ZARZĄDZENIE NR 0050.45 VII 2015 BURMISTRZA LIBIĄŻA z dnia 27 marca 2015 r. w sprawie wprowadzenia procedury monitoringu projektu pn.: Termomodernizacja budynków użyteczności publicznej na terenie gminy Libiąż - system wewnętrznej kontroli i zarządzania danymi. Na podstawie art. 30 ust 1 ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym (tj. Dz.U. z 2013 r. poz. 594, z późn. zm.), zarządzam: 1. Wprowadza się procedurę monitoringu projektu pn.: Termomodernizacja budynków użyteczności publicznej na terenie gminy Libiąż system wewnętrznej kontroli i zarządzania danymi, zgodnie z załącznikiem do niniejszego Zarządzenia. 2. Wykonanie Zarządzenia powierza się Z-cy Burmistrza. 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem wydania. Id: RQCFD-WZZLK-RLRZX-TYSIG-JMLOB. Przyjety Strona 1
Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 0050.45 VII 2015 Burmistrza Libiąża z dnia 27.03.2015 r. Procedura monitoringu projektu pn. Termomodernizacja budynków użyteczności publicznej na terenie Gminy Libiąż system wewnętrznej kontroli i zarządzania danymi Id: RQCFD-WZZLK-RLRZX-TYSIG-JMLOB. Przyjety Strona 2
Procedura monitoringu projektu pn. Termomodernizacja budynków użyteczności publicznej na terenie gminy Libiąż system wewnętrznej kontroli i zarządzania danymi. Dotyczy umów o dofinansowanie realizacji projektu Termomodernizacja budynków użyteczności publicznej na terenie gminy Libiąż - umowa 432/2012/Wn-06/OA-TR-ZI/D z dnia 06.06.2012 r. i umowa 434/2012/Wn-06/OA-TR-KU/P z dnia 06.06.2012 r. Wstęp Monitoring to proces zbierania, przetwarzania i archiwizowania danych służących do obliczenia wielkości emisji gazów cieplarnianych. Monitoring ma na celu zapewnienie zgodności realizacji projektu z założeniami i celami wcześniej zatwierdzonymi w dokumentach projektowych. Monitorowanie spełnia funkcję wewnętrznej kontroli realizacji zadań. Realizatorzy, pozyskując dane ilościowe i jakościowe oraz gromadząc wymaganą dokumentację, wykorzystują ją następnie na potrzeby weryfikacji zgodności z planem oraz na potrzeby informacyjne dla ewentualnych kontroli zewnętrznych. Wewnętrzne procedury raportowania powinny być spójne z wytycznymi, co do raportowania zewnętrznego i pozwalać na czas opracowywać zbiorcze formularze sprawozdawczości zewnętrznej. Kontrola ta obejmuje kontrolę bieżącą, czyli ocenę skuteczności poszczególnych działań oraz sposobu realizacji pracy oraz kontrolę końcową sprawdzenie czy wytyczone cele zostały zrealizowane. Monitoring w tejże sytuacji określany jest jako dokumentowanie realizacji, czyli zbieranie obiektywnych dowodów potwierdzających poprawne wdrażanie projektu. Niniejsza procedura monitoringu odnosi się do projektu realizowanego przez Gminę Libiąż w ramach projektu współfinansowanego ze środków Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w ramach Systemu Zielonych Inwestycji (GIS Green Investment Scheme) część 1) Zarządzanie energią w budynkach użyteczności publicznej. Podana niżej procedura jest zgodna z: 1. Instrukcją sporządzenia dokumentacji dotyczącej monitorowania i raportowania załącznik nr 3 do regulaminu do konkursu w ramach Systemu Zielonych Inwestycji (GIS Green Investment Scheme) część 1) Zarządzanie energią w budynkach użyteczności publicznej; 2. Wymaganiami dla beneficjentów realizujących przedsięwzięcia termomodernizacyjne