Zarządzenie 132/2015. Burmistrza Miasta i Gminy Ogrodzieniec z dnia 10 września 2015 r.

Wielkość: px

Rozpocząć pokaz od strony:

Download "Zarządzenie 132/2015. Burmistrza Miasta i Gminy Ogrodzieniec z dnia 10 września 2015 r."

Szczepan Jakub Tomczak
5 lat temu
Przeglądów:

1 Zarządzenie 132/2015 Burmistrza Miasta i Gminy Ogrodzieniec w sprawie: Sprawozdania ze sprawdzenia zgodności przestrzegania zasad ochrony danych osobowych oraz Sprawozdania rocznego stanu systemu ochrony danych osobowych na podstawie art. 36 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jednolity Dz. U. z 2014 r. poz z późn. zm.) oraz Rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji w sprawie trybu i sposobu realizacji zadań w celu zapewniania przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych przez administratora bezpieczeństwa informacji z 11 maja 2015r. (Dz. U poz. 745) zarządzam co następuje: SPRAWOZDANIE ZE SPRAWDZENIA zgodności przestrzegania zasad ochrony danych osobowych 1 Definicje ADO administrator danych osobowych ABI administrator bezpieczeństwa informacji GIODO Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych Sprawozdanie - sprawozdanie ze sprawdzenia zgodności zasad przetwarzania danych to dokument sporządzany przez ABI na wniosek GIODO lub ADO. 2 Sprawozdanie (załącznik Nr 1) sporządza ABI w wersji papierowej lub elektronicznej (koniecznie z użyciem bezpiecznego podpisu elektronicznego) na wniosek: 1. GIODO - zgodnie z art. 19b ust. 1 (Generalny Inspektor może zwrócić się do ABI o dokonanie sprawdzenia). lub 2. ADO. Sprawozdanie może mieć charakter sprawozdania:

2 b) doraźnego w przypadku uzyskania przez ABI informacji o naruszeniu ochrony danych lub uzasadnienia podejrzenia wystąpienia takiego naruszenia sporządzane niezwłocznie po uzyskaniu tych informacji. W takiej sytuacji należy zawiadomić ADO o sprawdzeniu (załącznik nr 2) przed podjęciem pierwszej czynności w toku sprawdzenia. a) planowego z określeniem: - przedmiotu sprawdzeń, - zakresu czynności, które należy podjąć w toku sprawdzenia - terminu sprawdzenia. PLAN SPRAWDZEŃ (załącznik nr 3) ma obejmować okres od 3 miesięcy do 1 roku i ma zostać przyjęty przez ADO nie później niż na dwa tygodnie przed rozpoczęciem sprawdzenia. Plan sprawdzeń ma obejmować co najmniej jedno sprawdzenie i weryfikować zgodność przetwarzania danych na podstawie: - zasad określonych w art i art ustawy, - zasad zabezpieczenia danych określonych w art. 36 i art ustawy oraz przepisach wydanych na podstawie art. 39a, - zasad przekazywania danych określonych w art ustawy, - obowiązku zgłoszenia zbiorów danych określonych w art. 27 ust. 1 ustawy. Weryfikacja obejmuje np.: - zbieranie ustnych lub pisemnych wyjaśnień od osób objętych sprawozdaniem, - analizowanie dokumentów dotyczących przetwarzania danych osobowych, - przeprowadzenie oględzin miejsc przetwarzania danych oraz urządzeń i systemów informatycznych służących do przetwarzania danych osobowych, - uzyskanie opinii osoby posiadającej specjalistyczną wiedzę nie dotyczącą przepisów o ochronie danych, a niezbędnych do przeprowadzenia sprawdzenia W toku sprawdzenia ABI może dokumentować czynności objęte sprawdzeniem. Dokumentowanie odbywa się poprzez: - utrwalenie danych na informatycznym nośniku danych, - dokonanie wydruku tych danych wtedy - sporządzenie notatki z czynności, - spisanie protokołu z ustnych lub pisemnych wyjaśnień (załącznik nr 4), - sporządzenie protokołu z oględzin (załącznik nr 5), - sporządzenie kopii otrzymanych dokumentów, - sporządzenie kopii obrazów z systemów informatycznych, - sporządzenie kopii zapisów z rejestrów systemu informatycznego. 2. Postępowanie kończy pouczenie o prawidłowym sposobie realizacji zasad ochrony danych osobowych (załącznik Nr 6).

