ŚCIĄGA FINANSOWO KSIĘGOWA HUFCA ZHP SZAMOTUŁY (nie dot. rozliczania obozów i kolonii) SPIS TREŚCI: Postawowe informacje... s. 1 Na co można wydawać pieniądze... s. 2 Jak opisać fakturę/rachunek/notę/polisę... s. 3 Rozliczenie biwaku/rajdu/imprezy okolicznościowej... s. 5 Opłata z tytułu obsługi finansowo organizacyjnej 4%... s. 5 Książka finansowa... s. 6 Akcje zarobkowe... s. 6 Składki członkowskie... s. 6 PODSTAWOWE INFORMACJE Wpłaty, wypłaty, rozliczenia, konsultacje finansowo księgowe dokonuje się w Hufcu ZHP Szamotuły u z-czyni komendanta hufca ds. finansowo księgowych phm. Kamili Unger (tel. 783297581, email: kamka79@wp.pl) lub jeśli to niemożliwe u skarbniczki hufca phm. Katarzyny Wojciechowskiej (tel. 515693271, email: kasiaunger@interia.pl). Dokumentami źródłowymi akceptowanymi w rozliczeniach z Hufcem ZHP Szamotuły, mającymi na celu zwrot środków pieniężnych, są: faktury VAT, rachunki, noty księgowe (te ostatnie wystawiane najczęściej przez należących do Chorągwi Wlkp. organizatorów kursów/warsztatów/ obozów/imprez lub szkoły), polecenia wyjazdu służbowego (delegacje), polisy ubezpieczeniowe. Powinny one (nie dotyczy delegacji) zostać wystawione na następujące dane: ZHP Chorągiew Wlkp. Hufiec Szamotuły ul. Św. Marcin 80/82 61 809 Poznań NIP: 7781440251 Przy odbiorze dokumentu ważne jest zwrócenie uwagi na to, czy wystawiający zawarł prawidłowe dane hufca, a jeśli występuje błąd (najczęściej zdarza się w numerze NIP lub wpisywaniu ul. Św. Marcina, zamiast Św. Marcin) poprosić w miarę możliwości od razu o poprawienie go. Należy też sprawdzić, czy na dokumencie znajdują się właściwe pozycje, liczba zakupionego towaru/usług oraz wartość, jak również czy zgadza się forma płatności (gotówka, karta, przelew).
W przypadku dokumentów wystawianych na przelew, a opłaconych gotówką/kartą wystawiający powinien poświadczyć na dokumencie, że opłatę uiszczono. Ponadto jeśli przelew ma zostać sfinansowany ze środków gromady/drużyny/szczepu/kręgu, które znajdują się na koncie Hufca Szamotuły, najlepiej poprosić odpowiednio wcześniej o zrobienie przelewu z-czynię komendanta hufca ds. finansowo księgowych, a nie robić go z prywatnego konta... Każdy dostarczany dokument powinien wyglądać czysto i estetycznie (a nie być pognieciony, podarty, popisany...). To jakie dokumenty dostarczamy do Komendy Hufca/Komendy Chorągwi świadczy o nas (naszej gromadzie/drużynie/szczepie/kręgu/hufcu) i naszej kulturze osobistej. NA CO MOŻNA WYDAWAĆ PIENIĄDZE? Według instrukcji finansowej wydatkami gromady/drużyny/kręgu/szczepu są koszty związane z ich działalnością statutową. Należą do nich: zakup sprzętu, zakup materiałów (materiałów programowych, biurowych, książek, środków czystości, paliwa, materiałów do konserwacji, leków i środków opatrunkowych do apteczek, drobnych nagród rzeczowych), opłaty komunalne (koszty czynszu za użytkowane pomieszczenia komunalne, wodę wodociągową, opłaty za energię elektryczną i gaz z wyjątkiem gazu w butlach), wydatki transportowe (koszty przewozu uczestników wycieczek, biwaków, rajdów itp. oraz transport sprzętu), zakup artykułów spożywczych, wynagrodzenia (ALE w praktyce zanim kogoś zatrudnicie na jakąkolwiek umowę ZAWSZE skontaktujcie się najpierw z Komendantem i Skarbnikiem Hufca w celu zasięgnięcia niezbędnych informacji!!!), pozostałe wydatki (obejmują wynajem sprzętu, pomieszczeń, bilety wstępu na imprezy kulturalne, koszty wycieczek, ubezpieczenia majątkowe, opłaty pocztowe, zakwaterowanie uczestników biwaków, rajdów, zlotów w obiektach stałych, opłaty za korzystanie z noclegów w obcych ośrodkach i bazach harcerskich prowadzonych jako działalność gospodarcza, koszty wyżywienia w obcych placówkach tj. bary, stołówki, restauracje, ośrodki, ubezpieczenie uczestników od następstw nieszczęśliwych wypadków /NNW/ Z CZEGO WARTO PAMIĘTAĆ, IŻ HUFIEC ZHP SZAMOTUŁY POSIADA WŁASNE UBEZPIECZENIE, obejmujące wszystkich jego członków oraz wszystkie osoby uczestniczące w imprezach hufca, gromad, drużyn, kręgów, itd.). UWAGI: Nie wszystkie wydatki mogą być finansowane ze środków 1%. Przy planowaniu większych wydatków w danym miesiacu należy powiadomić o tym fakcie z-czynię komendanta hufca ds. księgowości i finansów (żeby w pogotowiu kasowym znalazła się odpowiednia ilość gotówki, która będzie miała zostać potem zwrócona albo wypłacona w ramach zaliczki).