dofinansowywane w ramach programu załącznik nr 6 do regulaminu do konkursu w ramach Systemu Zielonych Inwestycji (GIS Green Investment Scheme) część 1) Zarządzanie energią w budynkach użyteczności publicznej; 3. Załącznikiem nr 2 do Regulaminu III Konkursu GIS Zarządzanie energią CZĘŚĆ B METODYKA; 4. Informacjami nt. wartości wskaźników - Wartości opałowe (WO) i wskaźniki emisji CO2 (WE) do raportowania w ramach Wspólnotowego Systemu Handlu Uprawnieniami do Emisji, które są do stosowania w danym roku rozliczeniowym, publikowane przez Krajowego Administratora Systemu Handlu Uprawnieniami do Emisji. Id: RQCFD-WZZLK-RLRZX-TYSIG-JMLOB. Przyjety Strona 3
Pojęcia Przedsięwzięcie projekt pn. Termomodernizacja budynków użyteczności publicznej na terenie Gminy Libiąż obejmujący swym zakresem termomodernizację następujących obiektów: L.p. Nazwa obiektów Adres 1. Gimnazjum nr 1 w Libiążu ul. Szkolna 1, 32-590 Libiąż 2. Zespół Szkolno-Przedszkolny w Gromcu ul. Husarska 2, 32-590 Gromiec 3. Zespół Szkół w Żarkach ul. Astronautów 3, 32-593 Żarki 4. Zespół Szkolno Gimnazjalny w Libiążu ul. Paderewskiego 2, 32-590 Libiąż 5. Szkoła Podstawowa nr 3 w Libiążu ul. Św. Barbary 5, 32-590 Libiąż Szkoła Podstawowa wraz z Przedszkolem 6. Samorządowym Nr 1 z Oddziałami Integracyjnymi Plac Zwycięstwa 2, 32-590 Libiąż w Libiążu 7. Przedszkole Samorządowe nr 2 w Libiążu ul. Przedszkolna 10, 32-590 Libiąż 8. Przedszkole Samorządowe Nr 4 w Libiążu ul. Wańkowicza 1A, 32-590 Libiąż 9. Libiąskie Centrum Kultury ul. Górnicza 1, 32-590 Libiąż 10. Dom Kultury w Żarkach ul. Klubowa 6, 32-593 Żarki 11. Urząd Miasta w Libiążu ul. Działkowa 1, 32-590 Libiąż 12. Budynek Komunalny (MCM) w Libiążu ul. 9 Maja 2, 32-590 Libiąż 13. Budynek Komunalny (OSP Moczydło) w Libiążu ul. Andersa 9, 32-590 Libiąż Raport Raport z monitorowania wielkości redukcji emisji osiągniętej w roku n* (* rok n poszczególne lata trwałości projektu, zgodnie z umową o dofinansowanie przedsięwzięcia). Umowy: umowa 432/2012/Wn-06/OA-TR-ZI/D o dofinansowanie w formie dotacji z dnia 06.06.2012 r. i umowa 434/2012/Wn-06/OA-TR-KU/P o dofinansowanie w formie pożyczki z dnia 06.06.2012 r. ze środków Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w ramach Systemu Zielonych Inwestycji (GIS Green Investment Scheme) część 1) Zarządzanie energią w budynkach użyteczności publicznej. Okres trwałości projektu okres 5 lat od daty zakończenia realizacji przedsięwzięcia, tj. do 06.06.2018 r. Beneficjent zgodnie z definicją z umowy z NFOŚiGW Gmina Libiąż. Osoby odpowiedzialne za monitorowanie i raportowanie osoby, którym beneficjent wskazał na piśmie odpowiedzialność za nadzór nad całością procedury monitoringu dla wskaźników realizacji przedsięwzięcia, w tym m.in. za prowadzenie monitorowania, przetwarzania danych i raportowania do Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej. Wzór pisma Beneficjenta, powierzającego pracownikom obowiązki monitoringu projektu określa Załącznik Nr 1 Id: RQCFD-WZZLK-RLRZX-TYSIG-JMLOB. Przyjety Strona 4