3 4 ABI zawiadamia osobę objętą sprawdzeniem o zakresie czynności z ich udziałem min. 7 dni przed dniem przeprowadzenia czynności. Wyjątkiem jest przeprowadzanie sprawdzenia : - doraźnego, jeśli niezwłoczne rozpoczęcie sprawdzenia jest niezbędne do przywrócienia stanu zgodnego z prawem lub weryfikacji czy naruszenie miało, - na wniosek GIODO, jeśli termin wyznaczony przez Generalnego Inspektora nie pozwala na zawiadomienie. ABI przekazuje administratorowi danych sprawozdanie: - planowe do 30 dni od daty zakończenia sprawdzenia, - doraźne niezwłocznie po zakończeniu sprawdzenia, - na wniosek GIODO zachowując termin wskazany przez Generalnego Inspektora. 5 Sprawozdanie ma zawierać m.in. zapis przypadków naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych wraz z informacją o podjętych lub planowanych działaniach naprawczych. Dlatego ważne jest, aby na bieżąco zapisywać wszelkie uchybienia i zagrożenia dotyczące ochrony gromadzonych i przetwarzanych danych osobowych. Procedura postępowania w przypadku stwierdzenia przypadków naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych oraz ich rejestr są elementami PROCEDURY ALARMOWEJ. Sprawozdanie roczne stanu systemu ochrony danych osobowych 6 1. Sprawozdanie roczne stanu systemu ochrony danych osobowych" przeprowadza się raz w roku do 31 stycznia roku następnego za rok poprzedni. Osobą odpowiedzialną za przygotowanie sprawozdania rocznego w podmiocie jest ABI. Sprawozdanie roczne przygotowuje się na podstawie dokumentu o nazwie Raport roczny", który stanowi załącznik nr 7. Po przeprowadzeniu analizy stanu ochrony danych osobowych w podmiocie oraz uzupełnieniu Raportu rocznego" ABI zwołuje zebranie, w którym uczestniczą: ABI i ADO

4 oraz ewentualnie osoby wskazane przez ABI. Podczas zebrania ABI przedstawia uczestnikom stan zabezpieczeń, stan infrastruktury informatycznej, Dziennik uchybień i zagrożeń" oraz omawiane są procedury zabezpieczające podmiot przed sytuacjami, w których może dojść do zniszczenia danych, wycieku danych lub naruszenia ich poufności. 7 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. Burmistrz Miasta i Gminy dr inż. Andrzej Mikulski

5 załącznik nr 7 do Zarządzenia Nr 132/2015 Raport roczny" Nazwa i adres podmiotu Miejscowość i data Zagadnienia omawiane na zebraniu Uwagi/wnioski Podsumowanie realizacji wytycznych z poprzedniego Sprawozdania rocznego stanu systemu ochrony danych osobowych" Omówienie zmian procedur w systemie oraz zmian w systemie informatycznym Omówienie Dziennika Uchybień i Zagrożeń Wnioski oraz zadania do realizacji Uczestnicy zebrania Podpis uczestnika

6 Podpis ABI Podpis ADO

7 załącznik nr 4 do Zarządzenia Nr 132/2015 PROTOKÓŁ ODEBRANIA USTNYCH/ PISEMNYCH* WYJAŚNIEŃ Wyjaśnienia przyjął Administrator Bezpieczeństwa Informacji w dniu - - Osoba udzielająca wyjaśnienia imię i nazwisko stanowisko służbowe Treść wyjaśnienia podpis ABI podpis składającego wyjaśnienia *niepotrzebne skreślić