CO Z NAGRODAMI...? Nagrody są opodatkowane i w związku z tym księgowość Komendy Chorągwi radzi ich po prostu nie robić... Ale w praktyce, jak tu nie dać zuchowi/harcerzowi czy np. zastępowi czegoś za wygrany rajd lub konkurs na zbiórce?? W związku z tym po pierwsze i najważniejsze należy UNIKAĆ DROGICH NAGRÓD!!! Jeśli chcemy wręczyć jakieś drobiazgi/słodycze itp. zuchom/harcerzom za wygraną np. w konkursie wówczas lepiej opisać, że dany przedmiot/artykuł zakupiono do celów programowych lub w ramach poczęstunku. Jeśli są to nagrody na rajdzie/biwaku/imprezie również można (a nawet byłoby wskazane) zastosować taki opis, chyba że przedmiotu nie można uznać za drobiazg... Wtedy najpiej zawrzeć w nim informację, iż np. latarki/plecaki/kompasy/saperki/mały namiot turystyczny otrzymała za zdobycie I/ II/ III miejsca gromada/drużyna/zastęp/patrol..."x" itd. W tym przypadku konieczne jest też sporządzenie tabelki zawierającej nazwy gromad/drużyn/patroli... wraz z przyporządkowaną listą otrzymanych nagród rzeczowych oraz datą i podpisem potwierdzającym ich odbiór przez drużynowego/patrolowego/opiekuna. Takich NIE drobiazgów NIE dajemy osobom indywidualnym, a jedynie gromadom/drużynom/patrolom itp. Sprzęty wpisują one wtedy do swojej książki inwentarzowej. JAK OPISAĆ FAKTURĘ/RACHUNEK/NOTĘ/POLISĘ? Na odwrocie dokumentu (lub białej kartce, jeśli jest on bardzo mały albo nie ma miejsca na nim ze względu na reklamy) należy go szczegółowo opisać. Robi to przeważnie drużynowy, skarbnik, komendant, kwatermistrz, przewodniczący kręgu lub inna upoważniona osoba. Pod opisem koniecznie musi znaleźć się podpis drużynowego, przewodniczącego kręgu, komendanta szczepu/imprezy lub w uzasadnionych przypadkach innej osoby upoważnionej (nawet jeśli to nie oni osobiście dokonywali zakupu, gdyż swoim podpisem zatwierdzają po prostu ten wydatek). Opis powinien być czytelny, wyraźny i zawierać następujące informacje: co zostało zakupione i po co, gdzie i kiedy to zużyto/wykorzystano, oraz z czyich środków sfinansowano wydatek. Im dokładniej tym lepiej. Opis należy umieścić mniej więcej na środku prawej cześci strony na odwrocie dokumentu/kartki. Na górze oraz po lewej stronie i na dole kartki musi zostać wolne miejsca, aby w późniejszym czasie przybić pieczątki oraz wpisać dekrety (robi to osoba rozliczająca hufiec). Strona z orientacyjnym rozmieszczeniem pieczątek, opisu i dekretów znajduje się w załączniku 1. Przykładowe opisy: 1) Pieniądze w kwocie 10,50 zł wydano na zakup bloków i kredek wykorzystanych do celów programowych na zbiórce 5 GZ "Elfy", która odbyła się 9.11.2011r. w Szamotułach. Sfinansowano ze składek 5 GZ "Elfy". 2) Pieniądze w kwocie 89,00 zł wydano na zakup artykułów spożywczych, skonsumowanych podczas spotkania wigilijnego 7 DW "Huragan", które odbyło się 20.12.2010r. w Obrzycku. Sfinansowano ze środków 1% 7 DW "Huragan". 3) Pieniądze w kwocie 255,70 zł wydano na zakup sprawności zuchowych "Kolejarz" rozdanych
zuchom z 15 GZ "Gumisie" podczas zbiórki zorganizowanej na zakończenie cyklu sprawnościowego. Odbyła się ona 14.05.2012r. w Ostrorogu. Sfinansowano ze środków 15 GZ "Gumisie". 4) Krzyże harcerskie i znaczki zucha zostały zakupione za kwotę 123,49 zł ze środków darowizny uzyskanej przez 23 Środowiskowy Szczep Harcerski "Niezwyciężeni" z Wronek. Krzyże i znaczki rozdano członkom szczepu. 5) Pieniądze w kwocie 75,00 zł zostały wydane na zakup busoli, kociołka i saperki, które otrzymała 19 DH "Azymut" za zajęcie II miejsca w V Biegu na Orientację Drużyn Harcerskich Hufca Szamotuły. Odbył się on 29.06.2012r. w Miałach. Sfinansowano ze składki zadaniowej uczestników biegu. 6) Plakietki zakupione za kwotę 235,00 zł zostały rozdane uczestnikom VII Rajdu na Powitanie Jesieni, który odbył się w dniach 26-28.09.2012r. w Puszczy Noteckiej. 100,00 zł sfinansowano ze środków dotacji przyznanej przez Urząd Miasta i Gminy Szamotuły. 135,00 zł sfinansowano ze składki zadaniowej uczestników rajdu. Gromada/drużyna/szczep/krąg może finansować swoje wydatki ze: środków z 1%, z darowizny udzielonej przez jakąś firmę/osobę fizyczną, z dotacji urzędu/starostwa/kuratorium oświaty itp. ze środków z akcji zarobkowej, ze składek (dotyczy części składek członkowskich, które pozostały do dyspozycji drużyn/gromad Hufca ZHP Szamotuły, a zebrano je do końca 2008r. przez daną jednostkę; od początku 2009r. ta część składek przeznaczana jest na wspólne ubezpieczenie hufcowe), ze składki zadaniowej/odpłatności uczestników biwaku/rajdu/imprezy. Szczegółową informację na temat wysokości posiadanych środków z poszczególnych pól pieniędzy drużynowy/ komendant/ przewodniczący kręgu/ skarbnik/ osoba upoważniona może uzyskać u z-czyni komendanta hufca ds. księgowości i finansów. Podana kwota powinna zgadzać się wyliczeniami znajdujacymi się w dokumentacji finansowej prowadzonej przez daną gromadę/ drużynę/szczep/krąg. Przy zakupie artykułów spożywczych na fakturę/rachunek (nie dotyczy biwaków, rajdów, imprez rozliczanych po wcześniejszym pobraniu zaliczki) powinno się dostarczyć dodatkowo listę osób korzystających z poczęstunku. Wszystkie dokumenty wystawione w danym miesiącu powinny zostać dostarczone do rozliczenia z-czyni komendanta hufca ds. księgowości i finansów do końca danego miesiąca lub jeśli dokument wystawiony został w ostatnich jego dniach najpóźniej do 4. dnia następnego miesiąca (po wcześniejszym powiadomieniu jej o takiej sytuacji telefonicznie lub mailowo), a na koniec roku nie później niż 29.XII. Wyjątkiem są biwaki, rajdy, imprezy okolicznościowe, które rozliczone powinny zostać zgodnie z terminem wskazanym na wniosku o zaliczkę.
ROZLICZENIE BIWAKU, RAJDU, IMPREZY OKOLICZNOŚCIOWEJ Biwak lub rajd powinien zostać zgłoszony i zatwiedzony przez Komendanta Hufca lub osobę przez niego wyznaczoną. W tym celu konieczne jest dostarczenie 2 egzemplarzy wypełnionej karty biwaku wraz z listą uczestników oraz programem (jeden egzemplarz dla organizatora, drugi dla hufca). W przypadku imprezy w innej formie (np. Dzień Myśli Braterskiej, Dzień Dziecka, Wigilia), która nie musi być zatwierdzana, przy rozliczeniu należy dostarczyć samą listę uczestników oraz program. Wszystkie wpłaty uczestników biwaku/rajdu/imprezy powinny zostać wpłacone na KP do hufca lub na konto hufca tytułem: składka zadaniowa za... (np. biwak w Jeleńcu, balik zuchowy) jeśli nie jest potrzebna faktura LUB odpłatność za... (np. biwak w Jeleńcu, balik zuchowy) jeśli potrzebna jest faktura za wpłatę. Jeżeli środki wpłaca wspólnie gromada/drużyna/szczep/krąg potrzebna jest dodatkowo lista odpłatności uczestników (załącznik 2). Następnie w celu pobrania całości lub części zebranych środków wystawiany jest wniosek o zaliczkę, który podpisuje osoba odpowiedzialna za rozliczenie danego biwku/rajdu/imprezy (np. drużynowy, komendant, kwatermistrz, skarbnik). Oprócz środków zebranych od uczestników, można też przeznaczyć w celu sfinansowania biwaku/rajdu/imprezy środki z 1% gromady/drużyny, środki z akcji zarobkowych, uzyskaną wcześniej dotację, darowiznę itp. W celu pobrania tych środków również wypisany musi zostać najpierw wniosek o zaliczkę. Na wspomnianym wniosku znajduje się data, do której pobierający zaliczkę powinien się z niej rozliczyć, przedkładając faktury/rachunki/noty księgowe, oraz wpłacić do kasy hufca niewykorzystaną część pobranej zaliczki/zaliczek. Po biwaku/rajdzie/imprezie osoba rozliczająca pobraną zaliczkę dostarcza w wyznaczonym terminie komplet opisanych i podpisanych dokumentów źródłowych (faktur, rachunków itd.) wraz zestawieniem przychodów i wydatków w formie tabelki (załącznik 3), a w przy imprezie okolicznościowej również programem i listą uczestników imprezy bo w przypadku biwaku/rajdu komplet dokumentów potrzebnych do jego zatwierdzenia dawno już powinien już znaleźć sięw dokumentach hufca... OPŁATA Z TYTUŁY OBSŁUGI FINANSOWO ORGANIZACYJNEJ 4% Jest to opłata wprowadzona przez Komendę Chorągwi Wlkp. za prowadzenie księgowości. Reguluje ją w imieniu większości swoich jednostek (ale nie za nie) Hufiec ZHP Szamotuły. W związku z tym przy organizacji biwaków/rajdów/imprez należy wliczyć w planowane wydatki opłatę 4% kosztów i zabezpieczyć odpowiednią kwotę, żeby nie zabrakło ostatecznie na nią środków finansowych. Przy pojedynczych wydatkach gromad/drużyn/szczepów/kręgów opłata ta jest odliczana każdorazowo z puli środków finansowych danej jednostki, które pozostają na koncie hufca. Jedynym wyjątkiem są wydatki finansowane ze środków 1% - przy nich opłata 4% nie obowiązuje :)
KSIĄŻKA FINANSOWA Książkę finansową powinny posiadać i na bieżąco prowadzić każda gromada, drużyna, szczep, krąg naszego hufca. Zawiera ona informacje na temat wpłacanych składek członkowskich, jak również wszelkich wpływów i wydatków danej jednostki. Książka finansowa powinna zawierać określoną liczbę ponumerowanych stron, a po zapełnieniu zostać przedłożona w celu zatwierdzenia wraz z nowym pustym egzemplarzem książki skarbniczce hufca/z-czyni komendanta hufca ds. księgowości i finansów (nie wolno "dokładać" nowych stron do zapełnionej książki!). Szczegółowe instrukcje na temat prowadzenia książki finansowej można uzyskać u wyżej wymienionych osób. Wzory stron, które powinny się w znaleźć w książce finansowej, zaprezentowane zostały w załącznikach 4 i 5. AKCJE ZAROBKOWE Szczegółowe zasady przeprowadzania akcji zarobkowych danej jednostki powinny zostać określone przez radę gromady/drużyny/szczepu/kręgu. Każdą