Weryfikator osoba fizyczna lub prawna posiadająca uprawnienia audytora energetycznego, nie będąca w stosunku zależności wobec Beneficjenta, której zostanie powierzone zadanie sprawdzenia poprawności wartości uzyskanych wskaźników. Dowód wielkości zużycia energii dokumenty potwierdzające wielkość zużycia energii, co obejmuje: faktury za zakup nośnika energii. Notatki służbowe z odczytu stanu liczników. Wzór notatki stanowi Załącznik nr 2 do niniejszej procedury. Dowody zużycia energii powinny obejmować cały okres sprawozdawczy. Wykaz osób odpowiedzialnych za monitorowanie i raportowanie Jan Głuch Kierownik Wydziału Inwestycji i Rozwoju nadzoruje wykonanie raportu zgodnie z całością procedury monitoringu dla wskaźników realizacji przedsięwzięcia, w tym m.in. za prowadzenie monitorowania, przetwarzania danych i opracowanie raportu wraz z jego weryfikacją określoną wymogami określonymi w Instrukcji dotyczącej monitorowania i raportowania. Anna Bąk podinspektor w Wydziale Inwestycji i Rozwoju koordynator monitoringu. Zakres zadań: - zbieranie danych źródłowych z jednostek podlegających monitoringowi, w wymaganej niniejszą procedurą formie i zgodnie z ustalonym wymogami regulaminu konkursu czasem; - przygotowywanie kompletu kserokopii faktur za zakup nośników energii za cały rok kalendarzowy w okresie do 15 lutego każdego następnego roku kalendarzowego; - ewidencjonowanie zmian w funkcjonowaniu obiektu, np. w przypadku wystąpienia istotnych zmian w architekturze budynku, zmiany/modernizacji źródła ciepła, bądź innych zdarzeń, mających wpływ na obliczenie efektu ekologicznego projektu, - przygotowanie zestawienia danych pozyskanych z poszczególnych obiektów; - przeprowadzenie procedury zapytania ofertowego na wybór Wykonawcy Raportu z monitorowania wielkości redukcji emisji osiągniętej w roku n* (* rok n poszczególne lata trwałości projektu, zgodnie z umową o dofinansowanie przedsięwzięcia); - ścisła współpraca z Wykonawcą Raportu oraz przeprowadzenie odbioru Raportu; - weryfikacja danych z Raportu poprzez powierzenie sprawdzenia obliczeń niezależnemu Weryfikatorowi; - przekazanie Raportu dla NFOŚiGW zgodnie z terminami wskazanymi w umowie; - zabezpieczenie przechowania dokumentacji monitoringu w stanie nienaruszonym przez okres trwałości projektu + 2 lata. - innych danych, wymaganych do sporządzenia raportu z monitorowania projektu. Grzegorz Mazurek podinspektor w Wydziale Inwestycji i Rozwoju współpracuje i zastępuje koordynatora monitoringu w w/w zakresie zadań. Id: RQCFD-WZZLK-RLRZX-TYSIG-JMLOB. Przyjety Strona 5
Opis źródeł danych Źródłem danych, które stanowią dane wejściowe do monitorowania są faktury sprzedaży energii. W przypadku paliwa gazowego najpierw wystawiane są faktury zaliczkowe w oparciu o prognozę zużycia gazu, a następnie faktury rozliczeniowe w oparciu o wskazania gazomierza. Przewidziano wykonanie papierowej kopii faktur, zeskanowanie w celu archiwizacji a następnie wpisanie kluczowych danych (okres oraz zużycie energii lub paliwa wraz z jednostkami) w celu analizy z analogicznym okresem roku poprzedniego. W przypadku konieczności dokonania korekt (np. na końcu lub początku roku), dokonane będą odczyty stanu liczników potwierdzone pisemnie w formie np. protokołu, które będą również zarchiwizowane. Wszystkie dowody będą tak przechowywane, aby zapewnić ich bezpieczeństwo (przed utratą, zniszczeniem, zagubieniem itp.). Okres przechowywania wynosi: okres trwałości przedsięwzięcia + 2 lata. Sposób wykonywania i sprawdzania obliczeń Obliczając wielkości redukcji emisji osiąganej w danym roku należy uwzględnić rzeczywiste zużycia gazu i ciepła sieciowego i przeliczać zgodnie ze wzorem Tabeli Obliczenie wielkości redukcji emisji osiągniętej w roku n. Należy wyliczyć bezwzględną (MgCO 2 /rok) oraz procentową wielkość redukcji emisji dla analizowanego roku monitorowania oraz porównać ze scenariuszem bazowym. Monitorowanie prowadzić w okresie odpowiadającym pełnemu roku kalendarzowemu. W tabele dla każdego kolejnego roku, należy wpisywać wielkości zużycia energii chemicznej zawartej w poszczególnych nośnikach energii. Wartości opałowe (WO) i wskaźniki emisji CO2 (WE) za dany rok winny być zgodne z dokumentem Wartości opałowe i wskaźniki emisji CO2 do raportowania w ramach Wspólnotowego Systemu Handlu Uprawnieniami do Emisji, które są do stosowania w danym roku rozliczeniowym, publikowane przez Krajowy Ośrodek Bilansowania i Zarządzania Emisjami (KOBiZE). Raport sporządzony będzie zgodnie ze wzorem znajdującym się w Załączniku nr 2 do Regulaminu III Konkursu GIS CZĘŚĆ B Instrukcja sporządzania dokumentacji dot. monitorowania i raportowania (w okresie monitorowania). Obliczenia prowadzone będą zgodnie z zasadami opisanymi w Instrukcji do Raportu z monitorowania wielkości redukcji CO 2 osiągniętej w danym roku kalendarzowym, dostępnej na stronie NFOŚiGW. Id: RQCFD-WZZLK-RLRZX-TYSIG-JMLOB. Przyjety Strona 6
Opinia z weryfikacji Raportu z monitorowania wielkości redukcji emisji. 1. Po sporządzeniu Raportu z monitorowania wielkości redukcji emisji CO 2, osoba odpowiedzialna za monitoring projektu zleca jego weryfikację przez weryfikatora, posiadającego w tym zakresie kompetencje, spełniającego wymogi NFOŚiGW. 2. Po sporządzeniu weryfikacji Raportu, weryfikator przesyła opinię z weryfikacji do NFOŚiGW oraz osoby odpowiedzialnej za monitoring. 3. Termin przekazania Raportu Beneficjentowi oraz opinii z jego weryfikacji za dany rok kalendarzowy: do 24 marca roku następnego. Id: RQCFD-WZZLK-RLRZX-TYSIG-JMLOB. Przyjety Strona 7
Załącznik nr 1 Wzór pisma Beneficjenta, powierzającego pracownikom obowiązki monitoringu projektu pn. Termomodernizacja budynków użyteczności publicznej na terenie gminy Libiąż Pan/Pani Libiąż, dnia... imię i nazwisko, stanowisko służbowe Z dniem. powierzam pani/panu obowiązki związane z monitoringiem projektu pn. Termomodernizacja budynków użyteczności publicznej na terenie gminy Libiąż współfinansowanego z Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, realizowanego w ramach Systemu Zielonych Inwestycji (GIS Green Investment Scheme) część 1) Zarządzanie energią w budynkach użyteczności publicznej. Szczegółowy zakres obowiązków został opisany w dokumencie pn.: Procedura monitoringu projektu pn. Termomodernizacja budynków użyteczności publicznej na terenie gminy Libiąż system wewnętrznej kontroli i zarządzania danymi, będącym załącznikiem nr 1 do Zarządzenia nr. Burmistrza Libiąża z dnia.. Podpis Pracodawcy Przyjmuję do wiadomości i stosowania.. Data i podpis pracownika Id: RQCFD-WZZLK-RLRZX-TYSIG-JMLOB. Przyjety Strona 8
Załącznik nr 2 Wzór notatki służbowej z odczytu stanu liczników Pieczątka obiektu, dn.. Rodzaj licznika: Imię i nazwisko osoby przygotowującej notatkę: Bieżący stan licznika (wraz z jednostkami miary): Poprzedni stan licznika (wraz z jednostkami miary): Uwagi:...... Pieczątka i podpis osoby przygotowującej notatkę Id: RQCFD-WZZLK-RLRZX-TYSIG-JMLOB. Przyjety Strona 9