strony. 2. Strony umowy i osoby uprawnione do ich reprezentacji. Stronami umowy są: zamawiający czyli Parafia oraz wykonawca. Należy podać następujące informacje identyfikujące wykonawcę: imię i nazwisko (lub nazwę firmy), adres, NIP, a także wskazanie podstawy działalności, tj. numer wpisu do krajowego rejestru przedsiębiorców (KRS) w przypadku spółek z ograniczoną odpowiedzialnością lub do ewidencji działalności gospodarczej gdy chodzi osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą jednoosobowo lub w formie spółki cywilnej. Osobami uprawnionymi do reprezentacji są: ze strony Parafii ks. Proboszcz, ze strony wykonawcy osoby wpisane do KRS lub uwidocznione w decyzji na prowadzenie działalności gospodarczej, przy czym w przypadku spółki cywilnej są to wszyscy jej wspólnicy. Aby być pewnym, że osoby podpisujące umowę są do tego umocowane, należy zawsze żądać aby wykonawca dostarczył, najpóźniej w dniu podpisania umowy, aktualne (nie starsze niż sprzed 3 miesięcy) odpisy wymienionych wyżej rejestrów lub ewidencji.
3. Przedmiot umowy. Należy podać nazwę zadania i miejsce jego realizacji. Opisując przedmiot umowy najlepiej się odnieść do dokumentacji technicznej budowlanej i wykonawczej oraz oferty wykonawcy, które powinny być traktowane jako załączniki do umowy. 4. Terminy realizacji przedmiotu umowy. Podawane terminy powinny jednoznacznie określać okres, w którym będzie wykonywany przedmiot umowy, tzn. należy wpisać dzień, miesiąc i rok rozpoczęcia oraz zakończenia realizacji zadania. Datą rozpoczęcia wykonywania przedmiotu umowy może być również dzień protokolarnego przekazania wykonawcy terenu budowy. W takiej sytuacji należy w umowie podać w jakim terminie od dnia podpisania nastąpi przekazanie terenu budowy. Ważne jest aby jasno i wyraźnie określić formę przekazania terenu budowy, bowiem po jego protokolarnym przejęciu aż do chwili oddania obiektu, za szkody wynikłe na tym terenie odpowiedzialność na zasadach ogólnych ponosi wykonawca. 5. Sposób sprawowania nadzoru budowlanego. Prowadzenie inwestycji wymaga odpowiedniej wiedzy i doświadczenia. Dlatego też Parafie podejmujące się realizacji robót budowlanych winny ustanowić inspektora nadzoru inwestorskiego, który będzie je reprezentował podczas procesu budowlanego. Osoba pełniąca tę funkcję winna, oprócz innych wymagań określonych w ustawie z 7 lipca 1994r. Prawo budowlane, posiadać uprawnienia wykonawcze do pełnienia samodzielnych funkcji technicznych w budownictwie. Z punktu widzenia zabezpieczenia interesów Parafii zatrudnienie inspektora nadzoru inwestorskiego jest bardzo korzystne. Inspektor reprezentuje Parafię na budowie przez sprawowanie kontroli zgodności jej realizacji z projektem budowlanym, zasadami wiedzy technicznej, przepisami oraz pozwoleniem na budowę, sprawdza jakość wykonywanych robót, w tym zapobiega zastosowaniu wadliwych i niedopuszczonych wyrobów budowlanych, odbiera roboty budowlane ulegające zakryciu i zanikające, przygotowuje i uczestniczy w odbiorach przejściowych i końcowych, potwierdza usunięcie wad. Koszty nadzoru obciążają Parafię. Należy pamiętać, że łączenie funkcji inspektora nadzoru z funkcją kierownika budowy/robót/ jest niedopuszczalne.
6. Sposób dokonywania odbiorów wykonanych prac. Z czynności każdego odbioru częściowego jak i końcowego winny być spisane protokoły odbioru zawierające wszelkie ustalenia dokonane w toku odbioru, a także terminy wyznaczone na usunięcie stwierdzonych przy odbiorze wad. Protokół winien być podpisany przez kierownika budowy, wykonawcę, inspektora nadzoru inwestorskiego oraz zatwierdzony przez przedstawiciela Parafii. Przestrzegam przed odbieraniem robót mimo stwierdzonych usterek. Podpisanie protokołu odbioru robót jest bowiem podstawą żądania przez Wykonawcę do zapłaty wynagrodzenia. 7. Wynagrodzenie wykonawcy. Wynagrodzenie wykonawcy może być określone w sposób ryczałtowy lub kosztorysowy. Różnica między nimi polega na tym, iż w pierwszym wypadku kwota jest niezmienna, za wyjątkiem sytuacji przewidzianych w umowie, niezależnie od rzeczywistej wartości robot. W razie wynagrodzenia kosztorysowego kwota w umowie ustalona jest szacunkowo, w oparciu o przewidywany zakres prac i ich szacunkową wartość, a ostateczną wartość wynagrodzenia określa kosztorys powykonawczy. Należy bezwzględnie przestrzegać zasady nie płacenia z góry. Należy się również wystrzegać płacenia zaliczek. Jeżeli jednak w umowie uzgodniliśmy taką formę zapłaty to dobrze jest ją określić słowem zadatek. W ten sposób zgodnie z kodeksem cywilnym wykonawca, który nie wywiąże się z umowy musi zwrócić parafii zadatek w podwójnej wysokości. Należy przy tym pamiętać, że jeżeli parafia nie dopełni warunków umowy lub przyczyni się do jej rozwiązania z przyczyn leżących po jej stronie, to wykonawca może zadatek zatrzymać. Najlepszym rozwiązaniem jest płacenie wykonawcy za zrealizowany i odebrany bez wad konkretny etap/element robót, z zostawieniem do końcowego odbioru znaczącej kwoty, np. 30% całkowitego wynagrodzenia wykonawcy. Taki sposób regulowania płatności będzie skutecznie motywował wykonawcę do wywiązania się z warunków umowy. Wynagrodzenie przelewamy na wskazany przez wykonawcę rachunek bankowy. Płatności gotówkowych dokonujemy tylko temu kto jest wykonawcą lub ma prawo go reprezentować, nigdy przypadkowym osobom i zawsze za pisemnym pokwitowaniem. 8. Ubezpieczenie budowy i odpowiedzialności cywilnej
Należy w umowie zobowiązać wykonawcę do ubezpieczenia (przez rozpoczęciem robót): budowy i mienia znajdującego się na jej terenie budowy z tytułu szkód mogących wystąpić w związku ze zdarzeniami losowymi. Suma ubezpieczenia winna być określona w wysokości równej co najmniej wartości robót realizowanych przez wykonawcę w ramach umowy, odpowiedzialności cywilnej za wszelkie szkody wyrządzone osobom trzecim w związku z wykonywanymi w ramach umowy robotami, za następstwa nieszczęśliwych wypadków dotyczących pracowników i osób trzecich. 9. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy. Podpisanie nawet najlepiej skonstruowanej umowy nie daje Parafii pełnych gwarancji, że prace realizowane przez wykonawcę będą terminowe i nie będą zawierać usterek. Aby się uchronić przed tego rodzaju przykrymi dla nas sytuacjami należy wprowadzić do umowy zapis o obowiązku wniesienia przez wykonawcę, przed datą podpisania umowy, zabezpieczenia należytego wykonania umowy w wysokości 10% całkowitego wynagrodzenia wykonawcy (z podatkiem VAT). Zabezpieczenie winno być wniesione przed datą podpisania umowy w jednej lub w kilku następujących formach: pieniądzu, poręczeniach bankowych, gwarancjach bankowych lub gwarancjach ubezpieczeniowych. Zabezpieczenie składane w formie gwarancji powinno spełniać następujące wymagania: winno być bezwarunkowe, nieodwołalne i płatne na pierwsze żądanie. Szczególnej uwadze Parafii polecam dwie formy zabezpieczenia należytego wykonania umowy, tj. wnoszone w pieniądzu poprzez wpłacenie kwoty zabezpieczenia przelewem na oprocentowany rachunek bankowy wskazany przez Parafię. Parafia zwróci zabezpieczenie wraz z odsetkami wynikającymi z umowy rachunku bankowego, na którym było ono przechowywane, pomniejszone o koszty prowadzenia tego rachunku oraz prowizji bankowej za przelew pieniędzy na wskazany przez wykonawcę rachunek bankowy, w przystępniejszej dla wykonawcy formie weksla in blanco, który winien być sporządzony wg zasad określonych w ustawie z dnia 28 kwietnia 1936 r. Prawo wekslowe, w tym zawierać przyrzeczenie bezwarunkowe zapłacenia oznaczonej sumy pieniężnej. Weksel winien być uzupełniony o załączoną deklarację wekslową,
zawierającą między innymi upoważnienie do opatrzenia weksla klauzurą bez protestu. Parafia zwraca Wykonawcy 50% wartości zabezpieczenia w terminie 30 dni od dnia wykonania zamówienia i uznania je przez parafię za należycie wykonane. Pozostała kwota wartości kaucji gwarancyjnej jest zwracana nie później niż np. w 14 dniu po upływie okresu rękojmi i gwarancji. 10. Zasady rozliczania robót dodatkowych i prac zamiennych. Bardzo ważną normą, która winna się znaleźć w umowie jest zapis stwierdzający, że w każdym przypadku (za wyjątkiem robót, których natychmiastowe wykonanie jest niezbędne ze względu na bezpieczeństwo osób lub mienia lub konieczność zapobieżenia awarii) wykonanie robót nie objętych ofertą (dodatkowych) oraz zamiennych powinno być poprzedzone odpowiednim protokołem konieczności, sporządzonym przez wykonawcę w uzgodnieniu z inspektorem nadzoru inwestorskiego i zatwierdzonym przez Parafię. 11. Warunki rękojmi i gwarancji Brak zapisu w umowie o rękojmi i gwarancji oznacza, że obowiązywać będzie roczna rękojmia licząc od daty odbioru robót, a w odniesieniu do wykonania całego budynku okres jej wynosi 3 lata. Minimalnym okresem gwarancji winno być 5 lat. Odstępstwem od tej zasady może być gwarancja na urządzenia, obowiązująca przez okres gwarancji udzielonej przez producenta danego urządzenia. Wskazanym jest aby załącznikiem do umowy była karta gwarancyjna szczegółowo określająca jej warunki. 12. Określenie kar umownych. Warto zadbać w umowie o wskazanie sytuacji, w których wykonawca będzie zobowiązany do zapłaty kar umownych za stwierdzone uchybienia oraz stawki tych kar. Jeżeli w umowie nic nie napiszemy to obowiązywać będą tzw. zasady ogólne określone w kodeksie cywilnym, co oznacza konieczność udowodnienia niewykonania lub nienależytego wykonania umowy Ponadto w umowie Parafia winna zastrzec sobie prawo dochodzenia odszkodowań uzupełniających gdyby kary umowne nie pokrywały faktycznie stwierdzonej szkody.
13. Pozostałe ustalenia W umowie należy zawrzeć zapis, że zmiany umowy mogą następować tylko na piśmie pod rygorem nieważności w formie aneksu do umowy, który winien być podpisany przez osoby uprawnione do reprezentacji każdej ze stron. Sądem rozstrzygającym jakiekolwiek spory mające związek z wykonywaniem umowy winien być zawsze sąd właściwy dla siedziby Parafii. 14. Podpisy stron umowy. Umowę podpisują wszystkie osoby wymienione na początku umowy. Umowę w imieniu spółki cywilnej winni podpisać wszyscy wspólnicy. Najlepiej gdy podpisy składane są w naszej obecności i po wylegitymowaniu osób nam nieznanych.