planowaną akcję zarobkową należy zgłosić komendantowi hufca podając: rodzaj akcji, termin, miejsce oraz imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej (opiekuna). Puszki do zbiórki pieniędzy muszą być zaplombowane (przy każdym rodzaju akcji zarobkowej) i zawierać nazwę drużyny/gromady/szczepu/kręgu oraz cel zbiórki (np. dofinansowanie obozu, składki członkowskie). Po akcji (w tym samym dniu) odbywa się liczenie pieniędzy przez 3-osobową komisję. Po przeliczeniu pieniędzy (przez wszystkich obecnych przy liczeniu) należy wypisać i podpisać protokół z akcji zarobkowej. Sporządza się go w 2 egzemplarzach jeden z nich załącza do dokumentów finansowych jednostki, drugi do hufca. Wzór protokołu określa załącznik 6. Przy zbiórce pieniędzy przeznaczonych na składki członkowskie, cel zbiórki musi zostać wyraźnie zaznaczony na puszkach oraz dodatkowo na protokole. Do końca miesiąca (ale nie później niż 29.XII.br.) należy wpłacić zebrane pieniądze do kasy hufca (bilon powinien zostać wymieniony na większe nominały) lub przelewem na konto bankowe hufca i dostarczyć protokoły z akcji zarobkowej, na których wpisany i poświadczony podpisem zostanie numer KP lub potwierdzona data przelewu. Wpływy z akcji zarobkowej należy wpisać do książki finansowej drużyny/gromady/szczepu/kręgu. SKŁADKI CZŁONKOWSKIE Opłacenie podstawowej składki członkowskiej jest obowiązkiem statutowym każdego zucha, harcerza, harcerza starszego, wędrownika oraz instruktora (z wyjątkami określonymi w uchwale nr 52/XXXVI Rady Naczelnej ZHP z dnia 17.XII.2011 r.). W 2013 roku składka wynosi 48,00 zł od osoby, czyli 4,00 zł/miesiąc. Gromady i drużyny w naszym hufcu powinny przekazywać ją do hufca za całą jednostkę kwartalnie do 20 dnia ostatniego miesiąca kwartału (czyli kolejno
do 20.III, 20.VI, 20.IX, 20.XII.2013r.) zgodnie ze stanem liczebnym pobranym z elektronicznej ewidencji ZHP we wskazanym terminie przez Komendę Chorągwi Wlkp. W Hufcu Szamotuły z obowiązku płacenia składek zwolnione są gromady i drużyny na okresie próbnym. Składki instruktorskie płacą instruktorzy oraz drużynowi bez stopnia instruktorskiego. Przy wpłacie składek razem z drużyną, gromadą należy zaznaczyć, iż są to również składki instruktorskie za daną osobę, choć najlepiej jest po prostu wpłacić je osobno. Składki członkowskie w Hufcu Szamotuły można regulować wpłacając pieniądze gotówką na KP u z-czyni komendanta hufca ds. księgowości i finansów/skarbniczki hufca (po wcześniejszym ustaleniu terminu spotkania) lub dokonując wpłaty na konto hufcowe: BZ WBK SA oddział w Szamotułach numer konta: 56 1090 1391 0000 0000 3900 0591 odbiorca: Hufiec ZHP Szamotuły, ul. Dworcowa 43, 6-500 Szamotuły tytułem: składki instruktorskie za... (wpisać okres czasu) + imię i nazwisko LUB składki członkowskie za... (wpisać okres czasu) + nazwa gromady/drużyny. Dowodem opłacenia składek jest w tym przypadku potwierdzenie dokonania przelewu, które można sobie wydrukować lub dowód wpłaty gotówkowej na konto. Ponadto w dokumentacji hufca na podstawie kwitariusza KP oraz wyciągów bankowych prowadzone są zestawienia wpłat składek. W PRZYPADKU JAKICHKOLWIEK WĄTPLIWOŚCI ZWIĄZANYCH Z KWESTIAMI FINANSOWO KSIĘGOWYMI PROSIMY O KONTAKT ZE SKARBNICZKĄ HUFCA PHM. KATARZYNĄ WOJCIECHOWSKĄ LUB Z-CZYNIĄ KOMENDANTA HUFCA DS. FINANSOWO KSIĘGOWYCH PHM. KAMILĄ UNGER. P O W O D Z E N I A!!! Źródła: Instrukcja finansowa drużyny wraz z załącznikami (uchwała GK ZHP nr 181/2005 z dnia 9.06.2005); Uchwała nr 52/XXXVI Rady Naczelnej ZHP z dnia 17.XII.2011 r. w sprawie podstawowej składki członkowskiej; ustalenia Komendy Hufca Szamotuły; wiedza teoretyczna zdobyta na szkoleniach oraz praktyka Zebrała i opisała: phm. Kamila Unger, styczeń 2013r. Sprawdzili: phm. Katarzyna Wojciechowska, phm. Marta Bąk, hm. Justyna Szymkowiak, phm. Maciej Grążka