8 załącznik nr 5 do Zarządzenia Nr 132/2015 PROTOKÓŁ Z OGLĘDZIN Oględziny przeprowadził Administrator Bezpieczeństwa Informacji - w dniach od - - do - - w obecności : Lp. imię i nazwisko stanowisko służbowe W toku oględzin ustalono. podpis ABI podpisy uczestników oględzin

9 załącznik nr 2 do Zarządzenia Nr 132/2015 ZAWIADOMIENIE O DORAŹNYM SPRAWDZENIU STANU OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH W MIEŚCIE I GMINIE OGRODZIENIEC Nazwa placówki Okres sprawdzenia od r. do r. Sporządza Administrator Bezpieczeństwa Informacji L P. ZAKRES CZYNNOŚCI SPOSÓB DOKUMENTOWANIA (pisemnie, elektronicznie) TERMIN PRZEPROWADZENI A podpis ABI.. przyjmuje do wiadomości - administrator danych, pieczątka, podpis

10 załącznik nr 3 do Zarządzenia Nr 132/2015 PLAN CZYNNOŚCI PODJĘTYCH W CELU WERYFIKACJI ZGODNOŚCI PRZETWARZANIA DANYCH Z PRZEPISAMI NA POTRZEBY SPORZĄDZENIA SPRAWOZDANIA W PODMIOCIE: MIASTO I GMINA OGRODZIENIEC Okres sprawdzenia od... do... Sporządza Administrator Bezpieczeństwa Informacji L P. PRZEDMIOT I ZAKRES CZYNNOŚCI SPOSÓB I ZAKRES DOKUMENTOWANIA (pisemnie, elektronicznie) TERMIN PRZEPROWADZENI A podpis ABI.. przyjmuje do wiadomości - administrator danych, pieczątka, podpis

11 załącznik nr 1 do Zarządzenia Nr 132/2015 SPRAWOZDANIE ZE SPRAWDZENIA ZGODNOŚCI PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH Z PRZEPISAMI O OCHRONIE DANYCH OSOBOWYCH... oznaczenie administratora danych (pieczątka z adresem siedziby) imię i nazwisko ABI okres sprawdzenia od - - do Przedmiot i zakres sprawdzenia. 2. Wykaz osób biorących udział w sprawdzeniu. Lp. imię i nazwisko stanowisko służbowe 3. Wykaz czynności podjętych w toku sprawdzenia

12 4. Opis stanu faktycznego. 5. Stwierdzone przypadki naruszenia przepisów z informacją o działaniach przywracających stan zgodny z prawem. Lp. opis uchybienia / zagrożenia * planowane / podjęte * działanie naprawcze 6. Wykaz załączników do sprawozdania wraz z informacją o formie (papierowa / elektroniczna) ich sporządzenia. Lp. załącznik forma utrwalenia ilość. data i miejsce podpisania podpis ABI ** *niewłaściwe skreślić **dodatkowo zaparafować każdą ze stron sprawozdania załącznik nr 6 do

13 Zarządzenia Nr 132/2015 POUCZENIE O PRAWIDŁOWYM SPOSOBIE REALIZACJI ZASAD OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH ABI. na podstawie sprawdzenia przeprowadzonego w dniach od - - do - - poucza /odstępuje od pouczeń * Imię i nazwisko stanowisko o prawidłowym przestrzeganiu zasad przetwarzania danych osobowych.. Podpis ABI W dniu. do wiadomości przyjął. Podpis osoby pouczonej / poinstruowanej * W dniu. do wiadomości przyjął. Pieczęć i podpis ADO *niepotrzebne skreślić

Podobne dokumenty

z dnia 2014 r. w sprawie trybu i sposobu realizacji zadań w celu zapewniania przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych

ROZPORZĄDZENIE Projekt, 18.12.2014 MINISTRA ADMINISTRACJI I CYFRYZACJI 1) z dnia 2014 r. w sprawie trybu i sposobu realizacji zadań w celu zapewniania przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych